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SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR


UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y


ARCHIVONOMA

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO COMO APOYO PARA EL


CONTROL, DESCRIPCION Y RESGUARDO DOCUMENTAL EN
UN ARCHIVO HISTRICO POR MEDIO DE DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS

QUE

PARA

OBTENER

LICENCIADO

ARIEL

EN

ANTONIO

ASESORES:

N
EL

TTULO

DE

ARCHIVONOMA

CAMACHO

ESCOBAR

Lic. Mara Longina vila Luna


Lic. Salvador Elas Rodrguez Sols

MXICO, D. F.

2006
1

DEDICATORIAS

Esta tesina va dedicada especialmente a la memoria de mi Padre, quien me brindo


todo su apoyo, por sus consejos y sus enseanzas para ser mejor en todo momento.

E indudablemente a mi Madre, quien me gui hacia el camino del estudio, por


ensearme a ser una persona responsable, optimista y a tener una visin de lucha
competitiva para poder enfrentar y resolver los retos futuros.

Muchas Gracias.

TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO.......III
INTRODUCCINIV

CAPTULO 1 EL ARCHIVO HISTRICO


1.1 Concepto de Archivo Histrico..1
1.2 Constitucin de Un Archivo Histrico...........1
1.3 Importancia del Archivo Histrico.3
1.3.1 Principio de Procedencia.......3
1.3.2 Principio de Orden Original......4
1.4 Teoras del Ciclo Vital...............5
1.4.1 Ciclo vital del documento.........7
1.4.1.1 Fase Activa....7
1.4.1.2 Transferencia Primaria..8
1.4.1.3 Fase Semiactiva.........8
1.4.1.4 Transferencia Secundaria.......9
1.4.1.5 Fase Inactiva..9
1.5 El Archivo Histrico como Testimonio de la Memoria Institucional..11
1.6 Funciones Bsicas del Archivo Histrico.12
1.7 Servicios que Brinda el Archivo Histrico...17

CAPTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO


PARA LA DESCRIPCIN Y RECUPERACIN DOCUMENTAL EN
DOS ARCHIVOS HISTRICOS
2.1 Definicin de Sistema de Archivo21
2.2 Los Sistemas de Archivo..22
2.3 Importancia de los Sistemas de Archivo..31
2.4 Objetivos de los Sistemas de Archivo..33
2.5 La Funcin de los Sistemas de Archivo...35
2.6 Sistemas de Archivo Aplicados en un Archivo Histrico38
2.6.1 La Descripcin Documental40
2.6.1.1 Tipos de Instrumentos de Descripcin42
2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripcin...45
2.6.1.3 Funcin de los Instrumentos de Descripcin en el Archivo Histrico...46
2.7 Cuadro Comparativo de los Sistemas de Archivo y los Instrumentos de Descripcin
Aplicados en el Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia de Mxico y el
Archivo Histrico y de Reprografa de la Secretara de Educacin Pblica..48

CAPTULO 3 LA AUTOMATIZACIN COMO MEDIDA DE CONTROL Y


PROTECCIN EN EL ARCHIVO HISTRICO DEL CENTRO DE
ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL ARCHIVO HISTRICO
Y DE REPROGRAFA DE LA SECRETARA DE EDUCACIN
PBLICA
3.1 Digitalizacin...58
3.1.1 Proceso de Digitalizacin....61
3.1.2 El escner62
3.2 Base de Datos...63
3.3 Base de Datos para el Registro de Informacin del Archivo Histrico del Centro de Estudios
de Historia de Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la Secretaria de Educacin
Pblica..64
3.4 El Marco Legal de la Digitalizacin.....75

CONCLUSIONES............76
BIBLIOGRAFA..77

II

PREFACIO
El presente trabajo de investigacin pretendi llevarse a cabo de manera clara y explcita, donde
mi motivo principal es resaltar la importancia de mantener protegidos fsicamente los
documentos originales que se resguardan en los archivos histricos, ya que por su mal manejo
tienden a daarse y por consiguiente a perder su valiosa informacin.
Lo que busco con la realizacin de este trabajo es mostrar que existen alternativas de uso hacia
los documentos que se encuentran en los archivos histricos, para que no sufran un extravi, ni se
altere o dae su informacin contenida, ya que de ello depende los xitos o fracasos que tengan
las instituciones al momento de realizar su toma de decisiones. Por consiguiente se requiere del
apoyo de una buena descripcin documental, adems de utilizar los sistemas de archivo para su
correcta organizacin y sobre todo hacer uso de los servicios y ventajas que nos ofrecen las
nuevas tecnologas, donde la finalidad de llevar a cabo la digitalizacin en las funciones de los
archivos histricos, es contar con una alternativa para que la documentacin original perdure
como un fenmeno de expresin cultural.
En muchos casos sta ha sido la nica forma en que el pasado de una sociedad se ha podido
reconstruir y registrar por escrito para su conservacin dentro de los archivos histricos, estos son
sin duda el depositario de la informacin histrica lo cual permite su conservacin a travs del
tiempo a fin de que las generaciones futuras puedan conocer y comprender como fueron los
acontecimientos y hechos que las precedieron.
Durante el desarrollo de este trabajo, realice una investigacin en el archivo histrico del Centro
de Estudios de Historia de Mxico y el archivo histrico y de reprografa de la Secretaria de
Educacin Pblica para obtener informacin con respecto a sus fondos documentales, para lo
cual tuve que realizar una labor de convencimiento y afortunadamente no se me neg el acceso.
Al mismo tiempo la consulta a las fuentes documentales como sustento de informacin las tuve a
mi alcance, donde en su mayora es de autores especialistas en la temtica, lo que permiti el
auge de los sistemas de archivo como apoyo para el control, descripcin y resguardo documental
en un archivo histrico por medio de documentos digitalizados.
Es justo dar mrito y gran reconocimiento a mis dos asesores, La Profa. Maria Longina vila
Luna y el Prof. Salvador Elas Rodrguez Sols, quienes me guiaron en los momentos difciles y
confusos, porque que gracias a su calidad incuestionable de asesoria logre estructurar y concluir
este trabajo.

III

INTRODUCCIN
Las funciones y responsabilidades de las unidades de archivo y de los funcionarios encargados de
administrarlas se han ampliado considerablemente. Ante la perspectiva del estancamiento o la
disminucin de los recursos, los archivistas han tenido que encontrar un sitio para un volumen
cada vez mayor de documentos, adaptar las prcticas y los principios archivsticos tradicionales a
medios de registro y fuentes de informacin nuevos, asimilando los rpidos adelantos
tecnolgicos que han tenido lugar en las comunicaciones y en los medios de registros de datos.
Dos grandes tareas constituyen este trabajo, la primera es la descripcin de los contenidos bsicos
de cada documento y la segunda, la definicin de los criterios que permiten ofrecer al usuario las
mejores alternativas de consulta, con rapidez y seguridad en la informacin buscada,
aprovechando al mximo las posibilidades que brindan los sistemas tecnolgicos y de archivo.
En el primer captulo se menciona la conceptualizacin, la conformacin, la importancia, el
origen, las funciones y los servicios que se realizan en el archivo histrico. As como tambin el
valor que tiene su documentacin a nivel social y cultural, como parte del patrimonio de la
humanidad apoyndose a travs de medidas de organizacin que ayuden a su ordenacin,
difusin, y conservacin documental.
En el segundo captulo se aborda la conceptualizacin, la importancia, los objetivos, y la funcin
que cumplen los mtodos de ordenacin en los archivos histricos como parte fundamental de su
organizacin. As como tambin, la importancia que conlleva la descripcin documental a travs
de los diferentes instrumentos de descripcin al detectar datos primordiales del documento, su
funcin y permanencia, tambin se aplica un cuadro comparativo entre el Archivo Histrico del
Centro de Estudios de Historia de Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la
Secretaria de Educacin Pblica. Esto es con la finalidad de saber cuales son las problemticas
que hay en estos dos archivos, fundamentando as la exposicin del siguiente captulo.
En el tercer captulo se menciona la propuesta de solucin a la problemtica que existe en los dos
archivos histricos mencionados en el captulo anterior, estas propuestas son: La implementacin
de la digitalizacin para proteccin del documento histrico, La creacin de una base de datos,
que asegure el almacenamiento y la recuperacin rpida y oportuna de la informacin histrica
para conservar el patrimonio histrico institucional.
Todo esto sin olvidar el aspecto legal de propiedad intelectual , ya que la informacin se debe de
mantener inalterable, segura y a disposicin de los usuarios dentro de estos centros de
informacin, de esta forma se contribuye para que el documento original se conserve y junto con
ello se proteja de una mala manipulacin extravi.

Por todo esto, no se debe considerar a los archivos histricos como archivos muertos depsito
de papeles sin valor alguno dejndolos expuestos a su maltrato fsico y por lo tanto poniendo en
riesgo la perdida de su informacin. Los archivistas debemos de cambiar esa concepcin y
realizar investigaciones para que los documentos que se encuentran en estas unidades de archivo
puedan conservarse y as preservar la memoria institucional.

IV

CAPTULO 1
EL ARCHIVO HISTRICO

CAPTULO 1 EL ARCHIVO HISTRICO


1.1 CONCEPTO DE ARCHIVO HISTRICO
Un archivo histrico es el conjunto de documentos que han concluido su vida semiactiva y que
han sido seleccionados por el valor de la informacin que contienen para su conservacin
permanente. 1 El archivo histrico corresponde a la tercera etapa del ciclo vital de todo
documento y es al que han de transferirse desde el archivo de concentracin para su conservacin
permanente. Sus fondos estn constituidos por series documentales transferidas por el, o los
distintos archivos de concentracin de la administracin, tambin puede conservar documentos
recibidos por donacin, depsito o adquisicin. 2
Los archivos histricos son la consecuencia lgica de los archivos administrativos, ya que desde
la informacin documental administrativa es posible extraer documentacin histrica. Podemos
hablar de dos etapas en la constitucin de un archivo. La etapa prearchivstica, que corresponde a
la creacin y formacin de los documentos y la etapa propiamente archivstica, en la que los
documentos son organizados en un depsito, es decir en un espacio fsico. 3
Para integrar un archivo histrico, irremediablemente debemos tomar como referencia al tiempo.
Y constituye la lnea que divide a un documento administrativo de un histrico. La
documentacin es por tanto, manejable y modificable. A manera de reflexin, considero que los
documentos que logran mantenerse para ser histricos, deberan de ser y en ocasiones son
aquellos que verdaderamente ameriten ser preservados, preservacin que se decide en funcin del
valor del documento mismo.

1.2 CONSTITUCIN DE UN ARCHIVO HISTRICO


Un archivo histrico se constituye a partir de documentos que han sido evaluados para su
preservacin. Su propio nombre nos indica que la informacin que en l se conserva es de
carcter histrico. La decisin sobre cuales documentos deben guardarse como informacin
histrica, es un asunto de vital importancia. Podemos decir que un archivo histrico se constituye
cuando la documentacin ha llegado al final de su vida activa. 4

Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, Archivo Histrico. Modalidad de Enseanza Escolarizada.


p. 5
2
ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la operacin de archivos en dependencias y entidades del poder
ejecutivo federal. Archivo General de la Nacin. 2004. p.48
3
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, op cit., p. 4
4
ENBA. Archivo Histrico. Modalidad de Enseanza Escolarizada. Mxico 2004. p. 3

-1-

Para la integracin de un archivo histrico se requiere de un comit dictaminador formado por un


archivnomo, un historiador, un socilogo, un administrador, un abogado y directivos que se
encargaran de realizar un anlisis exhaustivo de la informacin que contienen los documentos y
seleccionar aquellos que consideran de especial trascendencia para la formacin del acervo
histrico. Tal documentacin pasa a ser del dominio pblico, ya que adems de ser til para la
institucin que la genera, es de enorme inters para la investigacin acadmica y a travs de esta,
para la nacin en general. La formacin de este tipo de archivo, es el resultado de la seleccin y
extraccin del acervo documental que las distintas reas administrativas ya no utilizan de manera
inmediata (han perdido sus valores administrativo, legal y fiscal), por lo cual son transferidos al
archivo de concentracin y de este al histrico.
Resulta complicado pensar en el tiempo y su relacin con la vigencia documental, en que
momento un documento puede convertirse en histrico; ya que los periodos de tiempo son
predeterminados por la misma entidad o individuo productor, el momento del cambio es
definitivamente la perdida de la vigencia documental. 5
El momento justo en que un documento deja de ser presente, puede ser en diversos periodos de
tiempo, el perodo puede ser de uno a varios aos. Este tiempo de vida que finaliza y el momento
en que un documento se conserva porque la informacin que guarda en si mismo es considerada
como informacin histrica, definitivamente es particular para cada documento y su esencia
misma.
Los documentos histricos que son evaluados para constituir un archivo histrico pueden ser
divididos en tres grandes categoras: 6

1 Categora.- Se refiere al grupo de documentos como unidad orgnica en archivos


naturales, personales e institucionales.

2 Categora.- Se refiere a colecciones artificiales de documentos adquiridos por un


coleccionista privado.

3 Categora.- Se refiere a documentos individuales adquiridos por un archivo con un


inters especial para la investigacin.

5
6

Ibd., p.4
Loc. cit.

-2-

1.3 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTRICO


El archivo histrico es fundamental para toda entidad o dependencia porque representa la
memoria de la institucin y facilita la toma de decisiones. Es importante porque conserva y
difunde el acervo histrico de la dependencia, incorpora rpida y eficientemente a su propio
acervo la documentacin que recibe, formando con ella volmenes y colocndolos en el orden
establecido dentro del mismo, y tambin reconstruye la evolucin organizada de una dependencia
o una entidad efectundola con estricto apego al principio de procedencia y orden original de los
documentos y la organizacin del acervo, a partir de las categoras de fondo, seccin, serie y
unidad documental.
Cuando se trata de expedientes generados tiempo atrs, es frecuente encontrarse con que el
organismo u oficina que los produjo ya no existe o bien que las caractersticas de los mismos
como el asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se
han instrumentado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos de una organizacin
adecuada, tal es el caso de los llamados Principio de Procedencia y de Orden Original. Estos
principios son de uso generalizado en la organizacin de archivos y han sido adoptados como
elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos. 7
A continuacin se describe el principio de procedencia y orden original que dan la pauta para
identificar, seleccionar y organizar un archivo histrico.

1.3.1 Principio de Procedencia


El archivista e historiador francs Natalis de Wailly, redacto el 24 abril de 1841 la circular
titulada instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales el
comunales ()
En dicho texto se anunciaba la nocin de fondo del archivista que consiste en reunir los
documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo
y arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado. Aclarara ms tarde el autor que la
clasificacin general por fondo es la nica y verdaderamente apropiada para asegurar el pronto
cumplimiento de un orden regular y uniforme.
De este modo naca el principio de procedencia o repect desfonds, el primer fundamento terico
de la Archivstica. Este principio es bsico en la organizacin de archivos y enuncia que cada
documento debe permanecer dentro del fondo del que procede. Este principio le da a la
archivonoma la posibilidad de mantener un orden a travs de la organizacin.

Ibd., p. 9

-3-

El principio de procedencia postula que la documentacin de un archivo debe ordenarse de tal


manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgnica de la entidad
administrativa que produjo ese grupo documental. Es decir establece que los documentos deben
agruparse en el archivo histrico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron la
aplicacin de este principio permite aislar cada grupo documental producido por una entidad,
distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizar que los documentos de un grupo documental
se conserven reunidos, que no se saquen de su contexto, se dispersen y pierdan su valor de
prueba. 8

1.3.2 Principio de Orden Original


En Prusia, Hi von Seybal director de los archivos del estado enunci un nuevo principio:
registraturprinzip, que dispona que los documentos de cada fondo deban mantenerse en el orden
que se les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de
respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden
original que se les asigno dentro de la oficina que los gnero y/o recibi. 9
Por su parte el principio de orden original seala que los documentos debern mantener la
disposicin que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos respetar el
orden de los legajos y la conformacin de los expedientes ya formados, por lo que es fcil
comprender que un documento separado del resto de los documentos que conforman un
expediente; o en su caso un expediente considerado de forma aislada, resultar de poca utilidad
para quien los consulta.
La ordenacin natural asegura entonces, la conservacin integran del valor informativo de toda la
documentacin. Es decir que establece que la documentacin debe agruparse en el archivo
histrico en el orden que recibi durante su funcin administrativa. Ya que todo documento
tiene un lugar determinado en el grupo documental, y este orden hay que respetarlo o restituirlo si
se ha modificado. La aplicacin de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de tiempo
y recursos ya que se evita reordenar la documentacin salvo en casos muy excepcionales,
operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales.
Es evidente que la organizacin en estos trminos no es tarea fcil, para empezar a organizar y
clasificar los archivos histricos, por lo que deberemos considerar las siguientes directrices: 10

a) Debemos actualizar constantemente el inventario de los volmenes existentes dentro del


acervo, as como el catlogo de los expedientes que obran en el mismo facilitando su
localizacin y consulta.

Alday Garca. Op. cit.., p. 50


Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma. Op. Cit. p. 44
10
Ibd., p. 10 - 11
9

-4-

b) Elaborar guas, inventarios y catlogos descriptivos del fondo, as como publicaciones


antolgicas de documentos con especial relevancia e inters para la historia de la
institucin o del pas en su conjunto.
c) Dar un servicio de consulta a todo el pblico interesado, brindando la orientacin
necesaria para localizar las fuentes adecuadas para la investigacin respectiva. Previa
acreditacin del uso del material documental.
d) Establecer programas amplios de difusin de la informacin histrica conservada en sus
fondos (investigaciones, exposiciones, reprografa, ciclos de conferencias), manteniendo
plena coordinacin con otras instituciones archivsticas o culturales afines del pas.
e) Mantener un control preventivo de los fondos: (taller de restauracin y encuadernacin de
documentos).

De los puntos anteriores, se puede constatar que la importancia fundamental de un archivo


histrico, consiste en conservar la historia de la humanidad, ya que es un recinto de investigacin
documental que favorece y amplia el conocimiento de generaciones presentes y futuras, y que
permite comparar los conocimientos cientficos, tcnicos y culturales de la humanidad.

