Archivos y bases de datos

Nunca hasta el presente, ha estado la

informacin en tal cantidad y riqueza a
disposicin de las personas. La computacin, las
redes y el Internet se han convertido en medios
por excelencia para acceder a la informacin de
manera fcil y rpida. La informacin oportuna y
confiable hace la diferencia en cualquier tipo de
actividad que las personas desempeen. Por esto,
es importante saber cmo encontrar de manera
eficaz la informacin de inters.
El propsito del almacenamiento secundario es acopiar informacin. Gracias a la tecnologa y los
recursos existentes, provistos por campos como la informtica y la electrnica, las bases de datos
y sus diversos modelos, presentan en la actualidad un rango de soluciones a la cuestin del
almacenamiento de datos. Los usos ms comunes de las bases de datos, se encuentran en las
operaciones de empresas e instituciones pblicas, as como tambin en entornos cientficos,
educativos y de investigacin. En lo que sigue, se muestra como se organiza la informacin
mediante archivos y bases de datos; de que manera se puede tener acceso a los datos as
guardados y a la informacin suministrada por otras fuentes, mediante las telecomunicaciones y las
redes, que permiten ampliar el alcance de las computadoras ms all del escritorio.
Organizacin de datos en el almacenamiento secundario
Para que las computadoras puedan almacenar y procesar los datos, estos se organizan
regularmente en ciertos elementos. Cada uno de estos elementos se agrupa con sus similares, para
formar otro elemento ms complejo:
Carcter: Es una letra, un nmero, signo de puntuacin o signo especial.
Campo: Contiene un grupo de caracteres que agrupados conforman un dato o atributo de
informacin. Cuando se llena un formato de solicitud de ingreso en una Universidad, el nombre
de la persona por ejemplo, representa un campo; su direccin, domicilio, y otros, representan a
su vez otros campos.
Registro: Est conformado por la agrupacin de campos relacionados entre s. Toda la
informacin de inscripcin de un estudiante constituye un registro.

de

Archivo: Es un conjunto de registros relacionados. Todas las inscripciones de los estudiantes

una universidad podran conformar un archivo.
Base de datos: Est conformada por un conjunto de archivos interrelacionados. Los archivos

de
inscripcin, adems de los archivos de notas, de profesores y de materias conjuntamente
pueden
constituir una base de datos de una universidad.

Organizacin de los datos

Campo clave:
Es un campo particular dentro del registro, que permite la identificacin exclusiva y unvoca de
cada registro. La clave debe ser un valor que no se repita, como por ejemplo, el nmero de cdula
de identidad, nmero de identificacin, el nmero de carnet en una universidad o el nmero de
seguro social.
Procesamiento de Datos.
Existen dos maneras tradicionales para procesar datos. El procesamiento por lotes y el
procesamiento en tiempo real.
Procesamiento por lotes: En este procesamiento, los datos se renen por un periodo de
tiempo
(horas, das o hasta semanas) al final del cual, se procesan en una sola operacin o
lote.
Procesamiento en tiempo real: Este ocurre cuando los datos se procesan en el mismo
momento
en que son generados.
Al principio, tan slo se dispona de almacenamiento en cintas magnticas que nicamente permiten
almacenamiento secuencial. Esto obligaba a realizar todo el procesamiento por lotes. Con la
aparicin de los dispositivos de acceso directo (discos duros), fue posible el almacenamiento de
acceso directo, que permite localizar velozmente el registro de inters. Esto posibilit el
procesamiento en tiempo real, que es muy apreciado en operaciones, como las de empresas
comerciales. El procesamiento en tiempo real permite, por ejemplo, saber al instante cuntos

