Excel Basico 2007

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CAPACITACIN MEXICANA
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MANUAL DE
EXCEL 2007
NIVEL BSICO-INTERMEDIO
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UNIDAD 1
INICIO DEL PROGRAMA
BOTN OFFICE
BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO
LA HOJA DE TRABAJO
10
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
12
CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO
14
LA HOJA DE TRABAJO
16
UNIDAD 2
UNA NMINA SENCILLA
18
CONTINUACIN DE ELABORACIN DE NMINA
21
DIBUJAR TABLA
23
INSERTAR FILAS
25
INSERTAR COLUMNAS
27
DAR FORMATO A LOS DATOS
29
ELABORACIN DE UN PRESUPUESTO
32
FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO
35
FORMATO DE TABLAS Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO
38
UNIDAD 3
GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL
ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE
43
SUMA EN EXCEL
47
SUMA DE RANGOS NMERICOS
50
OPERACIONES MATEMTICAS
53
LISTAR DATOS
57
45
UNIDAD 4
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FUNCIONES EN EXCEL
62
INSERTAR FUNCIONES
65
CREAR SERIES
70
NOMBRE DE RANGOS
73
FUNCIONES DE RANGOS
77
COPIAR Y PEGAR
78
COPIAR DATOS Y FORMULAS
81
OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS
83
UNIDAD 5
MOVER DATOS
GRFICOS EN EXCEL
86
MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL
91
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
94
AADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO
96
88
UNIDAD 6
99
CREAR ORGANIGRAMAS
MODIFICAR ORGANIGRAMAS
101
ORTOGRAFA
104
IMPRIMIR
106
AYUDA DE EXCEL
108
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UNIDAD No. 1
INICIO DEL PROGRAMA
Para inicar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas
que deseamos hacer.
1. Primero nos ubicamos en el botn Inicio, de la parte inferior
izquierda de la pantalla
2. Pulsamos la opcin Todos los Programas
3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft

Excel 2007
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4. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.
Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas

principal y de una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y
columnas; donde realizaremos nuestro trabajo.
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EL BOTN OFFICE
Excel presenta un Botn Office que contiene las funciones principales de
abrir, guardar, imprimir y otros.
Cmo accesamos?
1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el
smbolo de Microsoft
2. Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn
e inmediatamente se abrir un men
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Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se

utilizan ms son:
- Nuevo, para la creacin de un nuevo documento
- Abrir, para el acceso a un archivo existente de excel
- Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre
indica
- Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los
controles encargados de la impresin del documento.
A la derecha de este submen que se desplega donde se encuentran

todas estas funciones principales de Excel, se puede ver tambin que se
muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado.
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BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

Barra de Herramientas
Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes
opciones de formato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que
ayudan a realizar nuestro trabajo.
Conozcamos la Barra de Herramientas:
Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el

funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos.
Y si pulsamos cada una de estas pestaitas, podremos visualiza en
pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si
pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.
Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de

fuente; alineacin e interlineado; formato de nmeros; insertar, eliminar
o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rpidas que
ayudan a realizar nuestro trabajo.
Barra de Acceso Rpido
Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de
la barra de herramientas o abajo; y permite accesar a funciones
seleccionadas de una forma rpida. En el ejemplo se encuentra sobre la
barra de herramientas.
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Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de

acceso rpido (sin necesidad de ingresar a funciones o ms vietas), los
cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir.
Si queremos aadir ms botones de acceso rpido, podemos
hacerlo. Para ello, posicionados en esta barrita, pulsamos el botn
derecho del ratn y se abrir un pequeo men.
Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso

rpido y se abrir un cuadro de opciones donde podemos elegir que
botones deseamos accesar de forma rpida.
Por ejemplo, si deseamos agregar el botn Vista preliminar, lo
seleccionamos
y luego pulsamos la plabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta

lista de opciones
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ya aparecer en nuestra configuracin de la barra de acceso rpido esta

funcin
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por filas y
columnas, de ahi que para nombrar a una celda determinada se haga
una combinacin de ambos parmetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las
columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por
nmeros.
Columnas
Filas
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Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta

fila
Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que

muestra la ubicacin de la celda.
Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de
ubicarnos en ella con el cursor y ya podremos proceder a escribir
en ella.
Podemos tambin identificar en la pantalla principal, una barrita que
muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de frmulas que
se encuentra sobre la cuadrcula de trabajo
Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de

la celda A4; y la funcin o frmula que se encuentra en ella, en este
caso no se ha escrito nada, as que se encuentra vaco.
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ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja
de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer.
Para ello movemos el curso en direccin a donde queremos escribir, a
travs de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratn.
Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en
ella y escribimos: Nombre del Empleado
En la celda D4 escribimos Departamento,
Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el

tamao de la columna no es suficiente para mostra esta informacin.
Sin embargo podermos ampliar el tamao, para ello nos posicionamos
en el lmite entre las dos columnas C y D.
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y nos aparecer una especie de crucita con la cual podemos

incrementar el tamao
Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botn
izquierdo del ratn presionado comenzamos a mover el ratn hacia la
derecha hasta alcanzar el tamao deseado de la columna. Si vemos a
medida que vamos ampliando la columna aparecer un recuadro que
mostrar la medida del ancho de la columna
Al tener el ancho deseado soltamos el botn del ratn y dejamos de

movernos hacia la derecha. Ya se tendr la columna con un tamao
suficiente para mostrar la informacin
Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamao de la

columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos
ubicamos en el lmite entre la columna D y E, pulsamos el botn
izquierdo del ratn y mantenindolo apretado nos movemos hacia la
derecha hasta alcanzar el ancho deseado.
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CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO

Ya en la leccin anterior al digitar Nombre del Empleado en una
columna, tuvo que aumentarse su tamao para presentar esta
informacin. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que
su ancho tambin puede variarse y darsele el que se desee.
Para ello nos posicionamos en el lmite entre la fila que se quiere ampliar
y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos
posicionamos entre la 3 y la 4
Luego pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado

nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si
nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamao (Alto) que se le va
dando a la fila.
Finalmente se tendr la fila del tamao que se quiere.
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Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la

pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista
amplia de la pgina, es decir ver ms columnas y filas pero en la que la
letra se ve ms pequea; y otros usuarios que prefieren tener una
panormica ms limitada pero que la letra y nmeros se ven ms
grande.
Cmo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...
1. Nos posicionamos en el botn Vista de la barra de herramientas
2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de

visualizacin de la hoja de trabajo
3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por

ejemplo podemos seleccionar el 75%
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ya podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de

trabajo, pero la letra y los nmeros que escribamos se vern ms
pequeos.
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrcula compuesta por
muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos
trabajar!!
Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrcula, a traves del
movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo,
derecha o izquierda). O tambin podemos avanzar con mayor rpidez a
posicionarnos en una celda especfica, moviendo las barras de
desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien

hacia la derecha
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Tambin hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo
que nos permite movilizarnos.
Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita
Dependiendo de la configuracin que se le da a Excel, al presionar enter

en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra.
Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de
abajo.
Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar
enter, el cursor se ubicar en la celda A5 donde podremos seguir
escribiendo.
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o

documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las
necesidades
Si se quiere incrementar una hoja ms de trabajo, nos posicionamos en

el tlimo botn que aparece en el men de hojas y se crear una nueva
Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una

nueva
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UNIDAD No. 2
UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL
En esta leccin vamos a hacer una nmina sencilla y poner en

prctica lo que llevamos aprendido hastas el momento.
En este ejemplo utilizaremos una nmina compuesta por 10 empleados
para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el
cargo.
En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado;
Departamento; y Cargo.
En las filas listaremos los empleados por orden alfabtico en sus
apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente informacin.
1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer

nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta
podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2,
Cargo.
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Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la

columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamao de la
columna, como lo hemos aprendido.
Recordemos... nos posicionamos en el lmite entre las columnas C y D,
manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado nos movemos hacia
la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado.
Hgamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente
espacio para escribir la informacin.
2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a
escribir la informacin de los empleados
En la imgen anterior podemos ver que se estan escribiendo los datos

de una de las empleadas, especficamente muestra la escritura de su
Cargo, Secretaria.
En una leccin anterior vimos que en la parte superior de la hoja de
trabajo se encuentra una barra de frmulas, que muestra la informacin
o funcin que se esta escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:
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, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo

Secretaria
3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo.
Veamos como estara quedando nuestra tabla
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CONTINUACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA

Tenemos nuestra nmina de empleados de la siguiente manera:
Arreglemos un poco nuestra nmina, para presentarla como una tabla.
1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos

en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a
centrar sera Nombre del Empleado
2. Buscamos en el botn Incio de la barra de herramientas la opcin

Centrar de Alineacin
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3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.

4. Ya tenemos nuestros atributos centrados
5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos

ubicamos en primer lugar en Nombre del Empleado y buscamos la
opcin Negrita (N) de la seccin Fuente del botn Inico de la barra de
herramientas.
6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.

5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas
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DIBUJAR TABLA
Ya tenemos nuestra informacin de la nmina, con los atributos

centrados y marcados en negrita.
Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que
tenemos.
Sombreamos el rea en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la
informacin que hemos escrito. Cmo sombreamos?
Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este
caso la celda C2 y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado,
comenzamos a mover el ratn para captar toda la informacin
En la imgen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda

el rea deseada
Una vez sombreada la informacin hasta la celda E12, buscamos un
botn ubicado para dibujar bordes en la opcin Fuente del botn Inicio
de la barra de herramientas.
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Botn Inicio:
Opcin Dibujar Bordes:
Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos

cuales son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este
caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
Ya quedar nuestra nmina en forma de tabla con todos sus bordes

