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QUE
PARA
OBTENER
LICENCIADO
ARIEL
EN
ANTONIO
ASESORES:
N
EL
TTULO
DE
ARCHIVONOMA
CAMACHO
ESCOBAR
MXICO, D. F.
2006
1
DEDICATORIAS
Muchas Gracias.
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO.......III
INTRODUCCINIV
CONCLUSIONES............76
BIBLIOGRAFA..77
II
PREFACIO
El presente trabajo de investigacin pretendi llevarse a cabo de manera clara y explcita, donde
mi motivo principal es resaltar la importancia de mantener protegidos fsicamente los
documentos originales que se resguardan en los archivos histricos, ya que por su mal manejo
tienden a daarse y por consiguiente a perder su valiosa informacin.
Lo que busco con la realizacin de este trabajo es mostrar que existen alternativas de uso hacia
los documentos que se encuentran en los archivos histricos, para que no sufran un extravi, ni se
altere o dae su informacin contenida, ya que de ello depende los xitos o fracasos que tengan
las instituciones al momento de realizar su toma de decisiones. Por consiguiente se requiere del
apoyo de una buena descripcin documental, adems de utilizar los sistemas de archivo para su
correcta organizacin y sobre todo hacer uso de los servicios y ventajas que nos ofrecen las
nuevas tecnologas, donde la finalidad de llevar a cabo la digitalizacin en las funciones de los
archivos histricos, es contar con una alternativa para que la documentacin original perdure
como un fenmeno de expresin cultural.
En muchos casos sta ha sido la nica forma en que el pasado de una sociedad se ha podido
reconstruir y registrar por escrito para su conservacin dentro de los archivos histricos, estos son
sin duda el depositario de la informacin histrica lo cual permite su conservacin a travs del
tiempo a fin de que las generaciones futuras puedan conocer y comprender como fueron los
acontecimientos y hechos que las precedieron.
Durante el desarrollo de este trabajo, realice una investigacin en el archivo histrico del Centro
de Estudios de Historia de Mxico y el archivo histrico y de reprografa de la Secretaria de
Educacin Pblica para obtener informacin con respecto a sus fondos documentales, para lo
cual tuve que realizar una labor de convencimiento y afortunadamente no se me neg el acceso.
Al mismo tiempo la consulta a las fuentes documentales como sustento de informacin las tuve a
mi alcance, donde en su mayora es de autores especialistas en la temtica, lo que permiti el
auge de los sistemas de archivo como apoyo para el control, descripcin y resguardo documental
en un archivo histrico por medio de documentos digitalizados.
Es justo dar mrito y gran reconocimiento a mis dos asesores, La Profa. Maria Longina vila
Luna y el Prof. Salvador Elas Rodrguez Sols, quienes me guiaron en los momentos difciles y
confusos, porque que gracias a su calidad incuestionable de asesoria logre estructurar y concluir
este trabajo.
III
INTRODUCCIN
Las funciones y responsabilidades de las unidades de archivo y de los funcionarios encargados de
administrarlas se han ampliado considerablemente. Ante la perspectiva del estancamiento o la
disminucin de los recursos, los archivistas han tenido que encontrar un sitio para un volumen
cada vez mayor de documentos, adaptar las prcticas y los principios archivsticos tradicionales a
medios de registro y fuentes de informacin nuevos, asimilando los rpidos adelantos
tecnolgicos que han tenido lugar en las comunicaciones y en los medios de registros de datos.
Dos grandes tareas constituyen este trabajo, la primera es la descripcin de los contenidos bsicos
de cada documento y la segunda, la definicin de los criterios que permiten ofrecer al usuario las
mejores alternativas de consulta, con rapidez y seguridad en la informacin buscada,
aprovechando al mximo las posibilidades que brindan los sistemas tecnolgicos y de archivo.
En el primer captulo se menciona la conceptualizacin, la conformacin, la importancia, el
origen, las funciones y los servicios que se realizan en el archivo histrico. As como tambin el
valor que tiene su documentacin a nivel social y cultural, como parte del patrimonio de la
humanidad apoyndose a travs de medidas de organizacin que ayuden a su ordenacin,
difusin, y conservacin documental.
En el segundo captulo se aborda la conceptualizacin, la importancia, los objetivos, y la funcin
que cumplen los mtodos de ordenacin en los archivos histricos como parte fundamental de su
organizacin. As como tambin, la importancia que conlleva la descripcin documental a travs
de los diferentes instrumentos de descripcin al detectar datos primordiales del documento, su
funcin y permanencia, tambin se aplica un cuadro comparativo entre el Archivo Histrico del
Centro de Estudios de Historia de Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la
Secretaria de Educacin Pblica. Esto es con la finalidad de saber cuales son las problemticas
que hay en estos dos archivos, fundamentando as la exposicin del siguiente captulo.
En el tercer captulo se menciona la propuesta de solucin a la problemtica que existe en los dos
archivos histricos mencionados en el captulo anterior, estas propuestas son: La implementacin
de la digitalizacin para proteccin del documento histrico, La creacin de una base de datos,
que asegure el almacenamiento y la recuperacin rpida y oportuna de la informacin histrica
para conservar el patrimonio histrico institucional.
Todo esto sin olvidar el aspecto legal de propiedad intelectual , ya que la informacin se debe de
mantener inalterable, segura y a disposicin de los usuarios dentro de estos centros de
informacin, de esta forma se contribuye para que el documento original se conserve y junto con
ello se proteja de una mala manipulacin extravi.
Por todo esto, no se debe considerar a los archivos histricos como archivos muertos depsito
de papeles sin valor alguno dejndolos expuestos a su maltrato fsico y por lo tanto poniendo en
riesgo la perdida de su informacin. Los archivistas debemos de cambiar esa concepcin y
realizar investigaciones para que los documentos que se encuentran en estas unidades de archivo
puedan conservarse y as preservar la memoria institucional.
IV
CAPTULO 1
EL ARCHIVO HISTRICO
-1-
5
6
Ibd., p.4
Loc. cit.
-2-
Ibd., p. 9
-3-
-4-
A continuacin presento las teoras del ciclo vital planteada por diversos autores:
11
11
Consideraciones Sobre el Mtodo en Archivstica. [en lnea]. [citado 1 Octubre 2005; 15:40 EST]. Disponible en
World Wide Web: <http://www.ucm.es/info/documen/articulos/ art_primera/art_conchita.pdf - Resultado
Suplementario
-5-
Wyffels: En 1972, planteo su teora de las tres edades de los documentos que daran lugar
a diferentes categoras de archivos. Dicha teora esta en relacin con la idea y realidad de
que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este
ciclo vital como otros, contempla despus del nacimiento, el crecimiento, el
decrecimiento y la muerte. A partir de esta teora el ciclo vital del documento ha
aparecido en las obras archivsticas de muchos pases y ha sido aceptada y defendida por
varios especialistas.
Philips C. Brooks: En USA fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los
documentos que se transformo en accin con la implementacin de programas de gestin
documental y la creacin de los denominados archivos intermedios. La existencia del
archivo intermedio se plantea como resultado del volumen cada vez mayor de la
documentacin que obliga a las instituciones a depositar aparte, los expedientes que son
poco consultados a efectos administrativos, incluso antes de su depsito definitivo y
permanente.
Frank Evans: En un intento por racionalizar la creacin, mantenimiento, uso y
eliminacin de documentacin, a partido de una encuesta en la que se ha demostrado que
cada archivo refleja unas tradiciones y practicas administrativas y archivsticas diferentes,
sin embargo pueden sentarse bases y servicios para conseguir la eficiencia y coordinacin.