1.4 TEORAS DEL CICLO VITAL


La teora del ciclo vital de los documentos ha sido aceptada de forma generalizada, no slo
porque analiza el flujo documental, de una manera integrada, sino tambin por su importancia y
practica para el funcionamiento de todo sistema de gestin y tratamiento de los documentos. La
teora del ciclo vital del documento conlleva tambin con la formacin de un sistema integral de
archivos, de ah que la archivstica deba responsabilizarse de la gestin de documentos, lo cual
implica evitar la explosin documental, simplificar los sistemas de creacin y uso de la gestin
documental. Mejorar la organizacin y recuperacin del material documental, proporcionar un
cuidado adecuado y su buen almacenamiento.

A continuacin presento las teoras del ciclo vital planteada por diversos autores:

11

11

Consideraciones Sobre el Mtodo en Archivstica. [en lnea]. [citado 1 Octubre 2005; 15:40 EST]. Disponible en
World Wide Web: <http://www.ucm.es/info/documen/articulos/ art_primera/art_conchita.pdf - Resultado
Suplementario

-5-

Wyffels: En 1972, planteo su teora de las tres edades de los documentos que daran lugar
a diferentes categoras de archivos. Dicha teora esta en relacin con la idea y realidad de
que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este
ciclo vital como otros, contempla despus del nacimiento, el crecimiento, el
decrecimiento y la muerte. A partir de esta teora el ciclo vital del documento ha
aparecido en las obras archivsticas de muchos pases y ha sido aceptada y defendida por
varios especialistas.
Philips C. Brooks: En USA fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los
documentos que se transformo en accin con la implementacin de programas de gestin
documental y la creacin de los denominados archivos intermedios. La existencia del
archivo intermedio se plantea como resultado del volumen cada vez mayor de la
documentacin que obliga a las instituciones a depositar aparte, los expedientes que son
poco consultados a efectos administrativos, incluso antes de su depsito definitivo y
permanente.
Frank Evans: En un intento por racionalizar la creacin, mantenimiento, uso y
eliminacin de documentacin, a partido de una encuesta en la que se ha demostrado que
cada archivo refleja unas tradiciones y practicas administrativas y archivsticas diferentes,
sin embargo pueden sentarse bases y servicios para conseguir la eficiencia y coordinacin.
Elio Lodolini: En una lnea tradicional y conservadora, razona en que si el archivo es un
conjunto de documentos procedentes de una institucin y por tanto unido por el vnculo
de procedencia, la eliminacin de alguna parte de ese conjunto resulta un hecho
archivstico. As pes, todos los documentos deberan de conservarse tericamente, pero
la produccin actual crece notablemente lo que hace imposible su conservacin total. Esta
corriente italiana difiere de otra de archivistas norteamericanos que plantean la necesidad
de una valoracin documental con vistas a la seleccin en la que son razones de peso, para
la consideracin de los costos de almacenamiento y conservacin.
Manuel Vzquez: La valoracin de los documentos y de su informacin, es el umbral de la
eliminacin, es algo que hay que llevar responsablemente y con perspectivas de futuro. A
un evaluador responsable e imaginativo le asaltaran serias dudas sobre la conservacin de
documentos en cuanto que todos tienen valores diferentes y permanentes, teniendo en
cuenta que lo que se destruye no se recupera jams.

-6-

1.4.1 Ciclo Vital del Documento


El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas tambin como
etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene en cada una. A cada etapa le
corresponde un tratamiento especializado y la conservacin guarda temporal en un archivo en
especfico. 12
La primera y segunda etapas corresponden con lo que se pudiera considerar el ejercicio del valor
primario de gestin, mientras que la tercera etapa desarrollara en su plenitud y exclusivamente
el valor secundario histrico. Es decir que la primera etapa se refleja en los archivos de gestin
o trmite; la segunda etapa en los archivos centrales o de concentracin y la tercera etapa en los
archivos histricos o permanentes.
Todo documento a traviesa por tres fases que son:

1.4.1.1 Fase Activa


Se inicia cuando los documentos son creados y persiguen una finalidad especfica, una respuesta
o solucin sobre algn asunto. Es una etapa de circulacin y tramitacin constante en donde los
documentos estn al alcance de los funcionarios y del personal de la oficina respectiva. La
documentacin forma parte de los archivos de gestin o de trmite. Es decir que el documento es
de circulacin y tramitacin por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solucin
para el asunto que se ha iniciado. Esta documentacin forma parte de los archivos sectoriales, de
gestin, tambin conocidos como unidad de archivo de trmite.
Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la institucin, que se reflejan de
la siguiente manera: 13

Valor Administrativo: Es la condicin de los documentos producidos o recibidos por una


institucin para realizar sus funciones o actividades comunes.
Valor Jurdico o Legal: Es la condicin de los documentos que permite certificar derechos
u obligaciones de la administracin pblica o de los ciudadanos.
Valor Fiscal o Contable: Es un atributo que se le da a los documentos para comprobar el
origen de distribucin y uso de los recursos financieros de una institucin.

12
13

ALDAY GARCA. Op. Cit., p. 25


Ibd. p. 25-26

-7-

1.4.1.2 Transferencia Primaria.


Esta representada por el traslado documental del archivo de trmite al de concentracin, y esto
sucede porque la documentacin ya no es consultada con tanta frecuencia como cuando fue
generada, ya que al mismo tiempo el volumen documental va creciendo da a da lo que hace que
cada vez haya menos espacio en el archivo de trmite, por lo que debe trasladarse al archivo de
concentracin. Se debe siempre de recordar que la eficacia administrativa de los archivos de
trmite y de concentracin dar como consecuencia la existencia ptima de los archivos
histricos.

1.4.1.3 Fase Semiactiva


Una vez recibida la respuesta o solucin del asunto iniciado, el documento o expediente debe
seguir siendo guardado, con el propsito de servir de consulta o antecedentes. Esta fase
corresponde a una fase intermedia de archivacin. La documentacin forma parte del archivo
intermedio, central o de concentracin. Donde el documento conserva sus valores primarios
(administrativo, jurdico o fiscal). Y su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un
plazo precaucional, su conservacin debe ser en una unidad de archivo de concentracin. 14
Adicionalmente, esta archivacin intermedia va decreciendo el valor primario de los documentos,
desarrollndose el valor secundario.
En esta fase, deber realizarse una seleccin documental en un plazo precautorio, para determinar
que documentos concluyeron con su valor primario y poder depurarlos para evitar una explosin
documental. En dicha seleccin debern de separarse aquellos documentos que reflejan valores
secundarios, es decir que sirvan de evidencia, testimonio o de fuente informativa a la sociedad.
As los valores secundarios que contiene un documento son los siguientes: 15
Valor Evidencial: Se define como la utilidad permanente que los documentos tendrn en
virtud de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas fsicas y/o morales.
Valor Testimonial: Se define como la utilidad permanente que los documentos tendrn por
reflejar la evolucin del organismo administrativo que los creo. Significa la utilidad
permanente de los documentos por reflejar la evolucin del organismo administrativo que
los creo.
Valor Informativo: Se define como utilidad permanente que los documentos tendrn por
aportan datos nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier campo
del saber. Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos nicos y
sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier campo del saber. Su uso ya no
es institucional, sino social.
14
15

Ibd., p. 26
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma. Op. Cit., p. 5

-8-

Su conservacin debe ser permanente en el Archivo Histrico, donde recibir un tratamiento


especializado. 16

1.4.1.4 Transferencia Secundaria


Generalmente existen dos alternativas para aquella documentacin que ha perdido su vigencia
primaria: la conservacin permanente o la depuracin. Si se decide por la conservacin, la
documentacin ser transferida a la unidad de archivo histrico para ser custodiada
permanentemente, donde adquiere un estatuto jurdico de bien cultural y por tanto permite
conocer la memoria histrica institucional. El propsito de la conservacin no es otro que la
utilizacin de la informacin con fines de consulta e investigacin. Los documentos que son
transferidos al archivo histrico han adquirido los valores secundarios (Testimoniales,
evidnciales e informativos); por lo que poseen asuntos de carcter social.

1.4.1.5 Fase Inactiva


Se inicia cuando la actividad del documento se nulifica y se limita a ser consultado por su valor
cultural o informativo con fines de investigacin. Su archivacin ser definitiva y por lo cual la
documentacin forma parte de la unidad del archivo histrico. El documento asume un valor
permanente y se usara para ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de
investigacin. Su archivacin y conservacin sern definitivas pero es aqu donde el documento
ha perdido sus valores primarios para la institucin, pero conserva sus valores secundarios.
El archivo histrico constituye el ltimo eslabn de la cadena constituida por los diversos niveles
de conservacin de documentos. Debe pues demostrar la eficacia de todo el sistema.
Normalmente, no se concede al archivo histrico la importancia que tiene, porque se piensa que,
llegando a este punto, los documentos adquieren puramente un valor histrico y pierden todo su
valor operativo y se almacenan all esperando nicamente el momento de su destruccin.
Si esto es en parte verdad es necesario, no olvidar que los documentos del archivo histrico
pueden ser objeto de consulta. En todo caso se debe siempre de recordar que la eficacia de los
archivos de trmite y de concentracin dar como consecuencia la existencia de los archivos
histricos.

A continuacin se muestra el diagrama del ciclo vital del documento:

16

ALDAY GARCA. Op Cit., p. 26

-9-

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Fase Activa

Fase Semiactiva

Archivo de Trmite

Fase Inactiva

Archivo de Concentracin

Transferencia
Primaria

Archivo Histrico

Transferencia
Secundaria

Depuracin

Valor Primario

Valor Secundario

Administrativo
Legal
Fiscal

Informativo
Testimonial
Evidencial

En este diagrama se puede observar de manera ms clara como el Archivo de Trmite es la fase
activa en donde la documentacin es consultada con frecuencia, donde posteriormente se
transfiere al Archivo de Concentracin que es la fase semiactiva en donde la documentacin es
consultada espordicamente, y donde conserva sus valores primarios (administrativo, legal y
fiscal). Por ltimo la transferencia secundaria se realiza del Archivo de Concentracin al Archivo
Histrico, es la fase inactiva que es cuando los documentos pierden sus valores primarios y
adquieren los valores secundarios (informativo, testimonial y evidencial), ya que se convierten en
la memoria documental de quien los genero y su uso es con fines culturales y de investigacin. Y
para aquellos que no cuentan con los valores secundarios se hace una depuracin.

- 10 -

1.5 EL ARCHIVO HISTRICO COMO TESTIMONIO DE LA MEMORIA


INSTITUCIONAL
El archivo histrico es fundamental para toda entidad o dependencia porque representa la
memoria de la institucin y facilita la toma de decisiones y es importante por las siguientes
consideraciones:
a) Conservar y difundir el acervo histrico de la institucin
b) Incorpora rpida y correctamente a su propio acervo la documentacin que recibe
formando con ella volmenes documentales y colocndolos en el orden establecido dentro
del mismo archivo.
c) Reconstruye la evolucin organizada de la dependencia en cuestin, efectuando con
estricto apego al principio de procedencia y orden original de los documentos en la
organizacin del acervo, a partir de las categoras de fondo, seccin, serie y unidad
documental.
Desde mi punto de vista considero que recuperar la memoria o historia institucional es trabajo de
un profesional en el manejo de los archivos, es por ello que el archivsta debe de contar con los
medios para recuperar la memoria institucional, siendo importante porque de ello depender la
toma de decisiones que beneficiar a la institucin.
El papel del archivsta es contribuir en recuperar la memoria institucional de forma rpida,
suficiente, veraz y servicial. Ya que es el modo, el como de la recuperacin, que ha de hacerse no
de forma aislada, sino como parte de un programa. As mismo, establecer las bases para una
buena recopilacin, clasificacin y recuperacin informativa.
Es necesario seleccionar las tcnicas archivsticas ms adecuadas al tipo de acervo documental,
de tal forma que garantice su guarda y conservacin permanente, debiendo establecer un servicio
de prstamo eficiente en beneficio de los usuarios o consultores del archivo histrico.
El autor Sastres Santos, menciona que la memoria institucional es la huella cultural, que fue
jurdicoadministrativa, y que ha perdido su valor legal. Un inters cultural pide su recuperacin.
En el archivo histrico la documentacin es de carcter cultural ya que es de gran utilidad para su
estudio. El archivista debe de tener el inters por la recuperacin de la memoria institucional a
travs de instrumentos de investigacin al servicio del investigador y disponible en el archivo
histrico. 17

17

SASTRE SANTOS, Eutimio. Manual de Archivos. Madrid, 1999. p. 117-118

- 11 -

1.6 FUNCIONES BSICAS DEL ARCHIVO HISTRICO


Para que un archivo histrico logre sus objetivos especficos y generales, deber establecer sus
polticas de organizacin desde la adquisicin misma de los fondos documentales, para no
saturarse de informacin que no cumpla con valores secundarios, hasta establecer sus estndares
de organizacin que permitan la ubicacin, recuperacin, prstamo, reproduccin, difusin y una
conservacin adecuada del acervo documental.
A continuacin se describen algunas de estas funciones:
Adquisiciones: Es el mtodo por el cual se recopila y constituye el acervo documental, esta se
lleva a cabo mediante: 18
Transferencia Secundaria. Conjunto de procedimiento por los cuales la documentacin
pasa de la unidad de archivo de concentracin a la unidad de archivo histrico, previa
seleccin y valoracin documental. Tiene lugar al trmino de la vida activa y semiactiva
de los documentos, que caducando los valores que justificaron su resguardo en el archivo
de concentracin ya sean legales o fiscales pueden eliminarse o conservarse en el archivo
histrico.
Donacin. Esta forma de adquisicin se realiza cuando una persona fsica o moral, en
plena posesin de sus archivos o de los archivos de otra, cede gratuitamente la propiedad
de estos documentos a un archivo.
Legado. Es un mtodo de adquisicin con casi las mismas caractersticas que la donacin.
Se distingue de este ltimo porque el acto escrito que se establece es un testamento y no
un contrato. Mediante el legado, un archivo se convierte en propietario del conjunto o de
una parte de los archivos del legatario.
Compra. Es aquella por la cual una persona entrega una cosa a otra mediante un precio en
dinero que esta ultima se obliga a pagar, el riesgo de este mtodo reside, sin duda, en la
dificultad de juzgar el valor monetario de cualquier conjunto de documentos de archivo.
Depsito. Este tipo de adquisicin se compara al prstamo con excepcin de hecho que el
depositario debe remitir, por demanda del propietario, el material depuesto sin que pueda
ser invocado otro plazo. Adems, el depositario no pude exigir de la persona que hizo el
depsito la prueba de que es propietaria de la cosa depositada.

18

ALDAY GARCA, op. cit., p. 49-50

- 12 -

Organizacin: Consiste en establecer las tcnicas de archivo que facilite la ubicacin y


localizacin del acervo, tales como: 19
Identificar. Es la investigacin sobre la historia de la institucin que dio origen a la
documentacin, a fin de identificar sus orgenes, su periodizacion, las funciones para las
que fue establecida, los cambios fundamentales que a sufrido a lo largo de su existencia,
la estructura en que se organizaba para realizar sus fines y separarla de acuerdo al
principio de procedencia.
Clasificar. Consiste en la elaboracin de un cuadro clasificador estructurado, con el fin de
identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que tengan caractersticas
similares, y apoye a su guarda, ubicacin y recuperacin inmediata.
Ordenar. Es la operacin de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros,
de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.

Descripcin: Aqu se aplican los instrumentos descriptivos que desglosan la calidad y cantidad
del contenido documental. Se apoya en: 20
Instrumentos de descripcin o consulta: Llamaremos descripcin archivstica a la
elaboracin de registros a partir de la documentacin que hay en el archivo. Estos adems
de servir como instrumentos de consulta y permitir la difusin, nos permite controlar la
existencia documental y por lo tanto facilita su localizacin.
La descripcin archivstica: Se realiza por que es necesario crear instrumentos que
faciliten el acceso a los archivos quienes estn conformados por documentos. La
organizacin se plasma en un cuadro de clasificacin, se delimita lo que se va a describir:
fondo, seccin, serie, unidad documental segn sea el caso, por medio de los instrumentos
de descripcin documental como (la gua, el inventario y el catlogo).

Conservacin: Aqu se determinan los mtodos precautorios para la conservacin, consulta y


reproduccin documental, consisten en:
Realizar y aplicar programas preventivos y de restauracin: Los documentos, por efectos de
fabricacin, contaminacin, ataques de insectos devoradores de papel, microorganismos y
accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como: inundaciones, incendios y
terremotos, suelen deteriorar o destruirse dejando rupturas en la historia; por ello el archivo
histrico entre sus funciones esenciales contempla la conservacin, entendida esta como un
conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o
prevencin de alteraciones fsicas en los documentos, y por otra, la restauracin de estos cuando
la alteracin se ha producido.

19
20

Ibd., p. 54-56
Ibd. p. 59-62

- 13 -

La conservacin permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos


documentales que se encuentran dentro del archivo; as tambin, evitar su deterioro para recurrir
a la restauracin slo en caso extremo. Adems, la conservacin permitir a futuras generaciones
conocer documentos importantes para la historia de un pas, institucin y/o individuo.
La conservacin de los documentos inactivos se rige por procedimientos de administracin del
centro de archivos. Un centro de archivos debe responder a normas de seguridad respecto a
temperaturas, ndices de humedad y al sistema de prevencin de incendios. Estos documentos
inactivos se conservan permanentemente, por lo que el acondicionamiento de un centro de
archivo debe realizarse bajo las mejores condiciones posibles.

Formas de Conservar los Documentos del Archivo Histrico


Una vez efectuada la seleccin a travs del proceso de valoracin secundaria, los archivos
histricos pueden elegir entre dos tipos de conservacin: 21

1. Conservar los documentos en el estado en que se encuentren sin


Someterlos a ninguna transformacin para reducir su volumen;
2. Reducir las dimensiones, volumen y peso de los documentos con el empleo de
Microfilmes, cintas magnticas o la digitalizacin documental. Esta ltima
Solucin es recomendable cuando el espacio en el archivo es insuficiente.