debidamente dibujados
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INSERTAR FILAS
En Excel resulta ltil la funcin de insertar filas y columnas, as por
ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe
de ventas; y se nos ha olvidado informacin importante que
necesitamos visualizar a travs de una fila o columna, podemos recurrir
a la funcin insertar.
Insertar Fila
Por ejemplo, si tomamos la pequea nmina de personal que se ha
trabajado en lecciones anteriores, podra darse el caso que se nos haya
olvidado ingresar los datos de una empleada ms. Como se encuentran
listados por orden alfabtico, ser necesario insertar una fila para poder
introducir los datos faltantes.
El nombre de la persona es: Carmen Chicas Diaz
Veamos nuestra tabla para visulizar donde tendra que insertarse una
fila.
Debera de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la

imgen. Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila:
1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisieramos tener un
nuevo espacio para escribir los datos restantes.
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2. Buscamos la opcin Insertar en la barra de herramientas del botn
Inicio
3. Seleccionamos Insertar filas de hoja
4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar

la informacin que falta.
5. Escribamos la informacin:
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INSERTAR COLUMNAS
Asi como insertamos filas, tambin en Excel puedan insertarse
columnas.
Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir
un nuevo parmetro de informacin sobre los empleados. Siento este la
edad, por ejemplo, habr que incluir una columna para poder ingresar
estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna.
En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del
empleado, es decir la columna D.
2. Buscamos la opcin Insertar de la barra de herramientas del botn

Inicio
3. Desplegamos el men y seleccionamos Insertar columnas de hoja
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4. En nuestra hoja de trabajo se habr insertado una nueva columna
5. Escribimos el parmetro Edad y los datos correspondientes a cada

empleado
Nuestra nmina quedara de la siguiente forma:
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DAR FORMATO A LOS DATOS

En esta leccin aprenderemos a darle formato a los datos con los que
estamos trabajando en Excel.
Para cambiar el tipo de fuente
1. Sombreamos el rea a la que queremos cambiar formato. Para
sombrear recordemos que manteniendo apretado el botn izquierdo del
ratn nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que
queremos cambiar.
2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, as que buscamos esta

opcin en la barra de herramientas del botn Inicio
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3. Desplegamos el men y seleccionamos el tipo de fuente que
deseemos. En este caso Arial Narrow
4. Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente en el nmero

que aperece contiguo.
Desplegamos el men de opciones para seleccionar el nuevo tamao
deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamao 11 a un
14
5. Ya nuestros datos tendrn el nuevo formato. Veamos un par de ellos

en la siguiente imgen
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Si tambin queremos cambiar el color de la fuente:

a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de
fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo
el botn izquierdo del ratn apretado nos movemos para sombrear
Edad, Departamento y Cargo
b) Buscamos en la barra de herramientas del botn de Inicio, Color de

fuente
c) Desplegamos el men de opciones y seleccionamos el color deseado.

En este caso optaremos por un color Rojo
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d) Ya nuestros parmetros estarn marcados con este color. Veamos
ELABORACION DE UN PRESUPUESTO
En esta leccin vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que
trabajaremos en las siguientes lecciones.
Bueno, practiquemos lo aprendido hasta el momento.
Vamos a tomar un presupuesto pequeo, en el que solo se establecern
los datos para 5 rubros. Y se mostrar la informacin para los primeros
cuatro meses del ao
1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5

rubros o partidas que trabajaremos
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2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los

rubros por estos cuatro meses
3. Ahora pongamos en negrita la plabra Rubro y los meses. Para

ello sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato
4. Buscamos la opcin negrita de la barra de herramientas y la

pulsamos
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5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito
6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora demosle un toque

especial, si nos fijamos el fondo de estas celdas es de color blanco, el
cual podemos cambiar.
Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de
herramientas el botn Color de relleno, (que es el botn en forma de
cubeta)
7. Desplegamos el men y seleccionamos el color deseado de

relleno, en este caso ser el verde
8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color

verde
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FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO

Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden
leerse completamente en la columna que se encuentran porque el
espacio no es suficiente. Veamos cuales son:
, si obsevamos estn cortados cuando introducimos

informacin en la columna a su derecha
Tendramos dos opciones para que la informacin se vea: ampliar el
ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto
en una leccin anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de
tal manera que se muestre la informacin en forma de prrafo.
Cmo hacemos esto? , sencillo..
1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su
fila. Por ejemplo, tomemos primero Papelera y suministros de oficina.
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2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botn derecho del ratn y se

nos desplegar un men
3. Seleccionamos la opcin Formatos de celdas
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4. Se abrira otro men de opciones
y seleccionamos Ajustar texto
5. Adems seleccionamos en la misma pantalla de men la Alineacin

del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior
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6. Nuestra celda quedar ajustada al tamao de la columna, con el alto

de la fila requerido para que toda la informacin sea visualizada
7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las dems celdas

cortadas al tamao de la columna.
FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO
Ya hemos realizado ms cambios a nuestro presupuesto, ahora ya

podemos ver toda la informacin escrita en cada una de las celdas.
Formato de Tabla
Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su
presentacin. Practiquemos nuevamente este proceso.
1. Sombreamos las celdas que conformarn la tabla.
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2. Ahora seleccionamos el botn de la barra de herramientas que se

utiliza para dibujar los Bordes de las celdas.
3. En las opciones que se desplegan seleccionamos Todos los bordes,

esto cuadricular todas las celdas.
Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin
separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las
celdas.
a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso
las cantidades
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b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn

Inicio, la opcin para dar el estilo de miles.
c) Ya nuestra tabla quedar con las cantidades en miles con punto

dcimal y la informacin visualizada.
Veamos nuestro presupuesto:
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Combinar Celdas
Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la
presentacin del mismo.
1. Sombreamos la celda donde se encuentra la plabra Presupusto y las
dems celdas a continuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la
celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la
informacin.
2. Buscamos y seleccionamos el botn Combinar y centrar la alineacin

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3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto
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UNIDAD No. 3
GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL
Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual
podemos darle el nombre que ms convenga.
Pasos para guardar un archivo:
1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos
guardar, nos posicionamos en el Botn Office
2. Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales
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3. Seleccionamos Guardar como
4. Se nos abrir la pantalla de controles de Guardar
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5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente
6. Pulsamos el botn Guardar
ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido
guardado. Una hoja de clculo que hemos realizado anteriormente o
alguien realiz. Para ello seguimos los siguiente pasos:
1. Nos posicionamos en el Botn Office
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2. Desplegamos el Botn Office y seleccionamos la opcin Abrir
3. Aparecer un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y

archivos.
Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo

que se quiere abrir, desplegando la flechita de acceso
4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el

archivo que se desea abrir.
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5. Pulsamos el botn Abrir
SUMA EN EXCEL
Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para
realizar diferentes operaciones matemticas y financieras.
Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que
poco a poco iremos aprendiendo.
OPERACION SUMA EN EXCEL

Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel,
una utilizada principalmente cuando son rangos nmericos continuos, y
la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma.
Suma Cualquiera:
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por
ejemplo quisieramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para
el Rubro Salarios, hariamos lo siguiente:
1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la

suma de estas cantidades.
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2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el

signo igual. Este indica que un clculo nmerico se realizar en dicha
celda.
3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta

celda el signo igual.
4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y

abril, marcaremos estas cuatro celdas. Cmo lo hacemos? veamos..
Luego de haber escrito el signo igual con el ratn nos ubicamos en la
primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos
luego el signo ms, marcamos la segunda cantidad (posicionndonos
nuevamente con el ratn) y escribimos otro signo ms, marcamos la
tercera cantidad
hasta el momento esta sera la suma
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5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo ms,
seguido de la cuarta cantidad.
Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que

se est realizando en la celda seleccionada:
6. Cuando se haya marcado la ltima celda a sumar, pulsamos enter en

el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades,

debemos posicionarnos con el ratn en cada una de las celdas a sumar.
Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formndose un
borde de color alrededor de ella.
, en este caso el borde de la celda de la cantidad
10,000 es punteado. Seal que est siendo seleccionado.
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SUMA DE VARIAS CELDAS

Suma de rangos numricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de
las formas en las que se suma en excel, marcando las celdas que se
quieren sumar.
En esta leccin veremos como se suman rangos nmericos,
principalmente rangos contnuos.
1. Nos posionamos en la celda donde queremos presentar la suma de

varias cantidades.
2. Buscamos y seleccionamos la funcin Autosuma de la barra de

herramientas del botn Inicio.
3. Una vez pulsada la funcin Autosuma, sombreamos el rango que se

desea sumar.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y
mantiendo el botn izquierdo del ratn apretado nos vamos moviendo
hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar
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Si vemos la imgen, podremos ver cual es el rango de datos que est

sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5
Tambin podemos ver nuestra barra de frmulas, y mostrar la
operacin de la celda
4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya

tendremos el resultado de la suma.
As podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos

anteriores.
Tambin si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar
para estos cuatro meses, considerando los cinco rubros lo podemos
hacer.
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a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado
b) Buscamos y seleccionamos la opcin Autosuma de la barra de

herramientas.
c) Sombreamos el rea que queremos totalizar o sumar
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Veamos la barra de frmulas:
d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el rea.Ya

tendremos la cantidad totalizada
OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades
especficas ubicadas en celdas determinadas.
Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas:
sumar, restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de
cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.
Sumar
1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma
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2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar
operaciones
3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.
Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda
4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma
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Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas

muestra en detalle cada uno de los pasos
Multiplicacin
a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin
b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos

multiplicar
Recordemos que el smbolo de multiplicar es el astersco (*)