Elio Lodolini: En una lnea tradicional y conservadora, razona en que si el archivo es un
conjunto de documentos procedentes de una institucin y por tanto unido por el vnculo
de procedencia, la eliminacin de alguna parte de ese conjunto resulta un hecho
archivstico. As pes, todos los documentos deberan de conservarse tericamente, pero
la produccin actual crece notablemente lo que hace imposible su conservacin total. Esta
corriente italiana difiere de otra de archivistas norteamericanos que plantean la necesidad
de una valoracin documental con vistas a la seleccin en la que son razones de peso, para
la consideracin de los costos de almacenamiento y conservacin.
Manuel Vzquez: La valoracin de los documentos y de su informacin, es el umbral de la
eliminacin, es algo que hay que llevar responsablemente y con perspectivas de futuro. A
un evaluador responsable e imaginativo le asaltaran serias dudas sobre la conservacin de
documentos en cuanto que todos tienen valores diferentes y permanentes, teniendo en
cuenta que lo que se destruye no se recupera jams.
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12
13
-7-
Ibd., p. 26
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma. Op. Cit., p. 5
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16
-9-
Fase Activa
Fase Semiactiva
Archivo de Trmite
Fase Inactiva
Archivo de Concentracin
Transferencia
Primaria
Archivo Histrico
Transferencia
Secundaria
Depuracin
Valor Primario
Valor Secundario
Administrativo
Legal
Fiscal
Informativo
Testimonial
Evidencial
En este diagrama se puede observar de manera ms clara como el Archivo de Trmite es la fase
activa en donde la documentacin es consultada con frecuencia, donde posteriormente se
transfiere al Archivo de Concentracin que es la fase semiactiva en donde la documentacin es
consultada espordicamente, y donde conserva sus valores primarios (administrativo, legal y
fiscal). Por ltimo la transferencia secundaria se realiza del Archivo de Concentracin al Archivo
Histrico, es la fase inactiva que es cuando los documentos pierden sus valores primarios y
adquieren los valores secundarios (informativo, testimonial y evidencial), ya que se convierten en
la memoria documental de quien los genero y su uso es con fines culturales y de investigacin. Y
para aquellos que no cuentan con los valores secundarios se hace una depuracin.
- 10 -
17
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18
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Descripcin: Aqu se aplican los instrumentos descriptivos que desglosan la calidad y cantidad
del contenido documental. Se apoya en: 20
Instrumentos de descripcin o consulta: Llamaremos descripcin archivstica a la
elaboracin de registros a partir de la documentacin que hay en el archivo. Estos adems
de servir como instrumentos de consulta y permitir la difusin, nos permite controlar la
existencia documental y por lo tanto facilita su localizacin.
La descripcin archivstica: Se realiza por que es necesario crear instrumentos que
faciliten el acceso a los archivos quienes estn conformados por documentos. La
organizacin se plasma en un cuadro de clasificacin, se delimita lo que se va a describir:
fondo, seccin, serie, unidad documental segn sea el caso, por medio de los instrumentos
de descripcin documental como (la gua, el inventario y el catlogo).
19
20
Ibd., p. 54-56
Ibd. p. 59-62
- 13 -
Envases.- La acidez que tienen los envases destruye los documentos que se guarda en
ellos. La acidez se mide en ph. Un nivel aceptable es 6.5 a 8.5, lo que es neutral al
promedio ph bsico. Para combatir la posible destruccin por acidez, los documentos
deben almacenarse en cajas y carpetas libres de cido, aunque estas sean costosas. El
envase aceptado generalmente como el ms adecuado para los documentos histricos es la
caja Hollinger. Esta es una caja gris de cartn de fibra que esta libre de cido, la hay en
varios tamaos para los diferentes tipos de documentos.
Carpetas.- Las carpetas a prueba de cido estn disponibles en tamao estndar y legal en
la mayora de las empresas que venden materiales de oficina. Estas carpetas son hechas
con papel permalife y protegen el contenido contra el dao que ocasiona la acidez.
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22
Ibd., p. 8
- 15 -
j) Establecer reglas claras para evitar el deterioro en los documentos, tales como: no fumar,
no introducir alimentos y bebidas, etc.
Es por esto que el archivo histrico siempre debe de tomar en cuenta estas indicaciones, porque
se trata de proporcionar un servicio de informacin general a quien lo solicite y si hay alguna
problemtica en alguno de estos puntos, es indispensable identificarlo para darle una solucin
inmediata buscando su correcto funcionamiento.
Polticas
Las polticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental que
demandan los usuarios; por esta razn se requiere establecer un estatuto claro y explcito para
estos mismos. Ello permitir que el archivsta proporcione un servicio eficiente. Adems cuando
se establezca, no se debe perder de vista la base legal que regula al pas al que pertenece el
archivo, para estar dentro de los parmetros jurdicos que establece la ley. As, dentro del archivo
histrico, las polticas que se deben de contemplar son las siguientes: 23
Polticas de Servicio
23
Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el
servicio.
Ibd., p. 27 - 28
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Polticas de Control
Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales
como vales de prstamo e inventarios.
Polticas de Integracin
- 17 -
As; por tanto, podemos mencionar como medios de difusin los siguientes: 24
La publicacin: Es reunir bajo una misma cubierta la documentacin, cuyo fin evidente es
hacerlos accesibles a un pblico mas vasto y que se pueden consultar en los archivos.
Cuando una pequea cantidad de documentos que tratan sobre un tema o asunto
preciso estn dispersos en varios lugares alejados e interesan a una serie de
investigadores.
24
Ibid., p. 17 - 19
- 18 -
Prstamo Documental
Es la operacin que realizan los archivistas de otorgar o proporcionar los expedientes o
documentos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta de estos por su gran valor
informativo.
Durante las dos primeras fases del ciclo vital, slo la entidad que produce los documentos puede
consultar estos y su prstamo esta restringido; pero, a partir de la frase inactiva, los documentos
adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razn de que mas usuarios lo consulten.
Un servicio muy importante que brinda el archivo histrico es el de prstamo de expedientes y la
relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes
primarias para obtener informacin.
El prstamo se debe de realizar a travs de un registro de control que llamaremos (vale de
prstamo). De esta manera se puede llevar un control de la entrada y salida de los documentos
para evitar perdidas. 25
25
Ibid., p. 22
26
Ibd., p. 41
- 19 -
Este captulo representa el valor social y cultural que refleja un archivo histrico en bien de la
humanidad, considerando sus valores documentales que dan la pauta para su conservacin
permanente, apoyando al archivsta con las medidas de organizacin y preservacin que
favorezcan su ordenacin, difusin y prstamo con el fin de brindar a su vez un servicio de
consulta documental con calidad.
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CAPTULO 2
LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
UTILIZADOS COMO APOYO
PARA LA DESCRIPCIN Y
RECUPERACIN DOCUMENTAL EN
DOS ARCHIVOS HISTRICOS
53
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. VII Congreso Nacional de Archivos. Serie de Informacin de Archivo
de Mxico. 1996. p. 259
54
GONZLEZ RAMREZ, Lus. Archivonoma. El Registro de la Informacin. Mxico, Edit. Eca. 1984. p. 34
- 21 -
DIRECTOS:
Son los que estn formados por aquellos que no
requieren del empleo de catlogos, registros o
ndices para su localizacin y consulta como
son: alfabtico, geogrfico y por asuntos.
55
56
INDIRECTOS:
Lo constituyen los que si requieren del empleo
de catlogos o registros para su localizacin
como son los: cronolgico, numricos simple,
decimal, topogrfico, etc.
