Instituto de Estudios Histricos Carlos Sigenza y Gngora, A. C.

INTRODUCCIN A LA ARCHIVSTICA

MTRO. RAMN AGUILERA MURGUA

Copyright 2003 Ramn Aguilera Murgua

Instituto de Estudios Histricos Carlos Sigenza Gngora A. C.

LECCIN 1
LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y
LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN

LA INFORMACIN
La informacin es primordial para el ser humano. Sin embargo este trmino puede
ser entendido de diversas maneras. Una de ellas es la relativa a las ciencias de la
informacin. Con este vocablo se entiende el conjunto compuesto por la
comunicacin de masas, las bibliotecas y los archivos.
Sin embargo, para los fines de este curso interesa sealar que la informacin es
producto de un proceso, de una valoracin y de una seleccin. El principio de la
informacin es el deseo de transmitir y la necesidad de conocer. La informacin
est presente en todos los mbitos del ser humano. As por ejemplo, uno de los
elementos bsicos para una buena administracin es, sin duda, el disponer de una
oportuna y completa informacin. La informacin, hoy en da, es un factor
determinante para la toma de decisiones. Los sistemas polticos y administrativos
deben tener capacidad de respuesta. Deben funcionar de manera eficiente en
todos los niveles de la administracin, y esto requiere de sistemas confiables para
ofrecer informacin veraz y oportuna que apoye al proceso de toma de decisiones.
Por otra parte, la informacin es un recurso vital para cualquier organizacin
moderna o para cualquier persona.

___________________________________________
Informacin es conocimiento, resultado de un proceso.
___________________________________________

La informacin
es producto
de un proceso

LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN O LAS CIENCIAS

DE LA DOCUMENTACIN.
A mediados del presente siglo surgi la ciencia de la documentacin como una
necesidad creada por el conflicto blico de la segunda guerra mundial. La
documentacin trabaja con la informacin de los documentos, entendidos stos
cmo cualquier soporte.

Ver concepto de
documentos

___________________________________
La ciencia de la documentacin es el arte de
explotar las informaciones contenidas en los

Ciencia de la

documentos y es el arte de establecer los

documentacin

lazos entre estos datos diferentes.

_______________________________

La explotacin de la informacin debe entenderse como una tcnica que permite

extraer el mximo jugo a los documentos primarios y exprimir todo lo que haya de
esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con el fin de poderse hacer cargo de
su contenido sin verse obligado a una lectura detallada, imposible en la mayora
de los casos.
Uno de los problemas en nuestros das, es la sobreabundancia de datos, situacin
resuelta en parte por las computadoras con almacenamiento y espacio. Pero
queda el problema de la seleccin, clasificacin y condensacin de la informacin.
Un almacenamiento que no lleve consigo una previa e inteligente organizacin del
material almacenado, es de muy escasa utilidad.

PROCESO DEL DOCUMENTALISMO

La ciencia de la documentacin se encarga pues, del tratamiento y procesamiento
de la informacin. Transformar los datos sueltos en una informacin coherente y
tambin presentarlos de tal suerte, que resulten ms fcilmente inteligibles y
asimilables.
Procesamiento de la informacin

DOCUMENTO
ORIGINAL

DOCUMENTO
SECUNDARIO

Obtencin de la informacin tratada

TEXTO COMPLETO: INFORMACIN PRIMARIA

ANLISIS Y SNTESIS

VACIADO: INFORMACIN PROCESADA

EL DOCUMENTO
La fuente primordial de la informacin, son los documentos. Y stos se encuentran
en los archivos. Los documentos son todos aquellos que las organizaciones o los
individuos crean o reciben en el curso de los trmites administrativos y ejecutivos;
los documentos forman parte o proporcionan evidencia de dichos trmites. Son
preservados por los que generan los trmites para su propio uso futuro o para el
uso de sus sucesores. Adems, proveen la memoria corporativa de la
organizacin, un seguimiento contable en lo concerniente a sus transacciones
financieras, y evidencia aquellas actividades de las que son responsables desde el
punto de vista poltico.

En el contexto de una estrategia de desarrollo, los documentos del sector pblico,

constituyen informacin que ha sido creada, procesada y conservada en el pas y,
por tanto, representa la memoria administrativa nacional, de forma independiente
de los documentos paralelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,
aunque complementaria a stos.
En su conjunto, los documentos son testimonios que comprueban acciones
pasadas, documentan los derechos colectivos e individuales de los ciudadanos.
Son evidencia de una responsabilidad social.

Qu es documento?
La palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn el ngulo de
estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio, sobre todo
a partir de la aparicin de la ciencia de la documentacin y ha perdido su sentido
real e histrico. Por ello, conviene revisar algunas de las acepciones de
documento en el contexto de la documentacin, de la diplomtica y de la
archivstica.

Documento desde la ciencia de la documentacin .

La ciencia de la documentacin y de la informacin se han ocupado del concepto
de documento.

__________________________________________
El documento desde la perspectiva documentalista,
es el soporte tangible que transporta una idea

Documento

y cuyo carcter es probatorio o informativo y

desde el

adems hay un componente de entorno histrico.

documentalismo

________________________________________

Documento
es
cualquier
soporte
que
contiene
informacin

Por su parte, el francs Robert Escarpit define el documento a partir de una

constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre logr tres conquistas,
crear documentos sonoros (1878), producir documentos visuales animados
(1895), y difundir informacin sin soporte (1789).
La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a soporte e
incluso susceptibles de ser teletransmitidos revolucion el tradicional concepto de
documento. Se puede afirmar que la mayor parte de nociones de documento
desde la perspectiva documentalista estn acotadas por el concepto de
informacin. El soporte no importa tanto cuanto el contenido, la informacin.

Concepto Diplomtico

La diplomtica entiende al documento relacionado con una accin jurdica; en

sentido amplio, es cualquier escritura de carcter legal, histrico y administrativo.

El
trmino
diplomtica
se explicar
con ms
detalle en la
leccin 3.

______________________________
El documento es un testimonio escrito
de un hecho de naturaleza jurdica, que
observa ciertas formas determinadas,
las cuales son destinadas a procurarle

Documento
desde
la diplomtica

fe y a darle fuerza de prueba.

_____________________________

Documento es
un escrito que
testimonia una
vinculacin
jurdica

De esta nocin podemos deducir que la diplomtica se ocupa de documentos

escritos, no de cualquier tipo de documento. El documento debe haber sido escrito

con la intencin, voluntaria o indirecta, de transmitir un acto que puede comportar

una relevancia jurdica. El documento debe ser redactado respetando ciertas
normas fijas, si bien variables a travs del tiempo, tales de conferir al documento
credibilidad y por tanto, capacidad probatoria.
La diplomtica examina el documento desde el aspecto formal, su forma externa e
interna; su coherencia testimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomtica
estudia cuatro aspectos del documento: 1) la autenticidad, 2) la proveniencia, 3) la
originalidad, y 4) la integridad.

Concepto Archivstico
La archivstica entiende el documento como un producto que nace de una accin
administrativa y con una funcin especfica: ser testimonio.

__________________________________
El documento es aquel que se recibe o se
expide en una oficina; refleja las acciones
y objetivos propios de la misma. Son

Documento

conservados como testimonio, prueba y

desde la

continuidad de la gestin administrativa.

archivstica

__________________________________

La rentabilidad de un documento de archivo no se mide por la amplitud de su

difusin (concepto documentalista) como puede ocurrir con un libro, sino por

tenerlo en un momento dado accesible para instrumentalizar una actividad

prctica, para tomar una decisin.
Michel Duchein advierte que cada documento de archivo es esencial, para la
apreciacin (valoracin), para saber con toda exactitud quin lo ha producido, en
qu circunstancias, en el esquema de qu procedimientos, con qu objeto, a quin
se destina, cundo y cmo ha sido recibido por su destinatario y por qu vas ha
llegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible, salvo que el conjunto de
documentos

se conserve intacto, perfectamente individualizado y sin confusin

con los documentos de otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo

objeto.

El
documento
es
testimonio
de la gestin
administrativa

La precisin del concepto de documento desde la archivstica est en descubrir su

alma orgnica, por ser vnculo con otros que pertenecen a un fondo, una serie o a
expedientes; por ser recibido o expedido en el ejercicio de una funcin
administrativa, legal, acadmica o comercial. Esto nos lleva a considerar que el
documento de archivo no se concibe, so pena de alteracin de su esencia, sino
integrado en expedientes, series y fondos.

