Tablas de datos

1) Esta planilla calcula el precio de venta de un artculo, considerando diversas variables.

2) En B1 figura la cantidad de artculos a producir.
3) En B2, el costo de cada uno. En B3, los costos fijos de la empresa, como maquinaria y
empleados.
4) La frmula ubicada en B4 calcula el costo total de la produccin.
5) Por otra parte, en B5 se encuentra el margen de ganancia que se espera obtener.
6) Teniendo en cuenta este margen, la frmula en B6 calcula la facturacin necesaria.
7) Y, finalmente, en B7 se calcula el valor de venta unitario necesario para alcanzar la
ganancia deseada.
8) A partir de estos datos, se desea comparar distintos mrgenes de ganancia, analizando las
variaciones del precio final.
9) Para lograrlo, vamos a crear una tabla de datos. Ingrese en celdas auxiliares, de forma
encolumnada, los mrgenes de ganancia que desea comparar. Desde D2 a D7; 15%, 20%,
25%, 30%, 40%.
10) En E1 haga una referencia a la celda que contiene el precio de venta, que es el valor
cuyas variaciones desea analizar.
11) Las celdas auxiliares han formado una tabla. Por eso es importante que deje siempre la
celda D1 libre.
12) Seleccione ahora la tabla auxiliar y dirjase a Datos/Herramientas de Datos / Anlisis Y si,
tabla de datos.
13) Como los diferentes mrgenes estn en una columna, deber utilizar el segundo casillero,
indicando como celda de entrada la que contiene el margen original de ganancia (B5).
14) Como resultado se obtiene una tabla que indica, para cada margen de ganancia, cul
debera ser el valor de venta correspondiente.
Tablas de datos con dos variables
1) Vamos a estudiar la sensibilidad del precio de venta frente a dos variables: el margen de
ganancia y la cantidad de artculos a producir.
2) Esto significa que analizaremos cul sera el valor final para distintas combinaciones de
mrgenes y cantidades.
3) Para hacerlo, vamos a crear otra tabla de datos. Ingresando en celdas auxiliares, de
manera encolumnada, los mrgenes de ganancia que desea comparar. Desde D2 a D7; 15%,
20%, 25%, 30%, 40%.
4) Ahora, formando una fila, especifique las distintas cantidades de artculos a producir que
quiere analizar. (Desde E1 a H1; 300; 400; 500; 600)
5) En D1, haga una referencia a la celda que contiene el precio de venta, que es el valor
cuyas variaciones se desea analizar. (B7)
6) Seleccione ahora la tabla auxiliar y dirjase a Datos/Herramientas de Datos / Anlisis Y si,
tabla de datos.
7) Los valores ingresados en la fila son las posibles cantidades a producir. Por lo tanto, como
primera celda de entrada debe ingresar la que contiene la cantidad original (B1).
8) En cambio, los valores de la columna corresponden a los diferentes mrgenes. Entonces,
como segunda celda de entrada indique el lugar donde se encuentra el margen original (B5).
9) Haga clic en Aceptar para crear la tabla de datos.
10) Ahora puede observar el precio de venta que debe tener cada artculo segn el margen
de ganancia que se quiera obtener y la cantidad que se vaya a producir.
Modificar y eliminar una tabla de datos
1) Vuelva a la tabla inicial, que analiza el precio unitario final, teniendo en cuenta los
diferentes mrgenes de ganancia.
2) Si desea analizar, por ejemplo, la facturacin que debe realizar, tendr que cambiar la
celda donde se indica la referencia al precio (cambiar en E1, B7 por B6).
3) Indicando que se tome el valor de la celda B6, donde est el nuevo dato que analizar.
4) La tabla refleja ahora la facturacin necesaria para satisfacer cada margen de ganancia.
5) Si lo desea, tambin puede alterar los mrgenes.
6) Observe que el valor correspondiente de la tabla se actualiza de forma automtica.
7) Sin embargo, si intenta modificar cualquier celda de la tabla en s, Excel no se lo permitir.
8) Esto se debe a que una tabla de datos es una funcin matricial, es decir que est asociada
a un grupo de celdas y no a una sola. Tenga en cuenta que las funciones matriciales estn
encerradas entre llaves.
9) Como puede ver, tampoco es posible eliminar las celdas por separado.
10) Deber seleccionar la tabla completa para quitarlas. De esta forma, Excel no se lo
impedir.
Clculos con fechas y horas
A) El formato de las fechas

