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Le tableau de bord
On peut le dfinir comme la prsentation synoptique dindicateurs relatifs au suivi dune
bibliothque, dun projet, dun service. Pratiquement, il prend la forme de tableaux ou de
graphiques illustrant les volutions ou les situations de quelques indicateurs. Il ne peut tre
dissoci des objectifs qui sont associs chacun de ces indicateurs et des rfrentiels danalyse
qui permettront den valuer les rsultats.
Lindicateur
Le dictionnaire de la qualit rdig par Michel Prigord et Jean-Pierre Fournier (Afnor, 1993)
propose une dfinition de lindicateur : caractristique choisie, estime par des mthodes
statistiques ou dtermine par le calcul, permettant didentifier qualitativement ou
quantitativement, une amlioration positive ou ngative du comportement dune variable qui lui
est associe .
Ses principaux attributs sont :
une procdure de mesure avec les modalits de collecte, de contrle et de traitement de
linformation
une priodicit de mesure,
une unit de mesure,
et un rfrentiel danalyse.
Rapport dactivit, statistiques de lESGBU, rapport annuel destin la DLL les bibliothques
produisent de trs nombreuses statistiques. Cest une activit part entire, relativement lourde,
complique par les lacunes des systmes informatiques (comment trouver le nombre de lecteurs
actifs ?) et qui semble souvent vcue comme une tche plutt ingrate. Bref, de nombreux agents
y passent beaucoup de temps sans que cela aboutisse des rsultats tangibles et reconnus
comme tels par lquipe de la bibliothque.
Si la production annuelle de statistiques demeure confine dans la sphre administrative au lieu
dtre mise au service de laction, cela nest pas une fatalit. Une dmarche structure, repartant
dune analyse des missions et des priorits daction, doit sans difficult permettre dtablir non
pas des statistiques mais un vritable de bord dun service, dun projet ou mme de la
bibliothque.
In Construire des indicateurs et tableaux de bord / dir. Pierre Carbone. - Paris - Tec et Document ; Villeurbanne :
Presses de l'ENSSIB, 2002. - (p. 205-218)
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Suivre un projet
La dmarche qualit guide le choix des indicateurs composant le tableau de bord dun service ou dun
produit. Sil sagit de suivre un projet (linformatisation de la bibliothque, la conversion rtrospective
des catalogues, la construction dune annexe, la constitution dun nouveau fonds), la conception du
tableau de bord se complique. Les enjeux du suivi sont gnralement plus importants et lobjet du suivi
beaucoup plus large. Le tableau de bord va sinscrire dans le cadre dune dmarche de suivi de projet
dont il aidera suivre lobtention des rsultats attendus, la matrise des dlais et la consommation des
ressources.
Avant de concevoir le tableau de bord, il faut avoir dfini les ressources alloues au projet, les dlais de
ralisation et les rsultats attendus. Le choix des indicateurs en dcoulera directement. Il sagira
simplement de retenir deux ou trois indicateurs rendant compte de la consommation des ressources, un
ou deux indicateurs illustrant la matrise des dlais et autant dindicateurs que ncessaire pour suivre
lobtention des rsultats.
Figure 2. La gestion de projet : suivre les ressources alloues, les dlais de ralisation et lobtention des
rsultats
Identifier le projet que lon veut suivre. Le dfinir
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Une difficult supplmentaire doit tre prise en considration : comment choisir un petit nombre
dindicateurs qui rendront compte du bon fonctionnement de la bibliothque ? Lapproche systmique
nous semble de nature proposer cette vision globale dtache dune approche trop analytique. Elle
propose un modle simple du fonctionnement dun organisme qui facilite lidentification ou la
classification des indicateurs essentiels : une bibliothque cest une bote noire dont le fonctionnement
interne importe peu, ce qui compte ce sont les changes de la bibliothque avec son environnement,
c'est--dire le pilote, les usagers et dans une moindre mesure les fournisseurs. Ainsi, la bibliothque est
dfinie principalement par :
ses missions, ses ressources et ses politiques,
les usagers quelle choisit de servir et les besoins quelle choisit de satisfaire,
les services quelle rend ses usagers
Pratiquement, cette approche conduit sintresser la connaissance de lenvironnement de la
bibliothque (les besoins et les demandes des usagers, les usagers eux-mmes), au suivi de ses missions,
de lemploi des ressources, du rsultat des politiques, au suivi de son activit (la production de services)
On peut ainsi btir un tableau de bord constitu dune collection dindicateurs rendant compte de chacun
de ces lments.