Adems, podemos considerar las siguientes medidas de preservacin:


Hay varios mtodos disponibles para preservar los documentos histricos, tales como usar
envases o carpetas libres de acido, laminacin, encapsulacin y micro formatos.

Envases.- La acidez que tienen los envases destruye los documentos que se guarda en
ellos. La acidez se mide en ph. Un nivel aceptable es 6.5 a 8.5, lo que es neutral al
promedio ph bsico. Para combatir la posible destruccin por acidez, los documentos
deben almacenarse en cajas y carpetas libres de cido, aunque estas sean costosas. El
envase aceptado generalmente como el ms adecuado para los documentos histricos es la
caja Hollinger. Esta es una caja gris de cartn de fibra que esta libre de cido, la hay en
varios tamaos para los diferentes tipos de documentos.
Carpetas.- Las carpetas a prueba de cido estn disponibles en tamao estndar y legal en
la mayora de las empresas que venden materiales de oficina. Estas carpetas son hechas
con papel permalife y protegen el contenido contra el dao que ocasiona la acidez.

21

Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, Op. Cit., p. 15

- 14 -

Laminacin.- Los documentos pueden preservarse utilizando el proceso de laminacin.


Este proceso requiere la contratacin de tcnicos con conocimientos tanto en la
preparacin de los documentos para la laminacin como el proceso en si. La laminacin
convierte los documentos que estn en condicin pobre (rotos, sucios o corrugados) en
documentos utilizables. Los documentos hay que lavarlos, quitarles el cido y secarlos
antes de que puedan laminarse. Para este proceso no deben usarse la lmina plstica
disponible comercialmente y el proceso debe llevarlo un profesional en la restauracin.
Encapsulacin.- Es el proceso de colocar el documento entre hojas de una lmina de
polister y sellar los bordes con cinta adhesiva de dos caras. Este proceso puede llevarse a
cabo en la empresa o dependencia de los archivos histricos. Contrario a la laminacin, la
encapsulacin no requiere ayuda profesional, ni equipo caro, ni qumicos.
Micro formatos.- Los documentos pueden tambin preservarse microfilmando
fotografiando los originales. Las copias originales del microfilm o de escner de los
documentos permanentes no deben utilizarse para propsitos de referencia. Se puede
recurrir a la duplicacin para proteger los documentos originales de su mal uso.
De acuerdo ala teora vista en clase, para que el archivo histrico funcione adecuadamente, deben
tenerse en cuenta las siguientes caractersticas: 22
a) Conservar, preservar y custodiar la documentacin generada por la administracin
pblica.
b) Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigacin del patrimonio documental.
c) Disponer de un rea propia para realizar la consulta
d) Proporcionar guas, ndices, inventarios y catlogos para agilizar el servicio.
e) Dar a conocer el reglamento interno y cuidar que el investigador no lo viole
f) Proporcionar con eficiencia y prontitud los informes requeridos por la administracin
pblica a travs de una sistematizacin en el archivo.
g) Establecer mecanismos de difusin, para dar a conocer no solo el aspecto histrico del
acervo documental, sino relacionado con los niveles de estudio superiores y con la
comunidad.
h) Promover por medios masivos de comunicacin (radio, prensa, televisin, etc.) la
existencia del archivo y los servicios que presta a la comunidad (eventos culturales)
i) Fumigar el acervo segn las necesidades del archivo.

22

Ibd., p. 8

- 15 -

j) Establecer reglas claras para evitar el deterioro en los documentos, tales como: no fumar,
no introducir alimentos y bebidas, etc.
Es por esto que el archivo histrico siempre debe de tomar en cuenta estas indicaciones, porque
se trata de proporcionar un servicio de informacin general a quien lo solicite y si hay alguna
problemtica en alguno de estos puntos, es indispensable identificarlo para darle una solucin
inmediata buscando su correcto funcionamiento.

Polticas
Las polticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental que
demandan los usuarios; por esta razn se requiere establecer un estatuto claro y explcito para
estos mismos. Ello permitir que el archivsta proporcione un servicio eficiente. Adems cuando
se establezca, no se debe perder de vista la base legal que regula al pas al que pertenece el
archivo, para estar dentro de los parmetros jurdicos que establece la ley. As, dentro del archivo
histrico, las polticas que se deben de contemplar son las siguientes: 23

Polticas de Servicio

23

Desarrollar sus actividades con eficiencia y oportunidad; adems de aplicar


profesionalmente los procesos tcnicos y utilizar los instrumentos necesarios que
garanticen el adecuado manejo de la documentacin.

Garantizar la recuperacin gil y oportuna de la informacin documental, mediante la


correcta recepcin, organizacin, conservacin, prstamo y control de los documentos.

Procurar en lo posible, contar con el mobiliario adecuado para ofrecer eficientemente el


servicio de prstamo.

Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el
servicio.

Ibd., p. 27 - 28

- 16 -

Polticas de Control

Controlar adecuadamente la documentacin histrica, ya que ser responsabilidad del


archivo histrico y de los empleados que laboren en el.

Brindar a la institucin a la que pertenece, el oportuno apoyo informativo que requiera,


controlando adecuadamente sus documentos.

Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales
como vales de prstamo e inventarios.

Polticas de Integracin

Garantizar y responsabilizarse de la integracin de los expedientes, ya que estos se


prestan completos y no se dividen.

Aplicar el principio de procedencia en el archivo histrico, que permite tener expedientes


completos.

Responsabilizarse de que toda hoja que se extraiga de un expediente se integre


nuevamente a su lugar de origen.

1.7 SERVICIOS QUE BRINDA EL ARCHIVO HISTRICO


Difusin: Es dar a conocer a los usuarios, la informacin contenida en los archivos por medio de
las publicaciones, reproducciones, exposiciones, y prestamos documentales.
No es un fin en si mismo el adquirir, tratar y conservar los archivos. El objetivo primordial es
hacer accesibles y preparar para una difusin las informaciones que contienen los documentos.
En efecto, como ya se demostr, los archivos son indispensables para la reconstitucin y a pesar
de todos los cuidados tcnicos que se les pueden aportar (evaluacin, seleccin, clasificacin,
preparacin de instrumentos de investigacin, etc.), no podr jugar plenamente este papel si no
son difundidos en forma adecuada.
Seria pertinente dividir los medios de difusin en dos categoras por un lado tenemos que se
fundan sobre los archivos mismos y que participan en su difusin, poniendo en valor los
instrumentos y las informaciones que contienen (se trata de la ocurrencia, la reproduccin y la
exposicin). Por el otro lado, otros medios se fundan sobre el archivsta y el dinamismo de la
relacin directa que este estable con el investigador y el pblico en general. Se piensa entonces en
la referencia y la promocin a travs de la participacin en actividades culturales o de formacin.

- 17 -

As; por tanto, podemos mencionar como medios de difusin los siguientes: 24

La publicacin: Es reunir bajo una misma cubierta la documentacin, cuyo fin evidente es
hacerlos accesibles a un pblico mas vasto y que se pueden consultar en los archivos.

La publicacin de los documentos sigue siendo, a pesar de su costo elevado, un medio de


difusin que puede ofrecer ventajas en las siguientes circunstancias:

Cuando una pequea cantidad de documentos que tratan sobre un tema o asunto
preciso estn dispersos en varios lugares alejados e interesan a una serie de
investigadores.

Cuando una pequea cantidad de documentos presentan dificultades de lectura o de


comprensin se puede acompaar los textos publicados de esta manera, con una
trascripcin y con explicaciones.

La reproduccin: Es el medio por el cual se realiza la difusin de los archivos, a travs de


la trascripcin, la fotocopia, el microfilme o el disco ptico ya que estos son los mtodos
de reproduccin utilizados ms comnmente con fines de difusin de archivos. Su rapidez
de ejecucin, su costo y su presentacin varan notablemente. La reproduccin por
trascripcin, fue para todos los fines prcticos, abandonada en beneficio de mtodos ms
rpidos y menos costosos. En esto se requiere frecuentemente tener total confianza en el
juicio de copiar que muchas de las veces provoca dificultades. La fotocopia y la
microfotografa son los medios de reproduccin y de difusin que sustituyeron con mucha
eficacia a la trascripcin.
La exposicin: Es la representacin que se realiza pblicamente de la documentacin que
contiene informacin histrica y que al mismo tiempo sirve para estimular y realizar una
mayor difusin cultural.

Es un medio de difusin de los ms eficaces, en relacin a otros mtodos, ofrece la enorme


ventaja de poder, en ciertas condiciones, alcanzar un pblico mucho ms amplio. En efecto,
mientras que la publicacin y an mas la reproduccin se dirige a un pblico relativamente
restringido; es decir, los investigadores que encontramos normalmente en los depsitos de
archivo, la exposicin amplia la difusin a los no iniciados. Sin embargo, no hay duda de que la
exposicin no es un medio de difusin que se utiliza de cualquier manera.

24

Ibid., p. 17 - 19

- 18 -

La publicacin, la reproduccin y la exposicin ponen en acento sobre los documentos de


archivos que encierran en si mismos la justificacin de su difusin; es decir, su valor de
informacin y de testimonio.

Prstamo Documental
Es la operacin que realizan los archivistas de otorgar o proporcionar los expedientes o
documentos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta de estos por su gran valor
informativo.
Durante las dos primeras fases del ciclo vital, slo la entidad que produce los documentos puede
consultar estos y su prstamo esta restringido; pero, a partir de la frase inactiva, los documentos
adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razn de que mas usuarios lo consulten.
Un servicio muy importante que brinda el archivo histrico es el de prstamo de expedientes y la
relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes
primarias para obtener informacin.
El prstamo se debe de realizar a travs de un registro de control que llamaremos (vale de
prstamo). De esta manera se puede llevar un control de la entrada y salida de los documentos
para evitar perdidas. 25

Consulta de la Documentacin Histrica


La consulta de la documentacin histrica es uno de los fines ltimos dentro de los servicios que
brinda el archivo histrico y se debe de brindar a los usuarios que acuden a el. Para brindar la
consulta, se deben de establecer un reglamento interno de acuerdo a las polticas de la institucin
y este debe de estar a la vista de los usuarios. Slo se dar consulta a quien cubra los requisitos
establecidos por el archivo y que se comprometa a respetar el reglamento.
El usuario deber conocer el contenido del archivo a travs de instrumentos de consulta tales
como: Guas, Inventarios, Catlogos e ndices, para evitar que manipulen directamente la
documentacin y ello provoque el deterioro del acervo. La consulta se debe de brindar dentro de
un horario establecido y dentro de la sala de consultas, ya que la documentacin histrica solo
puede salir del rea en casos especiales.
An cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tiene derecho a la informacin y a
la consulta dentro de los archivos histricos, no se debe olvidar que hay documentacin que su
consulta se debe restringir para evitar daos a terceras personas o a instituciones; como por
ejemplo, expediente de seguridad nacional, de movimientos sindicales estudiantiles, etc. 26

25

Ibid., p. 22

26

Ibd., p. 41

- 19 -

Este captulo representa el valor social y cultural que refleja un archivo histrico en bien de la
humanidad, considerando sus valores documentales que dan la pauta para su conservacin
permanente, apoyando al archivsta con las medidas de organizacin y preservacin que
favorezcan su ordenacin, difusin y prstamo con el fin de brindar a su vez un servicio de
consulta documental con calidad.

- 20 -

CAPTULO 2
LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
UTILIZADOS COMO APOYO
PARA LA DESCRIPCIN Y
RECUPERACIN DOCUMENTAL EN
DOS ARCHIVOS HISTRICOS

CAPTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO


APOYO PARA LA DESCRIPCIN Y RECUPERACIN
DOCUMENTAL EN DOS ARCHIVOS HISTRICOS
Un sistema de archivo es la ordenacin de la documentacin, segn determinados criterios, a fin
de facilitar su hallazgo y permitir un conocimiento ms detallado de la misma documentacin.
Son en si una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de trminos semejantes, con
caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas, segn su tipologa
documental.
La identificacin y la agrupacin de trminos semejantes constituyen la funcionalidad primordial
de los sistemas de archivo. Esto conlleva a la existencia de caracteres distintivos que permitan
diferenciar cada elemento del siguiente. Esta necesidad se hace patente cuando el elemento que
caracteriza el documento es difcil de comprender o interpretar. Por lo tanto, es importante
implementar un sistema archivstico, ya que es la base de la ordenacin institucional. Sin un
sistema todos los datos o informes sobre la actividad de la institucin no serian ms que
elementos fragmentarios difcilmente interpretables. Sin la implementacin de un sistema no
habra archivos, ni se sabra que es lo que la institucin posee, ni lo que necesitan, ni mucho
menos lo que puede difundir. Es por esto que los sistemas archivsticos constituyen una necesidad
para cualquier institucin.

2.1 DEFINICIN DE SISTEMA DE ARCHIVO


Es el conjunto de reglas para ejecutar correctamente las labores dentro del archivo por medio del
cual se logra regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento de las unidades de
archivo de trmite, de concentracin e histrico. Este surge ante la necesidad de contar con un
archivo que cumpla con las funciones encomendadas de proporcionar un eficiente servicio y
control de la documentacin que coadyuve a la adecuada toma de decisiones en las instituciones.
Esto es con el fin de conocer la problemtica de las unidades de archivo en las instituciones y dar
solucin en lo referente a su organizacin, funcionamiento y control de los acervos documentales,
es por ello la implementacin de un sistema de archivos. 53
El autor Lus Gonzlez Ramrez afirma que un sistema de archivo, descansa en el principio de ser
adaptable a la documentacin y responder a las tareas de la institucin. 54

53

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. VII Congreso Nacional de Archivos. Serie de Informacin de Archivo
de Mxico. 1996. p. 259
54
GONZLEZ RAMREZ, Lus. Archivonoma. El Registro de la Informacin. Mxico, Edit. Eca. 1984. p. 34

- 21 -

2.2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO


Desde el punto de vista del autor Lus Gonzlez Ramrez el anlisis de un documento revela la
existencia de una serie de datos, que bien pueden ser, una numeracin; un lugar; una fecha; da,
mes, ao; un nombre o nombres de personas fsicas o morales; y sobre todo, un asunto como
parte esencial o dato principal que se considere a cada uno de estos datos, de su importancia
relativa, se originan los sistemas de archivo. De ah la existencia de los sistemas: numrico,
alfabtico, geogrfico, cronolgico, por asunto y las combinaciones entre si.
Por otro lado el Centro de Estudios Adams menciona que la clasificacin es la base del sistema
de archivo de una institucin. Sin una clasificacin adecuada, los datos y las informaciones sobre
la vida institucional representaran solamente elementos fragmentarios, difcilmente
interpretables. No se sabra con seguridad que informacin posee la institucin ni cuales son sus
necesidades.
La clasificacin documental es una tcnica que consiste en la identificacin y reagrupacin
sistemtica de los datos y de las informaciones que tengan algo similar, segn caractersticas
comunes que puedan posteriormente ser diferenciadas.
El complemento de la clasificacin es la codificacin. Esta integra de forma ordenada la
documentacin previamente clasificada. La codificacin es un sistema que consiste en asignar
nmeros, letras otros smbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemtico, con el
objetivo de poder distinguir las categoras a las que cada documento pertenece y poderlos
diferenciar entre si, en el mbito de su categora. 55

En la clasificacin documental se utilizan los siguientes sistemas de archivo, que se dividen en


dos grupos: 56

DIRECTOS:
Son los que estn formados por aquellos que no
requieren del empleo de catlogos, registros o
ndices para su localizacin y consulta como
son: alfabtico, geogrfico y por asuntos.

55
56

INDIRECTOS:
Lo constituyen los que si requieren del empleo
de catlogos o registros para su localizacin
como son los: cronolgico, numricos simple,
decimal, topogrfico, etc.

CENTRO DE ESTUDIOS ADAMS. Tcnicas de Archivo. Cursos Profesionales. Madrid 2002. p. 48


Loc., cit.

- 22 -

A continuacin se mostraran cada uno de los sistemas de archivo que pueden ser utilizados de
acuerdo a la tipologa documental y a las funciones que se realizan en una institucin:

SISTEMA ALFABTICO DE ARCHIVO.


El autor Gonzlez Ramrez menciona que el sistema alfabtico de archivo consiste en clasificar y
registrar documentos o expedientes tomando como base los nombres de las personas fsicas o
morales involucradas en los asuntos que en ellos se tratan. Para conservarlos dichos documentos
o expedientes debern arreglarse por riguroso orden alfabtico de los nombres de los individuos o
instituciones.
Este ordenamiento de los expedientes se hace por un arreglo sucesivo de palabras; es decir, el
orden alfabtico se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas, de dos o
ms palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda, y despus la
tercera, etc.
Esta regla general de alfabetizacin, es aplicable a los expedientes y a las cdulas de los
catlogos, registros o ndices, por lo cual en los sistemas y en las distintas clases de cdulas, que
deban ordenarse con los signos del alfabeto, ser forzosa su aplicacin. Alfabetizar palabra por
palabra, es una norma invariable e inolvidable del archivsta. 57
Segn el maestro Lozano Herrera expresa que los nombres de personas debern ordenarse por
apellido paterno, materno y nombre, siguiendo la regla general de alfabetizacin. 58 Ejemplo:

a) SIN UTILIZAR UN SISTEMA DE


ARCHIVO

b) UTILIZANDO EL SISTEMA
ALFABTICO DE ARCHIVO

PEDRO RUIZ DEL MAZO


JUDITH OCHOA MANCERA

DAZ DE LEN, M Teresa


DELGADO BAUTISTA, Gustavo

JOSEFINA MARTNEZ DAZ

GUADARRAMA ORTEGA, Anglica

CARLOS GUERRERO JAIME

GUDIO GARCA, Benjamn

M TERESA DAZ DE LEN

GUERRERO JAIME, Carlos

ANGLICA GUADARRAMA ORTEGA

MARTNEZ DAZ, Josefina

RAMN MEJA ZAVALA

MEJA ZAVALA, Ramn

GUSTAVO DELGADO BAUTISTA

MENDOZA FERNNDEZ, Francisco

57
58

GONZLEZ RAMREZ, Op. Cit., p. 34-35


LOZANO HERRERA, Leonor. Teora y Prcticas de Archivonoma. Mxico.1994. p. 56-57

- 23 -

BENJAMN GUDIO GARCA

OCHOA MANCERA, Judith

FRANCISCO MENDOZA FERNNDEZ

RUIZ DEL MAZO, Pedro

El autor Giuseppe Continolo menciona que el sistema en orden alfabtico es aconsejable como
nico sistema de ordenacin de los documentos cuando estos no sean muy numerosos, la
posibilidad de errores es limitada y cuando, adoptamos este criterio, se obtiene una notable
elasticidad del sistema. Es por tanto, ideal para archivos y bibliotecas no muy grandes en los que
no se provee un posterior crecimiento. 59

SISTEMA GEOGRFICO DE ARCHIVO.


