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Este documento sirve como lectura base para las discusiones y ejercicios con
documentos. Los debates girarn en torno a los cinco ejes ordenadores que se
proponen aqu. Cada ejemplo ser analizado desde distintas perspectivas y en base a
los criterios definidos.
El objetivo de estos apuntes es general, es decir que sirva como ayuda en la
preparacin de presentaciones para muchas agencias financiadoras distintas tanto
pblicas como privadas.
Introduccin
Cada presentacin profesional (en este caso un pedido de subsidio o una propuesta)
es una oportunidad nica para lograr el objetivo propuesto. A veces hace falta
conseguir dinero para que ese deseo se vuelva realidad. Y para obtener fondos se
necesita primero invertir mucho esfuerzo armando un documento que cumpla no
solamente con lo que el solicitante pretende, sino que tambin responda, por un lado,
a los propsitos (la misin) y, por otro, a los parmetros definidos por las propias
agencias financiadoras.
A qu nos referimos al marcar que se debe tomar en cuenta tanto al deseo personal
como la misin institucional del ente financiador? Pues a que cada propuesta o pedido
de dinero forma parte de un proceso comunicativo que obliga a armar un discurso
que sea comprendido por todos los actores, es decir los que piden y los que ofrecen
los subsidios y que se atenga a los deseos de ambas partes. En ese sentido, el
discurso debe volver compatibles los objetivos del solicitante con los de la agencia
financiadora -que no siempre coinciden.
Participan del proceso comunicativo: (a) un emisor/el candidato -que codifica y
enva un mensaje-, (b) un receptor/los evaluadores y el ente financiador - que
decodifican el mensaje y, en ocasiones, (c) uno o varios referencistas, que se
ofrecen como puente entre los dos primeros.
Variabilidad de situaciones
De cuantas formas es necesario presentar las mismas ideas y antecedentes
personales? Es posible planificar cada paso, o incluso predecir el resultado, de un
proceso de solicitud? La respuesta para la primera pregunta es relativamente simple:
dado que existen muchas situaciones y que cada una tiene sus caractersticas
(impuestas por la variabilidad externa), se torna necesario presentar los pedidos en
forma acorde a la situacin. Para un museo ser distinto armar una sala de
exposicin, un nuevo depsito, o un laboratorio de restauracin y conservacin y cada
pedido de fondos debera reflejar esas diferencias. Tambin ser distinto planificar
proyectos de corta, mediana o larga duracin. Y debern tambin ser distintos los
pedidos que se armen para presentar a un llamado de concurso versus los que se
soliciten a instituciones que no han previsto ofrecer dinero para financiar este tipo de
proyectos.
La segunda pregunta se responde con un si enftico, es decir que es necesario
planificar cada paso. Si bien la planificacin no siempre asegura un resultado final
satisfactorio, al menos permitir entender la lgica del proceso de evaluacin. La
debida comprensin de la lgica del proceso permitir armar el siguiente pedido que
resulte exitoso, ya que el anlisis de los pasos seguidos permitir identificar la llave
para la preparacin de la siguiente propuesta.
Auditorio
El mensaje que se proyecta a travs de las presentaciones llega a un receptor o
auditorio, el cual esta conformado por los evaluadores y/o los comits de seleccin.
Este es un tipo de desafo como el mencionado en el acpite previo. Para neutralizar
el impacto que suelen imponer las diferencias de personalidad y gustos de los
individuos que componen el auditorio, es necesario que el mensaje llegue a todos los
integrantes, ya sea en forma individual o grupal. Es decir que cada situacin obliga a
lidiar tanto con la variabilidad generada por el el auditorio como unidad, como con
otra ligada al modo de percepcin individual de cada individuo formando parte del
comit de seleccin.
Para asegurar una buena recepcin del mensaje por parte del auditorio sugerimos, a
modo de gua, una serie de preguntas que permitirn acomodar el formato de cada
presentacin. Las tres primeras reflexionan acerca de la variabilidad generada por el
auditorio. La ltima concierne a la forma individual e idiosincrtica como cada
receptor capta, entiende y memoriza ideas, datos y mensajes.
