Sistema Contable-Cristo Moreno

Acta de Constitucin
Del Proyecto
Sistema Contable-Cristo Moreno
Fecha: 22/11/2014

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Tabla de contenido
Informacin del Proyecto...........................................................................................3
Datos.............................................................................................................................................. 3
Patrocinador / Patrocinadores........................................................................................3

Propsito y Justificacin del Proyecto.......................................................................3

Descripcin del Proyecto y Entregables....................................................................3
Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4
Requerimientos del producto.......................................................................................................... 4
Requerimientos del proyecto.........................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4
Premisas y Restricciones..........................................................................................5
Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5
Cronograma de hitos principales...............................................................................5
Presupuesto estimado...............................................................................................5
Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6
Requisitos de aprobacin del proyecto.....................................................................6
Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................6
Gerente de Proyecto...................................................................................................................... 6
Niveles de autoridad....................................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7

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Informacin del Proyecto

Datos
Empresa / Organizacin
Proyecto
Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto

Centro Educativo Cristo Moreno Dev S.A.

Sistema Contable-Web
15/11/14
Asociacin Educativa Cristo Moreno
Hilmer Bendezu Bendezu
Guillen Bendez

Patrocinador / Patrocinadores
Nombre
Hilmer Bendezu

Cargo

Departamento /

Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)

Promotor

Divisin
Contabilidad

Propsito y Justificacin del Proyecto

El proyecto se realizara debido al contrato adquirido con la asociacin del colegio

Cristo Moreno.

Descripcin del Proyecto y Entregables

El proyecto busca automatizar el sistema contable de la Asociacin Educativa
Cristo Moreno utilizando estndares que permitan una gestin rpida y sencilla
(fcil manejo del sistema) en cuanto a reportes, declaracin de impuestos,
auditoria, consultas de informacin y almacenamiento y procesamiento de
facturas y/o boletas del Centro Educativo realizados a travs de una interfaz
web.

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Manual Usuario

FAQ

CD instalacin

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

REQUERIMIENTOS FUNCIONAL
Promotoria
El sistema le permite la obtencin de un reporte de las ganancias o
prdidas que pueda tener los accionistas mensualmente por
mensajera o e-mail y mensajes de escritorio en forma de alerta o
notificacin bajo ciertas circunstancias y con los datos previamente
establecidos por el cliente.
El sistema muestra el balance general de acuerdo al formato
establecido por el cliente.
El sistema muestra cuadros estadsticos solicitados por el cliente
mostrando los datos y grficos de acuerdo a sus necesidades
facilitndole as las diferentes decisiones que este deba de tomar.
Permitir controlar todo el sistema mediante el uso de reportes
generados por el mismo sistema entre los cuales se encuentran:
reportes de mantenimientos, de nuevos equipos, del mobiliario, y otros
que el cliente solicite y requiera, visualizando as los ingresos y

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egresos para gestionar los recursos de la organizacin.

Secretaria
Los usuarios que pueden acceder al sistema sern creados y
modificados por una persona que ser designada por el cliente.
As mismo debe permitir la Gestin de usuarios y privilegios.
El sistema permitir la insercin de datos provenientes solo de las
facturas y boletas, quedando excluido otros tipos de comprobantes de
pago.

Contabilidad:
Debe Permitir el acceso al libro diario (electrnico).
Permite la creacin, modificacin del libro mayor.
Permite Actualizar la tabla de depreciaciones.
Permite la creacin de Asientos contables.
Proporcionar ayuda en la declaracin de Impuestos y
Auditorias.Verificando que las declaraciones de impuestos sean de
expresin fidedigna de las operaciones registradas en sus libros de
contabilidad, de la documentacin soportante y que refleje todas las
transacciones efectuadas.
El sistema podr almacenar, crear y guardar archivos de respaldo.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
El sistema debe ser capaz de soportar la carga de datos equivalentes a
500 usuarios con privilegios de secretaria ingresando datos a razn de

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10 comprobantes por segundo, siendo esta la tarea de mayor carga para

el sistema.
El sistema usara el cifrado de datos SSL para la transferencia de datos
fuera de la intranet.
El sistema permitir el almacenamiento de datos de forma local
permitiendo seguir con el trabajo cuando falle la conexin, los datos luego
se actualizarn cuando la conexin se reestablezca.
En el caso de los usuarios nuevos o se tenga dudas, el sistema contara
con un men de ayuda sobre las funciones de los botones y las funciones
que realiza cada uno de estos.

Requerimientos del proyecto

Los permisos de la Sunat para la entrega de boletas/facturas y libros

digitales deben ser solicitados por el cliente

Boletas y facturas brindadas por el cliente.

Sitio de alojamiento en la nube con capacidad para albergar los datos

generados por el sistema, el pago corre por cuenta del cliente.

