ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD 3

ELABORADO POR:
MARY LUZ HERRERA JIMENEZ
YUDI NAYIBE SANABRIA PEA

GRUPO: IV

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTA D.C
SEPTIEMBRE 03 DE 2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD 3

ELABORADO POR:
MARY LUZ HERERA JIMENEZ
YUDI NAYIBE SANABRIA PEA

GRUPO: IV

DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTA D.C
SEPTIEMBRE 03 DE 2015

INTRODUCCION
Con este trabajo se pretende abordar acerca del ciclo vital de los documentos, cada uno
de los procesos de Gestin Documental y todo lo relacionado con estos temas.

Objetivo General:
Desarrollar y aplicar los procesos de la gestin documental.
Objetivos especficos:
Diferenciar las etapas, fases y procesos en la gestin documental.

TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
Qu se refleja con la Clasificacin?
Qu implica la clasificacin?
En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de
ellos?
7.
Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en
la Clasificacin?
8.
Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
9.
Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos
ejemplos de cada una.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y
trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a
largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante
debe visitar un archivo de una entidad pblica e indagar paso a paso cules son
las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografas o imgenes libres de derechos de autor.
14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).
15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu importancia
tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que se llevan a cabo en
ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Es toda la informacin plasmada en documentos que genera una entidad administrativa
en la realizacin de sus funciones, la cual dependiendo de dnde se produzcan pueden
originar fondos documentales, secciones, subsecciones, series, Subseries y tipos
documentales.
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
Clasificacin
La clasificacin son las operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es agrupar
los documentos de manera jerrquica identificando de donde provienen los documentos,
su estructura, y su funcin definiendo y concretando los grandes grupos que forman el
archivo.
As, los documentos pueden ser clasificados y ordenados en una estructura que
corresponde a la labor que se est documentando, haciendo ms fcil decidir dnde se
archivarn los documentos y dnde pueden ser encontrados.
La categora en el nivel superior ser la serie, pero en un esquema de clasificacin de
cualquier grado de complejidad habr ms divisiones en subseries.

Fondo Documental
Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona, en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Seccin Documental
Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de una unidad o
divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.
Subseccin Documental
Es una subdivisin de la seccin documental (divisin administrativa). En algunos casos la
subseccin recibe el nombre de Oficina, Divisin o Seccin.
La subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la seccin.

Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada seccin y subseccin est
constituida por documentos agrupados en series.

Subserie Documental
Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada por un conjunto de unidades
documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
Unidad Documental
Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por
las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando est constituida
por el mismo tipo documental, es compleja cuando est integrada por

Ordenacin Archivstica
La ordenacin es la operacin de unir un conjunto de documentos relacionando unos con
otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.
Cada documento producido cuenta con caractersticas internas y externas, las primeras
cuentan con elementos que permiten establecer un mtodo de ordenacin, puesto que
cuentan con fecha de elaboracin, en ocasiones con folio, asunto, nombre, rea
geogrfica, etc.
La amplia gama que ofrece la ordenacin por medio de mtodos, permite elegir el ms
conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institucin, de manera que podemos
tambin combinar ms de un mtodo es el caso alfanumrico intercalando letras y
nmeros para dejar mayor referencia generando ms de un punto de acceso.
Estos son considerados de acuerdo a las caractersticas de los documentos y de ah se
determinan los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido: pueden ser
las letras del abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos (cronolgico), la
secuencia de los nmeros (numrico), o la combinacin de ambos (alfanumrico).

Descripcin
Proceso de anlisis de los documentos de archivo para facilitar su localizacin y consulta,
mediante la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de toda aquella informacin que
sirva para identificar, gestionar y localizar la documentacin y explicar su contenido y el
contexto de su produccin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
La clasificacin relaciona grupos documentales entre s en tanto que la ordenacin
relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una
misma serie.
Si la clasificacin hace referencia a la estructura documental, la ordenacin hace
referencia

la

secuencia,

las

relaciones

de

causa-efecto,

continuidad

interdependencia entre los documentos en una serie.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?
Con la clasificacin se puede reflejar la estructura organizacional de cada entidad y que el
resultado de sus agrupaciones generan subdivisiones fijando en ellas secciones, y
subsecciones documentales.

5. Qu implica la clasificacin?
La clasificacin implica Identificar la procedencia de los documentos de acuerdo a su
estructura orgnica y su funcionalidad en una entidad.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Establece que los documentos deben agruparse en el archivo histrico de acuerdo a las
instituciones o entidades que los producen.

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Establece que la documentacin debe agruparse en el archivo histrico en el orden en
que se recibi durante su gestin administrativa.
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la
Clasificacin?
FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS
Determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son
el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de
los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institucin hay funciones
comunes y especficas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas
que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (Personal,
contabilidad, sistemas, almacn, entre otras). Las especficas desarrollan la misin de la
entidad y constituyen su razn de ser hacindola diferente de cualquier otra. Estas
funciones son delegadas en las reas tcnicas.
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Los pasos metodolgicos de la clasificacin son:

Identificar las agrupaciones documentales: fondo, seccin y subseccin.