Segn expresa Gonzlez Ramrez, es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la
localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un slo
asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, es decir; (Naciones, Estados,
Ciudades, Provincias, etc.).
Este sistema de archivo, es directo si se contrae (sic) a los lugares geogrficos, en ordenamiento
estrictamente alfabtico; pero requiere del catlogo si hay que determinar, por los nombres de
personas, instituciones o por asuntos, el lugar en que radican. 60

Aplicando el sistema mencionado, se presenta el siguiente ejemplo:

Amrica del Norte

CONTINENTE:

Mxico

PAS:
ENTIDAD FEDERATIVA:
DELEGACIN O MUNICIPIO:

Distrito Federal
Cuahutmoc
Centro

COLONIA:

Victoria No. 7

CALLE:

59

CONTINOLO, Giuseppe. El Archivo en la Organizacin Moderna. Centro de Informacin Cientfica y Tcnica.


La Habana, Cuba. 1973. p. 42 - 43
60
GONZLEZ RAMREZ, Op. cit., p. 36-37

- 24 -

Giuseppe Continolo expresa que el sistema de archivo en orden geogrfico es aconsejable cuando
se siente la necesidad de subdividir la documentacin con el fin de facilitar las operaciones
sucesivas o cuando existen razones especiales, como la necesidad de controlar zonas de venta.
Cuando los servicios comerciales quieren seguir de cerca la actividad de las filiales, o quieren
mantenerse al corriente, mediante una organizacin especial de los propios archivos, de las ventas
llevadas a cabo en una determinada localidad, el sistema geogrfico es el mejor medio para
conseguir este fin. 61

SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTOS.


Y de acuerdo con Gonzlez Ramrez este sistema de archivo se hace por su contenido, es decir,
por el asunto de que se trate. Se emplean guas divisionarias principalmente para los asuntos que,
como tales, se consideren como una divisin del conjunto, y las guas auxiliares o sub-guas para
aquellos conceptos que representen sub-divisiones. El ordenamiento de las guas y el de los
expedientes, dentro de estas, es alfabtico de asuntos, pero sin un agrupamiento ideolgico. Este
sistema puede combinarse auxilindose con las guas o sub-guas necesarias. 62

Ejemplo:

a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO

ASUNTOS:

DEPARTAMENTO:
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Ventas
Recursos Financieros
Ventas
Ventas
Mercadotecnia
Recursos Materiales
Recursos Tcnicos
Archivo

Seleccin de Personal
Adquisicin de Mobiliario
Relacin de Proveedores
Estadstica de Gastos
Registro de Clientes
Solicitud de Pedidos
Contratos de Propaganda
Cobro de Cuentas Pendientes
Cumplimiento de Obligaciones Legales
Clasificacin y Guarda Documental

61

CONTINOLO, op. cit., p. 60 - 61

62

GONZLEZ RAMREZ. Op. Cit., p. 39

- 25 -

b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO EN ORDEN


ALFABTICO

ASUNTOS:
Adquisicin de mobiliario
Clasificacin y Guarda Documental
Cobro de Cuentas Pendientes
Contratos de Propaganda
Cumplimiento de Obligaciones Legales
Estadstica de Gastos
Registro de Clientes
Relacin de Proveedores
Seleccin de Personal
Solicitud de Pedidos

DEPARTAMENTO:
Recursos Materiales
Archivo
Recursos Materiales
Mercadotecnia
Recursos Tcnicos
Recursos Financieros
Ventas
Ventas
Recursos Humanos
Ventas

Segn Giuseppe Continolo el sistema de archivo por asuntos se aplica a toda institucin en que el
archivo no esta ordenado segn un criterio unvoco, sino que esta dividido en grandes series
(materias), que a su vez se ordenan segn criterios particulares. Aunque es relativamente fcil y
en muchos casos conviene separar la documentacin de acuerdo al tipo documental y es evidente
que cuanto ms se profundiza en cierto grado, las dificultades que se encuentran son mayores. 63

SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLGICO


El autor Gonzlez Ramrez seala que este sistema priva el tiempo como factor del ordenamiento
de los expedientes que contienen documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se
emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn
trmite que deba verificarse en ella. En los archivos existe parte de la documentacin que debe
manejarse cronolgicamente, por representar actividades realizadas en determinados perodos de
tiempo, que son la determinante de su formacin y su consulta. El empleo como agenda, requiere
del uso de guas divisionarias para sealar el ao, los meses y los das. La gua principal se
destinar al ao, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un das. 64
Ejemplo:

63
64

CONTINOLO, op. cit., p. 69


GONZLEZ RAMREZ. Op. Cit. p. 40

- 26 -

a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO

TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo

DA
25
14
13
24
21
17
25
14
17
11

MES
Marzo
Enero
Abril
Junio
Noviembre
Agosto
Marzo
Febrero
Marzo
Septiembre

AO
1980
1984
1981
1982
1977
1981
1978
1983
1984
1980

b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLGICO

AO
1977
1978
1980
1980
1981
1981
1982
1983
1984
1984

MES
Noviembre
Marzo
Marzo
Septiembre
Abril
Agosto
Junio
Febrero
Enero
Marzo

DA
21
25
25
11
13
17
24
14
14
17

TOPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo

Segn Continolo el sistema de archivo cronolgico es tambin aconsejable como medio auxiliar
de trabajo. Este sistema de clasificacin puede tambin utilizarse en las pequeas y medianas
instituciones. As siempre que haya necesidad de fijar el vencimiento para una determinada fecha,
de un pago, cobro, obligacin o solicitud, tal sistema es de aplicacin muy sencilla y de coste
reducido. 65

65

CONTINOLO, op. cit., p. 79

- 27 -

SISTEMA DE ARCHIVO NUMRICO


En este caso Gonzlez Ramrez menciona que en este sistema se le asigna un nmero progresivo
a cada expediente, sin tomar en cuenta ningn otro elemento. Cada asunto esta constituido por la
serie de documentos que al mismo se refieran, y contenidos dentro de una carpeta con la
asignacin numrica respectiva. Este sistema presenta, prcticamente, gran facilidad para su
manejo, no requiere de mayores tcnicas en su empleo. 66
Ejemplo:
a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO
FOLIO
54895
24578
65879
36874
45782
78456
98745
85452
12478
73658

TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica

AO
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004

b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO NUMRICO


FOLIO
12478
24578
36874
45782
54895
65879
73658
78456
85452
98745

TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos

AO
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004

Por su parte el autor Continolo menciona al respecto que el sistema de archivo numrico presenta
un grave inconveniente: la localizacin del documento clasificado resulta imposible sino se
conoce el nmero asignado. Esto significa que, siempre que se clasifica por orden numrico, es
necesario emplear una lista o gua para su localizacin lo que hace ms eficaz a este sistema. 67

66
67

GONZLEZ RAMREZ. Op. Cit., p.41.


CONTINOLO, op. cit., p. 50

- 28 -

SISTEMA DE ARCHIVO NUMRICO DECIMAL


En este caso la autora Domnguez Corona menciona que este sistema permite ms subdivisiones
que el numrico simple. Hasta la primera subdivisin los nmeros de cdigos son los mismos.
Despus de una primera subdivisin se aade un digito a la derecha del punto decimal. Para los
encabezamientos en estos tipos de sistemas generalmente se utilizan las guas de primera posicin
para el ttulo principal; segunda posicin para el ttulo de la divisin y la tercera posicin para las
subdivisiones. 68
Ejemplo:

LENGUAJES DOCUMENTALES

TEMAS Y SUBTEMAS

Unidad I
COMUNICACIN DOCUMENTAL
1.1 Concepto de comunicacin documental
1.2 Formas de comunicacin documental
1.2.1 Comunicacin del documento
1.2.2 Comunicacin de la informacin

Unidad II
EL LENGUAJE NATURAL
2.1 Concepto de lenguaje
2.2 Concepto de lenguaje natural
2.3 Problemas de lenguaje natural
2.3.1 Sinonimia
2.3.2 Antonimia
2.3.3 Polisemia
2.4 Ventajas y desventajas del uso del lenguaje natural en el mbito archivstico

68

DOMNGUEZ CORONA, M Thala. Archivonoma. Teora y Prctica. Edit. Mc. Graw Hill Mxico 1986. p. 72.

- 29 -

Unidad III
EL LENGUAJE DOCUMENTAL
3.1 Concepto de lenguaje documental
3.2 Condiciones de elaboracin de un lenguaje natural
3.2.1 Lenguaje unvoco
3.2.2 Lenguaje inequvoco
3.3 Elementos archivsticos para la elaboracin de un lenguaje documental
3.3.1 Anlisis del vocabulario archivstico
3.3.2 Construccin de un lenguaje documental
3.3.2.1 Elementos tcnicos para la elaboracin de un lenguaje documental
3.3.2.2 Bsqueda de la informacin

SISTEMA DE ARCHIVO TOPOGRFICO


Gonzlez Ramrez hace mencin de que este sistema de archivo consiste en una serie de letras,
nmeros y guiones que nos indican el lugar fsico preciso donde se encuentran los documentos
y/o expedientes. Cada una de las letras y nmeros nos indican un elemento de localizacin y cada
guin la separacin entre elemento y elemento. 69
A continuacin se muestra un ejemplo de una descripcin topogrfica:

69

LOCAL: Es el lugar donde se encuentran los documentos la letra V indica el nombre de


la calle donde se encuentra el archivo Victoria y se identifica con la primera letra.

EL SALN: Es el rea donde se resguarda el fondo documental y este se encuentra dentro


del local.

PASILLO: Nos indica el nmero de pasillo dentro del saln.

LA BATERA: Esta formado de dos estantes y lleva una numeracin consecutiva.

EL ESTANTE: Lleva una numeracin consecutiva.

ENTREPAO: Son los espacios que hay dentro de cada estante para colocar las cajas.

CAJA: En ellas se encuentran los expedientes y llevan una numeracin consecutiva, que
son colocadas dentro de cada estante o batera segn corresponda.

EXPEDIENTE: Es la documentacin creada por la institucin, que sirve para consultar su


informacin contenida.

GONZLEZ, RAMREZ. op. cit., p.44-45

- 30 -

LOCAL SALN PASILLO BATERA ESTANTE ENTREPAO CAJA EXPEDIENTE


V
1
7
5
6
6
12418
V
1
10
4
2
23
70654
V
1
9
7
4
38
34612
V
1
2
2
1
5
19666
V
1
5
4
3
60
50401

Para concluir Lozano Herrera hace mencin de que para elegir el sistema de archivo adecuado a
los asuntos de una institucin debern procederse de la siguiente forma: 70

a) Estudiar la organizacin y el funcionamiento de la empresa.


b) Determinar que clase de asuntos se manejan y la forma en que estos son tramitados.
c) Hacer un anlisis de la documentacin, para localizar el dato sobresaliente.

2.3 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO


La importancia que tienen los sistemas de archivo para la organizacin documental es la de tener
un control de la documentacin para su buena conservacin y para que la guarda sea til tambin
los documentos deben estar perfectamente clasificados y registrados a fin de hacer posible su
localizacin y consulta en el momento en que se necesite.
Desde mi punto de vista la conservacin y organizacin documental no es cuestin de caprichos,
ni sentimentalismos; por el contrario, tiene ciertos fines importantes como son el establecer la
historia institucional y proporcionar datos en relacin con el funcionamiento de los organismos,
datos mediante los cuales podemos prevenir una falla, remediar los errores, y tomar decisiones
importantes. Por lo tanto, para que los documentos puedan localizarse con facilidad, rapidez, y
cumplan el objetivo para el cual se guardan, es necesario que se conserven de manera ordenada.
Esto es posible lograrlo slo mediante la aplicacin de los sistemas de archivo y conjuntamente
con la eficacia de los profesionales en el manejo de los mismos, es decir que los administradores
de la informacin cuenten con los conocimientos necesarios para ordenar un conjunto de
documentos para su fcil bsqueda y consulta de la informacin.

70

LOZANO HERRERA, Leonor. Teora y Prcticas de Archivonoma. Mxico. 1994. p. 38

- 31 -

El autor Gilbert Kahn menciona que cualquiera que sea el sistema de archivo que se escoja, debe
proveer la necesaria flexibilidad, expansin y adecuada distribucin de los documentos,
conceptos que se vern a continuacin:

La flexibilidad.- En un sistema de archivo quiere decir que el sistema puede ser variado a
medida que aumenta el volumen documental dentro del archivo a diferencia de otros
sistemas implementados que en una poca fueron eficaces hoy resultan inoperantes
afectando con esto la eficiencia y control de la localizacin de los documentos.
Expansin.- En un sistema de archivo significa tomar algunas disposiciones para poder
guardar el creciente nmero de documentos resultante del desarrollo de la institucin. La
expansin se puede lograr bien sea por medio de sistemas que son fciles de ampliar,
como el archivo por asuntos y el numrico, o proporcionando espacio en cualquier
sistema que se use, como el alfabtico para integrar el creciente nmero de documentos. 71
Adecuada distribucin de documentos.- Quiere decir que los documentos ms consultados
deben estar distribuidos uniformemente por todo el archivo y que el nmero de ellos debe
ser casi el mismo en cualquier punto. Sin una adecuada distribucin de los documentos, se
crearn conflictos al momento de archivar o buscar la documentacin y que en
determinadas secciones de los archivos habr espacios llenos mientras que en otros habr
espacios sin utilizar. 72

De acuerdo a lo mencionado anteriormente y a la teora vista en clase puedo decir que los
documentos generados de las funciones institucionales son vitales para el funcionamiento y el
control de la misma. El xito de un negocio depende de la eficiencia en el manejo de los
documentos, por tal razn se recomienda hacer revisiones frecuentes de los sistemas de archivo,
para ayudar a lograr un mximo de ejecucin con un mnimo de costo en el menor tiempo
posible. Por lo tanto el establecer lmites requiere determinar la capacidad mxima de las carpetas
en trminos de la actividad relativa en un sistema de archivo. El grado de actividad de un sistema
de archivo depende, entre otras cosas, del volumen de documentos que se archivan.

Una vez que se conozca el grado de actividad, se pueden establecer normas especficas en cuanto
a:
1) El nmero mximo de documentos que se guardarn en cada carpeta
2) El nmero de carpetas que se usar en cada gaveta de la estantera
3) El total de estantera que se necesitar
71

KAHN, Gilbert. Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos. Edit. Mc. Graw Hill. Mxico. 1998. p. 193-194

72

Loc. cit.

- 32 -

4) El nmero de personal que se requiere para el manejo de la documentacin y de los


sistemas de archivo.

La autora Josefina Q. de Gorbea menciona que un sistema de archivo debe ser acorde a las
necesidades documentales, ya que dar como beneficio institucional un ahorro en el
aprovechamiento de sus recursos humanos, materiales y tcnicos que coadyuven as mismo en el
ahorro de dinero, tiempo y espacio. Este sistema debe ser lo ms sencillo de usar no solamente
para la persona que lo tiene a su cargo, sino para todos los dems empleado que deseen localizar
los documentos, es por esto que los archivos deben estar sencilla y lgicamente organizados. 73

2.4 OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO


De acuerdo a la teora archivstica puedo hacer mencin de cuales son los objetivos que se deben
de tomar en cuenta para los sistemas de archivo. As como tambin los requisitos a tomar en
cuenta.
Con los objetivos siguientes se busca la apropiada eleccin y aplicacin de un sistema de archivo
racional acorde a las necesidades de un acervo documental:
1.- Establecer una recepcin documental controlada bajo un procedimiento de archivo,
que permita conocer las caractersticas de procedencia, presentacin y destino de un
documento.
2.- Determinar el orden metdico que debe seguir el documento a travs de la
clasificacin que le sea asignado.
3.- Realizar un registro o catlogo de disposicin documental, con los datos ms
relevantes de cada documento que ingresa al archivo para estar en posibilidades de
localizarlo en forma inmediata, conocer el tipo y volumen real de la documentacin
que conforman el acervo.
4.- Que los documentos referentes a un mismo asunto se concentren en una carpeta o
flder a travs de una expedientacin acorde al tipo y volumen documental, respetando
las polticas institucionales.
5.- Ubicar fsicamente el documento en un lugar y mobiliario de acuerdo a la clasificacin
adoptada, procurando conservar su integracin fsica.
6.- Localizar en forma inmediata la documentacin que sea solicitada para prstamo o
consulta, cuidando que esta sea devuelta en las mismas condiciones de salida en el
tiempo establecido.
73

Q. DE GORBEA, Josefina. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. Cincinnat, Ohio. EE.UU. 1977.
P.224

- 33 -

La finalidad ltima de los sistemas de archivo es la de apoyar en un momento determinado, a


difundir la informacin a los usuarios que lo requieran. Esta difusin se debe de realizar por
medio de un control, es decir implementando un sistema que facilite el seguimiento de los
documentos una vez que estn fuera del archivo (en prstamo), y en un momento determinado
poder localizarlos para posteriormente recuperarlos.
Para lograr los objetivos anteriores, se debe tomar en consideracin los siguientes requisitos:
1.- Justificar la asignacin de recursos financieros a travs del desarrollo de estudios y
proyecciones objetivas de la realidad del archivo.
2.- Implementar un sistema de archivo que conjugu la agilidad del trmite, satisfaga la
necesidad de la informacin y resguarde el acervo histrico institucional, a travs de:

I. Organizar programas de anlisis documental intensivo para evitar la destruccin de


documentos con valor histrico.
II. Organizar, sistematizar y digitalizar los acervos histricos como apoyo para la
proteccin del documento original.
III. Disear, elaborar y promover el cumplimiento de un reglamento que defina y respalde el
desarrollo de las funciones que se lleven a cabo dentro de las unidades de archivo.
IV. Implementar el desarrollo de un sistema de informacin por medio de una base de datos
relacionales, y as llevar a cabo la digitalizacin documental, para poder prestar un
servicio gil y eficiente en la toma de decisiones.
V. Actualizar las unidades de archivo incrementando la veracidad de respuesta en los
servicios y el grado de eficiencia de su organizacin.