productos han sido vendidos y con cuntos se cuenta en inventario, en tanto se van haciendo las
ventas.
An cuando el procesamiento por lotes precedi al procesamiento en tiempo real, motivado a
factores como la disponibilidad de la tecnologa, no es correcto pensar en el procesamiento por
lotes como algo caduco. Existen procesos que por su naturaleza deben hacerse por lotes, como por
ejemplo el clculo de la nmina de una compaa cada mes.
Archivos maestros y archivos de transacciones.
Se tratan ahora dos tipos de archivos que son utilizados cuando se desea actualizar los datos. El
archivo maestro, mantiene la totalidad de registros en una versin actualizada. Por ejemplo, un
archivo usado para la elaboracin de los estados de cuenta bancarios. El archivo de transacciones,
contiene los cambios ms recientes a los registros, que permitirn actualizar el archivo maestro.
Una muestra sera un archivo con los datos temporales de movimientos bancarios a lo largo de un
mes.
Organizacin de los archivos.
La organizacin de los registros en los archivos se puede hacer de tres maneras diferentes, y para
hacer la comparacin por ventajas y desventajas, ver tabla 1:
1. Organizacin secuencial: En esta organizacin los registros se almacenan uno tras otro en un
orden predeterminado. El orden lo determina su campo clave. Los registros deben ser
ordenados
de una forma especfica para su almacenamiento, lo cual tiene su costo en tiempo.
Tiene
ventajas cuando se necesita acceso a la totalidad o una gran porcin de registros, pero
si se
trata de ubicar un registro particular puede ser sumamente lento. Con este tipo de
organizacin,
para llegar al registro 6510, deben recorrerse uno a uno, los primeros 6509
registros
anteriores empezando por el 0001.
2. Organizacin directa: Para esta organizacin, los registros no se almacenan uno tras otro,
sino
que se ubican en una direccin particular que est determinada por su campo clave. La
direccin es establecida mediante programas que usan una tcnica denominada clculo de
clave, que convierten el valor numrico del campo clave, en una direccin de almacenamiento
particular. Los programas son usados tambin para la localizacin posterior de tales
registros.
Al usar organizacin directa de archivos pueden localizarse velozmente registros
especficos.
Por ejemplo, si se desean los datos de un carro particular en un archivo con los
carros de una
ciudad, puede obtenerse casi instantneamente simplemente suministrando su
placa. Sin
embargo esta organizacin tiene como desventaja que requiere mayor espacio de
almacenamiento en disco. Adems, no es tan apta como la organizacin secuencial de archivos
para llevar a cabo un gran nmero de actualizaciones o listar un gran nmero de registros.
3. Organizacin secuencial de ndice: Es una combinacin de las dos organizaciones
presentadas, que busca aprovechar las ventajas de ambas. Los registros se van almacenando
en
orden secuencial, pero este archivo cuenta con un ndice. El archivo ndice enlista las
claves de
cada grupo de registros almacenados y sus direcciones de disco correspondientes.

Cuando se
desea buscar un registro particular, la computadora inicia la bsqueda
secuencialmente,
identificando el principio del grupo de registros. Esta organizacin es ms
rpida que la
secuencial, pero no lo es tanto como el acceso directo. Es especialmente til
cuado se requiere
actualizar ocasionalmente grandes lotes de transacciones y se necesita
disponer de acceso
rpido y frecuente a los datos.
Tabla 1.- Ventajas y desventajas de los tipos de organizacin de archivos
Organizacin de Archivos
Tipo

Ventajas

Desventajas

Secuencial

Acceso eficiente a todos o gran

parte de los datos. Menor uso de
espacio de almacenamiento.

Acceso lento a registros

especficos.

Directa

Acceso rpido a registros

especficos.

Ineficiente acceso a la totalidad o

gran parte de los registros. Mayor
uso de espacio de almacenamiento.

Secuencial de
ndice

Ms veloz que la secuencial, ms

eficiente que la directa.

Menos eficiente que la secuencial,

menos rpida que la directa.

Ventajas de las bases de datos.

Era comn en todas las organizaciones, contar con diferentes archivos sobre una misma persona,
evento u objeto. Una empresa comercial por ejemplo, con varios departamentos, como el de ventas,
cobranza y crdito, puede contar en cada uno con un archivo donde aparece un registro con los
datos de un mismo cliente. Si este cliente cambiase uno de sus datos (su direccin, por ejemplo) se
requiere actualizar este dato en los archivos de cada departamento. Si por error se omitiese uno
de ellos, causara divergencias que podran causar graves problemas.
Tampoco es prctico tener los datos dispersos. Considrese como ejemplo, que uno de los
departamentos requiera los datos que maneja otro departamento. Las bases de datos permiten
poner a disposicin informacin en su totalidad y actualizada a todos los componentes de la
organizacin. Las bases de datos ofrecen mltiples beneficios tanto a las organizaciones como a los
individuos:
Uniformidad: Si se tienen diversos archivos con la informacin relacionada dentro de la
organizacin, es probable que cada uno tenga un formato diferente, lo cual dificulta su
comparacin. El uso de bases de datos permite informacin en un formato comn.
Seguridad: Los usuarios de la informacin tienen niveles de acceso a los archivos y al tipo de
informacin que deban manejar, gestionado mediante el uso de contraseas que establecen sus
derechos de usuario.
Evitar la inconsistencia y redundancia de datos: Una base de datos permite el uso de

