TAREA

ACTIVIDAD NO. 3: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

YUSMARI CAMILA OSPINA CLAVIJO

JOHANNA MARCELA RODRIGUEZ LATORRE
JOS ALFREDO ORTIZ VANEGAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II G4
BOGOT
2015

ACTIVIDAD NO. 3:
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TAREA

YUSMARI CAMILA OSPINA CLAVIJO

JOHANNA MARCELA RODRIGUEZ LATORRE
JOS ALFREDO ORTIZ VANEGAS

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Docente Universidad del Quindo

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II G4
BOGOT
2015

INTRODUCCIN

Dentro de los procesos de la gestin documental se encuentra el de organizacin

documental.

Es un proceso que est conformado por tres procedimientos de

bastante importancia de cuales depende, segn su buena ejecucin, la

recuperacin y la consulta de los documentos.

Los procedimientos del proceso de organizacin documental son: clasificacin,

ordenacin y descripcin.

En este trabajo se trata de analizar y de ahondar sobre cada uno de los

procedimientos antes mencionados, de acuerdo con los instructivos y manuales
elaborados por el Archivo General de la Nacin sobre este tema.

Tambin se aborda otro tema importante en la archivstica, el ciclo vital de los

documentos, en el se trataran aspectos como los valores y procesos asociados a
cada una de las etapas y se darn algunos ejemplos de unidades documentales
en su paso por cada una de ellas.

CONTENIDO
INTRODUCCIN ------------------------------------------------------------------------------------- 3
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?----------------------------------- 6
1.1 Fondos ------------------------------------------------------------------------------------------- 6
1.2. Subfondos - secciones--------------------------------------------------------------------- 6
1.3 Subseccin ------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.4 Series -------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.5 Sub-series -------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.6 Unidad documental compuesta (expedientes) ---------------------------------------- 7
1.7 Unidad documental simple (documento singular o suelto) ------------------------ 7
2. Clasificacin, Ordenacin Archivstica y Descripcin. ----------------------------------- 8
2.1 Clasificacin ------------------------------------------------------------------------------------ 8
2.2 Ordenacin Archivstica --------------------------------------------------------------------- 9
2.3 Descripcin ------------------------------------------------------------------------------------- 9
3. Diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos -------------------------------- 9
4. Qu se refleja con la Clasificacin? ------------------------------------------------------ 12
5. Qu implica la clasificacin? --------------------------------------------------------------- 13
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de
ellos? --------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en
la Clasificacin? ------------------------------------------------------------------------------------- 15
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? -------------------------- 17
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? ---------------------------------------------- 17
10. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una. ----------------------------------------------------------------------------------------- 18
10.1 Unidad documental compuesta (expedientes): ----------------------------------- 18
10.2 Unidad documental simple (documento singular o suelto) --------------------- 18
11. Tipos documentales y d 3 ejemplos ---------------------------------------------------- 19
12. Qu es EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS y cules son sus fases o
etapas? ------------------------------------------------------------------------------------------------ 20
4

13. Clasificacin de los archivos segn el ciclo vital de los documentos y los
procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase --------------- 21
14. Visita a una entidad pblica: cules son las actividades que se realizan en
LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL ------------------------------------- 22
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar
el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin 26
15.1 Documento de Johanna Rodrguez: ------------------------------------------------- 26
15.2 Documento de Jos Ortiz --------------------------------------------------------------- 29
15.3 Documento de Yusmari Ospina ---------------------------------------------------- 31
16. Los valores de los documentos en cada una de estas fases o etapas del ciclo
vital de los documentos --------------------------------------------------------------------------- 33
17. Aspectos ms importantes de los ACUERDOS 03, 04 y 05 DE 2013. ---------- 33
17.1 ACUERDO 03 DE 2013: Comit Evaluador de documentos del Archivo
General de la Nacin---------------------------------------------------------------------------- 33
17.2 ACUERDO 04 DE 2013: Tablas de Retencin Documental y Tablas de
Valoracin Documental ------------------------------------------------------------------------- 34
17.3 ACUERDO 05 DE 2013: Clasificacin, Ordenacin y Descripcin de
archivos --------------------------------------------------------------------------------------------- 36
CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------------- 39
BIBLIOGRAFA -------------------------------------------------------------------------------------- 40

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son llamadas Agrupaciones Documentales, al conjunto de documentos los

cuales se determinan por consentimiento con los principios de procedencia y
orden original, los documentos, de forma natural; quienes estn agrupados en:

1.1 Fondos
El archivo general de la Nacin Colombia actualmente cuenta cinco principales
fondos los cuales son: Fondo Lazaretos, Fondo Manuel Casabianca,
Departamento Administrativo de la Funcin pblica, Ricardo Moros Urbina,
Fondo Aguardientes.