El expediente es un conjunto inseparable de documentos generados en un rgano

administrativo al ejercer una funcin determinada en una de sus oficinas o mesas
para la resolucin o informacin de un mismo asunto.

El Expediente
La palabra expediente proviene del verbo latino expedire, infinitivo que forma el
participio presente expediens, expedientis, que significa el que resuelve. De ah
que el expediente est encaminado a resolver un determinado asunto. Se trata de
un conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y
fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas
a ejecutarla.
El expediente es la base de la organizacin documental. En los archivos se
clasifican y ordenan expedientes no documentos sueltos.

Los expedientes
son la unidad de
instalacin que
sirve de base al
proceso de
organizacin archivstica

.
As pues, el expediente es el primer nivel de vinculacin archivstica. Adems
dentro del expediente tambin existe vnculo entre los documentos de un asunto.
El Consejo Internacional de Archivos ha definido al expediente como:

__________________________________
El expediente es una unidad organizada de
documentos agrupados juntos para su uso
en la gestin del productor o en el proceso
de organizacin Archivstica, debido a que
debido a que se relacionan con un mismo
asunto, actividad o trmite.
___________________________________
Cf. Norma Internacional
General de Descripcin
Archivstica

Algunos autores sealan que la formacin del expediente puede ser discrecional o
reglamentado en sus pasos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,
siempre ser importante guardar ciertas formas, y quiz, en ciertas prcticas,
sobre todo de ndole legal, deba respetarse un procedimiento rgido.
El expediente podr ser conformado de forma histrica, de manera progresiva
segn la cronologa del trmite de forma descendente (el documento ms antiguo
arriba y as sucesivamente) o en forma ascendente (el documentos mas reciente
arriba y as sucesivamente).

Resumen de la leccin 1
En la leccin 1 se han presentado los temas:

la informacin,
la ciencia de la documentacin,
el documento y
el expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la documentacin le da a la

informacin.
Se ha planteado cul es el proceso del documentalismo.
Se ha estudiado al documento bajo tres ngulos: el documentalista, el diplomtico
y el archivista.
Se ha definido al expediente como el conjunto de documentos que tratan el mismo
asunto encaminados a una resolucin administrativa.

Preguntas para evaluacin

1. Defina con sus propias palabras los siguientes trminos:

Informacin
Ciencia de la documentacin.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el vocablo documento:

El documentalista
El diplomtico
El archivista.

3. Cul es la caracterstica principal que define a un expediente?

LECCIN 2

DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

La leccin 2 estudia el concepto de archivo y cul es su identidad dentro de las

disciplinas afines.
Los temas que se exponen son los siguientes:
La definicin etimolgica
La definicin conceptual
La identidad del archivo
La clasificacin de los archivos
El contenido de los archivos
Los archivos dentro de la administracin pblica, como fuente de informacin,
deben tener un tratamiento, adecuado a la ciencia archivstica. Su organizacin y
conservacin son vitales para la institucin como patrimonio nacional; son de
suma importancia para el funcionario pblico como sustento de sus acciones
pblicas y de la tranquilidad personal.
Uno de los presupuestos importantes en materia archivstica es definir los
trminos que se emplean o en otras palabras, es sumamente necesario establecer
un acuerdo sobre los conceptos que se aplicarn a lo largo de este texto. Esta
premisa es importante por las consecuencias prcticas que conlleva, ya que, el
concepto determina la prctica y el uso que se le da al contenido del mismo. Por
esta razn, no es ocioso analizar la parte conceptual y as llegar a comprender la
naturaleza de los archivos.

Definicin etimolgica.
A travs del tiempo se han usado distintos vocablos para indicar o designar lo que
hoy se llama archivo. En el contexto romano se utilizaba el trmino tabularium
porque los documentos solemnes se escriban sobre unas tablas de bronce, las
cuales se colgaban en la entrada del templo para dar a conocer su contenido y
luego se guardaban en l. Los romanos tambin usaron la palabra sacrarium para
sealar con ella al archivo cuando extendan el concepto al lugar en donde
guardaban los documentos importantes, en la mayora de los casos fue el templo.
En la Edad Media se utilizaron diversos trminos como scrinium, que significa
caja fuerte, lugar seguro en donde se custodiaban los documentos vitales de las
autoridades eclesisticas o civiles. Un poco ms adelante, se extendi el uso del
vocablo chartarium como el sitio donde se depositaba el material sobre el que se
escriba. Por ltimo, mencionaremos otra palabra de uso comn en la poca
medieval, esta fue armarium, mueble de madera en la que se guardaban los
documentos.
No obstante el elenco mostrado anteriormente, la palabra que prevalece es
archivo. El origen del trmino es incierto y no existe acuerdo para establecer su
procedencia. Sin embargo, se pueden traer a colacin tres propuestas: la palabra
se deriva de arx, arca, arcanum que significa arca, casa, depsito donde se
conservan los documentos. Otra postura es la que hace derivar archivo de
arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los documentos antiguos y el lugar de
su conservacin. Una tercera propuesta estima su procedencia de la palabra arje,
principio, magistrado, autoridad. De este trmino se desprende arjeion, sede de la
autoridad o palacio donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los
documentos que tenan que ver con tal actividad. De arjeion se transfiere al latn
con la palabra arcivum y luego, archivum.

Definicin de archivo.
Llegar a un acuerdo sobre una definicin no es tarea fcil y bsicamente en toda
disciplina existen una serie de opiniones a la hora de conceptualizar. No se
pretende caer en el campo de la polmica en cuanto a posturas u opiniones sobre
una definicin formal de archivo. Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de
que al presentar las definiciones que se juzguen pertinentes se est tomando una
postura. Desde esa perspectiva, las propuestas que se presentarn son las que
de alguna manera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por otra parte, cabe
recordar, como se mencion en prrafos anteriores, que es importante llegar a una
definicin de archivo porque sta tiene incidencia en la prctica.
A continuacin se proponen dos definiciones, que contienen los elementos
necesarios que describen la esencia de un archivo. De hecho, las definiciones
coinciden en la parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos, como
veremos enseguida.
El Consejo Internacional de Archivos, organismo auspiciado por la ONU, que
pretende regular de manera internacional en materia de archivos, sostiene que

___________________________________
Los archivos son un conjunto de escritos
recibidos o elaborados por una persona fsica
o moral, pblica o privada y destinados por su

Definicin de
archivos

naturaleza a ser conservados por esa misma

persona .
____________________________________
Tomando esta definicin tratemos de hacer algunas precisiones:
a) Cuando se habla de archivos se usa deliberadamente el trmino conjunto y se
evita la palabra coleccin, la cual indica un origen artificial. Es decir, el

coleccionista realiza una seleccin que depende de su arbitrio, de su preferencia

personal. Tampoco se relaciona el vocablo archivo con depsito porque, ste
ltimo, indica una situacin esttica, amorfa, carente de funcionalidad. Por el
contrario, se habla de conjunto para designar la pertenencia completa de toda la
documentacin de una institucin.
b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podramos decir que nos referimos
a todo tipo de soporte informativo; todas las variantes de escritos, papel, cintas
magnetofnicas, audiovisuales, fotografas, disquetes o discos compactos. Cabe
sealar que no hay inconveniente en usar el trmino documento en su acepcin
ms amplia.
c) Si se considera que un archivo es reflejo de la accin administrativa de
cualquier institucin y que por ello, el archivo comienza a existir en el momento en
que aquella nace, es necesario subrayar que su naturaleza est ntimamente
unida con su ente productor. Por eso, los escritos de un archivo, en el sentido
estricto del trmino, son los que se emiten y reciben como resultado de un
trmite. Las corporaciones culturales que aplican el vocablo archivo para los
materiales documentales, incluyendo libros y revistas, extienden el sentido del
trmino. En este caso, los documentos, sobre todo, de corte histrico no forman
parte de la institucin desde el punto de vista administrativo, sino slo desde la
perspectiva cultural y bajo el concepto de coleccin. As pues, estos ltimos
centros usan la palabra archivo como sinnimo de conservacin y no en el sentido
funcional y administrativo.