Veamos la barra de frmulas
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c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada
Dividir
1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y
las cifras a dividir
La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda
2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado
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Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes

de clculo debern cumplirse siempre en Excel.
Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4)
Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego
terminar con el resto de las operaciones. Al final tendriamos: 4*5*5
Elevar a una Potencia
Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en
el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el
smbolo para elevar a una potencia es
"^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hara lo
siguiente:
= 3^4, lo que dar un resultado es 81.
LISTAR DATOS
Excel presenta una funcin importante que facilita manejar y trabajar
cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta
es la funcin de generacin de lista.
A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual
se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un
ejemplo.
1) Hagmos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
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2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre
3) Pulsamos el botn derecho del ratn y se desplegar un menu

de opciones
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4) Seleccionamos la opcin Elegir de la lista desplegable
5) Y se desplega la lista de nombres que ya se han introducido
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6) Seleccionamos el nombre Mara
Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una
plabra que tiene las primeras letras iguales a una plabra de la lista.
Automticamente aparecera la plabra ya listada sombreada,
para seleccionarla o bien escribir otra nueva
Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre
Marta. Como ya hemos escrito el nombre Mara, que tiene las tres
primeras letras iguales, automticamente aparecer este nombre
sombreado.
Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de

digitar Marta.
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Si fuera Mara el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando
aparezca el nombre sombreado, damos Enter en el teclado y no
necesitaremos terminar de digitar todas las letras.
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UNIDAD No. 4
FUNCIONES EN EXCEL
Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de
utilidad no solo para el clculo sencillo de operaciones matemticas,
sino tambin para operaciones estadsticas y financieras, entre otras.
Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes
opciones:
- listando los datos: = 4+5+6+7
- marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2
- utilizando la funcin Autosuma:
Excel presenta otras funciones, veamos donde accesamos :
1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas
2) Visualisemos donde se encuentran todas estas funciones
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3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una funcin de matemticas y

trigonomtricas, desplegamos las opciones
Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:
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Si queremos saber cul es la cantidad presupuestada promedio

mensual por rubro, hcemos lo siguiente:
1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado
2) Escribimos la funcin Promedio y sombreamos el rea de

clculo
3) Veamos la barra de frmulas, que rastrea lo que se estamos

realizando
4) Pulsamos Enter y el resultado es el siguiente:
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UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES
Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las preestablecidas en Excel.
El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til
cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el nmero de
elementos que tenemos en un listado o en una tabla.
Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin
entre algunas selectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra
de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que
contiene esta en especfico. Veamos con detenimiento cuales son estas
dos formas.
Primera forma
Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros
1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y

pulsamos el cono Insertar funcin de la barra de herramientas.
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2) Se desplegarn algunas opciones que se encuentran cargadas y son
de fcil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)
Si vemos la imgen anterior, se presentan las Funciones Usadas

recientemente. Sin embargo, podriamos seleccionar otra categora.
Sino tambin podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio
Buscar una funcin:, de esta forma Excel automticamente busca la
funcin que se adapte a la necesidad.
3) Seleccionamos la funcin Contar.
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4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar
5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango

A2 a E2
6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.
Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista
es muy fcil contar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy
til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber
con exactitud el nmero de elementos.
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Segunda Forma
1) Buscamos el cono que contiene esta funcin Contar, de las opciones

que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas
2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones

Estadsticas.
3) Y nuevamente aparecer el cuadro de controles de la funcin Contar.

De ahi para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos
el rea que queremos contar y pulsamos Enter.
El segundo caso de ejemplo, es la funcin Mnimo. Utilizada cuando

necesitamos saber de un conjunto de elementos nmericos, cual es el
valor mnimo.
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a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y
buscamos en el inventario la funcin Minimo dentro del paquete de
funciones Estadsticas
b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo
c) Se abrir nuestro cuadro de controles de esta funcin y sombreamos

el rea de la que queremos saber el valor mnimo
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d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado
Ciertamente el nmero cuatro es el valor mnimo de la serie de cinco

nmeros que tenemos.
CREAR SERIES
Excel al ser utilizado como una hoja de clculo, su mecanismo es lgico
y ordenado. Por lo que facilita la creacin de series alfanmericas
lgicas.
Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del ao escribiendo
solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos como se hace:
1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie
b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas,

pulsamos el botn izquierdo del ratn y nos movemos hacia la
derecha hasta crear el mes de mayo
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c) Soltamos el ratn y ya estarn nuestros meses creados: marzo,

abril y mayo
De igual manera, con solo escribir ene y feb, tambin podemos crear
una serie de datos:
a) Sombreamos ene y feb
b) Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, nos movemos

hacia la derecha hasta poder crear el mes de mayo, representado por
may
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c) Soltamos el ratn y ya se encontraran el resto de datos creados hasta
may
Series Nmericas
1) Seleccionamos los dos primeros nmeros de la serie
2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn nos movemos hacias

la derecha hasta crear el nmero deseado de la serie
3) Soltamos el ratn y ya se encontrarn los nmeros: 3, 4 y 5

creados como parte de esta pequea serie
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NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es

muy til a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un
conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las
celdas.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan
las ventas en un semestre de cuatro productos
1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el

mes de febrero
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2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas,

escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango

de datos
Hgamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos
a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter

en el teclado
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Para los Clavos:
1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter

en el teclado
Otra forma de realizar esta funcin de una manera ms fcil, es a partir

