ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

U.N.C.P - FCOFINANZAS CORPORATIVAS I

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

PRESENTACIN

Despus del Efectivo las Cuentas por Cobrar y los Inventarios son los activos corrientes
ms lquidos, son los que a futuro darn liquidez a la Compaa, por esto su
administracin incluso es ms importante que la del efectivo ya que su deterioro
acarreara

grandes

prdidas

para

la

empresa.

En

la

presente

monografa

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO, muestro

recomendaciones para esta.

LA AUTORA

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

ADMINISTRACIN DE
CUENTAS POR COBRAR E
Contenido

INVENTARIO

PRESENTACIN...........................................................................................................17
INTRODUCCIN...........................................................................................................20
RESUMEN......................................................................................................................21
CAPITULO I...................................................................................................................22
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR...................................................22
1.

CUENTAS POR COBRAR..................................................................................22

2.

OBJETIVOS DE SU ADMINISTRACIN.........................................................22

3.

POLTICAS DE CRDITOS Y DE COBRANZA..............................................22

3.1.

ESTNDARES DE CRDITO....................................................................22

3.2.

TRMINOS DE CRDITO..........................................................................23

3.3.

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA..............................24

3.4.

ANLISIS DEL SOLICITANTE DEL CRDITO......................................24

3.5.

PAUTAS PARA FIJAR POLTICAS DE CRDITO...................................26

CAPITULO II..................................................................................................................28
ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO....................................................................28
1.

INVENTARIO......................................................................................................28
1.1.

2.

CLASIFICACIN........................................................................................28

ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO.........................................................28

2.1.

CUNTO COMPRAR?..............................................................................28

2.2.

CUANDO SE DEBE ORDENAR? (PUNTO DE REPOSICIN).............29

2.3.

INVENTARIO DE SEGURIDAD................................................................30

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2.4.

JUSTO A TIEMPO........................................................................................31

2.5.

EL INVENTARIO Y EL GERENTE DE FINANZAS.................................33

CONCLUSIONES...........................................................................................................34
BIBLIOGRAFA.............................................................................................................35

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INTRODUCCIN
La inversin ptima tanto en cuentas por cobrar como en inventarios se determina
comparando los beneficios derivados de un nivel particular de inversin con los costos
de mantener ese nivel. Esta monografa ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR
COBRAR E INVENTARIOS revela las variables clave implicadas en la
administracin eficiente de las cuentas por cobrar e inventarios y muestra la manera en
que estas variables pueden modificarse para obtener la inversin ptima.
Para la elaboracin de esta monografa se acudi a fuentes secundarias, tales como
libros, normatividad correspondiente a cada uno de los temas tratados y pginas web.
Para lograr con el objetivo planteado este trabajo est estructurado en tres captulos. En
cada uno de estos captulos ampliamos la informacin sobre el tema. Finalmente, se
presenta las conclusiones, anexos y bibliografa.
Agradecemos a usted por la oportunidad brindada para desarrollar el tema mencionado
y por la atencin a prestarnos.

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RESUMEN
Tanto las cuentas por cobrar y los inventarios son una forma de inversin que generan
rentabilidad a la empresa. Su administracin es fundamental para que la rentabilidad sea
mayor a los costos que generan las cuentas por cobrar y los inventarios.
Para las cuentas por cobrar las poltica deben estar de acuerdo a la realidad de la
empresa, tomando en consideracin que las ventas al crdito aumentan la demanda de
los productos por lo que el gerente financiero debe evaluar la rentabilidad generada
contra los costos generados por las cuentas por cobrar, para as determinar las polticas
bajo las cuales se otorgaran crdito, las evaluaciones a realizar, adems de las polticas
de cobranza dentro de la empresa.
Los inventarios es quiz el activo corriente ms importante de la empresa el motor de la
organizacin por lo que al momento de determinar su administracin se debe considerar
el costo que genera mantenerlo en la organizacin y el costo que significa su compra y
traslado hasta la empresa, en este sentido se considera el nivel ptimo de inventario en
la empresa, el punto de reposicin es decir cuando es oportuno comprar ms y el
inventario de emergencia

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CAPITULO I
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR
1 CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con
una cuenta abierta. En las empresas se les considera necesarias para conservar los
clientes (actuales) y atraer nueva clientela.
1. OBJETIVOS DE SU ADMINISTRACIN

Registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de

funcionarios y empleados de la compaa.
Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para
promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a
maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se abuse del
procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de ser rentable y
atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin.
2. POLTICAS DE CRDITOS Y DE COBRANZA

EL gerente financiero de una entidad tiene a su caro el manejo de las polticas de crdito
de la empresa, que en conjunto con otros factores influyen en el nivel de cuentas por
cobrar de la empresa, que al igual que los otros componentes del capital de trabajo
deben mantener un nivel ptimo para equilibrar rentabilidad y riesgo. Conociendo que
al aceptar vender al crdito aceptamos tambin el riesgo de prdidas por cuentas
incobrables.
Dentro de las polticas de la administracin de las cuentas por cobrar debemos combinar
una serie de variables como la duracin, descuentos por pronto pago, y el programa de
cobranza; que adems determinaran el periodo promedio de cobro y la proporcin de
ventas al crdito
2.1.