De igual modo, el archivo general de Chile define al Fondo documental cmo:

Los fondos constituyen la mayor agrupacin documental, existente en un
archivo y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o
soporte, producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".(Chile)

Es decir que, los fondos documentales son los que pertenecen a cada entidad
en particular, por ejemplo: Fondo documental de la Alcalda de Bogot, Fondo
documental del Ministerio de Defensa, Fondo documental del Hospital Mered..
1.2. Subfondos - secciones
En el archivo nacional de Mxico encontramos la definicin de

Secciones

documentales como: Se denomina Subfondo y/o secciones a las subdivisiones

de un fondo. Esto quiere decir que en un conjunto de documentos relacionados
entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia
documentacin.
6

Las secciones o subfondos son el resultado de una segunda aplicacin del

principio de procedencia (Mxico)
1.3 Subseccin
Se denomina subseccin a la divisin de la seccin realizada en virtud de la
estructura orgnica y las lneas de accin de entidad generadora del fondo de
los documentos.
1.4 Series
Las Series documentales, se constituyen

por los documentos producidos o

recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento de sus funciones,

que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son
archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como
unidad. (Educacin) Las series son el resultado de la aplicacin del principio de
orden original y responden al carcter seriado de los documentos (Mxico)
1.5 Sub-series
Es la divisin de las series documentales que se deben realizar para mejorar el
orden y administracin de los documentos.

1.6 Unidad documental compuesta (expedientes)

En las unidades documentales compuestas;

existen varias tipologas de

documentos as tengan temas en comn, por ejemplo; las cdula de ciudadana

aunque es una misma unidad documental para todas las personas de Colombia,
estas contienen informacin distinta y hace crear subdivisiones para que pueda
ser organizada y administrada.

1.7 Unidad documental simple (documento singular o suelto)

Est constituida por una sola tipologa de documentos, esto quiere decir que
slo a este tipo de documentos se le realiza las mismas acciones, y son
aquellos documentos pequeos, como un informe o memoria.

2. Clasificacin, Ordenacin Archivstica y Descripcin.

2.1 Clasificacin
Consiste en agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus
diferencias; esto es, reunirlos en funcin de su nivel de organizacin (expedientes,
series, secciones, etc.). La clasificacin conlleva un cuadro, en el cual se debe
mostrar la forma en que se clasificaron los documentos, la cual invariablemente
debe coincidir con las funciones y la organizacin de los organismos productores.
Los criterios utilizados para clasificar son: Las acciones y La estructura orgnica.
(Mxico)

De igual manera, en Colombia el archivo general de la Nacin, nos brinda un

cuadro de Clasificacin documental en dnde para cada tipologa de archivo
corresponde su clasificacin. 1

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Jorge Palacios PreciadoGrupo de Archivo y Gestin Documental GAGDActualizacin TRD y CCD - Nov. 2014(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)

2.2 Ordenacin Archivstica

Procedimiento de tipo prctico por el cual son relacionados unos elementos con
otros, siguiendo criterios lgicos establecidos de antemano como pueden ser la
fecha, las letras del alfabeto, los nmeros. La ordenacin se aplica, al igual que la
clasificacin, en los distintos niveles o agrupaciones documentales. Los mtodos
ms comunes para ordenar los documentos son: Alfabtico, Cronolgico,
Numrico, Topogrfico, entre otros. (Mxico)

El AGN, dice que la organizacin Archivstica es el proceso en donde los

documentos

son sometidos en tres partes: Clasificacin, Ordenacin y

Descripcin.Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin2

2.3 Descripcin
El AGN define a la descripcin cmo el anlisis de los documentos de archivo o de
sus

agrupaciones,

materializado

en

representaciones

que

permiten

su

identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin y para

la investigacin.

3. Diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos

La ordenacin de archivos es definido como la ubicacin fsica de los
documentos dentro de las respectivas series en un orden previamente acordado
mientras que la organizacin es conocida como el conjunto de operaciones
tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental
relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para
revelar su contenido (Colombia. Archivo General de la Nacin, 2003).

Vase en: Cartilla de ordenacin en: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329#

Esto quiere decir que la organizacin es un proceso que engloba a la

ordenacin. La primera hace referencia a un proceso que comprende varias
fases que son: clasificacin, ordenacin, y descripcin. Como vemos, la
organizacin busca implementar sistemticamente los pasos que van desde la
identificacin de la tipologa documental, su ubicacin en una unidad de
conservacin y la forma en cmo el contenido puede ser recuperado en una
consulta potencial.