3.- Capacitar al personal que desarrolla actividades archivsticas para:


a) Brindar apoyo a las unidades de trmite y concentracin para que transfieran la
documentacin a la unidad histrica al concluir su vigencia documental.
b) Difundir y dar apoyo a los usuarios a travs de medios magnticos e impresos, ya que
su contenido es de gran relevancia por su fondo histrico.
4.- Justificar la construccin de un local adecuado y propio a las necesidades del archivo, dotado
del mobiliario, equipo tcnico y de seguridad, acordes con la tecnologa, para el eficiente
funcionamiento del archivo, esto con el fin de garantizar el eficiente resguardo y conservacin de
los acervos.
5.- Lograr una conciencia de la importancia de la labor archivstica dentro de la institucin en
todos sus niveles jerrquicos.
- 34 -

De esta forma el vnculo de estos requisitos con un sistema de archivo apropiado a las
necesidades documentales o institucionales, aseguran el estudio de cualquier centro de
documental.

2.5 LA FUNCIN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO


De acuerdo a la teora archivstica puede decir que las funciones de los sistemas de archivo, no
deben limitarlos tanto para la recoleccin y el registro de la informacin ya que tienen el mayor
de los vnculos con la memoria institucional y junto con ello viene siendo parte de la difusin
como un centro de produccin de la informacin. Se debe de tener una continuidad en el uso de
estos sistemas para la recoleccin y clasificacin de la documentacin, esto como parte de las
tcnicas y organizacin del archivo ya que la informacin sirve de antecedente para las ms
arriesgadas desiciones que la institucin ha de tomar.

Las funciones de los sistemas adquieren una particular importancia como es:
Reunir ordenadamente todos los documentos que se concentran en el archivo para su buen
funcionamiento y de acuerdo al criterio que se tome para implementar y hacer funcional
el sistema de archivo adecuado.
Asegurar la mejor conservacin de los documentos reunidos, disponiendo de los sistemas
de archivo y de mobiliario en general.
Asegurar la mxima rapidez en la localizacin documental solicitado por los diversos
departamentos de la institucin, esta eficiencia depende precisamente de la seleccin
correcta del sistema de archivo.
Se comprueba si la documentacin se archiva regularmente.

- 35 -

Para lograr estas funciones es necesario dotar al archivo de una estructura adecuada que permita:
a) Disponer de un archivsta competente.
b) Dotar al archivo de personal que cuente con conocimientos archivsticos.
c) Instalar el archivo en locales idneos.
d) Disponer de mobiliario que responda a las exigencias de su funcin.
e) Implementar un sistema de archivo acorde a la documentacin.
f) Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo
momento.

Una importante observacin hace el autor Continolo cuando argumenta que la determinacin del
sistema ms adecuado para satisfacer las particulares condiciones de la institucin no se pueden
realizar abstractamente, sino teniendo en cuenta la situacin concreta de aquella. En otras
palabras cada institucin debe efectuar un detenido estudio, tanto de la documentacin como de
las fuentes de procedencia, antes de decidirse por un determinado sistema. Esta indagacin
preliminar debe prever el posible desarrollo de la institucin, ya que el sistema de archivo debe
adaptarse continuamente a las cambiantes condiciones que se producen en la misma.
La eleccin de un sistema de archivo viene impuesta en primer lugar por el tipo de
documentacin a archivar. Es evidente que la documentacin que los usuarios consultan debe ser
clasificada y archivada. Por lo tanto a cada tipo documental debe de corresponder un sistema de
archivacin apropiado, teniendo en cuenta los elementos particulares que la distinguen como son:
74

a) El Valor de la documentacin: cuando ms importante sea esta, tanto mayor debe ser el
grado de precisin del sistema elegido, para evitar que los documentos se disgreguen y su
hallazgo resulte problemtico;
b) Las caractersticas de la documentacin: En cada tipo de documentacin hay siempre una
serie de elementos destacables que permiten una ms fcil identificacin. El sistema
elegido debe ser el que exige el menor trabajo preliminar de preparacin de la
documentacin a archivar;

74

Continolo. Op Cit., p. 23-25

- 36 -

c) La Frecuencia con que se supone que ser utilizada la documentacin una vez archivada:
Si los documentos despus de archivados no han de ser objeto de manipulacin
posteriormente, se puede elegir un sistema que permita un coste mnimo de clasificacin y
archivo; por el contrario, si la documentacin ha de ser consultada con frecuencia, deber
adoptarse un sistema que asegure una gran precisin del trabajo y ofrezca las mayores
facilidades de hallazgo, aunque los costes se eleven;
d) Los Mtodos de conservacin empleados: No toda la documentacin se conserva en el
archivo el mismo tiempo; el tiempo sealado para esta conservacin ha de influir, por
tanto, en la eleccin del sistema que se adopte.

Tambin el autor Continolo menciona que los sistemas elegidos para la organizacin del archivo
deben ser sencillos y rpidos. Esta simplicidad y rapidez del sistema de organizacin adoptados
depende, pues, en gran medida de cmo se coordinen y utilicen los sistemas de clasificacin
preestablecidos.
La particular importancia que se le debe de atribuir a las funciones de los sistemas de archivo es
que sin la utilizacin correcta de estos sistemas se puede generar una explosin documental
difcil de manejar, ya que la diferente tipologa documental que se resguardan en los archivos, no
son ms que ejemplos de los mltiples aspectos bajo los cuales se manifiesta este fenmeno que
ha tenido como consecuencia el incrementar los costos administrativos. 75
La administracin de la informacin es un enorme caudal de documentacin que se convierte en
uno de los aspectos ms importantes de la actividad institucional. Es decir, todo lo que se
relaciona con el tratamiento y la manipulacin de los documentos que son el soporte de los datos
y la informacin de la institucin, es por ello que merece una especial atencin por parte de los
que se ocupan de la organizacin misma.
Los sistemas de archivo representan el lugar donde se encuentran los datos ordenados y
conservados que son los que interesan a la institucin. Con estos instrumentos de archivo,
naturalmente, ganan terreno las tcnicas de clasificacin, que llegan a perder el carcter de
empirismo que las caracterizaba para convertirse en instrumentos fundamentales para lograr una
mayor precisin en el proceso de ordenacin de la informacin.
Es por ello que viejas y nuevas exigencias han contribuido a acentuar la importancia de las
funciones tpicas de los sistemas de archivo hacia las instituciones y que son antiguo como
concepcin, pero siempre actual por su valor funcional.

75

Ibd., p 30

- 37 -

2.6 SISTEMAS DE ARCHIVO APLICADOS EN UN ARCHIVO HISTRICO


Uno de los principios bsicos es lograr una conciencia documentalista en el individuo que
otorgue a la actividad archivstica la jerarqua que le corresponde. As pues, con la
implementacin de un sistema para un archivo histrico, se busca lograr integralmente la
conjugacin de la agilidad de la difusin documental, con la satisfaccin de la necesidad de la
informacin y la seguridad de poder resguardar los documentos valiosos de la institucin, ya que
estos forman parte de la memoria institucional.
Esta informacin contenida tanto en los documentos como en los sistemas de archivo constituye
un factor esencial para una eficiente administracin de la informacin con carcter histrico, sin
esto los procesos de planeacin, organizacin, direccin y control en el archivo resultan
inadecuados.
El acervo histrico-documental no slo constituye el testimonio histrico importante para la
institucin, sino tambin es el soporte para la adecuada toma de decisiones, y representa la
manifestacin de las actividades que se llevan a cabo, a nivel personal, institucional y nacional.
Al archivo se le concibe como el centro de un sistema complejo, otorgndole diversas funciones.
Esta es la razn por la cual la documentacin debe de conservarse ordenadamente, al clasificarse,
catalogarse y concentrarse en un slo espacio fsico. Todos estos aspectos que necesariamente
conducen al diseo de instrumentos tcnicos y de sistemas giles y modernos, permiten controlar
y manejar de un modo ms eficiente la documentacin que se encuentra en el archivo, donde sta
se concentra y se garantiza la proteccin y conservacin del patrimonio histrico.
Un paso decisivo, aunque no el nico para devolverles su utilidad y su riqueza potencial, sera el
de disear un sistema de archivo acorde a la tipologa documental de la institucin y promover la
publicacin y el cumplimiento de un reglamento que defina su existencia, y que respalde el
desarrollo de sus funciones institucionales.
Otro de los factores fundamentales es la profesionalizacin de los recursos humanos, para que se
este en condiciones de dirigir, regular y operar un sistema. La formacin de archivstas
calificados contempla dos aspectos muy importantes como son: (Ciencia Histrica Tcnicas de
Investigacin) y la otra es (Derecho Administrativo Tcnica administrativa), ya que constituyen
la condicin fundamental de todo desarrollo de los servicios archivsticos.
Entre estas acciones, la primera sera permitir el descongestionamiento de los espacios fsicos
destinados a la archivacin de la documentacin, a travs de la eliminacin de todos aquellos
documentos sin valor alguno (seleccin y valoracin documental), y la segunda deber estar
encaminada a garantizar la proteccin y conservacin de todos aquellos documentos que sirvan
de fuentes de informacin para la resolucin de las investigaciones que permitan reconstruir el
quehacer institucional a travs del tiempo, ya que las instituciones son ricas en historia y los
funcionarios requieren del apoyo documental que les facilite su accin.

- 38 -

El archivo histrico constituye el ltimo eslabn de la cadena constituida por los diversos niveles
de conservacin de documentos. Debe, pues demostrar la eficacia de todos los sistemas de
archivo. Normalmente, no se concede al archivo histrico la importancia que tiene, porque se
piensa que, llegados a este punto, los documentos adquieren un valor puramente histrico y
pierden todo su valor operativo, y se almacenan all esperando nicamente el momento de su
destruccin.
Esto en parte es verdad, sin embargo no olvidemos que los documentos del archivo histrico
pueden ser objetos de consultas. En todo caso se debe tener siempre presente que de la eficacia de
los archivos de trmite y concentracin dependen de la existencia de los archivos histricos.
Es decir que los archivos histricos se nutren, en efecto de la documentacin que le enva
directamente el archivo de concentracin, ya que es la mayor parte de su documentacin, segn
las normas en vigor, dentro de cada institucin. En cuanto a los criterios de la implementacin de
los sistemas de archivo para ser adoptados por el archivo histrico, se aconseja conservar el
mismo criterio utilizado para el archivo de trmite y concentracin, pero hay que dejar en claro
que esto puede ser utilizable para los sistemas de archivo que se mencionaron anteriormente
como son el alfabtico, por asuntos, cronolgico, numricos simple y decimal, ya que esto facilita
la rpida extraccin de los documentos ya que ofrecen slo el inters puramente histricos. Esto
permite evitar tener que revisar la documentacin detalladamente por si existiera algn error de
organizacin.
En cuanto a los sistemas geogrfico y topogrfico se puede decir que estos sistemas pueden
perder su validez o confiabilidad, al momento de realizar una transferencia documental del
archivo de concentracin al histrico; esto debido a que manejan una ubicacin territorial
vigente. Sin embargo, no en su totalidad, porque a pesar de que hayan perdido su vigencia estos
sistemas todava pueden ser confiables para los usuarios que solicitan informacin de la
documentacin que se concentran dentro de estos sistemas de archivo y que a pesar de su
transferencia siguen siendo confiables como parte de la memoria histrica o institucional.

- 39 -

2.6.1 La Descripcin Documental.


De acuerdo a Schellenberg se designa con el trmino descripcin la parte de la tarea archivstica
que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivsta para elaborar los
instrumentos que facilitan el acceso a los fondos y a los documentos en particular.
La descripcin comprende no slo el anlisis del origen de los documentos, de sus tipos, tanto
diplomticos, jurdicos, del lugar y fecha de su redaccin y de sus caracteres internos y externos,
sino tambin los datos necesarios para su localizacin. 76
Cruz Mundet dice que la descripcin de los documentos constituye la parte culminante del
trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia
documentacin: informar. Si esta es clasificada, ordenada, en definitiva, conservada, es porque
contiene informacin; si existen los archivos y sus profesionales no es por la mera complacencia
de guardar objetos por valiosos que sean, sino por la necesidad de obtener informacin precisa en
distintos momentos y para mltiples finalidades. Es una tarea primordial del quehacer
archivstico y una consecuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner
los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un til disponible para la sociedad. A tal fin,
se establecen una serie de vehculos, los instrumentos de descripcin o de informacin, que
median entre los consultantes y el acervo documental, previendo diferentes niveles las
interrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central. La
informacin. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles los fondos
documentales.
Los procedimientos de descripcin resultan tiles al sistema archivstico en general y a cada
unidad administrativa en particular. Tradicionalmente las instituciones suelen guardar sus
documentos y expedientes en cajas archivadoras que, a lo sumo, llevan una tira de papel en su
lomo indicando el contenido de las mismas mediante trminos ms o menos significativos; as
aparecen tantas palabras o lneas como expedientes hay en cada caja.
Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administraciones pequeas, ahora bien a
medida que subimos en la escala tambin lo hace el volumen de documentos. En el caso de una
institucin que maneja cientos, miles de expedientes, no puede recurrir a ellos mediante el
sistema descrito: cada bsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descriptores
(nombres, frases) con la consiguiente perdida de tiempo, adems basta con devolver algunos
expedientes cosa frecuente a la caja equivocada, para que a partir de all cualquier bsqueda sea
un quebradero de cabeza, con el consiguiente despilfarro de trabajo/tiempo. 77

76
77

SCHELLENBERG, Theodoro. Tcnicas Descriptivas de Archivo. Crdoba. 1961. p. 1


CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Informacin y Documentacin Administrativa. Madrid. 1998. p. 232

- 40 -

La descripcin persigue 2 objetivos:


1. Dar informacin a los usuarios
2. Facilitar el control al archivsta

Los instrumentos de descripcin son las representaciones de los documentos o de sus


agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la original. De igual
forma estos instrumentos son los elementos archivsticos que contienen la informacin de los
fondos documentales organizados cientficamente en sus diferentes niveles de descripcin, Si
bien sus caractersticas estructurales sern diferentes de uno a otro instrumento.
La decisin de elaborar los instrumentos de descripcin archivstica se tomara despus de haber
logrado una ptima organizacin cientfica de los fondos que se resguardan, pues jams se podrn
elaborar los instrumentos de descripcin si se carece de una organizacin planificada de acuerdo
con las caractersticas de los fondos documentales y con estudios preliminares. En un sistema
documental bien estructurado, el servicio de archivo deber establecer un plan de descripcin
adaptado a las caractersticas de los documentos de las necesidades de los usuarios. 78
Las herramientas para la descripcin que nos proporcionar el archivo pueden variar las
utilidades correspondientes de un sistema electrnico de documentos y archivos. En cualquier
caso, lo ms lgico y conveniente es que existe un formato comn de descripcin en el que se
contemplen todos los campos o elementos de los datos necesarios, siguiendo la norma
archivstica para la descripcin ms conocida por su acrnimo ingles ISAD (G). 79
Por lo tanto la descripcin es el anlisis realizado por el archivsta sobre los fondos y los
documentos del archivo a fin de sintetizar y condensar la informacin en ellos contenida para
ofrecerla a los interesados. Equivale dar al documento de archivo sus seas de identidad, aquellos
rasgos que los definen con precisin (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que
permitirn y facilitaran la comunicacin (consulta y recuperacin).

78
79

Loc. Cit.
Ibd., p. 233

- 41 -

2.6.1.1 Tipos de Instrumentos de Descripcin


La Descripcin documental es la elaboracin de registros a partir de la documentacin que hay en
el archivo. Estos adems de servir como instrumentos de consulta y permitir la difusin, nos
permite controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan su localizacin.
La descripcin documental se realiza porque es necesario crear instrumentos que faciliten el
acceso a los archivos quienes estn conformados por documentos.
El fondo es el conjunto agrupacin documental histrica que tiene una limitacin jurisdiccional
debido a la institucin que lo produce y otra limitacin cronolgica dependiente de la vida de
dicha institucin. Por eso mismo cada fondo necesita una organizacin propia y una descripcin
total adecuada. La Organizacin se plasma en un cuadro de clasificacin, se delimita lo que se va
a describir: fondo, seccin, serie, unidad documental segn sea el caso, por medio de los
instrumentos de descripcin documental como la Gua, el Inventario y el Catlogo. 80

LA GUA
Antonia Heredia hace mencin de que la gua como su propio nombre indica, tiene la misin
especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo ms importante. Es decir
que seala caractersticas, establece relaciones, aporta bibliografa, puntualiza la historia de los
organismos productores, seala la gnesis documental y las interrelaciones entre las series y las
secciones. Puede hacerse una gua de un fondo completo que englobe sus diversas secciones, o
bien puede redactarse al conjunto de archivos de una nacin o de una seccin dentro de un fondo
y de sus series documentales. 81 Los objetivos de la Gua son proporcionar informacin general
de un archivo.

Para Schellenberg, los objetivos de las guas son dos:

1. Proporcionar informacin general de todo el fondo de uno o ms depsitos.


2. Proporcionar informacin especfica sobre cada uno de los grupos documentales
(secciones, series).

80

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Archivo Histrico. Modalidad de


Enseanza Escolarizada. P. 12
81
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripcin Documental. Sevilla, 1982. p. 23-24

- 42 -

Para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guas
que son: 82

LA GUA GENERAL.- Proporciona una visin panormica y genrica de los fondos y


grupos documentales, del edificio, servicios que presta, sobre la historia de la institucin,
los fondos, sus secciones y bibliografa.

