Secretara Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina

Coordinacin de Archivos

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
JUDICIALES
Mtro.. Jorge Nez Chvez
Coordinador de Archivos
San Luis Potos, S.L.P., 7 al 14 de marzo de 2011

TEMARIO
Presentacin
Temario
Objetivos
I.- Situacin actual de los archivos judiciales
- mbito internacional
- mbito nacional
II.- MARCO JURDICO QUE REGULA LOS ARCHIVOS JUDICIALES
- Federal
- Estatal
III.- NORMATIVIDAD ARCHIVSTICA EN EL PODER JUDICIAL DEL
ESTADO DE SAN LUIS POTOS
- Acuerdos Generales
- Reglamentos
- Circulares

TEMARIO
IV.- PROCESOS ARCHIVSTICOS EN LOS RGANOS
JURISDICCIONALES
- Clasificacin de expedientes judiciales y administrativos
- Registro de expedientes (manual y electrnico)
- Control del archivo de trmite del juzgado
- Envo de expedientes al Archivo Judicial
- Devolucin de expedientes
- Prstamo y consulta de expedientes
- Depuracin y baja de expedientes
- Utilizacin del Sistema de Informacin de Juzgados
V. RECURSOS CON LOS QUE DEBE CONTAR UN ARCHIVO
- Recursos Humanos
- Recursos Materiales
CONCLUSIONES

OBJETIVOS

Proporcionar a los participantes los conocimientos

bsicos de organizacin de archivos judiciales
conforme a la legislacin archivstica vigente.

I.- Situacin actual de los archivos Judiciales.

mbito internacional

Espaa:
Falta de espacio
Falta de personal
Gestin del
patrimonio histrico
judicial

Francia:
Poltica de
sistematizacin y
desmaterializacin
de los archivos del
Ministerio de
Justicia
Conservacin del
patrimonio cultural

Situacin de los archivos judiciales mbito

nacional

Atender los procesos de valoracin

documental
Resguardo y conservacin de documentos
con valor histrico
Optimizacin de espacios para los archivos
Transparencia y acceso a la informacin

Situacin actual de los archivos

judiciales

Conferencia 2 Encuentro
Nacional de Archivos Judiciales

http://www.scjn.gob.mx/RecJur/MemoriaEventos/Paginas/SistemaNacionalde
ArchivosJudiciales2.aspx

MARCO JURIDICO FEDERAL

LEYES Y CDIGOS
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
Lineamientos Generales para la Organizacin de los Archivos de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal
Cdigo Penal Federal
ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN
Acuerdo General Conjunto nmero 1/2001
2001 que establece los lineamientos para el
flujo documental, depuracin y digitalizacin del acervo archivstico de los
Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de
Circuito.
Acuerdo Complementario al Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de
agosto de dos mil uno que establece los lineamientos para el flujo documental...

MARCO JURIDICO FEDERAL

Acuerdo de la S.C.J.N
Acuerdo General Conjunto nmero 1/2009
2009, de veintiocho de septiembre de dos mil
nueve de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nacin y del Consejo de
la Judicatura Federal, relativo a la transferencia, digitalizacin, depuracin y
destruccin de los expedientes generados en los Juzgados de Distrito.
Lineamientos Generales relativos a la Transferencia, Valoracin y Depuracin de
los Archivos Judiciales.
Lineamientos Generales sobre la conservacin de la documentacin que resguardan
los Archivos Judiciales.
Lineamientos Generales sobre Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
bajo Resguardo de los Archivos Judiciales.
Judiciales
Antecedentes y fundamentos del Proyecto de Estatutos del Sistema Nacional de
Archivos Judiciales.

MARCO JURIDICO ESTATAL

1.- Ley Orgnica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potos.
2.- Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado
de San Luis Potos.
3.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y
Municipios de San Luis Potos
4.- Lineamientos para la Gestin de Archivos Administrativos y
Resguardo de la Informacin Pblica del Estado.
5.- Cdigo Penal del Estado

LEY DE RESPONSABILIDADES DE
LOS SERVIDORES PBLICOS, SLP
Captulo II
De las obligaciones de los servidores pblicos
Art. 56.- Todo servidor pblico tendr las
siguientes obligaciones, para salvaguardar la
legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y
eficiencia que deben ser observadas en el
desempeo de su empleo, cargo o comisin, y cuyo
incumplimiento ser causa de responsabilidad
administrativa, la que dar lugar al procedimiento y
a las sanciones que correspondan:
correspondan