Figure 3. Lapproche systmique pour btir le tableau de bord dune structure : sintresser aux changes
de la bibliothque avec son environnement
Fournisseurs
moyens de fonctionnement :
documents, mobiliers, outils
informatiques
Bibliothque
demande de
services : se
former, se divertir,
sinformer.
offre de
services
Usager
s
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Tableau 1. Quelques exemples dindicateurs identifis dans le cadre dune approche systmique
Objet du suivi
Indicateur
Formules de calcul
Indicateurs rendant compte de laccomplissement des missions
Taux dinscription
Nombre dinscrits individuels /
Quel est limpact
population de la commune
effectif de la
Nombre dinscrits individuels /
bibliothque
population habitant moins dun km
municipale dans laccs
de la bibliothque
la culture des
citoyens ?
Taux dinscription
par CSP (c'est-dire par catgories
socioprofessionnelles)
Remarques
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Btir le tableau de bord de la bibliothque, cela va consister identifier les questions essentielles
que lon veut traiter pour rendre compte de son action, trouver les indicateurs les plus
pertinents et en effectuer le calcul et lanalyse priodique. Lapproche systmique permet
simplement dorienter la rflexion vers ce que lon juge le plus important pour apprhender
rapidement laction de la bibliothque dans sa globalit.
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Pour approfondir cette distinction se reporter la norme NF ISO 2789 Information et documentation - Statistiques
internationales de bibliothques (juin 1995).
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4. Sinscrit-il plutt dans la sphre du politique (suivre les rsultats par rapport aux besoins) ou dans
celle de la gestion (suivre les rsultats par rapport aux moyens) ?
5. Doit-il faciliter la comparaison avec dautres bibliothques, dautres projets ?
6. Faut-il plutt prparer un tableau de bord oprationnel (suivre les diffrents aspects dun projet
bien dlimit) ou plutt dun tableau de bord de pilotage (faire la synthse du suivi de plusieurs
activits, de plusieurs projets)
7. Doit-il faciliter lanalyse diachronique (reprer des volutions) ou privilgier lanalyse synchronique
(surveiller, dtecter une situation) ? En consquence doit-il tre stable pour mieux identifier les
volutions ou est-il volutif par nature ?
8. Doit-il suivre les seuls rsultats ou doit-il galement sintresser aux dlais, aux ressources
employes ?
mais cela finit par compliquer lanalyse. Certains psychologues prtendent quun individu ne peut
apprhender efficacement plus de 7 indicateurs.
Mieux vaut prfrer peu dindicateurs mais ne pas hsiter en changer (en fonction des priorits,
des volutions constatesSi les CSP ne veulent plus rien dire et si lINSEE peine se faire
comprendre des individus lui fournissant leur CSP, opter pour un autre indicateur).
Avant de conclure cette tape, bien vrifier que chaque indicateur pourra effectivement tre
calcul (rien ne sert danalyser la frquentation ou linscription par quartiers si lon ne connat
pas avec prcision la population de chaque quartier) et cela suffisamment rapidement (mieux
vaut ne pas avoir attendre le prochain recensement de lINSEE).
Etape 3. La mise en forme des indicateurs
Si le tableau de bord sadresse une autre personne que celui qui llabore, il faut jouer sur les
diffrents modes de reprsentation. Certaines personnes lisent mieux un tableau de chiffres
quun graphique, dautres apprhendent mieux un histogramme quune courbe ou un radar.
Pour tre crdibles et rfutables, tout graphique, tout tableau doivent tre accompagns dun
titre (quest-ce que cela reprsente ?), dune lgende (quelle est lunit ? de quel pourcentage
sagit-il ?) et si possible de lorigine des donnes (o le lecteur pourra-t-il contrler les
informations utilises, approfondir lanalyse ?), ventuellement en renvoyant une fiche
technique plus complte, prcisant les procdures de collecte et de traitement de linformation.
Etape 4. Les modalits de mise en uvre
Il sagit de prciser les procdures de collecte de linformation, de contrle, de calcul et de mise en
forme. Chaque procdure dtermine qui prend en charge chaque opration, quel moment lopration
doit tre effectue et le cas chant comment procder. La formalisation de ces procdures permettra
non seulement de guider les agents chargs de llaboration rgulire du tableau de bord mais
galement de tenir la disposition de son destinataire lensemble des informations concernant sa
production.
Si le tableau de bord sadresse la tutelle ou son suprieur hirarchique, mieux vaut en faire
une prsentation et obtenir un accord formel avant de le mettre en uvre. Cela permettra
dviter quelques ractions pidermiques du chef qui se sentirait valu sous prtexte de
statistiques.
Si les agents de la bibliothque doivent participer la collecte ou au traitement de
linformation, mieux vaut sengager dans une dmarche participative ds le dbut de la
conception de ce tableau de bord afin que chacun se convainque bien vite quil ne sagit pas
despionner, de fliquer mais bien dobjectifs plus louables. Cela vitera dobtenir des
informations certes avantageuses mais peu conformes la ralit. De mme, si des carts
importants surviennent entre les objectifs et les rsultats obtenus, il sera indispensable
dassocier lquipe lanalyse de ces carts puis lidentification des mesures correctives.
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