Ambiente adecuado para la instalacin para un correcto funcionamiento

del servidor

Objetivos

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Objetivo

Indicador de xito

Alcance
Capacitacin de los usuarios (secretaria, contador,

Firma de conformidad por

promotor)
Desarrollo del sistema contable automatizado.

parte del usuario

Firma de conformidad del
promotor y gerente

Cronograma (Tiempo)
Culminar la etapa de anlisis pasado 1 semana de

Casos de uso, secuencia

iniciado el proyecto.

y clases entregados al
equipo de desarrollo en el

Construccin del software y pruebas internas de

tiempo establecido
Firma del jefe del proyecto

funcionalidad
Instalacin de la intranet (1 semana antes de la

avalando la conformidad
Envi recibo de datos,

fecha de culminacin el proyecto)

firma de conformidad del

Instalacin y prueba del software por parte de los

jefe de proyecto
Firma de conformidad de

usuarios 3 das antes de la fecha limite

los usuarios, promotor y

gerente

Costo
Obtener ganancias para la empresa equivalentes al

No exceder el

30% del costo total cobrado al cliente.

presupuesto del proyecto

Total

Calidad
Fiabilidad (los datos son de acuerdo a la realidad, el

Muestras aleatorias de los

sistema evita perdida o corrupcin de datos).

datos son idnticos a su

El sistema debe ser capaz de comparar y actualizar

contraparte en fsico

los datos de forma correcta cuando se caiga la

(comprobantes de pago y

intranet
Rendimiento (el sistema es capaz de soportar la

libro mayor)
El sistema responde sin

insercin de datos equivalentes a 5000

aparente demora, latencia

comprobantes de pago por segundo).

Otros

no mayor a los 200 ms

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Objetivo

Indicador de xito

Premisas y Restricciones

RESTRICCIONES:

El sistema solo abarca los procesos de facturacin y clculo de los datos

necesarios para la construccin del libro mayor y el balance general,
pudiendo el contador modificar los datos para un mayor control de las
finanzas

La labor se insercin de datos ser por parte de un(os) usuario(s) el cual

ser designado por el cliente siendo esta la persona encargada.

El sistema consta de software para escritorio, la implementacin web no

est contemplada en el actual proyecto si bien se cuenta con respaldo de
datos en la nube.

Los datos correspondientes a la devaluacin de bienes y devengados

estn incluidos en los datos que el contador puede modificar de forma
manual, la mayor carga de trabajo (el clculo de totales los har el
sistema).

PREMISAS:

Disponibilidad de los involucrados en el sistema para la toma de

requerimientos (secretaria, contador, promotor)

Licencia de SAP, el cual correr a cuenta del cliente.

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Arquitectura para el despliegue de la intranet (servidor y Switch

administrable, acces point, antenas direccionales, torres y cable categora
6) corre a cuenta del cliente.

Riesgos iniciales de alto nivel

Indisposicin de los entrevistados para la toma de requerimientos en la

fase inicial del proyecto.

El alza de precios del software y hardware necesarios, solo afectan a la

fase final del proyecto (implementacin).

Cada del sistema de almacenamiento en nube y fallo de la conexin

brindada por el ISP (afecta a la fase de implementacin mas no al
desarrollo)

Desastres naturales que afecten seriamente al personal involucrado en la

construccin del nuevo sistema

Cambio directivas de trabajo por parte del promotor y/o gerente del cliente

Cronograma de hitos principales

Hito
Entrega de diagrama de casos de uso
Diseo interfaz de usuario
Entrega de resultados de prueba de software funcional
Implementacin (desglosar)

Fecha tope
22/11/14
27/11/14
16/12/14
19/12/14

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Presupuesto estimado

S/. 7 500 (no incluye el costo de licencia de SAP)

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre

Cargo

Departamento /

Rama ejecutiva

Guillen Bendez
Hilmer Bendezu
Gina Benavidez
Otros

Promotor
Contador
Secretario

Divisin
Promotoria
Contabilidad
Secreataria

(Vicepresidencia)
Accionista
Empleado
Empleado

Requisitos de aprobacin del proyecto

Firma y autorizacin de los jefes de rea de promotoria, contabilidad y

secretaria para la respectiva conformidad del producto.

Licencia de SAP provista y solventada por el cliente.

Alojamiento en Cloud provista y solventada por el cliente.

Capacitacin del personal encargado y esta ser certificada Con un acta

la cual se le entregara a los empleados que estn ms aptos para el uso
de este software.

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Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto
Nombre

Cargo

Departamento /

Rama ejecutiva

Donayre Espinoza

Project manager

Divisin
Informtica

(Vicepresidencia)
Gerencia

Gonzalo

Niveles de autoridad
rea de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)

Descripcin del nivel de autoridad

El Proyect Manager ser el encargado
de tomar las decisiones analizando las
propuestas del equipo o solicitudes que
sus miembros puedan requerir o
solicitar (vacaciones, permisos,

Gestin de presupuesto y de sus

licencias, etc).
El presupuesto ser administrado por el

variaciones

jefe del proyecto para su ptimo uso.

En caso el presupuesto sufra una
fluctuacin, este deber ser discutido
con el Promotor del Centro Educativo
para ver su resolucin y/o modificacin.

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Decisiones tcnicas

Para decisiones tcnicas se contara

con la participacin del Proyect
Manager y una persona con altos
conocimientos en SAP que a su vez
sepa programar en el lenguaje nativo
de este.( Cambio base de datos, agregar tablas, etc (en
sap podra requerir persona extra para programar en abap)

Resolucin de conflictos

Los conflictos sern resueltos en grupo

con la aprobacin del jefe del proyecto
o un integrante a cargo de este en caso
el jefe del proyecto est ausente.

Ruta de escalamiento y limitaciones de El jefe del proyecto tomara las

autoridad

decisiones pertinentes para que el

proyecto siga con los plazos acordados
y la toma de decisiones depende de
cuales sean los integrantes tendrn
cierta autoridad si afecta mucho al
proyecto se conversara con el jefe del
proyecto para su revisin

Personal y recursos preasignados

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Recurso

Departamento /

Rama ejecutiva

Divisin

(Vicepresidencia)

Aprobaciones
Patrocinador

Fecha

Firma