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EL SISTEMA CONTABLE
1.
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
1.1
Definicin de la contabilidad
Objetivos de la contabilidad
b)
c)
d)
e)
f)
2.
2
procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros
departamentos (la factura de un proveedor), los avisos de pago, de giro, etc.). Estos
documentos son enviados a contabilidad para su registro.
Las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos generalmente dan
origen a registros contables, luego a estados y extractos de cuenta que emanan del
departamento de contabilidad, constituyndose en la documentacin indispensable
para la toma de ciertas decisiones importantes por parte de la direccin de la
empresa y por los dems empleados responsables.
La direccin es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad,
precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que stos han de ser
presentados.
Al comenzar a organizar, el esfuerzo se dirige a dar respuestas a algunas cuestiones
fundamentales, simples aparentemente, pero con gran sentido.
Cules son los objetivos a alcanzar?
Cules son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos?
Cmo hay que cumplirlas?
Cundo hay que cumplirlas?
Por quin han de ser cumplidas?
Cmo controlar la ejecucin de estos trabajos?
Las respuestas a estas interrogantes permiten completar los organigramas.
En general se puede afirmar que una empresa est en condiciones de elegir, como
principio fundamental para proyectar su organizacin, una divisin de sus
departamentos por objeto o por funcin y, eventualmente, una combinacin de las
dos formas.
2.1
DIRECCIN
MERCANCA A
VENTAS
PRODUC
CIN
MERCANCA B
VENTAS
CONTA
BILIDAD
PRODUC
CION
CONTA
BILIDAD
MERCANCA C
VENTAS
PRODUC
CION
CONTA
BILIDAD
2.2
En la divisin por funciones, el trabajo se rene segn sus finalidades, de modo que
cada departamento principal se ocupa de una labor funcionalmente uniforme (por
ejemplo compras, fabricacin, ventas, etc.) para todos los grupos de mercancas,
clientes, etc., con los que opera la empresa. (Figura 2). Ntese que en esta forma
slo habra un departamento de contabilidad que comprender todos los ramos de la
empresa.
DIRECCIN
VENTAS
PRODUCCIN
CONTABILIDAD
MERCANCA A
MERCANCA B
MERCANCA C
2.3
DIRECCIN
MERCANCIA A
VENTAS
MERCANCIA B
MERCANCIA C
CONTABILIDAD
MERC A
PRODU
CCION
PRODU
CCION
VENTAS
MERC C
MERC B
PRODU
CCION
VENTAS
JEFE
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
DE
PRODUCCIN
PLANEAMIENTO
PRESUPUESTOS
CONTABILIDAD
GENERAL
JEFATURA
CONTABILIDAD
FINANCIERA
CONTABILIDAD
DE COSTOS
PLANIFICACIN
CAJA
ESTADSTICAS
7
La organizacin del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los
principios y procedimientos de organizacin cientfica, la identificacin y divisin de
los trabajos, a su normalizacin y sistematizacin, a las normas de trabajo, a la
precisa distribucin de atribuciones y responsabilidades y a la delimitacin de ciertas
responsabilidades. El departamento contable est a su vez, constituido como unidad
independiente de las otras divisiones de la empresa. Sus empleados deben
permanecer imparciales frente al significado de los hechos por ellos registrados.
La contabilidad debe quedar sometida a una revisin peridica para ser adaptada a
las circunstancias, pero esta revisin debe hacerse en un orden, ser aprobada por la
autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas
de trabajo. La organizacin contable como cualquier otra parte de la organizacin no
puede ser modificada sin autorizacin especial.
3.
b)
c)
d)
e)
Se puede considerar tambin como hecho contable, el riesgo financiero, que puede
originarse por el tiempo de uso de bienes o las circunstancias de la economa de un
pas, que pueden alterar el nivel de ciertos valores. Esto debe prever registros para
riesgos, riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones monetarias,
litigios judiciales, etc.
8
4.
CRITERIOS DE DISTRIBUCIN
En principio, una cuenta agrupa valores que tienen carcter comn. Adems,
todos los valores que se llevan a una cuenta tienen caractersticas especiales.
El nombre de la cuenta debe expresar el carcter comn y la o las
caractersticas elegidas.
b)
Los valores que posean el mismo carcter comn deben ser distribuidos en
varias cuentas o bien, el valor, una vez registrado en una cuenta, se distribuye
entre varias otras.
c)
9
Debe tenerse presente tambin que hay un lmite en la subdivisin de cuenta, ya que
una aplicacin estricta de las reglas antes expuestas puede provocar un nmero de
cuentas tan excesivo que terminara no solo por hacer prohibido el costo de la
contabilidad, sino por perjudicar la claridad tan buscada. Un desglose excesivamente
detallado no hace sino acumular informaciones que adems de no ser utilizadas por
nadie, distraen la atencin y originan prdidas de tiempo.
La finalidad de los agrupamientos y distribuciones de cuentas es la de determinar y
apreciar los rendimientos y los costos.
Las cuentas resultantes de la subdivisin de otra prueba son llamadas cuentas
derivadas o divisionarias y funcionan en la misma forma que la cuenta principal.
Toda clasificacin se establece de acuerdo a criterios claros y precisos que permitan
denominar las cuentas en forma igualmente clara y precisa. Nada es ms peligroso
como prever varias cuentas donde un empleado pueda asentar un mismo hecho,
aunque no se puede evitar totalmente, conviene por lo menos reducirlos al mnimo.
Por tanto, sean cuales fueran las circunstancias, la denominacin de una cuenta
debe expresar concisa y claramente las caractersticas de los valores que registra.
5.
EL MANUAL CONTABLE
a)
b)
c)
d)
e)
f)
10
5.2
Para el mejor logro de los objetivos del manual contable, ste debe reunir las
caractersticas siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
5.3
11
a)
b)
c)
d)
12
1101
2101
3101
4101
5101
6101
CIRCULANTE
ESTIMACIN PARA CUENTAS MALAS
CORTO PLAZO
CAPITAL SOCIAL
PRODUCTOS DE OPERACIN
COSTO DE VENTAS
Cuenta
Caja y bancos
Estimacin para documentos por cobrar de dudosa recuperacin
Proveedores
Capital autorizado
Ventas
Costo de ventas producto X
1101.01
3101.01
5101.01
Si fuera necesario puede crearse una divisin ms, es decir, crear sub-cuentas o
cuentas de tercer grado.
13
La codificacin se interpreta de la manera siguiente:
Tomemos de ejemplo la sub-cuenta 3101.01 Proveedores locales
3
Proveedores locales
Significado
PASIVO
CORTO PLAZO
Proveedores
Locales
Se carga por:
-
Su saldo:
Acreedor, refleja la obligacin a cargo de la empresa derivada de bienes y
servicios recibidos.
f)
14
g)
5.4
APROBACIN:
15
EMPRESA XX, S. A.
Departamento de Contabilidad
PLIZA DE CONTABILIDAD
NO. _________
Cdigo
Cuentas/Descripcin
Vo. Bo.
Parcial
Debe
Auditora Interna
Haber
16
EMPRESA XX, S. A.
Departamento de contabilidad
No.
NOTA DE DBITO
FECHA:
Cdigo
Nombre cuenta:
Subcuentas/Descripcin
PARCIAL
CUENTAS ACREDITADAS:
Hecho por:
Revisado por:
Vo. Bo.
Auditora Interna
CARGO
17
EMPRESA XX, S. A.
Departamento de contabilidad
No.
NOTA DE CRDITO
FECHA:
Cdigo
Nombre cuenta:
Subcuentas/Descripcin
PARCIAL
CUENTAS DEBITADAS:
Hecho por:
Revisado por:
Vo. Bo.
Auditora Interna
ABONO
18
BANCO XYZ
Empresa ABC
____________________
_____________________
Cuenta 00-00-000000-0
Firmas autorizadas
Cdigo
Hecho por:
Cuentas/Descripcin
Revisado por:
Parcial
Vo. Bo.
Debe
Haber
Auditora Interna