Agn TRD Act2014

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
TRD
Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestin Documental
Repblica de Colombia - Derechos Reservados
Bogot, DC., Diciembre de 2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA
No. SOLICITUD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Grupo de Archivo y
Gestin Documental.
1.0
19/11/2014
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
Actualizacin del documento
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

INTRODUCCIN
Definicin:
La Tabla de Retencin Documental TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestin y Archivo Central) y establece la
disposicin final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
Beneficios:
Facilita la recuperacin de la informacin.

Racionalizar la produccin documental.
Facilita el control y acceso de los documentos.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
Facilita la racionalizacin y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Antecedentes:
Las Tablas de Retencin Documental TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo - CIDA aprob mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolucin No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestin Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitacin para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se
elaboraron los correspondientes instructivos archivsticos y se desarrollaron campaas de divulgacin mediante l envi de tips o
recordatorios por el correo electrnico.
Aplicacin de la Tabla de Retencin Documental TRD
Con la TRD se busca racionalizar la produccin documental y facilitar la identificacin de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo de dicha funcin y por consiguiente son responsables de su conformacin definitiva.
Componentes
1. Tabla de Retencin Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retencin Documental TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la
distribucin orgnica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificacin
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto tcnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que el ordenamiento jurdico que le rige
en su estructura orgnico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptar el Sistema de Gestin de la Calidad (...)
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivstico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservacin y conformacin definitiva de los documentos y responsable a su vez
de la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposicin final sin el riesgo de eliminar documentacin relevante para la conformacin de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentacin que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) segn la Tabla de
Retencin Documental - TRD.
2. Cuadro de Clasificacin Documental CCD: Segn el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como la Estructura que refleja
la jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales .
Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas
en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.
La organizacin e identificacin se deber realizar de acuerdo con los cdigos numericos establecidos para las Series y subseries
documentales relacionados en el Cuadro de Clasificacin Documental - CCD, donde aparecen todos las temticas institucuoinales
administrativas y misionales ordenados numricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retencin Documental TRD.
Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y
custodiar, por lo cual su actualizacin es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestin Documental.
Actualizacin y organizacin documental.
Para la actualizacin de esta versin se tomaron como insumo las siguientes fuentes de informacin:
1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la ltima actualizacin requerida para la TRD y el CCD.
2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las reas que conforman la estrctura orgnica.
Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retencin Documental TRD es una herramienta archivstica dinmica, por lo cual requiere un
permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena
identificacin y control de la documentacin relevante para la administracin.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN . Jorge Palacios Preciado

ESTRUCTURA RGANICA
ESTRUCTURA 2009
Fecha: 08/09/2008 Versin 1.
Acta de Comit 001 (02 de abril de 2009)
ESTRUCTURA 2011
Fecha: 23/02/2011, Versin 4.
Acta de Comit 01 (30 de junio de 2011)
ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre)
AGN. Resolucin 469 de 2013 (11 de Septiembre)
ESTRUCTURA 2012
CDIGO
SIGLA
DEPENDENCIAS 2014
DIRECCION GENERAL
100
DIRECCION GENERAL
100
DG
DIRECCIN GENERAL
UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO
OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO
110
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
110
OAP
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
220
OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO
GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION
120
OFICINA ASESORA JURDICA
120
OAJ
OFICINA ASESORA JURDICA
GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS
221
GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
130
OFICINA DE CONTROL INTERNO
130
OCI
OFICINA DE CONTROL INTERNO
300
SECRETARIA GENERAL
222
GRUPO DE SISTEMAS
300
SECRETARIA GENERAL
200
SECRETARIA GENERAL
200
SG
SECRETARIO GENERAL
301
GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN
300
SECRETARIA GENERAL
302
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
210
GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
210
GAGD
302
301
GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN
351
GRUPO DE TALENTO HUMANO
220
GRUPO DE GESTION HUMANA
220
GGH
GRUPO DE GESTION HUMANA
303
GRUPO DE SISTEMAS
302
354
230
GRUPO DE RECURSOS FISICOS
230
GRF
GRUPO DE RECURSOS FISICOS
310
DIVISIN DE CLASIFICACIN
310
DIVISIN DE CLASIFICACIN y DESCRIPCIN
355
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
240
GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
240
GCA
GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
311
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA
311
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA
353
GRUPO DE CONTABILIDAD
250
250
GGF
GRUPO DE GESTIN FINANCIERA
352
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA
260
260
GS
340
DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES
300
SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
300
SUBSNA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

GADSNA GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SNA.
200
DIRECCION GENERAL
200
DIRECCION GENERAL
210
UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO
210
220
OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO
230
312
312
200
GRUPO DE GESTIN FINANCIERA
313
GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN
313
GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN
320
DIVISIN DE SERVICIOS AL PBLICO
320
310
GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SNA
310
321
GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS
321
GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS
320
GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA
320
GIV
330
DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN
330
DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN
330
GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS
330
GAEDH
331
GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN
331
GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN
400
SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

ARCHIVSTICA Y DOCUMENTO ELECTRNICO
400
410
GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

ELECTRNICOS
410
GGDAE
420
GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLGICOS
420
GPDMT
340
DIVISIN DE PROGRAMAS ESPECIALES
340
DIVISIN DE PROGRAMAS ESPECIALES
341
GRUPO DE INSPECCIN CONTROL Y VIGILANCIA
341
GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DEL SNA
GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SNA
342
GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA DEL SNA
342
GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA DEL SNA
GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA AL SNA
430
350
DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
350
DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION
500
351
351
GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION
510
352
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERA
352
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERA
520
353
353
354
354
310
320
530
500
GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS
SUBTIAD
SUBDIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INF. ARCHIVSTICA Y DOC. ELECTRNICO
E
GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRNICOS
GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLGICOS
GRUPO DE INNOVACIN Y APROPIACIN DE TECNOLGIAS DE INFORMACIN

ARCHIVSTICA.
SUBGPD SUBDIRECCIN DE GESTIN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL
GIATIA
510
GCRPD
GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
520
GIFDH
GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS
530
GODR
GRUPO DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE ARCHIVOS
540
GEDTS
GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
540
600
SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS

ARCHIVISTICOS
600
610
GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS
610
GGPA
GRUPO DE GESTIN DE PROYECTOS ARCHIVSTICOS
620
GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA
620
GATA
GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA ARCHIVSTICA
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE
PROYECTOS
430
GRUPO DE SISTEMAS
GRUPO DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS

GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
DIVISIN DE CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN
355
GRUPO DE INNOVACIN Y APROPIACIN DE TECNOLGIAS DE

INFORMACIN ARCHIVSTICA.
SUBDIRECCION DE GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL
GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES
HISTORICOS
GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
SUBATPA SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA TCNICA Y PROYECTOS ARCHIVSTICOS
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD

Actualizacin TRD y CCD - Nov. 2014
(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
Serie
Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
RETENCIN
Subserie documental (Sd)
Tipo documental
Central
Dep.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Subserie nicamente se cite al momento de elaborar las actas
definitivas relacionadas con su disposicin final.)
CT
M/D
CT
M/D
Subseries de valor secundario por contener informacin que

evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D.
CT
M/D

transferidas al AC se sugiere M/D.
CT
M/D

transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012
M/D
Serie documental con valor secundario, el cual debe ser

conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente
publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo establecido
en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho al
Acceso a la Informacin)
CT
M/D
Cumplido un (1) ao en el Archivo de Gestin se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retencin de diecinueve (19)
aos, cumplido este tiempo se microfilma para la conservacin
permanente de ambos soportes por ser documentos de
importancia histrica para el AGN.
CT
M/D
Se conserva por su carcter relevante para la historia

institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
100 DIRECCIN GENERAL - DG

100
ACTOS ADMINISTRATIVOS
Circulares Internas
100
Circulares Externas
100
100
100
100
100
100
Elaborada por:LMRC / OSHG
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
EVENTOS INSTITUCIONALES
Proyectos de normas
Circular interna
Memoria justificativa
Participacin en eventos
internacionales
10
P
P
P
Proyecto (Resolucin, Decreto, Ley)
Memoria Justificativa
Oficio
Memorando
20
EL
EL
Correo electrnico (CEI)
EL
Certificacin publicacin en pgina web
Acuerdo
10
CT
Anexos documentales
Tarifa postal reducida
ISBN depsito legal
Publicaciones seriadas o libros
Estrategias de divulgacin
10
Circular externa
Acuerdos de Consejo Directivo
Boletines institucionales
19
Derechos de autor
Master o pelculas
Pe
Boletn Interno
Boletn Externo
10
Diseo de material de difusin
Diseo papel tapiz
Diseos estrategias de comunicacin

(Externas e internas)
Seguimiento registro en medios masivos de
comunicacin
10
P
Notas pgina web
Publicaciones en redes sociales
Invitacin
Oficio
EL
EL
Memorando
Programa del evento
18
Comisin
Informe
Se conserva por su carcter relevante para la historia

institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
internas y externas a lo largo del tiempo.
CT
M/D
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte

papel. Previo a su eliminacin se deber realizar una
verificacin visual de sus caractersticas fsicas y de contenido
con el fin de establecer si poseen valores secundarios al
momento de su eliminacin.

100
100
100
100
100
100
Serie
11
13
22
22
Subserie
13
17
INFORMES
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
CONVENIOS DE
COOPERACIN
CONVENIOS DE
COOPERACIN
RETENCIN
Participacin en eventos
Nacionales
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Invitacin
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Comunicacin oficial
Programa del evento
Proyectos de Cooperacin
Internacional
Actas Comit Editorial
Acuerdos de Cooperacin
Internacional
Acuerdos de Cooperacin
Nacional
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
P
P
18
EL
Comisin
Informe
Infome de actividades
Plan de accin
Informe de avances
Informes internos de gestin
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte

papel. Previo a su eliminacin se deber realizar una
verificacin visual de sus caractersticas fsicas y de contenido
con el fin de establecer si poseen valores secundarios al
momento de su eliminacin.
Indicadores de gestin
EL
Memorando
EL
Oficio
EL
Proyecto
Oficio
Reformulacin del Proyecto

Memorando
CT
P
Informes de avances o de seguimiento
Informe Final
Citacin a Comit
Acta de Comit
EL
10
Carta de Compromiso
Oficio
EL
Memorando
EL
Anexos documentales
Memorando de entendimiento
Oficio
EL
Memorando
EL
EL
Acta de Comisin mixta de cooperacin
Acta de Comisin de vecindad
Oficio
EL
Memorando
EL
EL
Proyectos archivsticos - copia
Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse en

la OAP como soporte del informe institucional.
CT
M/D
Se conserva la totalidad del expediente para conservar la

evidencia de la participacin del AGN en dichos proyectos con
organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012. Memorando
3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de Cooperacin
M/D
Cumplido dos (2) ao en el Archivo de Gestin se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de retencin de ocho (8) aos,
cumplido este tiempo se microfilma para la conservacin
M/D

cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
trazabilidad de la gestin internacional del AGN. Decreto 2126
de 2012. Acuerdo 09 de 2013
M/D

trazabilidad de la gestin internacional del AGN. Decreto 2126
de 2012. Acuerdo 09 de 2013

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Invitacin- Convocatoria
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Plan de accin modificado
100
100
100
100
100
100
22
26
26
94
94
95
CONVENIOS DE
COOPERACIN
INVENTARIOS
INVENTARIOS
POLTICAS
INSTITUCIONALES
POLTICAS
INSTITUCIONALES
REESTRUCTURACIN
INSTITUCIONAL
Alianzas de Organismos
internacionales
Inventario transferencia primaria
Inventario Documental de la
Dependencia
Poltica de archivos
Poltica editorial
SOPORTE
EL
EL
EL
EL
Acta de Comit
Anexos documentales
Proyectos presentados
Inventario documental
DI
DI
Oficio
EL
Memorando
EL
EL

Propuestas
10
Estudios
Informe
Oficio
EL
Memorando
EL
EL

Propuestas
10
Estudios
Informe
Oficio
EL
Memorando
EL
EL

Estudio Tcnico
10
Proyecto de Decreto
Acto Administrativo de implementacin
CT
M/D
Memorando
PROCEDIMIENTO
Oficio
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D

trazabilidad de la gestin nacional del AGN. Decreto 2126 de
2012. Acuerdo 09 de 2013
CT
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestin por ser instrumento que permite el control de los
expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
CT
El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en
Gestin.
CT
M/D
Se conserva por su carcter relevante para visualizar la

trazabilidad de la historia institucional
CT
M/D

CT
M/D


100
100
110
Serie
96
96
Subserie
13
MANUALES
INSTITUCIONALES
MANUALES
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Manual de Comunicaciones
Manual de Imagen e Identidad

Visual Corporativa
Manual
Manual
110 OFICINA ASESORA PLANEACIN - OAP

AGN. Rendicin de Cuentas
(Direccin General)
Subdirecciones
Encuesta audiencia rendicin de
cuentas
Pantallazo Convocatoria Pblica
2
Encuenta evaluacin del Evento
Acta del Evento
Oficio
Memorando
Rendicin de Cuentas
Acta de reunin de grupos y
registros
Informe de resultados
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
110
CT
M/D
CT
Se conserva por el valor histrico que representa para la

Entidad ya que en l se establece el manejo de la comunicacin
a travs de los diferentes medios masivos de divulgacin con
que cuenta la Entidad.
CT
Se conserva por el valor histrico que representa para la

Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de
construccin, el uso de las tipografas y las aplicaciones
cromticas de la marca AGN, garantizando una unidad de
criterios en la comunicacin interna y externa, as como de la
difusin pblica unificada del smbolo de la Entidad.
CT
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin,

se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservacin de (8) ocho aos, posteriormente se
M/D microfilma para la conservacin permanente de
ambos soportes como evidencia de los procesos
de rendicin de cuentas a la ciudadana. (Ver DG y
OCI).
8
P
EL
EL
Se conservan cinco (5) aos en el Archivo de Gestin de OAP y

posteriormente se eliminan, ya que esta informacin se
consolida para el Informe de Gestin institucional y el Plan
Anual de Inversin y reposa los archivos en la Oficina Asesora
de Planeacin (Repositorio de documentos electrnicos) y se
eliminan en el archivo de gestin.
PROCEDIMIENTO
Planes de Accin de Inversin PAI
Plan Estratgico institucional
CT
Seguimiento a los planes de accin
Memorando
EL
Registro de reuniones de seguimiento y

acompaamiento.
Plan
de
accin
(reprogramaciones)
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Nota interna
Informe de gestin institucional
110
EL
110
DISPOSICIN FINAL
Informe de actividaes reportada por cada

dependencia
110
SOPORTE
CT
SIG
Oficio
EL
Nota Interna
Memorando
EL
EL
Propuestas (memorias )
Informes, (seguimiento y evaluacin)
Diagnstico
Seguimiento
Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 2011
M/D
Cumplido un tiempo de retencin de dos (2) ao en el Archivo

de Gestin, se tranfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservacin de ocho (8) aos, posteriormente se microfilma y
se conserva ambos permanentemente ambos soportes como
evidencia de la Gestin de la Entidad. (SIG - Carpeta
compartida para documentos electrnicos)
M/D
Cumplido dos (2) aos en el archivo de gestin, se transfiere al

archivo central para un tiempo de conservacin de ocho (8)
aos, posteriormente se microfilma para su conservacin
permanente como evidencia de la gestin de la entidad.
modificado
Plan Estrategico (versiones)
M/D
CT

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Seguimiento a los planes de accin

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Oficio
110
110
110
110
110
110
110
110
13
13
17
18
26
26
28
27
24
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Memorando
Plan de accin (DEPENDENCIA)
Actas Comit Directivo
Actas Comit Institucional de

Desarrollo Administrativo
INVENTARIOS
INVENTARIOS
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN - SIG
Inventario Documental
dependencia
SIG - Modelo Integrado de

Planeacin y Gestin
de
EL
EL
Oficio
EL
EL
EL
Anexos documentales
Citacin a Comit
Agenda
Acta de Comit
EL
Memorando
EL
Documentos anexos
Formatos
Oficio
Anexos documentales
BD
Justificacin del gasto
Reporte mdulo de Minhacienda
BD
Oficio
EL
Ficha de Proyecto
Seguimiento
DI
EL
Memorando
EL
Control de Asistencia
Acta
Mapa de Riesgo de corrupcin
Estrategia de rendicin de cuentas
Mecanismos para mejorar la antencin al

ciudadano.
Plan de Mejoramiento
administrativas - FURAG
la
polticas
M/D
CT
CT
CT
M/D
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservacin de ocho (8)
aos, posteriormente se microfilma para la conservacin
permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestin
de la entidad.
M/D

de la Entidad.
M/D

de la Entidad.

Archivo Central para un tiempo de conservacin de (8) ocho
aos, posteriormente se elimina por carecer de valores
administrativos.
M/D

permanente de ambos soportes como evidencia de la gestin
de la Entidad.
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el
archivo de gestin por ser instrumento que permite el control de
los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
CT

Gestin.
DI
Oficio
Estratgia antitrmites
CT
CT
Registro
PROCEDIMIENTO
EL
Marco de Gastos Mediano Plazo
P
P
Informes
EL
Estudios
la
Acta de Comit
DISPOSICIN FINAL
Citacin a Comit
Reportes mdulos DNP
Inventario Transferencia Primaria
EL
Oficio
Proyectos de Inversin Nacional

DNP
Registros de reuniones de seguimiento y

acompaamiento
Memorando
ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
BANCO DE PROYECTOS
SOPORTE
CT
M/D
Cumplidos dos (2) aos en el archivo de gestin se elimina

posteriormente porque la informacin se en conserva en los
planes de accin y planes estratgicos de la entidad.
Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye
varios tipos documentales en medio magntico.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Informe de gestin del SIG

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Informe de la relacion de Acciones
110
28
GESTIN - SIG
SIG -Sistema Integrado de Gestin
SOPORTE
EL
DI
correctivas, preventivas y de mejora que haya

lugar en la OAP
Acta de reunin
Registro asistencia a reuniones
Registros de asistencia de capacitaciones en

temas SIG.
Manual SIG
DI
Mapa de Procesos del SIG.
DI
Poltica y Objetivos SIG.
DI
Documentos obsoletos.
DI
Alerta SIG (Correo electronico para la

divulgacion de los documentos elaborados,
modificados o eliminados).
28
M/D
M/D

Archio Central para un tiempo de retencin de ocho (8) aos,
posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes.
M/D
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin se transfiere al

aos, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
conservacin permanente de ambos soportes como evidencia
institucional.
M/D

permanente de ambos soportes como evidencia de los
procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana. (Ver DG y
OCI).
Listado maestro de registros
110
CT
PROCEDIMIENTO
Correo Electronico (CEI) en la cual se

solicita la inclusion de un registro dentro del
Listado
Maestro
de
Registros
(Comunicacin).
SIG -Trmites atencin al

ciudadano
CT
Listado maestro de documentos interno y

externos (incluye el control de cambios).
GESTIN - SIG
Determinacion de NO control operacin.
Tratamiento
Acciones
Preventivas y de Mejora
DISPOSICIN FINAL
EL
X
Correctivas,
Comunicacin externa
Oficio
EL
Memorando
EL
Tramites publicados
Encuesta audiencia rendicin de cuenta
CT
Pantallazo Convocatoria Pblica

Encuesta evaluacin del evento
110
28
Acta del evento
RENDICIN PBLICA DE
CUENTAS
Oficio
Memorando
EL
EL
CT
Rendicin de cuentas
Acta de reunin de grupos y registros
Informe de resultados
110
28
GESTIN - SIG
SIG - Producto o servicio no

conforme
Producto o servicio no conforme
10
CT

institucional del proceso de Calidad.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D

110
28
GESTIN - SIG
SIG - Acciones correctiva,

preventivas y de mejora
Acciones correctiva, preventivas y de mejora
derivados
del
DI
DI
DI
Informe de medicin de indicadores (incluye

la medicin de los indicadores de acuerdo a
la frecuencia establecida).
DI
Conceptos ambientales para compra de

bienes y servicios de la Entidad.
DI
Matriz de identificacion y valoracin de

aspectos e impactos ambientales.
DI
Matriz de identificacin y evaluacin de

requisitos legales y otros.
DI
Registros de asistencia de capacitaciones

asociadas a la gestion ambiental.
Informes de gestin - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente del agua.
DI
Informes de gestin - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente de la energa.
DI
Objetivos y metas ambientales.

Listas
de
verificacin
diagnstico ambiental.
110
28
GESTIN - SIG
Sistema de Gestin Ambiental implementacin
derivadas
del
Informes de gestin - Programa ambiental de

gestin integral de residuos.
DI
Informes de gestin - Programa ambiental de

implementacin de prcticas sostenibles.
DI
Comunicacin externa
Oficio
EL
Memorando
EL
EL
Oficios derivados de la determinacin de No

Control Operacional
EL
Informes de realizacin de simulacros en

emergencias ambientales.
DI
Inspecciones ambientales realizadas sobre

las actividades crticas de la Entidad.
DI
Informes de seguimiento a los controles

operacionales de la Entidad.
DI
Informes derivados de la realizacin de

auditoras internas del SGA
DI
Tratamiento
Acciones
Preventivas y de Mejora
Correctivas,
Informes de gestin asociados a la

implementacin de buenas prcticas y
tecnologas verdes para la iniciativa Cero
Papel
Acta derivada de la gestin realizada para las

buenas prcticas y tecnologas verdes.
11
CT

institucional del proceso de Calidad.
CT

posteriormente se microfilma y se conserva totalmente en
ambos soportes.
Acta derivadas de la planificacion del SGA

Informes
de
Gestin
diagnstico ambiental.
PROCEDIMIENTO
M/D
DI

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Caracterizacin del proceso

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Procedimientos del proceso
110
110
28
99
GESTIN - SIG
SIG - Procesos institucionales
P
P
Elaboracin, modificacin o eliminacin de

documentos SIG.
Oficio
EL
Memorando
EL
EL
Trmites publicados SUIT
110
110
110
99
34
93
GOBIERNO EN LNEA
M/D
CT
M/D

posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos
soportes.
M/D

de la Entidad .
P
BD
Caracterizacin
Oficio
EL
Memorando
EL
Acta de reunin
Servicos publicados SUIT

permanente de ambos soportes como evidencia d ela Gestin
de la Entidad .
P
P
Base de datos
BD
Caraterizacin
Oficio
EL
EL
Estadsticas
BD
Capacitaciones
Plan de accin
Seguimiento
Memorando
ESTADSTICAS
CT
CT
Base de datos
SISTEMA NICO DE
INFORMACIN TRIBUTARIA - Servicios de Atencin al Ciudadano
SUIT
Normograma
Acta de reunin
Comunicacin oficial
PROCEDIMIENTO
Formatos
EL
DISPOSICIN FINAL
Instructivos del procedimiento
Mapas de riesgo
SISTEMA NICO DE
INFORMACIN TRIBUTARIA - Trmites atencin a Entidades
SUIT
SOPORTE
CT
CT
Acta
registro asistencia a reuniones
M/D
Cumplido un (1) ao en el Archivo de Gestin, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservacin de nueve (9)
permanente de ambos soportes.
NOTA: la serie es de permanente actualizacin en la base de
datos , para efectos de conservacin en soporte papel, cada
ao se imprimir el reporte consolidado, el cul se transfiere al
Archivo Central para su conservacin permanente.
M/D
Cumplido dos (2) ao en el Archivo de Gestin, se transfiere al

permanente de ambos soportes.
Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012
120 OFICINA ASESORA JURDICA - OAJ

Solicitud
120
120
120
13
13
23
CONCEPTOS
INFORMES
INSTITUCIONALES
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Conceptos Jurdicos
Actas de Comit de Defensa

Judicial y Conciliacin del AGN
E
P
Plan de accin, metas y actividades
Informes de avances
P
P
Memorando
Acta
Oficio
EL
EL
Memorando
BD
Oficio
Informe externo
10
Concepto
Se conservan por 10 aos en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona por cada ao teniendo como
criterio su aporte para el desarrollo de las actividades
misionales de la Entidad y el resto de la documentacin se
elimina.
Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora

de Planeacin (OAP) como soporte del informe institucional.
Pasados cinco (5) aos en el archivo de gestin, se elimina ya

que el expediente es propio del juzgado que conocio y tramit el
proceso. CCA. Artculo 25, Ley 1437 de 2011.
BD
12

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Comunicacin externa
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Oficio
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
Memorando
Documentos de existencia y representacin
legal del comodatario
Contrato
120
120
21
21
CONTRATOS ESTATALES
CONTRATOS ESTATALES
Contrato de Comodato
Contratos de Compraventa y
suministros
Plizas de seguro
20
Memorando Supervisin
Acta de entrega del bien
Prorroga del contrato
Ampliacin pliza
Acta de liquidacin
Acta de entrega o restitucin del bien
Ficha tcnica
Concepto tcnico
Estudios previos
Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
Aviso Convocatoria
Pre-Pliegos y observaciones prepliego
Pliego definitivo
Observaciones Pliegos Definitivos
Manifestacin de Inters
Acta de conformacin de lista
Propuestas (anexos)
Acta de cierre de Convocatoria o Licitacin
Formato reparto de propuesta
Evaluacin propuestas- Financiera-Jurdica y

Tcnica
Acta junta socializar propuesta
20
Observaciones a evaluaciones
Acta de audiencia adjudicacin contrato
Resolucin de adjudicacin
Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurdica y anexos
Formato de informacin tributaria RUT - RIT
Oficio ARL
Contrato
Registro presupuestal
Garantia nica
Acta de Inicio
Informes de supervisin
Certificado de Tesorera
Acta de Liquidacin
13
M/D
M/D
Segn lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 aos en

el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma
por cada ao un contrato de comodato de equipo y de licencia,
teniendo como criterio su aporte a los procesos misionales y el
resto de la documentacin se elimina.
Se conservan por veinte (20) aos en el Archivo Central y

posteriormente se selecciona y microfilma por cada ao un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de
las actividades misionales y administrativas de la entidad y el
resto de la documentacin se elimina

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Ficha tcnica
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Ofertas y Cotizaciones
120
21
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Prestacin de
servicios
SOPORTE
P
P
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Aviso Convocatoria
Pre-Pliegos y observaciones prepliego
Resolucion de apertura
Observaciones pliegos definitivos
Manifestacin de Interes
Propuestas
20
CT
M/D
Concepto tcnico
PROCEDIMIENTO
Estudios de mercado
Evaluacin propuestas- Financiera-Juridica y

Tcnica
EL
DISPOSICIN FINAL
Observaciones a Evaluacines
Resolucin Adjudicacin Contrato

jurdica y anexos
Formato Informacin Tributaria RUT-RIT
Oficio Arl
Contrato
Comunicacin a contratista
Garanta nica
Acta de Inicio
M/D
Cumplidos los veinte (20) aos de tiempo de retencin en el

archivo central se elimina la documentacin (Acta de reunin
de trabajo, 25 de julio de 2013)
M/D

las actividades misionales y administrativas de la entidad y el
resto de la documentacin se elimina
Acta de terminacin anticipada

Acta de Liquidacin
Fciha tcnica
Comunicacin externa
Ofertas y/o Cotizaciones
120
21
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Obra
Estudio de Mercado
Concepto tcnico
Estudios previos
Aviso Convocatoria
Pre-Pliegos
Pliego definitivo
Propuestas
20
Evaluacin propuestas- Financiera-Jurdica y

Tcnica
Resolucin adjudicacin contrato

jurdica y anexos
Oficio ARL
Contrato
Oficio contratista
Garantia nica
Acta de Inicio
Acta de Liquidacin
14

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Ofertas y/o cotizaciones

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Estudio de Mercado
120
21
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Arrendamiento
SOPORTE
P
P
Aviso Convocatoria
Pre-Pliegos
Pliego definitivo
Propuestas
20
Observaciones a Evaluaciones

jurdica y anexos
Formatos informacin tributaria RUT-RIT
Oficio ARL
Contrato
Garantia nica
Acta de Inicio
Acta de Liquidacin
15
CT
M/D
Estudios previos

Tcnica
PROCEDIMIENTO
Concepto tcnico
EL
DISPOSICIN FINAL

archivo central se elimina la documentacin
EL
EL

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Ficha tcnica de bien o servicio

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
120
120
21
21
10
11
CONTRATOS ESTATALES
CONTRATOS ESTATALES
Contratos de Consultora e
Interventoria
Contratos por venta de servicios
SOPORTE
P
P
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Aviso Convocatoria
Pre-Pliegos
Resolucin de apertura
Pliego definitivo
Propuestas
20

jurdica y anexos
Oficio ARL
Contrato
Garantia nica
Acta de inicio
Acta de terminacin y recibo a satisfaccin
Acta de Liquidacin
Comunicacin oficial
Propuesta tcnica
Contratos
Memorando
20
Acta de inicio
Acta de Liquidacin
16
Acta de inicio
CT
M/D
Concepto tcnico
PROCEDIMIENTO
Estudio de Mercado

Tcnica
EL
DISPOSICIN FINAL
M/D

las actividades misionales y administrativas de la entidad y su
aporte en la funcin archivstica del pas, el resto de la
documentacin se elimina.
M/D

las actividades misionales y administrativas de la entidad y su
aporte en la funcin archivstica del pas, el resto de la
documentacin se elimina (Acta de reunin de trabajo, 25 de
julio de 2013)
EL
EL
EL
EL

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
120
120
120
21
22
26
12
CONTRATOS ESTATALES
CONVENIOS
COOPERACIN
INVENTARIOS
Contratos de Corretaje y Seguros
DE
de
Estudios previos
Aviso Convocatoria
Pre-pliegos
Pliego definitivo
Propuestas
26
INVENTARIOS
dependencia
la
120
30
REGISTRO Y CONTROL
Registro de contratos y convenios
P
P
Observaciones a Evaluacines
Acta de Juntas y Licitaciones y Adquisiciones para Adjudicar Contrato

jurdica y anexos
Contrato
Garanta nica
Memorando de supervisin
Acta de inicio
Acta de Liquidacin
Comunicacin externa
Documentos de representacin legal
Convenio
20
Informe de supervisin
Acta de terminacin y/o liquidacin
Registro
17
CT
M/D
CP

archivo central se elimina la documentacin
Se conservan por veinte (20) aos en el archivo central y

posteriormente se selecciona y micofilma un 10% teniendo
como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los
procesos misionales de la entidad y su aporte a la funcin
archivstica del pas. el resto de la documentacin se elimina.
EL
DI
DI
EL
Acta de inicio
120
20

Tcnica
PROCEDIMIENTO
P
P
EL
DISPOSICIN FINAL
Concepto tcnico
Memorando de supervisin
Estudio de Mercado
Convenios interadministrativos
SOPORTE
CT
CT
M/D

mediante el FUID.
Gestin.
Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestin
para consulta de los contratos y convenios vigentes.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Poder
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Demanda
120
120
75
PROCESOS JUDICIALES
76
P
P
Estado
93
Ejecutoria de sentencias
Requerimientos judiciales
Sentencia
Estudio de Mercado
Concepto tcnico
Estudios previos
Aviso Convocatoria
Pre-pliegos
Pliego definitivo
COBROS COACTIVOS
Memoriales
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
Contestacin de la demanda
EL
DISPOSICIN FINAL
P
P
Propuestas

Tcnica
Comunicacin externa
Acto administrativo
120
Demanda de repeticin
Recursos
PROCESOS DECLARADOS
DESIERTOS O NO
ADJUDICADOS
SOPORTE
Pasados los cinco (5) aos de emitida la sentencia se eliminan.

