GESTIN LOGSTICA TRABAJO FINAL.

Corporacin
grfica Navarrete
I. Datos de la empresa
El inicio de las actividades de la empresa se remontan a los aos 60, cuando la
empresa editorial Iberia, debido a problemas econmicos decidi su venta.
Adquirido por Don Luis Navarrete, Se funda la Editorial Navarrete, que desarrolla
un producto estrella: la coleccin de cromos (figuras y lbumes). Tras su xito en
el mercado se crea la Corporacin Grfica Navarrete S.A. en 1997.
La empresa es de estilo gerencial de corte patriarcal. Actualmente cuenta con
todos los procesos de impresin existentes en el mercado: Offset, Rotativas,
Flexo, Serigrafa, cuenta adems con personal operario calificado.

II. Definicin de la Gestin logstica de la empresa

El sistema Logstico, constituye el combustible del motor de la empresa,
porque es ella quien provee de los materiales necesarios
para
la
transformacin de productos consumibles. Su objetivo es satisfacer de mejor
manera las necesidades de los usuarios y clientes, utilizando el mnimo recurso
Humano y Econmico.
A continuacin se describe el comportamiento y la importancia del
sistema Logstico.

Observamos a todos aquellos que emplean los materiales y solicitan los

servicios de logstica.
Fundamentalmente la tendencia actual es lograr una integracin del proveedor con
el minorista dado que es el que tiene contacto directo con el cliente o usuario
final, considerando las etapas desde que se determina la demanda, los
mejores procesos productivos tanto en cantidad como en calidad, el o los sistemas
de almacenamiento previos a la comercializacin, sin descuidar el transporte lo
que es imprescindible para movilizar oportunamente las mercaderas tanto de
insumos como de productos terminados a las plataformas o minoristas, para luego
manejar la mejor ubicacin en las estanteras con el objeto que el cliente tenga
un adecuado acceso a los productos requeridos para su consumo, de esta forma
se logra un aseguramiento del abastecimiento, si uno o ms gestiones enunciadas
se trunca, sin lugar a dudas colapsa el sistema por una suerte de quiebre de la
cadena.
Cabe recalcar, el nivel de ubicacin del rea de Logstica en el
organigrama de la empresa, el tema de la posicin de la logstica no es la ms
apropiada, pero sin embargo la empresa ha crecido a pasos agigantados, la
respuesta, no existe una competencia real en el mercado Peruano, siendo su
ms cercano competidor La Corporacin PANINI. De Italia. Que tiene sucursales
en Brasil y Argentina.

III. Estructura de la cadena logstica:

La administracin de cadenas de Abastecimiento
caractersticas.

posee algunas

Primero, ve a la Cadena de Abastecimiento como una entidad nica en

lugar de delegar y fragmentar las responsabilidades entre los diferentes
segmentos de la cadena de abastecimiento como son las reas funcionales de
compras, manufactura, distribucin y ventas. El Segundo aspecto en el que se
distingue la administracin de cadenas de suministro proviene directamente
del primero: demanda una toma de decisiones estratgicas, y al final de cuentas
se basa en ella.
Tercero, la administracin de cadenas de suministro ofrece una
perspectiva diferente de los inventarios, los cuales se usan como un
mecanismo de equilibrio al que se acude como ltimo recurso y no desde el
principio. Finalmente, la administracin de cadenas de suministro requiere un
nuevo enfoque de los sistemas: lo importante es la integracin y
no
simplemente la interrelacin.
En el siguiente grfico podemos observar el alcance de la administracin de
cadenas de abastecimiento