Obligaciones de los servidores

pblicos

Art. 56, frac. IV.- Custodiar y cuidar la

documentacin e informacin que por razn de su
empleo, cargo o comisin, conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar
su mal uso, sustraccin, destruccin, ocultamiento
o inutilizacin indebidas;
indebidas

CDIGO PENAL DEL ESTADO

Art. 276.- Comete el delito de ejercicio indebido de

las funciones pblicas quien:
Frac. V.- Sustrae, destruye, oculta, utiliza o
inutiliza ilcitamente por s o por interpsita
persona, informacin o documentacin que se
encuentra bajo su custodia o a la cual tiene acceso o
de la que tiene conocimiento en virtud de su
empleo, cargo o comisin.
comisin

NORMATIVIDAD ARCHIVSTICA EN
EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO
Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura
Reglamento del Archivo Judicial
Acuerdo General del Consejo de la Judicatura Nmero Quincuagsimo
Primero que delega en la Secretara Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la
Organizacin, Coordinacin, Vigilancia, Supervisin y Control de las
Funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el
Servicio Mdico Legal y al Coordinador de Archivos.
Acuerdo General Quincuagsimo Segundo por el cual se dota de
atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado.
Acuerdo General Quincuagsimo Noveno que establece criterios para la
depuracin del acervo documental del Archivo Judicial

qu es un archivo judicial?

El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares

generados en los rganos jurisdiccionales en
ejercicio de sus funciones sustantivas.

Expediente

El conjunto de documentos y actuaciones que

sirven de antecedentes y fundamentos a la
resolucin administrativa, as como las diligencias
encaminadas a ejecutarlas

La serie ordenada de actuaciones administrativas

correspondientes a un asunto o negocio

(Compilacin de Manuales de Tipologa Documental de los Municipios, Consejera de

Cultura y Deportes. Comunidad de Madrid, 2007, p. 27)

qu es un expediente judicial?

Aquel que recoge las actuaciones que dan origen o

se generan dentro de un procedimiento judicial
hasta su resolucin.
(Acuerdo General Conjunto nmero 1/2009 de 28/09/2009 de los Plenos de la
Suprema Corte de Justicia de la Nacin y del Consejo de la Judicatura Federal...)

cmo se clasifica un expediente

judicial?
Por materia:
Civil
Familiar
Penal
Se asigna nmero consecutivo y el ao de
apertura, nombres de las partes, tipo de
juicio.

TIPOS DE ARCHIVOS JUDICIALES

En Espaa:
De gestin
Territoriales
Central (Tribunal
Supremo)

Suprema Corte de
Justicia de la
Nacin, Mxico:
Archivo reciente
Archivo medio
Archivo de valor
jurdico
Archivo histrico y
de relevancia
documental

TIPOS DE ARCHIVOS EN STJE-SLP

STJE

Archivo activo
Archivo inactivo
Archivo concluido por:
Sentencia definitiva
Inactividad procesal (ms de seis meses)
Desistimiento

Tipos de Archivos en el Poder

Judicial del Estado de Mxico

Por su organizacin territorial

Archivo Central
Archivos Regionales
Archivos Locales
Por su trmite
Archivos de trmite
Archivo de concentracin
Archivo histrico

PROCESOS ARCHIVISTICOS

Clasificacin de expedientes judiciales y

administrativos
- Registro de expedientes (manual y electrnico)
- Control del archivo de trmite del juzgado
- Envo de expedientes al Archivo Judicial
- Devolucin de expedientes
- Prstamo y consulta de expedientes
- Depuracin y baja
- Utilizacin del Sistema de Informacin de
Juzgados

Descripcin de procesos
archivsticos a cargo de los
participantes
Se clasifica de la misma manera
Existe duplicidad de registros manual y electrnico
Diversos controles para promociones, prstamo y consulta de
expedientes, a travs de boletas, libros manuales y electrnicos.
Envo de expedientes a travs de inventarios
Devolucin de expedientes a peticin de las partes directamente en el
archivo judicial o a travs del juzgado
El prstamo y consulta se divide en interno y externo.
El prstamo externo se realiza a las partes que acrediten su inters
jurdico.
El interno no tiene plazo para su devolucin al archivo. La central de
actuarios tiene el mayor porcentaje de expedientes prestados.

cmo se clasifica un expediente

judicial?
Por materia:
Civil
Familiar
Penal
Se asigna nmero consecutivo y el ao de
apertura, nombres de las partes, tipo de
juicio.

Archivo de Trmite o archivo de

gestin
Conjunto de documentos que
son el soporte de la gestin
administrativa,
tcnica,
econmica, fiscal, etc., de
una oficina y son asimismo,
el reflejo documental de una
serie
de
funciones
y
actividades que desarrolla
esa
oficina.
Estos
documentos incluyen los
que han sido producidos en
formatos
electrnicos
y
telemticos.
(Nez Fernndez, Eduardo. Organizacin y gestin de
archivos. p.166)

Archivos de concentracin,
generales o centrales

Concepto:
unidad
responsable de la
administracin
de
documentos
cuya
consulta
es
espordica por parte
de
las
unidades
administrativas de las
dependencias
y
entidades,
y
que
permanecen en l
hasta su destino final.

Archivo Judicial Quertaro

Archivo Histrico

Unidad
responsable
de
organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar
la memoria documental institucional.

Archivo Histrico

Diferencia entre un almacn y un

archivo
ALMACEN DE PAPEL
Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias.
Pocas personas saben lo que hay.
Los documentos llegan como
pueden.
Cada persona conserva o elimina lo
que le parece oportuno.
Es difcil encontrar y consultar un
documento.
Todo el mundo puede acceder.
No hay normas de archivo ni de
clasificacin.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay
que conservar clasificados y ordenados.
2. Inventario de los documentos con la
descripcin correspondiente.
3. Traslado organizado.
4. Criterios nicos de conservacin y
eliminacin.
5. Consulta y prstamo de la
documentacin.
6. Acceso para el personal autorizado.
7. Manual de gestin de documentacin
y archivos y cuadro de clasificacin
corporativo

FUNCIONES DE LOS SERVIDORES

ADSCRITOS A LOS RGANOS
JURISDICCIONALES

Jueces:
Supervisar y verificar que el secretario de acuerdos
resguarde con el debido control, los documentos y
valores que obran en el rgano jurisdiccional,
debiendo dejar constancia de esto en autos; as
como los expedientes que se encuentren en trmite
o en el archivo del juzgado.
juzgado
(Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura, Art. 142, frac. II)

FUNCIONES DE LOS SERVIDORES

ADSCRITOS A LOS RGANOS
JURISDICCIONALES
Secretarios de Acuerdos
Despus de ser publicadas las listas de acuerdos, poner a disposicin de
las partes para que conozcan su contenido (Art. 144, fracc. II)
Tener a su cargo el archivo del rgano jurisdiccional, cuidando que se
mantenga ordenado, asimismo, previo acuerdo con el titular, remitir los
expedientes que corresponda al Archivo Judicial (fracc. VI)
Impedir la salida de expedientes del local del rgano jurisdiccional,
salvo casos plenamente justificados;
justificados
Llevar control de los expedientes;
Supervisar que el prstamo de expedientes para consulta se realice
conforme a lo establecido en este reglamento;
reglamento
Agregar a los expedientes, los oficios recibidos y glosar en el minutario
copia de los mismos, y en los casos en que proceda, llevar el control de
stos en forma sistematizada

Funciones del Secretario de

Acuerdos

Vigilar que los expedientes que se enven al

Archivo Judicial se encuentren debidamente
firmados, rubricados, foliados y sellados;
Enviar al Archivo Judicial, mediante el sistema
establecido en el reglamento respectivo, los
expedientes y vigilar que el subsecretario asiente en
el libro correspondiente su envo

Subsecretarios

Recibir y registrar las promociones y

correspondencia;
Agregar las promociones a los expedientes y
turnarlas oportunamente al secretario de acuerdos
Prestar a las partes, a sus representantes o
autorizados, a sus defensores o a quienes tengan
inters siempre que se cubran los requisitos que
exige este reglamento

Secretarios de estudio y cuenta

Resguardar bajo su estricta responsabilidad los

expedientes que se le hayan turnado

Actuarios de los rganos

jurisdiccionales
Llevar un libro de registro de expedientes a su cargo,
debidamente autorizado por el secretario de acuerdos,
donde asentarn diariamente las actuaciones y
notificaciones
Entregar al secretario de acuerdos o al subsecretario
los expedientes que tuviera en su poder, a ms tardar
al da siguiente a aqul en que hubiere practicado las
diligencias respectivas;
Tener a disposicin del rgano jurisdiccional, del
secretario de acuerdos o del subsecretario, los
expedientes que estn bajo su control.