El expediente es propio del juzgado que conoci y tramit el
proceso. Cdigo Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437
de 2011
Se elimina cumplidos los cinco (5) aos en el Archivo de

Gestin ya que la accin disciplinaria y fiscal prescribe a los
cinco (5) aos. Un (1) ao precaucional.
Cumplidos los veinte (20) aos en el Archivo Central se elimina

por prescribir toda accin penal.

de Planeacin - OAP como soporte del informe institucional.
Documentos de notificacin
20
Soportes de Pago
Resolucin
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI

P
informe de actividades
130
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Comunicacin oficial
130
130
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
EL
P
auditora
seguimiento
formatos
10
Observaciones y recomendaciones
Informacin pormenorizada del Estado del

Control Interno
Informacin Zar Anticorrupcin
Informacin pormenorizada del Estado del

Control Interno
Informacin Peticiones, Quejas, Reclamos,

Solicitudes y Denuncias
Inf.Mapa de Riesgos de Corrupcin

(Seguimiento)
Inf. Sistema de Control Interno Contable
Inf. Austeridad en el gasto
Se conserva como parte de la memoria institucional en el

desarrolllo de gestin administrativa.
CT
plan de mejoramiento
Inf. Sistema de Control Interno (MECI)
Informe a Organismos del Estado
P
P
Solicitud
Informe de
procesos
10
CT
Inf. Derecho de Autor
SIRECI-Informe Anual Consolidado
SIRECI-Plan de Mejoramiento
Inf. LITIGOB
M/D
Se conserva como parte de la memoria institucional en el

desarrolllo de la gestin administrativa.
Informe de Auditorias gubernamentales con

enfoque integral.
Solicitud
Formatos
Oficio
Informe de Avances
18
EL

130
130
130
Serie
13
26
26
Subserie
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
INVENTARIOS
INVENTARIOS
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Citacin a Comit
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Agenda
Actas Comit de Coordinacin de

Control Interno
dependencia
de
Acta de Comit
EL
P
P
EL
EL
CT
M/D
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
10
Memorando
DISPOSICIN FINAL
Oficio
la
SOPORTE

mediante el FUID.
CT
DI
Se conserva para la historia institucional y se microfilmara par

la consulta. (Acta reunin de trabajo TRD 23 de julio de 2013)

Gestin.
DI
200 SECRETARIA GENERAL - SG
200
200
Acuerdo
Memoria Justificativa
Comunicacin oficial
Acuerdos de Consejo Directivo
Certificacin publicacin en pgina web para

control social
Publicacin
Resoluciones
19
CT

CT

P
P
Resolucin
Oficio Citacin Notificacin Personal
EL
19
Constancia de Notificacin Personal

Aviso de Notificacin
Informe de actividades reportada por cada
dependencia
200
200
200
200
200
200
200
13
13
13
13
26
INFORMES
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO

Informes de avances
Oficio
Memorando
Informes de Derechos de Peticin, Quejas,

Reclamos, Sugerencias y Denuncias
EL
EL
Informe de gestin al plan de accin por

dependencia
EL
Citacin a Comit
Acta de Comit
19
EL
Memorando
EL
Oficio
EL
EL
INVENTARIOS
Dependencia
de
la
19
M/D
Anexos documentales
Traslado
19

CT
P
Oficio
Memorando
Se conservan cinco (5) aos en el Archivo de Gestin y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se
consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
anual de Inversin y reposan los archivos en la Oficina Asesora
de Planeacin.
Memorando

posteriormente se elimina porque slo sirve de apoyo para la
gestin y por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e
histricos.
Memorando
Oficio

Oficio
Actas Consejo Directivo
INVENTARIOS
BD
Comunicacin externa
DERECHOS DE PETICIN,
QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS
Y
DENUNCIAS
23
26
INFORMES
INSTITUCIONALES
DI
DI
CT

aos, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores
administrativos, fiscal,legal e histrico. (Ojo cuando un derecho
de peticin reconoce un derecho o forma parte de la historia
laboral)
mediante el FUID.
Gestin.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Queja
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Ratificacin de queja
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
P
P
Auto apertura de diligencias preliminares de

P
oficio o a solicitud de parte
Auto archivo diligencias preliminares
200
36
Auto de impedimento
PROCESOS DISCIPLINARIOS
Cumplido su perodo de conservacin en el Archivo Central los

"Procesos Disciplinarios" sern sometidos a un proceso de
Seleccin, eligiendo conservar en forma permanente los de
inters nacional. Artculo 8 Funcin 8 del Decreto 2126 de 2012.
(Acta de reunin TRD, 17 de junio y 02 de julio de 2014)
Auto apertura de investigacin disciplinaria
19
Auto de cargos
Memorial de descargos
Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas
por el acusado
Recurso contra el Auto Anterior
Pronunciamiento sobre el Recurso
Fallo de Primera instancia

Fallo de Segunda Instancia
P
P
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN DOCUMENTAL - GAGD
210
210
210
210
13
23
25
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programa de Gestin DocumentalPGD
Plan Institucional de Archivos de la

Entidad - PINAR
Programas Especficos de Gestin

Documental -PEGD. Documentos
especiales
Informe administrativo
Informes de avances
BD
Oficio
Memorando
Oficio
EL
Memorando
EL
Cronograma
Diagnstico en gestin documental y

administracin de archivos.
Mapa de procesos
Matriz de presupuesto
Normograma
Programa de Gestin Documental
Plan institucional de archivos de la entidad
Cronograma
Oficio
EL
Memorando
EL
Documentos especiales
Documetos descentralizados
Reprografa
Documentos electrnicos
Documentos vitales
Capacitacin
Auditora y Control
Cronograma de trabajo anual
Matriz de calidad

CT

cumplido este tiempo se microfilma para la conservacin
importancia histrica en la implementacin del PGD.
CT
M/D

cumplido este tiempo se microfilma para su conservacin por
ser documentos de importancia histrica en el proceso de
implementacin del PINAR
M/D
Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas

Especficos)
Matriz de gestin de riesgos
Matriz de influencia e impacto
Matriz de recursos humanos
Matriz de registros de interesados
Matriz de Riesgos del programa especifico
Matriz de comunicaciones
Matriz RACI
Project Charter anual del programa especifico
20

210
210
210
210
210
Serie
11
11
14
Subserie
26
28
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
PROYECTOS
ASISTENCIA TCNICA
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Oficio
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Memorando
Programa del sistema integrado de

conservacin documental
Plan de aseguramiento documental

- PAD
Proyecto sistema de gestin de

documentos electrnicos de
archivo- SGDEA
Proyecto de estrategas de
preservacin a largo plazo
Asistencia tcnica Interna
Cronograma
210
210
210
25
25
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
COMUNICACIONES
OFICIALES
Consecutivo de comunicaciones
oficiales enviadas
oficiales recibidas
oficiales internas
EL
EL
EL
Plan de aseguramiento documental
Cronograma
EL
Memorando
EL
Cronograma de trabajo anual
Matriz de calidad
Matriz de gestin de riesgos
Matriz de influencia e impacto
Matriz de recursos humanos
Matriz de riesgos del programa especifico
Matriz de comunicaciones
Matriz RACI
Project Charter anual del programa especifico
Pruebas de archivamiento Web
Pruebas de migracin
Pruebas de refreshing (actualizacin de

formatos)
Comunicacin oficial
P
P
CT
CT
M/D
M/D
M/D

ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su
implementacin.
M/D

ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su
implementacin.

ser documentos de importancia histrica y de trazabilidad.
M/D
Acta de cierre anual del consecutivo
Comunicacin oficial
Comunicacin oficial
EL
X
Listado de nmeros de radicado anulados
M/D
Oficio
EL
Memorando
EL
Comunicacin oficial
Listado de nmeros de radicado anulados
EL
Cumplido el tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie

se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
original. (Acta de Reunin TRD, 08 de julio de 2013)
Se debe conservar un (1) ao en el Archivo de Gestin por ser
instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de
2000. Se transferira por cinco (5) aos al Archivo Central, se
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
M/D

2000. Se trabsferira por cinco (5) aos al Archivo Central, se
M/D

2000. Se transferira por cinco (5) aos al Archivo Central, se
Planilla de control
PROCEDIMIENTO
cumplido este tiempo se microfilma para su conservacin en
ambos soportes por ser documentos de importancia histrica y
de trazabilidad.
Pruebas de emulacin
Solicitud interna
CT
Oficio
Matriz de registros de interesados
DISPOSICIN FINAL
Programa del sistema integrado de

conservacin documental
Acta
COMUNICACIONES
OFICIALES
SOPORTE
210
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificacin en la administracin
de comunicaciones oficiales.
(planilla de control)
Certificacin de actividad en la administracin

de comunicaciones oficiales
10
Se debe conservar un (1) ao en el Archivo de Gestin y se

transferira por diez (10) aos al Archivo Central, se
210
25
COMUNICACIONES
OFICIALES
Certificacin en la administracin
de documentos en el Archivo
Central
Certificacin de actividad en la administracin

de comunicaciones oficiales
10
Se debe conservar un (1) ao en el Archivo de Gestin y se

transferira por diez (10) aos al Archivo Central, se
210
26
10
INVENTARIOS
Inventario de Eliminacin
Documental
Acta de aplicacin del procedimiento de

eliminacin
Acta de aprobacin de eliminacin

documental
Acta evidencia de despublicacin del

inventari documental para eliminacin
Acta evidencia de publicacin del inventario

documental para eliminacin
Comunicacin oficial con observaciones de

inters pblico a la doc. objeto de eliminacin
CT
X
M/D

instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
eliminacin documental. Se conservaran cinco (5) aos en el
Archivo Central, se microfilmara.
Instrucciones de inters pblico al

procedimiento de eliminacin doumental
Inventario documental para eliminacin
documental
21

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D

210
26
INVENTARIOS
10
210
26
INVENTARIOS
Dependencia
210
26
INVENTARIOS
Inventario General de Documentos

Archivo Central
210
210
TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL AGN
27
28
GESTIN - SIG
Memorando
EL
CCD
DI
DI
DI
Caracterizacin del proceso
Formatos
Formularios
Guas
Instructivos
Manuales de uso
Mapa de procesos institucional
Polticas de los procedimientos de la

dependencia
M/D
Se conserva permanentemente en Archivo de Gestin por su

importancia para consulta de la documentacin transferida al
Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)
La Serie se considera de valor secundario ya que permite

evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgnico funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y
microfilmarla para consulta (Artculo 19, Ley General de
Archivos).
CT
Informes
Gua para la organizacin y manejo de

archivos de Gestin
CT
Normograma
Procedimientos de la dependencia

Gestin.
DI
BD
SIG
Se debe conservar por dos (2) aos en Gestin por ser

instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
transferencia al Archivo Central mediante el FUID. Se
conservaran cinco (5) aos hasta tanto se verifique el inventario
general del archivo central.
CT
DI
TRD
Proceso de Gestin Documental GDO
PROCEDIMIENTO
30
Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia
Reglamento Interno de Archivo y Gestin

Documental del AGN
Manuales del SGDEA
Poltica de conservacin y preservacin
documental a largo plazo
Poltica de gestin documental
210
210
30
30
REGISTRO Y CONTROL
REGISTRO Y CONTROL
Registro de comunicaciones
oficiales
Registro de prstamo y consulta de

documentos
Control entrega documentos de salida del

AGN
Prstamo de Documentos AG
EL
Prstamo de Documentos AC
EL
Registro de comunicaciones oficiales

enviadas
Publicaciones recibidas sin comunicacin

oficial
Comunicaciones enviadas fax

Comunicacin oficial recibida
P
P
Calidad al procedimiento diario
Comunicacin recibida GAGD
Comunicciones recibidas y radicadas por

correo electrnico
Control de entrega documentos de salida del

AGN
Planilla de control
Oficio
Memorando
210
70
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias Primarias
(Dependencias para AC AGN)
Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.
CT
Se conserva la totalidad de los soportes de la serie

documental, porque evidencia el ingreso de documentos al
Archivo Central mediante transferencia documental (FUID) para
su custodia.
P
EL
EL
Acta
Cronograma de transferencias documentales
primarias
20
M/D
210
210
70
85
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Transferencias Primarias
Secundarias
Acta de entrega de transferencias

documenales secundaria
20
Memorando
Registo de Solicitud
Acuerdo del Suscriptor
CERTIFICADOS DIGITALES
22
99
Se conserva la totalidad de la serie documental, porque

evidencia el envo de documentos al Archivo Histrico del AGN.
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestin y se

procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar
calores primarios y secundarios en la gestin electrnica de los
expedientes en el sistema de informacin.
EL
M/D

210
210
Serie
Subserie
85
96
Tipo documental
Fotocopia de la cdula
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
MANUALES
INSTITUCIONALES
RETENCIN
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Acta de posesin
Manual de servicio al ciudadano
SOPORTE
99
CT
P
P
Rut
Decreto de la entidad
M/D
Certificado laboral vigente
Manual de servicio al ciudadano
EL
DISPOSICIN FINAL
M/D
PROCEDIMIENTO
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestin y se
procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar
calores primarios y secundarios en la gestin electrnica de los
expedientes en el sistema de informacin.
220 GRUPO DE GESTIN HUMANA - GGH
220
220
220
220
220
220
13
16
17
21
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Informes administrativos
Actas de posesin
Plan Institucional de Capacitacin PIC
Sistema de estmulos
Sistema de Gestin de la salud y

Seguridad en el trabajo
Programa de Induccin y
Reinduccin institucional
Informe tcnicos
Oficio
Acta de posesin
10
EL
CT
Memorando
EL
Oficio
EL
Programa de induccin
Programa de reinduccin
Proyecto de aprendizaje en equipo
Plan y evidencias
Evidencias
Programa de Bienestar Social y Plan de

Incentivos
Resolucin
Relacin de actividades
Memorando
EL
Oficio
EL
Evidencias
Sistema de Gestin de la salud y Seguridad

en el trabajo
Comunicacin oficial
Sistema de vigilancia y epidemolgico
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de gestin y

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
inversin y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeacin - OAP. (Acta de Reunin TRD, 21 de julio de 2014)
Resolucin
Pautas Activas
Base de datos de capacitacin
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de gestin y se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservacin de
ocho (8) aos, posteriormente se elimina porque la informacin
queda registrada en el informe de gestin. (Acta de Reunin
TRD, 21 de julio de 2014)
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de gestin y se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservacin de
ocho (8) aos, posteriormente se elimina porque la informacin
queda registrada en el informe de gestin.(Acta de Reunin
Se conserva dos (2) aos en el Archivo de Gestin y se

transfiere al Archivo central para un tiempo de conservacin de
ocho (8) aos, posteriomente se elimina porque la informacin
BD
Ficha de induccin
CT
P
Ficha de reinduccin
23

ocho (8) aos.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Reporte de entrega de dotacin industrial a

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
funcionarios
220
220
13
22
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Programa de Seguridad Industrial
Actas Comit de evaluacin de

desempeo laboral
Reporte de entrega de dotacin industrial a

contratistas consolidado
Permiso trabajo en alturas
Ficha tcnica
Inspecciones
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Citacin a Comit
Agenda
15
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Actas Comisin de personal
220
220
220
13
13
13
16
25
26
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Comit Paritario de la Salud y la

Salud en el Trabajo - COPA-SST
(Actas Comit Paritario Salud y
Seguridad en el Trabajo)
Comit de convivencia
Comunicacin oficial
Citacin a Comisin
Acta de Comisin
Recursos de reposicin
Brigadas de emergencia
Impresin fecha de reportes de la comisin

de personal ante la CNSC
Listas de elegibles
Reglamento comisin de personal
Proceso de seleccin del comit
Acto administrativo de conformacin y

reorganizacin
Reporte de accidentes de trabajo
Investigaciones de accidente de trabajo
Cronograma de actividades

queda registrada en el informe de gestin (Acta de Reunin
Acta de Comit
Citacin a Comit
Agenda
Acta de Comit
Comunicacin oficial
Acta de Comit
Reclamaciones o quejas
Pruebas
Informes
Citacin a Comit
Agenda
Acta de Comit
CT
Relacin de actividades
CT
CT
Planes de mejoramiento
Reclamaciones o quejas
Pruebas testimoniales o documentales
Informes
Memorando
EL
Oficio
EL
Acto administrativo de conformacin
Inspecciones
Acta
PROCEDIMIENTO
M/D

ocho (8) aos, posteriomente se microfilma y se conserva
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano
M/D

materia de administracion del talento humano. (Acta de Reunin
M/D

materia de administracion del talento humano. (OHSG. julio
2014)
M/D
La Subserie se considera de valor histrico, ya que permite

realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos para
evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea transferida al
Archivo Central se debe microfilmar o digitalizar. (OHSG, julio
2014)
Respuesta recurso Circular No. 5
Plan de emergencia institucional
Informes
24
M/D
Oficio
Ficha tcnica
CT
CT
P
Inspecciones
Acta de Comit
Reclamaciones
EL
Memorando
13
DISPOSICIN FINAL
Acto administrativo de conformacin
220
SOPORTE


Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D

220
220
26
26
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
de
la
Convocatorias
220
51
CARRERA ADMINISTRATIVA
Convocatorias CNSC
51
Encargos
220
51
Nombramientos provisionales
220
220
52
Estudios de verificacin
52
HISTORIAS LABORALES
Certificaciones DAS
CT
DI

Gestin.
DI
P
P
CT
M/D
CT
M/D
Plan anual de vacantes

Anlisis cumplimiento de requisitos
Anlisis cumplimiento de requisitos
P
P
Formato nico Hoja de Vida
Actualizacin de Datos Personales
Acta de Posesin - encargo y/o

nombramiento.
Certificaciones de Estudio
Experiencia Laboral
Pasado Judicial
Libreta Militar
Cdula de Ciudadana
Declaracin de Bienes y Rentas
Notificacin de Nombramiento
Afiliaciones a EPS
Afiliacin a Fondo de Pensiones
Afiliacin a Caja de Compensacin
Afiliacin FNA
Afiliacin ARP
Afiliacin a Sindicatos
Bono pensional
Resolucin de nombramiento, encargo,

comisin, vacaciones, licencias, incapacidad,
asignacin de funciones, encargos.
98
Notificaciones
Laborales
De Cesantas
Inscripciones
Resolucin de elegibles
Resolucin nombramiento en periodo de

prueba
Notificacin de Nombramiento
Solicitud de Inscripcin en Carrera

Administrativa
Acta de Posesin
Evaluacin del desempeo Laboral
Resolucin de Inscripcin en Carrera

Administrativa
Llamados de atencin
Investigaciones
Informe de gestin
Embargos varios
Cuota alimentaria
Notificacin de retiro
Beneficios madres y/o padres cabeza de

familia
Actualizacin hoja de vida
Actualizacin de bienes y rentas
Extracto hoja de vida
Certificaciones laborales sin funciones
Certificaciones laborales con funciones
Certificados laborales tiempo de servicio
Certificados bonos pensiones
Certificaciones institucionales
25
CT
Hoja de control
Formato solicitud de autorizacin de ausencia

temporal
HISTORIAS LABORALES

mediante el FUID.
Lista de elegibles CNSC

Comunicacin oficial
220
PROCEDIMIENTO

materia de administracion del talento humano
M/D
M/D
Se conserva en el Archivo de gestin dos (2) aos despues del

retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo
central para un tiempo de conservacin de noventa y ocho (98)
aos, para un tiempo total de cien (100) aos donde se
realizar el proceso de seleccin cuando se haya cumplido
dicho tiempo en el Archivo central.
Decreto 1313 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto

4057 de 2011)

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
230DIRECCIN
GRUPO DE RECURSOS
FSICOS - GRF
100
GENERAL
- DG
230
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
230
26
Informes de avances
Comprobantes de traslado
INVENTARIOS
Inventario general semestal de

bienes devolutivos por
dependencia
230
26
INVENTARIOS
230
26
12
INVENTARIOS
Inventario general anual de bienes

de almacn
230
230
230
26
26
42
63
15
16
INVENTARIOS
INVENTARIOS
Activos fijos, depreciacin,

amortizacin y ajustes.
Inventario general anual de bienes

devolutivos y de consumo
EXPEDIENTES DE
VEHICULOS
LIMPIEZA Y DESINFECCIN
Comprobantes de reintegro
inventario documental anual

Acta general de inventario
EL
EL
10
P
P
10
P
P
Reporte depreciacin del periodo
Reporte Activos por cuenta contable
P
P
Documentos de adquisicin
Certificado de matricula
Tarjeta de propiedad
18
documentos judiciales
reporte de mantenimiento
cronograma mensual
26

Gestin.
CT
P
P
registro mantenimiento sistema de ventilacin

mediante el FUID.
Acta de entrega de inventario
formato de control de limpieza

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
DI
Informe de Depreciacin y amortizacin
copia de recibo de pago de impuestos
M/D
Acta general de inventario
CT
CT
DI
inventario documental anual
PROCEDIMIENTO
listados
Reporte Saldo activos por cuenta contable
Comunicacin oficial
Plizas de seguro
Depsitos, Zonas de trabajo y

mobiliario
inventario dependencias por cdigo
inventario dependencias por cdigo
EL
DISPOSICIN FINAL
p
P
INVENTARIOS
Dependencia
230
26
Plan de accin
Memorando
Oficio
230
SOPORTE

230
230
Serie
Subserie
Tipo documental
escritura publica
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
certificado de tradicin
TITULOS DE BIENES
INMUEBLES
80
RETENCIN
avalos
BOLETIN MENSUAL DE
ALMACEN
84
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
P
P
18
CT
impuestos
licencias
entrada de almacn
salida de almacn
soportes de baja
Reintegros al almacn
P
P
Devoluciones
Boletn mensual de almacn
240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA
240
240
240
26
26
29
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
INVENTARIOS
INVENTARIOS
Informes de Avances
Base de datos de Necesidades
Plan Anual de Adquisiciones
Base de datos de Proveedores
dependencia
de
8
P
EL
Oficio
EL
BD
Memorando
la
BD
M/D

mediante el FUID.
CT
DI
Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de

compras y contratacin pblica.

Gestin.
DI
250 GRUPO DE GESTIN FINANCIERA - GGF
250
250
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
Plan de Accin
Informes de Avances
Indicadores de Gestin
Correo
Informe Contable
Informes a Organismos del Estado
250
250
250
250
13
26
26
21
INFORMACIN FINANCIERA
ACTAS DE COMIT,
COMISIN O GRUPO
20
Informe Financiero

posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
CT
M/D
Propuesta PAC - Nacin
Acuerdo PAC- Propios
BD
Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestin.
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73

Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestin.
Programa Anual de Caja - PAC
Acta de Titulos de Tesorera TES
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
de
la
Acta conciliaciones Contables y Financieras
10
CT
M/D
Acta de Titulos de Tesorera TES
10
CT
M/D
27
Se
conservan
por
poseer
valores
administrativos,
microfilmandose a los cinco (5) aos y conservandose en papel
hasta cumplir los veinte (20) aos establecidos. Rgimen de
Contabilidad Pblica - Marco conceptual 9.3.1; Plan General y
Regimen Contable; Decreto 1525 de 2008, Capitulo II art. 13 al
48.
DI
DI
CT
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73

Se conservan por poseer valores administrativa y se eliminan
despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
Se conservan por poseer valores administrativa y se eliminan
despues de microfilmarsen o digitalizarsen. (Decreto 1525 de
2008)
mediante el FUID.
y el cual debe actualizar y conservar permanentemente en
Gestin.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Boletin diario de caja

100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Recibo de caja
250
250
(CD)
44
CONCILIACIONES
BANCARIAS
45
Comprobantes de Diario
Conciliaciones Bancarias SIIF
47
INFORMACIN
PRESUPUESTAL
Ejecucin Presupuestal anual
Consignaciones
Obligaciones SIIF
Nota Debito
Nota Credito
20
Amortizaciones
Valoracion TES
Movimiento de Almacen e inventarios
Nomina
Soportes Parafiscales
10
250
250
250
48
48
48
55
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
Libros presupuestales
Orden de Pago SIIF AGN
Orden de Pago SIIF DAS
Declaraciones Tributarias
CT
M/D
Se elimina el soporte despus de los veinte (20) aos al cesar

la responsabilidad civil o fiscal.
Regimen de Contabilidad Pblica, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de
Reunin TRD, 8 de agosto de 2014)
Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la

informacin se encuentra en los libros contables.
Regimen de Contabilidad Pblica, Seccion 8. Principios de
Contabilidad Pblica
Compromiso Presupuestal de Gasto

(Contracreditos, Adiciones)
Modificaciones
(Resoluciones,
Solicitudes
de
Econmica)
Vigencias Futuras ( Justificacin - Solicitud
Relacin de Reservas Presupuestales
1
1
Decreto 111 de 1996 Art. 71,72 , 73, 76, Art. 23 (Acta de

Reunin TRD, 8 de agosto de 2014)
CT
P
P
P
Libros Presupuestales
PF
libro de Bancos
PC
M/D
Ingresos por venta de servicios
PC
M/D
PC
M/D
libro Mayor y Balance
PC
Libro Diario
PC
Libros Auxiliares (caja y bancos)
PF
Factura
Entrada Almacen o recibo de pago
Caja
pago parafiscales
Declaracin juramentada (UVT)
10
10
P
P
Orden Pago
Factura
Entrada Almacen o recibo de pago
Declaracin juramentada (UVT)
10
P
P
Orden Pago
Impuesto Valor agregado - IVA
28
10
P
P
Cumplidos diez (10) aos en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte
papel.
Rgimen de Contabilidad Pblica, Marco conceptual 9.2.1.
Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
Resolucin de Comisio de Viaticos
Impuesto Industria y Comercio - ICA
BD
Solicitud de Comisin de Viaticos

papel.
Ley 962 de 2005 Artculo 28. Racionalizacin de la
conservacin de libros y papeles de comercio.

papel.
Ley 962 de 2005. Artculo 28; Rgimen de Contabilidad Pblica,
Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto
2674 de 2012
CT
Resolucin de Comisio de Viaticos
pago parafiscales
CT
CT
CT
Solicitud de Comisin de Viaticos
Certificados de ingresos y retenciones
CT
Certificados de Disponibilidad Presupuestal

(Contracreditos, Adiciones)
Presupuestales
Acuerdos,
Decretos,
Traslado,
Justificacin
Depreciaciones
Extracto
EL
PROCEDIMIENTO
Facturas
Relacin de Cuentas por Pagar
250
DISPOSICIN FINAL
Formato de Conciliacin
250
SOPORTE
BD

papel.
Estatuto Tributario. Captulo II Declaraciones Tributarias Art.
574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
260 GRUPO DE SISTEMAS

- GS - DG
100 DIRECCIN
GENERAL
260
260
260
260
13
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
13
26
26
INFORMES
INSTITUCIONALES
11
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
INVENTARIOS
Informes de avances
Plan anual
equipos
de
renovacin
de
Actas Comit de optimizacin

Archiges
INVENTARIOS
dependencia
de
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
Mantenimiento de equipos de
sistemas
Plan de renovacin de equipos

Plan estratgico informtico
Manual de componentes tecnolgicos
Citacin a Comit
2
2
2
5
5
5
39
Planilla de manteniminento preventivo
DI
DI
DI
DI
DI
74
Solicitud de servicios informaticos

Planeacin - OAP.
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en lnea -Elementos

