INFORME DE GESTIN DOCUMENTAL

AO 2013

INTRODUCCIN
El presente informe tiene como propsito general, mostrar los logros alcanzados en
materia de gestin documental durante el ao 2013. Igualmente, se mostrarn de
manera general los desafos y actividades a realizar durante el ao 2014.
ACTIVIDADES
Proyecto de inversin Adecuacin de archivo documental de la Superintendencia
Financiera a travs de los procesos de depuracin, clasificacin, aplicacin de la Tabla
de Retencin Documental, Digitalizacin y Almacenaje del mismo, a travs del cual se
han realizado diferentes actividades para optimizar la gestin documental de la
Superintendencia y propender por el cumplimiento de la normatividad archivstica
vigente.
En el ao 2013, se realizaron las siguientes actividades:
1. Digitalizacin de documentos:
En ejecucin del contrato SF. 3-031-2012, suscrito con la firma Informtica
Documental S.A.S., cuyo objeto es la Digitalizacin y microfilmacin de los fondos
documentales de la SFC, se continu con la digitalizacin de los documentos que
hacen parte de los fondos documentales cerrados de las anteriores Superintendencias
Bancaria y Valores, lo anterior en aplicacin de las respetivas tablas de Valoracin
Documental.
Para esta vigencia, se digitalizaron un total de 5.849.318 folios correspondientes al
fondo Superintendencia Bancaria, completando de esta manera un total aproximado a
los 29 millones de folios digitalizados.
Estas imgenes son incorporadas en el gestor documental de la Entidad, lo cual
facilita su consulta, garantizando la preservacin de los documentos histricos en su
soporte original en papel.
Para el ao 2014, se espera continuar con el proceso de digitalizacin de documentos,
incorporando el fondo documental Superintendencia de Valores, poniendo especial
nfasis en los documentos que va a ser transferidos al Archivo General de la Nacin.
2. Microfilmacin de documentos
Para aquellos documentos de carcter histrico (conservacin total en las respectivas
TRD), adicional a la microfilmacin, la Entidad realiza un proceso de microfilmacin;
ya que esta es la nica tecnologa que cuenta con ms de 120 aos de vigencia, y
garantiza la adecuada conservacin y consulta de los documentos en el largo plazo, a
diferencia de la digitalizacin que an cuenta con un tiempo de conservacin muy
escaso en el tiempo.

Por lo anterior, en ejecucin del contrato SF.3-031-2012, se microfilmaron 1.650.000

folios, de documentos histricos del fondo Superintendencia Bancaria, para un total
aproximado a los 4 millones de folios microfilmados (Aproximadamente 1600 rollos de
microfilme).
El proceso de microfilmacin, se realiza por el mtodo de conversin de digital a
microfilme, con el fin de garantizar la preservacin del papel, el cual es manipulado
slo una vez para efectos de la digitalizacin.
Como producto de este proceso, se generaron 660 rollos, en original y copia. Los
originales, son remitidos a una bodega externa especialmente contratada por la
Entidad para este fin, la cual rene todas las condiciones fsicas y ambientales
establecidas por el Archivo General de la Nacin, para tal efecto. Las copias, son de
consulta, para aquellos usuarios internos y externos que as lo requieran.
Para el ao 2014, se continuar con esta actividad, para los documentos histricos del
fondo Superintendencia de Valores, los cuales sern transferidos al Archivo General
de la Nacin.