Quines componen el auditorio de la evaluacin?
En los procesos de evaluacin y seleccin de pedidos de subsidio el auditorio esta
compuesto bsicamente-por evaluadores, aunque puede variar en relacin a la
cantidad de personas que lo componen pudiendo ser una sola o varias.
En los casos de presentaciones escritas, el auditorio se limita a un solo lector, o quiz
a una secuencia de lectores aislados; en estos casos el escrito es percibido
Qu busca el Evaluador?
Espera dos cosas: (a) conocer algo o todo respecto del tema o el propsito del pedido
y, (b) algo o todo acerca de la/s persona/s que piden el dinero. En la etapa de
planificacin, cada candidato debe analizar las caractersticas del evaluador y, luego
de arribar a conclusiones, predecir las cualidades que privilegiarn en el pedido. De
este modo se puede armar una propuesta que haga hincapi en aspectos que los
evaluadores consideran importantes.
En teora, muchas veces se puede recabar informacin que permita acceder a los
criterios de evaluacin. Por lo general, los datos relevantes se encuentran expresados
en las mismas bases del concurso y por lo tanto conviene leer atentamente las
condiciones del llamado. A veces, los lineamientos que manejan los evaluadores se
encuentran disponibles por escrito, o se puede acceder a ellos mediante consultas con
la misma agencia patrocinante del concurso. Otro recurso consiste en consultar con
personas que hayan participado previamente como evaluadores en concursos
similares. Tambin la consulta con participantes o ganadores de aos anteriores
puede arrojar pistas acerca de las caractersticas que normalmente presentan las
propuestas que finalmente resultan financiadas.
Qu caractersticas tiene el auditorio Evaluador?
Esta pregunta se refiere a la formacin acadmica del auditorio y al tipo de situacin
que se enfrenta. Interesa, por ejemplo, determinar si se trata o no de especialistas en
el tema. Una vez conocidos los antecedentes de los evaluadores, se puede decidir
preparar una presentacin acorde a las caractersticas de las personas que lo
componen.
Por otra parte, antes de redactar la propuesta, ser necesario conocer el universo
potencial de individuos invitados a evaluar. Conviene conocer su experiencia en
evaluacin e identificar posibles incompatibilidades entre los criterios que
habitualmente usan y los de la agencia o institucin patrocinante.
La necesidad de ejercer cierto grado de control es de suma importancia dado que la
opinin de los evaluadores tiene impacto directo en la aprobacin o no- de la
propuesta. Nuestra recomendacin principal es preparar un mensaje congruente con
las expectativas del auditorio y su nivel de conocimiento o formacin, lo cual implica
identificar las particularidades del auditorio y definir aquello que puede entender y
ejemplos;
conceptos generales o abstractos;
comparaciones o analogas;
descripciones;
recursos visuales
Mensaje
Distinguimos aqu dos significados para este trmino. El primero, cubierto ms arriba
al explorar las exigencias de un auditorio, se refiere a las ideas y temas que se
pretende transmitir. El segundo significado, que exploraremos ahora, se refiere a la
imagen o, en este caso, la descripcin de las cualidades y habilidades personales que
el solicitante desea proyectar.
El candidato siempre aspira a que se considere su proyecto como el ms atractivo (y
por ende el que probablemente resulte financiado). El desafo es dilucidar cmo
presentar el mensaje de tal forma que el evaluador llegue a la misma conclusin.
El mensaje puede ser enviado simultneamente de manera implcita y explcita.
Ambas se retroalimentan para asegurar que el mensaje proyecte el significado que
desea transmitir el emisor:
Mensaje explcito: cuando porciones del mensaje se corroboran con datos concretos
mencionados en el pedido, en los antecedentes del solicitante, o en la carta
referencia. Los mensajes explcitos constituyen una de las maneras de ejercer algn
grado de control sobre el proceso de evaluacin (ver tambin abajo el acpite de
"control").
inmediato.
Cuarto: decidir cules quiere mostrar en la presentacin y, en base a ellas, definir la
imagen a proyectar.
Quinto: decidir la etapa de la presentacin escrita donde convenga mencionarlas.
Sexto: planificar el modo explcito e implcito de transmitir la imagen.
Estos pasos permiten no slo conocer los puntos fuertes y dbiles sino tambin
definir la imagen que se proyectar, as como su posible impacto en la obtencin del
subsidio. Una vez que se identifican las cualidades que formaran parte de la imagen,
se puede planificar bien el formato en que se acuar el mensaje as como definir el
lugar adecuado para incluirlo en el escrito final.
Control
Entendemos por Control a la posibilidad de influir -en alguna medida- sobre el anlisis
que los evaluadores hacen de los candidatos. Todo solicitante debera aspirar a
controlar -al menos en parte- el proceso de evaluacin dado que representa la
oportunidad de quedar mejor posicionado al final. En ese sentido, la posibilidad de
ejercer control depende bastante de la forma en que se transmiten los mensajes ya
sea explcitos e implcitos-, de relacionarse con el auditorio, y con la capacidad de
adaptarse a exigencias diferentes.
El control puede ser pasivo o activo segn el acceso que se tenga al evaluador.
El pasivo es el que se ejerce por intermedio de distintos tipos de agentes,
generalmente predomina en las presentaciones escritas y es mediado por el
documento generado por el candidato y ledo por el evaluador. En estos casos, las
formas del mensaje deben variar de acuerdo a lo que busca el auditorio e implica un
mayor grado de planificacin ya que se deben anticipar los tems que prefieren los
evaluadores. En algunos casos este tipo de control perdura si se logra guiar al
auditorio hacia aquellos puntos importantes del mensaje, por ejemplo, a travs del
modo de editar el hilo argumental de la propuesta.
El control activo, en cambio, se establece en situaciones presenciales, por ejemplo en
una audicin o en una entrevista. Alli, el candidato puede apelar a una gama variada
de formas tales como guiar el intercambio verbal hacia temas de propia conveniencia,
o elegir el modo de comportarse.
Finalmente, otro mbito donde se puede ejercer control es en el manejo adecuado de
la informacin, los datos, o los materiales. De hecho, la idoneidad y capacidad de una
persona para llevar a cabo exitosamente lo que se propuso se manifiesta -en la
propuesta escrita- en las secciones donde se justifica la idea y donde se discuten los
antecedentes relevantes. Ambas secciones describen la importancia y relevancia del
trabajo que se propone.
Propuestas
Como mencionamos antes, el proceso de seleccin de cualquier propuesta tiene tres
protagonistas principales: el solicitante, el evaluador y la entidad financiadora. En
algunos casos, a esto se debe agregar la intervencin de uno o ms referencistas
que, an siendo protagonistas secundarios, son igualmente importantes porque
avalan la propuesta.
Cada propuesta es una suerte de transaccin. Uno de los protagonistas -el solicitantese esfuerza por convencer a los evaluadores que su propuesta o producto es el
mejor. A su vez, la agencia financiadora se reserva el derecho de evaluar con cuidado
y seleccionar -o comprar- segn sus criterios aquella propuesta que ms se acerque
a la misin de la institucin. An a riesgo de repetir una "verdad de perogrullo"
recalcamos que al iniciar los procesos de seleccin de un concurso, las instituciones
donantes prometen subsidiar uno o ms propuestas pero, al mismo tiempo,
desconocen cul pedido ser financiado. El desafo para cada solicitante es, entonces,
convencer a los evaluadores que fijen su inters especficamente en su propuesta y
no en otra.
Para llamar la atencin y retener el inters del evaluador, el candidato debe asegurar
que el revisor interprete no solamente los objetivos de la propuesta sino tambin la
capacidad e idoneidad del que se postula para llevar a cabo las actividades
propuestas. La mejor manera de hacerlo es transmitiendo el propsito y las acciones
en lenguaje claro y preciso. A lo largo del texto debe construirse una correspondencia
ajustada entre los objetivos, la metodologa que se utilizar, y las expectativas
generadoras y creativas, empleando todos los recursos para que el mensaje
proyectado llegue al lector/evaluador.
Cuestiones bsicas y generales de las propuestas
Funcin y formato
Cada propuesta se sustenta sobre tres patas:
1. una idea,
2. su relevancia y la forma de resolverlo,
3. la idoneidad y capacidad para llevar a cabo las tareas necesarias para que la idea
se convierta en realidad.
En otras palabras, slo al identificar todos los componentes de la idea, demostrar la
forma en que se conectan, delinear su importancia en forma clara y explcita, y
mostrar cmo se van a encarar y llevar a cabo las acciones que la conviertan en
realidad, se logra convencer al evaluador de que la propuesta plantea un desafo que
vale la pena encarar y que el solicitante es la persona o institucin indicada para
cumplir lo prometido.
ejecutiva y control sobre la totalidad del proyecto. En este sentido existe una
recomendacin repetida hasta el cansancio y que ofrecemos tambin aqu: nunca
usen el verbo intentar ni sus sinnimos, ya que describen exactamente lo opuesto a
lo que debe ser una propuesta. En efecto, la propuesta promete realizar
actividades que se van a llevar a cabo pase lo que pase, nunca admite que se
limitar a intentar llevar a cabo actividades.
Si bien ms arriba afirmamos que cada propuesta o pedido de fondos es una ocasin
nica y, como consecuencia, que el formato debera ser flexible y adaptarse de
acuerdo a las circunstancias externas e internas, existe una estructura general que
suele ser aceptada.
Estructura Bsica
La estructura bsica se compone de cuatro partes principales: (1) la idea o el
problema que se busca solucionar, (2) qu se espera lograr, (3) cmo se va a llevar a
cabo y (4) cules son los recursos necesarios.
La idea : introduccin, objetivos, antecedentes.
La primera parte de cada propuesta introduce al lector en el tema general
identificando el objetivo especfico o la idea creativa en forma lgica y escalonada. Se
busca explicarle al lector la estructura de la presentacin y el fundamento que
justifica el pedido. Es el momento en que se tiende el puente informativo entre el
autor y el lector.
Al mismo tiempo que se describen los datos relevantes y se presentan las premisas
sobre las cuales se basa la justificacin del proyecto, se muestran -de manera
implcita- las cualidades adquiridas por el candidato durante su formacin, as como
su nivel de madurez profesional. Esto se deja traslucir en:
Cunto se conoce del tema elegido,
la sofisticacin de su entrenamiento metodolgico-tcnico,
la capacidad de anlisis de trabajos ajenos anteriores.
Un marco general discute los antecedentes, all se contextualizan los proyectos que
antecedieron a ste, y que son relevantes ya sea directa o indirectamente. Esta
evaluacin crtica mostrar aquello que se ha hecho y lo que queda por hacer, lo
bueno y malo de cada uno, as como las lecciones que se aprendieron de los aspectos
positivos y negativos de cada uno. Semejante anlisis de los antecedentes cimienta
las bases que permiten construir las ideas originales propias y, como resultado,
justifica lo que se propone. En esta primera parte se debe, entonces:
Anunciar todo lo que se desarrollar en detalle a lo largo de la propuesta.
Informar acerca de las obras previas que sirvieron de base para desarrollar estas
ideas, as como su metodologa.
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Cul es el propsito?
Qu se espera generar?
Qu significa y cul es la relevancia?
Prximos pasos, en caso que exista un programa a largo plazo
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ineficiencia.
El cronograma o camino crtico se refiere aqu bsicamente al plan de accin que
detalla la relacin y secuencia entre cada uno de los pasos o las actividades- que se
completarn hasta realizar todo lo proyectado. Muestra no solamente la
interdependencia y secuencia necesaria de cada actividad, sino tambin cunto
tiempo durar cada una. Generalmente se presenta en forma de diagrama
especificando la fecha de ejecucin y finalizacin de cada actividad.
Los recursos necesarios y la logstica previstas para cada proyecto son variables e
incluyen tanto las necesidades materiales como las de personal idneo. El solicitante
debe precisar cuidadosamente dichas necesidades y hacerlas corresponder en forma
realista no slo con los objetivos y envergadura del proyecto, sino tambin con el
presupuesto presentado. En esta parte se deben ordenar primero las necesidades
totales y, a continuacin, distinguir claramente los recursos solicitados de aquellos
con los que ya se cuenta o que se obtendrn en otra parte.