Transversales -Actividad 3
CT

Gestin.
EL
Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
P
X
Licencias de Software
Licencias
20
CT
260
CONTROL DE REGISTRO DE
BACK UP
Back up - Copias de seguridad
Registros del Back up de los sistemas de

informacion
CT
260
POLTICAS
INSTITUCIONALES
Polticas de Seguridad de la
informacin
Politicas de seguridad de la informacion
Manual de politicas de la seguridad de la

infrmacion
Acta de Comit
260
SERVICIOS INFORMATICOS
Solicitud de tecnologias de la informacion y

comunicacin
Solicitudes informaticas

mediante el FUID.
CT
DI
LICENCIAS DE SOFTWARE
94
M/D
DI
Cronograma
260
CT
PROCEDIMIENTO
Mantenimiento de equipos por mesa de ayuda
260
BD
P
P
EL
Memorando
Comunicacin oficial
la
Oficio
Acta de Comit
DISPOSICIN FINAL
260
SOPORTE
Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en lnea

Norma IEC/ISO 27001
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en lnea
Norma IEC/ISO 27002
300 SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NAL. DE ARCHIVOS - SUBSNA
300
300
13
12
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Informe administrativo de actividades
Informes de avances
Programa de Capacitacin
Archivstica
Memorando
Ficha tcnica
Agenda
Memorando
EL
Oficio
EL
Listado Oficial de inscripciones
10
Registro de control de recaudo por venta de

bienes y servicios
Informe final de capacitacion
300
26
26
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
de
CT
M/D
CP
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA

NACIONAL
DE
ARCHIVOS
ORGANOS
ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de
Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por
ser documentos que reflejan la misin del AGN.
la
300
Oficio
Pre - Inscripciones

BD

mediante el FUID.
CT
DI

Gestin.
DI
310 GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - GADSNA
310
310
13
12
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programa de Capacitacin
Archivstica
Informe administrativos
Informe de avance
Comunicacin oficial
Brochure
Agenda
Memorando
EL
Oficio
EL
Pre - Inscripciones
Listado Oficial de inscripciones
10
Registro de control de recaudo por venta de

bienes y servicios
Informe final de capacitacion

Presentaciones de cursos
29

CT
M/D
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA

NACIONAL
DE
ARCHIVOS
ORGANOS
ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de
Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por
ser documentos que reflejan la misin del AGN.
P
P

Dep.
Serie
Subserie
310
26
RETENCIN
Tipo documental
Central
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DI
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
310
26
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
de
la
Memorando
310
310
40
40
COORDINACIN
ESTRUCTURA DEL SNA
COORDINACIN
ESTRUCTURA DEL SNA
Consejos Territoriales de Archivos Reunin Nacional
Consejos Departamentales de
Archivos - Coordinacin

mediante el FUID.
CT

Gestin.
DI
Oficio
Agenda
10
Listado de Asistentes
Memorando
Oficio
Bases de Datos
CT
Informe de la Reunion
10
CT
BD
M/D
M/D
Listado de integrantes
P
Informes
310
40
Comits Tcnicos Asesores del

SNA - Coordinacin
10
P
Informe anual
310
40
COORDINACIN
ESTRUCTURA DEL SNA
Memorando
Red Nacional de Archivos
Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema

Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administracin de los archivos del
Estado"
Acta
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. . Decreto 2578 de

2012 . En el expediente del Grupo reposa un copia del Acto
Administrativo teniendo en cuenta que el documento es
generado por cada ente territorial. Se conserva base de datos
que contienen los actos administrativos de creacin de los
CTA, y demas datos de contactos por cada regional.
Convocatorias de Reunion
COORDINACIN
ESTRUCTURA DEL SNA
PROCEDIMIENTO
Oficio
Bases de Datos
10
P
BD
320 GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA - GIV

Plan Anual de Auditora
320
320
320
26
24
13
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
Plan anual de auditoras

archivsticas
Informe de seguimiento mensual
Plan de accin
de
26
INVENTARIOS
320
26
17
INVENTARIOS
Inventario transferencia secundaria
VISITAS DE INSPECCION,
CONTROL Y VIGILANCIA
la
CT
Relacionar las normas asociadas a la Serie
Memorando
Oficio
INVENTARIOS
Actualizacion de Plan Anual de Auditoria
320
90
Informes administrativos de avances
dependencia
320
10
P
P
EL
EL
Solicitud de inspeccin
EL
Notificacin de visita
Memorando
EL
Oficio
Acta de visita de inspeccin
EL
18

Gestin.
DI
EL

mediante el FUID.
CT
DI
Plan de mejoramiento archivstico PMA
M/D
informes de avances PMA
informes a organismos de control
Solicitud de Informe preliminar de la gestion

documetal territorial (IPGDT)
Se elimina por que el original se encuentra en archivo central y

la informacin esta registrada en el inventario general
330 GRUPO DE ARCHIVOS TNICOS y DERECHOS HUMANOS - GAEDH

330
330
330
330
11
26
13
CONCEPTOS
INFORMES
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
INVENTARIOS
Conceptos Tcnicos
Proyectos tcnicos
Comunicacin interna
Memorando
EL
EL
Oficio
Conceptos
M/D
Cumplidos los cinco aos en el archivo central se microfilma y

se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.
Informes administrativos
Informe de Avances
Memorando
Oficio
EL
EL
Memorando
EL
Oficio
EL
informes (CD)
propuesta y modificaciones de norma
Acta de trabajo
CP
30

de Planeacin - OAP como soporte del informe institucional.
CT
M/D
Se conserva por que es testimonio de la actividad misional del

grupo. (Acta de reunin TRD, 06 de agosto 2014. Correo
Electrnico institucional)
Se debe conservar permanentemente (CP) en Gestin por ser

instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

330
Serie
26
Subserie
INVENTARIOS
RETENCIN
dependencia
Tipo documental
100la DIRECCIN
de
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
GENERAL - DG
PROCEDIMIENTO
Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia.
DI
400 SUBDIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INF. ARCHIVSTICA Y DOC. ELECTRNICO.
400
400
400
400
PROYECTOS DE NORMA
CONCEPTOS
Estudios preliminares
Comunicacin oficial
Acta de reunin
Conceptos tcnicos
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas de Difusin de
Estandares
400
11
14
PROYECTOS
ASISTENCIA TCNICA
Proyectos tcnicos
Comunicacin interna
Memorando
Oficio
Concepto
ASISTENCIA TCNICA
Programa
Informes (CD)
Propuesta y modificaciones
400
400
410
26
26
35
INVENTARIOS
Dependencia
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
DI
EL
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma

o digitaliza.

Planeacin - OAP.
DI
P
Solicitud (Memorando)
M/D
CT
M/D
Esta serie documental se conserva totalmente porque es

testimonio de la actividad misional del grupo.
EL

Esta serie documental se elimina despes de cumplido el

tiempo en el Archivo Central, pues carece de valores
secundarios.
EL
4
P

Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia.
DI
Comunicacin oficial
Acta de reunin

mediante el FUID.
CT
DI
P
X
Estudio
Estudios Archivsticos
Estudios de Preservacin a Largo
P
X
Estudio
5
5
plazo
Estudios de Conservacin a Largo
P
X
Estudio
plazo
410 GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRNICOS
Proyectos de normas
CT
Esta serie se conserva totalmente despus de cumplido el

tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
contribucin a los procesos misionales de la Entidad y su aporte
en la funcin archivstica del pas.
Asistencia Tcnica Externa
Acta de reunin
INVENTARIOS
Acta
400
Se elimina en Archivo de Gestin, una vez el proyecto es

elevado a norma. El tiempo de retencin en Archivo de Gestin
se cuenta a partir de la finalizacin del proyecto.
Comunicacin externa
14
Acta
400
Proyecto de Norma
Concepto tcnico
Comunicacin oficial
400
M/D
De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios

ms representativos, los dems se eliminan teniendo en
cuenta los tiempos de retencin en el archivo central.
M/D

CT
P
P
Proyecto de Norma
Concepto tcnico
P
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central, se elimina
410
410
CONCEPTOS
Conceptos Tcnicos
Concepto tcnico
E
por que pierde vigencia y no posee valores secundarios.
PUBLICACIONES
Propuesta de publicacin
410
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
0
P
Comunicacin oficial
410
410
11
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
Programas de Difusin de
Estandares
Proyectos tcnicos
Informe
410
410
14
26
26
ASISTENCIA TCNICA
INVENTARIOS
INVENTARIOS
Dependencia
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el Archivo de

Gestin se Elimina, puesto que no tiene valores secundarios
Programa
Comunicacin oficial
Informes (CD)
CT
M/D

Acta de reunin
410

consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan
de Planeacin.
Informe de Gestin
Comunicacin externa
Acta
31
EL
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se elimina

porque no tiene valores secundarios.
DI
DI
CT

mediante el FUID.
Gestin.

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D

410
410
35
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
Estudios Archivsticos
SISTEMA
INTEGRAL
NACIONAL DE ARCHIVOS
ELECTRNICOS (SINAE)
53
Estudio
M/D
Manual de usuario
Manual de administrador
CP
PROCEDIMIENTO

mas representativos, los dems se eliminan teniendo en
cuenta los tiempos de retencin en el archivo central. La
DISPOSICIN FINAL de los expedientes se debe realizar con el
apoyo de la dependencia productora por los posibles cambios
normativos o tcnicos que se presenten.
Es una web encargada de administrar los contenidos, referidos

a la poltica e implementacin del documento electrnico de
archivos. Esta en permanente actualizacin
CT
Manual Tcnico
420 GRUPO DE PRESERVACIN DIGITAL Y MEDIOS TECNOLGICOS.

P
Comunicacin externa
420
420
14
14
ASISTENCIA TCNICA
ASISTENCIA TCNICA
Asistencia tcnica Externa
Acta
Comunicacin externa
Ayuda de memoria
EL
CT
M/D

CT
M/D

EL
Acta
420
35
420
35
420
98
420
420
420
420
11
13
13
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
Estudios de Preservacin a Largo

plazo
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
COORDINACIN
ESTRUCTURA SINAE
Estudios de Conservacin a Largo

plazo
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
Proyectos
Informe Tcnico
Anlisis y pruebas de laboratorio
26
INVENTARIOS
420
26
INVENTARIOS
430
CONCEPTOS
430
14
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
ASISTENCIA TCNICA
DI
DI
CT
M/D
Programas de Microfilmacin y
Digitalizacin
Proyectos de normas
Proyectos tcnicos
Inventario documental de la
dependencia
Esta serie se conserva totalmente,puesto que es parte misional

del grupo
(En verificacin)
Plan Anual de Visitas de Inspeccin, Control

y Vigilancia
Informe administrativo de avances
P
P
Oficio
EL
Memorando
EL
Comunicacin oficial
Programa
Acta de reunin

Planeacin - OAP.
Proyecto de Norma
Concepto tcnico
Comunicacin oficial
Informes (CD)
CT
M/D

CT
M/D

CT
M/D

P
P

mediante el FUID.
CT
DI

Gestin.
DI
430 GRUPO DE INNOVACIN Y APROPIACIN DE TECNOLOGAS DE LA INF. ARCHIVSTICA

Concepto tcnico
Conceptos tcnicos
P
Informe de gestin
430

ms representativos, los dems se eliminan teniendo en
cuenta los tiempos de retencin en el archivo central
Comunicacin oficial
Acta de reunin
420
DI
EL
Oficio
EL
Solicitud
Memorando

Planeacin - OAP.
S
P
M/D

Acta
32

Dep.
Serie
Subserie
430
14
RETENCIN
Tipo documental
Central
Gestin
CDIGOS
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Comunicacin externa
ASISTENCIA TCNICA
430
26
26
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
35
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
PROYECTOS
Estudios tcnicos
Proyectos de Innovacin
CT
M/D
M/D
Oficio
Informe
CT
DI
S
EL
EL
EL


Gestin.
Cumplido el tiempo de retencin en el Archivo Central se
conserva totalmente teniendo en cuenta que son
investigaciones y estudios realizados por el Grupo de
Innovacin.
Despes de cumplido el tiempo en el archivo central se
transfiere al archivo central. (Acta de Reunin TRD, 08 de julio
de 2013)
EL
PROCEDIMIENTO

mediante el FUID.
DI
Memorando
88
Oficio
430
EL
Memorando
430
DISPOSICIN FINAL
Acta
430
SOPORTE
CT
CT
M/D
Esta serie se conserva totalmente, por que es testimonio

misional del grupo. (Acta de Reunin TRD, 08 de julio de 2013)
500 SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD

500
500
500
26
26
CONCEPTOS
INVENTARIOS
INVENTARIOS
Conceptos Tcnicos
dependencia
Comunicacin interna
Memorando
EL
EL
Oficio
Conceptos
M/D
Cumplidos los cinco aos en el archivo central se microfilma y

se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.

mediante el FUID.
CT
DI

Gestin.
DI
510 GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - GCRPD
510
510
510
39
13
CONCEPTOS
INFORMES
INSTITUCIONALES
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
Conceptos Tcnicos
Mantenimiento y Calibracin de
Equipos
Comunicacin externa
Memorando
EL
Oficio
Conceptos
EL
Plan de accin
Informe de actividades
Informes de avances
ASISTENCIA TCNICA
P
P
EL
Oficio
EL
Certificado de calibracin
registro de mantenimiento

Planeacin - OAP.
Memorando
Se conservan permanentemente en el Grupo como soporte

tcnico y trazabilidad del uso del equipo. Los originales
correspondientes deben ser remitidos a la Oficina Asesora
Jurdica (serie Contratos)
P
P
Solicitud interna
14
M/D
Hoja de vida equipos
510
CT
Se conserva un (1) ao en el Archivo de Gestin y se transfiere

al Archivo Central para su conservacin por cuatro (4) aos; Al
ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su
conservacin permanente de ambos soportes por su
contribucin a los procesos misionales de la Entidad.
EL
Informe tcnico
M/D
Se digitalizan y posteriormente eliminan en soporte papel tan

pronto cumplan sus tiempos de retencin en el Archivo Central.
M/D
Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan

Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
2000, Resolucin 073 de 2013.
M/D
Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan

2000, Resolucin 073 de 2013.
Solicitud interna
Documento
Legajo
510
15
INTERVENCIONES
Intervenciones Documentos AGN
Libros
Obra plana
10
Control de documentacin Intervenida
Informes
Solicitud
Cotizacin
Documento
510
15
INTERVENCIONES
Intervenciones Documentos
externos
Legajo
Libros
10
Obra plana
Informes
Acta de recibo y entrega
510
510
510
26
26
35
INVENTARIOS
INVENTARIOS
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
dependencia
Proyectos
33
10
DI
DI
DI

mediante el FUID.
CT

Gestin.
CT
M/D

posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
conservacin total y M/D para consulta.

Serie
510
35
Subserie
INVESTIGACIONES Y
ESTUDIOS
RETENCIN
Tipo documental
10
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
informes tcnicos
34
SOPORTE
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
EL
DI
DI
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
CT
M/D
PROCEDIMIENTO

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
Detalles particulados
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
510
62
SEGUIMIENTO Y CONTROL
AMBIENTAL
Material Particulado
Consolidado
510
62
62
AMBIENTAL
10
AMBIENTAL
DI
P
Detalles ambientales
Condiciones Ambientales
10
62
AMBIENTAL
Detalles biolgicos
P
510
63
02
64
DIAGNSTICOS FSICOS
CT
CT

CT

CT

DI
DI
Consolidado
Acervo documental
PROCEDIMIENTO

2000, Resolucin 073 de 2013.
DI
10
DI
cronograma de limpieza en depsitos, zonas

de trabajo y mobiliario
10
informes
510
M/D
DI
Consolidado
informes
Contaminantes Qumicos
CT
DI
DI
Detalles quimicos
510
DI
Consolidado
informes
Contaminantes Biolgicos
DI
informes
510
EL
DISPOSICIN FINAL
P
P
Reporte de ejecucin
10
Legajo
10
CT
Obra plana
informes

2000, Resolucin 073 de 2013,de acuerdo a los manuales
tcnicos de conservacin y restauracin, establecidos por la
Entidad
Documento
Libros
DI
M/D
Se conserva para evidenciar procesos de investigacin en

diagnsticos, para posteriores intervenciones se toma como
referente y como referente histrico institucional.Acuerdo 07 de
1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de 2000, Resolucin
073 de 2013.
M/D
Cumplido dos (2) aos de tiempo de retencin en la oficina

productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurdica para su
conservacin en el Archivo de Gestin por un tiempo de
retencin de ocho (8) aos y posteriormente se tranfiere al
Archivo Central para su microfilmacin y conservacin total de
ambos soportes por su contribucin a los procesos misionales
de la Entidad.
BD
520 GRUPO DE INVESTIGACIONES Y FONDOS DOCUMENTALES HISTRICOS - GIFDH

P
Comunicacin externa
520
CONCEPTOS
Conceptos Tcnicos
Memorando
EL
CT
P
EL
Oficio
Conceptos
P
520
520
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Programas culturales
12
PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Venta de publicaciones
Cronograma
Invitaciones
Material de apoyo
26
INVENTARIOS
CT
Memorando
Oficio
M/D

Orden de requerimiento a almacen
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin se elimina

porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
que se remite a Oficina Asesora de Planeacin - OAP.
Soporte de venta
520
Comunicacin oficial
Inventario
520
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de Gestin y

consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan
de Planeacin.
35
DI
Se debe conservar permanentemente (P1) en Gestin por ser

instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

520
Serie
26
Subserie
INVENTARIOS
RETENCIN
dependencia
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
26
INVENTARIOS
Inventario de material bibliogrfico
Formato captura de datos
520
26
INVENTARIOS
Inventario Acervo Documental
Registro base de datos
SERVICIOS BIBLIOTECA
ESPECIALIZADA
Adquisicin y entrega material

bibliogrfico
Solicitud material
33
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
520
520
SOPORTE
DI

Gestin.
BD
Cumplido un (1) ao en el Archivo de Gestin se elimina el

soporte fsico denominado Formato de Captura de Datos,
porque la informacin queda registrada en la Base de Datos
para su conservacin permanente en el archivo de gestin la
cual es consultada en la Biblioteca Especializada.
CT
Cumplido dos (2) aos en el archivo de Gestin se transfiere al

Archivo Central los inventarios para un tiempo de conservacin
de tres (3) aos, los cuales se conservan permanentemente
para su consulta.
CT
Respuesta

aos y posteriormente se elimina por carecer de valores
administrativos, legales, fiscales e histricos.
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin se elimina el

soporte fsico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
porque la informacin queda registra en la base de datos para
su conservacin permanente en el archivo de gestin la cual es
consultada en la Biblioteca Especializada por parte de los
usuarios.
Formato solicitud de consulta
520
520
33
33
ESPECIALIZADA
ESPECIALIZADA
Registros de Prstamo de Material

Bibliogrfico
Visitas guiadas
Formato de prestamo interbibliotecario
Memorando
EL
Oficio
EL
Comunicacin externa
Oficio
520
58
SERVICIOS DE CONSULTA
FONDOS DOCUMENTALES
Servicio de Consulta en Sala
520
58
FONDOS DOCUMENTALES
Servicio de Consulta por escrito
520
58
FONDOS DOCUMENTALES
Formato de solicitud de consulta
Comunicacin externa
Registro de investigadores
EL
EL
EL
EL
Oficio
EL
Formato de registro
carta de presentacin
Memorando
Documentos de identificacin - fotocopia
Cumplido un (1) ao en el Archivo de Gestin se elimina porque

el reporte queda registrado en Informe de Actividades que se
remite a OPA e igualmente la evaluacin del servicio se remite
a dicha oficina. (Nota: Se toma como base la actualizacin
realizada por LCPA en septiembre de 2013)
Cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin se elimina el

soporte fsico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
porque la informacin queda registra en la base de datos para
su conservacin permanente en el archivo de gestin la cual es
consultada en la Sala de Consulta por parte de los usuarios.
(Nota: Se toma como base la actualizacin realizada por LCP
en septiembre de 2013)
Se elimina cumplido dos (2) aos en el Archivo de Gestin por

carecer de valores administrativos, legales, fiscales e histricos.
Comunicacin externa
Memorando
EL
Oficio
EL
M/D
Cumplido los dos (2) aos en el Archivo de Gestin se

transfiere al Archivo Central para un tiempo de retencin de
ocho (8) aos, cumplido este tiempo se conserva totalmente.
(Nota: Se toma como base la actualizacin realizada por LCP
en septiembre de 2013)
M/D
Cumplido los dos (2) aos en el Archivo de Gestin se

ocho (8) aos, cumplido este tiempo se conserva totalmente
como referente histrico del servicio de consulta e
investigadores que han pasado por el AGN. (Nota: Se toma
como base la actualizacin realizada por LCPA en septiembre
de 2013)
Consulta protocolos notariales
520
73
LIBROS DE REGISTRO
2
Entrega carnet de investigador
36
PROCEDIMIENTO
CT

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Fichas descriptivas
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Formato salida temporal de documentos
520
SALIDA TEMPORAL DE
DOCUMENTOS
87
Polizas por retiro de documentos

Comunicacin externa
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
P
P
CT
Memorando
Oficio
M/D
PROCEDIMIENTO

Archivo Central para un tiempo de conservacin de tres (3) aos
y posteriormente se microfilma y conserva permanentemente
ambos soportes como referente histrico de las exposiciones de
documetnos fuera del AGN. (Nota: Se toma como base la
actualizacin realizada por LCPA en septiembre de 2013)
530 GRUPO DE ORGANIZACIN, DESCRIPCIN Y REPROGRAFA - GODR

P
Comunicacin externa
Memorando
530
CONCEPTOS
Conceptos Tcnicos

de la Entidad.

Planeacin - OAP.
EL
8
P
Oficio
Concepto tcnico
P
P
Plan de accin
530
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Informes de actividades
Reprogramacin de plan de accin
530
530
530
530
530
15
15
11
11
26
INTERVENCIONES
INTERVENCIONES
PROYECTOS
PROYECTOS
INVENTARIOS
Repografa de fondos
documentales
Proyectos de investigacin de
Organizacin y Reprografa
Proyecto del manejo del patrimonio

documental
Organizacin de fondos
documentales
EL
Plan de trabajo
Informe de avance
Cargue de informacin y validacin en

archidoc
20
Entrega al Servicio del pblico
Inventario y Catlogo
Plan de trabajo
Informe de avance
Cargue de informacin y validacin en

archidoc
Memorando de Entrega para el servicio al
pblico.
CT
(En verificacin)
CT
(En verificacin)
EL
20
EL
Duplicados en microfilm o validacin de

imgenes en archidoc al servicio del pblico
EL
Propuesta tcnica
P
P
Informes
Memorando
EL
Oficio
EL
Documento de inventigacin
Memorando
EL
Oficio
EL
Diagnstico
Propuesta de intervencin
Informe
Planes de trabajo
37
Pendiente elaboracin de un procedimiento general para la

subdireccin
(En verificacin)
DI
CT

mediante el FUID.

530
530
530
Serie
26
Subserie
INVENTARIOS
RETENCIN
Tipo documental
dependencia
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
Lista preliminar archivos histricos para

registro
EL
EL
EL
Registro Bienes de Inters Cultural - Solicitud

y declaratoria
EL
Informes
Plan de trabajo
Oficio
Registro en el Censo Nacional de Archivos
18
18
PROCEDIMIENTO
Gestin.
DI
Plan de trabajo
Memorando
CENSO NACIONAL DE
ARCHIVOS
89
SOPORTE
REGISTRO DE ARCHIVOS
HISTRICOS y BIENES DE
INTERS CULTURAL - BIC
86
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
EL
CT
(En verificacin)
CT
(En verificacin)
CT

de la Entidad.
Informes
540 GRUPO DE EVALUACIN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES - GEDTD

Memorando
540
CONCEPTOS
Conceptos Tcnicos
Oficio
EL
EL
M/D
Concepto tcnico
540
540
540
540
540
13
13
26
26
13
27
INFORMES
INSTITUCIONALES
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
ACTAS DE COMIT,
COMISIN o GRUPO
Memorando
Actas Comit Evaluador de

Documentos
EL
Oficio
EL
Citacin a Comit
Agenda
Acta de Comit
INVENTARIOS
dependencia
de
Citacin a Comit
29
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
29
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
EL
Oficio
EL
Inventario
M/D
Se conservan por ser documentos misionales que testimonian

los temas relacionados con la TRD y TVD
CT
M/D
Se conservan por ser documentos misionales que testimonian

los temas relacionados con la TRD y TVD
DI

mediante el FUID.
CT

Gestin.
DI
M/D
Cumplidos los dos (2) aos en le Archivo de Gestin, se

ocho (8) aos, posteriormente se microfilma para la
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000
M/D

testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
Acta de Reunin
CT
P
P
Memorando
EL
Oficio
EL
Inventario
P
P
Acta de Reunin
CT
Autorizacin de uso
CT
Ingreso por Deposito Voluntario
Ingreso por Donacin o Legado
Memorando
Autorizacin de uso
540
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de Gestin ,

posteriormente se eliminan, ya que estos informes se consolida
en la Oficina de Planeacin y en la plataforma SIG.
Comunicacin oficial
540
P
P
Acta de Comit
la
Comunicacin oficial
Agenda
Actas Precomit y Evaluacin

Documental
INVENTARIOS
38

Serie
Subserie
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Comunicacin oficial
540
29
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
Ingreso por Transferencias

Regulares
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
M/D

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
cumplimiento al Decreto 1515 del 2013, Acuerdo No.007 de
1994 y la Ley 594 de 2000
M/D
Cumplidos los dos (2) aos en el Archivo de Gestin, se

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad en
M/D

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
CT
M/D

testimonio del ingreso de documentos de la Entidad.
CT
M/D
Son documentos de conservacin total misionales sobre los

temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
CT
M/D
Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser

un documento de carcter misional, testimonia las TRD y TVD
registradas, se constituye por su informacion en documento de
conservacion total.
CT
M/D
Son documentos de conservacin total misionales sobre los

temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
Inventario
CT
P
Acta de Reunin
Bases de Datos
BD
P
Comunicacin oficial
540
29
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
Ingreso por Compra
Inventario
Acta
CT
P
Comunicacin oficial
540
29
INGRESOS DE
DOCUMENTOS
Ingreso por Comodato
540
540
540
70
72
72
79
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL -TRD
NACIONALES
TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL -TRD
NACIONALES
TABLAS DE VALORACIN
DOCUMENTAL - TVD
NACIONALES
CT
Inventario
P
Acta
540
Registro General de Ingresos

Documentales
Registro General
Comunicacin oficial
Concepto tcnico
Convalidacin TRD nacionales
Registro nico de Series

documentales TRD
Convalidacin TVD nacionales
PROCEDIMIENTO
Acta de Reunin
Acta Pre-comit
P
P
Acta de Comit
Certificaciones
Comunicacin oficial
Acto administrativos de aprobacin
Acta de Aprobacin
Certificacion de Convalidacion
Concepto tcnico
P
P
Registro
Comunicacin oficial
Concepto tcnico
P
P
Acta de Reunin
Acta Pre-comit
P
P
Acta de Comit
Certificaciones
39

540
Serie
79
Subserie
TABLAS DE VALORACIN
DOCUMENTAL - TVD
NACIONALES
RETENCIN
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
Comunicacin oficial
100 DIRECCIN
GENERAL - DG
Acto administrativos de aprobacin
Registro nico de Series

documentales TVD
Acta de Aprobacin
Certificacion de Convalidacion
Concepto tcnico
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
M/D
PROCEDIMIENTO
P
P
CT
M/D
Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser

un documento de carcter misional, testimonia las TRD y TVD
registradas, se constituye por su informacion en documento de
conservacion total.
Registro
600 SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA TCNICA Y PROYECTOS ARCHIVSTICOS - SUBATPA

Comunicacin externa
600
CONCEPTOS
Conceptos Tcnicos
Oficio
Concepto
Finalizado el perodo de retencin en gestin, ser transferido al

archivo central para su conservacin. Emitido el concepto el
soporte electrnico debe estar disponible en la intranet
institucional.
CT
EL
Plan de accin
600
600
600
600
600
600
13
26
26
28
29
INVENTARIOS
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
dependencia
de
Plan estrategico para la gestin de

proyectos y asistencias tcnicas
E
P
EL
Oficios
EL
Estndares de metas
Matriz de control de Calidad
DI
Acta de Reunin
Memorando
Oficio
la
Memorandos
Estndares de actividades
ACTAS
DE
COMIT, Comit de Proyectos y Asistencia
Tcnica.
COMISIN o GRUPO
INVENTARIOS
Se conservan dos (2) aos en el Archivo de Gestin ,

posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
consolidan en la Oficina Asesora de Planeacin y se registra en
la plataforma Sistema Integrado de Gestin.
Informes de administrativos
METODOLOGA PARA LA
EJECUCIN DE PROYECTOS
12
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
EL
EL
Plan estrategico, anexos y actualizaciones
M/D
CT
M/D
CT
DI
Una vez cumplido su tiempo de gestin se procede a su

digitalizacin y almacenamiento en el repositorio del GGPA y se
conservaran en soporte papel.
mediante el FUID.
Gestin.
DI
informe caracterizacin de mercado potencial
CT

al Archivo Central para su conservacin por cuatro (4) aos;
cumplido este tiempo se tiempo microfilma para la conservacin
permanente de ambos soportes por su contribucin a los
procesos misionales de la Entidad.
Se microfilmaran para garantizar su conservacin y difusin al

ingresar al Archivo Central, por registrar en parte un proceso
misional de la entidad y el desarrollo de la funcin archivistica
del pais, esta serie se considera de conservacin permanente.
CT
Memorando
Oficio
Comunicacin
610 GRUPO DE GESTIN DE PROYECTOS ARCHIVSTICOS - GGPA

P
Comunicacin externa
Concepto tcnico
610
CONCEPTOS
EL
Oficio
EL
Comunicacin externa
Conceptos Tcnicos
Memorando
610
610
610
26
13
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
INFORMES
INSTITUCIONALES
INVENTARIOS
Oficio
EL
Comunicaciones enviadas y recibidas en

relacin con el asunto
DI
Informe financiero por proyecto y anexos
DI
Oficio
19

CT
40

anual de Inversin y reposan los archivos en la Oficina Asesora
de Planeacion.
E
P
DI
DI
M/D

al Archivo Central para su conservacin por cuatro (4) aos; Al
ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su
conservacin permanente de ambos soportes por su
contribucin a los procesos misionales de la Entidad.
CT
Cumplido un (1) ao en gestin se transfiere al A. Central por

diecinueve (19) aos, cumplido este tiempo se elimina el
soporte papel a los cinco (5) aos por carecer de valores,
administrativos, fiscal, legal e histrico y por prescribir toda
accin legal. Salvo que existan acciones legales o fiscales en
curso. Igualmente se remiten a financiero y contabilidad para la
mediante el FUID.