archivos
compartidos accedidos mediante la red, evitando que cada usuario tenga su propia
copia de
datos. De este modo se evita la duplicacin de la informacin, es decir, que se
almacene en ms
de un dispositivo de almacenamiento. Esto disminuye los costos de
almacenamiento y evita la
inconsistencia de los datos, es decir, diversas copias de un mismo
dato que no concuerdan
entre si.
Integridad de datos: Los valores de los datos almacenados deben satisfacer ciertas
restricciones de consistencia. Las restricciones son evaluadas mediante programas que
determinan si un campo es adecuado; por ejemplo, evitar que en una fecha se coloque el
nombre
de una ciudad.
Sistema de administracin de bases de datos.
Un sistema de administracin de bases de datos (database management system, DBMS por sus
siglas en ingls) es el software que permite la creacin, modificacin y acceso de mltiples usuarios
a una base de datos. La principal funcin de un sistema para la administracin de base de datos es
recopilar grandes volmenes de datos y procesarlos para obtener informacin til de inters.

El DBMS permite la recuperacin rpida de

informacin en grandes bases de datos

Una de las ventajas de un Sistema de

administracin de bases de datos es su capacidad
para el rpido acceso y recuperacin en bases de
datos grandes. Dado que el contenido de la base
de datos se hace bastante grande, la
recuperacin de datos no es cuestin sencilla. Sin
embargo, estos sistemas con el apoyo de un
hardware adecuado, proporcionan un medio para
encontrar en instantes informacin requerida de
una base de datos enorme.

Hay una gran cantidad de tareas que puede realizar un sistema de administracin de base de
datos, entre las que se encuentran, la creacin y diseo de la base de datos. Pero las tareas de
administracin pueden agruparse en una de estas tres categoras:
1. Agregar datos: Se suele contar con formularios que facilitan la entrada de los datos.
2. Clasificar datos: Es posible ordenar datos e incluso realizar algunos clculos sobre los
mismos.
3. Obtener subconjuntos de datos: Permiten la consulta de un registro particular o un grupo
de
registros que cumplan con ciertos criterios. El resultado de una consulta puede tener una
salida
impresa.
Es importante puntualizar que en el mercado existen diferentes categoras de productos (o
programas) caracterizados por su capacidad para el manejo de bases de datos, dependiendo de las

exigencias y necesidades que se presenten, que van desde programas para uso personal en
microcomputadoras, hasta programas para bases de datos muy grandes, como las de las grandes
empresas, que se ejecutan en computadoras de gran potencia.
Organizacin de sistema de gestin de bases de datos.
Una base de datos puede considerarse como un conjunto de datos sobre elementos o hechos que
estn lgicamente relacionados entre s y estn organizados bajo una estructura especfica. Los
modelos ms comunes de organizacin de bases de datos son el jerrquico, en red, relacional y
orientado a objetos.
Base de datos jerrquica: Estructura los campos en nodos en una estructura jerrquica. Los
nodos son puntos conectados entre s formando una especie de rbol invertido. Cada entrada
tiene un nodo padre, que puede tener varios nodos hijos; esto suele denominarse relacin uno
a
muchos. Los nodos inferiores se subordinan a los que se hallan a su nivel inmediato superior.
Un
nodo que no tiene padre es llamado raz, en tanto que los que no tienen hijos son conocidos
como
hojas. Cuando se desea hallar un campo en particular, se empieza por el tope, con un
nodo padre,
descendiendo por el rbol en direccin a un nodo hijo. Un sistema de
reservaciones de una lnea
area nacional puede ser representado mediante una organizacin
jerrquica. El nodo padre es
la ciudad de salida (Caracas), este nodo puede tener nodos hijos
representando las ciudades
destino. Uno de estos nodos hijos, Maracay por ejemplo, tiene a
su vez nodos hijos, que son el
nmero de vuelo. El nmero de vuelo tendr tambin nodos
hijos, que son los pasajeros. Entre
las limitaciones de este tipo de base de datos se tiene que
al borrar un nodo padre, desaparecen
tambin sus nodos subordinados. Slo podr aadirse un
nodo hijo, si existe el nodo padre. Pero
lo ms significativo es la rigidez de su estructura: slo
un padre por hijo y ausencia de
relaciones entre los nodos hijos.

Base de datos jerrquica

Base de datos en red: Se trata tambin de una organizacin jerrquica de nodos, pero un
nodo hijo puede tener ms de un solo nodo padre (relacin muchos a muchos). Existen los
punteros, que son conexiones adicionales entre nodos padres y nodos hijos, que permiten
acceder a un nodo por vas distintas accediendo al mismo en direccin descendente por las
diversas ramas. Representa una mejora al modelo jerrquico. Los vendedores destacados para
distribuir determinados productos en algunas ciudades puede ilustrar este modelo. Cada
producto puede ser distribuido por ms de un vendedor, as mismo cada vendedor puede
encargarse de diferentes ciudades.

Base de datos en red

Base de datos relacional: Esta organizacin ofrece la mayor flexibilidad ya que los datos se
almacenan en tablas diferentes, conformadas as mismo por filas y columnas. Una tabla se
denomina relacin. En una tabla las filas contienen los registros. Las columnas representan los
campos. Las tablas relacionadas poseen un campo comn, el campo clave, mediante el cual la
informacin almacenada en una tabla puede enlazarse con la informacin almacenada en otra.
El acceso a los datos se realiza mediante consultas escritas en SQL. La organizacin de bases
de datos relacional es la ms difundida en la actualidad motivada a su sencillez para realizar
operaciones de adicin, eliminacin y modificacin en contraste con la mayor rigidez de las
organizaciones jerrquicas y de red. Por ejemplo en un modelo relacional para un pequeo
negocio, se puede contar con una tabla de clientes y otra de rdenes. Las rdenes que
pertenecen a un determinado cliente son identificadas colocando el campo de identificacin
del
cliente en la orden (campo clave de la tabla de clientes), lo cual permite enlazar las dos
tablas.

Base de datos relacional

Bases de datos orientadas a objetos: Es una estructura relativamente nueva que ha

suscitado gran inters. El modelo de datos orientado a objetos, es una adaptacin para los
sistemas de bases de datos del paradigma de la programacin orientada a objetos. Se basa en
el
concepto de encapsular elementos de datos, sus caractersticas, atributos y el cdigo que

opera
sobre ellos en elementos complejos llamados objetos. Los objetos estructurados se
agrupan en
clases. El conjunto de las clases se estructura en subclases y superclases. Dado
que los valores
de los elementos de datos tambin son objetos, es posible representar los
continentes de
objetos, lo que da lugar a objetos compuestos.

El modelo de datos orientado a objetos usa los conceptos de la

programacin orientada a objetos

Tipos de bases de datos.

Existen algunas caractersticas que permiten tipificar las bases de datos, ya que estas pueden ser
pequeas o grandes, o su acceso puede ser limitado o amplio. As pues, es posible establecer cuatro
tipos: individuales, compartidas, distribuidas y propietarias.
1. Base de datos individual: Es una base de datos utilizada bsicamente por una persona. El
sistema administrador de la base de datos y los datos son controlados por el mismo usuario.
Puede estar almacenada en la unidad de disco duro del usuario o en el servidor de archivos de
una red de rea local. Por ejemplo, un gerente de ventas podra contar con una base de datos
para el control de sus vendedores y su desempeo.
2. Base de datos compartida: Son bases de datos con mltiples usuarios y que muy
probablemente pertenezcan a la misma organizacin, como la base de datos de una compaa.
Se encuentra almacenada en una computadora potente y bajo el cuidado de un profesional en
el rea, el administrador de la base de datos. Los usuarios tienen acceso a la base de datos
mediante una red de rea local o una red de rea extensa.
3. Base de datos distribuida: Segn la naturaleza de la organizacin es probable que los datos
no se almacenen en un nico punto, sino que se siten en un lugar o lugares diferentes a
donde
se encuentran los usuarios. Una base de datos distribuida es la unin de las bases de
datos
mediante redes. Los usuarios se vinculan a los servidores de bases de datos distantes
mediante
una amplia variedad de redes de comunicacin. Puede imaginarse una compaa con
diferentes
oficinas regionales, donde se encuentra distribuida la base de datos. Sin
embargo, los
ejecutivos pueden tener acceso a la informacin de todas las oficinas
regionales.
4. Base de datos propietarias o bancos de datos: Se trata en general de bases de datos de
gran tamao, desarrollada por una organizacin y que contiene temas especializados o de
carcter particular. El pblico general puede tener acceso a esta base a veces de forma
gratuita y otras mediante el pago de una cuota. Pueden ofrecer informacin que va desde

negocios, economa, inversin, tcnica y cientfica hasta servicios de entretenimiento.

Permiten
encontrar en minutos lo que tardara horas ojeando revistas.

Usos y aspectos de las bases de datos.

Las bases de datos son de gran utilidad para
todos los profesionales, bien si se trata de
bases de datos personales, de la empresa o de
los bancos de datos que permitan consultas
especiales relacionadas con sus campos de
trabajo. En todo caso la informacin representa
una herramienta que permite realizar el trabajo
con diligencia y efectividad, pues admite
almacenar y recuperar los datos de manera
organizada para contar con ellos en forma
oportuna, veloz y confiable.

Las bases de datos son tiles para todos los profesionales

La seguridad de las bases de datos es un asunto vital para las organizaciones que las poseen,
motivado al valor e importancia que stas les representan. Un aspecto sobre la seguridad se
refiere al uso de la informacin personal y privada sobre los individuos con malos propsitos, como
por ejemplo usar expedientes mdicos privados de una persona indebidamente para decisiones de
contratacin. Otro aspecto de seguridad es impedir el acceso a usuarios no autorizados a la base
de datos, para evitar la consulta, modificacin o deterioro de los datos, bien sea por impericia o
por intenciones maliciosas. La seguridad se intenta implementar utilizando mtodos que van desde
limitar el acceso fsico a los servidores de datos, hasta el uso de acceso con contraseas a los
sistemas informticos que permiten la identificacin del usuario y definen sus derechos y nivel de
acceso a los datos y las operaciones que puede realizar.
Las organizaciones de cierta envergadura requieren de los servicios de un administrador de base
de datos que es un profesional que se encarga de determinar la estructura de la base de datos
compartida, conceder el nivel de acceso y determinar cual seccin de los datos puede consultar,
modificar, borrar, agregar y procesar un usuario determinado, que es lo que se denomina asignar
derechos de usuario. Otro aspecto del cual es responsable es de mantener la seguridad y
privacidad de la base de datos.
El almacenamiento y la consulta de datos para obtener informacin de inters se van
transformando en la medida que avanza el tiempo en actividades cada vez ms sofisticadas. Las
bases de datos cada vez ms apoyan aspectos laborales, de investigacin, educacionales y de
entretenimiento. Existen por ejemplo, proyectos de origen privado y pblico en diferentes pases
donde se rene informacin de inters turstico sobre ciudades enteras. Esto hace ms cmodo a
los turistas su estada determinando hoteles, restaurantes, medios de transporte, adems de
informacin de sitios de inters.

Desde su aparicin en la dcada de los 50, las aplicaciones de bases de datos se han hecho
imprescindibles para las sociedades tecnificadas. Desde entonces, su evolucin ha continuado a la
par de la seguida por el software. Puede observarse la tendencia actual y a futuro, de un
refinamiento de herramientas que permiten extraer, de las montaas de datos almacenados en las
bases de datos, lo que realmente los usuarios desean, hacindose ms flexibles y personalizables.
Estos productos desarrollan tecnologa para el filtrado y exploracin de datos definibles por las
condiciones especificas del usuario.

Referencias

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