LA GUA ESPECIAL.- Se refiere de manera especial a la historia de la institucin


productora de los documentos e insiste en sus funciones y actividades. No es tan general y
tiende a particularizar sobre la creacin de los documentos y su organizacin, precisa
muchos detalles para facilitar al historiador el camino de la investigacin.

Antonia Heredia hace mencin de que la gua es una obra cuya finalidad primordial es informar
sobre el conjunto; en la gua se hace historia de la institucin que produce la documentacin, de
las vicisitudes porque esta ha pasado hasta formar el fondo o depsito que hoy integra la seccin,
el archivo o el conjunto de archivos bajo un denominador comn.
La gua es una visin panormica y genrica de los fondos y grupos documentales de un conjunto
de archivos bajo un denominador comn, o bien de un archivo, o de una seccin, o de una serie,
acompaada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido. 83

EL INVENTARIO
De acuerdo con Cruz Mundet este instrumento combina la clasificacin y la descripcin, aunadas
con una doble finalidad: conocer que es lo que se tiene y como esta organizado, de una puede
informar con precisin acerca de su contenido y localizacin, de la otra, de manera que ante
cualquier bsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rpida. Logra la mejor
relacin costos/beneficios porque permite describir unnimemente los fondos y proporcionar
unos niveles de informacin satisfactorio para los usuarios. 84
Y de acuerdo a lo que expresa Antonia Heredia el inventario describe globalmente una serie
documental sin descender a la particularizacin. De aqu que la cualidad de somero es en cuanto a
cualidad esencial, convenga el inventario. El inventariar, es una labor precisa y delimitada
totalmente, dentro de la tarea general de descripcin. No podemos mezclarla o confundirla con
otras actividades archivsticas, anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogacin.
85

82
83

84
85

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op Cit. P.15-16


HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 24
CRUZ MUNDET, op. cit., p. 233
HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 27

- 43 -

CLASES DE INVENTARIO
El inventario es la descripcin global de una serie documental sin descender a la
particularizacin. De aqu la particularidad de analtico. Son instrumentos de descripcin.
Dentro del inventario se contemplan dos clases o tipos de inventario:

Inventario Somero: Es la descripcin general de los expedientes, cuenta con un mnimo


de siete campos para su elaboracin.

Inventario Analtico: Es la descripcin detallada de los expedientes y cuenta con ocho


campos o mas para su elaboracin.

Tambin Antonia Heredia dice que entre las cualidades del inventario estn la sumariedad y la
brevedad. Ha de describir con los trminos precisos indispensables la serie documental de que se
trate, que ya sabemos no es algo individualizado sino una agrupacin documental cuya unidad la
da el ser reflejo de una actividad concreta, de una misma tipologa o de una misma materia.86
La finalidad del inventario es doble de un lado facilita el control de existencias de la
documentacin al archivsta (funcin localizadora y de control) y de por otro puede considerarse
como indispensable elemento de orientacin para el investigador (funcin orientadora).

CATLOGO
Es un instrumento mucho ms detallado que el inventario, al describir ya no las series
documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogacin en un archivo
debe hacerse de forma sistemtica y continua. 87

CLASES DE CATLOGO
Los siguientes tipos o clases de catlogos se utilizan en archivos histricos y son:

86
87

Alfabtico: Se toma en cuenta el Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s)

Onomstico: Se refiere a la fecha memorable que se celebra por un personaje ilustre

Geogrfico: Es perteneciente a la ubicacin geogrfica del pas

Numrico: Es la consecucin numrica de los expedientes.

HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 29


ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op. Cit., p. 17

- 44 -

Asuntos: Los expedientes se clasifican dependiendo del tipo de asunto que se maneje
dentro de la institucin.

Mixto: Es la combinacin de dos o mas tipos de catlogos.

Cronolgico: Se refiere al orden que se le debe de dar a los documentos que cuentan con
fechas que van desde la ms antigua hasta la ms actual, por lo que hay una secuencia o
cronologa.

Cromtico: Es la utilizacin de colores en los expedientes para poder identificar de que


asunto se trata como son los (expedientes clnicos).

2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripcin


La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperacin de
la informacin, como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principales
instrumentos son los ya mencionados anteriormente aunque se auxilian de otros como el ndice.
Los instrumentos de descripcin, a decir de Cruz Mundet, son los que establecen vnculos,
median entre los consultantes y el acervo documental.
La elaboracin de estos instrumentos de descripcin permitir controlar y manejar de una manera
eficiente el acervo documental, adems de facilitar su localizacin y difusin. 88
De los sistemas aplicados en el archivo histrico, debemos resaltar el apoyo que brinda la
digitalizacin como medio de control documental para el registro, descripcin y difusin del
contenido del acervo.

88

Ibd., p. 44

- 45 -

2.6.1.3 Funcin de los Instrumentos de Descripcin en el Archivo Histrico.


La funcin de los instrumentos de descripcin es necesaria tanto en un archivo administrativo
como en un archivo histrico, aunque su prctica puede presentar algunas variantes. La
descripcin en definitiva es el medio utilizado por el archivsta para obtener la informacin
contenida en los documentos y facilitarla a los usuarios.
Su funcin descriptiva es el puente que comunica el documento con los usuarios. En la cabeza del
puente esta el archivsta que realiza una tarea de anlisis que supone identificacin, lectura,
resumen e indizacin que transmite al usuario para que este inicie la recuperacin en sentido
inverso a partir de los ndices.
A continuacin se mencionan la funcin de los instrumentos de descripcin que son aplicables
para el archivo histrico.

LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO


Su funcin es:
-

Facilitar el control de series documentales funcin sustancial del inventario

Describir series

Facilitar su localizacin

Orientar al investigador en el archivo histrico

Da un orden

LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL CATLOGO


Su funcin principal es:
-

La descripcin de la pieza documental

Fcil localizacin

- 46 -

LA FUNCIN SUSTANCIAL DE LA GUA


Su funcin principal es:
-

Describir fondos o secciones

Proporciona datos de la institucin (horarios, telfonos, medidas de acceso)

Muestra la sntesis del contenido en el fondo o seccin

Muestra un registro preestablecido

Abarca periodos cronolgicos (son los aos que abarca el fondo seccin)

Orientar al usuario en la investigacin

Es as como se define la funcin e importancia que adquiere la aplicacin de un sistema de


archivo, para obtener una descripcin y recuperacin documental prctica y funcional en un
archivo histrico.

En el siguiente punto se presenta un cuadro comparativo de los sistemas de ordenacin y sus


instrumentos de descripcin aplicados en dos archivos histricos con el propsito de analizar sus
objetivos y utilizacin de sistemas por archivo.

- 47 -

2.7 CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO Y LOS


INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN APLICADOS EN EL ARCHIVO HISTRICO
DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL ARCHIVO
HISTRICO Y DE REPROGRAFA DE LA SECRETARA DE EDUCACIN
PBLICA

Antonia Heredia menciona que para poder organizar un archivo es preciso tener el conocimiento
exacto de la historia de las instituciones y el personal que gener el fondo documental, as como
el manejo de la metodologa archivstica y los sistemas de organizacin existentes.
La descripcin documental es la parte ms importante dentro del trabajo intelectual que se realiza
en todos los archivos del mundo, pues aglutina todos los elementos que dan origen a la
archivstica. 89
Sin embargo podemos decir que cuando nos referimos a la descripcin debe entenderse como la
aplicacin metodolgica que contiene todos los elementos en la organizacin profesional de los
archivos para poder describirlos respetando y protegiendo su procedencia y su orden original.
Tambin no debemos de olvidar el anlisis documental, ya que constituye el punto de partida de
los trabajos intelectuales para la organizacin de los archivos ya que es el primer paso
metodolgico de la archivstica. Se trata de un elemento fundamental para alcanzar el
conocimiento exacto de los fondos que integran un archivo; Sin el archivsta se estar
imposibilitado para iniciar trabajos formales de descripcin.
De esta forma el anlisis nos lleva a la comprensin de los elementos que se interrelacionan con
el conocimiento de las instituciones o personas y las funciones que dieron origen a la procedencia
de los fondos y al orden original en el que nacieron los documentos.
A continuacin se muestra el caso del Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia de
Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la Secretara de Educacin Pblica. Donde da
a conocer cuales son los instrumentos de descripcin que aplican, que sistemas de archivo
utilizan, as como tambin los recursos tecnolgicas que implementan para evitar el mal manejo o
extravi que ocasiona la perdida de su informacin histrica, para lo cual se presenta un cuadro
comparativo.

89

HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental.Sevilla Espaa. 1982. p. 111

- 48 -

ARCHIVO HISTRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS


DE HISTORIA DE MXICO
Fue fundado en 1965, por la empresa CONDUMEX, S.A., a raz de la adquisicin que hizo de la
biblioteca y el archivo privado del biblifilo mexicano Lus Gutirrez Caedo, en noviembre de
1964. En razn de que las ofertas y donaciones de libros, documentos o fotografas provenientes
de colecciones privadas, especializadas en la historia de Mxico, por lo que decidieron fundar lo
que se llamo Centro de Estudios de Historia de Mxico CONDUMEX S.A. y desde 1979 hasta la
fecha se ubica en la casa nmero uno de la plaza Federico Gamboa, barrio de Chimalistac, Villa
lvaro Obregn. Los propsitos bsicos del centro de Estudios de Historia de Mxico se refiere
a: 90
-

Formar un acervo, por medio de adquisicin, donacin, intercambio o depsito, o


cualquier otro medio legtimo, de manuscritos, libros impresos, folletos, cartas
geogrficas y, en general, documentos y testimonios de inters para el conocimiento de la
historia de Mxico, sin limitacin de poca.

Organizar el material documental y, por medio de una catalogacin, de acuerdo con el


sistema ms adecuado al volumen y dems peculiaridades del acervo adquirido.

Prestar los servicios de consulta de los fondos documentales a investigadores, estudiantes


y pblico en general que faciliten y hagan eficaz la bsqueda de su informacin.

Fomentar el estudio de la historia de Mxico y difundir su conocimiento a travs de los


medios que el centro estime oportunos.

As pues, el Centro de Estudios de Historia de Mxico, conformo el Archivo Histrico y como se


ha sealado, en ellas marco sus objetivos fundamentales: rescatar, clasificar, conservar y difundir
la documentacin de sus acervos. Los fondos documentales del Centro de Estudios de Historia de
Mxico, se compone por diferentes colecciones, en su mayora adquiridas a particulares, quienes
resguardaron la documentacin y en algunos casos la seleccionaron y depuraron, pero no
obstante, conforman un archivo histrico.
Una vez rescatado el material, el centro de estudios procedi a organizarlo y clasificarlo. Su
organizacin corresponde a un sistema de archivo cronolgico porque sus documentos de origen
vienen ordenados en su mayora por fechas, por lo que necesariamente se ha respetado su
principio de procedencia y orden original. 91

90

MOGUEL FLORES, Josefina. La descripcin y la difusin archivistica de los fondos documentales de Condumex.
Mxico 1994. p. 43
91
Ibd., p. 43-44

- 49 -

Para llevar acabo las descripciones de su acervo el archivo agrupo sus colecciones documentales
en fondos, por lo cual se ha preocupado por realizar un inventario desde su incorporacin inicial.
Una vez inventariado el fondo documental se procede a organizarlo y clasificarlo. A partir de
1976 el centro de estudios decidi instaurar las guas y catlogos de los archivos, para lo cual se
crean fichas catalogrficas que se realizan de manera manual.
En la descripcin de los fondos documentales de este Archivo Histrico existen variaciones de
fechas que le son inherentes y que cubren las primeras y ultimas contenidas en sus documentos.
As mismo, para la descripcin de los fondos documentales tambin se lleva acabo la elaboracin
de una lista de los mismos fondos, numerados en romano, a fin de que los investigadores
conozcan y puedan identificar la coleccin a la que corresponde, independientemente de su
cronologa.
Entonces la descripcin documental del Archivo Histrico del Centro de Estudios recae por orden
de fondos o una coleccin especial documental como se muestra a continuacin. 92

Fondos Documentales:

Fondo I. Un cedulario de la nueva Galicia. 16361816. Coleccin de Lus Gutirrez


Caedo, 651 cdulas impresas y manuscritas.
Fondo II. Bula impresa en latn de Paulo III. 1537. Defensa de la libertad de los indios de
Amrica.
Fondo III. Libros manuscritos. T. 1, 294 fojas. 1543-1806. Escritura de la venta de la
Hacienda de Jess del Monte.
Fondo IV. ndice de los ttulos de testimonio de los molinos: Chico, nuevo y viejo Puebla.
4 Libros Manuscritos, 1408 fojas y 24 documentos. 1551- 1938.
Fondo V. Cartas poder manuscritas que autorizan cobros de derechos, bienes, etc. 15621567.

92

Loc. Cit.

- 50 -

Orden Cronolgico:

1602-1614. Fondo DCCCVIII-I-8 a 12. Mandamientos o cartas poder.


1602-1651. Fondo CXXV-4. Libro manuscrito. 25 fojas. Hospital del Amor de Dios.
1603. Fondo CCCLXI. Libro manuscrito. 52 fojas. Autos de la Catedral de Mxico y
Sagrario. Alegato de Alfonso Gmez de Cervantes, quien en nombre de los curas de la
catedral aboga para que se lleven a cabo fuera de su parroquia los derechos de sus
entierros.

Como consecuencia de lo anterior, el Archivo Histrico resea en sus guas y catlogos su


descripcin documental. Dicha descripcin parte de lo general a lo particular y es el resultado
interno de los propios documentos. As tambin se han elaborado y se siguen elaborando los
ndices de cada uno de los fondos del archivo y que se convierten en los auxiliares de descripcin
al enlazarse y correlacionarse con los mismos documentos. 93
Las guas y los catlogos cuentan con el anlisis y la resea de sus colecciones documentales, por
tanto las guas y los catlogos nos sitan justamente en el contenido de las colecciones
documentales que se describen, y por cuya descripcin el Archivo Histrico a la vez puede
ubicar, conocer, controlar y localizar las colecciones que ofrecen a la consulta de los
investigadores, al mismo tiempo que permite identificar los intereses y fundamentos de las
investigaciones histricas, econmicas, de medicina, religiosas o de otra ndole en general.
De esta manera, se considera una necesidad inherente la identificacin que debe existir entre las
guas y catlogos de los acervos documentales con los propios investigadores y usuarios en
general. Estos instrumentos de archivo (guas y catlogos) enfatizan la labor de difusin
archivstica del Centro de Estudios de Historia de Mxico. 94

93
94

Loc. Cit.
Ibd., p. 47

- 51 -

ARCHIVO HISTRICO Y DE REPROGRAFA DE LA


SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

Los orgenes del Archivo Histrico de la Secretara de Educacin Pblica que en adelante
abreviaremos con las siglas AHSEP, se remontan a la creacin misma de la Secretara de
Educacin Pblica, el 29 de septiembre de 1921. Es un archivo pblico en funciones, que presta y
difunde su acervo, coadyuvando al incremento de la cultura mexicana. Pone por ello a la
disposicin del pblico en general, la documentacin que resguarda y que es la principal fuente
para el estudio de la educacin en Mxico, en el siglo XX.
Este archivo histrico resguarda aproximadamente 3 km. lineales de documentos en
aproximadamente 8000 cajas, que abarca el perodo comprendido entre los aos de 1867 a 1980,
que han sido generados en torno a la educacin de los mexicanos, desde las instancias
gubernamentales, encargadas a lo largo de estos aos, de implementar las polticas educativas
nacionales, as como desde otros mbitos no oficiales, que en calidad de actores sociales del
proceso educativo generan tambin testimonios escritos.
La documentacin est organizada con base a los principios de procedencia y orden original,
apegndose a los trminos archivsticos de fondo, quien genera la documentacin; seccin, quien
elabora la misma; serie, asunto de la misma y en algunos casos, subseries.
El acervo documental que se resguarda, investiga y difunde, cuenta ya con una gua general,
donde se describen los fondos y secciones, procedencia institucional, organizacin, volumen,
perodo, instrumentos de consulta, descripcin informativa y su relacin con otras fuentes. La
documentacin contenida en este acervo es muy grande, por lo que se mencionan algunos
documentos, ejemplificando cada uno de sus fondos y cada una de las secciones. Se pretende dar
nocin de la tipologa documental y de la informacin contenida en ellos.

Fondos Documentales:
Secretara de Estado y del Despacho de Justicia e Instruccin Pblica (1867-1905).Tiene las siguientes secciones: instruccin primaria; instruccin primaria y normal;
instruccin secundaria y profesional y una ltima llamada segunda.
Secretara de Estado y del Despacho de Instruccin Pblica y Bellas Artes (1905-1917).Cuenta con las secciones: Educacin Normal y Especial; Educacin Primaria; Educacin
Secundaria, Preparatoria y Profesional ; Administracin; Inspeccin General de
Instruccin Rudimentaria; Universitaria; Direccin General de Educacin Primaria,
Normal y Preparatoria; Direccin General de Bellas Artes; Direccin General de
Educacin Primaria, Direccin General de Enseanza Tcnica; Departamento
Administrativo y Secretara Particular.

