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decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin.
En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos
y facilitan la implementacin de las estrategias.
Las polticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases, convenciones, reglas y
prcticas especficas adoptados por la misma para los efectos de la preparacin y presentacin de sus
estados financiero.
Las polticas pueden ser:
Estratgicas o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir
lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada.
Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.
Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada
una de las unidades de las que consta un departamento.
Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las
aspiraciones de la empresa; asimismo, su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de
tal forma que su interpretacin sea uniforme.
En cuanto a su origen, las polticas pueden ser:
Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno,
los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el
personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algn problema, originndose as
stas polticas.
Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin
y decisin del personal en sus actividades.
Implcitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisin
en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin
estar escritos, se aceptan por costumbre en la organizacin.
OBJETIVOS
Servir de gua y base para la toma de decisiones dentro de la empresa.
Contribuir al desarrollo y perfeccionamientos de los procesos administrativos y contables dentro de
una empresa.
14. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de
Tesorera y en su defecto por el cajero pagador, quin mantendr registro de dichos cheques.
15. Los cheques expedidos debern ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la
institucin por personal independiente a su confeccin, aprobacin, custodia, etc.
16. No deben expedirse cheques al portador.
17. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institucin
deben tener en el detalle la informacin especfica del concepto y la naturaleza del pago.
18. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 das (mes comercial), para controlar la
existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada perodo. Las
conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo.
Estas personas debern obtener explicaciones satisfactorias por todos los perodos anormales de
trnsito, tanto de cheques como de depsitos y cualquier diferencia detectada en la realizacin de la
referida operacin, debern hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).
19. Los cheques anulados deben ser mutilados en el rea de las firmas para prevenir su uso irregular y
deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.
20. Deben usarse mquinas protectoras de cheques.
21. En caso de que utilice mquina o sello para firmar, la persona cuya firma es estampada deber
mantener supervisin sobre los controles propios de la mquina, tales como: Doble llave, control de
totales firmados, control de nmeros de cheques firmados, etc.
22. La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por el incumbente
de mayor jerarqua y otro funcionario competente.
23. Todo pago efectuado por la institucin debe ser realizado observando todas las reglas de
contabilidad gubernamental.
24. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del
Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.
iv. POLTICAS DE LOS CLIENTES
1. No se pueden realizar transacciones mayores a diez mil dlares o su equivalente en quetzales.
2. El IVE CO 03 es utilizado para realizar depsitos o retiros.
3. Gozar de tasa preferencial en prstamos inmediatos.
4. Participacin en sorteos extraordinarios de las entidades financieras.
5. Solicitar papelera correspondiente al Cliente (cdula, nit, ingresos mensuales, etc.).
7) No se recibirn cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones
anteriores sin ninguna explicacin o justificacin vlida.
8) El Departamento de Contabilidad, deber registrar las devoluciones de cheques con las notas de
dbito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto
del mismo, y deber pasar el departamento de cobros para la gestin de su cobranza en efectivo
inmediatamente se reciba.
9) No se otorgarn crditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la
institucin.
10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del
auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.
vi. POLTICAS DE LOS ACTIVOS FIJOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)
Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o recibidos en
donacin para el uso de la institucin, y que se estima una vida til superior a un ao y no se agotan en
el primer uso.
CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS
1) Debe existir una poltica que contemple lo siguiente:
a) Clasificacin del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)
b) Procedimiento de autorizacin para adiciones, custodia, disposicin y transferencia de activo fijo.
c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposicin y transferencia de activo fijo.
2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.
3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar con
facilidad como herramientas y envases, utensilios y tiles de oficina, entre otros.
4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a travs de una
base de datos en el computador.
5) Auditora interna debe realizar inventarios peridicos de los activos fijos para compararlo con el
tarjetero o con el listado emitido por la computadora.
6) Los activos fijos deben estar respaldados por una pliza de seguro y la cobertura de sta debe ser
revisada peridicamente.
7) Debe crearse un cdigo para identificar cada unidad del activo fijo.
8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.
9) Se llevar un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todava se encuentren en
uso.
10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los activos y tienen
la obligacin de informar cualquier cambio en el estado de los bienes bajo su cuidado.
11) El traslado de un activo fijo tener la aprobacin del incumbente de mayor jerarqua, el encargado
del rea financiera, el encargado del rea administrativa, y del auditor interno.
12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en atencin a las
normativas existentes.
OTROS ACTIVOS
Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depsitos realizados por la
institucin, tales como depsitos por contrato telefnico, contrato por uso de energa elctrica, contrato
por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.
CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS
1) Deben mantenerse estos controles en bveda.