610
Serie
Subserie
26
INVENTARIOS
RETENCIN
dependencia
Tipo documental
Central
Dep.
Gestin
CDIGOS
SOPORTE
EL
DISPOSICIN FINAL
CT
de
la

Gestin.
DI
EL
EL
Cuando el proyecto se formaliza mediante un contrato, la

propuesta tcnica se integra al expediente del mismo, cuya
Disposicin Final es de Conservacin Total en la Oficina
Asesora Jurdica.
Las dems Propuestas Tcnicas de Proyectos Archivsticos que
no se consolidaron como contrato son una fuente de
informacin referencial, una vez gestionadas deben ser
digitalizadas y almacenadas en el repositorio GGAP y se
conservan por un (1) ao en el Archivo de Gestin y se
transfiere al Archivo Central para su conservacin por cuatro (4)
aos para su posterior eliminacin.
Son documentos soportes sobre la gestin realizada para el

aseguramiento de la calidad de los contratos suscritos por venta
de servicios. Una vez culminado y vencido los trminos
contractuales se eliminan.
Memorando
610
92
GESTIN DE PROYECTOS
Oficio
Proyectos Archivsticos Propuestas Tcnicas sin tramite

contractual
Cotizacin
Propuesta tcnica
Ficha de Viabilidad
Informes de calidad por proyecto
610
13
INFORMES
INSTITUCIONALES
Fichas tcnicas de avance de los proyectos
19
Registros de Produccin de calidad
DI
M/D
PROCEDIMIENTO
620 GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA ARCHIVSTICA - GATA

620
620
13
CONCEPTOS
INFORMES
INSTITUCIONALES
Copia acta consejo directivo en la que se

apruebe la ejecucin del proyecto
Conceptos Tcnicos
EL
Plan de trabajo o cronograma
EL
Informe de gestin
Oficio
Acta de reunin
14
ASISTENCIA TCNICA
Asistencia tcnica Externa
concepto de viabilidad y factibilidad de

Proyecto
Oficio
620
620
26
26
INVENTARIOS
INVENTARIOS
dependencia
de
E
P
EL
EL
EL
EL
Se conservan unicamente las asistencias de las cuales se

genero informe (regional, sectorial, temas.
la

anual de Inversin y deben reposar en los archivos tanto en la
Subdireccin 600 SUBATPA.como en la Oficina Asesora de
Planeacion.
Comunicacin externa

620
Se selecciona un cinco (5) % de cada tema requerido como

concepto.
DI
DI
CT

mediante el FUID.
CT

Gestin.
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIN TOTAL

P: PAPEL
E: ELIMINACIN
EL: ELECTRNICO u OTRO SOPORTE.
M/D: MICROFILMACIN O S: SELECCIN
Fecha actualizacin: 19 NOVIEMBRE DE 2014

NOMBRE Y FIRMA JEFE GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN DOCUMENTAL - GAGD.
41

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014
HOJA: _____ / _____
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL - CCD

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
100
1.01
100
100, 330, 400, 410, 420
1.02
200
100
100
200
200
100
100
300
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
Circulares Internas
2014
ACTIVA
Circulares Externas
2014
ACTIVA
1.03
Proyectos normativos (resoluciones. Decretos, leyes)
2014
ACTIVA
1.04
Acuerdo de Consejo Directivo
2014
ACTIVA
1.05
Acuerdos de cooperacin internacional
2014
ACTIVA
1.06
Resoluciones
2014
ACTIVA
220
1.07
Actas de Posesin
2014
ACTIVA
120
330, 400, 410, 420, 430,
530, 540
CONCEPTOS
2.01
Conceptos Jurdicos
2014
ACTIVA
CONCEPTOS
2.02
Conceptos Tcnicos
2014
ACTIVA
410
PUBLICACIONES
N/A
100
4.01
Participacin en Eventos Internacionales
2014
100
4.02
Participacin en Eventos nacionales
2014
INFORMES INSTITUCIONALES
5.01
Informe de Control Interno
INACTIVA
ACTIVA
ACTIVA
INACTIVA
100
110
5.02
Informe Institucional
2012
INACTIVA
100
110
5.03
Informes a Entidades del Estado
2012
INACTIVA
100
110
5.04
Informes de Actividades (de OPA)
2012
INACTIVA
100
200
300
110,120,130, 200,210,
230,240,250, 300,310,
320,330,400,410,420,500,
510, 530, 540, 600, 610,
620
5.04
Informes de Actividades
2014
INACTIVA
100
110
5.05
Informe de Audiencia Pblica
2012
INACTIVA
100
130
5.05
Informes de Auditora y Seguimiento a los procesos
2014
INACTIVA
5.06
Informes de Asistencia Tcnica
2012
INACTIVA
5.07
Informe Trimestral Sobre peticiones y consultas
5.08
Informes Individuales de Trabajo
2012
5.09
Informes a organismos del Estado
2014
ACTIVA
5.09
Informes a Entidades del Estado
2010
INACTIVA
100
120, 250
INACTIVA
INACTIVA
300
320
5.09
Informes a Entidades de Control
2012
INACTIVA
200
250
5.09
Informes Presupuestales a Organismos de Control
2012
INACTIVA
100
200
5.10
Informes de Derechos de Peticin, Quejas, Reclamos y Sugerencias
2014
INACTIVA
5.10
Informes Sobre Desarrollo de Convenios Tipo Cultural
100
130
5.11
Informe de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral
2014
INACTIVA
5.12
Informe de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral
2010
INACTIVA
INACTIVA
100
110
5.13
2014
ACTIVA
100
500
5.13
Informes Individuales de Gestin
2012
INACTIVA
100
500
5.14
Informes de Gestin del Comit Evaluador de Documentos
2012
INACTIVA
100
600
5.15
Informes otros organismos
2014
ACTIVA
PARTICIPACIN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS
7.01
Organismos internacionales
1999
INACTIVA
PARTICIPACIN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS
7.02
Organismos nacionales
1999
INACTIVA
42

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
TRD
ESTADO
400
420
PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES
8.0
200
210
8.01
Programas de Microfilmacin y Digitalizacin
2012
INACTIVA
Programa de Gestin Documental - PGD
2010
ACTIVA
8.01
Programas de Cooperacin
1999
INACTIVA
8.02
Programas Culturales (1. Exposiciones, 2. Programas de difusin

didactico cultural, 3. visitas guiadas y 4. visitas especiales
1999
INACTIVA
8.02
Programas Culturales (exposiciones, talleres)
2014
ACTIVA
8.03
Plan Estratgico institucional
2014
8.03
Exposiciones
8.04
Plan indicativo
8.04
Programas de Difusin Didactico Cultural
100
8.05
Programas de difusin e Imgen Corporativa
2010
INACTIVA
110
8.05
Plan de Accin Institucional
2010
INACTIVA
100
400
8.05
Programas de Modernizacin de Archivos
2012
INACTIVA
400
410
8.05
Programas de Difusin de Estandares
2012
ACTIVA
200
220
8.06
Plan de Capacitacin
2012
INACTIVA
200
220
8.06
Plan Institucional de Capacitacin
2014
ACTIVA
8.06
Coordinacin de programas de capacitacin
1999
INACTIVA
8.07
Plan de Desarrollo Administrativo SISTEDA
2012
INACTIVA
8.07
Programas de capacitacin en el AGN
1999
INACTIVA
2012
INACTIVA
INACTIVA
500
100
100
520
110
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
ACTIVA
INACTIVA
1999
INACTIVA
INACTIVA
8.08
Plan Implementacion y mantenimiento del Sistema Integrado de

Gestin - SIG
8.08
Programas de capacitacin fuera de AGN
1999
8.09
Plan Institucional de Gestin Ambiental - PIGA
2012
ACTIVA
240
8.09
2012
INACTIVA
250
8.10
Programa Anual de Caja
2012
INACTIVA
8.11
Pasantas en el AGN
1999
INACTIVA
8.11
Programa de Gestin Ambiental
2012
ACTIVA
8.12
Pasantias funcionarios AGN
1999
INACTIVA
8.12
Capacitacin en materia archivstica
2012
INACTIVA
8.12
Programa de Capacitacin Archivstica
2014
ACTIVA
8.13
Planes y programas organizacionales
1999
INACTIVA
8.13
Programas de Microfilmacin y Digitalizacin
2014
ACTIVA
8.14
Programa de reprografa
1999
ACTIVA
8.14
Pasantas en el AGN
8.15
Programa automatizacin AH
1999
INACTIVA
320
8.15
Plan de Mejoramiento
2014
ACTIVA
200
220
8.16
Programa de Bienestar Social e Incentivos
2012
INACTIVA
200
220
8.16
Sistema de Estimulos
2014
ACTIVA
200
220
8.17
Programa de Salud Ocupacional
2012
INACTIVA
200
220
8.17
Sistema de Gestin de la Salud y la Seguridad en el Trabajo
2014
ACTIVA
300
310
8.19
Programa de difusin - Expoarchivo
2014
ACTIVA
100
110
100
110
200
200
100
300
100
300
110
310
110
43
ACTIVA

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
TRD
ESTADO
8.19
200
240
8.20
Plan de reestructuracin
2010
ACTIVA
Plan de Contratacin de Bienes y Servicios
2014
200
220
ACTIVA
8.21
Programa de induccin y reinduccin
2014
200
220
ACTIVA
8.22
Programa de Seguridad Industrial
2014
ACTIVA
210
8.23
Plan Institucional de Archivos - PINAR
2014
ACTIVA
200
210
8.24
Plan Anual de Auditoras Archivsticas
2014
ACTIVA
200
210
8.25
Programas Especficos de Gestin Documental - PEGD
2014
ACTIVA
200
210
8.26
Programa del sistema integrado de conservacin documental
2014
ACTIVA
200
210
8.27
Plan de accin de la dependencia
2014
ACTIVA
200
210
8.28
Plan de aseguramiento documental - PAD
2014
ACTIVA
200
210
8.29
Plan estratgico para la gestin de proyectos y asistencias tcnicas
2014
ACTIVA
100
200
200
200
100
300
300
400
500
230
300
600
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
1999
INACTIVA
10
DIAGNSTICOS Y ESTADISTICAS
10.01
N/A
Distribucin de espacios fiscos
1999
INACTIVA
10
DIAGNSTICOS Y ESTADISTICAS
10.02
Recursos de personal
1999
INACTIVA
11
PROYECTOS
2012
INACTIVA
11
PROYECTOS
11.01
Proyectos Automatizacin de Archivos
1999
ACTIVA
11
PROYECTOS
11.01
Proyectos de Cooperacin Internacional
2012
ACTIVA
11
PROYECTOS
11.01
Proyectos con Financiacin GAI
11
PROYECTOS
11.02
Proyectos de Digitalizacin
1999
ACTIVA
N/A
ACTIVA
11
PROYECTOS
11.02
Proyectos de Cooperacin Nacional
330
11
PROYECTOS
11.03
Proyectos de Normas
1999
INACTIVA
330, 400, 410, 420, 500,

510, 530
11
PROYECTOS
11.04
Proyectos Tcnicos
2014
ACTIVA
530
11
PROYECTOS
11.05
Proyectos de investigacin de Organizacin y Reprografa
2014
ACTIVA
530
11
PROYECTOS
11.06
Proyecto del manejo del patrimonio documental
2014
ACTIVA
2014
ACTIVA
2014
ACTIVA
11
PROYECTOS
11.07
Proyecto Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de ArchivoSGDEA
11
PROYECTOS
11.08
Proyecto de estrategas de preservacin a largo plazo
12
VENTA DE PUBLICACIONES E IMPRESOS
12
PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
12.01
12
12
100
12
100
100
200
210
200
210
N/A
ACTIVA
2010
ACTIVA
Propuesta de publicaciones
1999
INACTIVA
12.02
Boletn informativo
1999
INACTIVA
12.03
Venta de publicaciones
2014
ACTIVA
12.04
Publicaciones seriadas
2014
ACTIVA
12
12.05
Boletines institucionales
2014
ACTIVA
12
12.06
Estrategias de divulgacin
2014
ACTIVA
13
ACTAS DE COMIT, COMISIN O GRUPO
13.01
Actas Comit de Cultura
1999
INACTIVA
100
130
13
13.02
Actas Comit de Coordinacin de Control Interno
2014
ACTIVA
100
110
13
13.03
Actas Comit Directivo
2014
ACTIVA
100
13
13.04
2014
ACTIVA
44

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
200
210
13
13.05
Actas Comit de Archivo
2012
INACTIVA
100, 500, 600
120, 500, 510, 620
13
13.06
Actas Reuniones de Trabajo
2014
INACTIVA
13
13.07
Actas Comit de Clasificacin y Descripcin
1999
INACTIVA
13.07
Actas Comit de Evaluacin del desempeo laboral
2014
ACTIVA
200
220
13
100
500
13
13.08
Actas Comit Evaluador de Documentos
2012
ACTIVA
13
13.09
Actas Comit de Transferencias
1999
INACTIVA
13
13.09
Actas Posesin
2014
ACTIVA
13
13.10
Actas Comit de Conservacin y Restauracin
1999
INACTIVA
13
13.11
Actas Digitalizacin
1999
INACTIVA
13
13.11
Actas Comit de Optimizacin Sistema Archiges - Archidoc.
2012
13
13.12
Actas Comit de Reprografa y Automatizacin
13
13.12
Actas Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestin - SIG
2012
ACTIVA
13
13.13
Actas Comit de Capacitacin, Bienestar social e incentivos
2012
INACTIVA
200
220
200
230
ACTIVA
INACTIVA
100
110
200
220
13
13.14
Actas Comit de Bienestar Social
200
220
13
13.15
Actas Comisin de Personal
2014
ACTIVA
200
220
13
13.16
Actas Comit Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo
2014
ACTIVA
100
200
13
13.17
Actas Comit Editorial
2014
ACTIVA
13
13.18
Actas Comit de Incentivos
1999
INACTIVA
13
13.19
Actas Juntas de Adquisiciones y Licitaciones
2012
INACTIVA
13
13.20
Acuerdos Junta Directiva.
13
13.21
Actas Conciliacin Contable
2014
ACTIVA
13
13.22
Actas Comit de Patrimonio
2010
INACTIVA
ACTIVA
100
100
120
250
ACTIVA
INACTIVA
100
120
13
13.23
Actas Comit de Defensa Judicial y Conciliacin
2014
100
110
13
13.24
Actas Comit Institucional de Desarrollo Administrativo
2014
ACTIVA
200
230
13
13.24
Actas Comit de Espacios y Mantenimiento del Edificio
2013
INACTIVA
13
13.24
Actas Comit de Atencin y Prevencin de Desastres para material

Documental
13
13.25
Actas de Comit de Convivencia
2014
ACTIVA
13
13.26
Actas de Brigadas de Emergencia
2014
ACTIVA
ACTIVA
200
220
200
INACTIVA
500
540
13
13.27
Actas de PreComit de Evaluador de documentos
2014
600
600
13
13.28
Actas Comit de Proyectos y Asistencia Tcnica
2014
ACTIVA
600
620
14
ASISTENCIA TCNICA
14.01
Asistencia Tcnica Externa TRD
1999
INACTIVA
200
210
14
ASISTENCIA TCNICA
14.02
Asistencia Tcnica Interna
2014
ACTIVA
100
400
14
ASISTENCIA TCNICA
14.03
2014
ACTIVA
15
INTERVENCIONES
15.01
Planilla de registro de obra
1999
INACTIVA
500
510
15
INTERVENCIONES
15.02
Intervenciones Documentos AGN
2014
ACTIVA
500
510
15
INTERVENCIONES
15.03
Intervenciones Documentos Externos
2014
ACTIVA
530
15
INTERVENCIONES
15.04
Organizacin de fondos documentales
2014
ACTIVA
530
15
INTERVENCIONES
15.05
Reprografa fondos documentales
2014
ACTIVA
16
SERVICIOS INSTITUCIONALES
16.01
Servicio de Prstamo de Salas
1999
INACTIVA
45

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
16
100
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
16.02
Servicios bibliotecarios
1999
INACTIVA
16.02
Permisos Especiales (Toma de fotografas, videos, y otros en

instalaciones AGN)
2012
INACTIVA
16
16.03
Servicios Archivsticos
1999
INACTIVA
16
16.03
Prstamo de Salas
2012
ACTIVA
17
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
17.01
Anteproyecto de Inversin
2014
ACTIVA
17
17.02
Anteproyecto de Funcionamiento
2012
INACTIVA
110
17
17.02
Anteproyecto de Presupuesto
2014
ACTIVA
110
18
BANCO DE PROYECTOS
18.01
Proyectos de Inversin Nacional DNP
2014
ACTIVA
18
BANCO DE PROYECTOS
18.02
Proyectos de Cooperacin Internacional
1999
ACTIVA
18
BANCO DE PROYECTOS
18.03
Proyectos de Cooperacin nacional
1999
ACTIVA
18
BANCO DE PROYECTOS
18.04
Proyectos Financiados con otros recursos
2010
ACTIVA
19
N/E
N/A
1999
N/E
100
20
ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO
N/A
2012
INACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.01
Contratos de Comodato
2014
ACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.02
Contratos de Compraventa y suministros
2014
ACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.03
Contratos de Prestacin de Servicios
2014
ACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.04
Contratos de obra
2014
ACTIVA
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.05
Contratos de consignacin
1999
INACTIVA
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.05
Contratos sin proceso Licitatorio GAF
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.06
Contratos de Derecho de Autor
1999
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.06
Contratos de Arrendamiento
2014
ACTIVA
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.07
Contratos de Consultora - GAF
1999
INACTIVA
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.08
Contratos de Cesin - GAF.
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.09
Contratos de Interventoria - GAF.
CONTRATACIN ESTATAL
21.10
Contratos de Consultora e Interventoria
110
100
100
100
100
100
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO
SUBSERIE
16
100
200
SERIE
120
INACTIVA
INACTIVA
INACTIVA
INACTIVA
100
120
21
2014
ACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.11
Contratos por venta de servicios
2014
ACTIVA
100
120
21
CONTRATACIN ESTATAL
21.12
Contratos de Seguros
2014
ACTIVA
100
120
22
CONVENIOS DE COOPERACIN
22.01
Convenios Interadministrativos
2014
ACTIVA
100
22
22.02
Acuerdos de cooperacin internacional
2014
ACTIVA
100
22
22.03
Acuerdos de cooperacin nacional
2015
ACTIVA
100
22
22.04
Alianzas con organismos internacional
2014
ACTIVA
23
DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS
N/A
2014
ACTIVA
100
200
100
200
24
QUEJAS, RECLAMOS , SUGERENCIAS
N/A
2012
INACTIVA
200
210
25
COMUNICACIONES OFICIALES
N/A
2012
INACTIVA
200
25
25.01
Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
2014
ACTIVA
200
25
25.02
Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas
2014
ACTIVA
200
25
25.03
Consecutivo de comunicaciones oficiales internas
2014
ACTIVA
200
25
25.04
Certificacin en administracin de comunicaciones oficiales
2014
ACTIVA
25
25.05
Certificacin en la administracin de documentos en el Archivo Central
2014
ACTIVA
200
46
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS P

FONDO
HOJA: _____ / _____

Seccin
200
Subseccin
Serie
TODOS
26
INVENTARIOS
26.01
Inventario de Transferencias Primarias
2014
ACTIVA
26
INVENTARIOS
26.02
1999
INACTIVA
26
INVENTARIOS
26.02
Inventarios Documentales por dependencia (formato) - OPA
26
INVENTARIOS
26.03
Inventario general de bienes AGN
1999
INACTIVA
26.03
Inventario General Semestral de Bienes Devolutivos por dependencia
2012
ACTIVA
230
26
SERIE
SUBSERIE
INVENTARIOS
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
INACTIVA
TODOS
26
INVENTARIOS
26.04
Inventarios Documentales de la Dependencia
2014
ACTIVA
500
520
26
INVENTARIOS
26.05
Inventario Material Bibliogrfico
2014
ACTIVA
500
520
26
INVENTARIOS
26.06
Inventario Acervo Documental
2014
26
INVENTARIOS
26.07
Inventario de Material Audiovisual - DRA
210
26
INVENTARIOS
260
INVENTARIOS
26.08
26.09
Inventario General de Documentos A.C.

Inventario de Software - Grupo de Sistemas
2014
26
26
INVENTARIOS
2014
INVENTARIOS
26.10
26.11
Inventario de eliminacin documental
26
26
INVENTARIOS
2012
ACTIVA
INVENTARIOS
26.12
26.13
Inventario General Anual de Bienes en Almacn
26
Inventario de material documental digitalizada
2010
ACTIVA
26
INVENTARIOS
26.14
Inventario de material microfilmado
2010
ACTIVA
200
200
200
230
ACTIVA
INACTIVA
ACTIVA
ACTIVA
ACTIVA
INACTIVA
200
230
26
INVENTARIOS
26.15
Activos fijos, depreciacin, amortizaciones y ajustes
2012
ACTIVA
200
230
26
INVENTARIOS
26.16
Inventario General Anual de bienes devolutivos
2012
ACTIVA
320
210
26
INVENTARIOS
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL AGN
26.17
27
Inventario de transferencias Secundarias
27
2014
2014
ACTIVA
ACTIVA
28
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
28.01
Plan de Desarrollo Administrativo SISTEDA
2010
INACTIVA
28
28.01
Metodologa para Plan de accin institucional
1999
INACTIVA
INACTIVA
300
200
100
110
28
28.01
2012
100
110
28
28.01
Modelo Integrado de Planeacin y Gestin
2014
ACTIVA
28
28.02
Metodologa para Plan de accin por dependencia
1999
INACTIVA
28
28.02
Administracin del Sistema Integrado de Gestin Calidad y MECI
2010
INACTIVA
2012
INACTIVA
100
110
28
28.02
Administracin de Riesgos
100
110
28
28.02
Sistema de Gestin de Calidad - SGC
100
110
28
28.02
Sistema Integrado de Gestin - SIG
2014
ACTIVA
28
28.03
Metodologa para informe institucional
1999
INACTIVA
28
28.03
Trmites Atencin al Ciudadano
2012
INACTIVA
28
28.04
Metodologa para valoracin econmica
1999
INACTIVA
28
28.04
Producto o Servicio No Conforme
2014
ACTIVA
28
28.04
Audiencia Pblica
2010
INACTIVA
ACTIVA
100
100
110
110
INACTIVA
100
110
28
28.04
Rendicin Pblica de Cuentas
2014
100
110
28
28.05
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
2014
ACTIVA
100
110
28
28.06
Administracin del Sistema de Gestin Ambiental
2012
INACTIVA
100
110
28
28.06
Sistema de Gestin Ambiental - implementacin
2014
28
28.07
N/E
28
28.08
Procesos Institucionales
100
47
ACTIVA
INACTIVA
2014
ACTIVA

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
29
INGRESO DE DOCUMENTOS
29.01
Transferencias regulares
500
540
29
29.01
Ingreso por Depsito Voluntario
2014
ACTIVA
540
29
29.02
Ingreso por Donacin o Legado
2014
ACTIVA
500
540
29
29.03
Ingreso por Transferencias Regulares
2014
ACTIVA
500
540
29
29.04
Ingreso por Compra
2014
ACTIVA
500
540
29
29.05
Ingreso por Comodato
2014
ACTIVA
200
210
30
REGISTRO Y CONTROL
30.01
Registro de Comunicaciones Oficiales
2012
ACTIVA
30
REGISTRO Y CONTROL
30.01
Registro de Correspondencia
2010
INACTIVA
30
REGISTRO Y CONTROL
30.02
Registro de prstamo y consulta de documentos
2012
ACTIVA
30
REGISTRO Y CONTROL
30.03
Registro de Contratos y Convenios
2014
ACTIVA
31
EVALUACIN TRD ENTIDADES DEL ORDEN

NACIONAL
N/A
1999
INACTIVA
32
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
N/A
1999
INACTIVA
33
ADQUISICIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO
N/A
1999
INACTIVA
500
200
210
Serie
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
INACTIVA
500
520
33
SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
33.01
Adquisicin y entrega material bibliogrfico
2014
ACTIVA
500
520
33
33.02
Control de prstamo de material bibliogrfico
2014
ACTIVA
500
520
33
33.03
Visitas Guiadas
2014
ACTIVA
34
ESTADSTICAS
34.01
Estadsticas de consulta
1999
INACTIVA
34
ESTADSTICAS
34.02
Estadsticas de usuarios
1999
INACTIVA
34
ESTADSTICAS
34.03
Estadsticas solicitud de escrituras
1999
INACTIVA
35
INSCRIPCIN INVESTIGADORES
N/A
1999
INACTIVA
410, 420, 510, 530
35
INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS
35.01
Estudios archivsticos
2012
ACTIVA
420
35
35.02
Estudios de preservacin a largo plazo
2014
ACTIVA
420
35
35.03
Estudios de conservacin a largo plazo
2014
ACTIVA
35
35.04
Estudios tcnicos
2014
ACTIVA
36
PROCESOS DISCIPLINARIOS
N/A
2014
ACTIVA
36
PROCESOS INTERNOS DISCIPLINARIOS
N/A
2012
INACTIVA
37
MEDIOS AUDIOVIDUALES
N/A
1999
INACTIVA
400
100
100
200
38
REGISTRO DE FOTOCOPIADO
N/A
2010
INACTIVA
200
230
39
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
39.01
Mantenimiento de Equipos de Sistemas
2012
ACTIVA
500
510
39
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
39.02
Mantenimientos y calibracin de equipos
2014
ACTIVA
300
310
40
COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA
40.01
Consejos Territoriales de Archivo - Reunin nacional.
2014
ACTIVA
40
COORDINACIN ESTRUCTURA DEL SNA
40.01
Consejos Departamentales de Archivos
1999
INACTIVA
300
310
40
40.02
Consejos Territoriales de Archivo - Coordinacin
2014
ACTIVA
40
40.02
Comits Tcnicos Asesores por funciones
1999
INACTIVA
40
40.03
Comits Tcnicos Asesores del SNA - Coordinacin
2014
ACTIVA
40
40.03
Comits Tcnicos Asesores por sectores
1999
INACTIVA
40.04
2014
ACTIVA
300
200
200
310
240
230
40
41
CAJA MENOR
N/A
2014
ACTIVA
42
HOJA DE VIDA DE VEHICULOS
N/A
1999
INACTIVA
42
EXPEDIENTE DE VEHICULOS
N/A
2012
ACTIVA
48

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
SERIE
SUBSERIE
200
250
44
RELACIN MENSUAL DE CONTRATOS SIN

FORMALIDADES PLEINACTIVAS
200
250
45
CONCILIACIONES BANCARIAS
200
250
46
LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES
46.01
200
250
46
200
200
250
250
46
47
200
250
200
200
43
SUBSERIE DOCUMENTAL
N/A
44.01
N/A
TRD
ESTADO
1999
INACTIVA
2014
ACTIVA
2014
ACTIVA
Libro Diario
2012
INACTIVA
46.02
Libro Mayor
2012
INACTIVA
46.03
Libros Auxiliares
2012
INACTIVA
INFORMACIN PRESUPUESTAL CDP
47.01
Ejecucin Presupuestal Anual
2014
ACTIVA
48
48.01
Libros Presupuestales
2014
ACTIVA
250
48
48.02
Orden de Pago SIIF AGN
2014
ACTIVA
250
48
48.03
Orden de Pago SIIF DAS
2014
ACTIVA
49
MODIFICACIONES PRESUPUESTAL
1999
INACTIVA
50
COORDINACIN EVENTOS DE DIFUSIN
50.01
Control de entregas de publicaciones
1999
INACTIVA
50
COORDINACIN EVENTOS DE DIFUSIN
50.02
Expoarchivo
1999
INACTIVA
N/A
51
CONCURSOS
N/A
1999
INACTIVA
200
220
51
PROVISIN DE EMPLEO PBLICO
N/A
2012
INACTIVA
200
220
51
51.01
Convocatorias CNSC
2014
ACTIVA
200
220
51
51.02
Encargos
2014
ACTIVA
200
220
51
51.03
Nombramientos provisionales
2014
ACTIVA
200
220
52
HISTORIAS LABORALES
N/A
2014
ACTIVA
200
220
52
HISTORIAS LABORALES
52.01
53
KARDEX DE PERSONAL
53
Certificaciones DAS
2014
ACTIVA
N/A
1999
INACTIVA
PROYECCIN E IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACIN
N/A
2012
ACTIVA
INACTIVA
200
230, 410
54
LIBROS DE VACACIONES
N/A
1999
200
250
55
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
N/A
2012
ACTIVA
200
250
56
LIBROS DE TESORERIA
56.01
Libro Auxiliar de Caja
2012
INACTIVA
200
250
56
LIBROS DE TESORERIA
56.02
Libro Auxiliar de Bancos
2012
INACTIVA
200
250
56
LIBROS DE TESORERIA
56.03
Libro registro de cuentas por pagar (Inversin y Funcionamiento)
2012
INACTIVA
200
250
56
LIBROS DE TESORERIA
56.04
Libro Registro de Ingresos
2012
INACTIVA
200
250
57
ORDENES DE PAGO
N/A
2012
INACTIVA
200
250
57
ORDENES DE PAGO
57.01
Nminas
2012
INACTIVA
57
ORDENES DE PAGO
57.02
Transferencias de fondos de tesoreria
1999
INACTIVA
57
ORDENES DE PAGO
57.02
Contribuciones inherentes a la nmina al sector privado y/o pblico
2012
INACTIVA
200
250
58
SEGUROS DE RIESGOS PROFESIONALES
58.01
Panorama de riesgos
1999
INACTIVA
500
520
58
SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES
58.01
Servicio de consulta en sala
2012
ACTIVA
500
520
58
58.02
Servicio de consulta por escrito
2012
ACTIVA
500
520
58
58.03
Registro de Investigadores
2012
ACTIVA
59
BOLETN DIARIO DE ALMACEN
N/A
1999
INACTIVA
60
BOLETIN DIARIO DE CAJA y BANCOS
N/A
2012
ACTIVA
200
250
49