3. Organizacin archivstica del fondo acumulado

En ejecucin del contrato SF.3-042-2011, suscrito con la firma Informtica Documental
S.A.S., cuyo objeto es la organizacin archivstica de los fondos acumulados de la
Superintendencia, en el ao 2013, se organizaron 4.135 cajas de archivo del fondo
documental Superintendencia Bancaria, con lo cual se concluy con la organizacin de
la totalidad de este fondo documental, el cual asciende aproximadamente a 26.000
cajas de archivo del fondo Superintendencia Bancaria y 1.900 del fondo
Superintendencia de Valores.
En este mismo sentido, en el ao 2013, se concluy la organizacin de expedientes de
historias laborales de funcionarios y expedientes pensionales y de cuotas partes, en
cumplimiento de las Circulares Externas No.04 de 2003, 012 de 2004 y el Acuerdo
No.006 de 2011.
Como producto de esta actividad, se organizaron 5.822 expedientes, segn los
parmetros establecidos por la normatividad vigente.
Los expedientes pensionales (140 cajas, 1227 carpetas), fueron transferidas a la
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ESPECIAL
DE
GESTIN
PENSIONAL
Y
CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIN SOCIAL UGPP,
entidad que asumir las funciones de pago de pensionados de Capresub-liquidada.
As las cosas, la SFC ya cuenta con la totalidad de sus fondos documentales histricos
debidamente organizados, as como los expedientes de historias laborales de
funcionarios y exfuncionarios; lo cual ha permitido no slo facilitar su bsqueda,
consulta y adecuada conservacin, sino que la Entidad cumple con la normatividad
archivstica vigente sobre el tema.
4. Sistema de Gestin Integrado (SGI)
El proceso de gestin documental durante el 2013 continu con el mejoramiento
continuo de sus actividades, lo cual se vio reflejado en la revisin y actualizacin de
los siguientes documentos del SGI:

A-CP-GDC-001

Gestin Documental

A-FT-GDC-002

Documentos Archivados y Disponibles para su Consulta

A-FT-GDC-004

Tablas de Retencin Documental (Trd)

A-IN-GDC-014

Solicitud de Modificacin de TRD

A-IN-GDC-015

Organizacin de expedientes no radicados para transferencia al Archivo Central

A-MT-GDC-001

Matriz de Riesgos - Gestin Documental

A-PI-GDC-008

Solicitud de Fotocopiado

A-PI-GDC-039

Solicitud de Modificacin de TRD.

A-PI-GDC-040

Control de salida de caja con documentos de archivo de la SFC

A-PR-GDC-003

Almacenamiento Trmites Proceso de Quejas

A-PR-GDC-004

Almacenamiento Trmites Diferentes a Quejas

A-PR-GDC-005

Recepcin y Tramitacin de Solicitudes de Prstamo a Travs de Gestin

Documental y Bibliogrfica

A-PR-GDC-006

Recepcin y Tramitacin de Fotocopia de Documentos que Reposan en Gestin

Documental y Bibliogrfica

A-PR-GDC-007

Recepcin y Tramitacin de Fotocopia de Documentos Realizadas por Usuarios

Externos

A-PR-GDC-008

Elaboracin y Actualizacin de Tablas de Retencin Documental (TRD)

A-PR-GDC-009

Elaboracin y Aplicacin de Tablas de Valoracin Documental (TVD)

A-PR-GDC-010

Aplicacin Tablas de Retencin en Archivo Central, de Documentos Transferidos por

Dependencias

A-PR-GDC-011

Aplicacin de TRD para Documentos en el Sistema de Gestin Documental

A-PR-GDC-012

Digitalizacin de Documentos

A-PR-GDC-013

Microfilmacin de Documentos

A-PR-GDC-014

Eliminacin de Documentos Producto de Organizacin Archivstica de los Fondos de

la Entidad

A-PR-GDC-015

Transferencias Primarias de los Archivos de Gestin al Archivo Central

A-PR-GDC-016

Transferencias Documentales al Archivo General de la Nacin

A-PR-GDC-017

Recepcin de Inventarios de Documentos a Funcionarios que se Desvinculan de la

SFC

A-PR-GDC-019

Constancia de Retiro de Funcionarios

A-TB-GDC-088

Cuadro Clasificacin Documental

En lo relacionado con las Tablas de Retencin Documental (TRD), se actualizaron las