Incremento del volumen documental

en los archivos

El Programa Recicla para leer impulsado por

la CONALITEG aporta los siguientes datos:
en el periodo enero diciembre de 2006 se
haban hecho donaciones de papel por un total de
15,453.704 toneladas de papel para su reciclaje;
en el periodo enero diciembre de 2007, aument
a 17,578.755 toneladas;
al mes de diciembre de 2009 se haban recibido
22,110,047 toneladas de papel para reciclaje
procedentes de 122 instituciones pblicas.

Equivalencias de 22,110,047
toneladas de papel

la tala de 254.27 hectreas de rboles

equivalente a 254,265.53 rboles
la emisin de 663.30 toneladas de
contaminantes;
el uso de 552.750 millones de litros cbicos
de agua;
el consumo de 90.651 millones de kw/h de
energa elctrica.

167,327 demandas de amparo contra

la ley del ISSSTE, (mayo 2007)

Existencia de expedientes en el
Archivo Judicial S.L.P.

Diciembre de 2009: 880,255

Diciembre de 2010: 920,205
Incremento: 39, 950
(fuente: pgina web del PJE. SLP. Estadstica Judicial)

Transparencia, acceso a la
informacin y archivos

Proyeccin de video
10/03/11

RECURSOS CON LOS QUE DEBE

CONTAR UN ARCHIVO

- Recursos Humanos
- Recursos Materiales

Recursos materiales

Tablas para coser

expedientes
Leznas
Hilo
Archiveros

Local

Edificio Archivo de Bogot, Col.

Alejado de
mercados, baos,
cocinas, zonas con
riesgo de
inundaciones,
terremotos,
incendios,
vandalismo.
Cerca de las
oficinas
tramitadoras

Local adecuado

Estantera fija

Mobiliario

Estantera mvil

Personal

Personal
capacitado

Proyeccin de video

C:\Users\COORDINACION\Documents
Documents\TRIFE\video archivo institucional.htm

Informacin, archivos, justicia

Si la circulacin de los documentos procesales es

fluida, la Justicia puede caminar gil y rauda...
Es preciso por tanto, organizar los archivos
judiciales de la mejor forma que la tcnica
archivstica permita en cada momento.
(Magistrado Abel Villicaa Estrada, Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y
del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Mxico, ) en: Francisco
Puy Muoz, La teora de la justicia del Magistrado Villicaa, Universidad de Santiago de Compostela,
Espaa, 2005.

Fin del archivo

El fin que todo archivo debe perseguir es el de

poder ofrecer un servicio. El que el archivo de
gestin debe prestar es doble: a la propia institucin
y a los ciudadanos.

Concepto de cultura archivstica

Sin embargo, el mayor problema con el que nos

enfrentamos es la ausencia de una verdadera
cultura del archivo de oficina, al menos en el
sentido archivstico del trmino, es decir aplicando
y poniendo en prctica...
...los criterios, las tcnicas y
los mtodos archivsticos necesarios para una
adecuada organizacin y gestin documental.

Hacia una nueva cultura archivstica en

el Poder Judicial de San Luis Potos
La implantacin de una cultura de esas caractersticas en una
organizacin requiere aos de prctica en los que se vayan
introduciendo paulatinamente criterios de objetividad, de
normalizacin y de organizacin, desalojando poco a poco formas
de hacer y mentalidades ancladas en la subjetividad, la
discrecionalidad, la arbitrariedad, o simplemente la ignorancia o la
negligencia de quien no estando obligado a explicar ante terceros,
ya sean internos a la organizacin o externos a ella, como es el caso
de los ciudadanos ante la administracin pblica o los clientes en la
empresa privada, cmo se organiza y conserva sus documentos o su
archivo, esquiva esta obligacin impunemente.
(Juan Ramn De la Calle Gotor, Archivos de Oficina y Gestin.
Primer Encuentro Nacional de Archivos, Santo Domingo, Repblica
Dominicana, 16 al 18 de noviembre 2006)
2006

GRACIAS POR SU PARTICIPACIN!

coordinacion_archivos@cjslp.gob.mx
jornun2009@yahoo.com.mx