El presupuesto traduce el plan de trabajo en costos concretos. Cada agencia
auspiciante est dispuesta a financiar determinados rubros o establece cierta
proporcin para cada categora de gastos dentro del presupuesto total. En caso de
existir reglamentaciones al respecto se deben respetar. No obstante, por lo general
los tems especficos comprenden gastos tales como:
traslado y viticos,
honorarios,
contratos y subcontratos (por ejemplo, alquiler de vehculos),
compra de materiales,
compra de equipo,
anlisis varios,
insumos de librera o similares,
elaboracin de informe (en caso tales como conservacin).
Control
Ya se sugiri ms arriba que el proceso de seleccin puede entenderse como una
especie de transaccin entre un vendedor -el candidato- y un comprador, es decir el
comit evaluador y la agencia o institucin financiadora. El candidato sabe que la
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opinin del evaluador es definitoria y por ello se propone desplegar una estrategia
que le permita vender su producto.
Cada situacin necesita una estrategia especialmente diseada y, por ende, se debe
planificar bien dnde y cmo ejercer control. Controlar la propuesta se manifiesta en
que se acoten bien los objetivos, se sistematicen los datos disponibles, se seleccionen
la metodologa adecuada y se determinen y especifiquen cada uno de los recursos
necesarios.
Un error muy frecuente en las propuestas armadas por personas inexpertas es
renunciar al control y autora del escrito/ propuesta. Esta equivocacin puede
suceder, por ejemplo, en caso de no haber reparado en la importancia de convencer a
los evaluadores de su idoneidad para dirigir, de su conocimiento del tema y de la
autora intelectual de las ideas y justificacin. Tambin se manifiesta, a veces, en la
costumbre de aceptar y pretender reproducir, sin discusin crtica, la forma de
encarar trabajos ajenos y que, por otra parte, se describieron en la seccin de
antecedentes.
De hecho, se pierde autoridad y control cada vez que se abusa de la cantidad y
extensin de las citas textuales. Las citas textuales proyectan mayormente una
imagen negativa del candidato. Por ejemplo, puede sugerir que no tiene ideas
propias, que no sabe construir los argumentos para fundamentar su propuesta, que
no confa en sus propias palabras o, en el peor de los casos, que no sabe lo que
busca.
Entonces, para "controlar" el armado de la propuesta hay que realizar una juiciosa
seleccin de antecedentes, seguida de una argumentacin clara; los objetivos
planteados deben aprovechar la informacin disponible y ser muy especficos.
La metodologa es otra seccin donde se puede perder el control. Es habitual limitarse
a describir y explicar los mtodos y tcnicas que se utilizarn. Sin embargo, se debe
estar alerta a los peligros que ello entraa ya que solamente se puede demostrar
control justificando adecuadamente los mtodos elegidos. Una pregunta que
constantemente ronda la cabeza del evaluador es la siguiente: es ste el mtodo
adecuado y apropiado para esta propuesta? El autor de la misma debe plantearse
dicha pregunta y responderla en forma explcita. Si no lo hace, caer en la trampa de
no demostrar que conoce lo que busca o que sabe cmo encontrarlo.
Finalmente la mecnica de redaccin de las propuestas es una parte esencial de la
estrategia de control. La coherencia interna y la conexin de las ideas, redactadas
dentro de una lnea argumental clara, constituyen la forma de facilitar la lectura fluida
de la propuesta. En otras palabras, se debe armar una secuencia lgica para la
presentacin y justificacin del problema, as como exponer la forma en que se
encararn las acciones para llevar a cabo el estudio.
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Debe haber una total correspondencia entre los objetivos del proyecto, los mtodos
que se van a implementar, los equipos y herramientas que se solicita comprar, y
participantes del proyecto que lo llevarn a la prctica. Por ejemplo, si el objetivo es
armar una exhibicin, no es relevante describir mtodos para mejorar las condiciones
del depsito, este ltimo se debe reservar para un proyecto de caractersticas
distintas.