ESTNDARES DE CRDITO

La venta al crdito es uno de los factores importantes que influyen en la demanda de un

producto, para esto las empresas deben bajar la exigencia que muestran para otorgar un
crdito, lo que a su vez tiene que ser evaluado par que no genere mayores costos a la

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empresa, debemos considerar que estos estndares de crdito y cobranza tienen una
relacin estrecha con las polticas de marketing, por lo que se piensa que las polticas de
cobranza son parte de del producto o servicio que se presta en la entidad.
Al momento de considerar bajar las exigencias de crditos, tambin tomaremos en
cuenta los costos implcitos en el que la empresa puede incurrir tales como ampliar el
departamento de cobranzas, las perdidas por cuenta incobrables, y el costo de
oportunidad de no invertir esos fondos en otros tipos de inversin.
EVALUAR RENTABILIDAD DE CRDITO
Para conocer si las cuentas por cobrar nos van a traer mayor rentabilidad primero
debemos conocer la rentabilidad de las ventas adicionales, la demanda de los productos
ante la rebaja de exigencia de polticas de crdito, el periodo adicional por el cual se
extender el crdito y el rendimiento requerido de la inversin.
Por lo que se considerara los siguiente ratios para su evaluacin
RENTABILIDAD DE VENTAS (Margen

de

contribucin

por

unidad)

ADICIONALES
CUENTAS
POR

(Unidades adicionales vendidas)

COBRAR (Ingreso por ventas adicionales/(Rotacin de

ADICIONALES
INVERSIN
EN

cuentas por cobrar para nuevos clientes)

NUEVAS (Costo variable por unidad/Precio de venta por

CUENTAS POR COBRAR

unidad) (Cuentas por cobrar adicionales)
RENDIMIENTO REQUERIDO (Costo de oportunidad) (Inversin en cuentas
DE

LAS

CUENTAS

POR por cobrar adicionales)

COBRAR
2.2.

TRMINOS DE CRDITO

PERIODO DE CRDITO
El periodo de crdito es otro medio que la empresa puede aprovechar la empresa para
aumentar la demanda del producto
PERIODO DE DESCUENTO Y DESCUENTO
Lapso de tiempo durante el cual se puede optar por un descuento por pago por pronto
pago, el cual se da como una estrategia para acelerar el pago de cuentas por cobrar. Esta
estrategia tambin a su vez tiene un costo de oportunidad, aqu debe determinarse si una

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aceleracin en la cobranza compensa por mucho el costo del incremento en el
descuento.
COSTO DE DESCUENTO POR PRONTO PAGO
(Descuento por pago en efectivo) (Porcentaje que opta por el descuento)
(Ventas a crdito anuales)
PROMEDIO
2.3.

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA

Se determinan a travs de la combinacin de los procedimientos de cobro que la

empresa toma en cuenta dentro de la empresa, donde tambin es necesario considerar la
cantidad de dinero que se invierte a tal efecto, dentro de un intervalo, para una cantidad
relativa mayor de gasto, menor ser la proporcin de prdidas por deudas incobrables y
ms corto el periodo promedio de cobro. Como una cuenta por cobrar es slo tan buena
como la probabilidad de que sea pagada, una empresa no puede darse el lujo de esperar
demasiado antes de iniciar el procedimiento de cobro, el cal debe ser adoptado con
firmeza, tales como cartas, llamadas, personal que visite alas otras empresas o carta
notariales siempre considerando el nivel de gasto que se pueda realizar para tales
efectos.
2.4.

ANLISIS DEL SOLICITANTE DEL CRDITO

Para determinar si a un cliente se le dar una venta al crdito es necesario evaluarlo para
esto se seguir tres procedimientos importantes
A. Obtener informacin
B. Analizar la informacin
C. Tomar la decisin
FUENTES DE INFORMACIN
Existen varios servicios que brindan informacin crediticia de los clientes; sin embargo
la empresa debe hacer un paralelo entre el coto que implica recolectar esta informacin
y l costo de la inversin en la cuenta por cobrar.
I.