Por otro lado, la ordenacin es tan slo un paso, necesario obviamente, para
mantener una secuencia fsica en el almacenamiento de los documentos
administrativos.

Desde el enfoque de la Teora de Sistemas, por ejemplo, podramos hacer el

contraste entre organizacin y ordenacin diciendo que la organizacin es el
proceso que va desde las entradas hasta las salidas del sistema y que en su
mejor gestin logra hacer que sea una caja blanca, y la ordenacin es una
condicin sine qua non de la organizacin, algo as como un engranaje del
proceso (organizacin).

En resumen, la ordenacin nos dice cmo almacenamos fsicamente los

documentos administrativos mientras que la organizacin nos muestra cmo
administrar los documentos desde su identificacin (clasificacin), ubicacin
(ordenacin) hasta su habilitacin para la consulta (descripcin).

10

Vemoslo grficamente:
Organizacin documental3

Ordenacin4

Tomado
de:
http://3.bp.blogspot.com/SwVGqEgvVhA/UaekNXtKfQI/AAAAAAAAC2U/58OSO4XWyFY/s1600/organizacion+documental.b
mp
4
Tomado
de:
https://lh3.googleusercontent.com/JalhN4WF1XJuSWphl7-YL7hHVIg9v8CIV84SSQrsVMuG4GR0jcXcqw9nsn_Xkr6r3VVgB9VX4hm7sofxoyPgL6i3s_fVTnIOwVN2g9B
mkEZDwKeKK73St0YBZ-QvtyvIg

11

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Con la clasificacin se refleja la organizacin jerrquica de la institucin puesto
que el fondo corresponde a su produccin total, las secciones documentales a sus
dependencias de mayor jerarqua,

y las subsecciones documentales a las

dependencias de menor jerarqua y/o grupos de trabajo. As pues, identificar las

series implica tambin conocer el tipo de documentos de la entidad de acuerdo a
su actuar(Colombia. Archivo General de la Nacin, 2001).

En esta medida, la clasificacin debe reflejar la estructura orgnica de la

institucin por medio de la produccin resultado de su gestin administrativa. En
otras palabras, se podra inducir el organigrama de una entidad determinada
partiendo de la revisin de los documentos que genera.

En este punto es necesario traer a colacin el rol central del instrumento

archivstico Cuadro de Clasificacin Documental en la correcta identificacin de las
series y su relacin con las secciones. All es donde claramente se ve la
articulacin entre estructura orgnica y documento administrativo.
Es siempre clara la relacin dependencia productora- documento5:

Tomado de: http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc.gif

Tomado
de:
https://lh3.googleusercontent.com/JalhN4WF1XJuSWphl7-YL7hHVIg9v8CIV84SSQrsVMuG4GR0jcXcqw9nsn_Xkr6r3VVgB9VX4hm7sofxoyPgL6i3s_fVTnIOwVN2g9B
mkEZDwKeKK73St0YBZ-QvtyvIg
5

12

5. Qu implica la clasificacin?
Clasificacin, labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuerdo
a la estructura orgnico funcional de la entidad. Definicin de Clasificacin segn

el glosario de la Cartilla del Archivo General de la Nacin Colombia.

De este modo, encontramos las implicaciones y parmetros que abarca la

clasificacin de los documentos en las distintas unidades documentales.
Entendiendo que implica desde las leyes hasta los manuales de procedimiento
para hacer cumplir las actividades correspondientes en pro de custodiar,
administrar y preservar la informacin.

La

clasificacin

es

el

establecimiento

de

agrupaciones

documentales

diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupacin documental

ms grande (fondo) y finaliza determinando las ms pequeas (series
documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la
conformacin de series, el proceso de clasificacin procede determinando, en
primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que
stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin
13

es la conformacin de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen

a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez
ejecuta funciones asignadas.

La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro de

cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los de
cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie. (Colombia. Archivo General
de la Nacin, 2001)

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?
En el documento del Archivo General de la Nacin Colombia, publicado en 2001,
citaron a Theodore Schellenberg (Archivista Norteamericano 1903 1970) y
volviendo a citar, dice: Los principios archivsticos de ordenacin se refieren, en
primer lugar, al arreglo de los grupos o series de documentos en relacin unos con
otros; y, en segundo lugar, a la ordenacin de las piezas individuales que hay
dentro de los grupos o series. Estas definiciones de solamente dos de los tericos
de la archivstica, coinciden en anotar la relacin que tienen los documentos y el
orden fsico que deben mantener dentro de las agrupaciones documentales,
producto de una actividad determinada

Esto quiere decir que el principio ms importante en el cul se debe basarse para
realizar la clasificacin de los documentos es el principio de procedencia que se
refiere a la creacin de las agrupaciones documentales (fondo- seccin- series)
de acuerdo con la estructura orgnica de la entidad (por dependencias
productoras a la que pertenecen. Dnde:
Fondo: es la entidad productora
Seccin: corresponde a cada una de las dependencias productoras
Serie: se crean segn las funciones de cada dependencia y los documentos
que produce
14

Y en segundo lugar el principio de orden natural el cual se establece que los

documentos deben ubicarse al interior de las carpetas o expedientes de manera
consecutiva, reflejando la secuencia de las actuaciones administrativas que dieron
su origen.

Lo anterior, entendiendo que la clasificacin y la ordenacin son acciones distintas

pero con el mismo fin, de administrar la informacin plasmada en documentos.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?
Las funciones comunes y especficas de una institucin determinan las series que
corresponden a cada agrupacin documental en la clasificacin(Colombia. Archivo
General de la Nacin, 2001).

Cada institucin tiene funciones comunes que le son similares a las de cualquier
otra y les sirve para llevar a cabo su gestin en el plano administrativo. Por otro
lado, tenemos las funciones especficas que corresponden a las actividades
necesarias para llevar a cabo su asunto misional.

En esta medida, las funciones comunes estn reglamentadas por normas de

procedimiento y las especficas por la naturaleza de la institucin. La clasificacin
debe dar cuenta de las series emanadas de cada dependencia con base en sus
funciones. As pues, en la clasificacin se codifica o identifica la dependencia al
igual que sus series particulares para poder procesar los documentos en la gestin
documental.

Dicho en otras palabras, las funciones comunes y especficas de una organizacin

determinan las diversas series y subseries que producen sus dependencias y
sirven para conformar tanto las tablas de retencin documental como los cuadros
de clasificacin documental.
15

En el siguiente organigrama podremos observar la relacin entre el tipo de

funciones y los cargos o dependencias6:

Tomado y modificado de:

http://www.urosario.edu.co/Biblioteca/imagenes/imagenes_sitio/cronog.jpg

16

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

1
Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin, Subseccin.

Identificar las Subsecciones y Secciones Documentales relacionadas con la

documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los
grupos de trabajo en que estos se subdividen.

3
Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los objetivos
propuestos

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Unidad documental: es el documento producido por una dependencia de la
entidad en cumplimiento de sus funciones y hace parte de la serie y/o subserie
documental.

17

10. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.
10.1 Unidad documental compuesta (expedientes):
Est constituida por distintos tipos documentales y se conoce comnmente con el
nombre de expedientes, que se forma mediante la colocacin de los documentos
que se va generando el desarrollo del trmite. Ejemplo: comprobante de egreso,
proceso jurdico

En las unidades documentales compuestas;

existen varias tipologas de

documentos as tengan temas en comn, por ejemplo;

El Certificado Judicial de una persona, ya que contiene
datos como la fotocopia de la cdula de ciudadana o
Registros de Nacimiento y aunque es una misma
unidad documental para todas las personas de
Colombia, es distinta la informacin Judicial que puede tener las personas, y por
ende cada informacin debe ser subdivida para pueda ser organizada y
administrada. De igual manera este documento ir dentro de una unidad ms
compleja como lo es un expediente laboral.

10.2 Unidad documental simple (documento singular o suelto)

Est constituida por una sola tipologa de documentos, esto
quiere decir que slo a este tipo de documentos se le realiza
las mismas acciones, y son aquellos documentos que no
requieren otros para complementarse, como informe o
memoria.

Ejemplo: Circular de la universidad del Quindo e Informe de

fin de semestre a los docentes.

18

11. Tipos documentales y d 3 ejemplos

Un tipo documental se refiere al documento o documentos que comparten entre

si los mismos rasgos estructurales o formales. Son el resultado de una actividad
concreta y su contenido informativo es semejante. Ejemplo: factura, pliza, hoja
de vida, afiliacin a EPS.