Identificar las secciones y subsecciones documentales reacionadas con la

documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango
y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.

Identificar las series documentales con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Unidad Documental:
Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa
para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos
que hagan parte de esta unin.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una.

La unidad documental simple:

Es la que est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un
tanto repetitiva.
Ejemplos:

Actas de reunin.
Memorandos.

Unidad documental compuesta:

Es la que posee variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en
comn.
Ejemplos:

Expediente historia laboral.

Comprobante de pago.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Tipos documentales
Es un modelo que como referencia nos permite identificar y representar
documentos/unidades documentales semejantes a partir de la disposicin o estructura de
la informacin en dichos documentos. Tambin se utiliza como modelo a la hora de la
produccin de los documentos.
Ejemplos:

Acta: Documento redactado con unas caractersticas internas y externas

determinadas que lo validan, para consignar la realizacin de un acto o la
constancia de un hecho.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un
mismo asunto.
Memorando: Comunicacin diplomtica en la que se relacionan hechos y razones
para que se tengan en cuenta en una negociacin.

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Ciclo por el que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en los
archivos de gestin, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente o
histrico.

Fases:

La primera corresponde a los archivos de Gestin o Activos.

La segunda a los archivos intermedios o inactivos.
La tercera a los archivos histricos o permanentes.

Etapas: Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia
en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institucin en las distintas
dependencias. Esta permanencia est definida por las Tablas de Retencin Documental y
por las Tablas de Valoracin Documental.
13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos
de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin.
Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una
entidad pblica e indagar paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada
uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de derechos de
autor.
FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO PBLICO
Entidad: Alcalda Municipal
Direccin: Barrio el comercio, Calle 3 No. 10-29 plaza principal
Ciudad: El Tambo Nario
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Es el proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupacin documental de acuerdo con la estructura orgnico _ funcional
de la entidad.
Es toda la documentacin producida por la administracin Central del Municipio de el
Tambo se registran los cdigos, de las series, subseries de la oficina productora.
Cuyos documentos se seleccionan y clasifican en:

Documentos de Archivo:
Registro de la informacin producida por las dependencias de la Alcalda Municipal de El
Tambo en el desarrollo de sus actividades o funciones que tiene valor administrativo,
fisca, legal, cientfico, econmico histrico cultural y debe ser objeto de conservacin.
Documentos de apoyo:
Es de carcter General (leyes, decretos, resoluciones etc.) que por su informacin incide
en el cumplimiento de las funciones especficas de la gestin administrativa. Generados
en la entidad o en otra y no forman parte de las series documentales propias de la unidad
administrativa; estos archivos no se transfieren del archivo central y deben ser destruidos
por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o vigencia, y segn necesidades de la
dependencia.
Para la valoracin documental se tiene en cuenta el valor asignado por el responsable de
cada dependencia segn la serie y Subseries tenindose en cuenta los tiempos de
retencin y la incidencia que tienen para dar valores primarios y/ o secundarios segn
corresponda.

Administrativo
circulares

Valores
Jurdico
Derecho

primarios
Legal
nombramiento

Fiscal
informe

Contable
Cuentas

s peticin

de cobro

Valores
Cientfico

secundarios
Histrico
Actas

Cultural

Transferencia Documental Primaria

Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestin al archivo central; una
vez que estos han cumplido su trmite administrativo y han agotado su tiempo de
retencin establecido.

Pasos:

Constatar que la documentacin haya cumplido su tiempo de retencin en la

dependencia correspondiente, luego quitar material metlico, hojas, formatos en

blanco, copias de documentos, colillas, borradores etc.

Registrar la carpeta en el formulario de inventario que se van a transferir

identificando la serie o Subseries

Ubicar las carpetas dentro de la caja para archivo, identificndola con el rotulo de

la caja
Solicitar la visita del funcionario de archivo para su revisin
Transferir al archivo central, con el formato de inventario diligenciado
En archivo central, revisar la entrega con el formato de inventario, se firma por los
responsables, y se ubica en estantera de acuerdo al lugar designado de la
dependencia.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan
en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).
En el Archivo de la Alcalda las dos series documentales que se deben conservar son: las
actas y las historias laborables.
LAS ACTAS: son documentos que hacen parte del archivo histrico de la alcalda como
las actas de posesin de un cargo, con estas se generan otro tipo de documento como
los records de trabajo, adems de ser tiles al momento de una demanda o exigencias.
Su produccin se realiza en la secretaria General de La Alcalda, cuando se realizan
nombramientos de Nomina, por lo general se las tiene en esta dependencia los 4 aos de
periodo del Alcalde, luego son transferidas a la unidad central que es el Archivo de la
alcalda donde es llevado despus de su proceso archivstico y con sus respectivos
rtulos de carpeta y de caja y unidad en la cual se rige de acuerdo a las normas de
archivo.
LAS HISTORIAS LABORABLES: cuentan la vida administrativa del funcionario, sirviendo
como soporte para posibles ascensos, y como parte de la historia de los funcionarios que
han trabajado en la entidad.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca
o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a)
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
En la formacin de este archivo se tuvo en cuenta las tablas de retencin documental y
las tablas de valoracin documental, de igual forma se rigen los principios de fiabilidad,
integridad, y disponibilidad.
Pasos aplicados de las Tablas de retencin documental
1. Elaboracin de los separadores para cada serie y subserie
2. Clasificacin documental de series y subseries
3. Principio de orden original
4. Identificacin de cada unidad documental
5. Sistema de ordenacin: cronolgico y numrico
6. Depuracin.
7. Ubicar fsicamente los expedientes (carpetas)
8. Identificacin los muebles y cajas con los rtulos de identificacin
9. Levantamiento del inventario documental
10. Ubicacin de los documentos de apoyo
11. Cumplimiento de los tiempos de retencin