Estados financieros.- Fuente de informacin ms deseable, Con frecuencia existe

una correlacin entre la negativa de una compaa a proporcionar sus estados y
una posicin financiera dbil. Los estados auditados son preferibles. Cuando es
posible, es til obtener los estados intermedios adems de los anuales, en
particular en el caso de compaas que tienen patrones estacionales de ventas.

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II.
III.

Informes y clasificaciones de crdito

Verificacin en el banco.- Casi todos los bancos tienen departamentos de crdito
que darn informacin sobre sus clientes comerciales como un servicio a esos

IV.
V.

clientes que buscan un crdito comercial

Verificacin comercial.- intercambio de informacin entre las compaas que
venden a mismo cliente
Experiencia de la propia compaa

ANLISIS DE CRDITO
A partir de los estados financieros de un solicitante de crdito, el analista debe
emprender un anlisis de razones financieras, eso se debe hacer considerando lo
siguiente:
I.
II.

PROCESO DE INVESTIGACIN
Sistemas de calificacin de crdito

RIESGO CREDITICIO Y FACTORES

Un aspecto de extraordinaria importancia en la gestin de los riesgos crediticios, es el
relativo al anlisis y revisin del riesgo, as como la clasificacin de los clientes.
La calidad de la cartera de los prstamos es el riesgo crediticio, que depende
bsicamente de dos grupos de factores:

Factores internos.- que dependen directamente de la administracin propia

y/o capacidad de los ejecutivos de cada empresa.

Factores externos.- que no dependen de la administracin, tales como
inflacin, depreciaciones no previstas de la moneda local, desastres
climticos, etc. aqu aparece como importante el estado de los equilibrios
bsicos macroeconmicos que comprometan la capacidad de pago de los
prestatarios.

Este riesgo se mide por las prdidas netas de crditos.

Entre los factores internos podemos enumerar los siguientes:

Volumen de crditos: a mayor volumen de crditos, mayores sern las

prdidas por los mismos.

Polticas de crditos: cuanto ms agresiva es la poltica crediticia, mayor es

el riesgo crediticio.
Mezcla de crditos: cuanta ms concentracin crediticia existe por empresas
o sectores, mayor es el riesgo que se est asumiendo. Por ello se ha

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determinado que solamente el 20% del patrimonio de una institucin
financiera puede prestarse a un grupo econmico o persona natural o
jurdica, con el fin de precautelar la salud de los bancos y entidades
financieras.
Concentracin geogrfica: econmica, por nmero de deudores, por grupos

econmicos y por grupo accionario: por ello no hay duda que cualquier tipo
de concentracin de cartera aumenta el riesgo de una institucin financiera.
La gestin de riesgos puede afrontarse de una forma masiva o adoptando criterios
cualitativos. La gestin masiva es posible cuando existen miles o millones de clientes,
encontrndose el cliente individualmente considerado falto o carente de excesivo valor,
esto es, se acomete la gestin desde un proceso de insensibilidad y distanciamiento, de
forma objetiva y aplicando la Ley de los grandes nmeros, el nmero est por encima
del individuo. Por el contrario, la gestin cualitativa, que tiene un carcter ms personal
e individualizado, tomando en consideracin al individuo frente al nmero, es factible
en empresas con menor nmero de clientes.
DECISIN DE CRDITO Y LNEA DE CRDITO
Una vez reunida y analizada la informacin del cliente se debe toma la decisin de
otorgar o no el crdito a la empresa solicitante, adems de determinar si este cliente es
recurrente al momento de solicitar crditos y si es favorable o no otorgarle una lnea de
crdito
SUBCONTRATACIN DE CRDITO Y COBRANZA
Delegar a una empresa externa para que se haga cargo de administra el crdito otorgado
por la compaa, es decir hacerse cargo de la evaluacin para otorgar el crdito,
cobranza, de los plazos otorgados, etc.
2.5.

PAUTAS PARA FIJAR POLTICAS DE CRDITO

El comercio es por el solo una actividad cambiante en trminos de evolucin

econmica, su actividad es dinmica provocando un flujo de operaciones rpidas que
permiten la transaccin de bienes y servicios; por lo tanto para delinear una poltica de
crditos se tendr en cuenta los factores de orden interno y externo.
FACTORES DE ORDEN EXTERNO:
a) La situacin socio-econmica y estabilidad financiera que vive el pas en el
tiempo en que dichas polticas deben implementarse, modificarse o sustituirse.