Factura

Afiliacin a EPS

19

12. Qu es EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS y cules son sus fases

o etapas?
El ciclo vital del documento hace referencia a las etapas por las que atraviesa
un documento desde su produccin hasta su conservacin total o eliminacin.
Las 3 fases del ciclo vital de los documentos son:
a. Activa
b. Semi-activa
c. Inactiva
Las variables por las que se determinan los tiempos que deben permanecer los
documentos en cada una de las fases son:
La frecuencia de consulta
Los valores que tiene cada unidad documental (primarios y secundarios)

EDADES

EDAD 1

EDAD 2

EDAD 3

FASES

ACTIVA

SEMIACTIVA

INACTIVA

documento

*
soporte
legal
*
constituye
la
*sirve de prueba o
memoria
de
la
entidad
testimonio

Frecuencia de Alta

Media

Casi nula

Legal

Cientfico

Fiscal

Cultural

contable

Histrico

Funcin

en Pone en vigencia *informa

relacin con el el documento

consulta
del *administrativo
*jurdico
documento
*legal
*contable
*fiscal
*tcnico
Valores

20

13. Clasificacin de los archivos segn el ciclo vital de los documentos y

los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase

ARCHIVOS

Definicin

ARCHIVO

DE ARCHIVO

GESTION

CENTRAL

Son los archivos Es

ARCHIVO
HISTORICO

la

unidad Es

en los que reposa administrativa

la

aquella

que

finalizado
tramite
sometida

y primarias
aun oficinas

de

las secundarias

se encarga

se
de

custodiar,

a custodiar,

y conservar a largo

conservar

los plazo

documentos

los

que documentos
valores poseen

primarios.
LOCALIZACIN Oficina

de administrar,

est administrar,

conservan

las

transferencias

su encarga

continua consulta.

que

las recibe

que todava est transferencias

trmite

unidad

que administrativa

documentacin recibe

en

la

que
valores

secundarios.

Archivo central de Archivo histrico de

la entidad

la institucin o fuera
de ella.

Procesos de un Planeacin

Organizacin

PGD

Preservacin

Produccin
Gestin

y largo

Preservacin
a largo plazo
plazo Organizacin

Trmite

Disposicin final

Valoracin

Trasferencia

Disposicin

final tercera

Organizacin
Trasferencia

secundaria
a la

segunda fase de
archivo
21

la

fase

14. Visita a una entidad pblica: cules son las actividades que se realizan
en LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
Alcalda de Cajic

PROCESO

ACTIVIDAD

Estn creados los formatos y un diseo para la elaboracin

de los documentos de manera normalizada.
Se est llevando actualmente la
Planeacin

elaboracin de los

instrumentos archivsticos TRD y TVD.

Est definido
El cronograma

y las metas que se esperan con

la

implementacin.
Cada rea debe seleccionar el documento que ms se ajuste
Produccin

al propsito que se pretende con la elaboracin del

documento, pues cada documento tiene una funcin definida.
Se toman los formatos establecidos que se encuentran en la
intranet de la entidad y se elaboran los documentos de acurdo
con las polticas definidas por cada una de las dependencias,
por ejemplo las firmas autorizadas que se plasman en cada
documento.
Se cre la unidad de correspondencia ubicada en la entrada,

Gestin y trmite

la persona encargada debe: recibir, registrar en el sistema la

comunicacin (Sima) para radicar el documento, poner el
sticker y distribuir la correspondencia en cada dependencia.

22

En cuanto al trmite, cada dependencia ha asignado a los

funcionarios, de acuerdo con sus funciones dar trmite a
determinados documentos.
En cuanto a la organizacin cada dependencia debe
Organizacin

clasificar, ordenar y describir los documentos que produce.

Tambin se organizan los documentos dentro del archivo
central de la entidad, se instalan en cajas y carpetas, previo
proceso de depuracin y eliminacin de material metlico.
En el archivo central se encuentra dividas secciones en las
cuales se almacenan los documentos por las dependencias
que los produjeron.
La descripcin de los documentos se realiza a travs de los
rtulos que se ponen a las carpetas y las cajas, registrando
en ellos los datos que representan e identifican los
documentos que contienen. Adems se registra en el
inventario documental.
Cada dependencia ha determinado el momento en que se

Transferencia

transfieren los documentos al archivo central (depende del

requerimiento

de

espacio).

El

proceso

que

se

lleva

actualmente es:
1. Alistamiento de las unidades documentales por parte de los
funcionarios de cada una de las dependencias.
2. Diligenciamiento del formato de transferencia documental.
3. Entrega y verificacin de las unidades documentales
recibidas
La idea es que con las TRD se establezca realmente los
23

tiempos de retencin de los documentos para poder

programar las transferencias de manera normalizada.

Disposicin de

Actualmente se han identificado algunas series que se

documentos

podran eliminar, sin embargo se ha decido esperar la

aprobacin de las tablas para proceder con la eliminacin de
los documentos.

Se han utilizado unidades de conservacin apropiadas para

los documentos, como son las cajas y carpetas en material
desacidificado.
El personal utiliza elementos de proteccin personal para la
Preservacin a largo adecuada manipulacin de los documentos
plazo

Se realizan jornadas de limpieza del cuarto de archivo, se

utiliza la aspiradora.
Cuando los ciudadanos requieren consultar documentacin
se prefiere la utilizacin de tcnicas de reprografa como las
fotocopias.