Para especificar los recursos necesarios deben tomarse en cuenta tanto los recursos
humanos como los materiales (herramientas, equipos o muebles). La calidad y
cantidad de materiales solicitados deben corresponder a los objetivos y metodologa
propuesta en las secciones anteriores. Para respaldar este pedido conviene describir
las caractersticas fsicas y las condiciones del lugar donde se realizar el trabajo
proyectado de modo que el evaluador conozca si las condiciones fsicas y el
equipamiento existente son adecuados.
Sobre la base de lo anterior, en el presupuesto debe incluirse una lista con montos
exactos. El listado debe ser preciso, especificando la cantidad y propsito de empleo
de cada tem del presupuesto con su costo exacto y sin omitir ningn elemento
mencionado en las secciones anteriores. En este tipo de propuestas es admisible
realizar pedidos a distintas agencias para cubrir diversos aspectos del trabajo. Por lo
tanto en esta seccin debe mencionarse si existe un pedido ya acordado, es decir una
contraparte, que puede consistir en especialistas, equipos o fondos financieros.
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Conclusiones
Tamaa cantidad de recomendaciones como las ofrecidas aqu conforman meramente
una parte de las cuestiones que determinan el xito de la empresa. Si bien podramos
inundarles con ejemplos particulares, ello significara abundar en la casustica, cuando
lo que en realidad queremos, es enfatizar la importancia de crear el hbito de pensar
deductivamente. Con esto nos referimos a que esperamos que comprendan que
deben construir una forma de pensar que sea por un lado flexible pero, por otra
parte, esa flexibilidad e impulso creador tengan orientacin y parmetros concretos,
as como propsitos definidos. Asimismo, esta modalidad de pensar incluye la
capacidad de concebir una propuesta desde dos puntos de vista, por un lado que
describa ajustadamente la visin y los objetivos personales y, por otro, que tome en
cuenta cmo lo interpretarn los que se encuentran "del otro lado del mostrador", es
decir los que terminarn financiando o no- el pedido.
Apndices
Apndice 1:
Comentarios de un evaluador en Inglaterra
"In general terms, my experience of working or arts funding agencies has taught me
that the main reasons people fail are usually quite simple:
1- not meeting the criteria of the funding programme or the aims and objectives of
the funding body
2 -not completing the form fully - for example, failing to give full information about
the project, poor budget presentation etc
3 -failing to give clear evidence of need
4 -lack of evidence of efforts to generate own income or to raise funding from
elsewhere
5 -not being of a high enough artistic standard
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6- just not being as good as other applications - demand usually outstrips supply as
you know."
Apndice 2:
Procedimiento para pedidos de fondos de un museo en Chile
"Por la experiencia de 20 aos que tengo en Administracin de este Museo, y por la
cantidad de exposiciones que hemos trado tanto del extranjero como del pas, le
puedo informar como procedemos nosotros.
Cuando se comienza a planificar una exposicin hay que definir la duracin.
Si ser corta (dos o tres meses) o larga (seis meses o mas) Esto es significativo por
los tems de seguridad y seguros. Para el tem seguros hay que tener el listado pieza
a pieza con su respectiva tasacin y los seguros se contratan clavo a clavo (ida y
regreso al lugar de origen)
Si es del extranjero o del pas es necesario saber si vienen uno o ms comisarios y/o
curadores para cotizar los pasajes y viticos para traer y llevar la muestra.
En el catlogo, afiche y otros impresos hay que considerar texto, diseo, fotos e
impresin.
Un detalle importante es tener el diseo de museografa para calcular los costos de
los montajes de las piezas (vitrinas especiales, maniques, soportes, iluminacin
especial, etc.)
Una vez definido el presupuesto es necesario armar una carpeta bien presentada con
informacin sobre la exposicin, con fotos, detalles del catlogo, afiches e impresos
en general, teniendo en cuenta que all irn los nombres de los patrocinadores y
auspiciantes a quienes les presenten el proyecto.
Adjunto listado de tems imprescindibles para hacer un clculo de lo que cuesta hacer
una exhibicin temporal"
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Inauguracin
Seguridad (guardias)
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