- 52 -

Direccin General de Educacin Primaria en el Distrito Federal (1917-1921).- Dadas las


condiciones que se vivan en nuestro pas durante esos aos, la educacin (como cualquier
otro aspecto social), se vio afectada. Suprimida la Secretara de Instruccin Pblica y
Bellas Artes, fue esta Direccin la encargada de administrar la educacin en la capital de
la repblica, mientras en cada entidad fueron los ayuntamientos quienes tendran esa
responsabilidad. A esta instancia le correspondera atender los jardines de nios, escuelas
primarias elementales y superiores, escuela nacional preparatoria, internado nacional y
escuelas normales para profesores.
La mayora de la documentacin de estos fondos, estn integrados en una coleccin que se
denomina antiguo ministerio y son expedientes personales de profesores, que laboraron en esas
dependencias encargadas entonces de la educacin. Estos expedientes contienen: ttulos,
nombramientos, altas, bajas, acuerdos, hoja de servicios, filiacin, actas de nacimiento, de
defuncin, actas de examen profesional, proyectos educativos, trabajos e informes, etc. 95

Enseguida se muestra un cuadro comparativo de estos dos archivos histricos, con respecto a sus
fondos documentales, los sistemas de archivo que emplean, la creacin de instrumentos de
descripcin que utilizan y el tipo de tecnologa que usan para la consulta y proteccin
documental. Con esto podremos saber o determinar cual es la problemtica que presentan al
utilizar un mtodo tradicional para llevar a cabo un registro de datos y bsqueda de informacin y
posteriormente dar alternativas de solucin para su preservacin documental a travs de un
sistema digitalizado que agilice la descripcin y recuperacin documental por medio de una base
de datos.

95

Secretara de Educacin Pblica. [en lnea]. [citado 15 mayo de 2006; 16:32 EST]. Disponible en Word Wide
Web: <http://www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_521_tipo_de_fuentes>

- 53 -

CUADRO COMPARATIVO

INSTITUCIN

Centro
Estudios
Historia
Mxico.

de
de
de

SECTOR

Privado

OBJETIVOS

-Formar un
acervo, que
de testimonio
de la historia
de Mxico.
-Organizar el
material
documental
de acuerdo al
sistema ms
adecuado.
-Facilitar
a
los usuarios la
consulta de
los
fondos
documentales.

FONDOS
DOCUMENTALES

UTILIZACIN
DE SISTEMAS
DE ARCHIVO

CREACIN DE
INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIN

USO DE LA
TECNOLOGA
PARA LA
PROTECCIN
DOCUMENTAL

I. Cedularios de la
nueva Galicia. 16361816
Bulas impresas en
latn de Paulo 3.
1537.
III.
Escrituras
de
Venta de Haciendas.
1543-1806
IV. Manuscritos de
testimonios de puebla.
1551-1938.
V. Cartas poder de
autorizacin de cobros
de derechos.

Su
organizacin
corresponde a un
sistema de archivo
cronolgico porque
sus documentos de
origen
vienen
ordenados
en
su
mayora por fechas,
por
lo
que
necesariamente se ha
respetado su principio
de procedencia y
orden original.

A partir de 1976, el
Centro de Estudios
resea en sus guas y
catlogos,
su
descripcin
documental.
Dicha
descripcin parte de lo
general a lo particular y
es el resultado interno
de
los
propios
documentos.
As
tambin
se
han
elaborado y se siguen
elaborando los ndices
de cada uno de los
fondos del archivo y
que se convierten en
los
auxiliares
de
descripcin
al
enlazarse
y
correlacionarse con los
mismos documentos.

No
se
tiene
contemplado
la
utilizacin de la
tecnologa como una
de las herramientas
que ayuden a la
proteccin
y
preservacin
documental. Por el
contrario
sus
instrumentos
de
descripcin
las
realizan de manera
manual.

-Fomentar el
estudio de la
historia
de
Mxico
y
difundir
su
conocimiento.

- 54 -

SECTOR

OBJETIVOS

Archivo Histrico y Gubername


de Reprografa de ntal
la Secretaria de
Educacin Pblica.

-Contar con
un conjunto
de
fondos
documentales
sobre
el
estudio de la
educacin en
Mxico.

INSTITUCIN

FONDOS
DOCUMENTALES

UTILIZACIN DE
SISTEMAS DE
ARCHIVO

Para
sus
fondos
documentales, se tiene
contemplado el sistema
de archivo cronolgico
en especfico para la
de
sus
Secretara de Estado bsqueda
y del Despacho de documentos.
Instruccin Pblica y
Bellas Artes (1905-Facilitar la 1917).
investigacin
de
los Direccin General de
Educacin Primaria
alumnos
maestros
e en el Distrito Federal
investigadore (1917-1921).
s.
Secretara de Estado
y del Despacho de
Justicia e Instruccin
Pblica (1867-1905).

-Poner
al
alcance
de
los usuarios
los
fondos
documentales
con
sus
respectivos
instrumentos
de
descripcin.

- 55 -

CREACIN DE
INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIN

Se cuenta con una


gua general donde
se describen los
fondos y secciones,
procedencia
institucional,
organizacin,
volumen, perodo,
instrumentos
de
consulta,
descripcin
informativa y su
relacin con otras
fuentes.

USO DE LA
TECNOLOGA
PARA LA
PROTECCIN
DOCUMENTAL

No se prev realizar la
digitalizacin de sus
acervos,
lo
cual
impedir darle una
mayor difusin y una
mejor conservacin a
su
documentacin
histrica.

Como se puede observar en el cuadro comparativo, ambas instituciones pertenecen a diferentes


sectores de trabajo, ya que cada uno de sus archivos contiene sus propios fondos histricos de
gran inters para la investigacin, por lo tanto podemos decir que:

El Centro de Estudios de Historia de Mxico


Es una institucin privada, en donde su archivo histrico contiene fondos documentales que
pertenecen a los aos de 1500 a 1900, el cual utiliza un sistema de archivo cronolgico es decir
que su documentacin esta ordenada la mayor parte por fechas, como instrumentos de
descripcin cuentan con guas, catlogos e ndices que son elaborados manualmente, y en cuanto
a la implementacin de la tecnologa no se tiene contemplada ninguna para su resguardo y
proteccin.

El Archivo de Histrico y de Reprografa de la Secretara de Educacin Pblica


Es una institucin gubernamental, los fondos que se albergan en este archivo pertenecen a los
aos comprendidos entre 1800 y 1900, por lo que se tiene contemplado un sistema de archivo
cronolgico, es decir que sus documentos estn ordenados por fechas, cuentan con una gua
general como instrumentos de descripcin de sus fondos y secciones, No se contempla del todo el
uso de la digitalizacin para proteccin y conservacin de sus fondos.

De acuerdo con estos resultados, se puede apreciar que existen problemas que dificultan la
ordenacin y recuperacin oportuna de la informacin en estos dos archivos histricos, que para
obtener una buena funcionalidad de sus sistemas de registro, se deben de crear apoyados con la
tecnologa que permita la captura y localizacin inmediata por medio de una base de datos que
contemple los datos de descripcin bsicos de un documento, porque de lo contrario seguirn
presentndose limitaciones en la ordenacin, bsqueda y conservacin, lo que seguir
ocasionando prdida de tiempo, al no tener la documentacin protegida de una mala
manipulacin por parte de los usuarios. La digitalizacin permitir conjuntamente con una base
de datos, el almacenamiento de grandes cantidades de informacin que ayuden a obtener los
resultados de una manera veraz y oportuna en beneficio de estos centros de informacin histrica
y de sus usuarios.

- 56 -

En el siguiente captulo se mostraran las ventajas que se obtendrn al implementar la


digitalizacin, conjuntamente con la creacin y funcionalidad de una base de datos, que garantice
la proteccin y preservacin en el Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia de
Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la Secretara de Educacin Pblica, y al
mismo tiempo facilite la captura de los datos ms relevantes de un documento, considerando su
sistema de clasificacin para lograr una localizacin inmediata al dar varias alternativas de
bsqueda de la informacin.

- 57 -

CAPTULO 3
LA AUTOMATIZACIN COMO MEDIDA DE
CONTROL Y
PROTECCIN EN EL ARCHIVO HISTRICO DEL
CENTRO DE
ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL
ARCHIVO HISTRICO Y DE REPROGRAFA
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

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CAPTULO 3 LA AUTOMATIZACIN COMO MEDIDA DE CONTROL


Y PROTECCIN EN EL ARCHIVO HISTRICO DEL
CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL
ARCHIVO HISTRICO Y DE REPROGRAFA DE LA
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
Como se expuso en el captulo anterior, al Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia
de Mxico y al Archivo Histrico de la Secretaria de Educacin Pblica les hace falta
implementar sistemas de archivo para lograr una adecuada organizacin, esto es con la finalidad
de facilitar su ubicacin documental y al mismo tiempo permitir tener una agrupacin sistemtica
con caractersticas comunes de acuerdo a su tipologa documental, ya que sin la implementacin
de un sistema de archivo adecuado dificulta y limita la consulta a los investigadores. En este
captulo se proponen algunas alternativas de solucin a la problemtica que existen en ambos
archivos como es recurrir a la digitalizacin para la proteccin y conservacin de los documentos,
conjuntamente con la creacin de una base de datos, en la cual se pueda localizar la informacin
solicitada de una forma veraz y oportuna, optimizando el desempeo en la bsqueda y control
documental. A continuacin se define a la digitalizacin, as como tambin su proceso de
aplicacin, ya que es una de las herramientas tecnolgicamente fundamentales para el cuidado
documental en estos dos archivos histricos.

3.1 DIGITALIZACIN
La digitalizacin consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de
escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte ptico o magntico. Para ello la imagen
original sufre dos procesos: 139
1. Muestreo: La imagen se divide en lneas horizontales y estas a su vez se descomponen en
una serie de puntos o pxeles.
2. Cuantificacin: A cada uno de estos puntos se le asigna un valor en funcin de la
luminosidad o color de la imagen original.
A la unin de ambos procesos se le denomina digitalizacin, y el instrumento que realiza este
proceso es el escner o cmara digital. Existen dos parmetros que determinan el resultado de la
digitalizacin:

La resolucin, nmero de puntos obtenidos por unidad de longitud.


El nmero de niveles de grises en que se cuantifica la luminosidad del documento, o de
colores en el caso de que se trate de un documento en color.

139

Digitalizacin [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>

- 58 -

As, la digitalizacin, representa la informacin electrnica digitalizada de los documentos,


fotografas, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Esta versin electrnica que facilita su
bsqueda y almacenamiento eficiente. Permitiendo ahorros en tiempo y espacio fsico al cambiar
archivos de papel a formatos electrnicos controlados por medio de una base de datos
permanente que contenga un registro de cada documento. De esta forma la digitalizacin
documental puede ser consultada de manera instantnea, sin riesgos de prdida o deterioro fsico
como ocurre con los documentos en papel. 140
La digitalizacin documental es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, y
consultar grandes volmenes de documentos. La informacin ya digitalizada se puede almacenar
en el disco interno (Disco Duro) de cualquier computadora personal, o en soporte ptico (Discos
CD-R, CD-RW, DVD) que garantizan su conservacin en ptimas condiciones. 141
Los archivos histricos antes mencionados deben de digitalizarse, permitiendo con esto, que la
documentacin almacenada sufra lo menos posible de alteraciones fsicas que los perjudiquen. En
la actualidad, dado el progreso de la tecnologa, es cada da ms comn que los usuarios en
general utilicen estas herramientas como medio de registro y consulta de la informacin, es por
ello que se hace necesario aprovechar las ventajas que las tecnologas digitales nos proporcionan.
Esta alternativa facilita a que la informacin de los documentos slo sea consultada digitalmente,
sin necesidad de consultar el documento fsicamente, por lo que se deben tener medidas tcnicas
de perdurabilidad y preservacin que aseguren la accesibilidad, legibilidad y la autenticidad de
los archivos.
Las tcnicas de la digitalizacin crean archivos electrnicos que responden de manera adecuada a
las necesidades de los archivos histricos. Ya que su finalidad es proporcionar un instrumento de
bsqueda instantnea para ayudar a los usuarios a identificar documentacin en forma inmediata
reduciendo o eliminando la manipulacin de materiales originales.
Uno de los objetivos fundamentales de la digitalizacin es el de la preservacin y conservacin
del documento original, siendo imprescindible asegurar que ste no sufra daos durante este
proceso; para ello ser recomendable utilizar el instrumento de escaneo ms adecuado segn el
tipo de documento, as como los parmetros ms indicados para optimizar la calidad de la imagen
obtenida.

140

Untitled Document. [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 24:16 EST]. Disponible en Word Wide Web:
<http://www.micrologics.com.mx/digitalizacion.htm>

141

Digitalizacin. [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm>

- 59 -

Las nuevas tecnologas han permitido el desarrollo de la digitalizacin porque ofrecen ventajas en
cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegacin y acceso
al documento digitalizado mediante sus informes. En un principio los proyectos de digitalizacin
tenan un carcter de innovacin y de prestigio que hoy en da, gracias al abaratamiento y a la
implantacin generalizada de ordenadores y perifricos en nuestra sociedad, han pasado a ser
considerados como bsicos y abordables por muchos centros de informacin. 142

Entre las principales ventajas de la digitalizacin se encuentran:


o
o
o
o
o
o
o
o
o

Elevada capacidad de almacenamiento.


Permite la copia de imgenes digitalizadas a alta velocidad y sin prdida de
calidad.
Control de calidad durante la adquisicin de la imagen digitalizada, por lo que
hace posible la mejora de las imgenes con legibilidad reducida.
Permite la automatizacin del servicio a usuarios y del proceso de copia.
Posibilita el acceso en lnea, a varios usuarios al mismo tiempo, sobre redes de
comunicacin, por ejemplo a travs de Internet.
Los equipos necesarios resultan populares y de bajo coste, tanto para consulta
como para impresin.
Permite la migracin o refrescado de los datos almacenados sin prdida.
Permite la estabilidad y permanencia de las imgenes durante dcadas.
Coste de las imgenes similar al microfilm.

No obstante, a pesar de estas ventajas, la digitalizacin presenta algunos inconvenientes que,


durante sus primeros aos, hicieron plantearse a muchos responsables del diseo de proyectos de
reproduccin de documentos.

Entre estas desventajas destacan:


o

La perdurabilidad del soporte empleado para el almacenamiento de la imagen


digital es escasa, puesto que la tecnologa, de lectura y almacenamiento, se vuelve
obsoleta rpidamente. Esto obliga a la migracin o refrescado de los datos
almacenados a un nuevo soporte y a la renovacin de los equipos.

Hoy en da es una tecnologa que se encuentra en continuo cambio, mejorando en


capacidad tecnolgica, calidad, rapidez y precios.

142

Digitalizacin [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>

- 60 -

Se recomienda la digitalizacin como una alternativa para integrar a los procesos histricos y as
proteger los materiales originales. Si bien se observa una preocupacin creciente acerca del
cuidado de la documentacin, estos archivos tienen que asegurar la conservacin de sus fondos
histricos, y esta es una opcin en forma digital.
Con los beneficios que ofrece la digitalizacin, las instituciones como El Centro de Estudios de
Historia de Mxico y la Secretara de Educacin Pblica, deben enfocar sus esfuerzos por aplicar
los avances tecnolgicos desde dos puntos de vista: como proveedores de la informacin, y como
conservadores de documentos histricos.

3.1.1 Proceso de Digitalizacin


El proceso de la digitalizacin consta de 4 etapas especficas con una metodologa adecuada para
obtener un resultado de calidad: 143
1 Etapa.- Consiste en la preparacin de documentos a manera de dejarlos listos para ser
ingresados en el escner. En esta etapa se sacan los documentos de sus cajas y se
comienza con la limpieza. Se deben acomodar todos los documentos originales en el
estado que se requieran para que puedan ser digitalizados. Como puede ser el
desengargolar, desempastar, quitar grapas, clips, desenrollarlos, y dejarlos listos para
pasar por el escner. Se recomienda agregar a cada documento un cdigo que le
identifique adecuadamente su ubicacin dentro del archivo.
2 Etapa.- Es el ingreso de los documentos a un escner, en esta etapa se revisa la calidad
de la digitalizacin, de cualquier documento ilegible, mal colocado o con fallas se debe
volver a digitalizarlo para garantizar la calidad en totalidad de los documentos
electrnicos. Es aqu en donde los encargados de digitalizar estarn comprometidos en
supervisar la resolucin, el nmero de niveles de grises para as obtener la calidad en las
imgenes y las necesidades posteriores de espacio fsico de almacenamiento. Las
imgenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamao y ocupan demasiado
espacio en la memoria por lo que es necesario comprimirlas para facilitar su
almacenamiento y transmisin.
3 Etapa.- En este momento es cuando se le da un orden lgico de acomodo a los
documentos digitalizados y tambin se dividen las imgenes por tipo de documento y por
rea especfica para su uso.

143

Productos [en lnea] [citado 18 junio 2006; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web:
<http://www.documentimaging.com.mx/quienes.htm>

- 61 -

4 Etapa.- Concluye en el momento que se depositan las imgenes en algn tipo de


dispositivo de almacenamiento. Este dispositivo va directamente relacionado al uso que
se le quiera dar a la informacin, bsicamente la frecuencia con que se quiera consultar.
Esto se debe a que los dispositivos varan dependiendo de si se quieren en lnea, casi en
lnea o fuera de lnea. Los dispositivos de almacenamiento ms utilizados son CD ROMs,
DVDs, y servidores.
Como recomendacin se puede decir que el proceso de digitalizacin previamente requiere de
una inversin de tiempo y dinero. Es importante conocer cuales son los distintos mtodos de
digitalizacin para asegurar la calidad del trabajo digital.

3.1.2 El escner
Un escner es un aparato que crea imgenes electrnicas de documentos. Funciona como una
fotocopiadora, slo que en lugar de hacer copias a papel las hace electrnicas o digitales.
Un escner funciona por medio de una cmara electrnica y una luz. Cuando una hoja entra en el
escner la luz lo ilumina y el lector ptico o la cmara barre la todo el documento identificando
medios tonos o colores y convirtindolos en puntos o pxeles que se representan en la pantalla de
un monitor, creando de esta manera un archivo electrnico.
Para llevar a cabo la digitalizacin documental de estos archivos histricos se requiere el uso de
escaners que varan en precio y ventajas. Pero bsicamente es recomendable utilizar el siguiente
escner por su gran funcionalidad para estos archivos histricos:

CARACTERSTICAS:

Escaneo: Dual Duplex


Modelo: 1250
Resolucin: 300 dpi
Sensor de imagen: color, blanco y negro
Velocidad: 100 p.p.m
Alimentador de Hojas: 100
Comprobador de datos
Capacidad adecuada de definicin

- 62 -

MARCA:

Hewlet Packard

Por tanto, los beneficios de la digitalizacin son innegables para su aplicacin a los archivos
histricos. Que requerir almacenarse en medios magnticos (disco duro) o medios pticos, como
el (Disco Compacto). Si se necesita de un registro que almacene los datos primordiales de los
documentos digitalizados, esto se lograra a travs de la utilizacin de la base de datos.
Una vez visto cuales son los beneficios que nos ofrece la digitalizacin para estos dos archivos
histricos, a continuacin se da a conocer lo que es una base de datos.