Al ingresar fechas en una planilla, stas pueden tomar diferentes formatos. Conozca las
posibilidades y vea cmo aplicar a un rango de fechas un formato uniforme. Como ejemplo
utilizaremos una planilla ideal para organizar las fechas de entrega de trabajos por
realizar.Ver planilla.
1) Si cargamos una fecha en una celda sin formato definido, Excel elegir el que considere
ms adecuado para mostrarla. Ingresar en B4 29/3/2012; en B5 10-4; B6 16-4; B7
25/4/20122) Como puede ver, las fechas cargadas se presentan de diferentes maneras.3)
Para corregir este detalle, seleccione el rango que contiene las fechas y dirjase a la etiqueta
Inicio, luego en Celdas a Formato. Desplegar el men contextual y seleccionar formato de
celdas. 4) En la ficha Nmero elija la categora Fecha.5) Observe las diferentes posibilidades
y seleccione el formato ms adecuado. 6) Para terminar, haga clic en Aceptar. 7) Listo. Ahora
todas las fechas tienen el mismo formato. b) Obtener la fecha y/o la hora actuales
1) En algunas ocasiones, necesitaremos conocer la fecha actual. Excel cuenta con una
funcin para este caso. 2) Seleccione la celda E1. Escriba =HOY() y presione la tecla
<Enter>. 3) Esta funcin toma la fecha del sistema y se actualiza cada vez que se abre la
planilla. 4) Una funcin similar es AHORA, que devuelve la fecha y hora actuales. En E11
ingresar la funcin =AHORA() y presione <Enter>.5) En este caso, la actualizacin se realiza
cada vez que se hace un cambio en la planilla o al presionar la tecla <F9>.c) Crear un
formato personalizado para fechas1) Si no est conforme con los formatos de fecha que
ofrece Excel, puede crear el suyo propio. Seleccione el rango de fechas cuyo formato desea
alterar. 2) Click derecho sobre la seleccin e ingresar a formato de celdas y, en la ficha
Nmero, elija la categora Personalizada. 3) En este campo puede modificar el formato actual,
dndole el aspecto ms conveniente. 4) Las letras "d" representan el valor del da, las letras
"m", el valor del mes, y las "a", el del ao. Tenga en cuenta que, dependiendo de la
Configuracin regional del equipo, en lugar de la letra "a", puede haber una "y". 5) Variando
la cantidad de letras de cada valor entre una y cuatro, se presentan distintas opciones de
formato. Puede ir viendo los resultados en el rea de Muestra. Por ejemplo, una sola "d"
mostrar el da con un dgito, mientras que cuatro devolvern el nombre del da completo.6)
Como es de suponer, el mismo concepto puede aplicarse al valor de los meses. Observe
cmo van variando los contenidos en el rea de Muestra. 7) Con el valor del ao, la opcin es
ms simple, ya que solamente es posible usar dos o cuatro dgitos. 8) Tambin puede
cambiar los separadores por cualquier carcter que prefiera. Cambiar a dd/mmmm/aaaa.9)
Una vez conforme con los cambios realizados, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.
10) Note que los ceros que antecedan a los das y a los meses de un solo dgito han
desaparecido. Finalmente, puede aplicar el mismo formato personalizado a la celda que
contiene la fecha actual.
d) Calcular la diferencia entre dos fechas
1) Si queremos saber la cantidad de das que faltan para el momento de la entrega, debemos
hacer un clculo entre fechas. 2) En la celda correspondiente (D4), escriba la frmula =B4$E$1. De esta manera, estamos restando a la fecha de entrega la fecha actual. Note que se
est fijando la referencia a E1 para poder estirar y copiar la frmula al resto de la columna. 3)
La frmula fue ingresada de manera correcta, si el valor obtenido no lo demuestra, esto se
debera, simplemente, a un problema de formato. 4) En este caso seleccione nuevamente la
celda y vaya a Formato de Celdas. 5) Vaya a la ficha Nmero y seleccione la categora
General. 6) El valor, expresado en das, se ve ahora correctamente.
7) Utilice el puntero de estirar para copiar la frmula al resto de las filas.
e) Obtener el da de la semana
1) Para efectuar un clculo posterior, deseamos saber a qu da de la semana corresponde
cada fecha. Ubquese en la celda C4 y escriba =DIASEM(B4). 2) Esta funcin devuelve un
valor numrico, pero con un simple retoque en el formato, podemos obtener la palabra que
estamos buscando. 3) En la categora Personalizada, borre el contenido del campo Tipo, y en