siguientes Tablas:
A-TB-GDC-006

TRD Oficina de Control Interno

A-TB-GDC-014

TRD Grupo de Registro

A-TB-GDC-034

TRD Direccin de Proteccin al Consumidor Financiero

A-TB-GDC-045

TRD Grupo de Prevencin y Control del Ejercicio Ilegal de la Actividad Financiera

A-TB-GDC-046

TRD Direccin de Supervisin Institucional para Intermediarios Financieros Uno

A-TB-GDC-047

TRD Direccin de Supervisin Institucional para Intermediarios Financieros Dos

A-TB-GDC-048

TRD Direccin Legal para Intermediarios Financieros

A-TB-GDC-050

TRD Direccin de Ahorro Individual y Prima Media

A-TB-GDC-051

TRD Direccin de Fiduciarias

A-TB-GDC-052

TRD Direccin Legal para Pensiones, Cesantas y Fiduciarias

A-TB-GDC-054

TRD Direccin de Seguros

A-TB-GDC-055

TRD Direccin de Riesgos Tcnicos de Seguros

A-TB-GDC-056

TRD Direccin Legal para Aseguradoras e Intermediarios de Seguros y Reaseguros

A-TB-GDC-058

TRD Direccin de Acceso al Mercado

A-TB-GDC-059

TRD Direccin de Supervisin a Emisores

A-TB-GDC-060

TRD Direccin de Portafolios de Inversin

A-TB-GDC-063

TRD Direccin de Intermediarios de Valores y Organismos de Autorregulacin

A-TB-GDC-064

TRD Direccin de Proveedores de Infraestructura y Casas de Cambio

A-TB-GDC-065

TRD Direccin Legal para Intermediarios de Valores y Otros Agentes

A-TB-GDC-068

TRD Direccin de Riesgo de Crdito Uno

A-TB-GDC-069

TRD Direccin de Riesgo de Crdito Dos

A-TB-GDC-070

TRD Direccin Legal para Riesgo de Crdito

A-TB-GDC-072

TRD Grupo de Control Legal para Riesgo de Lavado de Activos

A-TB-GDC-073

TRD Direccin de Prevencin y Control de Lavado de Activos

A-TB-GDC-074

TRD Delegatura para Riesgo de Mercado e Integridad

A-TB-GDC-075

TRD Direccin de Conductas

A-TB-GDC-076

TRD Direccin de Riesgo de Mercado

A-TB-GDC-077

TRD Direccin Legal para Riesgo de Mercado e Integridad

A-TB-GDC-079

TRD Grupo Legal para Riesgos Operativos

A-TB-GDC-080

TRD Direccin de Riesgos Operativos de Tecnologa

A-TB-GDC-081

TRD Direccin de Riesgos de Procesos

A-TB-GDC-083

TRD Grupo Legal para Riesgos de Conglomerados y Gobierno Corporativo

A-TB-GDC-084

TRD Direccin de Riesgo de Conglomerados

A-TB-GDC-085

TRD Direccin de Gobierno Corporativo

A-TB-GDC-087

TRD Delegatura para Funciones Jurisdiccionales

De acuerdo con lo anterior, el Proceso de Gestin Documental durante el ao 2013

tuvo debidamente actualizada la documentacin del SGI, de acuerdo con las
necesidades de la Entidad, y la normatividad expedida que le es aplicable.
5. Atencin de solicitudes de documentos al archivo central
Todas las actividades de carcter tcnico que se llevan a cabo en el Grupo de Gestin
Documental y Bibliogrfica (archivo central), buscan atender de manera oportuna,
efectiva y eficiente las solicitudes de informacin tanto de los usuarios internos como
externos.
En concordancia con lo anterior, para el ao 2013, se continu trabajando de manera
activa, a fin de mantener los tiempos de respuesta a las solicitudes de documentos,
garantizando de esta manera la adecuada toma de decisiones y la gestin al interior
de la Entidad.
A continuacin se presenta un resumen de las estadsticas de consulta de documentos
para la vigencia 2013:

De acuerdo con la tabla anterior, durante el ao 2013, se recibieron un total de 1.522

solicitudes de documentos, de las cuales 1.471 fueron atendidas oportunamente, es
decir, en un rango no mayor a las 24 horas siguientes de realizada la solicitud. Lo
anterior equivale a un 96.65% de oportunidad.

6. Solucin Integral de Procesos - SOLIP

Durante el ao 2013 se realiz el diseo y prueba de los mdulos de archivo que iban
a ser integrados en el gestor documental de la Entidad (SOLIP). Como resultado de
estos diseos se modelaron e implementaron los siguientes mdulos a travs del
sistema:
-

Solicitud de documentos
Aplicacin de Tablas de Retencin y Valoracin Documental
Transferencias documentales (primarias y secundarias)
Administracin de inventarios documentales
Control de ingreso, salida y movimientos de unidades documentales (cajas).