3.2 BASE DE DATOS


El autor Vctor Hugo Arvalo menciona que una base de datos es un molde en el cual un
ordenador contiene y manipula datos incorporados. Es una coleccin de informacin organizada
y presentada para servir a un propsito especfico. La base de datos contiene nombres,
caractersticas, ubicacin y nmeros de documentos. Cada uno de estos datos tiene muy poco
valor por si mismo. Son tiles nicamente cuando estn relacionados con una caracterstica del
documento. La informacin es presentada de una manera que hace fcil su localizacin en el
texto y en el depsito de documentos. Es decir que la informacin que puede ser presentada como
una tabla (Filas y Columnas) es una base de datos. Esta puede contener una enorme cantidad de
informacin. Se aade, inspecciona, elimina o cambia la informacin fcilmente. 144
Por su parte el autor Alice H. Tsai, define a la base de datos como una coleccin de archivos
interrelacionados creados con un sistema de manejo de base de datos (DMBS). El contenido de
una base se obtiene combinando datos de todas las diferentes fuentes en una organizacin, de tal
manera que los datos estn disponibles para todos los usuarios, y los datos redundantes puedan
eliminarse, o al menos minimizarse. El usuario podr recobrar datos de varias partes de la base ya
que en los archivos ah almacenados, estn conectados directa o indirectamente. 145
Por tanto se considera que una base de datos es por derecho propio un instrumento nico de
consulta rpida, en el cual se procede de una misma fuente de origen ya que almacena una gran
cantidad de datos a travs de un ordenador estos datos se pueden presentar de forma estructurada,
es decir, que en su interior se puedan distinguir con facilidad los distintos elementos o campos
informativos. Buena parte de los elementos del instrumental tradicional de consulta rpida
cumplen justamente esta condicin (La signatura topogrfica, la fecha, la descripcin; la entidad
de origen, el ttulo de la coleccin, la cantidad, etc.). Que se pueden introducir fcilmente en las
bases de datos.

144

ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Documatica: Aplicacin Informtica a Documentos de Archivo. Asociacin
de Archiveros. Argentina 1993. p. 203
145

TSAI, Alice H. Sistemas de Base de Datos: Administracin y Uso. Editorial: Prentice Hall. Hispanoamericana,
S.A. Mxico, 1940. p.7

- 63 -

A continuacin se propone una base de datos para el registro de la informacin de los archivos
histricos que nos ocupan, haciendo hincapi de que la base de datos esta diseada para las
necesidades de registro y bsqueda informativa de ambos archivos.

3.3 BASE DE DATOS PARA EL REGISTRO DE INFORMACIN DEL ARCHIVO


HISTRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL
ARCHIVO HISTRICO Y DE REPROGRAFA DE LA SECRETARA DE
EDUCACIN PBLICA
Enseguida se muestra la creacin de una base de datos aplicada para el Archivo Histrico y de
Reprografa la Secretara de Educacin Pblica, esto no descarta de ningn modo al Archivo
Histrico del Centro de Estudios de Historia de Mxico, siendo que esta misma base puede
adaptarse tambin en su beneficio. Esto se realizo con la finalidad de comprobar la veracidad y
eficacia del sistema de captura y bsqueda de la informacin histrica digitalizada, considerando
dentro de este sistema bsquedas en base a sistemas de archivo como son: (cronolgico, por
asuntos y por lugar) y que es til para su apoyo en la descripcin y organizacin documental.
El software para la creacin de esta base de datos es el que viene integrado en sus equipo de
computo de Microsoft Office Access ya que el presupuesto asignado para el archivo no es lo
suficiente como para adquirir un programa con un mayor costo, por lo que el programa de Access
es el ms indicado en cuanto a manejo, confiabilidad y eficacia para la facilidad de bsqueda y
control de la informacin histrica.
Aqu se presenta la pantalla del men principal que facilita la captura y consulta de la
informacin por asunto, fecha o lugar en que se elaboro el documento.

- 64 -

Men Principal
Se creo con el objetivo de que desde esta pantalla se pueda capturar para posteriormente acceder
de manera fcil y rpida a las diferentes opciones de bsqueda o aplicaciones del sistema, por lo
que se destacan seis opciones, para ingresar a cualquiera de estas, tan slo basta con ubicar el
puntero del ratn sobre la opcin deseada y dar un clic sobre sta:

Estas opciones marcan las posibilidades de exploracin con que cuenta el sistema y nos remitirn
a la obtencin de la informacin de manera rpida y exacta por lo que se explican a continuacin,
los campos de captura y las pantallas con diferentes alternativas de bsqueda.

- 65 -

PANTALLA DE CAPTURA DE INFORMACIN

Esta pantalla esta diseada con el objetivo de que nicamente el personal encargado del archivo
pueda tener acceso a el y realizar la captura de la informacin primordial referente a los
documentos que se encuentran en el archivo histrico, asegurando los niveles mnimos de
descripcin y la realizacin de la digitalizacin en la computadora personal previamente
conectada a un escner.
Enseguida se explicara el propsito de cada uno de los campos de la pantalla captura de
informacin y que tambin se encuentran en las pantallas de consultas de la base de datos:

- 66 -

1. FONDO: En este campo se coloca el nombre del organismo productor que dio origen a
un conjunto de documentos que se encuentran dentro del archivo.

2. SECCIN: Aqu se anota el nombre del rea al que pertenecen un determinado


conjunto de documentos producidos por la misma institucin.

3. SERIE: Se enlista en forma desglosada el tipo de documentacin que debe contener cada uno
de los expedientes para su registro en el archivo.

4. ASUNTO: En este campo se indica el tipo de asunto que trata cada uno de los
documentos que se consultan.

5. LUGAR: Aqu se indica el nombre del lugar donde fue elaborado el documento
consultado.

6. FECHA: En este campo se indica el da, el mes, y el ao preciso en que fue elaborado el
documento que se esta consultando.

7. CAJA: Aqu se muestra el nmero de caja donde se encuentra guardado fsicamente el


documento dentro del archivo.
8. No. EXPEDIENTE: En este campo se encuentra el nmero que se le asigno a cada uno de
los expedientes que son consultados.

9. FOLIO: Aqu se puede observar el nmero de folio que se le asigna a cada uno de los
documentos, esto como medida de control para evitar con esto el extravi de la
informacin.

10. DESCRIPCIN: En este campo se hace una breve descripcin de la informacin


contenida en cada uno de los documentos que estn almacenados en la base de datos.

- 67 -

BOTONES DE NAVEGACIN
A continuacin se explicara la accin que realiza cada uno de los botones para el fcil
desenvolvimiento de la base de datos.
Botn

Accin Realizada
Este botn permite ubicarse en el primer registro de la base de
datos.
Este botn permite regresarse un registro de la posicin actual
de la base de datos.
Este botn desplazar la ubicacin del registro actual, una
posicin adelantada.

Este botn ubica nuestra posicin en el ltimo registro de la base


de datos.

Este botn invoca la aplicacin de utilizar el scanner para


digitalizar.

Botn que indica agregar un nuevo registr en blanco a la base


de datos.
Este botn indicar que la informacin registrada deber ser
deshecha y no tomarse en cuenta

Este botn sirve para eliminar el registro actual de la base de


datos

Botn que le indicar al programa que haga un respaldo de la


informacin.
Este botn Indicar que deseamos una impresin en papel de la
informacin del presente registro.
Deberemos ubicarnos en el campo de nuestro inters a travs
del cursor y despus presionar esta tecla para que localice el
registro de nuestro inters.

- 68 -

Botn que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE CONSULTA POR ASUNTOS

Esta pantalla esta diseada con el objetivo de realizar nicamente consultas referente al
ASUNTO que trata cada uno de los documentos, por lo que este campo ser nuestra primera
opcin de bsqueda, sin deslindarse de los dems campos ya que son parte primordial para su
localizacin, y se mencionaron detalladamente en la pantalla de captura de informacin.

- 69 -

PANTALLA DE CONSULTA CRONOLGICA

Esta pantalla esta diseada principalmente para realizar consultas cronolgicas, es decir por
fechas de cada uno de los documentos, por lo que el campo FECHA ser la primera opcin, ya
que al igual que la pantalla anterior no se deslindara de los dems, ya que son parte primordial
para su bsqueda.

- 70 -

PANTALLA DE CONSULTA POR LUGAR

Esta pantalla esta diseada principalmente para realizar consultas por LUGAR, es decir por el
nombre de la entidad federativa donde fue creado cada documento, y los dems sern el
complemento para ayudar en su descripcin.
Es importante hacer mencin de que al momento de realizar alguna consulta, los usuarios no
podrn realizar ningn tipo de modificacin que cambie los datos contenidos dentro de la base
de datos. Ya que se habilita un comando en cada uno de los campos de las consultas que prohbe
que se modifique o altere la informacin. Esto es de gran utilidad para proteger toda la
informacin contenida, sin ninguna preocupacin por la prdida que se puede llegar a tener por
un descuido por parte de quienes consultan la base de datos.

- 71 -

BOTONES DE NAVEGACIN

Para cualquiera de los tres tipos de consultas que se elija realizar se utilizaran los botones que
enseguida se mostraran, as como tambin la funcionalidad que realiza cada uno de ellos para
hacer la bsqueda de manera instantnea.

Botn

Accin Realizada
Este botn permite ubicarse en el primer registro de la base de
datos.
Este botn permite regresarse un registro de la posicin actual
de la base de datos.
Este botn desplazar la ubicacin del registro actual, una
posicin adelantada.

Este botn ubica nuestra posicin en el ltimo registro de la base


de datos.
Este botn Indicar que deseamos una impresin en papel de la
informacin del presente registro.
Botn que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE VISTA PREVIA DEL INFORME


Esta pantalla esta diseada principalmente para ver el resultado obtenido de la captura y consulta
realizada mediante un informe, constituye la manera de presentar todos los datos que se registran
en la pantalla para obtener una mejor percepcin de estos. Una de las ventajas que nos ofrece la
vista previa del informe es una buena presentacin que se utiliza de la informacin almacenada
en la base de datos, como se muestra a continuacin.

- 72 -

ARCHIVO HISTRICO DE LA SEP


FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Ministerio de Relaciones
Interiores, Justicia

Inspeccin General de
Instruccin Primaria.

Antiguo Ministerio

Ttulo de Preceptor

Guadalajara, Jal

FECHA

CAJA

18 - Febrero - 1856

EXPEDIENTE FOLIO
358

DESCRIPCIN

13

1 La Junta Directora de Jalisco expide titulo

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruccin Primaria y
Normal.

Escuela Normal para


Profesoras.

Informe de actividades
escolares

Mxico, D. F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1 - Marzo - 1893

DESCRIPCIN

44

1 Informe de los trabajos escolares de 1892

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruccin Primaria y
Normal.

Escuela Normal para


Profesoras.

Libro de Actas de
Exmenes

Mxico, D.F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1895 - 1914

DESCRIPCIN

23

7 Acta de calificaciones de exmenes parciales

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruccin Primaria y
Normal.

Escuela Normal para


Profesoras.

Registro de Ttulo

Mxico, D.F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1891 - 1905

13

DESCRIPCIN
42 Registro de ttulo de Profesoras de Primaria

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruccin Primaria y
Normal.

Escuela Normal para


Profesores.

Registro de Ttulo

Mxico, D.F

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1891 - 1905

DESCRIPCIN
7 Registro de ttulo de Profesores de Primaria

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruchfnklcin
Primaria y Normal.

Personal Sobresaliente

Comisin e informe de
comisin

Mxico, D.F

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

2 - Agosto - 1902

24

304

DESCRIPCIN
3 La profesora rinde el informe respectivo.

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Estado y del


Despacho de Justicia

Instruccin Primaria y
Normal.

Personal Sobresaliente

Comisin e informe de
comisin

San Louis Missouri,


E.U.A.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

27 - Enero - 1903

24

304

DESCRIPCIN
3 La Prof. Laura Mndez visita escuelas en E.U.A

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Educacin
Pblica

Departamento de la
Campaa contra el

Sin serie

Informe

Mxico, D.F

FECHA

CAJA

19 - Mayo - 1922

EXPEDIENTE FOLIO
3924

16

DESCRIPCIN
2 Campaa contra el Analfabetismo

FONDO

SECCIN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretara de Educacin
Pblica

Personal Sobresaliente

Personal Sobresaliente

Informe de empleos

Mxico, D.F

FECHA

CAJA

27 - Noviembre - 1926

EXPEDIENTE FOLIO
38

DESCRIPCIN
1 Informe de empleos y sueldos del Sr. Jaime Torres

- 73 -

IMPRIMIR INFORME
Esta opcin tiene la funcin de llevar a cabo la impresin de los datos de la consulta realizada por
medio de un informe si es que as se requiere, estos pueden imprimirse en forma de documento
de texto y as poder obtener la relacin de los resultados deseados.

CERRAR FORMULARIO
Por ltimo se remarca la importancia del botn de una puertita que nos indicar la salida o el
cierre del sistema cuando ya no se requiera consultar ms informacin de la base de datos.

La utilizacin de estos recursos tecnolgicos es indispensable porque ofrece cuantiosos


beneficios potenciales, tales como: libre acceso, flexibilidad, mayor capacidad de anlisis y
menor manipulacin fsica de los documentos, por lo que los fondos documentales, deben de ser
seleccionados previamente para poder digitalizarlos, lo que constituye todo un proceso que forma
parte integral del trabajo de los archivstas.

- 74 -

3.4 EL MARCO LEGAL DE LA DIGITALIZACIN


El desarrollo de las tecnologas representa un gran recurso de conservacin y difusin de los
archivos de instituciones pblicas o privadas, que en el caso de Mxico, enfrentan el problema
del rezago y la falta de un marco legal que favorezca su desarrollo. Ante la falta de una
reglamentacin adecuada, algunos de los servicios y proyectos de colaboracin, as como el pago
por concepto de derecho de autor, se han visto afectados e inclusive han tenido que suspenderse
porque no se cuenta con el marco legal adecuado. Esto ocurre sobre todo en casos relacionados
con la reproduccin de acervos, y que gracias al desarrollo de la tecnologa, se ha logrado hacer
copias de alta calidad que podran pasar inclusive por los documentos originales. El marco legal
de la digitalizacin es uno de los elementos fundamentales que debe ser creado para tener el
orden de todos los actos inherentes al quehacer cotidiano de la digitalizacin en las instituciones,
creada por la necesidad de regular, con un soporte jurdico, los mtodos formales para un nivel de
excelencia, este debe ser la respuesta a las demandas sustantivas en su desarrollo. 146
En los Estados Financieros se menciona que la informacin debe estar integrada y controlada a
travs de las bases de datos. Por lo que debe haber una transferencia electrnica de informacin.
Debe haber un cambio continuo en la modalidad del control de acuerdo con las nuevas
tecnologas.147
El Cdigo Fiscal de la Federacin seala en el artculo 30 cuarto prrafo que los documentos con
firma electrnica avanzada o sello digital, debern conservarse de conformidad con las reglas de
carcter general que al efecto emita el servicio de administracin tributaria. Y los contribuyentes
que dictaminen sus estados financieros por contador publico registrado, se podr optar por
presentarlos a travs de los medios electrnicos de conformidad con las reglas de carcter general
que al efecto emita el servicio de administracin tributaria. 148
En el mismo cdigo se seala en su articulo 52 que las personas que dictaminen sus estados
financieros por contador pblico, podrn grabar en discos pticos la documentacin que ampara
los actos o actividades que realicen, los servicios que reciba y las compras que efecten,
correspondientes al ejercicio que hubieran dictaminado, siempre y cuando cumplan con los
requisitos que se marcan y en los Diarios Oficiales de la Federacin del 29 de junio de 1993 en su
art.53 A; del 28 de marzo de 1994 en su art.57; del 31 de Marzo de 1995 en su art. 68; y el del
9 de Febrero de 1996 art. 68; Se menciona la utilizacin que se debe llevar a cabo para la
grabacin de la informacin institucional en discos pticos.149

146

notas de hoy. [en lnea]. [citado 19 junio de 2006; 23:20 EST] Disponible en Word Wide Web:
<http://www.conaculta.gob.mx/saladeprensa/2004/04feb/acervo.htm>
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de Reglamentacin de los Servicios Archivsticos. Mxico DF. 1999. p. 40

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CONCLUSIONES
Los archivos histricos lejos de aquella imagen que los concibe y sita como repositorios de
papeles intiles sin ningn valor, ms bien deberan ser considerados como el autentico reflejo de
las instituciones, ya que representan el valor social y cultural de una nacin, esto es en bien de la
humanidad por la conservacin y preservacin de la informacin histrica, lo que exige tener una
organizacin e infraestructura de apoyo, dedicada a almacenar informacin en archivos
electrnicos y traspasarlos a nuevos formatos y/o medios, de acuerdo a los cambios tecnolgicos
que se vayan dando a lo largo del tiempo.

Por lo que disponer de soportes alternativos al original, o bien, de documentos directamente


generados en nuevos materiales como imgenes digitalizadas y la enorme variedad de soportes
electromagnticos propicia, en primera instancia, un uso ms adecuado de los originales que
dejan de estar sometidos a una manipulacin directa y contina. Esta posibilidad facilita y
simplifica su consulta al generar bases de datos que permiten el acceso y la bsqueda de
informacin en forma rpida y precisa.

Todo este avance tecnolgico, aunado al inters de los archivos histricos permite llevar a cabo la
conservacin de la documentacin histrica y por consecuencia la funcionalidad del archivo que
de cmo resultado, ptimos recursos electrnicos funcionales y que se pueda ver reflejado con el
tiempo en los archivos de las instituciones, ya que toda la documentacin generada forma parte
del patrimonio histrico cultural de Mxico.

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