PROCEDIMIENTO PLANEACION, DESARROLLO E

IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE
TECNOLOGIA DEL PROCESO INCORPORACION
DE TECNOLOGIA

Cdigo: GT-ITPR-02
Versin: 02
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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

Solucionar las necesidades tcnicas a nivel de desarrollo y actualizacin de
software para cumplir con los requerimientos y nuevas competencias de la SNR,
ORIPs y Notarias.
Participar en el mejoramiento continuo de los procesos, ofreciendo nuevos
servicios tanto funcionales como tecnolgicos en pro de la excelencia en la
prestacin del servicio y satisfaccin al ciudadano.
Los clientes son: la Superintendencia de Notariado y Registro, las Oficinas de
Registro de Instrumentos Pblicos, Notarias, Entidades y puntos externos.

ALCANCE:
Inicia: Identificacin, anlisis y evaluacin de la necesidad o requerimiento.
Qu hace?: Desarrollo, revisin y aceptacin tcnica; acompaamiento a la
implementacin de la solucin; mejoramiento continuo de sistemas de informacin;
Termina: Con la implantacin de la solucin.

2. RESPONSABLES:

Responsable estratgico: Jefe Oficina de Informtica

Responsable operativo: Coordinador de Grupo (Desarrollo Informtico,
Asistencia Tcnica, Centro de Cmputo), Profesional especializado, Profesional
Universitario , Analista de sistemas y tcnico.
3. DEFINICIONES:
Requerimiento Tcnico: Aviso o manifestacin de una situacin problema a nivel
tcnico, necesidades de implementacin de soluciones informticas.
Software: Instrucciones, programas, aplicaciones que ejecutan ciertas tareas en
un computador.
Control estadstico del procedimiento. Definir las herramientas estadsticas
bsicas para el control del procedimiento gestin de Soporte Tcnico.

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Histogramas: Diagramas estadsticos

Unidad de testeo o prueba. Es la escala ms pequea de la prueba, esta basada
en la funcionalidad de los mdulos del programa, como funciones, procedimientos,
mdulos de clase, etc. En ciertos sistemas tambin se verifican o se prueban los
drivers y el diseo de la arquitectura.
Integracin incremental. Cuando nuevas funciones son ingresadas al sistema se
hace la prueba basndose en la funcionalidad, la dependencia con otros mdulos
y la integracin con el programa completo.
Prueba de integracin. Se basa en las pruebas de conexiones y comunicaciones
entre diferentes mdulos. Es esencial en sistemas de cliente _ servidor o red.
Prueba de sistema. Es una prueba de caja negra incluyendo todos los
componentes del sistema desde el hardware hasta la documentacin.
Prueba de fin a fin. Es similar a la prueba de sistema pero esta involucra la
interaccin con otro hardware, bases de datos y redes.
Prueba de regresin. Es una nueva revisin en las pruebas del programa luego
de que este haya sufrido algn cambio o por apuros de tiempo o la modificacin
fue en el ambiente en que se desenvuelve. Actualmente existen herramientas
automatizadas que hacen que este tipo de pruebas no lleve demasiado tiempo.
Prueba de aceptacin. Es la prueba final basada en las especificaciones del
usuario o basada en el uso del programa por el usuario final luego de un periodo
de tiempo.
Prueba de carga. Esta basada en las aplicaciones bajo cargas pesadas,
generalmente usadas en sitios Web y en servidores con gran cantidad de datos
donde se determina en cuales puntos existen degradaciones del sistema.
Prueba de estrs. Es una prueba de carga y perfomance basada en la
funcionalidad del sistema bajo cargas pesadas, un gran numero de repeticiones,
manejo de grandes datos y demasiadas preguntas a bases de datos grandes.
Prueba de perfomance. Es una de las pruebas finales y sirve para definir los
requerimientos y la calidad del software, en base a las pruebas de carga y estrs.
Incluye entrevistas con el usuario y programador.

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Prueba de recuperacin. Es la prueba que evala que tan bien se recupera el

sistema luego de bloqueos , fallas del hardware u otros problemas catastrficos.
Prueba de seguridad. Evala que tan bien el sistema se protege contra accesos,
internos o externos, no autorizados, esta prueba requiere sofisticadas tcnicas y
herramientas.
Prueba de compatibilidad. Evala el desempeo del software en diferentes
hardware , sistemas operativos , redes, etc.
Prueba de usuario. Determina si el usuario se desenvuelve satisfactoriamente
con el programa.
Prueba de mutacin. Esta prueba esta basada en la introduccin deliberada de
diferentes cdigos externos al programa (bugs) para reexaminar si estos bugs
pueden ser detectados. Requiere gran disponibilidad de recursos de computacin.
PHVA
Planeacin: Definir estrategias de desarrollo y/o mejorar los sistemas de
informacin basados en estudios previos de factibilidad y conveniencia.
Hacer: Desarrollo, revisin y aceptacin tcnica; acompaamiento a la
implementacin de la solucin; mejoramiento continuo de sistemas de
informacin y elaborar cronograma de actividades.
Verificacin: Validar que la solucin se ajuste a la necesidad y normatividad.
Actuar: Mejoramiento continuo del proceso.

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4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con

formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.
ACTIVIDAD
ESENCIAL
Atender
solicitud

DESCRIPCIN. CMO?
Descripcin de actividades:
1. Recepcionar el tiquet de mesa de ayuda, analizar,
diagnosticar el requerimiento y asignar al funcionario
responsable.
2. Realizar anlisis, diagnstico y evaluacin

Analizar,
y evaluar
necesidad

Responsable: Jefe Oficina de Informtica y Coordinador

Desarrollo
Informtico,
Profesional
Especializado,
Universitario, analista de sistemas, tcnico.
Conocimiento: Software misional relacionado con la
gestin notarial, registral y administrativo de la SNR
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo y acceso al
aplicativo, herramientas de desarrollo.
Normatividad: Decretos, normas y reglamentacin de la
gestin registral, notarial y de la SNR; Standares para el
anlisis, diseo y programacin de aplicaciones: folio
Herramientas de control: Seguimiento a la solicitud
(Cordis).
Frecuencia: diaria
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada
Descripcin de actividades:
la
1. Realizar diagnstico y anlisis de la necesidad.
2. Hacer ajustes al software segn requerimiento.
a.
Si el requerimiento es viable por parte de la
Oficina de Informtica, se genera el ajuste al
software, y se comunica al usuario solicitante, el
trmite del requerimiento.
b.
Cuando el requerimiento depende de un
tercero para la solucin, la Oficina de Informtica le
oficializa, tanto al tercero para que realice el ajuste,
como al usuario solicitante para que conozca el
trmite de su requerimiento.
c.
Cuando el requerimiento o la necesidad
planteada implica el desarrollo de un nuevo

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software, se estudia la viabilidad, se determina si el

desarrollo se puede realizar al interior de la Oficina,
de lo contrario se realizan los trmites necesarios
para proceder con la contratacin de un tercero.
3. Cuando el requerimiento nace por una normatividad
tanto Registral como Notarial:
a. Para
los
aplicativos
que
administra
directamente la Oficina, se genera la solucin
por parte del grupo de desarrollo informtico.
b. Para los aplicativos que administra un tercero,
se enva requerimiento, pactando tiempos y
prioridades en la solucin.
4. Seguimiento al requerimiento cuando es con un
tercero:
a. Recibo del comunicado donde indican
escalamiento y tiempo de respuesta.
b. Aceptacin, seguimiento y aprobacin del
cronograma
c. Realizacin de pruebas de funcionamiento.
Responsable: Jefe Oficina de Informtica, Coordinador de:
Desarrollo Informtico; Asistencia Tcnica y Centro de
Cmputo.
Conocimiento: Software misional relacionado con la
gestin notarial, registral y administrativo de la SNR.
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo y software
Normatividad: Licencias y especificaciones tcnicas de los
PC. Servidores, porttiles
Herramientas de control: Actualizaciones de licencias,
control de instalacin de parches y bitcoras
Frecuencia: diaria
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada
Pruebas
de Descripcin de actividades:
aceptacin y
aprobacin
1. Se realizan pruebas y/o se verifica el ndice de
satisfaccin con el rea funcional respectiva.
2. Se envan comunicados al:
a. Grupo de Asistencia Tcnica para dejar en

