PLAN DE COMUNICACIONES

Security Data Solutions

Fecha
25-07-2012

Versin
0.1

Control de Versiones
Descripcin
Versin Preliminar

Elaborado por:

Pedro Nicols Casas

Ing. Investigacin
Security Data Solutions

Revisado por:

Luis Eduardo Gmez

Gerente General
Security Data Solutions

Autor
Pedro Nicols Casas

Aprobado por:

Luis Eduardo Gmez

Gerente General
Security Data Solutions

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PLAN DE COMUNICACIONES
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Contenido
1.

Introduccin.................................................................................................. 3

2.

Objetivo General del Plan de Comunicaciones..............................................3

2.1.

Objetivos especficos del Plan de Comunicaciones.................................3

3.

Identificacin de Stakeholders......................................................................4

4.

Identificacin del Equipo del Proyecto..........................................................4

5.

Canales de Comunicacin............................................................................. 5
5.1 Esquema de las herramientas de comunicacin........................................5

6.

Estrategia de Comunicacin.........................................................................6

7.

Matriz del Plan de Comunicaciones..............................................................6

8. Referencias formatos de resultados esperados en la matriz del plan de

comunicaciones.................................................................................................. 7

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1. Introduccin
El equipo del proyecto ha iniciado el proceso de planeacin y diseo de
estrategias que permitan alcanzar los objetivos trazados en los proyectos, y
que stas sean facilitadoras de la gestin de las actividades, asegurando la
calidad de los entregables en cada etapa de la construccin de software.
Desde el inicio, es importante establecer una comunicacin efectiva entre
todos los participantes de los proyectos, esto facilitar un flujo de informacin
centralizado e integral que mantendr al equipo al tanto de las diferentes
tareas que se lleven a cabo, as como la finalizacin de cada una de las etapas
por medio de las actas aprobadas y almacenadas en un repositorio del
proyecto.
La planificacin de Comunicaciones determina la informacin y las necesidades
de comunicacin de los involucrados en los proyectos. Esto incluye la
identificacin de quin necesita qu informacin, cuando deberan recibirla, y
cmo va a ser proporcionada. Identificar las necesidades de informacin de los
involucrados en el proyecto y determinar el medio adecuado para satisfacerlas
es un factor importante para el xito del proyecto.
El plan de gestin de la comunicacin establece lo siguiente:

Los requisitos de comunicacin de los involucrados.

Informacin que debe comunicarse incluyendo formatos, contenido y
nivel de detalle.
La persona responsable de comunicar la informacin.
La persona o grupos de personas que recibirn la informacin.
Las personas o grupos de personas que son responsables de la toma de
decisiones.
Mtodos utilizados para transmitir la informacin.
Frecuencia de la comunicacin.

2. Objetivo General del Plan de Comunicaciones

Con el objeto de alcanzar las metas trazadas en el proyecto, se debe asegurar
una comunicacin abierta y oportuna para la organizacin, proporcionando la
informacin adecuada a las personas que la requieran.
La compaa debe garantizar que cada participante tenga las herramientas
necesarias para desempear su rol de manera ptima y as aportar al xito del
proyecto.
Por lo tanto, todas las personas deben entender su papel dentro del proyecto y
las actividades de las que son responsables.
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2.1.

Objetivos especficos del Plan de Comunicaciones

Garantizar la comunicacin oportuna de los grupos o personas

involucradas dentro del proyecto.
Garantizar una comunicacin eficaz entre los equipos del proyecto.
Avisar oportunamente las fechas de las reuniones y las herramientas
necesarias para cada reunin.
Elaboracin de actas de cada reunin de seguimiento y posteriormente
almacenarlas para consultas posteriores.
Medir los resultados de la ejecucin de la estrategia de comunicaciones
y documentarlos.

3. Identificacin de Stakeholders
En sta seccin se describe a continuacin la estructura del pblico objetivo de
los proyectos:

rea Comercial
Gerencia General
rea tcnica y de operacin
Clientes

4. Identificacin del Equipo del Proyecto

A continuacin la estructura del equipo del proyecto:

5. Canales de Comunicacin
Diferentes tipos de medios se utilizarn en la interoperabilidad del proyecto,
para difusin de la informacin y para la comunicacin entre los miembros del
equipo de trabajo y los involucrados. La comunicacin verbal es la ms
efectiva, sin embargo no siempre es factible debido a que puede existir
separacin geogrfica de los involucrados.
Los diversos
medios
proyecto incluye:

de

comunicacin que

se

emplearn en

el

e-mail:

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Se utilizar para la comunicacin y difusin de informacin entre los miembros
del equipo del proyecto y las partes interesadas.
Conferencias Web o por medio telefnico:
Las conferencias va web o por medio telefnico se utilizarn para llevar a cabo
reuniones segn sea necesario, de no ser posible la reunin presencial.
Repositorio de archivos en el servidor:
Los documentos del proyecto se elaborarn utilizando Microsoft Office y se
almacenarn en un repositorio en el servidor de la compaa, el cual tendr
niveles de seguridad para los interesados de la informacin.
Este repositorio incluye informes de seguimiento, actas de las reuniones,
documentacin, presentaciones, planes de proyectos y otros documentos del
proyecto que sean necesarios.
Reuniones:
Con excepcin de las reuniones informales, las agendas debern ser
preparadas y seguidas para todas las situaciones, juntas y reuniones de
revisin de programas. Para juntas y reuniones de revisin de programas, las
actas deben ser tomadas, revisadas y aprobadas.

5.1 Esquema de las herramientas de comunicacin

Descripcin de las herramientas y sus objetivos:
E-mail y
Herramientas de
Colaboracin
Comunicaciones
Documentacin
Agenda

Conferencias
Web
Reuniones no
presenciales
Actualizacin de
informacin de
las actividades

Repositorio

Reuniones

Almacenamient
o de actas
Documentacion
es
Documentos de
avance y
cumplimiento

Actas de
reuniones
Documentacin
Aprobacin de
fases
Control de
Calidad

6. Estrategia de Comunicacin
Se asegurar el xito del plan de comunicaciones por medio de las siguientes
estrategias:

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Demostrar la facilidad de acceso a las herramientas de comunicacin por

medio de las tecnologas de la informacin.
Explicar al grupo de trabajo donde se encuentran las fuentes de
informacin y cmo acceder a ellas.
Concienciar al equipo del proyecto sobre la importancia de la
comunicacin y el uso de las herramientas para garantizar la sinergia en
el trabajo.
Explicar el uso de las herramientas de colaboracin dentro del proyecto.
Determinar las herramientas de colaboracin que ayudarn a difundir la
informacin de inters en el proyecto.

7. Matriz del Plan de Comunicaciones

En esta seccin se describen los tems que conforman la matriz del plan.
Esta es una visualizacin macro de la manera en la que se gestionarn los
avances del proyecto, a travs de reportes y actas de aprobacin resultantes
de las reuniones de seguimiento y paso a una siguiente fase:

Emisor: Persona que requiere transmitir una informacin determinada al

equipo del proyecto.
Mensaje: Objetivo de la comunicacin
Canal: Vehculo de comunicacin que se va a utilizar para transmitir la
informacin.
Receptor: Persona o personas del proyecto a los que se va a informar y
llevar los mensajes clave de la comunicacin.
Frecuencia: Periodicidad en la que se van a realizar las actividades de
comunicacin.
Resultado esperado: Es el cumplimiento del objetivo de la comunicacin
con una aprobacin o una solicitud de cambio.

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Archivo: Matriz de comunicaciones.xlsx

8. Referencias formatos de resultados esperados en la

matriz del plan de comunicaciones.
Las actas de los formatos para la documentacin de los resultados esperados
de la matriz de comunicaciones, se encuentran dentro del plan de calidad.

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