Proyecto para el Apoyo a Pequeos Agricultores en la Zona Oriental (PROPA-Oriente)

Gua Tcnica sobre Mejoramiento de Administracin Agrcola para Pequeos Agricultores

No.2: Lineamientos para Formacin de Organizacin Agropecuaria

INTRODUCCION

Un pequeo agricultor tiene varias dificultades de

administracin agrcola, por ejemplo; pocos recursos
para invertir en insumos y herramientas para su
produccin, oportunidad escasa para su venta, baja
competitividad con productos importados, entre otros.
Formacin de organizacin es una opcin efectiva
para mejorar las dificultades de pequeos agricultores.
Esta gua introduce las metodologas para formar una
organizacin informal que posibilita autoadministracin.

Tabla.1 Ejemplos de Actividades en una Organizacin

Produccin de
Hortalizas
en
Parcela
Comunitaria
Compra Conjunta
de Materiales
Agrcolas
y
Elaboracin de
Insumos
Orgnicos
Utilizacin de
Equipos
y
Produccin
Conjunta de
Plantines

Antes de tomar la decisin de la formacin, es

importante saber las ventajas y los desafos de
organizacin agropecuaria.
Ventajas:
Mayor volumen y diversidad de productos
Mayor capacidad de gestin con otras instituciones
Disminucin de costo por compra conjunta
Mejor medios de comercializacin
Mayor Influencia en la comunidad o regin
Mejor capacidades de los miembros, etc
Desafos:
Incremento de trabajo voluntario
Ms complicada la toma de decisiones entre socios
Supeditado a una normativa
Control del fondo y contabilidad
Registro continuo de las actividades, etc

ACTIVIDADES DE ORGANIZACION

Organizaciones de pequeos agricultores posibilitan

varias actividades segn las necesidades comunes
como los ejemplos listados en la Tabla.1.

Agromercado
(Feria)
de
Productores

Comercializacin
Conjunta
en
Puesto de Venta
Directa

Acopio
y
Procesamiento
conjunto

PASOS A FORMAR UNA ORGANIZACION

Paso 1 : Justificacin para Organizarse

El primer paso sera desarrollado a travs de un

taller que permitir justificar el porqu organizarse.
Vamos a discutir e identificar:
Problemticas comunes de los trabajos
Recursos existentes de la gente y en la comunidad
Planteamiento de soluciones de los trabajos

La discusin y anlisis de estas informaciones inducir

a trabajar en forma organizada como una opcin de
soluciones de problemas y contribuir al mejoramiento
de trabajos de los agricultores.

La junta directiva es la representante formal de los

miembros de la organizacin y tiene responsabilidad
administrativas en las operaciones. Esta se conforma
normalmente de la siguiente manera:
Tabla. 2 Funciones Generales de Directivos
Directivo
Cargos Generales
- Representar los miembros
Presidente/a - Supervisar todas las actividades
- Coordinar con otras instituciones
- Manejar obras logsticas
Secretario/a - Registrar acta de reuniones
- Administrar documentos importantes
- Manejar el fondo comn
Tesorero/a
- Registrar e informar la contabilidad
- Recoger cuota y membresa
- Inspeccionar el manejo de fondo
Auditor/a
- Supervisar trabajos de los directivos
Dependiendo de la necesidad, podran asignarse otros
cargos en la junta directiva como vice-presidente,
vocal, gerente de equipo y maquina (comit) o gerente
de comercializacin en caso de organizacin informal.

En el mismo tiempo, deben aprender sobre la

importancia de participacin, derechos, directiva,
normas, responsabilidad de los miembros, etc.
*Material recomendado: Rotafolio de Asociatividad: Jalemos Parejo
elaborado por CENTA-FAO, 2000 (foto)

Paso 2 : Disposicin a Organizarse

Este paso permite autoseleccionarse para

trabajar
en forma organizada y ordenada; inicindose as un
compromiso de responsabilidad de cada uno de los
participantes. Se elabora una lista de participantes
(con su nombre completo, sexo, DUI, fecha de
nacimiento, domicilio, ocupacin y firma) dispuestas a
continuar en el proceso de organizacin. Luego se
decidir el nombre de la asociacin que mejor les
represente (Sus siglas seran convenientes).
*Formulario recomendado: Lista de miembros de asociacin
elaborado por PROPA-Oriente, 2010

Paso 3 : Formacin de Junta Directiva

Paso 4 : Formacin de Fondo Comn

La

organizacin necesita disponer de recurso

financiero para ejecutar actividades. La sostenibilidad
financiera en la operacin de una organizacin es muy
importante que cuente con un fondo comn. El manejo
del fondo se hace a travs de una persona
responsable que lo guarda en un lugar seguro y es la
nica que puede tocarlo y registrar todas las
transacciones del fondo comn en libro de contabilidad.

de la organizacin; por lo tanto, es necesaria la

formacin de un grupo de personas llamada Junta
Directiva, que represente a todos en una forma
eficiente y con responsabilidad.

Este fondo es generado por la membresa, cuota,

ingresos de comercializacin, etc. Se recomienda que
cada fuente de ingreso tenga una cuenta distinta. Su
utilizacin es amplia con el respectivo cuidado de
hacer inversiones rentables y con buenas decisiones,
as como: insumos, equipo, materia prima, maquinaria,
publicidad, entre otros.

Esta es elegida en forma democrtica y representativa

en reunin de todos los miembros. La junta directiva
est conformada por personas que tienen a su cargo
la mayor responsabilidad, liderazgo y voluntad, esto
significa que su seleccin debe ser con mucho tacto y
conocimiento de cada una de sus fortalezas como
personas.

La falta de transparencia en el manejo del

fondo debilitar la organizacin; de lo
contrario se observar un crecimiento de
confianza entre los miembros. Por
ello, es recomendable la persona que
maneja el fondo reciba la inspeccin
peridica de otra persona como

Se hace difcil que todos quieran decidir cada accin

auditor o presidente e
informe el movimiento a
los
miembros
en
reuniones peridicas.
Para formar el fondo
comn, son necesarias
la toma de decisin y
las acciones entre todos
los miembros como las
siguientes:
Tabla. 3 Mtodos para Formar el Fondo Comn
Cantidad de Membresa (Entrada)
Cantidad de Cuota Mensual
Las fechas de los pagos
Decisin
Persona responsable para
Necesaria
recolectarlas y registrarlas
Personas y mtodos para auditoria
Mencionar las decisiones del
reglamento interno
Pagar la membreca y primera cuota
Primera
Preparar el equipo de contabilidad
Accin
(como la foto arriba)
Necesaria
Abrir la cuenta de banco en nombre
de la organizacin y depositar el fondo
con tres firmas refrendarias
Capacitarse en aspectos contables
*Materiales recomendados: Gua tcnica No.3, Gestin de
Contabilidad y Registro de contabilidad elaborados por
PROPA-Oriente, 2012

miembros. El reglamento contiene todos los elementos

que los miembros consideran necesarios para un
mejor funcionamiento de la organizacin que se est
gestando. En el caso de organizaciones informales
sugerimos que al menos contenga los siguientes
componentes como captulos:
Tabla. 4 Captulos para un Reglamento Interno
Capitulo 1: Reglas Generales
(Objetivo, nombre, actividades y zonas)
Capitulo 2: Miembros
(Requisito de miembros, formar fondo, sanciones)
Capitulo 3: Junta Directiva
(Eleccin, funcin y nombre de los directivos)
Capitulo 4: Reuniones Generales
(Asamblea general, Toma de decisin)
Capitulo5:Administracion de fondo
(Uso, registro y manejo de fondo y contabilidad)
Capitulo 6: Miscelneos
(Comits, manejo de equipos y otros necesarios)
Anexo: Lista de los miembros con firma acordada
*Materiales recomendados: Formulario de Reglamente Interno
elaborado por PROPA-Oriente, 2010,
Taller de elaboracin de reglamento interno elaborado por
PROPA-Oriente, 2009

REUNIONES PERIODICAS

El

objetivo es mantener una comunicacin

permanente y directa entre los miembros para
compartir opiniones e informaciones, y tomar
decisiones. Una mejor comunicacin les da confianza
e iniciativa a los miembros. Participacin activa en las
reuniones es un componente importante para la
organizacin sostenible. Los miembros mismos deben
tratar de solucionar problemas y mejorar actividades
siempre para facilitar el objetivo de la organizacin por
medio de comunicacin.

Reunin Semanal

Es recomendable que todos los miembros participen

en la reunin de la organizacin por una o dos horas
en un da particular semanalmente. Los temas seran:

Paso 5 : Elaboracin de Reglamento Interno

La aplicacin del reglamento interno escrito protege a

los miembros en el quehacer de una organizacin, y
es aprobado por todos en forma participativa, ya que
son ellos quienes deciden sus reglas generales que
les ordena el manejo de cada una de las
responsabilidades. La violacin del reglamento ser
sancionada tal como lo norma el mismo; de lo
contrario, la organizacin se ver debilitada hasta el
punto de desaparecer. El reglamento interno debe
revisarse cada tres meses para mantener vigentes las
normativas y darlo a conocer a los miembros.
El reglamento interno est conformado por captulos,
los cuales contienen artculos que expresan la
normativa de la organizacin como la mxima ley.
Esta es elaborada, discutida y aprobada solo por los

Evaluar y mejorar las actividades realizadas

Planificar las actividades semanales
Recolectar la cuota
Informar el movimiento mensual del fondo
Intercambiar ideas e informaciones tiles

Reunin General

La asamblea general es una reunin de todos los

miembros donde se tratan puntos ms importantes de
administracin de la organizacin. Esta es dirigida por
el presidente y dems miembros de junta directiva.
Se recomienda por lo mnimo una reunin cada tres
meses en los dos primeros aos de conformados.
Todos los acuerdos y opiniones importantes deben ser
registrados en el libro de acta por secretario/a.

Es recomendable chequear o mejorar los puntos de

organizacin sostenible entre todos juntos utilizando la
lista de chequeo abajo en las reuniones semanales.
Tabla.5 Puntos de Chequeo en Organizacin Sostenible
Liderazgo responsable de la junta directiva
Buen manejo y transparencia del fondo comn
Participacin activa por todos los miembros
Administracin independiente
Beneficios compartidos equitativamente
Cumplimiento de reglas y trabajos responsables
Propia iniciativa y toma de decisin democrtica
Reuniones peridicas para mejor comunicacin
Ser disciplinado

OPCION DE ORGANIZACION FORMAL

En
Ejemplos del contenido de la agenda seran:
1) Registro de participacin de los miembros
2) La palabra de apertura por el presidente
3) Informe de acta de reuniones anteriores
4) Confirmacin de cumplimiento de tareas personales
5) Reporte de actividades trimestrales, inventario de
equipos e insumos, contabilidad y otros necesarios
6) Reporte de resultados de inspeccin trimestral
7) Evaluacin de todas las actividades
8) Evaluacin de administracin de la junta directiva
9) Identificacin de problemas y soluciones
10) Cambios de reglamentos segn necesidad
11) Planificacin de actividades en otro semestre

HACIA LA ORGANIZACION SOSTENIBLE

caso de grupos que desean constituirse

legalmente, tienen la opcin de solicitar al
Departamento de Asociaciones Agropecuarias del
Ministerio de Agricultura y Ganadera (MAG) a travs
del Telfono: 2210-1728 o visitando a un Agro Punto
Informativo (API)
ubicados en cada
agencia
de
extensin
de
CENTA en la
regin
oriental;
donde
recibir
mas informacin
detallada.
La organizacin formal que est aprobada legalmente
por el MAG tiene las dos formas como Asociacin
Cooperativa Agropecuaria (15 miembros o ms) y
Asociacin Agropecuaria (25 miembros o ms).
Segn ventajas y limitantes de ambas formas, grupos
de agricultores pueden elegir una forma adecuada.

Informal

despus de un tiempo desaparecen. Esta situacin

puede estar enmarcada por algunas caractersticas
negativas como: falta de confianza o irresponsabilidad
entre miembros o directivos, falta de transparencia en
el manejo de fondo comn, mala comunicacin, entre
otras. Es necesario tener ambas partes en el bienestar
de la organizacin: cumplimiento de
normativas
escritas y la aplicacin de ellas entre los miembros.
Los beneficios tanto financieros como de carcter
emocional
que
la
organizacin genera
deben de ser tomados
en
consideracin
como
elemento
importante
en
la
relacin entre todos
los miembros.

Formal

Muchas organizaciones inician con buen deseo pero

Tabla.6 Organizacin Formal vs Informal

Ventajas
Limitantes
- Fortalecer el negocio
- Requisitos a miembros
nacional e internacional
(nmeros, edad, capital)
- Acceso a crdito
- Formacin con ms
- Tener marca propia
tiempo
- Asesora jurdica y
- Administracin
administrativa
complicada
- Credibilidad social
- Sin requisitos
- Limitacin de negociar
- Administracin
con otras agencias
sencilla
- Responsabilidad baja
- Formacin fcil y
- Tendencia a
rpida
depender de otros

*Esta gua fue elaborada por Experto Toshiaki Kurihara de

Agencia de Cooperacin Internacional del Japn (Mster en
Desarrollo Econmico de Comunidad) y revisada por el
Departamento de Asociaciones Agropecuarias en MAG y el
quipo del Proyecto PROPA-Oriente en enero de 2012.

Contctenos:
Centro Nacional de Tecnologa Agropecuaria y Forestal (CENTA), Gerencia de Transferencia de Tecnologa
Tel: 2302-0250 E-Mail: gtransferencia@centa.gob.sv *Dato Electrnico: http://www.centa.gob.sv/sidia/inicio.html