Estos mdulos quedaron en fase de diseo y qued pendiente su implementacin, una

vez se hayan migrado la totalidad de inventarios documentales, por parte de la
Direccin de Tecnologa de la Entidad.
En este mismo sentido, y con el fin de facilitar la utilizacin de estos mdulos por parte
de los usuarios, se elaboraron dos (2) vdeos en los cuales se explica de forma
detallada cmo hacer uso adecuado de los mdulos.
Una vez entren en produccin la totalidad de estos mdulos, la totalidad del Proceso
de Gestin Documental, en cuanto a las actividades desarrolladas en el archivo
central, quedar totalmente automatizado, lo cual facilitar la realizacin de muchas
actividades de tipo archivstico, que en el momento se estn llevando a cabo de forma
manual.
Para el ao 2014, se espera que puedan entrar en produccin la totalidad de
mdulos, a fin de iniciar el proceso de aplicacin de TRD bajo el sistema (eliminacin
de documentos y transferencias documentales secundarias).
7. Organizacin de archivos de gestin a partir de las Tablas de Retencin
Documental
El Grupo de Gestin Documental ha continuado con sus capacitaciones y
sensibilizaciones archivsticas a todos los funcionarios de la Entidad, con el fin de que
todas las dependencias de la Entidad puedan tener sus archivos de gestin
debidamente organizados, teniendo en cuenta la normatividad archivstica vigente.
Para lograr mayor efectividad en estas capacitaciones, la mayora de ellas se
realizaron directamente en las dependencias, a partir de ejemplos concretos con
documentos propios, lo cual facilita la comprensin y apropiacin de los
conocimientos.
Como resultado de esta actividad, se capacitaron un total de 117 funcionarios, que
tienen a su cargo el manejo y administracin de documentos de las dependencias.
En este mismo sentido, y en aplicacin del cronograma de transferencias
documentales primarias 2013, se recibieron 394 cajas de archivo, que ya haba
cumplido su tiempo de retencin en gestin, de acuerdo con las TRD de la Entidad.

8. Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA)

Desde el ao 2011, la Entidad tiene suscrito un Plan de Mejoramiento Archivstico con
el Archivo General de la Nacin (AGN), el cual tuvo un seguimiento trimestral por parte
de esta Entidad.
Para la vigencia que nos ocupa, el PMA mostr un avance total del 62% de
cumplimiento de las metas pactadas, las cuales concluirn su ejecucin de manera
definitiva en el ao 2015.
Dentro de los avances de esta PMA se pueden destacar:
-

Se concluy con la organizacin archivstica de la totalidad de fondos

documentales histricos de la Entidad.

Se continu con el proceso de aplicacin de Tablas de Valoracin Documental,

mediante la implementacin de tecnologas como la digitalizacin y la
microfilmacin.
Se actualizaron las Tablas de Retencin Documental (TRD), atendiendo a los
cambios en la estructura orgnico-funcional de la Entidad.
Elaboracin de la propuesta de Plan de Transferencias Secundarias, para ser
presentada al AGN, para su aprobacin e implementacin a partir de ao 2014.
Continuacin de las capacitaciones y sensibilizaciones archivsticas a los
funcionarios, con el fin de contribuir al mejoramiento de la gestin documental
de la Entidad.

9. Otras actividades generales

-

Colaboracin en la elaboracin de resolucin de integracin del Comit

Institucional de Desarrollo Administrativo, de Archivo y de Gobierno en Lnea,
en un nuevo Comit Institucional de Desarrollo Administrativo. En este sentido,
se expidi la Resolucin No.1502 de 2013.
Integracin del equipo de gestin documental, iniciando actividades las cuales
se vieron reflejadas en un Plan de Accin, presentado y aprobado por el
Comit Institucional de Desarrollo Administrativo.
Elaboracin del Programa de Gestin Documental (PGD) junto con el equipo
de gestin documental, para su presentacin en el mes de enero de 2014.