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b) Situacin del mercado; que se traduce en la posibilidad de conocer la situacin,
calidad y manejo del mercado, comportamiento de la competencia, condiciones
de los proveedores, situacin de los clientes,
FACTORES DE ORDEN INTERNO
a) Objetivos perseguidos; que nos permitan penetrar en el mercado, colocar nuevos
productos, captar nuevos clientes, mantener un nivel de produccin y de
ocupacin etc.
b) Rentabilidad; cuanto mayor sea sta, mayor ser el porcentaje de cobrabilidad
permisible.
c) Grado de eficiencia, y suficiente capital de trabajo para financiar ventas a plazos.
d) Situacin financiera de la empresa; por la conveniencia de no mantener un
porcentaje alto de inversin en cuentas por cobrar, si se tiene en cuenta que el
capital de la empresa no es suficiente.
e) Pericia y responsabilidad del manejo financiero; el mismo que recaer en
quienes

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CAPITULO II
ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO
1 INVENTARIO

Forman el vnculo entre la produccin y la venta de un producto, para toda empresa

representa el corazn del negocio el activo corriente quiz ms importante, el que
mueve las ventas que se convertirn en efectivo ms adelante, el inventario a cualquier
nivel de produccin es necesario siempre para otorgarle un nivel de estabilidad al
proceso de la empresa. Sabemos que el aumento de inventario a todo nivel trae ventajas
de ahorro para la empresa como la flexibilidad de los procesos, que ya mencionamos y a
la vez satisfacer pedidos con mayor rapidez; sin embargo conoceos tambin que tiene
desventajas tales como el costo de almacenaje y administracin, control y por otra parte
el peligro de obsolescencia
2.6.

CLASIFICACIN

Existen diferentes tipos de inventarios que existen para una empresa de manufactura
tpica: inventarios de materias primas, trabajo en proceso, productos en trnsito y bienes
terminados. En relacin a esta clasificacin la empresa dedica ms tiempo a administrar
el tipo de inventario ms valioso para la empresa asignado nivel s e control para tipo de
inventario
3. ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO
3.1.

CUNTO COMPRAR?

Concepto importante en la compra de materias primas y en el almacenamiento de

bienes terminados e inventarios en trnsito. Debemos considerar que ordenar o comprar
requiere un costo administrativo, los que se dan al momento de hacer el pedido,
recibirlo. Posterior a la compa la empresa debe determinar los costos de mantener la
mercadera en la empresa, en este sentido se incurre en gastos de almacenaje, es
necesario para todo esto entonces determina el inventario promedio a necesitar o
mantener en la empresa, esto se obtiene de dividir entre dos la cantidad a corar u
ordenar.
INVENTARIO PROMEDIO = CANTIDAD A ORDENAR (Q) /2

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A partir de esto es necesario determinar el costo total que supone ordenar y mantener el
inventario esto a partir de la siguiente relacin:
COSTO DE INVENTARIO TOTAL = COSTO DE MANTENER (Q) X
( CANTIDAD ORDENADA/2) + COSTO DE ORDENAR (O) x ( CANTIDAD
TOTAL DE PEDIDOS(S) /CANTIDAD ORDENADA)
CANTIDAD PTIMA A ORDENAR.
Para determinar la cantidad optima de un artculo de inventario que hay que ordenar a la
vez es la cantidad Q* que minimiza los costos totales de inventario en el periodo de
planeacin. Podemos recurrir al clculo para encontrar el punto ms bajo en la curva del
costo total de inventario
Q* = (2XOXS)/Q
3.2.

CUANDO SE DEBE ORDENAR? (PUNTO DE REPOSICIN)

Significa la cantidad a la que el inventario debe disminuir para indicar que se debe
ordenar otra vez la cantidad optima de inventario, teniendo en consideracin que
siempre existe un periodo de tiempo entre el pedido y la entrega de tal, por esto la
relacin que se planta para el punto de reposicin es el siguiente:
PUNTO DE REPOSICIN (PR) = TIEMPO DE ENTREGA UTILIZACIN
DIARIA

Ilustracin 1 PUNTO DE REPOSICIN

3.3.

INVENTARIO DE SEGURIDAD

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En la prctica, la demanda o utilizacin del inventario en general no se conoce con
certeza, ya que suele fluctuar durante un periodo dado. Por lo regular, la demanda de
productos terminados en el inventario est sujeta a la mayor incertidumbre. En general,
es ms predecible el uso del inventario de materias primas y del inventario en trnsito,
los cuales dependen de la programacin de la produccin. Adems de la demanda, el
tiempo de entrega requerido para recibir la mercanca despus de hacer un pedido
tambin suele estar sujeto a variacin. Debido a estas fluctuaciones, no es muy factible
dejar que el inventario baje a cero antes de anticipar un nuevo pedido, como puede
hacerlo la empresa cuando el uso y el tiempo de entrega se conocen con certeza. Por
todo esto, al tomar en cuenta la incertidumbre en la demanda del inventario y en el
tiempo de entrega, es aconsejable un inventario de seguridad, esta consideracin traera
una repercusin en la frmula del punto de reposicin dejndola de la siguiente forma
PUNTO DE REPOSICIN (PR) = TIEMPO DE ENTREGA UTILIZACIN
DIARIA + INVENTARIO DE SEGURIDAD

Ilustracin 2 INVENTARIO DE SEGURIDAD Y PUNTO DE REPOSICIN

CANTIDAD DE INVENTARIO DE SEGURIDAD.