su lugar, escriba cuatro letras "d". 4) Como puede ver, ahora aparece el nombre
correspondiente a ese da. 5) Estire la frmula a las dems celdas y repita el procedimiento
en la celda D1, al lado de la fecha actual. f)
Calcular la diferencia entre dos fechas1) Para excluir los sbados y domingos de nuestro
clculo de das restantes, debemos utilizar la funcin DIAS.LAB. 2) Para comenzar, en E4
escriba =DIAS.LAB($E$1;B4). Los argumentos de esta funcin son las dos fechas entre las
cuales se quieren calcular los das laborales. En este caso, la actual y la de entrega. 3) Es
importante saber que la funcin DIAS.LAB cuenta tanto el da inicial como el final, por lo que
agrega un da ms al resultado que necesitamos. 4) Para corregir este problema, edite la
frmula y agregue un -1 luego del parntesis. Revisar formato, general es el indicado. 5)
Ahora s, la cantidad de das es la correspondiente. 6) Para finalizar, estire la frmula a toda
la columna.
g) Calcular la edad o la antigedad Planilla Nueva, Copiar.1) A partir de la fecha de
ingreso de cada empleado, calcularemos su antigedad en la empresa al da actual. 2) Este
clculo se realiza con la funcin especial SIFECHA. 3) El primer argumento es la fecha de
ingreso. 4) El segundo argumento es la fecha actual. Es importante que ingrese la referencia
como absoluta, para poder estirar la funcin ms adelante.5) El ltimo argumento indica la
unidad en que se desea obtener el tiempo transcurrido entre ambas fechas. Para obtenerlo
en aos, corresponde escribir una Y (de year, ao en ingls). As queda la frmula:
=SIFECHA(B4;$C$1;"Y")6) Agregando una M junto a la Y, esta funcin calcula la cantidad de
meses transcurridos luego del ltimo ao cumplido. 7) Y si reemplaza ambas letras por una M
y una D, puede obtener los das pasados luego del ltimo mes cumplido.8) Pero, la
antigedad se calcula en aos, por lo que deberemos optar por el primero de los ejemplos
para saber cuntos aos ha trabajado este empleado.9) Finalmente, estire la frmula con el
puntero, para conocer la antigedad de todos los empleados de la tabla.
h) Calcular una fecha de vencimiento Ver Planilla, Copiar.1) Contando con la fecha de
facturacin y el plazo de pago de cada servicio, calcularemos, en la columna C, las fechas de
vencimiento correspondientes. 2) El proceso es tan simple como sumarle a la fecha de
facturacin el valor correspondiente al plazo de pago, que debe estar expresado en das.3)
Como puede ver, Excel ha calculado la fecha de vencimiento del primer servicio. 4) Ahora
solamente resta utilizar el puntero de estirar para extender la frmula a toda la lista.
i) Calcular un vencimiento1) En el ejemplo anterior sumamos la cantidad de das de plazo,
sin tener en cuenta los das no laborales. 2) Pero para calcular la fecha de vencimiento
cuando el plazo est indicado en das hbiles, necesitamos una funcin especial, llamada
DIA.LAB. No la confunda con DIAS.LAB, que utilizamos anteriormente, y que realiza otro tipo
de clculo. 3) Esta funcin toma la fecha de facturacin, expresada en B4, y le suma el plazo
de pago. La diferencia con la suma que ingresamos en la leccin anterior es que, en este
caso, slo se consideran los das hbiles, no los fines de semana. 4) Por lo tanto, la fecha de
vencimiento correspondiente es la que vemos ahora. 5) Como siempre, complete la planilla
extendiendo la frmula a toda la lista.

EL FORMATO CONDICIONAL
Excel cuenta con una opcin muy interesante que permite aplicar diferentes formatos a las
celdas o rangos segn condiciones determinadas. Las utilidades del formato condicional son
varias; por ejemplo, puede utilizarse para que el texto de una celda se muestre de color rojo
si contiene un valor negativo.
a) Condicionar un formato

Ver Planilla

1) En esta planilla se deben destacar, con un fondo rojo, las ventas que superen un valor de
1000 pesos.
2) Comience por seleccionar las celdas a las que se aplicar el formato, y dirjase a la
pestaa Inicio y dentro de Estilos, elija Formato condicional. En el men contextual seleccione
Resaltar reglas de celdas, Es mayor que
3) En esta ventana podemos definir las condiciones que deben cumplirse para que el formato
de las celdas cambie.
4) Indique, entonces, que el valor de la celda sea mayor que 1000.
5) Ahora deber establecer el formato que se aplicar a las celdas en los casos en que se
cumpla la condicin.
6) Este cuadro es similar al que se utiliza para aplicar formatos a las celdas. En la ficha
Relleno, indique el color rojo.
7) Presione Aceptar en esta ventana.
8) Observe que las ventas que superan los 1000 pesos aparecen ahora sobre un fondo de
color rojo.
9) Si los valores se modifican, el formato acta en consecuencia.
b) Condicionar un formato a una frmula
1) En este caso, es preciso destacar todos los datos de los empleados cuyas ventas han
superado los 1000 pesos.
2) Esto significa que el formato afectar a toda la fila, en funcin de una condicin
relacionada con el valor de una de sus celdas.
3) Comience por seleccionar la tabla (A2:C14) y vaya nuevamente a Inicio y dentro de Estilos,
elija Formato condicional, Nueva regla.
4) Como la condicin depende de una celda que no es la actual, debe indicar la opcin
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
5) La frmula se arma como si estuviera en una celda.
6) En este ejemplo es necesario evaluar si la primera de las ventas es mayor a 1000.
7) Como el formato condicional ser aplicado a un rango de celdas, se debe fijar la referencia
a la columna C para que siempre se haga la prueba con dicha columna. La referencia a la fila,
en cambio, queda relativa para que en cada fila se evale la condicin respecto al monto
correspondiente. (=$C2>1000)
8) De la misma manera que en la leccin anterior, aplique el formato deseado. Observe que
en este caso no se puede alterar el tamao ni el tipo de fuente.
9) Haga un clic en Aceptar.
10) Como puede ver, las filas completas cambiaron su formato en los casos en que la
condicin se ha cumplido.
c) Formatos condicionales mltiples
1) Ahora es necesario marcar las ventas menores a 500 en color rojo, y las mayores a 1000
en verde.
2) Para ver otra manera de aplicar el formato condicional, en lugar de seleccionar toda la
tabla, marque la primera fila y dirjase a Inicio y dentro de Estilos, elija Formato condicional y
seleccione Nueva Regla. Para luego, dentro del tipo de regla, seleccionar Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar formato
3) La primera condicin por definir ser que si el valor de la celda correspondiente al monto
es menor a 500. Recuerde fijar la referencia a la columna C para que la comprobacin se
haga siempre sobre esa columna, sin importar si el formato se copia a otro lugar.
4) Estas celdas deben estar con el texto en negrita y en color rojo. Aceptar.
5) Ahora debe indicar una segunda condicin. Repita los pasos del nmero 2.
6) La segunda comprobacin debe ser que el valor de la celda sea mayor a 1000.
7) En este caso, el formato es similar, pero el color debe ser verde.
8) Finalmente, haga un clic en Aceptar. Con la primera celda no sucede nada porque no
cumple con ninguna de las dos condiciones. Pero todava falta copiar el formato al resto de la
tabla. Por lo tanto, presione el botn Copiar formato, y seleccione el rango correspondiente.
9) Al aplicarse el formato condicional, las celdas que cumplen con alguna de las condiciones
aparecen marcadas.

d) Eliminar un formato condicional

1) Si luego de aplicar un formato condicional decide que no va a utilizarlo, puede eliminarlo, y
dejar las celdas como estaban al principio.
2) Para lograrlo, seleccione el rango correspondiente y vaya a Inicio y dentro de Estilos, elija
Formato condicional, Administrar reglas.

3) Indique cules son los formatos condicionales que desea cancelar y haga clic en eliminar.
4) Para cancelar el de las ventas menores a 500, seale la primera condicin.
5) Y para eliminar el de las ventas mayores a 1000, seale la segunda condicin.
6) Finalice con un clic en Aceptar.
7) Como puede ver, los formatos condicionales han desaparecido.
8) Ahora todas las celdas se muestran con su formato original, independientemente de su
valor.

e) Localizar repetidos

Ver Planilla, Copiar

1) Cuando se transcribieron los telfonos en esta planilla, se filtraron algunos datos

repetidos, como los ubicados en las filas 2 y 8.2) El formato condicional puede ayudar a
encontrar las repeticiones. Seleccione la primera fila y vaya a Inicio/Formato
condicional/Nueva Regla. 3) En este caso, la condicin ser una frmula que resaltar la fila
en caso de que el telfono se encuentre ms de una vez en la columna B.4) La frmula que
utilizaremos es CONTAR.SI, que, una vez definido un rango, cuenta las celdas que coinciden
con la condicin dada.5) El primer argumento de esta funcin define el rango en donde se
contar la cantidad de veces que aparece determinado dato. Como en este caso el rango es
toda la columna, la referencia est compuesta solamente por la letra. =CONTAR.SI($B:$B
6) El segundo argumento, por su parte, es el valor que debe buscarse en el rango. En este
caso, el nmero telefnico. =CONTAR.SI($B:$B;$B2)7) La condicin se completa preguntando
si el resultado de la funcin es mayor a 1, porque si el nmero aparece ms de una vez,
quiere decir que est repetido. =CONTAR.SI($B:$B;$B2)>1
8) Una vez establecida la condicin, indique el formato que deben tomar las celdas que la
cumplen.
9) Haga clic en Aceptar y copie el formato al resto de la tabla.10) Con esto, los nmeros que
estn ms de una vez se destacan, y usted podr individualizarlos con facilidad.
OTRA MANERA ES LA SIGUIENTE: Seleccionar el rango a2:b2, ir a formato condicional, nueva
regla. Seleccionar APLICAR FORMATO NICAMENTE A LOS VALORES NICOS O DUPLICADOS
Dar formato a todo: duplicado. Elegir formato, aceptar y luego pegar formato a dems celdas.
f) Sealar vencimientos
Ver Planilla, Copiar
1) En este caso, el objetivo es sealar las facturas vencidas a la fecha indicada en la celda
B1. =Hoy().
2) Seleccione el listado y abra la ventana para configurar el formato condicional. Ingrese una
nueva regla.
3) Lo primero que hay que hacer es sumarle a la fecha de emisin, en B4, el plazo de pago,
ubicado en C4. Con esto obtendremos la fecha de vencimiento, que habr que comparar con
el dato ingresado en la celda B1. Si la fecha de vencimiento es menor a la actual, eso quiere
decir que la factura est vencida.
4) Establezca ahora un formato para destacar esas facturas. Por ejemplo, que se vean en
negrita y en color rojo.
5) Finalmente, acepte el formato condicional.
6) Las facturas vencidas se visualizan ahora con el aspecto definido previamente.
7) Observe que si altera alguno de los plazos, el formato responde en consecuencia. Lo
mismo sucede si se cambia la fecha actual.
g) Localizar el mximo
1) Volviendo al ejemplo de la lista de vendedores, ahora queremos destacar con fondo rojo el
mayor monto del mes.
2) Seleccione la celda correspondiente a la primera de las ventas y dirjase a Formato
condicional, Nueva regla. Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan,
Seleccionar Valor de la celda, igual a
3) Lo que haremos es comparar el valor de esa celda con el mximo de la columna, que
obtendremos a travs de la funcin MAX.4) Entonces, en este casillero ingrese el nombre de
la funcin y, entre parntesis, el rango del cual se desea obtener el mximo, en este caso, la
columna C. Frmula =MAX(C:C)5) Ahora hay que definir el formato que tomar la celda que
sea igual al valor mximo de la columna.6) Como el primer valor no es el mximo, no sucede
nada. Pero si copia el formato condicional al resto de la columna, ver cmo se destaca la
celda con la venta mxima.7) Para comprobar el correcto funcionamiento de esta planilla,
altere otro valor, convirtindolo en el mximo.Automticamente el formato condicional lo
sealar en lugar del anterior.
a) Buscar e insertar una imagen prediseada