Nos ubicamos en la pestaa Frmulas de la barra de
herramientas
Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango
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Se abrira un cuadro de controles donde nombramos el Rango y

establecemos el conjunto de datos que lo formarn
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango,

esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas
correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos

nombrado el Rango
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FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS

En la leccin anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta
revisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fcil una
vez han sido creados.
Caso 1. Total de Ventas en Febrero

1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de
ventas de Febrero.
2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operacin,
seguidamente de la plabra Suma y el nombre del rango Febrero
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de

febrero, sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente
Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos

a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado
b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operacin en la celda, seguido de
la plabra Suma y escribimos dentro de los parntesis, las plabras Martillos y
Clavos separados por un punto y coma.
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Notemos que las plabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el

rango de datos o celdas a sumar a partir de la frmula comn:
=Suma(nombre1;nombre2)
c) Damos Enter en el teclado y ya estar calculado el total de la suma de Clavos y

Martillos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fcil
insertar funciones sin necesidad de realizar una seleccin de celdas. Adems que
puede ser realizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo nico que debemos
recordar es como nombramos nuestro rango.
COPIAR Y PEGAR
Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el
trabajo de digitacin cuando son datos a repertirse.
Hay dos formas de accesar a la funcin copiar:
* Desde la barra de herramientas
1) Sombreamos los datos que deseamos copiar
2) Buscamos en la barra de herramientas la funcin Copiar
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3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecern punteadas como
muestra de que han sido seleccionadas
4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos

previamente seleccionados y pulsamos Enter en el teclado
* Botn derecho del ratn

a) Sombreamos los datos que deseamos copiar
b) Pulsamos el botn derecho del ratn y aparecer un men de opciones
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c) Seleccionamos la opcin Copiar
d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y

pulsamos Enter en el teclado
Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.

1) Sombreamos los datos
2) Seleccionamos copiar
3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos
4) Seleccionamos la funcin Pegar de la barra de herramientas
5) Y ya estarn pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si

quisieramos pegar los datos dos veces, tendriamos que volver a pulsar pegar en la
nueva ubicacin donde deseamos los datos. Y nos quedaran tres filas de datos:
una con los originales y dos con los que hemos pegado
Muy importante : Luego de haber pegado los datos por ltima ver, presionar Esc
(escape) del teclado, para borrar la seleccin de datos.
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COPIAR DATOS Y FRMULAS
En Excel tambin puden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente
copiamos los datos sino tambin el formato, frmula y lo que estuviera ligado a la
celda a copiar.
Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:
1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de plabras, dos veces ms. Primero
sombreamos las palabras
2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el curso en la

esquina inferior derecha de las dos plabras y arrastramos el ratn hacia la
derecha
3) Una vez sombreada el rea donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el
ratn y aparecern los datos que hemos copiado
Si quisieramos copiar el bloque de estas dos plabras hacia abajo, realizamos los
mismos pasos
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a) Sombreamos las plabras
b) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el cursor en la
esquina inferior derecha de las dos plabras y arrastramos hacia abajo hasta
donde queremos copiar
c) Soltamos el ratn y aparecern los datos que hemos copiado
Copiar Frmulas
Tenemos dos columnas de nmeros, y deseamos tener en la tercera columna la
multiplicacin de las dos cifras de las columnas contiguas. En vez de realizar la
multiplicacin las veces que sea requerido, podemos copiar a partir de la frmula
escrita una sola vez
Para copiar frmulas seguimos los siguientes pasos:
1) Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicacin
2) Escribimos la frmula de las cifras que queremos multiplicar
3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo.

Con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a
copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicacin
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, ya tenemos los resultados de la multiplicacin

4) Si por ejemplo nos ubicamos en la celda C4, podemos ver que se encuentra la
frmula que se ha copiado
y el resultado es:
OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS
Veamos otro ejemplo de copiar frmulas:

Ahora deseamos multiplicar las cifras de la columna A con la columna B y el
resultado sumarlo con la columna C
1) Escribimos la operacin total que realizaremos en la columna D
2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la frmula, con el cursor en la parte
inferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratn hacia abajo hasta
donde deseamos tener la operacin
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3) Soltamos el ratn y tendrmos los valores ya calculados.
Si deseamos comprobar que nuestra frmula ha sido copiada nos ubicamos en

una de estas celdas y visualizamos la barra de frmulas
Si vemos en el ejemplo estamos copiando una frmula que realiza una operacin
con las cifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos ubicamos.
Pero si por ejemplo, desearamos multiplicar columna A por la columna B y a este
resultado sumarle el valor de la celda C2, es decir el nmero 4. Deberiamos de
poner fija esta celda en la operacin. Cmo hacemos eso? veamos...
a) Escribimos la operacin en la primera celda donde queremos el resultado, y
para fijar la ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar cada uno de los atributos.
Es decir para fijar columna y fila.
la frmula la escribiriamos: = (A2*B2)+$C$2
b) Luego arrastramos la frmula hacia abajo, hasta donde queremos la operacin
c) Soltamos el ratn y tendremos los resultados de la operacin. Manteniendo fija

la cifra de la celda C2.
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c) Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la frmula que
est detras
donde efectivamente la celda C2 es fija.
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UNIDAD No. 5
MOVER DATOS
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Exel como en otras aplicaciones, se
toma como que si se fuera a cortar la informacin para pegarse en otro lado. Es
por ello que utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar
Si tenemos las siguientes plabras
Deseamos mover las plabras Seguro e Interes, hacia la columna C, manteniendo

las filas 2 y 3 para los datos
1) Sombreamos ambas plabras
2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la funcin Cortar