El archivo
es
reflejo
de
una
institucin

d) De la funcin de un archivo se derivan dos consecuencias importantes. La

primera, es la pertenencia archivstica que debe ser respetada en cuanto a la
procedencia y al orden natural de sus series. Esto constituye el eje central de la
organizacin documental de un archivo, puesto que no se puede admitir una
organizacin documental fuera de los principios archivsticos; es decir, personal y
arbitraria, porque es ir contra natura. La otra consecuencia, se refiere a la funcin
misma de un archivo. El objetivo de todo archivo es esencialmente funcional;
responde a la gestin administrativa de la institucin. La tarea del archivo es
custodiar, conservar y dar servicio interno de informacin para la llamada toma
de decisiones. Un archivo tendr un objetivo cultural cuando el ciclo vital de sus
documentos as lo dispongan, pero antes tuvo una misin esencialmente
administrativa.

La Identidad del Archivo .

El archivo posee una identidad formal que lo diferencia de otros centros similares
como una hemeroteca, una biblioteca, un centro de documentacin o un museo.
Las llamadas ciencias de la informacin, en algunos de sus exponentes, han
llegado a identificar la naturaleza y las funciones de los diversos acervos
ponindolos en el mismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a su
organizacin. Lo anterior ha dado como resultado el documentalismo mal
entendido. Esta corriente aplicada a los archivos ha generado una confusin. Por
esta razn,

se

deben sealar

una serie de distinciones entre los tipos de

acervos, an cuando se encuentren reunidos en una sola entidad.

En principio cabe asentar que una biblioteca, un museo y un archivo tienen un
origen diverso. El museo, la biblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo
tienen su existencia a partir de una decisin externa que no siempre tiene que ver
con su esencia. En cambio, un archivo comienza su vida desde que nace la
institucin que la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo y el de un museo o una

biblioteca ser siempre cultural. Adems, la constitucin de los acervos de un
museo o de una biblioteca responde al criterio de coleccin, de arbitrio y refieren a
determinados argumentos que pueden ser heterogneos u homogneos.

El
objetivo
primario
de un
archivo
es
administrativo

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o de un museo tiene caminos

distintos. Una biblioteca o un museo dependen de condiciones externas, si existe
un presupuesto para su creacin, si se tiene el lugar adecuado, etc. En el caso del
archivo, ste est limitado por la actividad misma de la institucin; si sta crece, si
se reestructura, si se muere afectar directamente al archivo porque existe una
dependencia gentica con el ente administrativo.
Por ltimo, cada una de las anteriores diferencias traen como consecuencia un
tratamiento propio en cuanto a su organizacin, ya que sta deber responder a
la propia naturaleza de los centros. En este sentido, an en los casos en que
convivan varios acervos en una misma institucin tendrn que ser organizados
respondiendo a su esencia.

Clasificacin de los Archivos .

Los conceptos fundamentales de la archivstica valen para todo archivo. Sin
embargo, existen algunos elementos que no pueden aplicarse de manera general,
ya que son propios de cada clase especfica de archivo. Por ello, conviene atender
a la clasificacin de los archivos, los cuales pueden considerarse con relacin a:
a) La existencia de la institucin. En este caso pueden ser activos y no activos.
b) A las funciones de la institucin: trmite, concentracin e histrico.
c) A la naturaleza de la institucin: pblicos y privados.
Los archivos pblicos pueden ser federales, estatales o municipales. Los privados
se consideran los no gubernamentales; entre estos estn los eclesisticos, que se
subdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, parroquiales, de religiosos,
etc.

Contenido de los Archivos .

El contenido de un archivo puede ser comprendido desde diversos ngulos
dependiendo el aspecto que se quiera resaltar. Desde el aspecto fsico, es decir
en el material sobre el se escribe el archivo contiene papiros, pergaminos, libros,
tarjetas, hojas, incluso, los nuevos soportes como los videos, los disquetes y los
discos compactos. Si el anlisis se realiza desde el aspecto archivstico el material
se agrupa con base en los fondos, secciones, series y subseries, en este caso se
habla de registros, correspondencia, libros de censos, libros de cuentas,
expedientes de personal, etc. Otro aspecto que reclama la atencin es el
diplomtico. Bajo este rubro los archivos contienen documentos en el sentido
estricto: actas, escrituras, reales ordenes, bulas, concordatos, etc. En suma, en un
archivo se puede encontrar un pergamino en el que se hallan escritos registros de
actas de algn consejo. Cada uno de los aspectos de anlisis llevarn a
considerar una parte del contenido resguardado en un archivo.

RESUMEN DE LA LECCIN 2
En la leccin 2 se ha estudiado el concepto de archivo y cul es su particularidad.
Se han revisado los siguientes temas centrales:

Los archivos
Identidad de los archivos
Cmo se clasifican los archivos segn su existencia, su funcin y su
naturaleza.
Qu se guarda en los archivos.

Se ha propuesto la definicin etimolgica de archivo.

Se ha propuesto la definicin conceptual de archivo

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique el significado de tres palabras relacionadas con el origen del trmino
archivo.
2. Explique los elementos esenciales de la definicin de archivo.
3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.
4. Identifique en qu tipo de archivo trabaja Usted segn la clasificacin expuesta
en este leccin.
5. Enuncie algunos contenidos fsicos, archivsticos y diplomticos que existen en
el archivo donde Usted trabaja.

LECCIN 3
DISCIPLINAS AUXILIARES

La leccin 3 estudia los principales disciplinas auxiliares que auxilian la labor del
archivista.
Los temas que se exponen son los siguientes:
La paleografa.
La Diplomtica.
La historia.
El derecho.
La tecnologa informtica.

La archivstica no es una disciplina aislada, sino que es parte de un grupo de

disciplinas que adquieren un desarrollo como tales, en el marco de una serie de
preocupaciones que el ser humano tuvo frente a los papeles que le servan como
referencia jurdica y testimonial. La archivstica junto con la diplomtica y la
paleografa tuvieron un importante impulso, como disciplinas, a mediados del siglo
XVII. A travs del tiempo el desarrollo de la archivstica exigi el auxilio de otras
disciplinas como la historia, el derecho y actualmente, las ciencias de la
administracin y la informtica.
Veamos de manera breve en qu consiste cada una de las principales disciplinas
que ayudan a la archivstica y qu le aportan en su labor.

La paleografa

___________________________________
La paleografa es el tratado de las escrituras
antiguas trazadas sobre soportes materiales
suaves.

Definicin de
paleografa

______

Paleografa viene del trmino griego paleos (antiguo) y grafa (escritura). Estudia
las escrituras

trazadas en los materiales suaves (papel, papiro,

pergamino) a diferencia de la epigrafa que estudia la escritura trazada en

los materiales duros (mrmol, bronce, etc.).
Los objetivos de la paleografa se pueden resumir en tres aspectos:

Leer y descifrar los signos grficos de las correspondientes momentos escritos.

Hacer examen sistemtico de las escrituras y de los monumentos escritos para

tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos
materiales seguros en orden a la elaboracin y construccin crtica de la
historia.

Analizar la naturaleza de los signos grficos, no tanto en orden a aprovechar

los elementos que dicho anlisis suministre para el trabajo historiogrfico en
general, sino, primero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrnseco
de la propia escritura, su origen, su evolucin, sus cambios y variantes.

La diplomtica

________________________________________________

La diplomtica es el tratado del documento

que lo analiza crticamente en todo su
conjunto, pero especialmente en su forma,

Definicin de
diplomtica

gnesis, evolucin, tradicin y conservacin,

en orden a averiguar su autenticidad.
_______________________________

El objeto de la diplomtica lo constituyen todos los documentos desde los ms

antiguos a los actuales, y no slo los de origen medieval.
Los conocimientos de diplomtica sirven al archivero para:

Conocer la tradicin documental: si se trata de un original o de una copia, y en

este caso cual es su clase.

Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un

documento es verdadero o falso y en qu grado.

Conocer la tipologa diplomtica, que est en funcin del nmero y de la

disposicin de los elementos formales.

La historia.
_________________________________
Memoria de la evolucin de la humanidad.

Definicin de
historia

_________________________________

La historia ayuda al archivista para:

Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

Conocer su estructura orgnica, las funciones y actividades desarrolladas.

Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones

documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en ele
tiempo.

El Derecho
La importancia que tiene para la archivstica viene dada por la propia naturaleza
de los fondos documentales. Tanto los pblicos como una parte muy significativa
de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Es
importante que el archivista conozca algunos campos del derecho.

La legislacin bsica del Estado.

La legislacin rectora del sector al que este adscrita la entidad en donde da su

servicio.