2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados perodo tras perodo, excepto cuando se
cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los seguros pagados por anticipados se
prorrateara su valor entre el tiempo de vigencia de la pliza y se cargar a gasto el valor mensual que
resulte de dicho prorrateo.
vii. POLTICAS DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES
Poltica contable: Intangibles
Reconocimiento
Se deben reconocer como intangibles aquellos activos que son adquiridos o se generan internamente en
la medida que produzca beneficio econmico futuro y el costo del activo puede ser medido
fiablemente. En el caso de un activo desarrollado internamente, debe cumplir los siguientes requisitos
para ser considerado activo: tcnicamente es posible completar la produccin del activo intangible, de
forma tal que pueda estar disponible para su uso o venta; la intencin expresa de la entidad de
completar el activo referido; su capacidad de utilizar o vender el activo intangible; demostrar la
existencia de un mercado para la produccin que genere el activo intangible o la utilidad del mismo
para la entidad; disponibilidad de recursos tcnicos, financieros o de otro tipo para completar el
desarrollo y para usar o vender el activo; y, capacidad para medir fiablemente el desembolso atribuible
al activo intangible durante su desarrollo.
Se deben medir al costo de adquisicin o valor revaluado menos prdidas por desvalorizacin y
amortizacin acumulada.
Amortizacin
El plazo de amortizacin debe ser aquel en que se estima que el intangible contribuir a la generacin
de beneficios econmicos.
Revelacin
En trminos generales debe revelarse lo siguiente: clase de activo intangible, distinguiendo vida til y
porcentaje de amortizacin acumulada; mtodos de amortizacin; importe en libros bruto y
amortizacin acumulada al inicio y al final del perodo; conciliacin de valores en libros al inicio y al
final del perodo incluyendo incrementos, retiros y desapropiaciones, prdidas por deterioro,
amortizacin. Adems, intangibles que se amortizan en perodo mayor a veinte (20) aos; restricciones
a su uso y garantas de las que son objeto.
viii. POLTICAS DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
1. En el caso de las cuentas comerciales se debe presentar la clasificacin por cuenta: facturas, letras y
otros.
2. En el caso de otras cuentas por pagar, se reportar el detalle de cada partida que conforma el rubro.
3. Cuando se trate de Deudas a Largo Plazo, se revelar la naturaleza de cada uno de los prstamos,
indicando el acreedor, garantas, tasa de inters, vencimiento, total deuda, parte corriente y parte no
corriente.
4. Se describirn los depsitos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a Sucursales y Matriz
5. Se debe separar las cuentas comerciales de las denominadas Otras.
6. Solo se crear una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de un movimiento que
involucre dinero en efectivo.
7. La Cuenta por Pagar podr ser creada por aquellos colaboradores que tengan acceso a dicho mdulo,
el cual ser determinado por la Jefatura Administrativa y Financiera.
8. Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con documentos probatorios.
9. Para que una Cuenta por Pagar sea vlida, debe aparecer en el reporte como Cuenta por Pagar
Confirmada.
10. Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente autorizada por la Jefatura inmediata, adems debe
indicar el nombre, puesto y firma de quien la elabora y de quien la autoriza.
11. La Jefatura Administrativa Financiera, el Encargado de Cobros y el Asistente de esa Unidad, tienen
la autorizacin de anular una Cuenta por pagar, para lo cual deben adjuntar los comprobantes
necesarios que respalden dicho proceder y adjuntarlos al con el sello de anulado.
12. Las Cuentas por Pagar llevarn numeracin consecutiva y es responsabilidad de la Unidad de
13:00 p.m.
17. En caso de solicitar elaboracin de ms de cinco recibos, estos se entregaran dos das hbiles
posteriores a su solicitud, y cuando se trate de entre uno y cuatro, al da siguiente hbil de su
recepcin.
18. Los recibos de ingresos se entregaran dentro del horario descrito con antelacin.
19. En aquellos casos en los que se solicite la elaboracin de recibos sin que se haya efectuado el pago,
se otorgar un plazo de un mes contado a partir de la fecha de elaboracin del recibo para su pago, en
caso contrario, la gerencia solicitante, deber encargarse de realizar las acciones que correspondan
para la gestin del cobro.
20. La gerencia que haya solicitado la elaboracin de recibos de ingreso, deber de entregar a la
jefatura de tesorera en un plazo no mayor a 30 das naturales, aquellos que no haya realizado el cobro
o bien que no haya entregado el recibo correspondiente, sealado cuando as correspondan las causas,
sin detrimento del punto anterior.
xii. POLTICAS DE EGRESOS (COMPRAS)
1. Todas las compras y gastos se deben sujetar a lo establecido por el manual de polticas.
2. El pago a proveedores se realizara los das viernes de cada semana
3. El Departamento de Egresos ser el responsable de resguardar los cheques expedidos hasta que sean
entregados a sus beneficiarios.
4. Si transcurrido un plazo de noventa das a partir de la fecha de expedicin de un cheque, ste
contina bajo resguardo del Departamento de Egresos, se proceder a su cancelacin debiendo llevar
el sello con la leyenda de Cancelado.
5. La Subdireccin de Finanzas deber remitir a la Gerencia de Contabilidad la pliza de cheque
cancelada para que se realice la cancelacin de su registro contable y para su archivo en el consecutivo
numrico.