En el siguiente grfico se detalla la cadena de suministro, desde el proveedor

hasta los clientes finale:
PROVEEDO
RES

ORDEN DE
ADQUISICIO
N

INVENTARIO
DE MATERIA
PRIMA

PEDIDOS AL
TALLER

PEDIDOS A
LA FABRICA

INVENTARIO
DE
PRODUCTOS
TERMINADO
S EN
FBRICA

PEDIDOS
PARA
EXISTENCIA

INVENTARIO
DE
PRODUCTOS
EN PROCESO

INVENTARIO
DE
DISTRIBUCIO
N

ORDENES
DE
DISTRIBUCI
N

VENTAS DEL
INVENTARIO

PEDIDOS
DEL CLIENTE

CLIENTES

IV. Las compras en el ciclo logstico.

Las adquisiciones en una empresa deben llevarse a cabo con eficiencia,
lo que implica disponer de un elemento organizado que las efectu
proporcionando un servicio rpido a los usuarios y al mismo tiempo econmico.
La determinacin y enumeracin de las actividades se hace
indistintamente, sin tener en cuenta un orden preestablecido, pero una vez
determinadas hay que agruparlas por su similitud o afinidad y asignarlas a un
elemento o una dependencia, donde se establecer quien o quienes ejecutaran
dichas actividades, designando un jefe que dirija y coordine su accin y al cual
se le otorgar la autoridad y responsabilidad que requiere para actuar sin
tropiezos en provecho de la empresa.
La dependencia o elemento compras, su tamao y actividades, variaran
en relacin al tamao o magnitud y a la necesidad, cantidad y variedad de
artculos por adquirir, por cuanto esto es lo que da complejidad a la labor de
compras. A mayor dimensin de la empresa, mayor ser el elemento comprador,
y en la misma forma, a mayor variedad y cantidad de materiales por adquirir,
ser mayor la necesidad de especializacin y ms compleja la organizacin
que tenga a su cargo esta labor.
No hay que perder de vista que la existencia de un elemento comprador,
es obligatoria cualquiera que sea el tamao o magnitud de la empresa, su
variedad de adquisiciones y la complejidad tcnica de los artculos o materiales
que requiera.
Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores; por
secciones pequeas, medianas o grandes, o por departamentos dentro de los
cuales el personal tendera a la especializacin en determinadas clases de
materiales, haciendo ms eficiente su labor.

En cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta

la importancia de esta actividad para el desarrollo y xito de la entidad en su
conjunto.

a. Funciones bsicas

Compras o Pedidos

Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los

artculos
que se
soliciten,
obteniendo las
cotizaciones
pertinentes y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, as
como preocupndose por el costo de los artculos.

Programar las compras y entregas, de acuerdo a las necesidades de la

entidad, estableciendo contacto con los proveedores e informar sobre el
resultado de sus gestiones.

Seguimiento o Contacto

Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los

materiales o servicios solicitados.
Mantener correspondencia con los proveedores para estar informados sobre
la atencin de los pedidos que se les hayan hecho.
Visitar las fbricas o empresas proveedoras para establecer la
oportunidad de la atencin de los pedidos.

Oficina

Confeccionar la documentacin pertinente a las compras, desde la

cotizacin hasta los informes de debern emitirse.

Registro y Archivos

Llevar los registros de control, tanto de proveedores como de material,

mantenindolos al da, para poder proporcionar informes sobre ellos
cuando le sean solicitados.
Archivar la documentacin y los registros, as como especificaciones
sobre compras anteriores. En la misma forma archivar los catlogos que
sobre los materiales existan en la entidad.

Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear,

clculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en mente la
calidad de los productos y la economa de la entidad.

Recepcin y Facturas
Tramitar la llegada de los materiales estableciendo los contactos
concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artculos, segn
las especificaciones solicitadas
Visar las facturas de los proveedores para su cancelacin.

Investigaciones

Jefatura
Para completar las funciones de la dependencia compradora hay
necesidad de que todos los elemento que la componen sean dirigidos por
un jefe que coordine su trabajo, que los dirija y que se responsabiliza.

b. Funciones alrededor de la logstica

A continuacin se enumeran los deberes que se

responsabilidad.

refieren a su

1. Localizar y seleccionar los proveedores.

2. Abastecer a la empresa con materiales y servicios.
3. Realizar los contactos con los proveedores y sus representantes.
4. Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades
reales.
5. Sugerir modificaciones en la calidad, sustituciones de artculos,
modificaciones en la cantidad, etc., teniendo en cuenta la
economa de la empresa.
6. Aprobar las facturas para su cancelacin
7. Contar con registro y archivos al da, de manera de disponer de
las informaciones necesarias sobre anteriores compras similares.
8. Investigar y analizar los mercados y las tendencias que afecten al
negocio.
9. Mantener informado a su inmediato superior sobre las actividades
relacionadas con el cumplimiento de su funcin y sobre la
efectividad y rendimiento de su dependencia. Esta informacin

puede ser ampliada a las otras dependencias en los aspectos que

les interesen o en los de inters comn.

V. Actividades del rea de compras

a. Secuencia de actividades
La forma de establecer polticas, es a travs de normas y procedimientos.
El procedimiento significa la manera de ejecutar una compra o
adquisicin, indicando los diferentes pasos y operaciones que involucra. As
mismo, debe sealar quienes son los responsables de la realizacin de cada
paso.
Las operaciones conformantes del procedimiento siguen el proceso es el
siguiente:
1. Definir las necesidades y hacerlas conocer a compras,
mediante el requerimiento o solicitud de compra.
2. Determinar la cantidad, oportunidad y lugar de entrega.
3. estudiar las especificaciones, caractersticas y la asignacin de
recursos, as como tambin las condiciones del mercado para
escoger las fuentes de aprovisionamiento.
4. Obtener cotizaciones y seleccionar ala proveedor
5. Confeccionar y remitir la Orden de Compra

6. Mantener contacto con el proveedor para asegurar el

cumplimiento oportuno
7. Recibir la mercadera, realizar la inspeccin de Control de
Calidad y disponer el ingreso a almacenes.
8. Visar las facturas ( dar la conformidad con el producto) y
archivar la orden

VI. Definicin del proceso de planificacin de las compras.

1.

Requerimiento de Compra

Toda adquisicin debe iniciarse con un documento mediante el cual el

usuario comunica a compras su necesidad, despus de haberlas definido.
Puede tener dos orgenes:
-

El almacn o control de inventarios, cuando se trata de artculos

de stock.

Cualquier dependencia, para los artculos que se solicitan por primera

vez, o para las necesidades de un programa o proyecto especfico.

Cualquiera de los dos casos, en el documento se seala la descripcin

del artculo, cantidad solicitada y fecha en que debe ingresar al almacn. Tambin
pueden incluirse otros datos complementarios como el consumo promedio,
existencias actuales y datos del proveedor.
2.

Cantidad Oportunidad

Originado en cualquier dependencia: el requerimiento es enviado con la

descripcin del artculo que existe en almacn, y se determina en que cantidad
y cul es su consumo. Si es artculo es solicitado por primera vez, debe contar
con la autorizacin de la jefatura de compras y de la jefatura de la dependencia
de procedencia. Con estos datos se comprueba si corresponde el pedido en
cantidad y calidad, considerando el tiempo de entrega adecuado.
3.

Estudiar las especificaciones y caractersticas del producto

El artculo solicitado debe tener especificaciones tcnicas lo ms

completas posibles, las que deben ser proporcionadas por el usuario. Ya que
es factible que en el mercado existan un sin nmero de alternativas, como
tambin que no exista el producto en el mercado local, quedando la posibilidad
de solicitarlo al extranjero o adquirir un producto similar en el mercado local.
4.

Obtener cotizaciones y seleccionar al proveedor

Este documento debe permitir establecer informacin clara y precisa, en

lo posible disear un formato tipo para que todas las cotizaciones contengan
los mismos datos referenciales (solicitando el mximo de informacin) esta
solicitud se enva a los proveedores que se estime conveniente.

Dependiendo de los factores, caractersticas y monto del producto a adquirir ser

el nmero de cotizaciones a solicitar, generalmente no deberan ser menor a tres
las cotizaciones recibidas con el objeto de que el cuadro comparativo justifique
su funcin, de lo contrario se efectuara compra directa.

VII. Identificacin de buenas prcticas de almacenamiento.

Una vez que el producto o mercadera es adquirida por el departamento

de Logstica se inicia el ciclo del almacenamiento con las siguientes etapas del
proceso.

Recepcin
Habindose establecido el Qu, el cundo, y el cmo, como resultado de la
negociacin en la compra, el almacn deber estar dispuesto y en
condiciones de recepcionar la mercadera de acuerdo a los parmetros
establecidos, para lo cual deber disponer del personal adecuado e idneo
para la recepcin y verificacin de las mercaderas recibidas.

Inspeccin
La mercadera debe ser recepcionada en las condiciones de ptima
seguridad, calidad, siempre verificando la cantidad que coincida con lo
solicitado en la orden de compra y en forma oportuna.
Existe cierto tipo de mercaderas que por su condicin o caracterstica
requieren un proceso de recepcin ms exhaustivo o acucioso, como tan
bien en otras circunstancias el nivel de control de calidad exige de personal
altamente capacitado o de recepcin previa inspeccin tcnica.

Estiba
Esta funcin, poco conocida pero muy significativa en el almacn, es la que
se refiere al movimiento de mercaderas para ubicarlas y darle un espacio
fsico que se ha dispuesto para el efecto en el recinto, lo que entenderemos
como la distribucin interna considerando el espacio fsico disponible,
rotacin de la mercadera, tamao del embalaje o unidades, peso de los
mismos, para lograr una adecuada proteccin, con la seguridad necesaria,
para luego sea de rpida distribucin y entrega al usuario en el momento
oportuno.

Control
Sin un adecuado sistema de control, que debe ser ejercido, el que debe
consistir en mantener un estrecho control de los procedimientos y
funciones desarrolladas en el interior, implicando el ejercicio de una revisin
efectiva de las especies que deben estar en las condiciones ptimas y en la

cantidad que corresponde segn los registros administrativos como tambin

desde afuera del mismo.

Pre - despacho
Esta instancia es la gestin previa al despacho en s, lo que significa contar
con un espacio adecuado para preparar los pedidos, y tener lista la
mercadera en un lugar especfico, para ser despachados, cuando son
requeridos por el usuario.

Despacho y Distribucin
El ciclo de almacenes se ve culminado por la entrega o despacho de las
mercaderas depositadas en el recinto del almacn, funcin eminentemente
prctica, ya que es deber del encargado y verificar que la mercadera salga en
ptimas condiciones de calidad y en la cantidad justa a la requerida,
coincidente con la gua de despacho.