El marco jurdico de los archivos.

La legislacin sobre los procedimientos administrativos.

Las tecnologas de la informacin.

____________________________________
Se trata del conjunto de medios informticos
que sirven para la captura, almacenamiento,

Definicin de

tratamiento y difusin de la informacin,

tecnologa de

as como las telecomunicaciones.

la informacin

__________________________

El archivista debe conocer los avances en esta materia ya que muchas de las
nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples
tareas archivsticas. Por ejemplo, en el manejo de los archivos
electrnicos, los instrumentos de descripciones automatizados, la
digitalizaciones, el Internet, el manejo de imgenes con medios
pticos, etc.

RESUMEN DE LA LECCIN 3
En la leccin 3 se han estudiado los conceptos de algunas de las ciencias
auxiliares de la archivstica.
Se han revisado los siguientes definiciones:

La paleografa
La diplomtica.
La historia
El derecho.
Las tecnologas de la informacin.

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique el significado del trmino paleografa.
2. Cuales seran algunas de aplicaciones de la diplomtica para el trabajo del
archivista.
3. Qu aporta el conocimiento de la historia al trabajo archivstico.
4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologas de la informacin pudieran
ayudar a la archivstica.

LECCIN 4
LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA

La leccin 4 estudia los principios jurdicos que deben estar presentes en toda
legislacin y el actual marco jurdico mexicano.
Los temas que se exponen son los siguientes:
Principios bsicos de la legislacin archivstica.
Marco jurdico mexicano.

En un informe ante la vigsima sesin plenaria de la UNESCO, celebrada en Pars

en 1978, se sealaba que en trminos generales el mundo reconoce que los
archivos son un componente fundamental del patrimonio de un pas, - y que
considerando que son absolutamente esenciales en el establecimiento de la
conciencia nacional y en las caractersticas especiales de cada pas, son un
componente fundamental de la riqueza cultural nacional. Ms adelante, el mismo
informe aada que los archivos desempeaban un servicio jurdico irremplazable:
son la base fundamental para garantizar la continuidad en la aplicacin de las
funciones administrativas.
Por su parte la Comisin Jurdica Internacional de la Asamblea General de las
Naciones Unidas sostena que aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un
Estado sin ejrcito, es imposible imaginar un Estado sin moneda, sin erario
pblico, sin fondos y sin archivos... que constituyen... las formas de bienes del

Estado ms fundamentales y generalizadas hasta el extremo que se puede afirmar

que se derivan de la propia existencia del Estado.
La importancia de los archivos para un Estado o para una sociedad nos llevan a
considerarlos como un patrimonio cultural que fundamenta la conciencia histrica
y la pertenencia de un grupo humano. Ahora bien, los archivos desde esta
perspectiva, merecen ser considerados por las leyes para ser protegidos y cerrar
as el crculo que permita conservar el patrimonio de una sociedad.

Principios bsicos de la legislacin archivstica

La legislacin archivstica es un trabajo encaminado al establecimiento y
regulacin de las relaciones de los archivos con la sociedad. La formulacin y
promulgacin de leyes y reglamentos de archivos constituye un resumen y
destilacin de la experiencia de la actividad archivstica y son la cristalizacin de
las polticas que ha seguido sta. La legislacin archivstica refleja el grado de
desarrollo y madurez de la labor y de la profesin archivstica de una nacin.

La
legislacin
archivstica
refleja el
grado de
desarrollo y
madurez
de la
labor y
de la
profesin
archivstica
de una

nacin.

Si repasamos la historia de los archivos encontraremos que el tema de la

legislacin archivstica es tan antiguo y universal como los propios archivos.

ver
sntesis
del
desarrollo
histrico
en

El desarrollo de esta legislacin permite clasificar las distintas categoras de leyes

y reglamentos en cuanto a su aplicacin. De este modo se pueden enumerar:

Las leyes de archivos, que se refieren a las normas generales de gestin de

todos os asuntos archivsticos del pas.

Las leyes ministeriales de archivos que se encaminan a las leyes y

reglamentos que formula y promulga una determinada autoridad estatal en
relacin con las condiciones particulares de una determinada entidad o regin.

Las leyes archivsticas especializadas que se enfocan a las leyes y

reglamentos relacionados con la gestin de documentos especficos o en
soportes especiales.

Las leyes archivsticas puntuales que se abocan a las leyes y reglamentos

formulados y promulgados para la aplicacin de ciertas disposiciones
concretas de las leyes archivsticas.

Las leyes regionales de archivos que determinan leyes y reglamentos para

cada uno de los niveles del gobierno local de acuerdo con las leyes y
reglamentos nacionales en materia de archivos.

Principios y contenidos que deben servir de base a la legislacin archivstica y que

pueden orientar:
1. Direccin centralizada de archivos. En muchos pases este principio ha servido
para establecer una autoridad nacional que permita unificar los criterios y
programas de organizacin y conservacin archivstica.
2. Proteccin de la integridad y seguridad de los archivos. Se refiere a la
prevencin de daos en el patrimonio documental por medio de normas y
reglamentos precisos.
3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francs de accesibilidad los archivos
modernos posibilitan el acceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se
garantiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.
4. El concepto de archivos y la definicin de trminos tcnicos. En la legislacin
es necesario definir los trminos archivsticos porque muchos de ellos o han
perdido su significado primitivo, o han ampliado su connotacin. Por ejemplo,
las palabras documento, fondo, serie, clasificacin, ordenacin, archivos de
concentracin, etc.
5. Administracin de archivos. Tambin es fundamental considerar a los archivos
como instituciones administrativas que deben tener normas para la

organizacin interna de sus miembros, as como polticas y reglas para el

servicio al publico.

Marco Jurdico Mexicano

La organizacin y conservacin de los archivos de los Gobiernos Federal, Estatal
y Municipal estn sustentadas en una serie de normas que velan por el buen
desempeo de esta actividad. En este sentido, existen leyes generales que de
alguna manera protegen a la documentacin generada por las instancias pblicas
y la declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe una ley federal que trate
del asunto de manera integral; de ah que se debe recurrir a varias leyes que ni
estn coordinadas entre s sobre la materia, ni estn actualizadas a las exigencias
del Mxico de hoy. Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados han
promulgados su ley o reglamento sobre archivos.
Hablar de leyes archivsticas en la legislacin mexicana es hacer converger
distintas normas que se han dado a lo largo del tiempo, y si bien, no estn
articuladas, es el nico sostn jurdico que existe en la actualidad. Por tal motivo
conviene hacer un recorrido por estas leyes.
Ley General de Bienes Nacionales declara en el captulo 1, art. 2, frac. XI,
como bienes del dominio pblico, es decir propiedad federal, entre otros: los
documentos y expedientes de las oficinas (pblicas).
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e
Histricos determina que son monumentos histricos los documentos y
expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la
Federacin (cap. 36, frac. II).

La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Pblicos en el captulo referente a los sujetos y obligaciones del servidor pblico
seala entre otras obligaciones: custodiar y cuidar la documentacin e
informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin
indebida de aquellas (art. 8 frac. IV y V). Esta norma es respaldada por el Cdigo
Penal para el Distrito Federal en materia del fuero comn y para toda la Repblica
en materia del fuero federal en los siguientes trminos, comete el delito de
ejercicio indebido de servicio pblico el servidor pblico que por s o por interpsita
persona

sustraiga,

destruya,

oculte,

utilice

ilcitamente

informacin

documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de

la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin. (Art. 214,
frac. IV) y al infractor de las fracciones III, IV, o V se le impondrn dos aos a siete
aos de prisin, multa de treinta a trescientas veces el salario mnimo diario
vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse el delito y destitucin e
inhabilitacin de dos aos a siete aos para desempear otro empelo, cargo o
comisin pblicos. (Reformado DOF 17 noviembre de 1986)
Es importante sealar que los archivos han quedado involucrados en su
tratamiento, conservacin, custodia y organizacin con una serie de obligaciones
establecidas por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica Gubernamental. Slo por invocar algunos artculos relacionados con el
tema citaramos el Art. 4; 17; 29, frac. V y VI; 32; 37 frac. IV y transitorio n. 10.
Acuerdo Presidencial del 12 de noviembre 1982, se declara como tal, a los
libros de contabilidad, registros contables y documentacin probatoria o
justificadora del ingreso y del gasto pblico de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal y constituyen el archivo contable gubernamental
que deber guardarse, conservarse y custodiarse. El tiempo mnimo de guarda de
estos documentos qued estipulado en por lo menos 12 aos, despus de los

cuales se podrn estudiar para establecer su valor histrico o su baja definitiva.