- 22 -
A continuacin se mostraran cada uno de los sistemas de archivo que pueden ser utilizados de
acuerdo a la tipologa documental y a las funciones que se realizan en una institucin:
b) UTILIZANDO EL SISTEMA
ALFABTICO DE ARCHIVO
57
58
- 23 -
El autor Giuseppe Continolo menciona que el sistema en orden alfabtico es aconsejable como
nico sistema de ordenacin de los documentos cuando estos no sean muy numerosos, la
posibilidad de errores es limitada y cuando, adoptamos este criterio, se obtiene una notable
elasticidad del sistema. Es por tanto, ideal para archivos y bibliotecas no muy grandes en los que
no se provee un posterior crecimiento. 59
CONTINENTE:
Mxico
PAS:
ENTIDAD FEDERATIVA:
DELEGACIN O MUNICIPIO:
Distrito Federal
Cuahutmoc
Centro
COLONIA:
Victoria No. 7
CALLE:
59
- 24 -
Giuseppe Continolo expresa que el sistema de archivo en orden geogrfico es aconsejable cuando
se siente la necesidad de subdividir la documentacin con el fin de facilitar las operaciones
sucesivas o cuando existen razones especiales, como la necesidad de controlar zonas de venta.
Cuando los servicios comerciales quieren seguir de cerca la actividad de las filiales, o quieren
mantenerse al corriente, mediante una organizacin especial de los propios archivos, de las ventas
llevadas a cabo en una determinada localidad, el sistema geogrfico es el mejor medio para
conseguir este fin. 61
Ejemplo:
ASUNTOS:
DEPARTAMENTO:
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Ventas
Recursos Financieros
Ventas
Ventas
Mercadotecnia
Recursos Materiales
Recursos Tcnicos
Archivo
Seleccin de Personal
Adquisicin de Mobiliario
Relacin de Proveedores
Estadstica de Gastos
Registro de Clientes
Solicitud de Pedidos
Contratos de Propaganda
Cobro de Cuentas Pendientes
Cumplimiento de Obligaciones Legales
Clasificacin y Guarda Documental
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62
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ASUNTOS:
Adquisicin de mobiliario
Clasificacin y Guarda Documental
Cobro de Cuentas Pendientes
Contratos de Propaganda
Cumplimiento de Obligaciones Legales
Estadstica de Gastos
Registro de Clientes
Relacin de Proveedores
Seleccin de Personal
Solicitud de Pedidos
DEPARTAMENTO:
Recursos Materiales
Archivo
Recursos Materiales
Mercadotecnia
Recursos Tcnicos
Recursos Financieros
Ventas
Ventas
Recursos Humanos
Ventas
Segn Giuseppe Continolo el sistema de archivo por asuntos se aplica a toda institucin en que el
archivo no esta ordenado segn un criterio unvoco, sino que esta dividido en grandes series
(materias), que a su vez se ordenan segn criterios particulares. Aunque es relativamente fcil y
en muchos casos conviene separar la documentacin de acuerdo al tipo documental y es evidente
que cuanto ms se profundiza en cierto grado, las dificultades que se encuentran son mayores. 63
63
64
- 26 -
TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
DA
25
14
13
24
21
17
25
14
17
11
MES
Marzo
Enero
Abril
Junio
Noviembre
Agosto
Marzo
Febrero
Marzo
Septiembre
AO
1980
1984
1981
1982
1977
1981
1978
1983
1984
1980
AO
1977
1978
1980
1980
1981
1981
1982
1983
1984
1984
MES
Noviembre
Marzo
Marzo
Septiembre
Abril
Agosto
Junio
Febrero
Enero
Marzo
DA
21
25
25
11
13
17
24
14
14
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TOPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo
Segn Continolo el sistema de archivo cronolgico es tambin aconsejable como medio auxiliar
de trabajo. Este sistema de clasificacin puede tambin utilizarse en las pequeas y medianas
instituciones. As siempre que haya necesidad de fijar el vencimiento para una determinada fecha,
de un pago, cobro, obligacin o solicitud, tal sistema es de aplicacin muy sencilla y de coste
reducido. 65
65
- 27 -
TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
AO
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
TIPOLOGA DOCUMENTAL
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
Certificado de Acreditacin de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Zonificacin del Sistema de Informacin Geogrfica
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico
Certificado nico de Zonificacin de Uso de Suelo Especfico y Factibilidades
Certificado de Zonificacin de Uso de Suelo Permitidos
AO
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
2004
Por su parte el autor Continolo menciona al respecto que el sistema de archivo numrico presenta
un grave inconveniente: la localizacin del documento clasificado resulta imposible sino se
conoce el nmero asignado. Esto significa que, siempre que se clasifica por orden numrico, es
necesario emplear una lista o gua para su localizacin lo que hace ms eficaz a este sistema. 67
66
67
- 28 -
LENGUAJES DOCUMENTALES
TEMAS Y SUBTEMAS
Unidad I
COMUNICACIN DOCUMENTAL
1.1 Concepto de comunicacin documental
1.2 Formas de comunicacin documental
1.2.1 Comunicacin del documento
1.2.2 Comunicacin de la informacin
Unidad II
EL LENGUAJE NATURAL
2.1 Concepto de lenguaje
2.2 Concepto de lenguaje natural
2.3 Problemas de lenguaje natural
2.3.1 Sinonimia
2.3.2 Antonimia
2.3.3 Polisemia
2.4 Ventajas y desventajas del uso del lenguaje natural en el mbito archivstico
68
DOMNGUEZ CORONA, M Thala. Archivonoma. Teora y Prctica. Edit. Mc. Graw Hill Mxico 1986. p. 72.
- 29 -
Unidad III
EL LENGUAJE DOCUMENTAL
3.1 Concepto de lenguaje documental
3.2 Condiciones de elaboracin de un lenguaje natural
3.2.1 Lenguaje unvoco
3.2.2 Lenguaje inequvoco
3.3 Elementos archivsticos para la elaboracin de un lenguaje documental
3.3.1 Anlisis del vocabulario archivstico
3.3.2 Construccin de un lenguaje documental
3.3.2.1 Elementos tcnicos para la elaboracin de un lenguaje documental
3.3.2.2 Bsqueda de la informacin
69
ENTREPAO: Son los espacios que hay dentro de cada estante para colocar las cajas.
CAJA: En ellas se encuentran los expedientes y llevan una numeracin consecutiva, que
son colocadas dentro de cada estante o batera segn corresponda.
- 30 -
Para concluir Lozano Herrera hace mencin de que para elegir el sistema de archivo adecuado a
los asuntos de una institucin debern procederse de la siguiente forma: 70
70
- 31 -
El autor Gilbert Kahn menciona que cualquiera que sea el sistema de archivo que se escoja, debe
proveer la necesaria flexibilidad, expansin y adecuada distribucin de los documentos,
conceptos que se vern a continuacin:
La flexibilidad.- En un sistema de archivo quiere decir que el sistema puede ser variado a
medida que aumenta el volumen documental dentro del archivo a diferencia de otros
sistemas implementados que en una poca fueron eficaces hoy resultan inoperantes
afectando con esto la eficiencia y control de la localizacin de los documentos.