1) Para agregar la figura de un bus a esta planilla, dirjase a Insertar/ Imgenes prediseadas.
2) La barra lateral es uno de los paneles de tareas de Excel 2007. Utilice este buscador para
encontrar rpidamente la ilustracin que necesita.
3) All puede ver los resultados de la bsqueda. Para insertar la imagen deseada, basta con
hacer un clic sobre ella.
4) La imagen ha sido insertada
2) Como es de suponer, aqu tambin es posible configurar el efecto 3D de la manera ms
conveniente. Dirjase a Efecto de formas, Rotacin 3D, opciones de giro 3D.
3) Observe qu simple es cambiar las caractersticas de la autoforma, utilizando la barra de
herramientas que ha aparecido. Por ejemplo, puede inclinarla con sucesivos clics en Z.
4) Tambin puede indicar que tenga ms profundidad.
5) Y configurar la direccin que tendrn tanto la figura como el efecto.
6) Cierre la barra de herramientas cuando acabe de trabajar con ella.
7) Observe el rayo terminado. Gracias a los efectos aplicados, no se parece en nada a la
autoforma original.
h
j) Aplicar y eliminar un fondo ilustrado
1) Para ilustrar una hoja con una imagen de fondo, vaya a Diseo de Pgina/Fondo.
2) Navegue por las carpetas de su disco hasta encontrar el archivo que desee utilizar como
fondo.
3) Una vez ubicado, haga clic sobre l y presione el botn Insertar.
4) Luego de un segundo, la imagen elegida aparecer como fondo en toda la superficie de la
planilla.
5) Si no est conforme con el resultado, puede quitar esta imagen, yendo a Diseo de
Pgina/Eliminar fondo.
Tablas dinmicas1) Queremos resumir en una tabla adicional la cantidad de ttulos por
gnero. Para lograrlo, utilizaremos una tabla dinmica. 2) Dirjase a Insertar/nueva tabla
dinmica. 3) Ahora es preciso indicar el rango de la tabla original. En la mayora de los casos,
Excel lo detecta automticamente. 4) Puede generar la tabla en una hoja nueva o en una que
ya forme parte del libro. En la mayora de los casos, la primera opcin es la ms aconsejable.
5) Esta nueva estructura que ve es la tabla dinmica. Para obtener el resumen buscado,
habr que arrastrar el campo correspondiente hacia cada zona. 6) Como queremos agrupar
las pelculas por gnero, empiece por mover ese campo a la zona de las filas. 7) Adems,
para contar cuntas pelculas hay de cada gnero, arrastre el campo Ttulo a la zona de los
datos. 8) Observe cmo la tabla se va adaptando a los cambios que se realizan, y muestra la
cantidad de pelculas de cada gnero. 9) Tambin es posible cambiar la operacin que se
efecta con los datos. Para hacerlo, seleccione la celda donde est la cuenta de ttulos y
haga clic en el botn Configuracin de campo, de la barra de herramientas Tabla dinmica.
10) Como ve, puede elegir diferentes operaciones, segn sus necesidades. Igualmente, en
este caso, la cuenta ser el clculo ideal.11) Ya tenemos la cuenta de ttulos que
buscbamos, pero an podemos mejorar la tabla.
Tablas de doble y triple entrada
1) Si bien la tabla ya cumple la funcin que queramos, sera interesante generar un cuadro
de doble entrada que brinde an ms informacin. 2) Para hacerlo, arrastre el campo Idioma
a la zona de las columnas, a la derecha de la cuenta de ttulo. 3) La tabla se ha modificado, y
se han agregado clculos parciales para cada combinacin de gnero e idioma. 4)
Obviamente, los totales generales continan en su lugar, con el agregado de los subtotales
correspondientes a cada Idioma. 5) Como ltimo paso, arrastre el campo Reservas a la zona
de los campos de pgina. 6) Este campo actuar como una tercera entrada, que permitir
condicionar la informacin de la tabla a tres criterios diferentes: Gnero, Idioma y Reservas.
Manejar una tabla dinmica
1) Cierre la barra de herramientas Tablas dinmicas y la Lista de campos, ya que por ahora
no vamos a utilizarlas. 2) Las cabeceras de los campos funcionan como mens desplegables,
que permiten personalizar las vistas y filtrar la informacin. 3) Mantenga el ticket slo en las
opciones que desea mostrar. 4) Seleccione ver solamente las cantidades de ttulos en idioma
ingls. 5) Por supuesto, este filtro puede combinarse con los de los otros campos que forman
parte de la tabla dinmica. 6) Para volver todo a la normalidad, vuelva a desplegar cada