b)
Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.

Organigrama de la Planta de la Alcalda

Oficinas Productoras

Rotulo de carpetas

Rotulo de Caja

Entidad Visitada por:

Mary Luz Herrrera Jimenez
13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y
trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a
largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe
visitar un archivo de una entidad pblica e indagar paso a paso cules son las
actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografas o imgenes libres de derechos de autor.
Entidad: Agencia Nacional para la superacin de la Pobreza Extrema - ANSPE
ACTIVIDADES QUE REALIZA EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL

Asesorar, proponer la poltica y la planeacin de logstica, y abastecimiento de

bienes y servicios fsicos, administrativos y de gestin documental de la
Agencia.

Asesorar a las dependencias en la definicin y valoracin de necesidades de

abastecimiento de bienes y servicios fsicos, administrativos y de gestin
documental de la Agencia.

Mantener un sistema de informacin de logstica y abastecimiento de bienes y

servicios fsicos, administrativos y de gestin documental de la Agencia.

Aplicar la normativa archivstica emitida por el Archivo General de la Nacin y

las dems disposiciones que rigen la materia.

Administrar los procesos de recepcin, procesamiento, sistematizacin y

distribucin de documentos.

Prestar asesora sobre manejo de archivos de gestin en las dependencias e

implementar los procedimientos y las mejores prcticas archivsticas al interior
de la Agencia.

Dirigir el proceso de prestacin de los servicios de correspondencia, centralizar

su recepcin y envo, agilizar y controlar su trmite y realizar el respectivo
seguimiento para facilitar su localizacin y consulta en forma oportuna.

Promover y desarrollar continuamente la implementacin, mantenimiento y

mejora del Sistema Integrado de Gestin en la Dependencia.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

Esta entidad consta de dos archivos:

Archivo de gestin.
Archivo central.
No posee archivo Histrico porque es una entidad creada en el 2012 y se har
transferencias secundarias al AGN y all actuara como histrico.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu importancia

tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que se llevan a cabo en
ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).
Ventanilla nica de Correspondencia:
Donde se recibe y radica la correspondencia que viene dirigida a la entidad,
documentacin que a su vez luego de ser radicada se direcciona hacia las
diferentes dependencias de la entidad, as como tambin se recibe la
documentacin producida por la entidad la cual se enva hacia las diferentes
ciudades o municipios a donde van dirigidas. Su importancia se basa en que es el
punto base de la entidad pues la mayora de los tramites que maneja la entidad se
llevan a cabo a travs de la ventanilla de correspondencia.
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a. Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
SECCION: SECRETARIA GENERAL.
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIN CONTRACTUAL
DOCUMENTO (SERIE): CONTRATOS
SUBSERIE: CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS PERSONAS
NATURALES
TIEMPO ARCHIVO DE GESTION: 1 AOS.
TIEMPO ARCHIVO CENTRAL: 19 AOS.
CONSERVACION: SELECCIN.
b. Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.
VALORES: PRIMARIOS
Administrativo.
Contable.
Legal.
Fiscal.
Tcnico.
Entidad visitada por:

Yudi Nayibe Sanabria Pea.

CONCLUSIONES
La gestin documental, es el sistema ms importante que debemos tener en cuenta en la
organizacin de nuestra empresa sea grande, mediana o pequea. Porque esta misma es
el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo
y organizacin de la documentacin producida y recibida por la organizacin.
El Programa de Gestin Documental (PGD) implementado en las empresas contribuye
eficientemente en el control y administracin de documentos que recibe y emite la
organizacin; esto es posible con el apoyo y participacin de todas las autoridades y

personal de la empresa, quienes influyen directamente en la eficiente y efectiva

implementacin de este PGD.

BIBLIOGRAFA

file:///C:/Users/Nayibe/Downloads/principios.pdf
http://www.actiweb.es/itsam/archivo9.pdf
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/16934/mod_resource/cont
ent/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf
BENAVIDES, Miguel Antonio y ARCINIEGAS, Silvia: Documento de la creacin e
implementacin de las Tablas de Retencin Documental de la Administracin
central del Municipio de el Tambo, Departamento de Nario.
www.anspe.gov.co/
http://www.anspe.gov.co/es/documentos/filtro