6. No se autoriza el pago de pasivos cuando no exista disponibilidad presupuestal para el pago, o sean
servicios duplicados, o por estar pendientes entregas de materiales de licitaciones al almacn.
7. Todas las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras,
de lo contrario (NOMBRE DE LA EMPRESA) no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona
o rea est autorizada para realizar compras.
8. Las requisiciones cuyo monto sea superior a los Q.25,000.00, se podrn cotizar con tres proveedores
como mnimo.
9. Solamente el almacn est autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de
que la mercanca sea entregada en otro lugar que no sea almacn, deber estar presente una persona del
3. Las cantidades de dinero que se entreguen por adelantado se considerarn dadas a cuenta del pedido
o en un pago abonable a las deudas vencidas del cliente con la empresa.
4. El pago de la Factura en ningn caso estar sujeto a la instalacin o puesta en marcha del equipo.
5. El cliente est obligado al pago ntegro de la factura, sin considerar ningn descuento.
? GARANTIAS
1. El perodo de garanta de cada uno de los productos que la empresa vende se encuentra especificado
en la factura y se toma a partir de la fecha de facturacin.
2. En el caso de que el modelo del producto reclamado se encuentre descontinuado o la empresa no
tenga existencia del mismo, se dar un producto similar o equivalente al mismo, si el cliente lo prefiere
se elaborar una Nota de Crdito al valor actual de mercado y al tipo de cambio del da en que se
expida.
3. Las marcas de los productos que la empresa venda y stas cuenten con centros de servicio
autorizados en la plaza ya sea local o fornea, debern ser presentados en dichos centros para el
reclamo de la garanta.
4. En general los Productos que tengan que ser enviados al fabricante para su reparacin tendrn un
perodo de espera no mayor de 30 das hbiles a partir de la fecha de recepcin.
5. La empresa no est obligada, ni se compromete a dar producto de respaldo mientras est el proceso
de garanta.
? DEVOLUCIONES
1. Para la devolucin de producto el cliente deber presentar factura original, anexo de nmeros de
serie, empaque y accesorios originales, as como una explicacin detallada y por escrito del motivo de
la devolucin.
2. La empresa no devolver efectivo, se elaborar una nota de crdito en moneda nacional que podr
ser vlida para futuras compras.
3. Para que la empresa acepte un producto a devolucin, ste no deber de tener ms de 15 das
naturales despus de la fecha de facturacin.
4. En el caso de ventas forneas el envi de la mercanca ser por cuenta y riesgo del cliente, la
empresa se libera de toda responsabilidad al momento de entregar la mercanca al transportista
mediante la gua de embarque.
5. La mercanca podr ser enviada por el medio de transporte que el cliente seale.
6. Para el caso de ventas a clientes locales no se cobrar ningn cargo adicional por el envo de
mercanca a domicilio.
? SEGURIDAD INFORMATICA
1. Los mecanismos de control de acceso fsico para el personal y terceros deben permitir el acceso a
las instalaciones y reas restringidas de la Cooperativa solo a personas autorizadas para salvaguardar
los equipos de cmputo y comunicaciones.
2. Los usuarios deben utilizar los mecanismos institucionales para proteger la informacin reservada o
confidencial que por necesidades institucionales debe ser almacenada o transmitida, ya sea dentro de la
red o interna de la Cooperativa o hacia redes externas como Internet.
3. El uso de los sistemas y documentacin confidencial est restringido a las personas ajenas a la
cooperativa, salvo autorizacin expresa de la Gerencia General.
CONCLUSIONES
Para que las empresas sean exitosas, se requiere que establezcan polticas contables que sean
adecuadas a su desarrollo y actividad financiera.
Las polticas contables de una empresa es la luz gua para todo el personal especialmente en las reas
financieras, de contabilidad y gerencial.
Las Polticas de una empresa son la reglas con las cuales se va a trabajar dentro de la empresa y que
todos sin excepcin las tienen que seguir, esto ayuda a las empresas al mejor desarrollo de la misma,
buscando el crecimiento basndose en estas reglas o poltica, dentro de la empresa hacen polticas para
el personal, polticas de venta, polticas de compra, etc. esto con el fin de tener parmetro para
comprar, vender o para algunas situaciones que se presenten con respecto al personal que labora en
dichas empresas.
Por otro lado las polticas dentro de una empresa tambin facilitan la delegacin de autoridad, motivan
y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los
superiores al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
As mismo contribuyen a lograr los objetivos de la empresa y proporcionan uniformidad y estabilidad
en las decisiones.
RECOMENDACIONES
Las polticas contables son herramientas fundamentales para que las pequeas y medianas empresas
dispongan de informacin financiera y econmica razonable y til para la planeacin, toma de
decisiones y control empresarial; por tanto, recomendamos aplicar correctamente los principios, bases,
convenciones, reglas y practicas especficas en la preparacin y presentacin de los estados financieros
para que estos tengan la razonabilidad, base para la confianza de los agentes econmicos