men y seleccione la opcin Mostrar todos. As se irn quitando los filtros, y la tabla mostrar
un anlisis completo con todos los datos. 7) El campo Reservas condiciona a los dems
campos. Despliegue su men y pruebe seleccionando las pelculas para mayores de 16 aos.
8) La tabla se ha reducido, y ahora muestra slo los registros que cumplen con esa condicin.
9) Observe que las filas y las columnas que no cumplen el criterio han desaparecido. 10) Las
operaciones que acabamos de realizar son muy frecuentes en tablas dinmicas, y son un
claro ejemplo de las posibilidades de anlisis que ofrece esta herramienta.
Actualizar una tabla dinmica1) Como usted ya sabe, esta tabla dinmica se basa en los
datos ingresados en la tabla original. 2) Llegado el caso, quiz necesite modificar datos en la
tabla de origen. Ubiqumonos en la hoja1, en la celda J4 y cambiemos el idioma por
francs.3) Sin embargo, la tabla dinmica no reflejar los cambios. 4) Para que esto ocurra,
debe actualizarla manualmente. 5) Ahora bastar con ubicarse en cualquier celda de la tabla
y presionar el botn Actualizar, que se encuentra dentro de las opciones, en barra de
herramientas de tabla dinmica.6) La tabla dinmica se actualizar y pasar a reflejar los
cambios realizados en la tabla original. 7) Si no desea utilizar la barra de herramientas,
puede acceder a la misma opcin con click derecho sobre la tabla y actualizar.
Mostrar detalles de un valor1) Ir a cualquiera de los totales y hacer click derecho
eligiendo del men desplegable mostrar detalles. 2) Si desea ver los registros que
componen ese total, por ejemplo, las pelculas en ingls, seleccione la celda y haga clic en
elbotn Mostrar detalle.3) Excel inserta una nueva hoja, que contiene slo esos registros.
Puede trabajar con ella como con cualquier otra hoja. 4) Lo mismo sucede al hacer doble clic
sobre una celda de la tabla dinmica. 5) Como puede ver, se ha creado una hoja adicional
que contiene slo los dramas en idioma ingls.
Eliminar una tabla dinmica1) Como es de suponer, los valores de las tablas dinmicas no
pueden ser alterados ni eliminados. Un cartel de advertencia informa al respecto. 2) Sin
embargo, la tabla entera s puede borrarse. Para hacerlo, seleccinela. 3) Y vaya a
Edicin/Eliminar. 4) Listo. La tabla dinmica ha desaparecido. 5) Por supuesto, en caso de que
haya creado la tabla en una hoja diferente, tambin puede eliminar esa hoja.
Grficos dinmicos
1) Vamos a crear un grfico dinmico que permita visualizar la duracin promedio de los
ttulos de cada pas. 2) Ubicado en la tabla, vaya a Insertar/Grfico dinmico. 3) Excel sugiere
el rango correcto. Contine. 4) Por ltimo, indique que el grfico se genere en una hoja
nueva. 5) De manera similar a la creacin de una tabla dinmica, deber arrastrar cada
campo a la zona que corresponda.
6) Antes, es necesario definir qu tipo de grfico va a utilizar. Dirjase a Cambiar Tipo de
Grfico para verificar cul es el tipo grfico seleccionado. Posndose con el mouse encima
del tipo de grfico nos entrega el nombre.7) Excel selecciona, de forma predeterminada, el
de columnas agrupadas, en este caso ser el ms adecuado.8) El campo que se tomar para
realizar el grfico ser Duracin. Seleccinelo y se graficar en la zona de datos. 9) Sin
embargo, no queremos realizar una suma de todas las duraciones, sino un promedio.
Entonces, haga doble clic sobre Suma de duracin, para que se abra la ventana de
Configuracin de campo. 10) Indique que la operacin ser un Promedio y haga clic en
Aceptar. 11) Por ahora tenemos el promedio general de todas las pelculas. Pero
seleccionando el campo Pas de la lista de campos, se obtienen los promedios de cada
nacin. 12) Para mejorar el grfico, agregue una segunda entrada, arrastrando el campo
Gnero a los rtulos de columnas (abajo). De esta forma lograr una subclasificacin por
dicho campo.13) Finalmente, coloque una tercera entrada, arrastrando el campo Reservas a
la zona de Filtro de informe.14) Como puede suponer, los grficos dinmicos se manejan de
igual manera que las tablas dinmicas. Por lo tanto, puede filtrar la informacin como mejor
le parezca. 15) De hecho, los grficos se basan en tablas dinmicas, que se crean
automticamente al mismo tiempo que se generan y modifican los grficos.

EJERCICIOS SUBTOTALES
Generar subtotales para una tabla
1) Queremos agregar a esta tabla subtotales que nos indiquen la cantidad de pelculas de
cada gnero. 2) Para hacerlo, primero debe ordenarla segn los contenidos de ese campo.
Seleccionar A2 e Ir a Datos, ordenar de A a Z3) Luego, dentro de la etiqueta Datos, elija
Subtotales. 4) En este cuadro debe indicar los criterios que utilizar. 5) Elija de esta lista el
campo que dividir la tabla en grupos, es decir, la columna de la que quiere obtener los
subtotales. Ser Genero.6) En la segunda lista debe optar por la operacin que realizar; en
este caso, contar los registros. Cuenta.7) Finalmente, tiene que elegir los campos sobre los
que realizar la operacin. Slo queremos contar los diferentes ttulos. Ttulos.8) Si desea
calcular un total general e incluirlo al pie de la tabla, utilice la opcin. 9) Haga clic en Aceptar
para aplicar los subtotales.10) Como puede ver, Excel inserta nuevas filas entre cada grupo,
y coloca en el campo correspondiente la cantidad de ttulos de cada gnero.11) Tambin,
segn lo solicitado, se agrega al pie una lnea con el total general, es decir, la cuenta de
todos los ttulos.12) Observe que la funcin utilizada es SUBTOTALES. Para ello basta posarse
enC8, C12, C16 y ver la frmula utilizada.
Visualizar distintos niveles de detalle1) Los controles que puede ver a la izquierda de la
planilla permiten expandir o contraer cada grupo, para as mostrar en detalle slo los
deseados.2) El botn 1 oculta todos los grupos, y permite ver slo el total general. 3) El botn
2 ofrece un nivel de detalle intermedio, en el que podemos ver los subtotales y la cuenta
final. 4) Por ltimo, el botn 3 abre totalmente la tabla, y vuelve a mostrar todos los registros.
5) Los otros botones, con el signo ms, expanden solamente el grupo en cuestin, para
mostrar en detalle los registros que lo componen. 6) El botn pulsado tiene ahora un signo
menos, que sirve para contraer un grupo abierto. 7) Por supuesto, puede abrir y cerrar
cualquiera de los grupos e, incluso, desplegar varios al mismo tiempo.
Subtotales anidados
1) En esta ocasin queremos calcular la duracin promedio de las pelculas de cada
gnero. Para hacerlo, crearemos una segunda serie de subtotales sobre la ya
existente. 2) Con la celda E2 seleccionada, Vaya a Datos/Subtotal. 3) Los registros
seguirn dividindose por Gnero. 4) Pero la operacin ser, esta vez, un Promedio.
5) Ahora aplique el subtotal al campo Duracin. Recuerde revisar los dems y
constatar que ninguno est marcado. 6) A diferencia del primer ejercicio, desactive la
opcin Reemplazar subtotales actuales, ya que deseamos mantenerlos. 7) Como
puede ver, se han insertado nuevas filas, que contienen las duraciones promedio de
cada gnero. 8) Note que se agrega un cuarto botn a los controles, ya que la
estructura de subtotales ha ganado un nuevo nivel de profundidad. 9) Sin embargo,
en cuanto al manejo de dicha estructura, es el mismo.
2) Eliminar subtotales
1) Eliminar subtotales es mucho ms simple que generarlos. 2) Ubicado sobre cualquier celda
de la tabla, todo lo que debe hacer es dirigirse a Datos/Subtotales. 3) Y hacer un clic en el
botn quitar todos. 4) Los subtotales son eliminados, y la tabla vuelve a su estado original.
Tablas dinmicas1) Queremos resumir en una tabla adicional la cantidad de ttulos por
gnero. Para lograrlo, utilizaremos una tabla dinmica. 2) Dirjase a Insertar/nueva tabla
dinmica. 3) Ahora es preciso indicar el rango de la tabla original. En la mayora de los casos,
Excel lo detecta automticamente. 4) Puede generar la tabla en una hoja nueva o en una que
ya forme parte del libro. En la mayora de los casos, la primera opcin es la ms aconsejable.
5) Esta nueva estructura que ve es la tabla dinmica. Para obtener el resumen buscado,
habr que arrastrar el campo correspondiente hacia cada zona. 6) Como queremos agrupar

las pelculas por gnero, empiece por mover ese campo a la zona de las filas. 7) Adems,
para contar cuntas pelculas hay de cada gnero, arrastre el campo Ttulo a la zona de los
datos. 8) Observe cmo la tabla se va adaptando a los cambios que se realizan, y muestra la
cantidad de pelculas de cada gnero. 9) Tambin es posible cambiar la operacin que se
efecta con los datos. Para hacerlo, seleccione la celda donde est la cuenta de ttulos y
haga clic en el botn Configuracin de campo, de la barra de herramientas Tabla dinmica.
10) Como ve, puede elegir diferentes operaciones, segn sus necesidades. Igualmente, en
este caso, la cuenta ser el clculo ideal.11) Ya tenemos la cuenta de ttulos que
buscbamos, pero an podemos mejorar la tabla.
Tablas de doble y triple entrada
1) Si bien la tabla ya cumple la funcin que queramos, sera interesante generar un cuadro
de doble entrada que brinde an ms informacin. 2) Para hacerlo, arrastre el campo Idioma
a la zona de las columnas, a la derecha de la cuenta de ttulo. 3) La tabla se ha modificado, y
se han agregado clculos parciales para cada combinacin de gnero e idioma. 4)
Obviamente, los totales generales continan en su lugar, con el agregado de los subtotales
correspondientes a cada Idioma. 5) Como ltimo paso, arrastre el campo Reservas a la zona
de los campos de pgina. 6) Este campo actuar como una tercera entrada, que permitir
condicionar la informacin de la tabla a tres criterios diferentes: Gnero, Idioma y Reservas.
Manejar una tabla dinmica1) Cierre la barra de herramientas Tablas dinmicas y la Lista
de campos, ya que por ahora no vamos a utilizarlas. 2) Las cabeceras de los campos
funcionan como mens desplegables, que permiten personalizar las vistas y filtrar la
informacin. 3) Mantenga el ticket slo en las opciones que desea mostrar. 4) Seleccione ver
solamente las cantidades de ttulos en idioma ingls. 5) Por supuesto, este filtro puede
combinarse con los de los otros campos que forman parte de la tabla dinmica. 6) Para volver
todo a la normalidad, vuelva a desplegar cada men y seleccione la opcin Mostrar todos. As
se irn quitando los filtros, y la tabla mostrar un anlisis completo con todos los datos. 7) El
campo Reservas condiciona a los dems campos. Despliegue su men y pruebe
seleccionando las pelculas para mayores de 16 aos. 8) La tabla se ha reducido, y ahora
muestra slo los registros que cumplen con esa condicin. 9) Observe que las filas y las
columnas que no cumplen el criterio han desaparecido. 10) Las operaciones que acabamos
de realizar son muy frecuentes en tablas dinmicas, y son un claro ejemplo de las
posibilidades de anlisis que ofrece esta herramienta.
Actualizar una tabla dinmica1) Como usted ya sabe, esta tabla dinmica se basa en los
datos ingresados en la tabla original. 2) Llegado el caso, quiz necesite modificar datos en la
tabla de origen. Ubiqumonos en la hoja1, en la celda J4 y cambiemos el idioma por
francs.3) Sin embargo, la tabla dinmica no reflejar los cambios. 4) Para que esto ocurra,
debe actualizarla manualmente. 5) Ahora bastar con ubicarse en cualquier celda de la tabla
y presionar el botn Actualizar, que se encuentra dentro de las opciones, en barra de
herramientas de tabla dinmica.6) La tabla dinmica se actualizar y pasar a reflejar los
cambios realizados en la tabla original. 7) Si no desea utilizar la barra de herramientas,
puede acceder a la misma opcin con click derecho sobre la tabla y actualizar.
Mostrar detalles de un valor
1) Ir a cualquiera de los totales y hacer click derecho eligiendo del men desplegable
mostrar detalles. 2) Si desea ver los registros que componen ese total, por ejemplo, las
pelculas en ingls, seleccione la celda y haga clic en el botn Mostrar detalle.3) Excel inserta
una nueva hoja, que contiene slo esos registros. Puede trabajar con ella como con cualquier
otra hoja. 4) Lo mismo sucede al hacer doble clic sobre una celda de la tabla dinmica. 5)
Como puede ver, se ha creado una hoja adicional que contiene slo los dramas en idioma
ingls.
Eliminar una tabla dinmica

1) Como es de suponer, los valores de las tablas dinmicas no pueden ser alterados ni
eliminados. Un cartel de advertencia informa al respecto. 2) Sin embargo, la tabla entera s
puede borrarse. Para hacerlo, seleccinela. 3) Y vaya a Edicin/Eliminar. 4) Listo. La tabla
dinmica ha desaparecido. 5) Por supuesto, en caso de que haya creado la tabla en una hoja
diferente, tambin puede eliminar esa hoja.