(DFO 12 noviembre 1982)
Acuerdo Presidencial del 14 de julio de 1980 el Archivo General de la Nacin fue
ratificado como la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo
de archivos administrativos e histricos de la administracin Pblica Federal.
Entre las atribuciones del Archivos General de la Nacin estn el emitir las
normas, polticas y lineamientos conforme a los cuales se fijen las relaciones
operativas internas y externas entre las unidades que ejerzan las funciones de
correspondencia y archivos administrativos. (DFO 14 julio 1980, art. 2, frac. II)
La aplicacin de las normas anteriores se instrumentaron mediante el Sistema
Red de Archivos del Gobierno Federal,

diseado y publicado en 1984 para

modernizar y homogeneizar la organizacin y la conservacin de los archivos.

RESUMEN DE LA LECCIN 4
En la leccin 4 se han estudiado principios bsicos para la formulacin una
legislacin archivstica. Los temas centrales fueron:

Principios bsicos de una legislacin archivstica

Marco jurdico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben tener en cuenta al redactar una
ley.
Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratan los archivos.

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Enumere tres principios bsicos para elaborar una ley archivstica.
2. Explique con sus propias palabras la importancia de tener una ley de archivos.
3. Qu carcter tienen los archivos segn la Ley General de Bienes Nacionales y
la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos.
4. Existe alguna obligacin jurdica para los servidores pblicos de conservar los
archivos de las oficinas en donde trabajan?

LECCIN 5
ORGANIZACIN DOCUMENTAL.

La leccin 5 estudia los principios bsicos de la organizacin documental. Define

la clasificacin y la ordenacin. Explica en que consiste el principio de
procedencia.
Los temas que se exponen son los siguientes:
La clasificacin de los archivos
La ordenacin de los archivos
Principios de la organizacin documental

Los archivos son centros de servicio interno y externo de una institucin. No son
depsitos de una masa inservible de papeles. Ahora bien, para que un archivo
cumpla eficazmente su propsito necesita de una adecuada clasificacin y de una
buena ordenacin. Sin estas operaciones, los documentos se convierten, como
seala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales u otros materiales, que
dificultan hasta hacer casi imposible saber lo que hay y encontrar lo que se
necesita. En realidad, si un archivo no est organizado es como si no existiera. La
clasificacin y la ordenacin son operaciones fundamentales, el ncleo de la
archivstica, el punto neurlgico. Sin embargo, al hablar de clasificacin y

ordenacin como operaciones archivsticas, surge una cuestin que no debemos

soslayar: La definicin de los trminos. Qu se entiende por clasificar y por
ordenar? En no pocos autores se utilizan indistintamente estos vocablos. Se llega,
como hace notar oportunamente Heredia, a identificar los trminos sin realizar una
diferenciacin. En este sentido, se propone que ordenar es clasificar el material o
a la inversa, clasificar es la accin de ordenar. De hecho, la separacin de ambas
operaciones ya haba sido planteada por Schellemberg desde 1956. La
ambigedad en el uso de estos vocablos en los manuales o estudios sobre el
tema ha influido en la prctica archivstica, pues en el momento de efectuar un
trabajo en algn archivo la aplicacin de los conceptos ha generado, en vez de
organizacin, verdaderos desordenes, en el mejor de los casos.

La
organizacin
documental
se compone
de dos
operaciones:
la
clasificacin y
la
ordenacin.

El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica, plantea concebir estas

operaciones

como

dos

acciones

distintas,

relacionadas

entre

jerarquizadas. Se pudiera decir, que es una sola tarea que engloba ambas
operaciones, inicindose con el proceso de clasificacin y terminndose con el de
la ordenacin. Una exposicin amplia sobre el uso de los trminos en cuestin, la
encontramos en el libro, antes referido, de Antonia Heredia. Sin embargo,
conviene presentar algunas ideas de los tericos conocidos en el ambiente
archivstico para tener un panorama del problema. Marcelo Nuez en su Manual

terico - prctico, escribe que las dos operaciones fundamentales que se deben
practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la
clasificacin y la catalogacin. No habla de ordenacin como actividad indistinta
con caractersticas y mtodos propios, sino que se refiere a ella como una
consecuencia de la clasificacin. Por su parte, Simeone della Sacra Familia, en
sus apuntes de archivstica, texto de la Escuela de Archivstica del Vaticano,
siguiendo la tradicin archivstica italiana, usa la palabra ordenacin para definir
las dos operaciones sin distinguirlas, sobreentendiendo, que la clasificacin o
titolario, es parte del ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivstica
latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostiene que el mtodo principal,
fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificacin; luego, define
la clasificacin como la accin de ordenar por clases. Pero, en otra parte de su
texto, hace la aclaracin de que clasificar es agrupar clases documentales, fondos
y series; y ordenar poner uno tras otro los documentos singulares que estn en un
expediente. Tanodi distingue los trminos, ms vuelve a insistir que el concepto de
ordenacin lo aplica a todo el proceso de poner en orden los documentos, en todo
su proceso vital.
Otra observacin pertinente en cuanto al uso de los vocablos que estamos
analizando, y, que tomamos de la misma Heredia, es el relacionado con la
confusin de las acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasifica por materias.
La clasificacin, sostiene Heredia, se identifica con la accin de ordenar por
materias y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabticamente por
materias. Esta confusin, quiz se deba, segn apunta Heredia ms adelante, al
empeo de los archivistas por huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria.
Tambin, solemos escuchar frecuentemente: se catalogar el archivo, para
sealar las operaciones de clasificacin y ordenacin; aplican el trmino catalogar
para todo el proceso, siendo que la catalogacin, es un medio de descripcin que
presupone una organizacin documental.
La clasificacin y la ordenacin archivstica, a diferencia de la clasificacin u
ordenacin en otros campos, se sustentan en el principio de orden natural o

principio gentico. En efecto, los documentos se producen como resultado de las

funciones que realiza una institucin. En un archivo administrativo, la clasificacin
se va dando de una manera natural. Los expedientes nacen orgnicamente
porque su produccin responde a las funciones de la entidad generadora; esta
organizacin documental le es impuesta por la actividad de la institucin. La
clasificacin, es reflejo de las acciones de una institucin. En el caso de los
archivos histricos, si estos no fueron organizados por cualquier circunstancia, la
organizacin de los mismos deber efectuarse de acuerdo a un estudio crtico que
precise las actividades y funciones de la institucin para re - crear su organizacin.
En suma, la clasificacin y la ordenacin son dos operaciones que forman parte de
la organizacin documental. Son dos acciones distintas, con su propia
metodologa, pero complementarias; van de la mano y en algunos casos se
realizan casi simultneamente. Decimos casi simultneamente, porque otra de las
caractersticas de estas acciones es su jerarquizacin. Primero se clasifica y luego
se ordena. No se pueden ordenar documentos ni series si no estn debidamente
clasificadas.

La organizacin
documental
se compone
de dos
operaciones:
la clasificacin
y
la ordenacin.

La clasificacin.