La cantidad apropiada de inventario de seguridad depende de varios factores. Cuanto
mayor sea la incertidumbre asociada con la demanda pronosticada del inventario, mayor

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tendr que ser el inventario de seguridad que la empresa desee tener, si el resto de los
factores permanecen sin cambio. En otras palabras, a mayor riesgo de tener faltantes,
habr mayores fluctuaciones imprevistas en el uso. De manera similar, cuanto mayor es
la incertidumbre del tiempo de entrega para reabastecer el inventario, mayor es el riesgo
de quedarse sin existencias y mayor inventario de seguridad querr tener la empresa, si
todo lo dems permanece igual. Otro factor que influye en la decisin del inventario de
seguridad es el costo de manejarlo. El costo de quedarse sin existencias de materias
primas o de inventario en trnsito es un retraso en la produccin. Cunto cuesta
suspender la produccin temporalmente? Cuando los costos fijos son altos, este costo
ser cuantioso como, por ejemplo, en el caso de una planta de extrusin de aluminio. El
costo de quedarse sin productos terminados viene de las ventas perdidas y la
insatisfaccin del cliente. No slo se perder la venta inmediata, sino que estarn en
peligro las ventas futuras si los clientes deciden comprar en otro lado. Aunque es difcil
medir este costo de oportunidad, la administracin debe reconocerlo e incorporarlo en la
decisin del inventario de seguridad. Cuanto mayor sean los costos de quedarse sin
existencias, por supuesto, mayor debe ser el inventario de seguridad que se quiera
mantener, si todo lo dems permanece igual.
3.4.

JUSTO A TIEMPO

La administracin del inventario es cada vez ms compleja. En ciertas industrias, el

proceso de produccin se presta para el control de inventarios justo a tiempo (JIT).
Como su nombre lo indica, la idea es que los inventarios se adquieran y se incorporen a
la

produccin

en el momento exacto en que se necesitan. La filosofa de

administracin JIT se enfoca en disponer del inventario durante el proceso de

produccin con base en cuando se necesita, en lugar de empujar el inventario por el
proceso de produccin con base en cuando se produce.

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Ilustracin 3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO

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3.5.

EL INVENTARIO Y EL GERENTE DE FINANZAS

El gerente financiero no tiene una relacin estrecha con la administracin de inventario

sin embargo est pendiente de la inversin que se hace para mantenerlo, en
consecuencia, el gerente de finanzas debe estar familiarizado con las formas de control
de inventarios efectivas para que el capital se asigne de manera eficiente. Cuanto ms
alto sea el costo de oportunidad de los fondos invertidos en el inventario, menores sern
el nivel ptimo del inventario promedio y el tamao del lote econmico, si todo lo
dems se mantiene constante.

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CONCLUSIONES
o Las cuentas por cobrar son una forma de inversin a corto plazo que necesitan
ser administrada de manera que la rentabilidad generada sea mayor al costo de
mantenerlas y costo de oportunidad con otras inversiones.
o Las polticas de crdito y cobranza dentro de la organizacin debern ser
observadas determinando su necesidad con respecto al costo que implican,
adems de considerar que el crdito de por si es una forma de generar mayor
demanda a los productos de la empresa.
o Los inventarios son la principal fuente de ingresos a la organizacin por lo que
se debe evaluar su administracin a travs de los costos de su compra y
mantenimiento.
o Debemos considerar para una buena administracin de inventarios cual es el
nivel ptimo de inventario, el punto de reposicin y el inventario de seguridad.
o

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BIBLIOGRAFA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA VAN HORNE

JAMES
ADMINISTRACIN FINANCIERA I GARCA SANTILLN ARTURO
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA ROBLES

ROMN ARTURO
ADMINISTRACIN

FERNNDEZ RAL
http://www.gerencie.com/administracion-del-efectivo.html
http://www.nunezdubonyasociados.com/sitio/index.php/noticias/375administracion

FINANCIERA

DEL

EFECTIVO

VALLADO