Expansin.- En un sistema de archivo significa tomar algunas disposiciones para poder
guardar el creciente nmero de documentos resultante del desarrollo de la institucin. La
expansin se puede lograr bien sea por medio de sistemas que son fciles de ampliar,
como el archivo por asuntos y el numrico, o proporcionando espacio en cualquier
sistema que se use, como el alfabtico para integrar el creciente nmero de documentos. 71
Adecuada distribucin de documentos.- Quiere decir que los documentos ms consultados
deben estar distribuidos uniformemente por todo el archivo y que el nmero de ellos debe
ser casi el mismo en cualquier punto. Sin una adecuada distribucin de los documentos, se
crearn conflictos al momento de archivar o buscar la documentacin y que en
determinadas secciones de los archivos habr espacios llenos mientras que en otros habr
espacios sin utilizar. 72
De acuerdo a lo mencionado anteriormente y a la teora vista en clase puedo decir que los
documentos generados de las funciones institucionales son vitales para el funcionamiento y el
control de la misma. El xito de un negocio depende de la eficiencia en el manejo de los
documentos, por tal razn se recomienda hacer revisiones frecuentes de los sistemas de archivo,
para ayudar a lograr un mximo de ejecucin con un mnimo de costo en el menor tiempo
posible. Por lo tanto el establecer lmites requiere determinar la capacidad mxima de las carpetas
en trminos de la actividad relativa en un sistema de archivo. El grado de actividad de un sistema
de archivo depende, entre otras cosas, del volumen de documentos que se archivan.
Una vez que se conozca el grado de actividad, se pueden establecer normas especficas en cuanto
a:
1) El nmero mximo de documentos que se guardarn en cada carpeta
2) El nmero de carpetas que se usar en cada gaveta de la estantera
3) El total de estantera que se necesitar
71
KAHN, Gilbert. Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos. Edit. Mc. Graw Hill. Mxico. 1998. p. 193-194
72
Loc. cit.
- 32 -
La autora Josefina Q. de Gorbea menciona que un sistema de archivo debe ser acorde a las
necesidades documentales, ya que dar como beneficio institucional un ahorro en el
aprovechamiento de sus recursos humanos, materiales y tcnicos que coadyuven as mismo en el
ahorro de dinero, tiempo y espacio. Este sistema debe ser lo ms sencillo de usar no solamente
para la persona que lo tiene a su cargo, sino para todos los dems empleado que deseen localizar
los documentos, es por esto que los archivos deben estar sencilla y lgicamente organizados. 73
Q. DE GORBEA, Josefina. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. Cincinnat, Ohio. EE.UU. 1977.
P.224
- 33 -
De esta forma el vnculo de estos requisitos con un sistema de archivo apropiado a las
necesidades documentales o institucionales, aseguran el estudio de cualquier centro de
documental.
Las funciones de los sistemas adquieren una particular importancia como es:
Reunir ordenadamente todos los documentos que se concentran en el archivo para su buen
funcionamiento y de acuerdo al criterio que se tome para implementar y hacer funcional
el sistema de archivo adecuado.
Asegurar la mejor conservacin de los documentos reunidos, disponiendo de los sistemas
de archivo y de mobiliario en general.
Asegurar la mxima rapidez en la localizacin documental solicitado por los diversos
departamentos de la institucin, esta eficiencia depende precisamente de la seleccin
correcta del sistema de archivo.
Se comprueba si la documentacin se archiva regularmente.
- 35 -
Para lograr estas funciones es necesario dotar al archivo de una estructura adecuada que permita:
a) Disponer de un archivsta competente.
b) Dotar al archivo de personal que cuente con conocimientos archivsticos.
c) Instalar el archivo en locales idneos.
d) Disponer de mobiliario que responda a las exigencias de su funcin.
e) Implementar un sistema de archivo acorde a la documentacin.
f) Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo
momento.
Una importante observacin hace el autor Continolo cuando argumenta que la determinacin del
sistema ms adecuado para satisfacer las particulares condiciones de la institucin no se pueden
realizar abstractamente, sino teniendo en cuenta la situacin concreta de aquella. En otras
palabras cada institucin debe efectuar un detenido estudio, tanto de la documentacin como de
las fuentes de procedencia, antes de decidirse por un determinado sistema. Esta indagacin
preliminar debe prever el posible desarrollo de la institucin, ya que el sistema de archivo debe
adaptarse continuamente a las cambiantes condiciones que se producen en la misma.
La eleccin de un sistema de archivo viene impuesta en primer lugar por el tipo de
documentacin a archivar. Es evidente que la documentacin que los usuarios consultan debe ser
clasificada y archivada. Por lo tanto a cada tipo documental debe de corresponder un sistema de
archivacin apropiado, teniendo en cuenta los elementos particulares que la distinguen como son:
74
a) El Valor de la documentacin: cuando ms importante sea esta, tanto mayor debe ser el
grado de precisin del sistema elegido, para evitar que los documentos se disgreguen y su
hallazgo resulte problemtico;
b) Las caractersticas de la documentacin: En cada tipo de documentacin hay siempre una
serie de elementos destacables que permiten una ms fcil identificacin. El sistema
elegido debe ser el que exige el menor trabajo preliminar de preparacin de la
documentacin a archivar;
74
- 36 -
c) La Frecuencia con que se supone que ser utilizada la documentacin una vez archivada:
Si los documentos despus de archivados no han de ser objeto de manipulacin
posteriormente, se puede elegir un sistema que permita un coste mnimo de clasificacin y
archivo; por el contrario, si la documentacin ha de ser consultada con frecuencia, deber
adoptarse un sistema que asegure una gran precisin del trabajo y ofrezca las mayores
facilidades de hallazgo, aunque los costes se eleven;
d) Los Mtodos de conservacin empleados: No toda la documentacin se conserva en el
archivo el mismo tiempo; el tiempo sealado para esta conservacin ha de influir, por
tanto, en la eleccin del sistema que se adopte.
Tambin el autor Continolo menciona que los sistemas elegidos para la organizacin del archivo
deben ser sencillos y rpidos. Esta simplicidad y rapidez del sistema de organizacin adoptados
depende, pues, en gran medida de cmo se coordinen y utilicen los sistemas de clasificacin
preestablecidos.
La particular importancia que se le debe de atribuir a las funciones de los sistemas de archivo es
que sin la utilizacin correcta de estos sistemas se puede generar una explosin documental
difcil de manejar, ya que la diferente tipologa documental que se resguardan en los archivos, no
son ms que ejemplos de los mltiples aspectos bajo los cuales se manifiesta este fenmeno que
ha tenido como consecuencia el incrementar los costos administrativos. 75
La administracin de la informacin es un enorme caudal de documentacin que se convierte en
uno de los aspectos ms importantes de la actividad institucional. Es decir, todo lo que se
relaciona con el tratamiento y la manipulacin de los documentos que son el soporte de los datos
y la informacin de la institucin, es por ello que merece una especial atencin por parte de los
que se ocupan de la organizacin misma.
Los sistemas de archivo representan el lugar donde se encuentran los datos ordenados y
conservados que son los que interesan a la institucin. Con estos instrumentos de archivo,
naturalmente, ganan terreno las tcnicas de clasificacin, que llegan a perder el carcter de
empirismo que las caracterizaba para convertirse en instrumentos fundamentales para lograr una
mayor precisin en el proceso de ordenacin de la informacin.
Es por ello que viejas y nuevas exigencias han contribuido a acentuar la importancia de las
funciones tpicas de los sistemas de archivo hacia las instituciones y que son antiguo como
concepcin, pero siempre actual por su valor funcional.
75
Ibd., p 30
- 37 -
- 38 -
El archivo histrico constituye el ltimo eslabn de la cadena constituida por los diversos niveles
de conservacin de documentos. Debe, pues demostrar la eficacia de todos los sistemas de
archivo. Normalmente, no se concede al archivo histrico la importancia que tiene, porque se
piensa que, llegados a este punto, los documentos adquieren un valor puramente histrico y
pierden todo su valor operativo, y se almacenan all esperando nicamente el momento de su
destruccin.