Nocin de clasificacin.
La primera operacin de la organizacin documental es la clasificacin. Esta
actividad responde a un trabajo profundo e intelectual. Antonio Ma. Arag, afirma
en un artculo, que en la clasificacin el archivista pone a prueba y demuestra su
capacidad profesional...,sus dotes estratgicas...,su mentalidad lgica...y su
sensibilidad para elegir el mtodo ms adecuado... La clasificacin requiere del
archivista una preparacin multidisciplinaria en donde intervengan principalmente,
conocimientos de archivstica, aunque parezca redundante; de administracin; de
derecho; de diplomtica y de historia. Veamos brevemente porque se seala la
necesidad del conocimiento archivstico. La formacin archivstica en Mxico es
deficiente; la prctica comn en la mayora de archivos administrativos e
histricos, es contar con archivistas habilitados que se han forjado en el tiempo, en
las tareas cotidianas, en los lugares inhspitos y llenos de polvo. Estos archivistas
habilitados son los que han tenido en sus manos la labor de conservar los
acervos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubican cientos de papeles
sin organizar. La mayora de estos archivistas no han tenido una adecuada
formacin, por esta razn, llamamos la atencin sobre esta necesidad. Las
dems disciplinas son auxiliares indispensables que coadyuvan a desarrollar las
cualidades que expone Arag.
La lgica define a la clasificacin, como una operacin que tiene por objeto
mostrar los gneros en los que estn contenidas las especies; consiste en agrupar
los objetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferencias. Desde este
ngulo, la clasificacin se efecta atendiendo a lo que tengan de comn

los

objetos que se van a clasificar. La clasificacin archivstica parte del presupuesto

anterior, es decir, del agrupamiento de semejanzas y de la separacin de
diferencias. En este caso, se habla de clasificacin de un fondo, de secciones de
un fondo, de series de una seccin.
_____________________________________

La clasificacin archivstica, es una operacin

que agrupa los expedientes semejantes y al

Definicin de

mismo tiempo, los separa en sus diferencias.

clasificacin

____________________________________
Ahora bien, el criterio de este agrupamiento est determinado por la misma
actividad del organismo que produjo la documentacin y no por una decisin
arbitraria. Est fundamentado en un principio gentico. Ms adelante veremos el
principio sobre los que se sustenta la clasificacin.

clasificar
es
agrupar
las
series
homogneas

Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologa, seala que, clasificar y

archivar- sinnimo de ordenar- son acciones que posibilitan de manera ptima la
puesta en prctica de la regla de oro: un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar. Con la clasificacin se establece el lugar para cada cosa, mientras que
archivar (ordenar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concretando, clasificar,
desde el punto de vista archivstico, es dividir un conjunto orgnico formando
grupos (clases) homogneos en fondos, secciones y series como partes de la
estructura de un todo y como reflejo fiel del funcionamiento y organizacin de la
misma.

Regla de oro:
un lugar para
cada cosa y
cada cosa
en su lugar

Hacia una metodologa de la clasificacin.

La clasificacin correcta es la que se aplica despus de un anlisis y conocimiento
del fondo y que nos viene dada por las funciones propias del organismo. La
clasificacin no es creada por el archivista, sino que le viene impuesta por la
propia documentacin; a l slo toca respetarla, reconstruirla y re - crearla. Y esto
es mantener el principio de origen.
El primer paso fundamental en la clasificacin de archivos, sean de trmite, de
concentracin o histricos, es conocer la institucin que los gener. Se hace
indispensable analizar la historia del organismo, sus funciones, sus estructuras,
sus reglamentos, sus normas o leyes. En ningn modo la clasificacin podr
hacerse a priori, sino sobre la base del conocimiento de la institucin.
La siguiente accin corresponde a identificar lo que Schellenberg ha llamado los
elementos de la clasificacin. Estos son: a) las funciones; b) la estructura
orgnica; y c) los asuntos de materias.
a) Las funciones son acciones atribuidas o encomendadas a una institucin. Estas
funciones se plasman en trmites o asuntos. Las series documentales son
acciones que los documentos refieren en su contenido.
b) En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y
generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la
organizacin, la divisin de dependencias que producen los documentos.

c) Los asuntos de materia se refieren a

los contenidos de los documentos

expedientados.
De estos tres elementos es recomendable tomar en cuenta los dos primeros para
una acertada clasificacin. El reflejo fiel de la institucin lo dan las funciones y la
estructura. La tercera opcin, es raramente usada, pues al agrupar los
documentos segn la materia o asunto, se corre el riesgo de romper el orden
natural e imponer una clasificacin temtica, artificial. Ahora bien, es conveniente
considerar que al tratarse de la clasificacin de una institucin viva o activa, lo ms
recomendable es guiarse a travs de las funciones, porque stas son
generalmente sustantivas, o en ciertos casos, las funciones se alargan o
completan sin perder su sustancia; la estructura de un organismo activo es
dinmico y cambiante, por eso tiene mayor seguridad tomar como base de
clasificacin la funcin, aunque sta, puede estar auxiliada por la composicin
estructural del organismo, pero como simple medio de referencia a posteriori. Las
instituciones no activas pueden ser re - creadas por medio de las estructuras, es
decir, a travs del organigrama que refleja la organizacin de sus oficinas, pero
aqu tambin, las funciones que tuvieron no dejan de tener un papel
preponderante. En suma, las funciones de un organismo nos sealan las
actividades primordiales y aunque cambien de nombre las oficinas generadoras de
esas acciones, no pierden, generalmente, su sustancia de acuerdo a la ndole de
la institucin.
Principios de la clasificacin.
Tomando en consideracin la propuesta de Schellemberg presentamos los
principios que deben regir a la clasificacin.
a) La clasificacin es anterior en jerarqua, a la ordenacin, aunque sta se realice
en la prctica casi simultneamente.

b) La clasificacin se establece sobre una base a posteriori y no a priori. Esto

debido a que la clasificacin es fruto de un estudio, de una reflexin, de una
experiencia y de un anlisis. Las funciones y las estructuras de la institucin son
las que dictan los trminos de una clasificacin.
c) No es conveniente realizar clasificaciones complicadas. Las cualidades de una
clasificacin son la sencillez, lo funcional y lo efectivo.
d) La clasificacin debe tener consistencia y no partir de un criterio subjetivo que el
da de maana cambie por gusto o moda.

La ordenacin.
Nocin de ordenacin.
La ordenacin es la segunda operacin de la organizacin documental. La esencia
de la ordenacin est en la unidad.
_________________________________
Ordenar es unir los elementos o unidades
de un conjunto relacionndolos unos con

Definicin

otros de acuerdo a una unidad - orden.

de ordenar

_______________________________

Esta operacin se aplica a cada serie, a cada expediente, a los documentos

dentro de los expedientes. Hablamos de los expedientes y su contenido;
documentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estrictamente hablar
de la ordenacin de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome
como sinnimo de organizacin documental.

Ordenar
es unir
elementos
de un
conjunto
relacionndolos
unos con otros.

Tipos de ordenacin.
Antonia Heredia propone tres tipos de ordenacin :
a) La ordenacin cronolgica. Heredia parte de la premisa de que no hay ms
elemento estable que la fecha de un documento cuando sta est expresa. Los
tres elementos fundamentales de este tipo de ordenacin es el ao, el mes y el
da.
b) La ordenacin alfabtica. En sta se sigue el orden del abecedario de las
iniciales de las voces escogidas como representativas. Estos nombres pueden ser
de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a que ste se
refiera.
c) La ordenacin numrica para unidades de instalacin. En este sentido Heredia
seala que la ordenacin numrica atae a las unidades de instalacin, es decir a
los expedientes que llegan a un archivo administrativo en momentos diferentes. El
nmero que se le da a cada expediente es relativo a su ingreso y al fichero
registro del fondo que referir al nmero de los estantes del archivo. Se trata de
una identificacin numrica que topogrficamente nos ubique los expedientes.

Operaciones relacionadas con la ordenacin.

La ordenacin suele ir acompaada de una serie de acciones de tipo mecnico

que ayudan a darle forma y presentacin a los expedientes, y a los documentos
propiamente dichos. Estas operaciones son:
a) Una accin importante que tiene ver con los documentos de los expedientes es
la de alejar los clips, grapas, alfileres, broches, polvo, etc.
b) La conservacin del documento requiere del control y existen algunas
operaciones como la famosa titulacin, foliacin o numeracin y sellado. Debido a
los qumicos de las tintas, que existen hoy en da, algunos archivos se abstienen
de efectuar esta labor. Sin embargo, con anlisis y cuidado es conveniente
establecer la manera de dejar testimonio de la pertenencia archivstica y jurdica
de un documento o de un expediente. Se recomienda para la foliacin y el sello los
ngulos de los documentos.
c) Tambin en esta fase se coloca la fecha extrema de los asuntos en los
expedientes o folders. As mismo, se acostumbra poner la numeracin que ubica
de cada folder en referencia a la caja, al estante y al lugar dentro de cada caja o
contenedor.

El principio archivstico de la organizacin documental .

La organizacin documental se realiza y se sustenta bajo una metodologa
establecida y que ha probado ser la ms idnea para la naturaleza de los archivos.
Este principio fue desarrollndose a travs del tiempo hasta lograr dar un sistema
propio al archivista, distinto al de las normas bibliotecarias que en un momento
dado se utilizaban. As, naci el principio de orden original, o principio gentico,
tambin llamado por los italianos y la misma escuela vaticana, mtodo histrico,
como el ms acorde, el ms archivstico para clasificar y ordenar los fondos
documentales. El mencionado mtodo se fundament sobre el principio de
procedencia archivstica: integridad de los fondos y respeto al orden original.

