EL BALANCE DE COMPROBACION

1. DEFINICION:
Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que
le permite hacerse una idea sobre la situacin de su empresa, y las
operaciones realizadas en el periodo. Seles denomina tambin
Balances de Comprobacin. El objetivo final de este balance es
comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.
Ahora bien, esto no significa que todo est en orden, sino nicamente
que la contabilidad est cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar
a un proveedor habrselo anotado a otro. En este caso el balance de
Sumas y Saldos saldr correcto y sin embargo la contabilidad estar
mal realizada. La revisin de las fichas de Mayor, una a una, junto con
el balance de Sumas y Saldos ser lo que nos d la garanta de que
todo est en orden. A diferencia del Balance final, el balance de
comprobacin de sumas y saldos no requiere de personificacin
contable, del clculo del resultado del periodo, ni del cierre de la
contabilidad para su elaboracin. A estos Balances se refiere el
artculo 28 del Cdigo de Comercio, al sealar que: "Al menos
trimestralmente se transcribirn (al libro de inventarios y cuentas
anuales) consumas y saldos los balances de comprobacin En este
sentido podemos entender el Balance de comprobacin como un
documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un
documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos
Balances de comprobacin como estime necesarios.
Su estructura es la siguiente:
Balance de comprobacin de sumas y saldos:
Cuenta

Suma Debe

Suma Haber

Saldo Debe

Saldo Haber

Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos:

1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en
l debe como en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene
por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o

de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto

Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el
Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
IMPORTANCIA
El balance de comprobacin es importante porque sirve para localizar
errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el
encontrarlos en detalle y corregirlos Adems es til para comprobar la
exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin
para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho
ms sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos
directamente del mayor.

Asientos de Ajuste
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo
real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados
financieros. Cuando los saldos delas cuentas no son reales es necesario
aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable
llamado asiento de ajuste.
Clases De Ajustes
Ajustes ordinarios: Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la
empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las
siguientes cuentas:

Caja
Bancos
Provisiones y deudas de difcil cobro
Inventario de mercancas
Depreciacin acumulada
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Provisiones para obligaciones aborales

1. Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la

existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe
comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin se
pueden presentar los siguientes casos: El valor total del arqueo de caja

puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un

faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste. En
el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es
necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando
Caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que
ocasiono el faltante as:
Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no
registrados en libros. Ejemplo: El cajero pag servicios de cafetera
por $4.000 y no los registr, hay un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS
GASTOS DIVERSOS
Elementos de aseo y
de cafetera
Caja
Caja General

DEBE
400

HABER

400

Ejemplo 2:
El cajero consign %50.000 y no los registr. Se presenta un faltante por
esevalor.
Asiento de ajuste:
CUENTA
BANCOS
CAJA

DEBE
50000

HABER
50000

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas

El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa
y sale de Caja.
Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte en
deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a
trabajadores
Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000
Asiento de Ajuste:
CUENTA

DEBE

HABER

CUENTAS POR
COBRAR A
TRABAJADORES
Otros-Cajeros
CAJA
Caja General

9000

9000

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros:
En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un
ajuste por este valor.
Para llevar al saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario
aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda,
segn la razn del sobrante, as:
Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado
por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
Asiento de Ajuste:
CUENTA
CAJA
Caja
General(Sobrante)
CLIENTES
Hugo Castillo

DEBE
17000

HABER

17000

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliacin bancaria:

Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea,
comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del
extracto bancario. Extracto bancario es el documento que elaboran
mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de
ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la
cuenta por consignaciones, depsitos, giros de cheques, retiros, notas
dbito o crdito y los saldos. Al conciliar cada cuenta bancaria se
identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia
encontrada. Las diferencias ms frecuentes pueden ser:

 Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no

registradas por la entidad bancaria.
Por valores que aparecen en el extracto que an no se han
registrado en la empresa.
En estos casos en la empresa realizamos ajustes as:
Por nota debito: el banco nos enva notas debito por conceptos de:
cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por
sobregiros, intereses por prstamos y otros servicios bancarios. Estos
disminuyen el salde de la cuenta de Bancos, por lo tanto la acreditamos,
y se debita la cuenta que corresponda segn el caso. Cuando la empresa
no ha recibido las notas dbito por cualquier concepto, al recibir el
extracto debe realizar el ajuste.
Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500
correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.
Asiento de ajuste:
CUENTA
Gastos diversos
tiles, papelera y
fotocopias
BANCOS
CONAVI

DEBE
12500

HABER

12500

Por notas crdito: El banco enva notas crdito por concepto de

prstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes,
rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro.
Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe
elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita;
y se acredita la cuenta que corresponda, segn el caso.
Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crdito por valor de
$35.000, correspondiente a la consignacin del cliente DIEGO PEREZ, no
contabilizada por la empresa.
Asiento de ajuste:

CUENTA
BANCOS
CONAVI
CLIENTES
DIEGO PEREZ

DEBE
35000

HABER
35000

3. Ajuste por provisin cartera o estimado para deudas de difcil cobro: El

valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes
por venta de mercancas crdito. Estos saldos deben aparecer en el
balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se
pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de
domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario
estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance
General, en la seccin de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

CLIENTES
PROVICIONES
Saldo Real de Clientes

487300
-9566
468734

4. Ajuate Por Inventario de Mercancas en Las Empresas con Sistema de

Inventario Permanente: Al comparar el valor total del inventario fsico de
mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes
casos: Inventario Fsico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de
Mercancas: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un
ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancas no fabricadas
por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; porque esto
ocurre, generalmente por malos registros en los libros. Ejemplo: al
comparar el inventario fsico con el valor en libros de la cuenta de
mercancas se presenta un sobrante de $250.000.
Asiento de Ajuste:
CUENTA
MERCANCIAS NO
FABRICADAS POR LA
EMPRESA
(sobrante de
mercancas en
inventario)
COMERCIO AL POR

DEBE

250000

HABER

MAYOR Y AL POR
MENOR
(sobrante de
mercancas en
inventario)

250000

Inventario Fsico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de

Mercancas: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar
el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancas no
fabricadas y debitando la cuenta segn la razn que haya ocasionado el
faltante, as: Ejemplo: al realizar el inventario fsico de mercancas se
presenta un faltante de$245.000 ocasionado por deshidratacin de los
artculos.
Asiento de Ajuste:
CUENTA
COMERCIO AL POR
MENOR Y AL POR
MAYOR
MEFCANCIAS NO
FABRICADAS POR LA
EMPRESA

DEBE
245000

HABER

245000