Esto en parte es verdad, sin embargo no olvidemos que los documentos del archivo histrico
pueden ser objetos de consultas. En todo caso se debe tener siempre presente que de la eficacia de
los archivos de trmite y concentracin dependen de la existencia de los archivos histricos.
Es decir que los archivos histricos se nutren, en efecto de la documentacin que le enva
directamente el archivo de concentracin, ya que es la mayor parte de su documentacin, segn
las normas en vigor, dentro de cada institucin. En cuanto a los criterios de la implementacin de
los sistemas de archivo para ser adoptados por el archivo histrico, se aconseja conservar el
mismo criterio utilizado para el archivo de trmite y concentracin, pero hay que dejar en claro
que esto puede ser utilizable para los sistemas de archivo que se mencionaron anteriormente
como son el alfabtico, por asuntos, cronolgico, numricos simple y decimal, ya que esto facilita
la rpida extraccin de los documentos ya que ofrecen slo el inters puramente histricos. Esto
permite evitar tener que revisar la documentacin detalladamente por si existiera algn error de
organizacin.
En cuanto a los sistemas geogrfico y topogrfico se puede decir que estos sistemas pueden
perder su validez o confiabilidad, al momento de realizar una transferencia documental del
archivo de concentracin al histrico; esto debido a que manejan una ubicacin territorial
vigente. Sin embargo, no en su totalidad, porque a pesar de que hayan perdido su vigencia estos
sistemas todava pueden ser confiables para los usuarios que solicitan informacin de la
documentacin que se concentran dentro de estos sistemas de archivo y que a pesar de su
transferencia siguen siendo confiables como parte de la memoria histrica o institucional.
- 39 -
76
77
- 40 -
78
79
Loc. Cit.
Ibd., p. 233
- 41 -
LA GUA
Antonia Heredia hace mencin de que la gua como su propio nombre indica, tiene la misin
especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo ms importante. Es decir
que seala caractersticas, establece relaciones, aporta bibliografa, puntualiza la historia de los
organismos productores, seala la gnesis documental y las interrelaciones entre las series y las
secciones. Puede hacerse una gua de un fondo completo que englobe sus diversas secciones, o
bien puede redactarse al conjunto de archivos de una nacin o de una seccin dentro de un fondo
y de sus series documentales. 81 Los objetivos de la Gua son proporcionar informacin general
de un archivo.
80
- 42 -
Para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guas
que son: 82
Antonia Heredia hace mencin de que la gua es una obra cuya finalidad primordial es informar
sobre el conjunto; en la gua se hace historia de la institucin que produce la documentacin, de
las vicisitudes porque esta ha pasado hasta formar el fondo o depsito que hoy integra la seccin,
el archivo o el conjunto de archivos bajo un denominador comn.
La gua es una visin panormica y genrica de los fondos y grupos documentales de un conjunto
de archivos bajo un denominador comn, o bien de un archivo, o de una seccin, o de una serie,
acompaada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido. 83
EL INVENTARIO
De acuerdo con Cruz Mundet este instrumento combina la clasificacin y la descripcin, aunadas
con una doble finalidad: conocer que es lo que se tiene y como esta organizado, de una puede
informar con precisin acerca de su contenido y localizacin, de la otra, de manera que ante
cualquier bsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rpida. Logra la mejor
relacin costos/beneficios porque permite describir unnimemente los fondos y proporcionar
unos niveles de informacin satisfactorio para los usuarios. 84
Y de acuerdo a lo que expresa Antonia Heredia el inventario describe globalmente una serie
documental sin descender a la particularizacin. De aqu que la cualidad de somero es en cuanto a
cualidad esencial, convenga el inventario. El inventariar, es una labor precisa y delimitada
totalmente, dentro de la tarea general de descripcin. No podemos mezclarla o confundirla con
otras actividades archivsticas, anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogacin.
85
82
83
84
85
- 43 -
CLASES DE INVENTARIO
El inventario es la descripcin global de una serie documental sin descender a la
particularizacin. De aqu la particularidad de analtico. Son instrumentos de descripcin.
Dentro del inventario se contemplan dos clases o tipos de inventario:
Tambin Antonia Heredia dice que entre las cualidades del inventario estn la sumariedad y la
brevedad. Ha de describir con los trminos precisos indispensables la serie documental de que se
trate, que ya sabemos no es algo individualizado sino una agrupacin documental cuya unidad la
da el ser reflejo de una actividad concreta, de una misma tipologa o de una misma materia.86
La finalidad del inventario es doble de un lado facilita el control de existencias de la
documentacin al archivsta (funcin localizadora y de control) y de por otro puede considerarse
como indispensable elemento de orientacin para el investigador (funcin orientadora).
CATLOGO
Es un instrumento mucho ms detallado que el inventario, al describir ya no las series
documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogacin en un archivo
debe hacerse de forma sistemtica y continua. 87
CLASES DE CATLOGO
Los siguientes tipos o clases de catlogos se utilizan en archivos histricos y son:
86
87
- 44 -
Asuntos: Los expedientes se clasifican dependiendo del tipo de asunto que se maneje
dentro de la institucin.
Cronolgico: Se refiere al orden que se le debe de dar a los documentos que cuentan con
fechas que van desde la ms antigua hasta la ms actual, por lo que hay una secuencia o
cronologa.
88
Ibd., p. 44
- 45 -
Describir series
Facilitar su localizacin
Da un orden
Fcil localizacin
- 46 -
Abarca periodos cronolgicos (son los aos que abarca el fondo seccin)
- 47 -
Antonia Heredia menciona que para poder organizar un archivo es preciso tener el conocimiento
exacto de la historia de las instituciones y el personal que gener el fondo documental, as como
el manejo de la metodologa archivstica y los sistemas de organizacin existentes.
La descripcin documental es la parte ms importante dentro del trabajo intelectual que se realiza
en todos los archivos del mundo, pues aglutina todos los elementos que dan origen a la
archivstica. 89
Sin embargo podemos decir que cuando nos referimos a la descripcin debe entenderse como la
aplicacin metodolgica que contiene todos los elementos en la organizacin profesional de los
archivos para poder describirlos respetando y protegiendo su procedencia y su orden original.
Tambin no debemos de olvidar el anlisis documental, ya que constituye el punto de partida de
los trabajos intelectuales para la organizacin de los archivos ya que es el primer paso
metodolgico de la archivstica. Se trata de un elemento fundamental para alcanzar el
conocimiento exacto de los fondos que integran un archivo; Sin el archivsta se estar
imposibilitado para iniciar trabajos formales de descripcin.
De esta forma el anlisis nos lleva a la comprensin de los elementos que se interrelacionan con
el conocimiento de las instituciones o personas y las funciones que dieron origen a la procedencia
de los fondos y al orden original en el que nacieron los documentos.
A continuacin se muestra el caso del Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia de
Mxico y el Archivo Histrico y de Reprografa de la Secretara de Educacin Pblica. Donde da
a conocer cuales son los instrumentos de descripcin que aplican, que sistemas de archivo
utilizan, as como tambin los recursos tecnolgicas que implementan para evitar el mal manejo o
extravi que ocasiona la perdida de su informacin histrica, para lo cual se presenta un cuadro
comparativo.
89
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental.Sevilla Espaa. 1982. p. 111
- 48 -
90
MOGUEL FLORES, Josefina. La descripcin y la difusin archivistica de los fondos documentales de Condumex.
Mxico 1994. p. 43
91
Ibd., p. 43-44
- 49 -
Para llevar acabo las descripciones de su acervo el archivo agrupo sus colecciones documentales
en fondos, por lo cual se ha preocupado por realizar un inventario desde su incorporacin inicial.
Una vez inventariado el fondo documental se procede a organizarlo y clasificarlo. A partir de
1976 el centro de estudios decidi instaurar las guas y catlogos de los archivos, para lo cual se
crean fichas catalogrficas que se realizan de manera manual.
En la descripcin de los fondos documentales de este Archivo Histrico existen variaciones de
fechas que le son inherentes y que cubren las primeras y ultimas contenidas en sus documentos.
As mismo, para la descripcin de los fondos documentales tambin se lleva acabo la elaboracin
de una lista de los mismos fondos, numerados en romano, a fin de que los investigadores
conozcan y puedan identificar la coleccin a la que corresponde, independientemente de su
cronologa.
Entonces la descripcin documental del Archivo Histrico del Centro de Estudios recae por orden
de fondos o una coleccin especial documental como se muestra a continuacin. 92
Fondos Documentales:
92
Loc. Cit.
- 50 -
Orden Cronolgico:
93
94
Loc. Cit.
Ibd., p. 47
- 51 -
Los orgenes del Archivo Histrico de la Secretara de Educacin Pblica que en adelante
abreviaremos con las siglas AHSEP, se remontan a la creacin misma de la Secretara de
Educacin Pblica, el 29 de septiembre de 1921. Es un archivo pblico en funciones, que presta y
difunde su acervo, coadyuvando al incremento de la cultura mexicana. Pone por ello a la
disposicin del pblico en general, la documentacin que resguarda y que es la principal fuente
para el estudio de la educacin en Mxico, en el siglo XX.
Este archivo histrico resguarda aproximadamente 3 km. lineales de documentos en
aproximadamente 8000 cajas, que abarca el perodo comprendido entre los aos de 1867 a 1980,
que han sido generados en torno a la educacin de los mexicanos, desde las instancias
gubernamentales, encargadas a lo largo de estos aos, de implementar las polticas educativas
nacionales, as como desde otros mbitos no oficiales, que en calidad de actores sociales del
proceso educativo generan tambin testimonios escritos.
La documentacin est organizada con base a los principios de procedencia y orden original,
apegndose a los trminos archivsticos de fondo, quien genera la documentacin; seccin, quien
elabora la misma; serie, asunto de la misma y en algunos casos, subseries.
El acervo documental que se resguarda, investiga y difunde, cuenta ya con una gua general,
donde se describen los fondos y secciones, procedencia institucional, organizacin, volumen,
perodo, instrumentos de consulta, descripcin informativa y su relacin con otras fuentes. La
documentacin contenida en este acervo es muy grande, por lo que se mencionan algunos
documentos, ejemplificando cada uno de sus fondos y cada una de las secciones. Se pretende dar
nocin de la tipologa documental y de la informacin contenida en ellos.
Fondos Documentales:
Secretara de Estado y del Despacho de Justicia e Instruccin Pblica (1867-1905).Tiene las siguientes secciones: instruccin primaria; instruccin primaria y normal;
instruccin secundaria y profesional y una ltima llamada segunda.
Secretara de Estado y del Despacho de Instruccin Pblica y Bellas Artes (1905-1917).Cuenta con las secciones: Educacin Normal y Especial; Educacin Primaria; Educacin
Secundaria, Preparatoria y Profesional ; Administracin; Inspeccin General de
Instruccin Rudimentaria; Universitaria; Direccin General de Educacin Primaria,
Normal y Preparatoria; Direccin General de Bellas Artes; Direccin General de
Educacin Primaria, Direccin General de Enseanza Tcnica; Departamento
Administrativo y Secretara Particular.
- 52 -
Enseguida se muestra un cuadro comparativo de estos dos archivos histricos, con respecto a sus
fondos documentales, los sistemas de archivo que emplean, la creacin de instrumentos de
descripcin que utilizan y el tipo de tecnologa que usan para la consulta y proteccin
documental. Con esto podremos saber o determinar cual es la problemtica que presentan al
utilizar un mtodo tradicional para llevar a cabo un registro de datos y bsqueda de informacin y
posteriormente dar alternativas de solucin para su preservacin documental a travs de un
sistema digitalizado que agilice la descripcin y recuperacin documental por medio de una base
de datos.
95
Secretara de Educacin Pblica. [en lnea]. [citado 15 mayo de 2006; 16:32 EST]. Disponible en Word Wide
Web: <http://www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_521_tipo_de_fuentes>
- 53 -
CUADRO COMPARATIVO
INSTITUCIN
Centro
Estudios
Historia
Mxico.
de
de
de
SECTOR
Privado
OBJETIVOS
-Formar un
acervo, que
de testimonio
de la historia
de Mxico.
-Organizar el
material
documental
de acuerdo al
sistema ms
adecuado.
-Facilitar
a
los usuarios la
consulta de
los
fondos
documentales.
FONDOS
DOCUMENTALES
UTILIZACIN
DE SISTEMAS
DE ARCHIVO
CREACIN DE
INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIN
USO DE LA
TECNOLOGA
PARA LA
PROTECCIN
DOCUMENTAL
I. Cedularios de la
nueva Galicia. 16361816
Bulas impresas en
latn de Paulo 3.
1537.
III.
Escrituras
de
Venta de Haciendas.
1543-1806
IV. Manuscritos de
testimonios de puebla.
1551-1938.
V. Cartas poder de
autorizacin de cobros
de derechos.
Su
organizacin
corresponde a un
sistema de archivo
cronolgico porque
sus documentos de
origen
vienen
ordenados
en
su
mayora por fechas,
por
lo
que
necesariamente se ha
respetado su principio
de procedencia y
orden original.
A partir de 1976, el
Centro de Estudios
resea en sus guas y
catlogos,
su
descripcin
documental.
Dicha
descripcin parte de lo
general a lo particular y
es el resultado interno
de
los
propios
documentos.
As
tambin
se
han
elaborado y se siguen
elaborando los ndices
de cada uno de los
fondos del archivo y
que se convierten en
los
auxiliares
de
descripcin
al
enlazarse
y
correlacionarse con los
mismos documentos.
No
se
tiene
contemplado
la
utilizacin de la
tecnologa como una
de las herramientas
que ayuden a la
proteccin
y
preservacin
documental. Por el
contrario
sus
instrumentos
de
descripcin
las
realizan de manera
manual.
-Fomentar el
estudio de la
historia
de
Mxico
y
difundir
su
conocimiento.
- 54 -
SECTOR
OBJETIVOS
-Contar con
un conjunto
de
fondos
documentales
sobre
el
estudio de la
educacin en
Mxico.
INSTITUCIN
FONDOS
DOCUMENTALES
UTILIZACIN DE
SISTEMAS DE
ARCHIVO
Para
sus
fondos
documentales, se tiene
contemplado el sistema
de archivo cronolgico
en especfico para la
de
sus
Secretara de Estado bsqueda
y del Despacho de documentos.
Instruccin Pblica y
Bellas Artes (1905-Facilitar la 1917).
investigacin
de
los Direccin General de
Educacin Primaria
alumnos
maestros
e en el Distrito Federal
investigadore (1917-1921).
s.
Secretara de Estado
y del Despacho de
Justicia e Instruccin
Pblica (1867-1905).
-Poner
al
alcance
de
los usuarios
los
fondos
documentales
con
sus
respectivos
instrumentos
de
descripcin.
- 55 -
CREACIN DE
INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIN
USO DE LA
TECNOLOGA
PARA LA
PROTECCIN
DOCUMENTAL
No se prev realizar la
digitalizacin de sus
acervos,
lo
cual
impedir darle una
mayor difusin y una
mejor conservacin a
su
documentacin
histrica.
De acuerdo con estos resultados, se puede apreciar que existen problemas que dificultan la
ordenacin y recuperacin oportuna de la informacin en estos dos archivos histricos, que para
obtener una buena funcionalidad de sus sistemas de registro, se deben de crear apoyados con la
tecnologa que permita la captura y localizacin inmediata por medio de una base de datos que
contemple los datos de descripcin bsicos de un documento, porque de lo contrario seguirn
presentndose limitaciones en la ordenacin, bsqueda y conservacin, lo que seguir
ocasionando prdida de tiempo, al no tener la documentacin protegida de una mala
manipulacin por parte de los usuarios. La digitalizacin permitir conjuntamente con una base
de datos, el almacenamiento de grandes cantidades de informacin que ayuden a obtener los
resultados de una manera veraz y oportuna en beneficio de estos centros de informacin histrica
y de sus usuarios.
- 56 -
- 57 -
CAPTULO 3
LA AUTOMATIZACIN COMO MEDIDA DE
CONTROL Y
PROTECCIN EN EL ARCHIVO HISTRICO DEL
CENTRO DE
ESTUDIOS DE HISTORIA DE MXICO Y EL
ARCHIVO HISTRICO Y DE REPROGRAFA
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
- 56 -
3.1 DIGITALIZACIN
La digitalizacin consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de
escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte ptico o magntico. Para ello la imagen
original sufre dos procesos: 139
1. Muestreo: La imagen se divide en lneas horizontales y estas a su vez se descomponen en
una serie de puntos o pxeles.
2. Cuantificacin: A cada uno de estos puntos se le asigna un valor en funcin de la
luminosidad o color de la imagen original.
A la unin de ambos procesos se le denomina digitalizacin, y el instrumento que realiza este
proceso es el escner o cmara digital. Existen dos parmetros que determinan el resultado de la
digitalizacin:
139
Digitalizacin [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>
- 58 -
140
Untitled Document. [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 24:16 EST]. Disponible en Word Wide Web:
<http://www.micrologics.com.mx/digitalizacion.htm>
141
Digitalizacin. [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm>
- 59 -
Las nuevas tecnologas han permitido el desarrollo de la digitalizacin porque ofrecen ventajas en
cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegacin y acceso
al documento digitalizado mediante sus informes. En un principio los proyectos de digitalizacin
tenan un carcter de innovacin y de prestigio que hoy en da, gracias al abaratamiento y a la
implantacin generalizada de ordenadores y perifricos en nuestra sociedad, han pasado a ser
considerados como bsicos y abordables por muchos centros de informacin. 142
142
Digitalizacin [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: <
http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>
- 60 -
Se recomienda la digitalizacin como una alternativa para integrar a los procesos histricos y as
proteger los materiales originales. Si bien se observa una preocupacin creciente acerca del
cuidado de la documentacin, estos archivos tienen que asegurar la conservacin de sus fondos
histricos, y esta es una opcin en forma digital.
Con los beneficios que ofrece la digitalizacin, las instituciones como El Centro de Estudios de
Historia de Mxico y la Secretara de Educacin Pblica, deben enfocar sus esfuerzos por aplicar
los avances tecnolgicos desde dos puntos de vista: como proveedores de la informacin, y como
conservadores de documentos histricos.
143
Productos [en lnea] [citado 18 junio 2006; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web:
<http://www.documentimaging.com.mx/quienes.htm>
- 61 -
3.1.2 El escner
Un escner es un aparato que crea imgenes electrnicas de documentos. Funciona como una
fotocopiadora, slo que en lugar de hacer copias a papel las hace electrnicas o digitales.
Un escner funciona por medio de una cmara electrnica y una luz. Cuando una hoja entra en el
escner la luz lo ilumina y el lector ptico o la cmara barre la todo el documento identificando
medios tonos o colores y convirtindolos en puntos o pxeles que se representan en la pantalla de
un monitor, creando de esta manera un archivo electrnico.
Para llevar a cabo la digitalizacin documental de estos archivos histricos se requiere el uso de
escaners que varan en precio y ventajas. Pero bsicamente es recomendable utilizar el siguiente
escner por su gran funcionalidad para estos archivos histricos:
CARACTERSTICAS:
- 62 -
MARCA:
Hewlet Packard
Por tanto, los beneficios de la digitalizacin son innegables para su aplicacin a los archivos
histricos. Que requerir almacenarse en medios magnticos (disco duro) o medios pticos, como
el (Disco Compacto). Si se necesita de un registro que almacene los datos primordiales de los
documentos digitalizados, esto se lograra a travs de la utilizacin de la base de datos.
Una vez visto cuales son los beneficios que nos ofrece la digitalizacin para estos dos archivos
histricos, a continuacin se da a conocer lo que es una base de datos.
144
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Documatica: Aplicacin Informtica a Documentos de Archivo. Asociacin
de Archiveros. Argentina 1993. p. 203
145
TSAI, Alice H. Sistemas de Base de Datos: Administracin y Uso. Editorial: Prentice Hall. Hispanoamericana,
S.A. Mxico, 1940. p.7
- 63 -
A continuacin se propone una base de datos para el registro de la informacin de los archivos
histricos que nos ocupan, haciendo hincapi de que la base de datos esta diseada para las
necesidades de registro y bsqueda informativa de ambos archivos.
- 64 -
Men Principal
Se creo con el objetivo de que desde esta pantalla se pueda capturar para posteriormente acceder
de manera fcil y rpida a las diferentes opciones de bsqueda o aplicaciones del sistema, por lo
que se destacan seis opciones, para ingresar a cualquiera de estas, tan slo basta con ubicar el
puntero del ratn sobre la opcin deseada y dar un clic sobre sta:
Estas opciones marcan las posibilidades de exploracin con que cuenta el sistema y nos remitirn
a la obtencin de la informacin de manera rpida y exacta por lo que se explican a continuacin,
los campos de captura y las pantallas con diferentes alternativas de bsqueda.
- 65 -
Esta pantalla esta diseada con el objetivo de que nicamente el personal encargado del archivo
pueda tener acceso a el y realizar la captura de la informacin primordial referente a los
documentos que se encuentran en el archivo histrico, asegurando los niveles mnimos de
descripcin y la realizacin de la digitalizacin en la computadora personal previamente
conectada a un escner.
Enseguida se explicara el propsito de cada uno de los campos de la pantalla captura de
informacin y que tambin se encuentran en las pantallas de consultas de la base de datos:
- 66 -
1. FONDO: En este campo se coloca el nombre del organismo productor que dio origen a
un conjunto de documentos que se encuentran dentro del archivo.
3. SERIE: Se enlista en forma desglosada el tipo de documentacin que debe contener cada uno
de los expedientes para su registro en el archivo.
4. ASUNTO: En este campo se indica el tipo de asunto que trata cada uno de los
documentos que se consultan.
5. LUGAR: Aqu se indica el nombre del lugar donde fue elaborado el documento
consultado.
6. FECHA: En este campo se indica el da, el mes, y el ao preciso en que fue elaborado el
documento que se esta consultando.
9. FOLIO: Aqu se puede observar el nmero de folio que se le asigna a cada uno de los
documentos, esto como medida de control para evitar con esto el extravi de la
informacin.
- 67 -
BOTONES DE NAVEGACIN
A continuacin se explicara la accin que realiza cada uno de los botones para el fcil
desenvolvimiento de la base de datos.
Botn
Accin Realizada
Este botn permite ubicarse en el primer registro de la base de
datos.
Este botn permite regresarse un registro de la posicin actual
de la base de datos.
Este botn desplazar la ubicacin del registro actual, una
posicin adelantada.
- 68 -
Esta pantalla esta diseada con el objetivo de realizar nicamente consultas referente al
ASUNTO que trata cada uno de los documentos, por lo que este campo ser nuestra primera
opcin de bsqueda, sin deslindarse de los dems campos ya que son parte primordial para su
localizacin, y se mencionaron detalladamente en la pantalla de captura de informacin.
- 69 -
Esta pantalla esta diseada principalmente para realizar consultas cronolgicas, es decir por
fechas de cada uno de los documentos, por lo que el campo FECHA ser la primera opcin, ya
que al igual que la pantalla anterior no se deslindara de los dems, ya que son parte primordial
para su bsqueda.
- 70 -
Esta pantalla esta diseada principalmente para realizar consultas por LUGAR, es decir por el
nombre de la entidad federativa donde fue creado cada documento, y los dems sern el
complemento para ayudar en su descripcin.
Es importante hacer mencin de que al momento de realizar alguna consulta, los usuarios no
podrn realizar ningn tipo de modificacin que cambie los datos contenidos dentro de la base
de datos. Ya que se habilita un comando en cada uno de los campos de las consultas que prohbe
que se modifique o altere la informacin. Esto es de gran utilidad para proteger toda la
informacin contenida, sin ninguna preocupacin por la prdida que se puede llegar a tener por
un descuido por parte de quienes consultan la base de datos.
- 71 -
BOTONES DE NAVEGACIN
Para cualquiera de los tres tipos de consultas que se elija realizar se utilizaran los botones que
enseguida se mostraran, as como tambin la funcionalidad que realiza cada uno de ellos para
hacer la bsqueda de manera instantnea.
Botn
Accin Realizada
Este botn permite ubicarse en el primer registro de la base de
datos.
Este botn permite regresarse un registro de la posicin actual
de la base de datos.
Este botn desplazar la ubicacin del registro actual, una
posicin adelantada.
- 72 -
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Ministerio de Relaciones
Interiores, Justicia
Inspeccin General de
Instruccin Primaria.
Antiguo Ministerio
Ttulo de Preceptor
Guadalajara, Jal
FECHA
CAJA
18 - Febrero - 1856
EXPEDIENTE FOLIO
358
DESCRIPCIN
13
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruccin Primaria y
Normal.
Informe de actividades
escolares
Mxico, D. F.
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
1 - Marzo - 1893
DESCRIPCIN
44
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruccin Primaria y
Normal.
Libro de Actas de
Exmenes
Mxico, D.F.
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
1895 - 1914
DESCRIPCIN
23
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruccin Primaria y
Normal.
Registro de Ttulo
Mxico, D.F.
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
1891 - 1905
13
DESCRIPCIN
42 Registro de ttulo de Profesoras de Primaria
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruccin Primaria y
Normal.
Registro de Ttulo
Mxico, D.F
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
1891 - 1905
DESCRIPCIN
7 Registro de ttulo de Profesores de Primaria
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruchfnklcin
Primaria y Normal.
Personal Sobresaliente
Comisin e informe de
comisin
Mxico, D.F
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
2 - Agosto - 1902
24
304
DESCRIPCIN
3 La profesora rinde el informe respectivo.
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Instruccin Primaria y
Normal.
Personal Sobresaliente
Comisin e informe de
comisin
FECHA
CAJA
EXPEDIENTE FOLIO
27 - Enero - 1903
24
304
DESCRIPCIN
3 La Prof. Laura Mndez visita escuelas en E.U.A
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Secretara de Educacin
Pblica
Departamento de la
Campaa contra el
Sin serie
Informe
Mxico, D.F
FECHA
CAJA
19 - Mayo - 1922
EXPEDIENTE FOLIO
3924
16
DESCRIPCIN
2 Campaa contra el Analfabetismo
FONDO
SECCIN
SERIE
ASUNTO
LUGAR
Secretara de Educacin
Pblica
Personal Sobresaliente
Personal Sobresaliente
Informe de empleos
Mxico, D.F
FECHA
CAJA
27 - Noviembre - 1926
EXPEDIENTE FOLIO
38
DESCRIPCIN
1 Informe de empleos y sueldos del Sr. Jaime Torres
- 73 -
IMPRIMIR INFORME
Esta opcin tiene la funcin de llevar a cabo la impresin de los datos de la consulta realizada por
medio de un informe si es que as se requiere, estos pueden imprimirse en forma de documento
de texto y as poder obtener la relacin de los resultados deseados.
CERRAR FORMULARIO
Por ltimo se remarca la importancia del botn de una puertita que nos indicar la salida o el
cierre del sistema cuando ya no se requiera consultar ms informacin de la base de datos.
- 74 -
146
notas de hoy. [en lnea]. [citado 19 junio de 2006; 23:20 EST] Disponible en Word Wide Web:
<http://www.conaculta.gob.mx/saladeprensa/2004/04feb/acervo.htm>
147
Los Estados financieros. [en lnea]. [citado 29 junio de 2006; 19:10 EST] Disponible en Word Wide Web:
<http://books.google.com.mx/books>
148
Cdigo Fiscal de la Federacin. [en lnea]. [citado 29 junio 2006; 18:50 EST] Disponible en Word Wide Web:
<http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/7/59.htm?s=>
149
BECERRIL RAMREZ, Jaime. Tesis: Legislacin y Organizacin Aplicable a los Archivos Privados: Propuesta
de Reglamentacin de los Servicios Archivsticos. Mxico DF. 1999. p. 40
- 75 -
CONCLUSIONES
Los archivos histricos lejos de aquella imagen que los concibe y sita como repositorios de
papeles intiles sin ningn valor, ms bien deberan ser considerados como el autentico reflejo de
las instituciones, ya que representan el valor social y cultural de una nacin, esto es en bien de la
humanidad por la conservacin y preservacin de la informacin histrica, lo que exige tener una
organizacin e infraestructura de apoyo, dedicada a almacenar informacin en archivos
electrnicos y traspasarlos a nuevos formatos y/o medios, de acuerdo a los cambios tecnolgicos
que se vayan dando a lo largo del tiempo.
Todo este avance tecnolgico, aunado al inters de los archivos histricos permite llevar a cabo la
conservacin de la documentacin histrica y por consecuencia la funcionalidad del archivo que
de cmo resultado, ptimos recursos electrnicos funcionales y que se pueda ver reflejado con el
tiempo en los archivos de las instituciones, ya que toda la documentacin generada forma parte
del patrimonio histrico cultural de Mxico.
- 76 -
BIBLIOGRAFA
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Productos. [en lnea]. [citado 18 junio 2006; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web:
<http://www.documentimaging.com.mx/quienes.htm>
Secretara de Educacin Pblica. [en lnea]. [citado 15 mayo de 2006; 16:32 EST]. Disponible en Word
Wide Web: <http://www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_521_tipo_de_fuentes>
Servicio de Digitalizacin de Documentos. [en lnea]. [citado 18 julio 2005; 17:33 EST]. Disponible en
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Untitled Document. [en lnea]. [citado 08 diciembre 2005; 24:16 EST]. Disponible en Word Wide Web:
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