_______________________________
El principio de procedencia postula
que cada documento debe estar puesto

Definicin del

dentro del fondo del archivo de donde

principio de

proviene y, dentro de este fondo, en el

procedencia

lugar que originariamente tena.

__________________________

El principio archivstico, conocido por algunos como de procedencia, exige,

precisamente, el respeto y el reflejo de la organizacin documental de acuerdo a la
produccin natural de los papeles y no a la implantacin de un criterio arbitrario y
antinatural. De aqu se concluye, que una documentacin que haya sido
desprovista de su articulacin originaria, de su vinculacin interna, ha perdido su
razn de ser y su valor archivstico. El principio de procedencia no debe ser
entendido de modo literal, sino en sentido archivstico, ya que los documentos de
todo archivo nacen como resultado de una funcin administrativa; y esto es, lo que
hay que reflejar, o en su caso re - crear, en la organizacin del mismo. Elio Lodolini
seala, que solamente la reconstitucin incondicionada del orden originario
satisface a toda exigencia cientfica. La metodologa que exige la organizacin
documental, est fundamentada en un anlisis serio, en un estudio profundo de la
institucin generadora, lo cual trae como consecuencia lgica, que el trabajo
archivstico sea diferente de cualquier otro y constituya una experiencia irrepetible.
Cualquier clasificacin y ordenacin archivstica debe contemplar el respeto de la
naturaleza del archivo y no confundir los elementos propios de la clasificacin
(funciones y estructuras) con el principio universal de toda organizacin
archivstica.

El principio
de procedencia
seala que cada
documento debe estar
dentro del fondo de
donde de proviene y
dentro, este fondo,
en el lugar que
originariamente tena

En conclusin podemos afirmar:

a) El principio de procedencia archivstica acompaa invariablemente a la
organizacin documental.. Segn lo dicho anteriormente, el principio establece
que los documentos deben conservarse en el archivo al que naturalmente
pertenecen y en el orden que tenan cuando se produjeron.
b) El principio de procedencia archivstica protege la integridad de las series
documentales en el sentido de que, sus orgenes y los procedimientos por los que
resultaron se reflejan en su ordenacin.
c) El principio de procedencia archivstico sirve para revelar el significado de los
documentos; pues, el asunto o materia de los mismos documentos individuales,
slo pueden entenderse completamente en el contexto del conjunto al que
pertenecen.
d) El principio archivstico proporciona una gua de trabajo econmico para la
organizacin, descripcin y servicio de los documentos.

e) El empleo del principio de procedencia archivstico no debe ser confundido con

la procedencia literal, pues esta confusin podra ser fatal en la organizacin
documental.

RESUMEN DE LA LECCIN 5
En esta leccin se expusieron los siguientes temas centrales:

La organizacin documental

El principio de procedencia

Se definieron los siguientes conceptos:

La organizacin documental
La clasificacin
La ordenacin
El principio de procedencia

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique en qu consiste la organizacin documental.

2. Distinga entre catalogacin, clasificacin y ordenacin.
3. Enumere tres principios bsicos de la clasificacin
4. Explique la diferencia entre la clasificacin de una biblioteca y la de un archivo.
5. Exprese con sus propias palabras en qu consiste el principio de procedencia.

LECCIN 6
LOS MEDIOS DE DESCRIPCIN
La leccin 6 estudia los elementos bsicos de la descripcin archivstica.
Los temas que se exponen son los siguientes:
La norma internacional de descripcin archivstica ISAD (G)
La norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivsticos
relativos a entidades, personas y familias ISAAR (CPF)
La gua general
El inventario
El catlogo

La tarea archivstica que sigue a la organizacin documental es la descripcin. En

esta etapa se generan los instrumentos para el control y la consulta de los
archivos. Conviene recordar que no es posible realizar instrumentos de

descripcin sin antes, tener organizados los acervos. La descripcin es pues,

reflejo de la organizacin documental.
Los instrumentos de descripcin fundamentalmente ayudan a ofrecer un servicio
preciso y expedito a la institucin o al investigador dependiendo del nivel de
archivo que se trate. La descripcin archivstica depender de la parte del archivo
que se quiera dar a conocer. Dentro de la amplia gama de modelos de descripcin
afines a esta disciplina, el Consejo Internacional de Archivos ha venido
desarrollando desde 1989 una normatividad que permita estandarizar a nivel
mundial los principales elementos que describen los archivos. En esta lnea en el
ao de 1993 se adopt el proyecto ISAD (G) Norma Internacional General de
Descripcin

Archivstica

en

1995

la

Norma

Internacional

sobre

los

Encabezamientos Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y

Familias.

La norma internacional de descripcin ISAD (G)

La norma ISAD (G) tiene por objeto:
a) Asegurar la creacin de descripciones coherentes apropiadas e inteligibles por
s mismas.
b) Facilitar

la

recuperacin

el

intercambio

de

informacin

sobre

la

documentacin de archivo.
c) Hacer posibles los encabezamientos autorizados; y
d) Posibilitar la integridad de descripciones de diferentes archivos en un sistema
unificado de informacin.
La norma considera la descripcin multinivel, que abarca el fondo y sus partes
como se muestra en el siguiente esquema.

Se aplican cuatro reglas generales a esta descripcin multinivel, que a

continuacin se enumeran:
1 Descripcin de lo general a lo especfico

Objetivo: representar el contexto y la estructura jerrquica del fondo y sus

partes.

Regla: en el primer nivel la descripcin debe dar informacin del fondo como
un todo. En los siguientes niveles se debe dar informacin de las partes
descritas. Las descripciones se mostrarn en una relacin jerrquica desde la
parte al todo, yendo desde el nivel ms amplio (fondo) al ms especfico.

2 Informacin pertinente segn el nivel de descripcin

Objetivo: representar de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de

descripcin.

Regla: proporcionar, solamente, la informacin que sea adecuada al nivel que

se est describiendo. Por ejemplo, si la unidad de descripcin es un fondo, no
se proporcionar informacin detallada sobre el contenido de un expediente, ni
sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor de la
unidad de descripcin es una divisin del mismo.

3 Interconexin de las descripciones

Objetivo: dejar clara la posicin que ocupa en la estructura jerrquica la unidad

de descripcin.

Regla:

relacionar

cada

descripcin

con

la

unidad

de

descripcin

inmediatamente superior y, en su caso, identificar el nivel de descripcin.

4 No repetir la informacin

Objetivo: evitar la redundancia de la informacin en las descripciones

archivsticas relacionadas jerrquicamente.

Regla: incluir, en el nivel superior que sea ms adecuado, la informacin

comn a todas las partes que los componen. No repetir en el nivel de
descripcin la informacin que se haya dado en un nivel superior.

La norma establece veintisis elementos que pueden ser combinados para

constituir la descripcin de cualquier unidad. De stos, slo cinco son
considerados como esenciales a toda descripcin.
1. El cdigo de referencia o como otros llaman, signatura.
2. Ttulo
3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin
4. Nivel de descripcin
5. Volumen de la unidad de descripcin
Cada elemento tiene un objetivo y una regla. De acuerdo a lo anterior, los
elementos de descripcin estn agrupados en cinco reas de informacin. Slo
enlistaremos los elementos de acuerdo a su rea respectiva y se detallar el rea
que abarcan los cinco elementos imprescindibles, sealados anteriormente, ya
que la presencia del resto depender de los objetivos perseguidos por la
descripcin.

rea de Identificacin.
1. Cdigo de referencia.

Objetivo: identificar el archivo y proporcionar un nexo de unin entre los

documentos y la descripcin que los representa.

Regla: usar la ltima versin de la norma ISO 3166 de cdigos para la

representacin de los nombres de los pases, seguido por el cdigo del
archivo, e acuerdo con el cdigo normalizado de archivos del pas, seguido del
cdigo especfico del archivo local, la signatura u otro identificador nico. El
ISAD (G) trae como ejemplo el caso de un documento de los archivos
Nacionales de Canad. CA NAC ANC C2358, CA es el cdigo del pas, NAC
ANC el del archivo y C2358 la signatura de depsito.

2. Ttulo

Objetivo: dar nombre a la unidad de descripcin.