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
SERIE
SUBSERIE
200
250
61
CUENTAS CORRIENTES
61.01
200
250
61
CUENTAS CORRIENTES
61.02
200
250
61
CUENTAS CORRIENTES
61.03
62
CONDICIONES AMBIENTALES
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
Cuentas Autorizadas
2012
INACTIVA
Cuenta de Recursos Propios
2012
INACTIVA
Situado de Fondos
2012
INACTIVA
1999
INACTIVA
N/A
500
510
62
SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL
62.01
Material Particulado
2014
ACTIVA
500
510
62
62.02
Condiciones ambientales
2014
ACTIVA
500
510
62
62.03
Contaminantes biolgicos
2014
ACTIVA
500
510
62
62.04
Contaminantes qumicos
2014
ACTIVA
63
CRONOGRAMA LIMPIEZA DEPOSITOS
1999
INACTIVA
N/A
200
230
63
63.01
Depsitos, zonas de trabajo y mobiliario
2012
ACTIVA
500
510
63
63.02
Acervo Documental
2012
ACTIVA
500
510
64
DIAGNSTICOS FSICOS
N/A
2012
ACTIVA
65
MANTENIMIENTO ACERVO DOCUMENTAL
N/A
1999
INACTIVA
66
POLIZAS DE SEGUROS
66.01
Polizas de manejo
2012
ACTIVA
66
POLIZAS DE SEGUROS
66.02
Polizas de benes muebles e inmuebles
2012
ACTIVA
67
CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES
N/A
1999
INACTIVA
68
HISTORIAS LABORALES OCUPACIONALES
N/A
1999
INACTIVA
CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES
N/A
2012
ACTIVA
100
200
120
210
69
70
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
70.01
Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN)
2014
ACTIVA
200
210
70
70.02
Transferencias Secundarias (Entidades para AGN)
2014
ACTIVA
500
540
70
70.03
Registro general de ingresos documentales
2014
ACTIVA
500
540
71
REGISTRO
2012
INACTIVA
500
540
72
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL NACIONALES
500
540
72
500
520
73
LIBROS DE REGISTRO
200
230
74
LICENCIAS DE SOFTWARE
100
120
75
500
530
N/A
72.01
Convalidacin TRD entidades nacionales
2014
ACTIVA
72.02
Registro nico de series documentales TRD
2014
ACTIVA
N/A
2012
ACTIVA
N/A
2012
ACTIVA
PROCESOS JUDICIALES
N/A
2012
ACTIVA
76
N/E
N/A
77
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION
N/A
2012
ACTIVA
78
N/E
N/A
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL NACIONALES
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

NACIONALES
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
NACIONALES
500
540
79
500
540
79
200
230
80
TTULOS DE BIENES INMUEBLES
100
81
PARTICIPACION EN ORGANISMOS
100
81
PARTICIPACION EN ORGANISMOS
82
INVERSIONES TES
N/A
83
N/E
N/A
84
BOLETIN MENSUAL DE ALMACN
N/A
200
200
250
230
N/E
N/E
79.01
Convalidacin TVD entidades nacionales
2014
ACTIVA
79.02
Registro nico de series documentales TVD
2014
ACTIVA
2012
ACTIVA
81.01
Participacin en Organismos Internacionales
2012
ACTIVA
81.02
Participacin en Organismos nacionales
2012
ACTIVA
2012
INACTIVA
N/A
50
N/E
2012
ACTIVA

HOJA: _____ / _____

FONDO
Seccin
Subseccin
Serie
200
210
85
500
530
86
REGISTRO DE ARCHIVOS HISTRICOS y BIC
500
87
300
520
330, 400, 410, 420
500
300
SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL
TRD
ESTADO
N/A
2014
ACTIVA
N/A
2012
ACTIVA
SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS
N/A
2012
ACTIVA
88
PROYECTOS NORMATIVOS
N/A
2012
INACTIVA
530
89
CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS
N/A
2014
ACTIVA
320
90
VISITAS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL
N/A
2014
ACTIVA
91
VISITAS DE VIGILANCIA A CONSEJOS

TERRITORIALES DE ARCHIVOS
N/A
2012
ACTIVA
92
GESTIN DE PROYECTOS
2014
ACTIVA
ACTIVA
300
320
600
610
100
120
93
COBROS COACTIVOS
N/A
2014
100
110
93
GOBIERNO EN LINEA
N/A
2014
94
COSTOS Y TARIFAS
N/A
100
94
POLITICAS INSTITUCIONALES
94.01
Poltica de Archivos
2014
ACTIVA
100
94
94.02
Poltica editorial
2014
ACTIVA
94
94.03
Poltica de seguridad de la informacin
2014
ACTIVA
100
95
REESTRUCTURACIN INSTITUCIONAL
2014
ACTIVA
210
96
MANUALES INSTITUCIONALES
96.01
Manual de Servicio al Ciudadano
2014
ACTIVA
100
110
96
96.02
Manual del Sistema Integrado de Gestin - SIG
2012
ACTIVA
100
110
96
96.03
Manual de Procesos y Procedimientos
2012
ACTIVA
100
97
96.04
Manual de comunicaciones
2014
ACTIVA
100
98
96.05
Manual de Imagen e Identidad Visual Corporativa
2014
ACTIVA
400
410
97
COORDINACIN ESTRUCTURA SGDEA
N/A
2012
INACTIVA
400
420
98
COORDINACIN ESTRUCTURA SINAE
N/A
99
SISTEMA NICO DE INFORMACIN TRIBUTARIA SUIT
99.01
Trmite de atencin de entidades
2014
ACTIVA
99
SISTEMA NICO DE INFORMACIN TRIBUTARIA SUIT
99.02
Servicios de atencin de ciudadanos
2014
ACTIVA
200
92.01
Proyectos Archivsticos - Propuestas Tcnicas sin trmite contractual
N/A
51
ACTIVA
INACTIVA
ACTIVA
Dep.
TRD
CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
item
DEP. SERIE SUBSERIE
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
AGN. Rendicin de Cuentas (Direccin
General)
(Subdirecciones)
TIPO
100
100
SIRECI (Rendicin de Cuentas)
EXTERNO
100
Ley de Cuotas
EXTERNO
110
Zar Anticorrupcin
EXTERNO
OAP
SI
(Grupo de Sistemas)
Procuradura General
de la Nacin - PGN
NO
GGH
OAP
Secretaria de
Transparencia
Presidencia de la
Repblica
SI
OCI
DG
Ciudadana
Director General
DG
Contralora General
de la Repblica CGR
Director General
Grupo de Gestin
Humana
DG
GGH
SIRECI
Oficina Asesora de
Planeacin
Oficina de Control Interno
OAP
OCI
Ciudadana; Organos
de Control
SI
OAP
Director General
OAP
OCI
Ciudadana
SI
OAP
Oficina Asesora de
Planeacin
OAP
Ciudadana
SI
OAP
Oficina Asesora de
Planeacin
OAP
Direccin Nacional de
Planeacin -DNP
NO
OAP
Director General
Cmite Directivo
Oficina Asesora de
Planeacin
DG
OAP
Comit Directivo MinCultura cuando lo

solicita
SI
OAP
Plan Anticorrupcin
EXTERNO
130
Gestin de la Vigencia (Acta de

Informe de Gestin)
EXTERNO
110
Proyectos de Inversin
EXTERNO
110
Seguimiento a proyectos de inversin BPIN
EXTERNO
SIG -Sistema Integrado de Gestin
SI
Director General
S.I
Art. 73- Ley 1474 de 2011

Estatuto Anticorrupcin.
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
DESTINATARIO
Art. 72 Ley 1474 de 2011
CGR. Res. Orgnica 6289 de

2011; CGR Res. Orgnica 6445
de 2012
Ley 581 de 2000
Circular conjunta No 03 de 2011
PGR, DAFP y Alta Consejeria
Presidencial para la equidad de la
mujer
WEB
SIGLA
EXTERNO
110
110
Documento Conpes 3654 de

2010; Ley 489 de 1998; Art.78 Ley 1474 /2011; Estrategia
Anticorrupcin AGN 2014
RESPONSABLE
Oficina Asesora de
Planeacin
NORMATIVIDAD
EXTERNO
Ley 951 de 2005; Circular 11 de

2006 CGR; Res. Org-5674
Art. 74 Ley 1474 Anticorrupcin
Art. 77 - Ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupcin
Art. 77 ley 1474 de 2011
Decreto 2844 de 2010
Manual Gel 3.1 Anexo 2
Norma
Tcnica
de
Calidad
NTCGP-1000-2009
Decreto 1599 del 20 de mayo de
2005
52
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
SIGLA
DESTINATARIO
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
OAP
Contralora General
de la Repblica CGR
SIRECI
NO
OAP
110
SIRECI (Varios) 1. Plan de Accin y

Ejecucin y ejecucin del plan
estratgico (F4); 2. Indicadores de
gestin
(F6);
3.
Compromisos
presupuestales de la vigencia para
actividades ambientales (F8.1); 4.
Proyectos o actividades que han
solicitado trmite ambiental (F8.3); 5.
Poltica
de
gestin
ambiental
institucional (F8.5); 6. Estudios de
valoracin de costos ambientales
(F8.7); 7. Plan de inversin y ejecucin
del plan de desarrollo nacional (F11).
110
Plan de Accion prxima vigencia
EXTERNO
Art.74 Ley 1474 de 2011
Oficina Asesora de
Planeacin
OAP
Ciudadana
SI
OAP
110
GEL - Plan de Accin para el ao de

Gobierno en Linea.
EXTERNO
Oficina Asesora de
Planeacin
SUBTIADE
Ciudadana
SI
SUBTIADE
10
110
Registro de Generadores de Residuos

y Desechos Peligrosos
EXTERNO
Oficina Asesora de
Resolucin Nacional 1362 de 2007 Planeacin
OAP
IDEAM
NO
OAP
SUIT-Sistema Unico de Informacion de

Tramites
OAP
DAFP; Ciudadania
SI
OAP
Registro
del
anteproyecto
presupuesto
de
inversin
funcionamiento en el SIIF Nacin
SIIF NACION / e-mail

SIIF
Proyecto presupuesto
NACIN
Minhacienda
NO
OAP
FURAG (Formato Unico de Registro

de Avance de Gestin)
WEB
MINTIC
NO
OAP
NO
OAJ
NO
OAJ
11
12
13
110
110
110
120
120
Gestin Comit de Conciliacin
SIRECI - Contratacin
de
y
EXTERNO
Oficina Asesora de
CGR. Res. Orgnica 6289 de 2011
Planeacin
y 6445 de 2012.
EXTERNO
Oficina Asesora de
DAFP - Constitutcion Politica; Ley
Planeacin
962 de 2005-Decreto 019 de 2012
Art.93 Dereto 111 de 1996
Oficina Asesora de
Planeacin
OAP
EXTERNO
Art. 2 Decreto 2482 de 2012
Oficina Asesora de
Planeacin
OAP
Ciudadana; DAFP
EXTERNO
Decreto 1716 de 2009; Ley 446

de 1998 ; Captulo V - Ley 640 de Presidente y Secretario
2001
Tcnico
Circular No.04 de 2014
OAJ
Agencia para la
Defensa Jurdica del
Estado
EXTERNO
CGR. Res. Orgnica 6289 de 2011

Oficina Asesora Jurdica
Res. Orgnica 6445 de 2012
OAJ
Contralora General
de la Repblica CGR
EXTERNO
53
SIRECI
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
120

NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
Reporte Camar de Comercio
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
SIGLA
DESTINATARIO
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
NO
OAJ
NO
OAJ
NO
OAJ
SECOP
NO
OAJ
S.I
EXTERNO
Art. 6 - Ley 1150 de 2007
OAJ
Cmara de Comercio
EXTERNO
Ley 190 de 1995

OAJ
DAFP
Art. 3 - Decreto 1795 de 2007
OAJ
Agencia para la
Defensa Jurdica del
Estado
OAJ
Colombia Compra
Eficiente
OAJ
MinCultura consolida
MIN
informacin para la CULTUR
CGR
A
NO
OAJ
SIGEP
HOJA DE
VIDA
120
SIGEP - Contratacin
120
LITIGOB
EXTERNO
120
SECOP - Contratacin
EXTERNO
120
Reportes Contratacin
EXTERNO
130
Pormenorizado del Estado del Control

Interno
EXTERNO
Ley 87 de 1993
Art. 9 Ley 1474 de 2011
OCI
Organos de Control y
Ciudadana
SI
OCI
130
Peticiones, Quejas, Reclamos,

Solicitudes y Denuncias
EXTERNO
Art. 76 Ley 1474 de 2011
OCI
Representante Legal
y Ciudadania
SI
OCI
130
13
Mapa de Riesgos de Corrupcin

(Seguimiento)
EXTERNO
Art. 3 y 4 Decreto 1537 de 2001;

Art. 73 Ley 1474 de 2011
elaboracion estrategia
OCI
Web AGN
SI
OCI
OPA
OCI
Zar Secretara
Transparencia
NO
OCI
Decreto Ley 019 de 2012

Ley 1474 de 2011.
Ley 1150 de 2007
Cronograma establecido por la
CGR, Oficio 2013EE0081557 de
fecha 12082013
120
Zar Anticorrupcin
EXTERNO
Art. 72 Ley 1474 de 2011
Oficina Asesora de
Planeacin (elabora)
(enva)
130
Sistema de Control Interno Contable
EXTERNO
Resolucin 357 de 2008
OCI
Contadura General
de la Nacin - CGN
SI
OCI
130
Sistema de Control Interno (MECI)
EXTERNO
OCI
DAFP
SI
OCI
130
Austeridad en el Gasto
EXTERNO
OCI
Director; Entes
Fiscalizadores
SI
OCI
Ley 87 de 1993 y Decretos

Reglamentarios
Ley 1474 de 2011
Decreto 1737-2209 de 1998
Decreto 984 de mayo de 2012
54
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
SIGLA
DESTINATARIO
OCI
Direccin Nal de
Derechos de Autor de
la Unidad
Administrativa
Especial del
MinInterior
130
Derechos de Autor
EXTERNO
Directiva Presidencial No. 02 de

2002, Circular No. 1000 de junio
de 2004, Circular No. 07 de Oficina de Control Interno
diciembre 28 de 2005. Circular No
04 del 22 de Diciembre de 2006.
130
SIRECI - Informe Anual Consolidado
EXTERNO
Resolucin orgnica 6289 de 2011 Oficina de Control Interno

y 6445 de 2012 de la Contralora (Verifica)
General de la Repblica
Grupo de Sistema
OCI
GS
Contralora General
de la Repblica CGR
10
130
Cmara de Representantes
EXTERNO
Constitucin Poltica de Colombia

Art.352
Art. 310 Ley 5 de 1992
OCI
Cmara de
Representantes
11
130
SIRECI - Plan de Mejoramiento
EXTERNO
Resolucin orgnica 6289 de 2011

y 6445 de 2012 de la Contralora Oficina de Control Interno
General de la Repblica
OCI
Contralora General
de la Repblica CGR
12
130
LITIGOB
EXTERNO
Art. 3. Paragrafo. Decreto 1795 de

2007
OCI
Agencia de Defensa
Jurdica del Estado
300
Resultados Indice de Gobierno Abierto

(IGA)
EXTERNO
Medicin Procuradura General de Subdireccin del Sistema

la Nacin
Nacional de Archivos
SUBSNA
Procuradura General
de la Nacin - PGN
Sistema Nacional de Atencin y

Reparacin Integral a Victimas.
SNARIV
GAEDH
Unidad Nal. de
Victimas; Congreso
de la Repblica;
Comits Entes de
Control PGN-CGR-DP
GS
Oficina de Control
Interno - OCI;
Direccin Nal de
Derechos de Autor;
MinInterior
GGH
DAFP
330
260
220
Derechos de Autor
SIGEP - Gestin del Recurso Humano

Novedades
Grupo de Archivos Etnicos

y Derechos Humanos
EXTERNO
Ley 1448 de 2012
EXTERNO
Directiva Presidencial No. 02 de

2002, Circular No. 1000 de junio
de 2004, Circular No. 07 de Grupo de Sistemas
diciembre 28 de 2005. Circular No
04 del 22 de Diciembre de 2006.
EXTERNO
Ley 190/95- D-1945/95; Circular

Externa DAFP 100-004 de 2013;
55
Grupo de Gestion
Humana; Servidores de
Carrera; Contratistas
Prestacion de Servicios.
S.I
SIRECI
SIRECI
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
SI
OCI
NO
OCI
NO
OCI
NO
OCI
OCI
IGA
NO
SUBSNA
GAEDDHH
SIGEP
NO
GS
NO
GGH
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
Resolucin Orgnica 6289 de

2011 Resolucin Orgnica 6445 Grupo de Gestin
de 2012 Contralora General de la Humana
Repblica
Grupo de Gestin
Ley 909 de 2004
Humana
Ley 298 de 1996
Resolucines 247/248 de 2007
Grupo de Gestin
Plan General de la Contabilidad
Financiera.- Contabilidad
Publica, Regimen de Contabilidad
Pblica
Grupo de Gestin
Resolucion DIAN
Financiera- Contabilidad
Grupo de Gestion
Resolucion SHD
Financiera- Contabilidad
220
SIRECI - Economa y Finanzas;

Personal y Costos
220
Comisin de Personal
EXTERNO
250
Contadura General de la Nacin
EXTERNO
250
Exogenas de la DIAN
EXTERNO
250
Secretara de Hacienda Distrital
EXTERNO
250
TES - Promedio Mensual de Depsitos

e Inversiones y Saldos y el Estado de
Cumplimiento de la Inversin.
EXTERNO
Decreto 1525 DE 2008
250
TES - Reporte Trimestral de Saldos de

Inversin
EXTERNO
250
SIRECI - rendicin de cuentas anual
EXTERNO
Presupuesto
Contralora General de la Repblica
Contabilidad
240
EXTERNO
Ley 80 de 1993
250
Ejecucin Presupuestal
EXTERNO
Como cabeza de Sector Cultura
400
GEL - Gobierno en Linea
EXTERNO
320
13
PGD Territorial
INTERNO
EXTERNO
Director General
Tesorera
Director General
Tesorera
Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33)
56
Grupo de Compras y
Adquisiciones
Grupo de Gestin
Financiera
Subdireccin de
Tecnologas de la
Informacin archivstico
Entidades vigiladas
SIGLA
DESTINATARIO
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
GGH
Contralora General
de la Repblica CGR
SIRECI
NO
GGH
GGH
CNSC
NO
GGH
GGF
Contadura General
de la Nacin - CGN
CHIP
NO
GGF
GGF
DIAN
MUISCA
NO
GGF
NO
GGF
NO
GGF
NO
GGF
SIRECI
NO
GGF
SECOP
SI
GCA
NO
GGF
NO
GIV
GGF
DG
GGF
DG
GGF
GGF
Secretaria de
Hacienda Distrital
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
Capitales InternoSubdireccin
Financiamiento
Nacin
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
Capitales InternoSubdireccin
Financiamiento
Nacin
Contralora General
de la Repblica CGR
GCA
OAJ / SECOP
GGF
Ministerio de Cultura
SUBTIADE
GIV
Grupo Inspeccin y
Vigilancia - GIV
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
320
13
110
13
200
13
220
13
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
Plan de Mejoramiento Archivstico PMA
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
INTERNO
Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33)
Entidades vigiladas
SIG - Auditoras internas
INTERNO
NTC 1000: 2009
Oficina
Asesora
Planeacin
Derechos de Peticin, Quejas,

Reclamos
INTERNO
Bienestar Social e Incentivos
INTERNO
Art. 24 Ley 1437 de 2011

Secretaria General
Art. 76 Ley 1474 de 2011
De
conformidad
con
la
metodologa para la elaboracin
del
Modelo
Integrado
de
Planeacin y Gestin numeral
2.4.4 El programa de bienestar
Social e incentivos harn parte
integral del Plan estratgico de
recursos
humanos
y
su
elaboracin debe efectuarse con
la participacin de la comisin de
personal.
El programa de bienestar social de
conformidad con los artculos 70 y
75 del Decreto 1227 de 2004,
comprende dos reas, que son la
Calidad de vida laboral y la
Grupo de Gestin
proteccin y servicios Sociales. En
Humana
desarrollo de estos programas las
entidades debern medir por lo
menos cada dos aos el clima
laboral y definir estrategias de
intervencin.
El programa de incentivos tiene
como objetivo crear un ambiente
laboral propicio al interior de las
entidades, as como reconocer el
desempeo de los servidores
pbicos y de los equipos de
trabajo. Es por ello que se hace
necesario contar con un informe
ya que el mismo permitira la toma
de decisiones.
57
SIGLA
GIV
de
OAP
SG
GGH
DESTINATARIO
Grupo Inspeccin y
Vigilancia - GIV
Oficina de Control
Interno - OCI
Oficina de Control
Interno - OCI
Comisin de Personal
como insumo para la
elaboracin
del
Programa
de
Bienestar y el Plan de
formacin
y
capacitacin
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
NO
GIV
NO
OCI (procedimiento)
NO
SG
NO
GGH
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
TIPO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
SIGLA
DESTINATARIO
GGH
Comisin de Personal
como insumo para la
elaboracin
del
Programa
de
Bienestar y el Plan de
formacin
y
capacitacin
De
conformidad
con
la
metodologa para la elaboracin
del
Modelo
Integrado
de
Planeacin y Gestin numeral
2.4.3, con el propsito de
organizar
la
capacitacin
internamente, se formular con
una periodicidad mnima de un
ao el plan institucional de
capacitacin, de acuerdo con lo
previsto en la Ley y en el Plan
Nacional
de
Formacin
y
Capacitacin
y
debe
estar
articulado con el Plan Estratgico
de Recursos Humanos.
2
220
13
Informe de capacitacin
INTERNO
Grupo de Gestin
El
Plan
Institucional
de Humana
Capacitacin - PIC incluye los
Proyectos de Aprendizaje en
Equipo (PAE) que formulen los
empleados
segn
sus
necesidades,
la
planeacin
institucional y las prioridades de la
entidad Las orientaciones para
formular los PIC estn contenidas
en la gua metodolgica que se
encuentra en la pgina web de la
ESAP y el DAFP. Por lo anterior
se hace necesario contar con un
informe
que
permita
la
estructuracin
del
Plan
de
Formacin y Capacitacin.
58
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
NO
GGH
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
220
13
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
Informe Historias Laborales
TIPO
INTERNO
Cumplimiento del Plan de actividades

del Sistema de Seguridad y la Salud
en el Trabajo
INTERNO
13
Certificaciones laborales
INTERNO
13
Actas de posesin
INTERNO
220
13
De Gestin
INTERNO
220
13
Evaluacin funcionarios provisionales
INTERNO
220
220
220
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
Este informe puede ser eliminado

dado que el mismo se gener por
una necesidad coyuntural y la
dependencia meneja un FUID, el
Grupo de Gestin
cual se constituye en el informe de
Humana
entrega de la transferencia y de
encuentra
debidamente
reglamentado para el proceso de
transferencia.
Decreto 1562 de 2012, solicita la
aplicacin de indicadores de
gestin frente al sistema razn por
la cual es necesario la generacin
de informes para la generacion de
estadisticas.
Se requiere en aplicacin del
PHVA, que permite mejorar la
prestacin del servicio incorporar
un informe de medicin que
permita evaluar la emisin de
certificaciones laborales con y sin
funciones as como la pertinencia
de la implementacin de un
software.
Se requiere la generacin de
informe que detalle el consecutivo
de las actas el cual debe ser
generado actualmente y por
solicitud de la CGR- Auditora
2013
Se genera al interior de todas las
dependencias a efecto de que
sirva como insumo para la
elaboracion de los informes que
deba rendir la Direccin General
Se hace necesario generar
informe de conformidad con lo
establecido en la Resolucin No.
386 de 2014.
59
SIGLA
DESTINATARIO
GGH
Se
elabora
para
efectuar
la
transferencia
y
manejar el inventario
documental
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
NO
GGH
Grupo de Gestin
Humana
GGH
NO
GGH
Grupo de Gestin
Humana
GGH
NO
GGH
Grupo de Gestin
Humana
GGH
NO
GGH
Secretara General
GGH
NO
GGH
Grupo de Gestin
Humana
GGH
NO
GGH
Dep.
TRD
item
DEP. SERIE SUBSERIE
11
220
13
NOMBRE INFORME
(TIPO DOCUMENTAL)
Entrega de carns
TIPO
INTERNO
NORMATIVIDAD
RESPONSABLE
Se requiere en aplicacin del

PHVA, en aras de permitir mejorar
la
prestacin
del
servicio Grupo de Gestin
incorporar un informe de medicin Humana
que permita evaluar la emisin y
recepcin de carne.
SIGLA
GGH
DESTINATARIO
S.I
WEB
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA
NO
GGH
Fecha actualizacin: NOVIEMBRE 2014
60
NORMOGRAMA
NORMA
CN.
DESCRIPCIN
Norma
Constitucin Poltica de Colombia.
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002
Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 872 de 2003
Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadoras
de servicios.
Ley 962 de 2005
por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos
Ley 1221 de 2008
Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones.
Ley 1273 de 2009
Por medio de la cual se modifica el Cdigo Penal, se crea un nuevo bien jurdico tutelado - denominado "de la proteccin de la
informacin y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.
Ley 527 de 1999
Ley 1341 de 2009
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones
Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo. (Captulo IV Utilizacin de
Medios electrnicos en el procedimiento administrativo.)
Decreto Ley 019 de 2012
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
administracin pblica, establece en los artculos 4 y 14 el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones y
en particular al uso de medios electrnicos como elemento necesario en la optimizacin de los trmites ante la
administracin pblica.
Ley 1564 de 2012
Por medio de la cual se expide el Cdigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las
tecnologas de la informacin y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestin y los trmites de los procesos
judiciales, as como en la formacin y archivo de los expedientes.
OHSG 2014
Derogada / Vigente
61
Reglamentada el Decreto 4110 de 2004 y

parcialmente por el Decreto 4295 de 2007
Decreto 884 de 2012
Por medio del cual se reglamenta la Ley

1221 de 2008 y se dictan otras
disposiciones. (Teletrabajo)
Por el cual se establecen los lineamientos

generales de la Estrategia de Gobierno en
Lnea de la Repblica de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341
de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
NORMOGRAMA
NORMA
Ley Estatutaria 1581 de

2012
Ley 1712 de 2014

Decreto 019 de 2012
Decreto 884 de 2012
DESCRIPCIN
Norma
Reglamentada parcialmente por el Decreto

1377 de 2013.
Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales.
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica nacional y se dictan
otras disposiciones.
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica.
por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificacin, los
certificados y las firmas digitales.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
Administracin Pblica.
Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones. (Teletrabajo)
MinCultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga
el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado.
MinCultura. Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las entidades del Estado
MinTIC. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones"
Decreto 333 de 2014
"Por el cual se reglamenta el artculo 160

del Decreto-ley 19 de 2012"
Reglamentado por los Decretos 734 y
1450 de 2012.
MinCultura. Por el cual se aprueba la modificacin de la estructura del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias.
DAFP. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integracin de la planeacin y control.
Derogada / Vigente
MinCultura. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de
documentos de valor histrico al Archivo General de la Nacin, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones".
AGN. Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la implementacin de la Directiva Presidencial No. 004 de
2012
AGN. Por medio del cual modifica parcialmente la Res. 352 de 2011, mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de
Archivo y Gestin Documental del AGN
AGN. Por medio del cual se adopta el

nuevo Reglamento Interno de Archivo y de
Gestin Documental del Archivo General
de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
OHSG 2014
62
NORMOGRAMA
NORMA
Acuerdo 007 de 1994
Acuerdo 047 de 2000
Acuerdo 048 de 2000
Acuerdo 049 de 2000
Acuerdo 050 de 2000
Acuerdo 060 de 2001
Acuerdo 037 de 2002
Acuerdo 038 de 2002
Acuerdo 039 de 2002
OHSG 2014
DESCRIPCIN
Norma
Derogada / Vigente
AGN. Por medio del cual se adopta el nuevo Reglamento Interno de Archivo y de Gestin Documental del Archivo General de
la Nacin Jorge Palacios Preciado.
AGN. Por el cual se conforma el Comit de Convivencia 2013 - 2015
AGN. Por el cual se crea el PreComit evaluador de documentos del AGN
AGN. Por la cual se regulan las polticas de seguridad informtica y el uso adecuada de la tecnologa para el procesamiento
de informacin en el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
AGN. Por la Cual se aprueba la modificacin del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, y se determinan las
funciones de sus dependencias.
AGN. Por la cual se conforma la Comisin de Personal del Archivo General de la Nacin para el perodo 2013-2015"
AGN. Por la cual se crea la Brigada de Emergencias del Archivo General de la Nacin - Jorge Palacios Preciado y se deroga
la Resolucin 381 de 2010.
AGN. Constitucin de Caja Menor y responsables de su manejo.
AGN. Programa de Induccin y reinduccin de funcionarios
AGN. Por la cual se actualizan los cdigos y siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado.
AGN. Reglamento para la admn y gestin del correo electrnico.
AGN. Reglamento General de Archivos (Glosario)
Por el cual se desarrolla el artculo 43 del captulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general
de archivos sobre "Restricciones por razones de conservacin
Por el cual se desarrolla el artculo 59 del captulo 7 -conservacin de documentos-, del reglamento general de archivos sobre
conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental".
AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos
sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
AGN. Por el cual se desarrolla del artculo 64 del ttulo VII Conservacin de Documentos, del Reglamento General de
Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
AGN. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas.
AGN. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito,
custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus Acuerdo 008 de 2014
Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
AGN. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
AGN. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
Acuerdo 004 de 2013
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
63
Derogado por el AGN. Acuerdo 004 de

2013.
NORMOGRAMA
NORMA
Acuerdo 042 de 2002
Acuerdo 027 de 2006
Acuerdo 003 de 2013
Acuerdo 004 de 2013
Acuerdo 005 de 2013
Acuerdo 002 de 2014
Acuerdo 006 de 2014
Acuerdo 007 de 2014
DESCRIPCIN
Norma
AGN. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
AGN. Modifica el Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos actualiza Artculo 67 Glosario.
AGN. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 25 78 de 2012, se adoptan y reglamenta el Comit Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
AGN. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de
Valoracin Documental.
AGN. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin de los archivos en las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.
AGN. Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para la creacin, conformacin, organizacin, control y consulta
de los expedientes de archivo y se establecen otras disposiciones.
AGN. Por medio de la cual se desarrollan los artculos 46, 47 y 48 del Ttulo XI "Conservacin de documentos" de la Ley 594
de 2000.
AGN. Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para la reconstruccin de expedientes y se dictan otras
disposiciones"
Circular 012 de 2004
AGN DAFP Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N 004 de 2003 (Organizacin de las Historias Laborales).
Circular Externa 002 de

2009
2012
2012
2013
2014
DP 004 de 2012
AGN. Tablas de Retencin Documental TRD.
NTC-ISO 15489-1
COINFO. Decisiones sobre la solucin tecnolgica de apoyo al aplicativo de gestin documental ORFEO.
COINFO. Estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos. (Incluye
Anexo tcnico)
Informacin y Documentacin - Gestin de Documentos. Parte. Generalidades.
NTCGP 1000 : 2009
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica primera Actualizacin.
OHSG 2014
Derogada / Vigente
AGN. Adquisicin de herramientas tecnolgicas de Gestin Documental.

AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas en el marco de
la iniciativa Cero Papel.
AGN. Directrices para el cumplimiento e implementacin del Decreto 2578 de 2012
AGN. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.
Eficiencia administrativa y lineamiento de la poltica de cero papel en la administracin pblica.
64
NORMOGRAMA
NORMA
DESCRIPCIN
Norma
NTC 4095
Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de
operacin.
Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de
Microfilmes.
Norma General para la Descripcin Archivstica
NTC 4436
Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029
Norma sobre Medicin de Archivos.
NTC 5174
Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238
Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series. Procedimiento de operacin.
NTC 5421
Micrografa medicin de densidad de microfilmes.
NTC 3723
NTC 4080
Derogada / Vigente
NTC ISO 27000

ISO 30300
Informacin y Documentacin Sistemas de Gestin para los Documentos Fundamentos y vocabulario
ISO 30301
Informacin y Documentacin Sistemas de Gestin para los Documentos Requisitos
ISO 30302
Informacin y Documentacin Sistemas de Gestin para los Documentos - Gua de Implementacin.
ISO 30303
Informacin y Documentacin Sistemas de Gestin para los Documentos - Requisitos para auditores y certificadores.
ISO 30304
Informacin y Documentacin Sistemas de Gestin para los Documentos - Gua de Evaluacin.
Documento
Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (Moreq). 2001
Gua
AGN. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. 2005.
OHSG 2014
65
FUNCIONES Y PRODUCCIN DOCUMENTAL

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
OFICINAS PRODUCTORAS
000 CONSEJO DIRECTIVO - CD
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
N
FUNCION
DESCRIPCION DE FUNCIONES
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios

Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y
su conformidad con las polticas del Sector Cultura.
Dec. 2126
100 DG
Actas de Consejo Directivo
Dec. 2126
100 DG
Dec. 2126
100 DG
Dec. 2126
100 DG
Dec. 2126
100 DG
Dec. 2126
100 DG
Aprobar, con base en la recomendacin del Director del Archivo General de la

Nacin, la poltica general de la entidad, los planes programas y proyectos
estratgicos, para su incorporacin a los planes sectoriales y a travs de stos, al
Plan Nacional de Desarrollo.
Verificar la ejecucin de la poltica archivstica, en el marco de la Ley General de

Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las dems polticas
pertinentes.
Formular a propuesta del representante legal, la poltica de mejoramiento continuo

de la entidad, as como los programas orientados a garantizar el desarrollo
administrativo.
Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestin institucional presentadas
por la Administracin de la entidad.
DENOMINACIN
Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgnica que

consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier
reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de
creacin o reestructuracin.
Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.
Dec. 2126
100 DG
Autorizar la aceptacin y concesin de donaciones y legados.
Dec. 2126
100 DG
Dec. 2126
100 DG
Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la funcin

archivstica del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre
aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo
archivstico a nivel nacional y territorial.
10
Expedir su propio reglamento.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
11
Las dems que les sealen la ley, el acto de creacin y los estatutos internos.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
Dirigir el diseo de la Poltica Nacional de Gestin Documental y Archivos, para

facilitar la gestin administrativa del Estado y la conservacin del patrimonio
documental.
Dec. 2126
100
Dirigir procesos de investigacin a partir de la informacin contenida en los distintos

archivos de la Nacin, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con
fines culturales, cientficos, histricos o tcnicos.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
Dirigir, coordinar y controlar la gestin de los archivos pblicos, promoviendo el

desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas para su adecuado funcionamiento.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
Dirigir y orientar las polticas de fortalecimiento de la cultura archivstica y promover

y definir los espacios de desarrollo en esta materia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposicin de multas y

sanciones a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas por
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Actualizado por LMRC / OHSG
66

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
Aprobar la publicacin de obras de inters archivstico, impresas y digitales que
contribuyan a difundir los avances de la archivstica, las actividades de la Entidad y
su patrimonio documental o de otros archivos de inters cultural.
Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios
prestados por la Entidad.
Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones
del Consejo Directivo.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
DENOMINACIN
100
100
100
100
Ejercer la representacin legal de la Entidad.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
10
Someter a consideracin del Consejo Directivo los asuntos de su competencia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
100
11
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecucin de las funciones o programas del

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y de su personal.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
100 DG
Actos Administrativos
100
12
Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestin
administrativa, los convenios de cooperacin financiera o tcnica nacional e
internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones
educativas, culturales, de investigacin y con archivos extranjeros.
100
13
Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas

estratgicas para el fortalecimiento de las funciones archivsticas en general y de
cooperacin nacional o internacional, en materias tcnicas o financieras.
Dec. 2126
100 DG
22
Convenios de Cooperacin
100
14
Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas,

culturales, de investigacin y con archivos extranjeros.
Dec. 2126
100 DG
22
Convenios de Cooperacin
Dec. 2126
100 DG
100
15
Presentar un informe anual de resultados de la gestin institucional al Presidente de

la Repblica, por intermedio del Ministerio de Cultura. As mismo, presentar
informes semestrales de los resultados de la gestin institucional al Consejo
Directivo.
100
16
Ejercer la funcin de control disciplinario en segunda instancia, en los trminos de

la Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen.
Dec. 2126
100 DG
36
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Investigaciones disciplinarias
2da. Instancia
100
17
Crear, conformar, asignar funciones a los rganos de asesora y coordinacin, as

como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los
objetivos y funciones del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado,
mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.
100
18
Garantizar en la entidad la aplicacin de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado

de Gestin, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen y
adicionen.
Dec. 2126
110 OAP
28
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
110
17
100
19
Establecer los parmetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la

formulacin, diseo y determinacin de las polticas, orientaciones estratgicas,
planes, programas y proyectos,promoviendo y apoyando la implementacin de una
cultura de la gestin orientada por resultados.
100
20
Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los

proyectos de modificacin presupuestal, para presentarlos a consideracin del
Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.
67

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
NA
NA
100
21
Dirigir, coordinar y controlar la recuperacin, preservacin y custodia del acervo

documental propio y el de la Nacin.
Dec. 2126
No aplica (NA)
100
22
Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos.
Dec. 2126
310
Dec. 2126
No aplica (NA)
100
23
Las dems que le sealen la Ley, los estatutos internos y las dems normas legales
vigentes.
110
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIN OAP
Disear y coordinar el proceso de planeacin del Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado en los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos.
Dec. 2126
110
Asesorar al Director General en la formulacin, orientacin, coordinacin, control y

evaluacin de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de
desarrollo y los aspectos sociales, econmicos, culturales, cientficos y tecnolgicos
de la actividad archivstica del pas.
Dec. 2126
110 OAP
110
Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las dems dependencias, en el

diseo, formulacin y ejecucin de los planes, programas y proyectos para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Dec. 2126
110 OAP
110
Realizar seguimiento a la gestin y resultados de la entidad y llevar las estadsticas

e indicadores, reportando peridicamente dicha informacin a la Direccin General
y a otras entidades de la administracin pblica.
Dec. 2126
110 OAP
110
Orientar la preparacin, formulacin, ejecucin y seguimiento del plan estratgico

de la Entidad y proponer la implementacin de herramientas de gestin y
mejoramiento continuo.
Dec. 2126
110
Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y

proyectos de la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por
vigencias.
Dec. 2126
110
Brindar apoyo a la Direccin General y a las dems dependencias de la entidad en

la formulacin de los proyectos de inversin y realizar el seguimiento y evaluacin a
su ejecucin.
110
110
DENOMINACIN

NA
NA
110 OAP
13
Plan Estratgico
Dec. 2126
110 OAP
18
Proyecto de Inversin Nacional - DNP
Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de

presupuesto en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecucin, atendiendo
para tal efecto las directrices del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y del
Departamento Nacional de Planeacin.
Dec. 2126
110 OAP
17
Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite

correspondiente.
Dec. 2126
110
10
Asesorar, orientar y asistir la formulacin de los objetivos, los procesos y el plan de

accin, necesarios para el diseo del Sistema Integrado de Gestin, coordinando su
desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la
entidad con las dems dependencias.
Dec. 2126
110 OAP
28
110
11
Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la

formulacin y orientacin de los programas institucionales.
Dec. 2126
110
12
Preparar los informes de gestin y de rendicin de cuentas de la entidad y coordinar

las audiencias pblicas, as como asistir y supervisar la elaboracin de los informes
de gestin de las dems dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.
Dec. 2126
110 OAP
13
Informe de Gestin Institucional
68

AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
110
12
Preparar los informes de gestin y de rendicin de cuentas de la entidad y coordinar

las audiencias pblicas, as como asistir y supervisar la elaboracin de los informes
de gestin de las dems dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.
Dec. 2126
110 OAP
28
110
13
Las dems funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
120
Asesorar a la Direccin General y a las diferentes dependencias y grupos internos

de trabajo de la entidad en los asuntos jurdicos relacionados con las competencias
asignadas a cada una de ellas.
Dec. 2126
120 OAJ
Dec. 2126
120 OAJ
CDIGO
120
Asesorar a la Direccin General y coordinar con las dems dependencias de la

Entidad el trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como
conceptuar sobre la interpretacin de normas legales inherentes a las funciones de
la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la
administracin.
120
Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las
dependencias en el desarrollo de los mismos.
Dec. 2126
120 - OAJ
21
Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el
Director General del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado,
teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos
internos.
Dec. 2126
120
Dec. 2126
120 - OAJ
21
120
120
120
120
120
120
120
10
120
11
120
12
120
13
Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e
internacionales, los contratos y dems actos administrativos que deba suscribir el
Director General.
Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para
aprobacin de la Direccin General de la Entidad.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Elaborar los conceptos tcnicos que soliciten los particulares y las entidades
pblicas y privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de
archivos y gestin documental, as como sobre su interpretacin y aplicacin.
Asesorar a la Direccin General en la formulacin de normas que deba expedir el
Consejo Directivo o el Director General.
Dirigir la recopilacin y actualizacin de las disposiciones legales y jurisprudenciales
relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y
divulgacin.
Coordinar y apoyar la respuesta y trmite de los recursos que se interpongan a los
actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.
Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nacin
Jorge Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su
contra o que ste deba promover, mediante poder otorgado por el Director General
y supervisar el trmite de los mismos.
69
DENOMINACIN
Rendicin Pblica de Cuentas
Contratos estatales
Contratos estatales
Dec. 2126
Dec. 2126
120 - OAJ
Actos Administrativos
Dec. 2126
Dec. 2126
120 - OAJ
Dec. 2126
120 OAJ
Conceptos Tcnicos
Dec. 2126
Dec. 2126
120 - OAJ
Recursos Administrativos
Dec. 2126

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
120
14
Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que
deba suscribir conforme a la Constitucin Poltica y la ley.
Dec. 2126
120
15
Asistir a la Direccin General en la sustanciacin y proyeccin de los fallos de

segunda instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad.
Dec. 2126
100 DG
36
120
16
Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Informacin que establezca el

Estado para la vigilancia de la contratacin estatal.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
Dec. 2126
93
120
17
Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de Polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas por
particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la
Oficina.
120
18
Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdiccin

coactiva y efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o
del Archivo General de la Nacin por parte de las autoridades competentes.
Dec. 2126
120 - OAJ
120
19
Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones

jurdicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, que no correspondan a otras dependecias de la entidad.
Dec. 2126
120 - OAJ
120
20

dependencia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
130
Asesorar y apoyar al Director General en el diseo, implementacin y evaluacin del

Sistema de Control Interno de la Entidad, as como verificar su operatividad.
Dec. 2126
130 OAJ
Dec. 2126
SUBSERIE
DENOMINACIN
Procesos internos Disciplinarios. 2da. Instancia
NA
Cobros coactivos
Recursos Administrativos / Revocatorias Directas
NA
NA
No aplica (NA)
NA
NA
130
Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura

de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestacin de los
servicios de competencia del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado.
130
Aplicar el control de gestin e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar

recomendaciones al Director General, haciendo nfasis en los indicadores de
gestin diseados y reportados peridicamente.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
130
Verificar el cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos, planes,

programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, as como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a
su implementacin.
130
Asesorar, acompaar y apoyar a los servidores del Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control
Interno y mantener informado al Director General sobre la marcha del Sistema.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
130
Preparar y consolidar el Informe de Rendicin de Cuenta Fiscal que debe

presentarse anualmente a la Contralora General de la Repblica al comienzo de
cada vigencia.
Dec. 2126
130 - OCI
Informes a Organismos de Control

(Informe de Rendicin de cuenta fiscal)
130
Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los

organismos de control respecto de la gestin del Archivo General de la Nacin
Jorge Palacios Preciado.
Dec. 2126
130 - OCI
Informes a Organismos de Control
70

CDIGO
130
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado

de Gestin Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus
recomendaciones.
Dec. 2126
110 - OAP
28
Dec. 2126
130
Actuar como interlocutor frente a la Contralora General de la Repblica en

desarrollo de las auditoras regulares y en la recepcin, coordinacin, preparacin y
entrega de cualquier informacin que requieran de esta entidad en el nivel nacional
o en el nivel territorial.
130
10
Promover y desarrollar la implementacin, mantenimiento y mejora continua del

Sistema de Gestin Integral en la dependencia.
Dec. 2126
110 - OAP
28
130
11

dependencia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
Dec. 2126
230 GRF
200
200 SECRETARA GENERAL - SG
Asesorar al Director General y a las dems dependencias en la formulacin y

aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para la
administracin de recursos humanos, fsicos, econmicos y financieros de la
entidad.
200
Desarrollar las polticas y programas de administracin del talento humano,

bienestar social, seleccin, registro y control, capacitacin e incentivos de
conformidad con las normas legales vigentes.
Dec. 2126
220 - GGH
200
Velar porque la contabilidad general, la ejecucin presupuestal y el registro de

contratos, se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y
preparar y presentar los informes relacionados.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
200
Dirigir la prestacin de los servicios de archivo y gestin documental del Archivo

General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y la atencin de peticiones, quejas y
reclamos que presenten los ciudadanos.
Dec. 2126
210 GAGD
NA
NA
Dec. 2126
110 - OAP
GRUPO GESTION HUMANA

GRUPO RECURSOS FSICOS
200
Propender por la debida aplicacin del sistema de desarrollo administrativo,

relacionado con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de
carcter administrativo y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos
tcnicos, materiales, fsicos y financieros del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado.
200
Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna

prestacin de los servicios de transporte, vigilancia y dems servicios generales
necesarios para el normal desempeo de la gestin institucional, de conformidad
con las normas legales vigentes.
Dec. 2126
230
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores,

la adquisicin, almacenamiento, custodia, distribucin e inventarios de los
elementos, equipos y dems bienes necesarios para el funcionamiento del Archivo
General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, velando especialmente porque se
cumplan las normas vigentes sobre estas materias.
Dec. 2126
120 / 240
Dec. 2126
200 - SG
36
Dec. 2126
200 - SG
13
200
200
Coordinar las investigaciones de carcter disciplinario que se adelanten contra los

funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y resolverlas
en primera instancia de conformidad con la Ley 734 de 2002 y dems normas
complementarias.
200
Ejercer las funciones de Secretara Tcnica del Consejo Directivo y refrendar los
actos expedidos por el mismo.
71
DENOMINACIN
Procesos Internos Disciplinarios (1a. Instancia)

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y el Plan Anual
Mensualizado de Caja de la Entidad en coordinacin con las dependencias.
Dirigir la elaboracin y ejecucin del Plan de Compras del Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado, en coordinacin con los planes de accin de las
dependencias.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
Dec. 2126
120 / 250
Dec. 2126
SERIE
SUBSERIE
240
20
DENOMINACIN
200
10
200
11
200
12

dependencia.
Dec. 2126
No aplica (NA)
NA
NA
210
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN

DOCUMENTAL - GAGD
Coordinar y administrar la recepcin, radicacin, distribucin de las comunicaciones

oficiales internas y externas de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y
eficienciencia en el servicio.
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
la recepcin, radicacin, distribucin de las comunicaciones oficiales

internas y externas de la Entidad
Adelantar las actividades relacionadas con la gestin documental de la Entidad.
Res. 469
210 GAGD
19
Programa de Gestin Documental - PGD.
Administrar los archivos administrativos de la Entidad durante la fase de gestin y

central.
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central institucional.
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
Actualizar las Tablas de Retencin Documental del AGN.
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
210 GAGD
14
Asistencia Tcnica Interna
Res. 469
210 GAGD
70
Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN)
Res. 469
210 GAGD
26
Inventario de documentos de dependencia
Res. 469
210 GAGD
11
Proyecto sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo SGDEA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
210 GAGD
19
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210
210

DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD

DOCUMENTAL - GAGD
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Prestar asistencia tcnica sobre el manejo de los archivos de gestin en las

diferentes dependencias.
Establecer y controlar el cronograma de transferencias primarias de las diferentes
dependencias al archivo central y propender por su cumplimiento.
Revisar, aprobar y recibir las transferencias primarias de las diferentes
dependencias al archivo central.
Verificar que las dependencias de la Entidad cuenten con inventarios de
documentos actualizados durante la etapa de archivo de gestin.
Administrar el Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo de la
entidad (SGDEA)
Velar por el cumplimiento de las disposiciones del Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo en lo de su competencia.
Velar por el cumplimiento del reglamento Interno de Archivo y Gestin Documental
de la Entidad.
Participar en el proceso de planeacin de los documentos de la Entidad.
Custodia del Archivo Central

Tablas de Retencin Documental - TRD
Res. 469
Res. 469
Disear, implementar, hacer seguimiento y actualizar el Programa de Gestin de

Documentos del AGN.
Administrar y ejecutar los procesos de microfilmacin y digitalizacin de los
documentos durante su etapa de gestin y central.
Coordinar con los Grupos de Gestin Humana y de Sistemas, as como con la
Oficina Asesora Jurdica cuando a ello hubiere lugar, la verificacin de las
comunicaciones pendientes en el sistema de gestin de documentos electrnicos
cuando los funcionarios se ausenten por alguna situacin administrativa o cuando
los contratistas finalicen su relacin contractual con la Entidad y tengan asignado
usuario en el sistema.
72
Programa de Gestin de Documentos
verificacin de las comunicaciones pendientes en el sistema de

gestin de documentos electrnicos usuario en el sistema.

CDIGO
210
AREAS, DEPENDENCIAS
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
17
Presentar los informes que le sean solicitados de acuerdo con sus funciones.
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
18
Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
210

DOCUMENTAL - GAGD
19
Reportar oportunamente al Grupo de Gestin Humana las situaciones

administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del desempeo, entre
otras).
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
210

DOCUMENTAL - GAGD
20
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitacin tendiente
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469
220 GGH
210

DOCUMENTAL - GAGD
21
Participar en el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad y

Salud en el trabajo, ambiental y seguir las directrices que sobre el particular se
impartan.
Res. 469
220 GGH
17
Participar activamente en el diseo del sistema de estmulos de la entidad.
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
210 GAGD
26
No aplica (NA)
NA
NA
No aplica (NA)
NA
NA
210
210
210
210
210
210

DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
DOCUMENTAL - GAGD
22
23
24
25
26
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de

Gestin.
Organizar la documentacin que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retencin documental aprobada.
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada.
Dar cumplimiento a las normas sobre gestin documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
Res. 469

DOCUMENTAL - GAGD
28
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeacin y Gestin y reportar

oportunamente los avances a travs del formulario nico de reporte de avances de
la gestin en coordinacin con la Oficina Asesora de Planeacin.
Res. 469
210

DOCUMENTAL - GAGD
29
Las dems que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes.
Res. 469
220
220 GRUPO DE GESTIN HUMANO - GGH
Planear, organizar, controlar y velar por el despliegue de las diferentes actividades

tendientes al cumplimiento y aplicacin de las normas relacionadas con el empleo
pblico, la carrera administrativa y la gerencia pblica.
Res. 469
220
Elaborar y controlar el cumplimiento del plan estratgico de recursos humanos, el

plan anual de vacantes y los proyectos de planta de personal.
Res. 469
Res. 469
Res. 469
210
220
Someter a consideracin de la Direccin General, las actualizaciones o

modificaciones del Manual Especfico de Funciones, Requisitos y Competencias
Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General
de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
220
Elaborar el programa bianual de induccin y re induccin de la Entidad.
73
Tablas de Retencin Documental Institucional

Inventario de transferencias primarias
Res. 469
27
210
Plan Institucional de Capacitacin - PIC
Sistema de Gestin de la salud y Seguridad en el trabajo
Participar activamente en el diseo del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de

Accin Institucional y el Plan de Accin del Grupo, as como dar cumplimiento a
dicho planes y reportar oportunamente su ejecucin a la Oficina Asesora de
Planeacin.

DOCUMENTAL - GAGD
Presentacin de informes
No aplica (NA)

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
220 - GGH
22
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
Coordinar, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, para el ingreso al

empleo pblico; as como para los procesos de encargo, comisin para
desempear un cargo de libre nombramiento y remocin, de acuerdo con lo
establecido en la normatividad vigente.
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
Res. 469
210 GAGD
NA
NA
220
220
220
220
Elaborar el reglamento de Higiene y seguridad industrial y velar por su estricto
cumplimiento.
Determinar los perfiles de los empleos que debern ser provistos mediante el
proceso de seleccin por mritos.
Proponer a la Direccin General y a la Secretara General las acciones
encaminadas a la realizacin de los procesos de seleccin o concurso y adelantar
las actividades necesarias para tal fin.
DENOMINACIN
Seguridad Industrial
220
Solicitar y tramitar ante la Entidad Certificadora, la emisin, revocacin, suspensin

y renovacin de los Certificados Digitales de los funcionarios del AGN habilitados
para el uso de los mismos, atendiendo el procedimiento interno que se adopte para
tal efecto.
220
10
Coordinar y adelantar las acciones necesarias para la suscripcin de los acuerdos

de gestin y velar porque se realice la respectiva evaluacin.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
220
11
Elaborar los actos administrativos referentes a nombramientos, retiros, encargos,

asignacin de primas, comisiones, as como procesar oportunamente las
novedades de personal y realizar las respectivas comunicaciones.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
220
12
Elaborar las actas de posesin, llevar el consecutivo de las mismas, verificar y

certificar el cumplimiento de los requisitos para desempeo de un cargo.
Res. 469
220 - GGH
13
220
13
Responder por el proceso de identificacin corporativa (carn) de los funcionarios,

practicantes y contratistas de prestacin de servicios de apoyo de la Entidad.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
220
14
Participar en el diseo y conformacin de los diferentes grupos internos de trabajo.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
220
15
Emitir certificaciones relacionadas con tiempo de servicio y funciones realizadas por

los servidores pblicos activos e inactivos, cuando le sean requeridas.
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
220
16
Formular, disear, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitacin, Sistema

de estmulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.
Res. 469
220 - GGH
220
16

Res. 469
220 - GGH
16
220
16

Res. 469
220 - GGH
17
17
Implementar y coordinar el desarrollo del Sistema de Evaluacin del Desempeo

para los funcionarios de la Entidad, acorde con los criterios legalmente establecidos
y los procedimientos adoptados por la Comisin Nacional del Servicio Civil y velar
por su correcta aplicacin.
Res. 469
220
74
Certificados digitales
Actas de Posesin

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
NA
NA
220
18
Mantener actualizado el plan de salud ocupacional y velar por su estricto

cumplimiento.
Res. 469
220
19
Preparar los proyectos de actos administrativos de su competencia.
Res. 469
No aplica (NA)
220
20
Coordinar, verificar y aprobar la liquidacin mensual de la nmina de la planta de

personal para su correspondiente ordenacin por parte del Director General.
Res. 469
220 - GGH
Res. 469
DENOMINACIN
liquidacin mensual de la nmina
220
21
Coordinar con los Grupos de Archivo y Gestin Documental y de Sistemas, as

como con la Oficina Asesora Jurdica cuando a ello hubiere lugar, la verificacin de
las comunicaciones pendientes en el sistema de gestin de documentos
electrnicos cuando los funcioarios se ausenten por alguna situacin administrativa
o cuando los contratistas finalicen su relacin contractual con la Entidad y tengan
asignado usuario en el sistema.
220
22
Responder por el manejo, organizacin guarda y mantenimiento de los expedientes

de historias laborales y dems documentos de archivo relacionados con los
servidores pblicos de la Entidad.
Res. 469
220
23
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Atender oportunamente las situaciones administrativas que las dependencias

reporten al Grupo de Gestin Humana, tales como vacaciones, licencias,
incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del
desempeo entre otras.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
220 - GGH
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
220 - GGH
26
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
130 - OCI
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
220
24
220
25
220
26
220
27
220
28
220
29
220
30
220
31
220
32
220
33
220
34
220
35
Apoyar la elaboracin y presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en

equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.
Gestin.
Accin Institucional y el Plan de Accin del grupo, as como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecucin en la Oficina Asesora de
Planeacin.
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeacin y Gestin y reportar los
avances a travs del formulario nico de reporte de avances de la gestin en
coordinacin con la Oficina Asesora de Planeacin.
Aportar la informacin de su competencia para rendir el informe a la Cmara de
Representantes de conformidad con el artculo 310 de la Ley 5 de 1992.
Supervisar la ejecucin de los contratos que se celebren con ocasin del desarrollo
de los planes y programas de la dependencia.
Participar en la elaboracin de los trmites y diligencias previas a la elaboracin de
los contratos que sean de su competencia.
75

Informes a organismos de control

Supervisin de contratos

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Exigir, verificar y hacer seguimiento de las plizas de seguro y las garantas

otorgadas para amparar el funcionamiento de equipos y la prestacin de los
servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetera, as como la utilizacin
adecuada de las instalaciones, muebles y equipos destinados al servicio de la
Entidad.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Coordinar las actividades relacionadas con el levantamiento, actualizacin y toma

fsica de los inventarios individuales, por dependencias y en bodegas, as como de
baja de elementos y comunicar a la Secretara General, los faltantes en los mismos,
con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
230 GRUPO DE RECURSOS FSICOS - GRF
230
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
230
230
Organizar la prestacin de los servicios relacionados con almacn, inventarios,
servicios administrativos y administracin del parque automotor.
Garantizar el suministro de bienes y servicios a las dependencias para un mejor
desempeo y logro de sus objetivos institucionales.
Res. 469
230
230
230
230
230
230
Verificar y controlar el pago de servicios pblicos e impuestos (predios y vehculos).
Res. 469
250
44
230
10
Coordinar y controlar las labores del personal destinado a las actividades de

mantenimiento, aseo, cafetera, vigilancia y servicio de transporte de la Entidad.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
230
11
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
230
12
230
13
230
14
Controlar los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.
Res. 469
230
15
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
230
16