(representado por una tejerita)
3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la
funcin Pegar de la barra de herramientas
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4) Ya aparecern los datos movidos desde la columna A hasta la columna C
Otra forma de cortar y pegar:

a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botn
derecho del ratn y seleccionamos del men que se desplegar la funcin Cortar
b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y
pulsamos el botn derecho del ratn. Seleccionando la funcin Pegar
c) Ya tendremos nuestro datos cortados y pegados en otro lugar
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GRFICOS EN EXCEL
Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para
mejorar la presentacin de la informacin.
Demos un vistaso a la barra de herramientas, para conocer como accesamos a la
funcin de elaboracin de grficos.
La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la
barra de herramientas
Y presenta una amplia ganma de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente

imgen:
Pero cmo creamos un grfico?

1) Sombreamos los datos que deseamos grficar
2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos

Columna
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3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondiente al tipo de grfico Columna.

Seleccionamos el grfico especfico que deseamos
4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que

hemos seleccionado
Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las

abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores
monetarios. Las columnas representan los dos productos de inters.
Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la
presentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados.
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Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres
pestaas que comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un
grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina
Herramientas de grficos
Escrbamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto?

a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente
a Etiquetas.
b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico
c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo

del grfico, donde escribiremos el nombre
d) Escrbimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas
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MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL
Hemos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de

las ventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril.
Aprendimos como tambin escribir el ttulo del grfico. En esta leccin
aprenderemos unas cosas ms.
Nombre de los ejes.
1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas
de grfico Rtulos del eje
2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje

horizontal primario, y luego donde queremos visulizar el ttulo del eje, para este
caso Ttulo bajo el eje
3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje
4) Escrbimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa

los Meses
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5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje

vertcal primario, especficamante Ttulo girado en este caso
6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dira Ttulo

del eje.
7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que esta

representando el eje
8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.
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Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la

barra de herramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.
Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de

Lnea
Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico
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ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Excel tambin presenta funciones que facilitan la opcin de borrar o eliminar
celdas, filas y columnas.
Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos
realizarlo de dos formas.
Primera forma
1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos
eliminar. Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda
A10
2) Buscamos en la barra de herramientas el botn Eliminar
3) Se abrir un men desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas,

filas, columnas, hoja
4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habr

borrado de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10
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Segunda Forma
a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cmo hacemos esto? nos
posicionamos con el ratn sobre el nmero de la fila y pulsamos el botn derecho
del ratn.
Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda
en particular.
b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botn Eliminar
Ya habr sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo.
Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las

dos formas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que
eliminaremos escogeremos la opcin Eliminar columnas de hoja.
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AADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO
En ocasiones es necesario desde la hoja de excel que estamos trabajando, no

solamente realizar operaciones sino tambin trabajar con dibujos y formas
predeterminadas.
Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseados o
determinados y que contiene en su galera.
La funcin para incluir dibujos o formas se encuentra en el botn Insertar de la
barra de herramientas
Siendo el cono correspondiente
Por ejemplo si deseamos insertar una lnea con punta de lanza.

a) Seleccionamos del botn Formas, la opcin de lnea con punta de flecha
b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra lnea con punta de lanza
c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaa

denominada Herramientas de dibujo, til si queremos cambiar el formato y estilo
de la forma que hemos creado
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d) Por ejemplo, la siguiente imgen presenta las opciones para cambiar el estilo
de la forma de la fgura que hemos creado. En este caso la lnea con punta de
lanza
De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en
forma de bloque.
1) Para ello pulsamos el cono Formas de la barra de herramientas
2) Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la

que deseamos dibujar)
3) Dibujamos la flecha del tamao que deseamos en la hoja de trabajo
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4) Podemos accesar nuevamente a la pestaa que se abre con la creacin de la

forma Herramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.
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UNIDAD No. 6
CREAR ORGANIGRAMAS
Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicacin.

Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:
1) Nos ubicamos en la pestaa Insertar de la barra de herramientas
2) Buscamos el cono SmartArt
3) Una vez pulsado el botn SmartArt, se desplega un men de opciones de todas

las formas que ac se encuentran
4) Seleccionamos Jerarqua que corresponde a la elaboracin de organigramas
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5) Luego seleccionamos el tipo de grfico de jerarqua que queremos
6) Ya una vez seleccionado, se habr creado en la hoja de trabajo el tipo de

organigrama que hemos escogido
7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho ms pequea que

la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamao de fuente de la barra
de herramientas
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8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es

uno sencillo que muestra los niveles ms importantes
MODIFICAR ORGANIGRAMAS
Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la leccin

anterior.
Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro ms que depende del gerente
general, realizamos lo siguiente:
1) Nos ubicamos en el rectngulo de la posicin de Gerente General y pulsamos el
botn derecho del ratn, para desplegar el men de opciones
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2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo,

pues es el nivel que deseamos crear
3) Se habr creado en nuestro organigrama un rectngulo ms bajo el Gerente

General
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4) Escribimos la nueva posicin, Gerente de Compras
Si deseamos incrementar un nivel ms, indicando los vendedores que dependen

del Gerente de Ventas, seguimos los pasos a continuacin:
a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botn derecho del
ratn para desplegar el men de opciones
b) Seleccionamos Agregar forma, y ms concretamente Agregar forma debajo
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c) Se habr creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectngulo
ms, donde podremos escribir los datos deseados
d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas,
escribimos esta informacin y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado
ORTOGRAFIA
Excel permite realizar una revisin ortogrfica del contenido de nuestra hoja de
trabajo.
Para ello seguimos los siguientes pasos:
1) Accesamos en primer lugar a la pestaa Revisar de la barra de herramientas
2) Seleccionamos el cono Ortografa de la barra de herramientas
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3) Se abrir un cuadro de controles que va mostrando el proceso de la

revisin de la Ortografa. Por ejemplo el de la imgen siguiente indica que la
plabra "papeleria" no est en el diccionario y da sugerencias de su escritura:
Papelera, Papelera, Papelerita, Papelero
4) La forma correcta de escribir esta plabra de acuerdo a lo que deseamos

expresar, es Papelera, por lo que la seleccionamos y pulsamos Cambiar del
cuadro de controles
5) Al finalizar la revisin ortogrfica, aparecer en nuestra hoja de trabajo el

siguiente recuadro:
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CM SISTEMAS
Al cual deberemos de dar Aceptar para continuar trabajando en la hoja
IMPRIMIR
Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.
1) Buscamos y pulsamos el Botn Office
2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamos

Imprimir
3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecern tres opciones ms,

seleccionamos nuevamente Imprimir
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4) Se abrira nuestro cuadro de controles de la funcin.

Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para
poder imprimir lo que deseamos
5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa
6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que posee
funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las
hojas de trabajo y configuracin de la pgina
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En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja

completa del presupuesto que hemos preparado.
7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estar

en marcha nuestro documento a imprimir
AYUDA DE EXCEL
Excel a pesar de ser una aplicacin muy amigable para trabajar con ella, pueden
darse situaciones en las que es necesaria una ayuda para la realizacin de
algunas funciones.
El acceso a la Ayuda de Excel la realizamos por medio de un cono con signo de
interrogacin que encontramos en nuestra barra de herramientas, generalmente
en la esquina derecha.
Veamos cul es el cono?
CM SISTEMAS
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CM SISTEMAS
Una vez pulsando este botn de Ayuda, se desplega el cuadro de controles
Ac podremos encontrar el detalle de la informacin de la cual necesitamos una

manito de esta til herramienta
Por ejemplo, si pulsamos Obtener ayuda
Se abrir una cuadro de controles que tiene un orden por categoras sobre lo que
nos interesa revisar. Adems otros temas de importancia, como lo es una Gua de
referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007
CM SISTEMAS
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Excel Basico 2007

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CM SISTEMAS

BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO

CONTINUACIN DE ELABORACIN DE NMINA

DAR FORMATO A LOS DATOS

FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO

FORMATO DE TABLAS Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO

SUMA DE RANGOS NMERICOS

COPIAR DATOS Y FORMULAS

OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS

MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

AADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO

2. Pulsamos la opcin Todos los Programas

3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft

4. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas

Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se

A la derecha de este submen que se desplega donde se encuentran

BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de

Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso

y luego pulsamos la plabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta

ya aparecer en nuestra configuracin de la barra de acceso rpido esta

Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de

ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el

y nos aparecer una especie de crucita con la cual podemos

Al tener el ancho deseado soltamos el botn del ratn y dejamos de

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamao de la

CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO

Luego pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado

Finalmente se tendr la fila del tamao que se quiere.

Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la

2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de

3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por

ya podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de

Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien

Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

Dependiendo de la configuracin que se le da a Excel, al presionar enter

Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o

Si se quiere incrementar una hoja ms de trabajo, nos posicionamos en

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una

En esta leccin vamos a hacer una nmina sencilla y poner en

1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer

Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la

En la imgen anterior podemos ver que se estan escribiendo los datos

, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo

CONTINUACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA

Arreglemos un poco nuestra nmina, para presentarla como una tabla.

1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos

2. Buscamos en el botn Incio de la barra de herramientas la opcin

3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.

5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos

6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.

Ya tenemos nuestra informacin de la nmina, con los atributos

En la imgen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda

Opcin Dibujar Bordes: