Gestin de la Compraventa

Mdulo 7
Las Compras en la Empresa
El aprovisionamiento II
Unidad didctica 11

Mdulo 7 LAS COMPRAS EN LA EMPRESA:

EL APROVISIONAMIENTO
Unidad didctica 11
4. Determinacin de las necesidades
5. Bsqueda y seleccin de proveedores potenciales
6. Peticin y evaluacin de ofertas
7. Negociacin de la compra y realizacin de pedido
8. Seguimiento y control de la compra

Modulo 7
Las Compras en la
Empresa:
El Aprovisionamiento

4. Determinacin de las Necesidades

El proceso de compras se inicia con la identificacin de una necesidad por

parte de un departamento usuario. Puede ser produccin, que se precisa
materias primas, materiales o equipos para la fabricacin, o gestin de stocks,
que ha de reponer algn artculo, o ventas, que demanda algn producto que
se vende sin ser transformado:
QUE HACER DESPUES DE IDENTIFICAR UNA NECESIDAD?
Una requisicin o solicitud de compra: Solicitud escrita que enva un
departamento usuario al de compras requiriendo la adquisicin de un producto
o servicio y describiendo las caractersticas del mismo. Debe incluir la siguiente
informacin:
1. Dpto. emisor de la solicitud de compra, N secuencial de la misma y
fecha de envo
2. Descripcin del producto a adquirir y fecha de envo
3. Descripcin del producto a adquirir indicando una referencia concreta
cuando esta exista
4. Cantidad a comprar
5. Garantas, servicio requerido y respuestas necesarias
6. Plazo de entrega requeridos
7. Lugar de recepcin
8. Firma autorizada para emitir la requisicin
9. Especificaciones que se hayan de cumplir tales como tolerancias,
composicin de materiales, pruebas o satisfacer rendimientos etc.

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Las Compras en la
Empresa
El Aprovisionamiento

5. Bsqueda Y Seleccin de Proveedores

Potenciales

DNDE PODEMOS BUSCAR NUEVOS PROVEEDORES?

Para elaborar una primera relacin se puede recurrir a:

El propio archivo del departamento de compras (catlogos, libros

tcnicos)

Informacin peridica (revistas tcnicas)

Anuarios de vendedores

Cmaras de comercio

Publicaciones de ferias y exposiciones

Pginas amarillas

Publicaciones de asociaciones de fabricantes

Consultas a los propios proveedores

Consultas a otros compradores

Sugerencias del propio departamento usuario emisor de la

requisicin.

Internet: buscadores especializados

Dentro de esta lista eliminaremos los proveedores que no cumplan las

siguientes caractersticas:

Instalaciones y maquinaria adecuada para el pedido

Buena capacidad tcnica y general

Situacin financiera slida

Buena imagen de mercado

Relaciones laborales satisfactorias.

CMO PODEMOS DISMINUIR ESTE RIESGO?

La ausencia de alguno de los requisitos anteriores puede poner en peligro el

cumplimiento del pedido en las condiciones necesarias. Antes de establecer

contactos con proveedores desconocidos conviene verificar que la informacin
de mercado que poseemos sobre ellos responde a la realidad. Puede ocurrir
que detrs de un experto vendedor haya una mala empresa, pero puede
tambin ocurrir que detrs de una nula o deficiente publicidad exista una
empresa que nos resulte de un gran inters comercial.

Aunque no resulta fcil obtener datos sobre la situacin financiera de los

proveedores para hacerlo podemos utilizar los siguientes procedimientos y
fuentes de informacin:

Peticin de informes comerciales a firmas especializadas

Entrevistas mantenidas con proveedores y representantes de los

proveedores

Informacin recogida de otras empresas colaboradoras

Realizador de visitas de otras empresas colaboradoras

Memorias anuales y catlogos de proveedores analizados

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El Aprovisionamiento

6. Peticin y Evaluacin de Ofertas

La peticin de ofertas es el acto con el que se solicita a los proveedores

preseleccionados informacin sobre la compra sus bienes o servicios. La
peticin debe efectuarse por escrito y ser lo ms clara y completa posible, para
que los proveedores no tengan duda acerca de las ofertas que deben cursar.

DE QU MANERA
PROVEEDORES?

PODEMOS

SOLICITAR

OFERTAS

LOS

Lgicamente debe ser la misma para todos los ofertantes para poder facilitar el
trabajo de comparacin de las ofertas recibidas. Habitualmente la solicitud de
oferta a los proveedores se realiza mediante mtodos directos o indirectos.
Mtodos directos: Son los ms habituales y consisten en el envo de
una carta o solicitud a travs de fax, mail, etc.
Mtodos indirectos: A travs de anuncios, publicaciones, revistas
especializadas etc.

COMPARACIN DE LAS OFERTAS:

La informacin que los proveedores proporcionan sobre las condiciones
comerciales de la compra venta debe organizarse para realizar un estudio
comparativo adecuado.

EN QU CONSISTE UN ESTUDIO COMPARATIVO?

Consiste en el anlisis detallado de las ventajas e inconvenientes que suponen
las ofertas recibidas. Los criterios ms importantes son:
Criterios financieros; es decir, que ofrezcan unas condiciones de
pago ms a largo plazo y/o con el menor coste financiero.
Poltica de existencias; que suministra la mercanca dentro de los
mrgenes programados por la empresa.
Calidad; que ofrezca el nivel de calidad deseado por la empresa
Econmico; que ofrezcan la operacin a un menor coste
financiero.
Servicios; que ofrezcan mayores prestaciones
Mixtos; que sean una combinacin de todos.

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El Aprovisionamiento

7. Negociacin de la Compra y Realizacin del

Pedido

Antes de proceder a al realizacin del pedido ser preciso negociar y aclarar

algunos de las ofertas u oferta seleccionada. Para que aparezca la negociacin
deben aparecer intereses en discusin, Y ambas partes, proveedor y
comprador, deben creer que merece la pena llegar a un acuerdo. La decisin
que tome el comprador vendr determinada en gran medida por la capacidad
de negociacin sobre los distintos componentes del pedido, de la definicin
previa que se haya hecho sobre cules deben ser sus posturas mxima y
mnima, as como toda la posible informacin que se haya podido averiguar
sobre las de la otra parte .

El pedido no es ms que una peticin de material en firme, es decir, una orden

de compra al proveedor seleccionado. Es el documento fsico que soporta la
solicitud de entrega . El pedido debe incluir toda la informacin y datos que
faciliten la compra. Estos deben ser:

N de pedido

Fecha

Datos de la empresa compradora

Datos del proveedor

Plazo y condiciones de entrega

Plazo y condiciones de pago

Forma de envo de la mercanca

Descripcin y cdigo del producto comprado

Cantidad de la compra

Unidades de medida del producto

Precio unitario

Importe total de la compra

Firma del responsable de compradores

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El Aprovisionamiento

8. Seguimiento Y Control de La Compra

El proceso de compras slo habr finalizado cuando las mercancas hayan sido
entregadas en el lugar, fecha, cantidad y precio acordados.
El grado de seguimiento del pedido por parte del personal de compras,
depender del volumen del pedido, del tipo de producto adquirido, de su
urgencia, de las costumbres de la empresa y de la relacin con el proveedor.

Cuando el pedido llega al almacn se debe realizar un control cualitativo y

cuantitativo:

Cuantitativo: implica el contar, medir, pesar y efectuar

comprobaciones sencillas de la mercanca recibida.

Cualitativo, consiste en realizar estudios de calidad. Normalmente

este estudio lo realiza el departamento que haya realizado el
pedido.

Si el pedido no corresponde con lo solicitado, se proceder a su devolucin a la

renegociacin de las actividades de compra venta. Por el contrario si todo a
ocurrido segn lo acordado lo ltimo es ya la aprobacin del pago del pedido.

EJERCICIO:
Seala cual de las siguientes informaciones son verdaderas y cuales falsas:
1. El objetivo principal de la funcin de compras es tener los productos
disponibles en el momento adecuado y al mejor precio posible
2. Las empresas en su gestin de compras desarrollen el proceso de
compras conseguirn comprar mejor que las que no lo desarrollen:
3. El gran n de personas que desarrollan su actividad laboral en tareas
relacionadas nos obliga a pensar en la conveniencia de que los
responsables de las empresas presten mayor atencin y participacin
a la funcin de compras:
4. Un buen responsable de compras es el que consigue que su funcin
se convierta en una tarea rutinaria y repetitiva.
EJERCICIO:
Uno de los modos por los que la funcin de compras puede contribuir al
beneficio de la empresa es eliminando mercancas de baja rotacin. Identifica
cul de los siguientes acciones llevadas a cabo por la funcin de compras
tendrn la misma contribucin:
1. Establecer un seguimiento y control del cumplimiento de la calidad y los
plazos de entrega.
2. Aumentar la variedad de nuestros productos.
3. Incorporar un adecuado soporte informtico o buen proceso de datos.
4. Diversificar las compras en varios proveedores.
5. Adquirir ms material estndar u homologado.