Dentro de la elaboracin de la TRD y TVD se establecern los

valores que poseen los documentos, tanto de los que reposan
Valoracin

en el archivo central como los que estn actualmente en cada

una de las dependencias.

24

Rotulacin de
carpetas

Reprografa de
material para
consulta externa

Organizacin de los
documentos

Rtulos de las cajas

25

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin.

15.1 Documento de Johanna Rodrguez: Actas de comit de emergencias

26

27

28

15.2 Documento de Jos Ortiz

Resolucin rectoral7

Primer Paso
La produccin del documento
Este documento en una institucin universitaria es producido por funcin de
Rectora y tiene carcter de Estatuto Interno. En un cuadro de clasificacin
documental pertenece a la serie Acta.
Segundo paso Recepcin del documento
El documento es recibido por la Secretara General de la Universidad quien se
dispone a ejecutar los subsiguientes pasos.
Tercer paso
Gestin y Trmite de documentos
La resolucin rectoral es registrada en un libro de radicados de Actos
Administrativos.

Tomado
de:
https://images.yumpu.com/yumpu.com/000/037/918/644/1414489744_5442/small/Resoluci__n_Re
ctoral_3566000001.jpg

29

Cuarto paso
Distribucin de documentos
Se compulsa copias a las dependencias cobijadas por las disposiciones de este
documento y se difunde por los medios dispuestos para ellos como pgina web y
dems.
Quinto paso
Organizacin de documentos
La Secretara General archiva el Acto Administrativo llamado Resolucin Rectoral
de acuerdo a las disposiciones internas de la institucin teniendo en cuenta
clasificarla por su serie pertinente, ordenarla cronolgicamente y describir su
contenido en funcin de futuras consultas.
Sexto paso
Consulta de documentos
De acuerdo con las tablas de retencin documental el documento dura 2 aos en
el archivo de gestin debido a su valor legal. All ocurre su primera transferencia o
transferencia primaria.
Sptimo paso
Conservacin de documentos
Luego de su tiempo en el archivo de gestin pasa por su transferencia secundaria,
de acuerdo a las TRD al archivo central donde se conserva por 15 aos.
Octavo paso
Disposicin final de documentos
Las TRD disponen conservacin total del documento debido a su valor histrico
como parte de la memoria institucional

30

15.3 Documento de Yusmari Camila Ospina Clavijo

Derecho de Peticin8

Primer Paso
La produccin del documento
El documento Derecho de Peticin es producido por una persona natural o jurdica
que busca respuesta a algn requerimiento de una entidad ya sea pblica o
privada.
Segundo paso
Recepcin del documento
El documento en cuestin es recibido comnmente en una ventanilla de
correspondencia de la entidad o por una direccin de correo que disponga para
ello.
Tercer paso
Gestin y Trmite de documentos
8

Imagen tomada de: http://esferapublica.org/nfblog/wp-content/uploads/2008/05/derecho011.jpg

31

La unidad o dependencia de correspondencia en donde se radica el documento

lleva control de correspondencia recibida en un listado ya sea digital o anloga y
procede al siguiente paso
Cuarto paso
Distribucin de documentos
La unidad de correspondencia remite el derecho de Peticin a la dependencia
encargada de dar respuesta.
Quinto paso
Organizacin de documentos
La dependencia o unidad administrativa que debe dar trmite a la respuesta debe
crear un expediente en donde se compile en primera instancia el derecho de
peticin y posteriormente una copia de la respuesta. La organizacin puede ser
cronolgica o alfa-cronolgica en su ordenacin, si se quiere tener en cuenta el
nombre de la persona que radic el derecho de peticin; debe ser clasificado por
su serie de acuerdo al cuadro de clasificacin documental y establecer los
mecanismos de recuperacin de informacin y localizacin del soporte.
Sexto paso
Consulta de documentos
Dado por terminado el trmite de respuesta el documento debe ser archivado
despus de su transferencia primaria y ser retenido por 2 aos en el archivo de
gestin por su valor legal de acuerdo a las tablas de valoracin documental.
Sptimo paso
Conservacin de documentos
Segn las tablas de retencin documental el documento debe pasar al archivo
central por 5 aos de acuerdo a su valor testimonial
Octavo paso
Disposicin final de documentos
Segn las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental el
documento se elimina por perder su importancia.