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produccin la solucin al requerimiento en

todas las ORIPs que aplique.
b. Grupo de Centro de Computo para
implementar la solucin y garantizar el
respaldo de la informacin a nivel central,
c. Contratista para implementar la solucin dada
al requerimiento por ellos.
3. Implantacin de la solucin ver: Procedimiento de
Implantacin proyectos de IT.
Responsable: Jefe de Oficina informtica, Coordinador de:
Desarrollo Informtico; Asistencia Tcnica y Centro de
Cmputo.
Conocimiento: Software misional relacionado con la
gestin notarial, registral y administrativo de la SNR
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo y software
Normatividad: Licencias y especificaciones tcnicas de los
PC. Servidores, porttiles
Herramientas de control: Control de instalacin de
parches y bitcoras
Frecuencia: diaria
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada
Estudios
y Descripcin de actividades:
Planeacin de
un
nuevo
1. Elaborar estudios de
mercado, conveniencia y
proyecto
viabilidad del proyecto
2. Apoyar en la metodologa COINFO a la Oficina
Asesora de Planeacin de la SNR.
3. Presentacin y seguimiento de los proyectos de
inversin inscritos ante Planeacin Nacional.
4. Ejecucin
del
proyecto
ver
Procedimiento
Supervisin e interventora de contratos
Responsable: Jefe Oficina de Informtica, Coordinador de:
Desarrollo Informtico; Asistencia Tcnica y Centro de
Cmputo.
Conocimiento: Tcnico, procedimientos, administrativos.
Metodologa COINFO, mtodos virtuales de seguimiento a
los proyectos.
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo, software,
conectividad a internet.

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Normatividad: Metodologa COINFO de DNP, Directrices

presentacin de proyectos de tecnologas de informacin y
comunicaciones vigencia yyyy,
Herramientas de control: Seguimiento al SPI, listas de
chequeo, actualizacin del proyecto del aplicativo BPIN
WEB, Formulario COINFO 2010 Proyectos de Tecnolgica
de Informacin y Comunicaciones TIC.
Frecuencia: mensual / Anual
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada

ejecucin
nuevo
proyecto

del Descripcin de actividades:

1. Presentacin, revisin, aprobacin y seguimiento del
cronograma de actividades por parte del contratista.
2. Reuniones para validar y verificar los requerimientos
tcnicos y funcionales del nuevo proyecto.
3. Revisin, ajustes y aprobacin de los casos de uso,
de acuerdo al literal 2., soportados por acta.
4. Revisin y aprobacin de los prototipos de pantallas
grficas o el desarrollo del nuevo software.
5. Generar o contar con ambiente de pruebas para
visualizar el software que va a entrar a produccin.
- Definicin del hardware a utilizar
- Requerimiento de software para el servidor de
pruebas.
- Funcionarios que realizarn las pruebas
6. Realizar el set de pruebas funcionales, no
funcionales y tcnicas, de acuerdo con los
requerimientos definidos, en ambiente de PreProduccin.
7. Realizar acta de ajustes o de aprobacin del control
de calidad en ambiente de pre-produccin.
8. Realizar ajustes al software, de acuerdo al resultado
de las pruebas.
9. Realizar reuniones y actas de seguimiento para
verificar el avance de los cambios o ajustes
requeridos.
10. Revisin y aceptacin del software
Responsable: Jefe Oficina de Informtica, Coordinador de:
Desarrollo Informtico; Asistencia Tcnica y Centro de

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Cmputo.
Conocimiento: Herramientas de desarrollo bajo ambientes
Windows, Linux, Oracle, Solaris,postgres
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo y software
Normatividad: Licencias y especificaciones tcnicas de los
PC. Servidores, porttiles
Herramientas de control: Actualizaciones de licencias,
control de instalacin de parches y bitcoras
Frecuencia: diaria
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada
Aceptacin del Descripcin de actividades:
nuevo
proyecto
1. Revisin y entrega de:

Manual Tcnico
Manual de instalacin
Manual de usuario
Modelo entidad relacin
Programas fuentes, libreras, objetos (versionado)
Diccionario de Datos.
Actas de capacitacin
Informe de las pruebas funcionales realizadas:
Unidad de testeo o prueba.
Integracin incremental..
Prueba de integracin.
Prueba de sistema.
Prueba de fin a fin.
Prueba de regresin.
Prueba de aceptacin.
Prueba de carga.
Prueba de estrs.
Prueba de perfomance.
Prueba de recuperacin.
Prueba de seguridad.
Prueba de compatibilidad.
Prueba de usuario.
Prueba de mutacin.

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3. Informe de aval a produccin

Aprobacin del Control de Calidad
Autorizacin del la respectiva rea funcional.
Autorizacin del Jefe de la Oficina de
Informtica.
Aprobacin documentacin y de programas
Cronograma de salida a produccin
4. Capacitacin
Acta de cumplimiento de la capacitacin terica
prctica a nivel tcnico y funcional (control de
asistencia, evaluacin y certificacin).
5. Implantacin ver: Procedimiento de Implantacin
proyectos I.T.
Acta de Conformidad de puesta en produccin
con los funcionarios y con el aval de la
interventora.
Responsable: Jefe Oficina de Informtica, Coordinadores
de (Desarrollo Informtico, Centro de Cmputo y Asistencia
Tcnica). Profesional Universitario, Analista de sistemas,
Tcnicos administrativos y Auxiliar administrativo.
Conocimiento: Software misional relacionado con la
gestin notarial, registral y administrativo de la SNR y
conocimiento bsico de sistemas y de ofimtica.
Recursos esenciales: Sistema de informacin y lnea
telefnica.
Normatividad: Decretos y normatividad aplicable a la SNR
y derechos de autor.
Herramientas de control: Actas, informes, cronogramas
Frecuencia: diaria, semanal, mensual dependiendo la
actividad.
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada.

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Descripcin de actividades:
Comisin de
Servicios
Cuando se requiera el desplazamiento de un funcionario
para realizar pruebas o implantar la solucin del problema:
1. Solicitar comisin de servicios a la Secretara
General.
2. Una vez aprobada la comisin, se informa al
funcionario asignado.
3. Desplazamiento del funcionario a la Oficina que
tiene el problema.
4. Solucionar el problema.
5. Informe de actividades.
Responsable:
Coordinador
Desarrollo
Informtico,
Coordinador Asistencia Tcnica y Coordinador Centro de
Computo.
Conocimiento: Herramientas de desarrollo.
Recursos esenciales: Equipo de Cmputo y software
Normatividad: Normatividad vigente para Notariado y
Registro - Yurley (Planeacin)
Herramientas de control: Seguimiento a los tickets
generados y no cerrados.
Frecuencia: diaria
Tecnologa (M.A.S): Sistematizada

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
NTC-GP:1000-2004. Sistema de Gestin Pblica de la Calidad. Requisitos.

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6. NOTAS DE CAMBIO.
VERSIN

FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

01

10- 06- 07

Se creo el proceso

02

23-12-09

Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los

resultados de la auditora interna

7. ANEXOS: Formatos
Cdigo

Nombre
Formatos de Novedades

GT-IT-PR-02-FR-01
GT-IT-PR-02-FR-02

Informe (Informacin del Proyecto)

Acta de visita de seguimiento

Elabor:
Martha Ligia Ricaute
Leipzig Durn Murillo
Tomas Castillo
Deba Marisol Pulido
Luz Marina Meja

Revis:
Antonio Jos Pea
Luis Romero Mogolln
Rogelio Albarracn Duarte

Aprob:
William Fernando Albarracn

Fecha:
23-oct-2009

Fecha:
23-oct-2009

Fecha:
23-oct-2009