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EMPRESA
INTRODUCCIN.
1. DEFINICIN.
Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos
entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organizacin, y del
complejo y multifactico entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organizacin.
Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa informacin procesada y
actualizada en formato electrnico a aplicar en instancias de evaluacin y diagnstico de su
fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que estn
organizados los empleados, y de las caractersticas del mercado laboral al cual acudir en
situaciones de bsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de
soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos
Humanos de la empresa.
2.
3.
Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la informacin rica y variada en
distintos mdulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal
administrativo de la empresa.
Debe ser modular.
Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas reas
operativas del sistema, tambin es valioso que exista independencia de cada uno de los
mdulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa
adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los mdulos de modo independiente.
Debe ser seguro.
El sistema debe ser seguro en trminos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso
a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qu mdulos del sistema y a realizar
qu clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los
procedimientos internos de control y auditora del sistema. Este aspecto de la seguridad del
sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en da tales sistemas de informacin son
procesados por un mayor nmero de usuarios desde terminales informticas diferentes, y al
mismo tiempo.
Localizacin de candidatos
Informacin bsica de
empleados
Administracin de las
prestaciones
Gestacin de primas e
incentivos
Desarrollo/planificacin de la
carrera profesional
Presupuesto de las
retribuciones
Estos programas incluyen:
Sistema de fijacin de
objetivos.
Salud y seguridad.
Utilizacin de seguros
mdicos.
Procedimientos de
contratacin.
Evaluacin del puesto
de trabajo.
Asignacin de puesto
de trabajo.
Planificacin de las
relaciones laborales.
Nmina.
Pensiones y
jubilaciones.
Gestin del rendimiento.
Incapacidad temporal a
corto o largo plazo.
Tiempo y asistencia.
Anlisis de rotacin de
personal.
Un programa de informacin sobre empleados: Cea una base de datos que ofrece
informacin bsica sobre los empleados: nombre, gnero, direccin, nmero de
telfono, fecha de nacimiento, raza, estado civil, puesto de trabajo y salario.
Algunos programas tienen aplicaciones que pueden proporcionar bases de datos
sobre empleados para usos de RRHH ms especializados.
Un programa para el seguimiento de los candidatos: Puede automatizar algunas
de las actividades intensivas en trabajo relacionadas con la contratacin de
candidatos para los puestos de trabajo. Estas actividades incluyen el
almacenamiento de informacin sobre los candidatos que permite a los usuarios el
acceso de ella para evaluar al candidato, programar entrevistas con los distintos
directivos, actualizar los datos del candidato, generar correspondencia (por ejemplo
una oferta laboral o una carta de rechazo) y producir los registros necesarios de
igualdad de oportunidades en el empleo exigidas por el gobierno de los EE.UU.
Un inventario de cualificacin: permite hacer un seguimiento de la cualificacin
de los trabajadores de la empresa y buscar la oferta interna de cualificacin que
encaje con la demanda de destrezas de la empresa.
Un programa de nminas: calcula el sueldo bruto, los impuestos, las cotizaciones
a la seguridad social, otros impuestos y el sueldo neto. Tambin se puede configurar
para realizar otras deducciones del sueldo, como pagos a seguros mdicos, planes de
jubilacin y cuotas de sindicatos.
Un programa de administracin de prestaciones: permite automatizar el
mantenimiento de los historiales de prestaciones, administrar programas de
prestaciones, o asesorar sobre opciones de prestaciones. El software de prestaciones
puede proporcionar tambin un resumen anual de prestaciones por empleado.
Un programa de gestacin del tiempo del empleado: registra la forma en la que
cada empleado utiliza el tiempo en el puesto de trabajo. El programa controla la
asistencia. El absentismo y las llegadas tarde del empleado.
Todas las funciones de la administracin de recursos humanos se pueden mejorar por medio
del uso de un sistema de informacin de recursos humanos (SIRH), cualquier enfoque
organizado para obtener informacin relevante y oportuna en la que se puedan basar las
decisiones de recursos humanos. Este sistema tambin debe ser rentable. Un SIRH se debe
disear de tal manera que proporcione informacin:
Tipo de informacin
de entrada
Usos de la Informacin de
salida*
Anlisis de Puesto
Rastreo de empleados
Reclutamiento
Programas de diversidad
Seleccin, anuncio de
empleos, referencia de
empleados.
CyD
Evaluacin del
Decisiones de contratacin
desempeo
Compensacin
Programas de capacitacin,
Planes estratgicos de
la organizacin
E-aprendizaje, sucesin de la
Sistema de
Informacin
de recursos
humanos
agencia.
Programas de compensacin
Programas de prestaciones
Prestaciones
Seguridad Social
Salud
Programas de salud
(Por ejemplo, programas de
asistencia a empleados)
Relaciones laborales
Estrategias de negociacin
Planes de la
administracin de
recursos humanos
Servicios a empleados
*Ciertos datos estn disponibles para los empleados tanto en el trabajo como en casa.
Ejemplos: los supervisores podran tener acceso a la capacitacin justo a tiempo para
realizar revisiones de la evaluacin de: desempeo. Los empleados operativos podran tener
acceso a informacin de tiempo y trabajo. Todos los empleados pueden revisar los saldos
del plan de retiro 401(k), transferir fondos, hacer elecciones de beneficios, establecer metas
anuales de desempeo, actualizar datos del personal.
Adems, cumplir con los estatutos y las regulaciones gubernamentales sera
extremadamente difcil si no fuera por el moderno SIRH.
Existen numerosas empresas que proporcionan sistemas de informacin de recursos
humanos. Una de las ms importantes PeopleSoft, el proveedor ms grande de software de
SIRH. El sistema permite una empresa manejar los procesos administrativos de RH (desde
el reclutamiento hasta la jubilacin) con aplicaciones de Internet diseadas con un rcord
de desempeo de las mejores prcticas por ms de diez aos. Las aplicaciones PeopleSoft
HRMS se todos los das en nueve de las diez mejores empresas Fortune 500, incluyendo a
Exxom-Mobil, Wal-Mart, General Motors, Ford, Citigroup, IBM, AT&T y Verizon
Comunications.