32

16. Los valores de los documentos en cada una de estas fases o etapas del
ciclo vital de los documentos

FASES

ACTIVA

SEMIACTIVA

INACTIVA

DENOMINADO

ARCHIVO DE

ARCHIVO

ARCHIVO

GESTION

CENTRAL

HISTORICO

*Administrativo

*Legal

*Cientfico e

*Jurdico

*Fiscal

investigativo

*Legal

*Contable

*Cultural

*Contable

*Tcnico

*Histrico

Valores
del
documento

*Fiscal
*Tcnico

Valores primarios

Valores
secundarios

17. Aspectos ms importantes de los ACUERDOS 03, 04 y 05 DE 2013.

17.1 ACUERDO 03 DE 2013: Comit Evaluador de documentos del Archivo
General de la Nacin
En este acuerdo se adopta y se reglamenta el Comit Evaluador de documentos
del Archivo General de la Nacin
Entre las reglamentaciones que se establecen estn
Quienes lo deben integrar: para destacar el director del AGN, subdirector
del SNA, un representante de la oficina jurdica, el coordinador del grupo de
valoracin documental, el director de Patrimonio de Mincultura, un
historiador y un archivista.
Las funciones:

Se ocupa de VALORAR la documentacin, en especial determinar

cuando los documentos poseen valores secundarios
33

Determinar criterios de seleccin, de acceso y consulta a los

documentos

Determinar tiempos de retencin para los documentos

Evaluar las TRD y TVD que han sido aprobadas en las entidades
pblicas

Asesorar al director y las entidades pblicas en los temas relativos al

valor de los documentos y su disposicin final

El campo de accin de este comit como rgano asesor del AGN son las
entidades pblicas del pas
EL objetivo de este comit es el de velar por la preservacin de los documentos
que poseen valores secundarios.

17.2 ACUERDO 04 DE 2013: Tablas de Retencin Documental y Tablas de

Valoracin Documental
Este acuerdo establece la reglamentacin para la elaboracin e implementacin
de las TRD y TVD en las entidades pblicas del pas y las privadas que cumplen
funciones pblicas. Para esto deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
ELABORACION
Este acuerdo es de obligatorio cumplimiento
Las TRD deben aplicar para documentos fsicos y electrnicos (Decreto
2609 de 2012), las TVD son funcionales para los fondos acumulados
Deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario en el cual estn
principalmente archivistas, historiadores y abogados. Quienes debern
siguiendo las instrucciones para la elaboracin de TRD y TVD dictadas
por el AGN.
Deben ser elaboradas a partir del Cuadro de Clasificacin Documental
en el cual se refleja el principio de procedencia de acuerdo con la
estructura orgnico- funcional de la entidad.
34

 Los tiempos de retencin deben fijarse para series y no para tipos

documentales.
Las TRD deben ser aprobadas por:
APROBACIN

Primera instancia

Comit interno de archivo (nivel territorial)

Comit institucional de desarrollo administrativo (Orden Nacional)

Segunda instancia

El representante legal de la entidad mediante acto administrativo

Tercera instancia

Consejo departamental o distrital de archivos (nivel territorial)

Comit evaluador de documentos del AGN

Estos ltimos, evalan mediante validacin tcnica las TRD y, de acuerdo

con los resultados habr que realizar las modificaciones solicitadas, antes
de su aprobacin total.

Las TRD se deben inscribir en el Registro nico de series documentales

del AGN
La eliminacin de documentos se debe basar en los tiempos de retencin
establecidos en las TRD y seguir el siguiente procedimiento

Publicar en la pgina web, el inventario de los documentos que han

cumplido su tiempo de retencin

La eliminacin de documentos debe quedar registrada en un acta de

eliminacin, que se conservar permanentemente y debe ser
publicada en la pgina web de la entidad

35

Los ciudadanos pueden pedir la suspensin de eliminacin y se

somete a consideracin de las instancias superiores

Se deben eliminar series y no tipos documentales

OTROS ASPECTOS
EL AGN puede entrar a evaluar las TRD, aun despus de aprobadas, para
su validacin
Las sanciones se aplican segn el artculo 35 de la lay 594 de 2000.
Se debe automatizar el proceso con la aplicacin de las tecnologas de la
informacin
Los ministerios y superintendencias deben procurar la aplicacin del
acuerdo en las entidades privadas que estn bajo su vigilancia.

17.3 ACUERDO 05 DE 2013: Clasificacin, Ordenacin y Descripcin de

archivos
Las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas del pas estn
en la obligacin de organizar sus archivos administrativos siguiendo los procesos
de clasificacin, ordenacin y descripcin. Lo anterior, teniendo como instrumento
la TRD y la TVD de la entidad.
CLASIFICACIN

En el archivo de gestin Las dependencias de la entidad deben clasificar

sus documentos del archivo de gestin, a partir del Cuadro de Clasificacin
Documental y las TRD, de la siguiente manera:

Identificar los tipos documentales

Agrupacin de los tipos documentales en series o subseries
Aplicar el principio de procedencia y orden original

En el archivo de central: el la dependencia encargada de recibir, custodiar,

describir y prestar servicio de consulta de los documentos e enviados desde
36

el archivo de gestin por medio de la transferencia primaria. La clasificacin

se debe realizar a partir de los parmetros antes sealados.

En el archivo histrico: Los Archivos Generales Territoriales y los archivos

histricos son los encargados de recibir las transferencias secundarias y de
custodiar los documentos. La clasificacin se debe realizar siguiendo los
parmetros antes sealados.

ORDENACION DOCUMENTAL
Parmetros:
Seguir las normas expedidas por el AGN y normas internas creadas por el
comit de archivo institucional
Tener en cuenta los principios de procedencia y orden original
La ordenacin de fondos, secciones, subsecciones series y subseries se
realiza a partir de del Cuadro de Clasificacin Documental y las TRD
Ordenacin de expedientes y tipos documentales se realiza aplicando el
principio de orden original

DESCRIPCION DOCUMENTAL
Parmetros:

Las entidades del estado estn obligadas a crear programas de descripcin

documental, elaborando distintos instrumentos de descripcin y orientar a
los ciudadanos en la consulta de sus documentos, e implementar sistemas
de bsqueda y acceso a la informacin de sus acervos documentales a
travs de las pginas web.

Se debe realizar en las distintas fases del archivo: gestin, central e

histrico.

Se deben basar en las normas de descripcin establecidas por el Consejo

Internacional de Archivos, para:
37

 Que sea compatible con los sistemas utilizados por el AGN y dems
entidades
Permite la homogenizacin del proceso
Realizar intercambios de informacin entre las entidades a travs de
sus sistemas automatizados
Permitir la consulta de documentos de las entidades del pas
independientemente del lugar donde se est realizando la consulta

Los archivos histricos en custodia de entidades privadas, pueden estar a

disposicin de los ciudadanos a travs de la Red Nacional de Archivos,
previo convenio con el AGN para realizar procesos de descripcin.

Los instrumentos de descripcin documental son: Censos, guas,

inventarios, catlogos e ndices.

Los niveles de descripcin documental son: fondo, seccin y subseccin,

serie y subserie, expediente, unidad documental simple.

La descripcin debe recoger la mayor cantidad de datos posibles sobre los

documentos.

La descripcin de los documentos electrnicos se har a travs de los

metadatos.

Los proyectos de descripcin documental se desarrollan en tres fases:

Identificacin de la unidad de descripcin en todos los niveles de las
agrupaciones documentales
Verificacin del estado de organizacin y conservacin documental
Determinar un plan de trabajo

38

CONCLUSIONES

La organizacin documental es un proceso que incluye actividades intelectuales

(Clasificacin) y practicas (Ordenacin) y de anlisis (Descripcin). La ejecucin
adecuada de estos procedimientos asegura la recuperacin de la informacin de
manera sencilla y precisa porque la finalidad de este proceso es el de reflejar la
entidad en toda su estructura orgnica y en sus funciones por medio de la
formacin de las agrupaciones documentales.

El ciclo vital de los documentos es funcional cuando se implementan los

programas de gestin documental completos, puesto que es necesario identificar
el paso de los documentos en cada uno de los 8 procesos, empezando por
valoracin documental ya que a partir de los valores que posee el documento
segn su utilidad dentro de la entidad se establecen los tiempos de retencin en
cada una de las fases del archivo.

Los instrumentos archivsticos esenciales para el ciclo vital del documento son las
Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental, por su
parte el proceso de en la organizacin documental se apoya sobre todo en el
Cuadro de Clasificacin Documental.

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BIBLIOGRAFA

Chile, C. N. (s.f.). Archivo Nacional de Chile. Recuperado el 10 de Marzo de 2015,

de
http://www.archivonacional.cl/Vistas_Publicas/publicContenido/contenidoPublicDet
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Documental. Recuperado el 12 de Marzo de 2015, de Archivo General de la
Nacin: 190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

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Mxico, A. G. (s.f.). Archivo General de la Nacin Mxico. Recuperado el 10 de

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MILLER, Frederick, Ordenacin y Descripcin de Archivos y Manuscritos.

Traduccin de Celso Rodrguez. Archivo General de la Nacin de Colombia,
Santaf de Bogot, 1996
olombia. . (s.f.).

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