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del desempeo).
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
230
17

Res. 469
220 GGH
230
18
Participar en el desarrollo e implementacin del sistema de seguridad y salud en el

trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el
particular se impartan.
Res. 469
220 GGH
17
Tramitar los siniestros a que haya lugar, en caso de prdida de bienes de propiedad
del AGN.
Atender las solicitudes de servicio de mantenimiento, en lo referente a electricidad,
plomera, pintura, carpintera, instalaciones de equipos y otras reparaciones
locativas del AGN.
Elaborar y ejecutar las actividades del Plan de Accin de los proyectos de
presupuesto de inversin y solicitar las reprogramaciones a que haya lugar.
Elaborar el Plan de Mantenimiento Preventivo y corrrectivo de los bienes de la
Entidad.
Supervisar la ejecucin de los contratos de que se requieran para el ptimo

funcionamiento de la Entidad de acuerdo con su competencia.
Participar en la elaboracin de los trmites y diligencias previas a la elaboracin de
los contratos que sean de su competencia.
Coordinar las adecuaciones de espacio y apoyar las actividades logsticas
requeridas para los eventos en la Entidad.
76
DENOMINACIN
Res. 469
Supervisin de contratos
Res. 469
Res. 469
230
Coordinar

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
230
19
230
20
230
21
230
22
230
23
Participar activamente en el diseo del sistema de estmulos de la Entidad.
Gestin.
230
24

Accin Institucional y el Plan de Accin del Grupo, as como dar cumplimiento
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecucin a la Oficina Asesora
de Planeacin.
230
25

230
26
230
27
230
28
240
240 GRUPO DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES - GCA
Elaborar y mantener actualizado un procedimiento de seguridad de la entidad,

efectuando la divulgacin del mismo y su aplicacin por parte de funcionarios y
contratistas de la Entidad.
Aportar la informacin de su competencia para rendir el informe a la Cmara de
Representantes, de conformidad con el artculo 310 de la Ley 5 de 1992.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
230
26
Informes a organismos de control
Res. 469
Res. 469
Res. 469
No aplica (NA)
Res. 469
Res. 469
130 - OCI
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Elaborar conjuntamente con las dependencias el Plan General de Compras de

funcionamiento para la vigencia fiscal siguiente.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, a partir del Plan de Accin Institucional, de

los Planes de Accin de Proyectos de Inversin y de Venta de Servicios, teniendo
en cuenta la distribucin presupuestal segn el Decreto de Liquidacin de
Presupuesto y la Resolucin Interna de Desagregacin.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Realizar el tramite para publicacin en la pgina web de la Entidad del Plan General
de Compras, una vez sea aprobado por el Director General y actualizarlo cada vez
que se requiera.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Elaborar y actualizar el Plan de Contratacin de Bienes y Servicios, cada vez que se

requiera con el apoyo de la Oficina Asesora Jurdica, a partir del Plan General de
Compras aprobado.
Res. 469
240
20
240

ADQUISICIONES - GCA
Recibir de las Dependencias las solicitudes de Estudios de Mercado, junto con la

totalidad de los anexos, incluyendo las fichas tcnicas de los bienes y servicios
requeridos con toda la informacin necesaria de acuerdo con los procedimientos de
la Entidad.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Tramitar las solicitudes de informacin de precios incorporando en ellas los posibles

costos indirectos e indicando los riesgos asociados a cada proceso, lo anterior
teniendo en cuenta las disposiciones legales.
Res. 469
77
DENOMINACIN

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Elaborar los Estudios de Mercado, de acuerdo con el procedimiento establecido y

efectuar el anlisis que soporta el valor estimado del contrato, variables utilizadas
para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el
de posibles costos asociados al mismo con base en la informacin allegada por los
posibles proveedores.
240

ADQUISICIONES - GCA
Brindar acompaamiento a las dependencias, en la elaboracin de los Estudios de

Conveniencia y Oportunidad.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
Ajustar y actualizar la base de datos de proveedores teniendo en cuenta los bienes

y servicios del Plan Anual de Adquisiciones y registrar la evaluacin que asignen los
supervisores a los proveedores de conformidad con los procedimientos que se
establezcan.
Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
10
240
240

ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
11
Crear, ajustar y/o actualizar los procedimientos necesarios para adelantar las
actuaciones administrativas asociadas a la adquisicin de bienes y servicios y
asegurar el cabal desarrollo de los estudios previos para la contratacin.
Preparar los informes para los entes de control y autoridades judiciales y o
administrativas que le sean requeridos.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
12
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
240

ADQUISICIONES - GCA
13

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del desempeo, entre
otras).
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
240

ADQUISICIONES - GCA
14

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitacin de
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469
220 GGH
240

ADQUISICIONES - GCA
15

Res. 469
220 GGH
17
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
240
26
240
240
240
240
240
240

ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
16
17
18
19
20
21

Gestin.
de Planeacin.
78

1
Res. 469
Res. 469
No aplica (NA)

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
240

ADQUISICIONES - GCA
22

Res. 469
240

ADQUISICIONES - GCA
23
Res. 469
250
250
250
250
250 GRUPO DE GESTIN FINANCIERA GGF

1
2
3
Participar en la programacin integral y en la elaboracin del anteproyecto anual de

presupuesto.
Llevar en los libros establecidos por las normas presupuestales los registros de
carcter presupuestal.
Registrar y realizar las modificaciones presupuestales que se den en el transcurso
de la vigencia, por Decretos, Acuerdos y Resoluciones.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
DENOMINACIN
OAP - Oficina Asesora de Planeacin
Res. 469
250
48
Libros presupuestales (SIIF)
Res. 469
250
48
SECRETARIA GRAL/SIIF
Controlar que la ejecucin del presupuesto se cumpla con sujecin a la Ley.
Res. 469
250
47
Ejecucin Presupuestal Anual (SIIF)
250
Solicitar la incorporacin en el presupuesto de la Entidad, los recursos que se

generen durante el ao fiscal, derivados del cobro de las tarifas por la prestacin de
los servicios archivsticos.
Res. 469
250
SIIF
250
Poner a consideracin de la Direccin General, los estudios y documentos que

legalmente se requieran para hacer modificaciones al presupuesto y al programa
anual de caja.
Res. 469
250
48
SIIF
250
Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, de conformidad

con la Ley Anual de Presupuesto y dems disposiciones legales vigentes.
Res. 469
250
47
SIIF
250
Preparar conjuntamente con la Oficina de Planeacin, el programa anual de caja y

controlar que su ejecucin se ajuste a los planes de accin de la entidad.
Res. 469
250
OPA
250
Res. 469
250
250
10
250
11
250
250
250
250
250

12
13
Elaborar los informes peridicos de ejecucin presupuestal para los Organismos de

Control y dems Entidades que lo requieran.
Constituir al cierre de la vigencia fiscal las cuentas por pagar y las reservas
presupuestales y suscribir las respectivas actas de cancelacin a que haya lugar
durante la ejecucin.
Ingresar los dineros que por cualquier concepto reciba el Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado, con base en los actos administrativos que los
autoricen, consignndolos diariamente y elaborando los respectivos soportes.
Clasificar las obligaciones de acuerdo con el rubro de financiacin que le fue
asignada y realizar los pagos respectivos.
Abrir y llevar los libros auxiliares de caja, bancos, ingresos, y los dems que se
requieran, para el cumplimiento de las funciones del Grupo.
Res. 469
Informes a Organismos de Gestin
SIIF
Res. 469
250
44
Comprobantes de Diario SIIF
Res. 469
250
44
Comprobantes de Diario SIIF
Res. 469
250
48
61
14
Administrar, controlar, y custodiar las correctas operaciones de cada una de las

cuentas corrientes, y de ahorro, en las cuales se ha autorizado su manejo.
Res. 469
250
15
Coordinar las actividades relacionadas con la gestin y el recaudo de cartera.
Res. 469
250
16
Realizar el seguimiento y control de las comisiones pendientes de legalizar.
Res. 469
250
79
Cuentas Corrientes
NOVASOFT

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
250
17
Efectuar la inversin forzosa y redencin en TES, segn las normas establecidas

por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y la redencin de los mismos.
Res. 469
250
82
250
18
Solicitar los recursos ante la DTN de acuerdo con las instrucciones y

procedimientos establecidos por la misma.
Res. 469
250
05.61
250
19
Analizar mensualmente las conciliaciones bancarias y realizar las gestiones

pertinentes para tener registrada la informacin de manera confiable y oportuna.
Res. 469
250
45
250
20
Res. 469
250
Res. 469
250 GGF
48
Res. 469
250
45
Res. 469
250
13
Res. 469
250
Informes a Organismos de Gestin
250
250
250

21
22
23
250
24
250
25
250
250
250

26
27
28
Efectuar de acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica expedido por la

Contadura General de la Nacin, el proceso contable de los hechos financieros,
econmicos y sociales de la Entidad.
Manejar los libros y documentos de contabilidad de acuerdo con el Rgimen de
Contabilidad Pblica.
Revisar la elaboracin mensual de las conciliaciones bancarias.
Realizar la conciliacin mensual con las dependencias que alimentan el mdulo de
contabilidad y dejar como constancia un acta de conciliacin.
Elaborar los estados contables e informes complementarios, con base en el registro
de las operaciones financieras, econmicas y sociales planeadas y presupuestadas
por la Entidad.
Responder por la conservacin, custodia y tenencia de los libros de contabilidad y
los comprobantes de diario que hacen parte del sistema y ponerlos a disposicin de
las autoridades encargadas de ejercer el control, inspeccin y vigilancia.
Liquidar los impuestos y retenciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias a cargo de la Entidad.
Realizar las evaluaciones financieras de los procesos de contratacin que adelante
la entidad.
Elaborar los respectivos inventarios de la documentacin que produce durante su
gestin
Asistir y participar, en representacin de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
Juntas o Comits de carcter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,
cuando sea delegado para tal efecto.
Res. 469
Res. 469
SIIF NACION
250
55
Declaraciones tributarias
Res. 469
OAJ - Oficina Asesora Jurdica
Res. 469
250
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
250
29
250
30

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
250
31

Res. 469
220 GGH
250
32

trabajo y dar cumplimiento a la normatividad siguiendo las directrices que sobre el
Res. 469
220 GGH
17
250
33
Res. 469
80

220 GGH
16

CDIGO
250
250
250
250
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
34
35
36
37
Gestin.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
250
26
Res. 469
No aplica (NA)
39
Res. 469
No aplica (NA)
300
300 SUBDIRECCIN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA
Coordinar la adopcin, ejecucin y evaluacin de la poltica archivstica y promover

el uso de las mejores prcticas en la proteccin del patrimonio documental
archivstico.
Dec. 2126
300

Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a travs de la articulacin de las

acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la
organizacin y fortalecimiento de los archivos de la administracin pblica.
Dec. 2126
300
300

Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos
para el fortalecimiento y consolidacin de la funcin archivstica del Estado.
Dec. 2126
300 SUBSNA
300

Brindar asesora tcnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que

conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidacin de la Red
Nacional de Archivos.
Dec. 2126
300
14
300

90
250
300
300
300

300

300

Adelantar las acciones que garanticen la implementacin de las iniciativas que en

materia de poltica archivstica formule el Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado.
Recomendar a la Direccin General los planes, programas y proyectos para el
desarrollo de la poltica archivstica.
OAP - Oficina Asesora de Planeacin
NA
NA
Coordinar
Dec. 2126
Dec. 2126
Ejercer la inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica en el pas.
Dec. 2126
320 - GIV
Formular programas de modernizacin de la funcin archivstica del Estado y la Red

Dec. 2126
300
Disear y desarrollar la poltica archivstica en materia de archivos relacionados con

los derechos humanos, grupos tnicos, los derechos de las vctimas de conflicto
interno, as como de otros archivos especiales, sonoros, grficos, orales y
audiovisuales.
Dec. 2126
10
Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar

el funcionamiento de los archivos generales territoriales as como velar por el
desarrollo y funcionamiento de los comits tcnicos asesores del Sistema Nacional
del Archivos.
Dec. 2126
81
GAGD
38
250

Res. 469

de Planeacin.
DENOMINACIN
Visita de Inspeccin, Vigilancia y Control.

Red nacional de Archivos
COMITS TCNICOS

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
300
12
Programa de Capacitacin Archivstica
Dec. 2126
300
Conceptos Tcnicos
No aplica (NA)
NA
NA
310
14
300

11
Elaborar y ejecutar el programa de capacitacin archivstica dirigido a los actores

que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podr celebrar los
convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Dec. 2126
300

12
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

formacin tcnica, profesional y especializada en temas relacionados con la funcin
archivstica, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
Dec. 2126
300

13
Implementar estrategias de promocin, comunicacin y divulgacin para informar al

ciudadano la misin del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y de
las dems instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
Dec. 2126
300

14
Gestionar acuerdos de cooperacin con los organismos de control y otras entidades

pblicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general
de toda la normatividad archivstica.
Dec. 2126
300

15
Orientar y apoyar a los organismos del sector pblico y privado que ejercen
funciones pblicas, en la implementacin de la poltica archivstica y en la
modernizacin de la funcin archivstica del Estado.
Dec. 2126
300

16
Acompaar a las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas

cuando se presente cualquier afectacin al patrimonio documental y a los archivos y
documentos pblicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas
o por catstrofes naturales.
Dec. 2126
300

17
Prestar servicios de capacitacin, asesora y asistencia tcnica en materia de

conformacin, administracin y operacin de archivos a otras entidades u
organizaciones diferentes al sector pblico.
Dec. 2126
300

18
300

19
300

20

dependencia.
Dec. 2126
310
310 GRUPO DE ARTICULACIN Y

DESARROLLO DEL SNA - GADSNA
Apoyar la coordinacin del Sistema Nacional de Archivos, a travs de la articulacin

de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman.
Res. 469
310

Acompaar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos
para el fortalecimiento y consolidacin de la funcin archivstica del Estado.
Res. 469
310

310

Establecer y mantener los sistemas de informacin necesarios para garantizar el

control y seguimiento de las acciones desarrolladas a travs del Sistema Nacional
de Archivos.
Asesorar y emitir conceptos tcnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas de acuerdo con su competencia.
Brindar capacitacin, asesora y asistencia tcnica de las diferentes entidades,

archivos e instituciones que conforman el SNA para la consolidacin de la Red
Recomendar a la Subdireccin los planes, programas y proyectos para el desarrollo
de la poltica archivstica y del Sistema Nacional de Archivos.
82
DENOMINACIN
Dec. 2126
Res. 469
Res. 469

CDIGO
310
310
310
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
Promover la creacin y el funcionamiento adecuado de las instancias asesoras del
Sistema Nacional de Archivos.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
40
Res. 469
Res. 469
Consolidar, desarrollar y dinamizar la Red Nacional de Archivos.
Res. 469
310
310

Coordinar las actividades de los consejos territoriales de archivos y articular

acciones con los archivos generales territoriales, as como velar por el desarrollo y
funcionamiento de los comits tcnicos asesores del SNA.
Res. 469
310
310

Disear y desarrollar el programa de capacitacin archivstica dirigido a los actores

que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podr proponer la
celebracin de convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Res. 469
310
12
310

10
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

formacin tcnica, profesional y especializada en temas relacionados con la funcin
archivstica, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
310

11
Proponer estrategias de divulgacin del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
310

12

de Archivos.
Res. 469
310

13
Mantener actualizada y visualizada por pgina Web la informacin de las instancias

asesoras del SNA, en lo relacionado con comits Tcnicos y Consejos Territoriales
de Archivos.
Res. 469
310

14
Promover la creacin de nuevos comits cuando la temtica lo amerite y proponer a

la Direccin General la disolucin de los mismos cuando el tema haya sido agotado
y no se requiera la continuidad del mismo.
Res. 469
310

15
310

16
310

17
Realizar el seguimiento tcnico de los convenios suscritos con las dems entidades
en relacin con las actividades de Capacitacin y Asistencia Tcnica.
Res. 469
18
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
19
Emitir conceptos tcnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas de acuerdo con su competencia.
Res. 469
310
20

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
310
310
310

Presentar a la Subdireccin, propuestas de Convenios de Cooperacin InterInstitucional nacional o Internacional conducentes a aunar esfuerzos para el
desarrollo de la misin del AGN.
Disear y/o ajustar los indicadores de gestin y de impacto de los planes y
programas que se adelanten en el mbito del Sistema Nacional de Archivos.
83
DENOMINACIN
Coordinar
programa de Capacitacin Archivstica
Res. 469
Res. 469
Conceptos Tcnicos

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
310

21

Res. 469
220 GGH
310

22

Res. 469
220 GGH
17
23
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
310
26
NA
310
310
310
310
310

26
27
Res. 469
No aplica (NA)

29
Res. 469
No aplica (NA)
NA
320 GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA GIV
Adelantar las acciones que garanticen la implementacin de la poltica archivstica

que formule el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Res. 469
Recomendar a la Subdireccin los planes, programas y proyectos para el desarrollo

de la poltica archivstica.
Res. 469
Ejercer la inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica en el pas.
Res. 469
320
90
Gestionar acuerdos de cooperacin con los organismos de control y otras entidades

pblicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general
de toda la normatividad archivstica.
Res. 469
Res. 469
310
320

320
320
Acompaar a las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas

cuando se presente cualquier afectacin al patrimonio documental y a los archivos y
documentos pblicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas
o por catstrofes naturales.
320

de Archivos.
Res. 469
320
Llevar a cabo el monitoreo, evaluacin y control de los resultados del reporte de

avances de la gestin de las entidades en el componente de gestin documental de
la poltica de desarrollo administrtativo y eficiencia administrativa.
Res. 469
84

Res. 469
28
310
320
25

Gestin.
de Planeacin.

320
24
Visita de Inspeccin, Vigilancia y Control.

CDIGO
320
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
Realizar de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspeccin a los archivos de la

administracin pblica en sus diferentes niveles, de las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas o archivos privados declarados de inters cultural o
archivo privados que cumplen funciones pblicas, donde se advierta posible peligro
de deterioro, vulneracin o prdida de los mismos.
Res. 469
Orientar y apoyar a los organismos de la administracin pblica en sus diferentes

niveles, y a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, o archivos
privados declarados de inters cultural, en la fijacin de un plan de mejoramiento
archivstico encaminados a resolver en el corto y mediano plazo los problemas
identificados para garantizar el aseguramiento archivstico y la salvaguarda del
patrimonio documental del pas.
Res. 469
320
320
10
320
11
320
12
Planear, programar y desarrollar procesos de auditoras archivsticas tendientes a

asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de
Archivos y las dems normas reglamentarias.
Res. 469
320
13
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento archivstico implementados por los

organismos del sector pblico y privado que cumplan funciones pblicas
relacionadas con el ejercicio de la funcin Archivstica, objeto de la Ley 594 de
2000.
Res. 469
320
14
Impartir las rdenes necesarias para que suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Res. 469
Res. 469
Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a los consejos territoriales

de archivos del SNA.
Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los organismos de la
administracin pblica en sus diferentes niveles, establecido por la Ley 594 de 2000
y dems normatividad vigente.
Res. 469
320
15
320
16
Atender de manera inmediata denuncias o requerimientos sobre deterioro, prdida,

trfico, negligencia administrativa, etc. y dems situaciones que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos pblicos y los privados de inters cultural.
Res. 469
320
17
Realizar de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspeccion
Res. 469
320
Dar cumplimiento al Artculo 10 de la Resolucin 089 del 29 de abril de 2009,

realizando de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspeccin, control y
vigilancia a los responsables de los proyectos beneficiados por el programa ADAI.
Res. 469
320
Presentar a consideracin de la Direccin General, la imposicin de las sanciones

que por incumplimiento de la Ley General de Archivos, incurran las entidades
vigiladas por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
85
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
Res. 469
Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos pblicos y los que
constituyen el patrimonio documental, las cuales sern tenidas como faltas
gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, conforme a lo
dispuesto, en el artculo 48 de la Ley 734 de 2002 y dems normas que regulen
sobre el particular
17
DEPENDENCIA
CUSTODIA
320
Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los

organismos de la administracin pblica en sus diferentes niveles

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
320
18
320
19
320
20
320
320
320
320
320
320
320

NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Res. 469
320

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
21

Res. 469
220 GGH
22
Participar en el desarrollo e implementacin del programa de salud ocupacional,

ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469
220 GGH
17
23
24
25
26
27
Asistir y participar, en representacin de la entidad, a Reuniones, Consejos, Juntas
o Comits de carcter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, cuando
sea delegado para tal efecto.
sean solicitadas de acuerdo con su competencia.
Participar activamente en el diseo de los programas de bienestar social e

incentivos.
Gestin.
Participar activamente en el diseo del Plan General de Compras, el Plan de Accin
y el plan de presupuesto del grupo, as como dar cumplimiento oportuno a dicho
planes.
Res. 469
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
320
26
No aplica (NA)
NA
NA

Res. 469
28
320
29
Res. 469
330
330 GRUPO DE ARCHIVOS TNICOS Y

DDHH - GAEDH
Disear, proponer y desarrollar la poltica archivstica en materia de archivos

relacionados con los derechos humanos, grupos tnicos, los derechos de las
vctimas del conflicto interno, as como de otros archivos especiales, sonoros,
grficos, orales y audiovisuales.
Res. 469
330

DDHH - GAEDH
Recomendar a la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos los planes,

programas y proyectos para el desarrollo de la poltica archivstica en esta materia.
Res. 469
330

DDHH - GAEDH

de Archivos.
Res. 469
330

DDHH - GAEDH
Participar y promover la construccin de los lineamientos de poltica sobre la

conservacin y difusin del patrimonio documental tnico del pas y de archivos
relacionados con la ley de vctimas y derechos humanos.
Res. 469
86
Conceptos Tcnicos
320
DENOMINACIN
Res. 469

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
Disear y desarrollar el registro de Archivos tnicos de interes y de archivos

relacionados con la ley de victimas y derechos humanos del Sistema Nacional de
Archivos.
Res. 469
Res. 469
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
330

DDHH - GAEDH
330

DDHH - GAEDH
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperacin, preservacin,

conservacion y custodia del patrimonio documental tnico y de archivos
relacionados con la ley de vctimas y derechos humanos, para garantizar su
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
330

DDHH - GAEDH
Disear y desarrollar el registro de archivos tnicos de inters y de archivos

relacionados con la Ley de Vctimas y Derechos Humanos del Sistema Nacional de
Archivos.
Res. 469
330

DDHH - GAEDH
Participar e implementar las metodologas para garantizar la publicacin y

actualizacin permanente del registro de archivos tnicos de inters y de archivos
relacionados con la Ley de Vctimas y Derechos Humanos.
Res. 469
330

DDHH - GAEDH
Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la

proteccin utilizacin adecuada de los archivos tnicos de inters y de archivos
Res. 469
330

DDHH - GAEDH
10
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de inters cultural, de archivos tnicos

de inters y de archivos relacionados con Ley de Vctimas y Derechos Humanos.
Promover o llevar a cabo trabajos de investigacin sobre archivos tnicos y archivos
Res. 469
330
Conceptos Tcnicos
330

DDHH - GAEDH
11
Res. 469
330
Conceptos Tcnicos
330

DDHH - GAEDH
12
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
330

DDHH - GAEDH
13

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
330

DDHH - GAEDH
14

Res. 469
220 GGH
330

DDHH - GAEDH
15
Participar en el desarrollo e implementacin del programa de salud ocupacional,

ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469
220 GGH
17
330
330
330
330

DDHH - GAEDH
DDHH - GAEDH
DDHH - GAEDH
DDHH - GAEDH
16
17
18
19
Asistir y participar, en representacin de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
Juntas o Comits de carcter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo,
cuando sea delegado para tal efecto.
Participar activamente en el diseo de los programas de bienestar social e

incentivos.
Gestin.
87

Res. 469
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
330
26


CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
SERIE
SUBSERIE
NA
NA
330

DDHH - GAEDH
20
330

DDHH - GAEDH
21
330

DDHH - GAEDH
22
Res. 469
No aplica (NA)
400
400 SUBDIRECCIN DE TECNOLOGAS DE

LA INFORMACIN ARCHIVSTICA Y
DOCUMENTOS ELECTRNICO - SUBTIADE
Asesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones pblicas y privadas

que cumplen funciones pblicas en la formulacin y aplicacin de polticas, normas,
planes, programas y procedimientos para la modernizacin de los archivos pblicos
del pas y la gestin documental, a travs del uso de tecnologas de la informacin y
las comunicaciones.
Res. 469
SUBTIADE
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Prestar servicios de asesora a instituciones pblicas y privadas en la formulacin y

aplicacin de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para la
modernizacin de archivos y la gestin documental a travs del uso de tecnologas
de la informacin y las comunicaciones.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Proponer a la Direccin General la formulacin de los lineamientos de la poltica

archivstica en materia del documento electrnico y en la aplicacin de las
tecnologas de la informacin en la gestin documental de las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas, en los diferentes niveles de la
administracin.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Fomentar la adopcin de estndares que contribuyan al trabajo interinstitucional en

gestin documental electrnica, gestin de archivos electrnicos y en la distribucin
e intercambio de documentos electrnicos entre los diferentes sistemas de
informacin del Estado.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Dirigir y controlar el desarrollo de directrices, lineamientos, polticas, parmetros,

normas y estndares para la automatizacin, digitalizacin y microfilmacin segura
de los archivos administrativos y patrimoniales del pas.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Realizar estudios tcnicos para la adopcin de nuevas tecnologas encaminadas a

la implementacin de sistemas de gestin de documentos electrnicos.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservacin a largo

plazo de documentos electrnicos y la conversin digital de soportes impresos,
sonoros, audiovisuales, flmicos, magnticos y en otros soportes.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Promover el desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas en la gestin documental

del Estado.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
Orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas en la

utilizacin de tecnologas de la informacin en proyectos archivsticos y de gestin
documental.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
10
Formular lineamientos relacionados con el documento electrnico y su aplicacin en

todas las entidades del Estado.
Res. 469
Participar activamente en el diseo del Plan General de Compras, el Plan de Accin
y el plan de presupuesto del grupo, as como dar cumplimiento oportuno a dicho
planes.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
88
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
11
Apoyar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas en la

adopcin de las polticas de tecnologas de la informacin y comunicacin que
permitan la modernizacin de la gestin documental del Estado.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
12
Administrar la plataforma gubernamental para la gestin de documentos

electrnicos de archivo y prestar asistencia tcnica a las entidades en materia de
gestin de documentos y archivos electrnicos.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
13
Fomentar la investigacin en materia de gestin de documentos electrnicos y

conceptuar sobre las mejores prcticas y tecnologas aplicables en esta materia.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
14
Dirigir el observatorio de tecnologas de la informacin en materia de gestin de

informacin y documentos electrnicos.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
15
Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementacin y el desarrollo

del Sistema Nacional de Archivos Electrnicos SINAE y del Archivo Nacional
Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
16
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
400

LA
INFORMACIN
ARCHIVSTICA
Y
17
410
410 GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS ELECTRNICOS -GGDAE
410

DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
400
14
Res. 469
400
Conceptos Tcnicos

dependencia.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Recomendar a la Direccin General la formulacin y aplicacin de polticas, normas,

planes, programas y procedimientos para la modernizacin de archivos y gestin
documental a travs del uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones.
Res. 469
Proponer la formulacin de los lineamientos de la poltica archivstica en materia del

documento electrnico en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, en los diferentes niveles de la administracin.
Res. 469
410

Fomentar la adopcin de estndares que contribuyan al trabajo interinstitucional en

gestin documental electrnica, gestin de archivos electrnicos y en la distribucin
e intercambio de documentos electrnicos entre los diferentes sistemas de
informacin del Estado.
Res. 469
410

Realizar estudios tcnicos e investigaciones relativas a la implementacin sistemas

de gestin de documentos electrnicos en las diferentes entidades del Estado.
Res. 469
410

410

410

Orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en la

utilizacin de tecnologas de la informacin en proyectos archivsticos y de gestin
documental.
Formular lineamientos relacionados con la seguridad, interoperabilidad y migracin
de documentos electrnicos en las diferentes entidades del Estado.
Apoyar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas en la
adopcin de las polticas de Seguridad, Interoperabilidad y Migracin de
Documentos Electrnicos del Estado.
89
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
Res. 469

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
410

410

410

10
Fomentar la investigacin en materia de gestin de documentos electrnicos y

conceptuar sobre las mejores prcticas y tecnologas aplicables en esta materia.
Res. 469
410

11
Administrar la plataforma gubernamental para la gestin de documentos

electrnicos de archivo y prestar asistencia tcnica a las entidades en esta materia.
Res. 469
410

12
Proponer mecanismos tecnolgicos para la conversin o migracin de documentos

electrnicos textuales, sonoros, audiovisuales, filmicos, magnticos y entre otros
soportes.
Res. 469
410

13
Llevar a cabo procesos de investigacin acerca de las directrices, lineamientos,

poiticas, parmetros, normas y estndares para seguridad, interoperabilidad y
migracin de documentos electrnicos.
Res. 469
410

14
Apoyar los convenios y contratos de asistencia tcnica que suscriba el Archivo

General de la Nacin con entidades pblicas y privadas, relacionados con las
funciones del grupo.
Res. 469
410

15
Apoyar procesos de inspeccin, vigilancia y control que adelante el Archivo General

de la Nacin a travs de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos
relacionados con las funciones del grupo.
Res. 469
410

16
410
410

17
NORMA
Proponer los procesos de Seguridad, Interoperabilidad y Migracin de Documentos

Electrnicos declarados patrimonio documental, de acuerdo con la normatividad
legal vigente.
Apoyar al Grupo de Sistemas en la administracin de la pgina WEB aplicando las
directrices de gobierno en lnea.

del Sistema Nacional de Archivos Electrnicos SINAE y del Archivo Nacional
Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
410
14
Res. 469
410
Conceptos Tcnicos
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
Res. 469
18
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
410

19

administrativas de los funcionarios del Grupo
(Vacaciones, licencias,
incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del
desempeo entre otras).
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
410

20

Res. 469
220 GGH
410

21
Res. 469
220 GGH
17
220 GGH
16
410
410

22
23

Apoyar las capacitaciones que que adelante la Subdireccin del Sistema Nacional
de Archivos.
Res. 469
Res. 469
90

CDIGO
410
410
410
410
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
24
25
26
27
Gestin.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
410
26
NA
NA
28
Res. 469

29

Res. 469
410

30
Res. 469
420
420 GRUPO DE PRESERVACIN DIGITAL Y

MEDIOS TCNICOS - GPDMT
Proponer a la Direccin General los lineamientos relacionados con los sistemas de

reprografa y su aplicacin en todas las entidades del Estado.
Res. 469
420

Proponer a la Direccin General el desarrollo de directrices, lineamientos, polticas,

parmetros, normas y estndares para la automatizacin, digitalizacin y
microfilmacin segura de los archivos administrativos y patrimoniales del pas.
Res. 469
420

410
410
420
420
420
420
420
420
420
420

4
5
7
8
10
11
Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservacin a largo

plazo de documentos electrnicos y la conversin digital de soportes impresos,
sonoros, audiovisuales, flmicos, magnticos y en otros soportes.
Promover el desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas en la gestin documental
del Estado.
Proponer los procesos de Reprografa y Automatizacin del patrimonio documental
de acuerdo con normas nacionales e internacionales.
Promover y apoyar la investigacin en materia de gestin de documentos
electrnicos y conceptuar sobre las mejores prcticas y tecnologas aplicables en
esta materia.
Apoyar la implementacin y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos
Electrnicos SINAE y del Archivo Nacional Digital.
Apoyar en los procesos de asistencia tcnica y asesora en materia de reprografa y
automatizacin dirigida a las instituciones del estado y ciudadana en general que lo
solicite.
Brindar las asesoras que sobre microfilmacin y digitalizacin requieran las
instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas.
91

Res. 469

Accin Institucional y el Plan de Accin de Grupo, as como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecucin a la Oficina Asesora de
Planeacin.

