ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

DENCY MARA MORENO PINO

Aprendiz

ERINELA PEARANDA GOMEZ

Tutora

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2015

INTRODUCCIN

El presente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia del estudio

de la organizacin documental en las organizaciones con el desarrollo de esta
actividad se busca identificar, conocer la clasificacin de los documentos para
as desarrollar los procesos de ordenacin y descripcin de los documentos en
las entidades pblicas privadas.
Esta actividad permite afianzar y reforzar conocimientos expuestos hasta el
momento en el curso.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Este proceso comprende un conjunto de acciones orientadas a la clasificacin,

ordenacin y descripcin de los documentos de una empresa.

PRODUCCIN DOCUMENTAL

Esta hace referencia a los documentos que se generan o reciben como

consecuencia del ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos de una
entidad).

RECEPSION
Podemos definir la recepcin y despacho de documentos a un proceso
continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital
importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier
institucin, por pequea que sea sta, se debe tener un conocimiento bsico de
correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de informacin
que circula por all.
Este departamento es uno de los ms importantes, si lo vemos en el aspecto
que tiene la responsabilidad de distribuir la informacin que recibe del exterior
de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de
la
empresa
o
institucin
a
que
valla
dirigida.
Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos,

por ejemplo se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y
registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Hoy en da las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de
diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo
electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con
los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los
manuales de procedimientos.

DISTRIBUCION

Si su empresa requiere enviar o recibir archivos, ya sea para clientes (acceso

pblico) o a nivel organizacional (acceso restringido a usuarios), no hay mejor
forma que incorporar este mdulo dentro de su sitio web.
Con esta aplicacin es posible subir archivos (upload) a un directorio
determinado, los cuales posteriormente podrn ser bajados (download) por
quien lo requiera, de acuerdo con las medidas de seguridad de su empresa.

TRAMITE
Trmite es la gestin o diligenciamiento que se realiza para obtener un
resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver
una cosa o un asunto.

ORGANIZACION
Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos
o funcionales.

CONSULTA
Consulta del documento. La direccin del Archivo General puede excluir o
restringir la consulta de aquellos documentos originales que por su antigedad
o estado de conservacin considere necesario. En estos casos propone
soluciones alternativas que faciliten su consulta. La consulta, en cuanto a forma
y plazos, de los documentos producidos por la UA se determina segn lo
dispuesto en la normativa vigente. Para la documentacin de carcter histrico
rige la libertad de consulta. Los requisitos de acceso a los fondos privados se
rigen por las condiciones acordadas por las partes firmantes en el
correspondiente documento de donacin (F02-PC16). El/la gestor/a del Archivo
General localiza en el catlogo documental la documentacin solicitada y la
entrega al usuario.

CONSERVASION
La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad
y trascendencia.
La conservacin de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde
tiempos remotos. Como resultados de la utilizacin de tcnicas y productos
qumicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservacin
preventiva, menos costosa que la nica otra alternativa existente, la
restauracin. Se conocen diversas tcnicas de higiene ambiental, de
desacidificacin preventiva, de proteccin contra incendios y restauracin.

No podramos utilizar los archivos que hoy poseemos si no se los hubiera

cuidado adecuadamente a travs de los siglos. En pocas remotas, la
conservacin de los archivos era la preocupacin principal no solo de quienes
lo custodiaban, sino de quienes lo producan. Se los inscriban sobre materiales
durables, como pergaminos, vitelas, hojas de palmeras y corteza de abedul,
tabletas de arcillas, piedras, hojas de cobre, papiro, tela, etc. Actualmente los
archivos se confeccionan con materiales como papel, pelculas, cintas,
impresos, cartas perforadas, etc. cuya durabilidad, en muchos casos, no es
evidente, lo que plantea a los archivistas el problema de conservarlos en
funcin de criterios cientficos modernos. Como es sabido, durante las dos
guerras mundiales, y posteriormente, se desarrollaron tcnicas con ese
propsito, las cuales se estn volviendo anticuadas, en algunos pases han
emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas tcnicas, que sean
ms seguras.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitucin Poltica de 1991
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio
arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de
todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la
ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin.

Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres.

Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias
y, en general, a la cultura.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del
Estado.
Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y
conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la
Nacin.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2, 3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las
entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe,
estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante e l empleo
de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente
adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las
medidas que demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los
originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm
en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes
que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite,
por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y
autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya
transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso,
de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta
ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido
hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena
de perder su valor probatorio.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de

archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y
se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.
Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su
integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos.
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin
de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y
que no tengan valor histrico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo
gelatina sales de plata de 16 mm y 35 m. Tcnica de operacin.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su
significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo
gelatina y plata.
NTC 5238. Micrografa: microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

GLOSARIO
Acceso a Documentos de archivo
Derecho de los Ciudadanos a consultar LA INFORMACIN Que conservan los
Archivos Pblicos, Trminos Consagrados por la Ley.
Almacenamiento De Documentos
Accin de guardar Sistemticamente en documentos de archivo en espacios,
mobiliario y unidades de Conservacin apropiadas.
Coleccin documental
Conjunto De Documentos Reunidos SEGN Criterios subjetivos Y Que por lo
del tanto no estructure Una Tiene Orgnica ni Responde a los Principios de
respeto a la procedencia y al Orden originales.
Documento original de
Fuente primaria de informacin con todos los Rasgos y Caractersticas Que
permiten Garantizar su Autenticidad e Integridad.
Documental Eliminacin
Actividad resultante de la disposicin final de sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental prrafo aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, el pecado perjuicio de conservar
su informacin in otros soportes.
Foliar
Accin de numerar hojas.
Gestin documental
Conjunto de Actividades Administrativas y Tcnicas, tendientes a la
Planificacin, Manejo y Organizacin de la Documentacin producida y recibida
por las Entidades, Hasta desde su origen destino definitivo con el Objeto de
facilitar su utilizacin y Conservacin
Documental Retencin
Plazo Que los Documentos Deben Permanecer en el archivo de gestin o en el
archivo central, Tal Como se consigna en la tabla de retencin documental.
Tabla de documental retencin
Listado de serie, con sus correspondientes tipos documentales, una las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital importancia
de los documentos.

Enlace - El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al arte. 6)

Enlace - http: // www.slideshare.net/Ca mavi86 / ntc-4095 (Punto 1 al 3)

CONCLUSIN
Considero que es un tema de suma importancia el cual nos imparte
conocimientos, con la realizacin de este pude conocer conceptos de archivo
los cuales eran desconocidos para m los y que en la vida profesional me van a
permitir desarrollar las actividades con eficiencia y de la mejor manera.

Este proceso lo que permite es mejorar el control y organizacin de los

documentos contribuyendo as al logro de los objetivos empresariales.