Regla: Cuando la unidad de descripcin tenga un ttulo formal, ste deber

transcribirse textualmente palabra por palabra, con su orden y ortografa
original, pero no necesariamente ni la puntuacin ni las maysculas. En caso
de no existir un ttulo, se sugiere redactar uno conciso. En el nivel de fondo
deber ser incluido el nombre del productor. En los niveles ms bajos se
establece sealar el nombre del productor y n trmino que nos hable de la
tipologa de los documentos que comprenda la unidad de descripcin, y si
fuere apropiado, una frase reflejando funcin, actividad, materia, localizacin o
asunto. Ejemplo:

Fondo: Archivo Histrico del Cabildo Metropolitano

Seccin: Gobierno
Serie: Actas Capitulares

Asunto: Acta que constituye el primer Cabildo.

3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin

Objetivo: identificar las fechas de creacin de la unidad de descripcin.

Regla: las fechas se establecern tanto en el caso de una nica data como en
el de un periodo cronolgico. Se debern incluir las fechas de creacin si es un
periodo cronolgico, excepto si la unidad de descripcin es un fondo en el que
se recibirn nuevas transferencias. Ejemplo:
4 octubre de 1749
Circa 1810
1855
Antes de 1864
1877 1910
191403/04/1920 23/12/1930
Opcionalmente se pueden incluir fechas dominantes. En tal caso se establece

no
incluir las fechas predominantes sin las fechas extremas:
1810 1821 (predomina 1815 1818)
1910 1940 (predomina 1914 1917)
4. Nivel de descripcin

Objetivo: identificar el nivel de descripcin.

Regla: se debe identificar el nivel de descripcin: fondo, serie, subserie,

expediente, unidad documental.

5. Volumen de la unidad de descripcin

Objetivo: especificar el volumen fsico y el soporte de la unidad de descripcin.

Regla: se debe describir el volumen de la unidad de descripcin dando el

nmero de unidades fsicas en cifras arbigas y la denominacin ms
apropiada del tipo de soportes. Ejemplos:
2 rollo de pelculas
20 expedientes
10 volmenes

rea de Contexto
6. Nombre del productor.
7. Historia institucional/biografa.
8. Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la
unidad de descripcin.
9. Historia de la custodia de los documentos.
10. Forma de ingreso.

rea de Contenido y Estructura

11. Resumen/nota de alcance y contenido.
12. Valoracin, Seleccin y Eliminacin.
13. Nuevos ingresos.
14. Organizacin.

rea de Condiciones de Acceso y Utilizacin

15. Situacin jurdica.
16. Condiciones de acceso.
17. Derechos de autor/normas sobre reproduccin.
18. Lengua de los documentos.
19. Caractersticas fsicas.
20. Instrumentos de descripcin.

rea de Documentacin Asociada

21. Localizacin de los documentos originales.
22. Existencia de copias.
23. Unidades de descripcin relacionadas en el Archivo.
24. Documentos complementarios en otros archivos.
25. Biografa.

rea de Notas
26. Notas.

Los instrumentos o medios de descripcin

Los instrumentos de descripcin generalizados son: la gua general, el inventario y
el catlogo. Brevemente veamos cul es el significado de cada uno de ellos.

La gua general

La gua general orienta de manera global y destaca lo ms importante de un

archivo. Pueden ser los fondos de un archivo, como la gua del Archivo General de
la Nacin, los de un solo fondo, como la gua del archivo histrico del obispado de
Michoacn de la Casa de Morelos; la gua, contiene informacin sobre el archivo y
su contenido. Se dan noticias del origen y creacin del archivo, de la historia de la
institucin generadora, de los problemas por los que el acervo ha pasado, de la
historia del edificio, de la ubicacin, si es el caso, de fondos que no estuvieran en
la sede a describir, o de aquellos fondos que hayan llegado de otro lugar, de las
modificaciones en la organizacin de los fondos, de la bibliografa relacionada con
el material documental, de la relacin completa de los instrumentos de descripcin
sobre los fondos, del tipo de servicio que se da al pblico. La gua general
comnmente corresponde a la descripcin de un archivo histrico.

Qu es un inventario archivstico?
El inventario archivstico es un instrumento que describe la clasificacin de un
fondo de manera global sin descender a las particularidades de las piezas o
unidades archivsticas. Por tanto, el inventario no puede confundirse con el
catlogo ni con el ndice. El inventario archivstico no es un enlistado o relacin de
objetos como los inventarios de bienes muebles que realizan las dependencias
pblicas y privadas que necesitan controlar la existencia de todos los enseres de
oficinas o de los lugares en donde los empleados prestan su servicio. Existen
reglas especficas para realizar un inventario archivstico. En l, se describen las
series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una
institucin cuando hablamos de archivos de trmite o de concentracin, o bien, es
resultado de la descripcin de las series que integran las secciones o un fondo
documental de un archivo histrico. El campo de accin de un inventario
archivstico es un fondo o secciones completas. Sus funciones son de control, de
orientacin y de informacin para la institucin generadora, o para el investigador,
cuando se trata de un archivo histrico. Para lograr un inventario es necesario
haber realizado la clasificacin. Los elementos de un inventario archivstico deben
describir el fondo completo clasificado refiriendo la localizacin topogrfica; el
inventario archivstico nos dice: qu es lo que hay y en dnde est ubicado.

A continuacin presentamos, a manera de ejemplo, un formato de inventario de

archivo de trmite:

Inventario de Archivo de Trmite

Unidad administrativa
rea productora
Caj
a

No.

Serie
Documental

_________________________
Elabor

Hoja:_________De:_______

Perodo
de Trmite

Estado de
Trmite
Concluid
o

Asunto

Pendient
e

________________________________
Titular del rea

______________________
Recibi

_____________________
Contralora Interna

El catlogo
El catlogo archivstico es un enlistado de documentos que implica una
descripcin de los datos precisos de cada uno de ellos y de su ubicacin
topogrfica. El catlogo archivstico difiere del bibliotecario o de cualquier otro, en
cuanto se ocupa de la pieza documental o de la unidad archivstica de una parte o
de la totalidad de una serie. El catlogo est soportado por la ordenacin, as
como el inventario por la clasificacin; es pues, un reflejo de esa operacin de la
organizacin documental. La descripcin del catlogo puede ser tan amplia y
detallada cuanto se crea conveniente ofrecer datos al investigador. Los elementos
que conforman los catlogos archivsticos son: la fecha completa; el tipo de
documento; el autor; el destinatario; el asunto o materia; datos externos como
medidas, conservacin, materia sobre la que est escrito; fondo, seccin,
expediente, nmero de orden; y topografa. Un ejemplo de ficha de catlogo
pudiera ser el siguiente:
fondo
seccin
serie
subserie
nmero de caja
autor
destinatario
destino
nmero de hojas
asunto

expediente
lugar y fecha
(medida)

RESUMEN DE LA LECCIN 6
En la leccin 6 se estudi la norma para la descripcin de archivos propuesta por
el Consejo Internacional de Archivos y tres de los medios descriptivos ms usados
por los archivistas.
Los temas que se desarrollaron fueron:

La Norma General Internacional de Descripcin Archivstica.

La Gua General

El Inventario

El Catlogo

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Enumere las cinco reas propuesta por la Norma ISAD (G).

2. Explique con sus palabras en qu consiste la descripcin multinivel.
3. Cul es el papel de una gua general.
4. Qu describe el inventario.
5. Cul es la caracterstica esencial del catlogo.
6. Establezca la diferencia entre inventario y catlogo.

Bibliografa General
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Subsidios didcticos: 8), Mxico, Universidad Pontificia de Mxico, 1998.
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Germn Snchez Ruiprez- Pirmide, 1994.
Currs E.: Las Ciencias de la Documentacin: Bibliotecologa, archivologa,
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Elsevies Lexicon of Archival Terminology, Amsterdam, London N.Y., 1962.
Heredia Herrera A.: Archivstica, Principios y Problemas, (Col. Manuales), Sevilla,
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Lodolini E.: Archivstica, principios y problemas, (Coleccin de Manuales) Madrid,
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Archivista: 3) Mxico Archivo General de la Nacin, 1997.
Romero Tallafigo M.: Archivstica y Archivos, soportes, edificio y organizacin, (Col.
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Schellenberg, T. R.: Archivos Modernos, principios y tcnicas, Trad. Manuel Carrera
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Vzquez Murillo M.:Manual de Seleccin Documental, (Col. Biblioteca archivstica:3),
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