DENOMINACIN
Res. 469
No aplica (NA)
No aplica (NA)
GODR
Res. 469
Res. 469
Res. 469
Res. 469
Res. 469
420
Conceptos Tcnicos
Res. 469
420
14
Res. 469
420
14
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
420

12

cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluacin del desempeo entre
otras).
Res. 469
220 - GGH
NA
NA
420

13

Res. 469
220 GGH
420

14

Res. 469
220 GGH
17
Participar activamente en el diseo del sistema de estmulos de la Entidad.
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
420
26
No aplica (NA)
NA
NA
430
14
420
420
420
420
420
420 GRUPO DE PRESERVACIN

DIGITAL Y
DIGITAL Y
DIGITAL Y
DIGITAL Y
DIGITAL Y
15
16
17
18
19

Gestin.
Res. 469

21

Res. 469
420

22
Res. 469
430
430 GRUPO INNOVACIN Y APROPIACIN

DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN
ARCHIVSTICA - GIATIA
Acompaar a las instituciones pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas,

en la formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes, programas y
procedimientos para la modernizacin de los archivos pblicos del pas a travs del
uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones.
Res. 469
430

Prestar asistencia tcnica a las entidades pblicas y privadas que cumplen

funciones pblicas en la formulacin de proyectos de innovacin para la
Res. 469
430

Generar conocimientos metodolgicos y promover iniciativas innovadoras en

materia de gestin documental en las entidades del Estado.
Res. 469
430

Brindar asesora y asistencia tcnica a instituciones pblicas en la formulacin y

ejecucin de proyectos de innovacin para la modernizacin de los archivos
pblicos y la gestin documental.
Res. 469
420
92

Res. 469
20
420

de Planeacin.

DENOMINACIN
No aplica (NA)

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
430

Llevar a cabo traducciones, as como investigaciones sobre estndares, normas

tcnicas y mejores prcticas que contribuyan a modernizar la gestin documental
en el Estado.
Res. 469
430

Conceptuar sobre las implicaciones que tiene adoptar nuevas tecnologas de la

informacin en las entidades del Estado en materia de gestin documental.
Res. 469
430

Promover entre las diferentes entidades que conforman el Sistema Nacional de

Archivos, la formulacin de proyectos de innovacin tecnolgica en los diferentes
aspectos de la funcin archivstica.
Res. 469
430

Investigar sobre el impacto que tienen las tecnologas de la informacin y las

comunicaciones en la gestin documental y proponer metodologas que faciliten la
apropiacin tecnolgica en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas.
Res. 469
430

Fomentar la adopcin de proyectos de innovacin que contribuyan al trabajo

interinstitucional en gestin documental.
Res. 469
430

10
Evaluar el desarrollo de modelos de innovacin y apropiacin de tecnologas de la

informacin en los archivos administrativos e histricos.
Res. 469
430

11
Estudiar diferentes alternativas de software de cdigo abierto que puedan ser

utilizadas por entidades del Estado y desarrollar versiones que puedan distribuirse a
las entidades que las soliciten.
Res. 469
430

12
Realizar estudios tcnicos para la adopcin de nuevas tecnologas encaminadas a

su implementacin en archivos pblicos.
Res. 469
430

13
Promover el desarrollo y aplicacin de modelos de innovacin y apropiacin de

tecnologas en materia la gestin documental en las diferentes entidades del
Estado.
Res. 469
430

14
Orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas acerca
de la utilizacin de tecnologas de la informacin en proyectos archivsticos.
Res. 469
430

15
Formular lineamientos sobre apropiacin de tecnologas de la informacin en los

procesos archivsticos en las entidades del Estado.
Res. 469
430

16
solicitadas, de acuerdo con su competencia.
Res. 469
430

17
Apoyar los convenios y contratos de asistencia tcnica que suscriba el Archivo

General de la Nacin con entidades pblicas y privadas relacionados con las
funciones del grupo.
Res. 469
430

18
Res. 469
93
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
430
No aplica (NA)
NA
NA
DENOMINACIN
Conceptos Tcnicos
Asistir a reuniones

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
28
430

19

Res. 469
430

20

Res. 469
430

21

Res. 469
430

22
Dirigir el observatorio de tecnologas de la informacin en materia de gestin

documental.
Res. 469
430

23

del Sistema Nacional de Archivos Electrnicos -SINAE y del Archivo Nacional Digital
en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
430

24
Res. 469
430

25

Gestin.
Res. 469
110 OAP
430

26

Res. 469
430
430

27

Res. 469
430
26
430

28

Accin Institucional y el Plan de Accin del Grupo, as como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecucin a la Oficina Asesora de
Planeacin.
Res. 469
430

29

Res. 469
430

30
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
500
500 SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD
Proponer a la Direccin General la formulacin y aplicacin de polticas, normas,

planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger,
recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivstico y documental de
la Nacin y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.
Res. 469
94
DENOMINACIN

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
Emitir concepto acerca de las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental que sean sometidas a consideracin del Comit Evaluador
de Documentos.
Proponer espacios y mecanismos de participacin que posibiliten acuerdos
estratgicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del pas.
Disear estrategias y programas en materia de proteccin, conservacin,
recuperacin y divulgacin del patrimonio documental del pas, conservado en
archivos pblicos y privados.
Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperacin, preservacin y
custodia del patrimonio documental de la Nacin.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
500
Conceptos Tcnicos TRD - TVD
Conceptos Tcnicos
Conceptos Tcnicos
Conceptos Tcnicos
500

500

500

500

500

Desarrollar los diferentes procesos tcnicos tendientes a la organizacin,

descripcin, conservacin, reproduccin, divulgacin y servicio de los documentos
que conserva el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
530 GODR
500

Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de inters cultural, de archivos

pblicos y privados.
Res. 469
500
500

Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto pblicos como privados
declarados de inters cultural, incluyendo los archivos histricos o patrimoniales
que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de
Archivos.
Res. 469
530
500

Expedir las certificaciones, informes y copias autnticas de los documentos que

reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Res. 469
500

10
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las

transferencias de los documentos de valor histrico que deban hacer las entidades
pblicas de acuerdo con las tablas de retencin o valoracin documental, as como
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Res. 469
500

11
Realizar el avalo y emitir el concepto tcnico acerca de las donaciones y legados

de archivos, colecciones documentales documentos de valor patrimonial
susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado.
Res. 469
500

12
Realizar trabajos de investigacin a partir de los documentos que se conservan en

el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en otros archivos
pblicos y privados de inters cultural, histrico, tcnico o cientfico, as como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
Res. 469
500

13
Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos

documentales de valor patrimonial para facilitar su preservacin, conservacin,
recuperacin, divulgacin y custodia.
Res. 469
500

14
Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
SALA
500

15
Res. 469
500
95
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
Res. 469
500
SALA

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
No aplica (NA)
NA
NA
500

16

dependencia.
Res. 469
510
510 GRUPO DE CONSERVACIN Y

RESTAURACIN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL - GCRPD
Proponer a la Subdireccin y al Direccin General polticas, normas, planes,

programas, proyectos y procedimientos para recuperar y conservar el patrimonio
archivstico y documental de la Nacin y el que conserva el AGN.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD

Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Disear estrategias y programas en materia de conservacin y recuperacin del

patrimonio documental del pas, conservado en archivos pblicos y privados.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Desarrollar los parmetros, normas y estndares a seguir para la preservacin,

conservacin preventiva, restauracin y proteccin de los archivos administrativos y
patrimoniales del pas en todos los formatos y soportes.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Establecer mediante diagnsticos peridicos, los criterios, niveles y prioridades de

intervencin, as como disear de programas especficos y los requerimientos para
su implementacin sobre el acervo documental del Archivo General de la Nacin
Jorge Palacios Preciado .
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Adelantar las acciones de preservacin, conservacin y restauracin que requieran

el acervo documental del Archivo General de la Nacin y aquellos documentos o
fondos que le sean entregados en custodia.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Formular y disear el Sistema Integrado de Conservacin del AGN articulado con el

Plan Archivstico Institucionale y trabajar coordinadamente en este propsito con el
Grupo de Archivo y Gestin documental.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Proponer los lineamientos de la poltica archivstica para la proteccin del

patrimonio documental y los archivos histricos pblicos y privados.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
Coordinar, dirigir, asesorar y verificar los trabajos tcnicos de restauracin y

conservacin documental que se lleven a cabo en los diferentes proyectos
archivsticos que le sean encomendados.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
10
Formular, gestionar y ejecutar planes y proyectos de intervencin e investigacin

que contribuyan a la recuperacin integral del patrimonio documental de la Nacin.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
11
Proponer, elaborar e implementar nuevos mtodos y tcnicas cientficas que

contribuyan al desarrollo y fortalecimiento del trabajo interdisciplinario relacionado
con la conservacin y la restauracin del patrimonio documental.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
12
Proponer e implementar nuevas metodologas para los tratamientos de diagnstico,

restauracin, conservacin y preservacin de los documentos archivsticos.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
13
Apoyar las labores de asistencia tcnica que sean solicitadas al AGN en materia de
preservacin, conservacin y restauracin.
Res. 469
96
DENOMINACIN
SUBGPD
510
510
COORDINAR
14

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
510

DOCUMENTAL - GCRPD
14
Emitir los conceptos tcnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
Res. 469
510
Conceptos Tcnicos
510

DOCUMENTAL - GCRPD
15
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de inters cultural, de archivos pblicos

y privados.
Res. 469
500
Conceptos Tcnicos
510

DOCUMENTAL - GCRPD
16
Supervisar las labores de tratamiento de las unidades de conservacin en depsitos

del AGN y tomar las medidas preventivas y correctivas que se consideren
necesarias, al igual que formular planes de contingencia.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
510

DOCUMENTAL - GCRPD
17
Proponer e implantar lineas de investigacin que deban ser ejecutadas en los

diferentes campos de la disciplina, con miras a desarrollar procesos de innovacin
en la recuperacin y proteccin del patrimonio documental.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
18
Proponer y participar en la elaboracin de publicaciones y material didctico

relacionados con el adecuado manejo de los documentos archivsticos.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
19
Disear e implementar programas de sensibilizacin, difusin y capacitacin en

conservacin del material documental interno y externo para funcionarios y
entidades pblicas o privadas.
Res. 469
510

DOCUMENTAL - GCRPD
20
Asistir y participar en las reuniones que le sean requeriidas.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
510

DOCUMENTAL - GCRPD
21

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
510

DOCUMENTAL - GCRPD
22

Res. 469
220 GGH
510

DOCUMENTAL - GCRPD
23

Res. 469
220 GGH
17
510

DOCUMENTAL - GCRPD
24
Res. 469
220 GGH
16
510

DOCUMENTAL - GCRPD
25

Gestin.
Res. 469
110 OAP
28
510

DOCUMENTAL - GCRPD
26

Res. 469
210 GAGD
27
510

DOCUMENTAL - GCRPD
27

Res. 469
510
26
97

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
28
Res. 469
Res. 469
No aplica (NA)
510

DOCUMENTAL - GCRPD
510

DOCUMENTAL - GCRPD
29

de Planeacin.
510

DOCUMENTAL - GCRPD
30
Res. 469
520
520 GRUPO DE INVESTIGACIN Y FONDOS

DOCUMENTALES HISTRICOS - GIFDH
Prestar los servicios al pblico y facilitar el acceso a la informacin y documentos

que hacen parte del patrimonio documental del pas conservados en el Archivo
General de la Nacin.
Res. 469
520

Administrar la Biblioteca especializada de la Entidad, controlar el inventario de las

colecciones y mantener actualizado el catlogo automatizado de esta unidad de
informacin.
Res. 469
520

Proponer a la Subdireccin y a la Direccin General polticas, normas, planes,

programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el
patrimonio archivstico y documental de la Nacin y su disponibilidad para el
servicio de la comunidad.
Res. 469
520
520

4
5

Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de inters cultural, de archivos
pblicos y privados.
Res. 469
Res. 469

Proponer los lineamientos de la poltica Archivstica para la proteccin del

patrimonio documental y los archivos historcos pblicos y privados.
Res. 469
520

Expedir las certificaciones, informes y copias autnticas de los documentos que

reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Res. 469
520

Realizar trabajos de investigacin a partir de los documentos que se conservan en

el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en otros archivos
pblicos y privados de inters cultural, histrico, tcnico o cientfico, as como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
Res. 469
520

10
Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos

documentales de valor patrimonial para facilitar su divulgacin y custodia.
Res. 469
520

11
Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
520
520
98
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
No aplica (NA)
NA
NA
520
26
520
Conceptos Tcnicos
Res. 469
Adelantar las acciones para el registro de archivos tanto pblicos como privados
que hacen parte del Sistema Nacional de Archivo en coordinacin con el Grupo de
Organizacin, Descripcin y Reprografa.

DEPENDENCIA
CUSTODIA

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
520

12
520

13
Planear y coordinar la custodia del acervo documental que conforma al patrimonio
documental del pas, conservado en el Archivo General de la Nacin.Archivo
General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Desarrollar todas las actividades tendientes a la elaboracin y actualizacin de los
instrumentos de consulta y generacin de catlogos e ndices para los fondos
documentales transferidos y aquellos en custodia que carecen de descripcin,
garantizando la disposicin de los instrumentos de consulta y el almacenamiento de
los mismos.
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
520
Conceptos Tcnicos
VISITAS GUIADAS
Res. 469
520

14
520

15
520

16
520

17
Proponer temas para las Muestras y Exposiciones Documentales a realizar por el

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, de documentos de los
fondos y adelantar su bsqueda y localizacin.
Res. 469
18
Coordinar la atencin de visitas guiadas a las instalaciones del AGN.
Res. 469
520
33
19
Asistir y participar las reuniones que le sean requeridas.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
520
520

Promover entre los usuarios e investigadores el uso adecuado de los fondos

documentales del Archivo General de la Nacin.
Desarrollar y mantener actualizada una red de investigadores de archivos histricos
y las bases de datos que conserven la informacin del carn nico de Investigador,
as como expedir los mismos.
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
Res. 469
520

20

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
520

21

Res. 469
220 GGH
520

22

Res. 469
220 GGH
17
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 - OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
520
26
520
520
520
520
520

23
24
25
26
27

Gestin.
99

1
Res. 469

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
520

28

de Planeacin.
Res. 469
No aplica (NA)
520

29
Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeacin y Gestin y reportar

Res. 469
520

30
Res. 469
530
530 GRUPO DE ORGANIZACIN,

DESCRIPCIN y REPROGRAFA - GODR

programas, proyectos, estrategias y procedimientos para recuperar, sostener y
divulgar el patrimonio archivstico y documental de la Nacin y su disponibilidad
para el servicio de la comunidad.
Res. 469
530
530

2
3

Participar y promover la construccin de los lineamientos de poltica sobre la
organizacin, descripcin y reprografa del patrimonio documental del pas.
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperacin, preservacin y
custodia del patrimonio documental electrnico de la nacin, para garantizar su
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
NA
NA
DENOMINACIN
Res. 469

530

Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto pblicos como privados
que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
Res. 469
530

Coordinar el desarrollo del Censo Nacional de Archivos
Res. 469
530

Participar e implementar las metodologas para garantizar la publicacin y

actualizacin permanente del registro de archivos tanto pblicos como privados de
inters cultural.
Res. 469
Res. 469
Res. 469
530

Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la

utilizacin adecuada de los recursos archivsticos, la preservacin, conservacin,
rehabilitacin y optimizacin de los documentos en custodia, as como de la calidad
y su oferta, previniendo y mitigando el impacto de las labores operacionales y de
servicios.
530

Proyectar y emitir los conceptos los conceptos tcnicos que le sean requeridos en
cumplimiento de las funciones de la dependencia.
Res. 469
530

10
Promover o llevar a cabo trabajos de investigacin a partir de los documentos que

se conservan en el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
530

11
Promover a la direccin General el programa de microfilmacin y digitalizacin de

los fondos documentales del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, para determinar los recursos materiales y fisicos necesarios.
Res. 469
530

12
Administrar los procesos de microfilmacin, automatizacin de archivos, produccin

de audiovisuales y prestacin de los servicios reprogrficos, del Archivo General de
la Nacin.
Res. 469
100
SUBSERIE
Res. 469
530
No aplica (NA)
SERIE
530
Censo Nacional de Archivos

CDIGO
530
530
530
530
AREAS, DEPENDENCIAS

N
FUNCION
NORMA
13
Apoyar los procesos de microfilmacin y digitalizacin que requiera el Grupo de

Archivo y Gestin documental y la Subdireccin de asistencia Tcnica y Proyectos
Archivsticosen desarrollo de los contratos o conveniosinteradministrativos.
Res. 469
14
15
Desarrollar la microfilmacin y la digitalizacin de archivos histricos regionales que

se realicencon el apoyo del Archivo General de la Nacin.
Administrar los procesos de reprografa del Patrimonio Documental que custodia el
AGN.
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
Res. 469
Res. 469
16
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
530

17

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
530

18

el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitacin de
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469
220 GGH
530

19

Res. 469
220 GGH
17
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
530
26
530
530
530
530
530

20
21
22
23
24

Gestin.
25
Res. 469
No aplica (NA)

26
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
540
540 GRUPO DE EVALUACIN

DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS - GEDTS

programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar,
conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivstico y documental de la Nacin.
Res. 469
540
540 GRUPO DE EVALUACIN DOCUMENTAL

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS GEDTS
Emitir conceptos acerca de las tablas de retencin documental y las tablas de

valoracin documental que sean sometidas a consideracin del Comit Evaluador
de Documentos.
Res. 469
540
530
530
101
Res. 469

de Planeacin.

Conceptos Tcnicos TRD - TVD

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
540


Res. 469
540

Proponer los lineamientos de la poltica archivstica para la proteccin del

patrimonio documental y los archivos histricos pblicos y privados.
Res. 469
540

Desarrollar directrices, lineamientos, polticas, parmetros, normas y estndares a

seguir para la evaluacin y transferencia de los acervos documentales que hagan
parte del patrimonio documental del pas.
Res. 469
540

Gestionar el acompaamiento en la elaboracin de las tablas de retencin

documental y las tablas de valoracin documental de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.
Res. 469
540

Planear y coordinar la transferencia y custodia del patrimonio documental de la

nacin de acuerdo con las TRD y TVD aprobadas por el AGN, los Consejos
Territoriales de Archivos y Comits Internos de Archivo.
Res. 469
540

Promover la recuperacin de archivos y conceptuar sobre la adquisicin,

duplicacin, valoracin y seleccin de archivos privados.
Res. 469
540

Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de inters cultural, de archivos pblicos

y privados.
540

DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
Res. 469
540
Conceptos Tcnicos
10
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las

transferencias de los documentos de valor histrico que deban hacer las entidades
pblicas de acuerdo con las tablas de retencin o valoracin documental, as como
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Res. 469
540
Conceptos Tcnicos
540

11
Realizar el avalo y emitir el concepto tcnico acerca de las donaciones y legados

de archivos, colecciones documentales documentos de valor patrimonial
susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado.
Res. 469
540

12
Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Inters

Cultural para bienes archivsticos, de acuerdo con la Ley de Patrimonio y dems
normas reglamentarias.
Res. 469
540

13
Analizar y conceptuar sobre los PEMP (Planes Especiales de manejo y Proteccin

de documentos) presentados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Cultura.
Res. 469
540

14
Administrar el Registro nico de Series Documentales que reporten todas las

entidades pblicas a nivel nacional y territorial.
Res. 469
540

15
Informar al AGN sobre el incumplimiento de los plazos para realizar las

transferencias documentales secundarias tanto al AGN como a los dems archivos
generales territoriales para establecer las sanciones a que haya lugar.
Res. 469
102
DENOMINACIN
FUNCION REPETIDA
540
72 / 79
Registro nico de Series Documentales TRD TVD
REVISAR SI ES A LA SUBGPD Y/O A LA DG QUE SE LE DEBE

INFORMAR, O A OTRO GRUPO

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
540

16
Res. 469
540
540

17
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
540

18

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
540

19

Res. 469
220 GGH
540

20

Res. 469
220 GGH
17
540

21
Res. 469
220 GGH
16
540

22

Gestin.
Res. 469
110 OAP
28
540

23

Res. 469
210 GAGD
27
540

24

Res. 469
610
26
540

25
Res. 469
540

26

de Planeacin.
Res. 469
540

27
Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeacin y Gestin y reportar

Res. 469
540

28
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
600
600 SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA

TCNICA Y PROYECTOS ARCHIVSTICOS SUBATPA
Acompaar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulacin y aplicacin

de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de
proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Res. 469
No aplica (NA)
103
DENOMINACIN
Conceptos Tcnicos
No aplica (NA)

AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
600

Brindar asesora tcnica a las entidades pblicas en los procesos de administracin

integral, gestin documental, organizacin, automatizacin, digitalizacin,
microfilmacin y conservacin de sus documentos fsico y electrnicos y dems
procesos de la funcin archivstica.
Res. 469
600
14
600

Definir y aplicar estrategias para la gestin de proyectos de archivo, en cualquier

parte del territorio nacional y coordinar su ejecucin con las dems Subdirecciones
del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
600

Adelantar actividades de asistencia tcnica que permitan contribuir al mejoramiento

de la funcin archivstica del pas.
Res. 469
600

Gestionar las actividades tendientes a la celebracin y ejecucin de convenios y/o

contratos para el desarrollo de proyectos archivsticos que permitan fortalecer los
ingresos propios de la Entidad.
Res. 469
600

Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivsticos que garanticen la

sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado a travs del desarrollo de proyectos archivsticos con entidades pblicas y
privadas y la gestin de recursos de cooperacin internacional.
Res. 469
600

Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y

someterlas a consideracin de la Direccin General y del Consejo Directivo.
Res. 469
600

Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperacin, nacionales e

internacionales, que redunden en beneficio de los archivos pblicos del pas, la
consolidacin del Sistema Nacional de Archivos y la misin del Archivo General de
Res. 469
600

Realizar los anlisis tcnicos y financieros de los proyectos archivsticos que sean
solicitados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y conceptuar
sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
600

10
600

11
610
610 GRUPO DE GESTIN DE PROYECTOS

ARCHIVSTICOS - GGPA
610
610
CDIGO
12
Res. 469
600

dependencia.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Acompaar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulacin y aplicacin

de polticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de
proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Res. 469
No aplica (NA)

ARCHIVSTICOS - GGPA
Definir y aplicar estrategias para la gestin de proyectos de archivo, en cualquier

parte del territorio nacional y coordinar su ejecucin con las dems Subdirecciones
del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
Res. 469

ARCHIVSTICOS - GGPA
Gestionar las actividades tendientes a la celebracin y ejecucin de convenios y/o

contratos para el desarrollo de proyectos archivsticos que permitan fortalecer los
ingresos propios de la Entidad.
Res. 469
104
No aplica (NA)
600
DENOMINACIN
METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DE PROYECTOS
Conceptos Tcnicos

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
Desarrollar los proyectos archivsticos que sean contratados al Archivo General de

Res. 469
600
12
Res. 469
600
12
Res. 469
610
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivsticos que garanticen la

sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado a travs del desarrollo de proyectos archivsticos con entidades pblicas y
privadas y la gestin de recursos de cooperacin internacional.
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y

someterlas a consideracin de la Direccin General y del Consejo Directivo.
Res. 469
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperacin, nacionales e

internacionales, que redunden en beneficio de los archivos pblicos del pas, la
consolidacin del Sistema Nacional de Archivos y la misin del Archivo General de
Res. 469
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
610
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
SUBSERIE
DENOMINACIN
Res. 469
10
Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
Conceptos Tcnicos
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
11

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
12

Res. 469
220 GGH
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
13

Res. 469
220 GGH
17
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 - OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
610
26
Res. 469
No aplica (NA)
Res. 469
No aplica (NA)
610
610
610
610
610
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
ARCHIVSTICOS - GGPA
14
15
16
17
18
19

Gestin.
de Planeacin.
105

1

CDIGO
AREAS, DEPENDENCIAS
610

ARCHIVSTICOS - GGPA
N
FUNCION
NORMA
DEPENDENCIA
CUSTODIA
SERIE
SUBSERIE
DENOMINACIN
20
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
620
620 GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA

ARCHIVSTICA - GATA
Brindar asistencia tcnica a las entidades pblicas en los procesos de

administracin integral, gestin documental, organizacin, automatizacin,
digitalizacin, microfilmacin y conservacin de sus documentos fsicos y
electrnicos y dems procesos de la funcin archivstica.
Res. 469
620
14
620

ARCHIVSTICA - GATA
Res. 469
????
620

ARCHIVSTICA - GATA
Res. 469
GGPA
620

ARCHIVSTICA - GATA
Conceptos Tcnicos
620
620

ARCHIVSTICA - GATA
ARCHIVSTICA - GATA
Adelantar cuando sea requerido actividades relacionadas con el desarrollo de
proyectos archivsticos adelantados por la entidad.
Res. 469
Res. 469
610
Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas.
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
620

ARCHIVSTICA - GATA

Res. 469
220 - GGH
NA
NA
620

ARCHIVSTICA - GATA

Res. 469
220 GGH
620

ARCHIVSTICA - GATA

Res. 469
220 GGH
17
Res. 469
220 GGH
16
Res. 469
110 OAP
28
Res. 469
210 GAGD
27
Res. 469
620
26
Res. 469
No aplica (NA)
Res. 469
No aplica (NA)
Res. 469
No aplica (NA)
NA
NA
620
620
620
620
620

ARCHIVSTICA - GATA
ARCHIVSTICA - GATA
ARCHIVSTICA - GATA
ARCHIVSTICA - GATA
ARCHIVSTICA - GATA
10
11
12
13
14

Gestin.
620

ARCHIVSTICA - GATA
15

de Planeacin.
620

ARCHIVSTICA - GATA
16
106


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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nacin

Bogot, DC., Diciembre de 2014

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

Actualizacin del documento

Grupo de Archivo y Gestin Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

Facilita la recuperacin de la informacin.

Grupo de Archivo y Gestin Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN . Jorge Palacios Preciado

ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO

GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION

OFICINA ASESORA JURDICA

OFICINA ASESORA JURDICA

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS

UNIDAD DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN

GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE GESTION HUMANA

GRUPO DE GESTION HUMANA

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE RECURSOS FISICOS

GRUPO DE RECURSOS FISICOS

DIVISIN DE CLASIFICACIN y DESCRIPCIN

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA

GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA

DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES

SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUBSNA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO

GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN

GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN

DIVISIN DE SERVICIOS AL PBLICO

DIVISIN DE SERVICIOS AL PBLICO

GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SNA

GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS

GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS

GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN

DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN

GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS

GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN

GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN

SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN