RESUMEN

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GESTION DE ADQUISICIONES

RESUMEN- la gestin de las adquisiciones en un proyecto
Esta rea de conocimiento incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organizacin
productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto. Esta gestin de las adquisiciones incluye la
gestin del contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos
lanzados por miembros del equipo autorizados.
En la gua de buenas prcticas del PMI se incluyen los procesos siguientes:

1.

2.

3.

4.

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Planificar la gestin de
adquisiciones

Efectuar las adquisiciones

Controlar las compras

Cierre de las
adquisiciones

Planificar la gestin de adquisiciones

Proceso mediante el cual se documentan las decisiones de compras del proyecto especificando el
mtodo e identificando los potenciales proveedores.

Efectuar las adquisiciones

Proceso mediante el cual se obtienen las respuestas de potenciales proveedores, se selecciona el
proveedor y se firma el contrato.

Controlar las adquisiciones

Proceso mediante el cual se gestiona las relaciones del contrato de adquisiciones, se monitoriza el
desempeo del contrato y se realizan cambios y correcciones si fuera necesario.

Cierre de las adquisiciones

Proceso mediante el cual se completa y cierra contractualmente cada adquisicin del proyecto.

La planificacin de la gestin de adquisiciones implica acuerdos traducidos en contratos entre un comprador y un

vendedor que son documentos legalmente vinculantes. Un contrato de adquisiciones incluir los trminos y
condiciones del acuerdo y las especificaciones de lo que el vendedor debe proveer al comprador. Es
responsabilidad del equipo de direccin del proyecto asegurarse de que todas las adquisiciones cumplen las
necesidades especficas del proyecto adems de cumplir con la poltica de compras de la organizacin.
Las organizaciones suelen tener documentadas las polticas y procedimientos de compras definiendo
especficamente las reglas a seguir en las adquisiciones y definiendo quin tiene la autoridad para firmar y gestionar
esos contratos en representacin de la organizacin. Debido a la naturaleza legal del contrato suele llevar un
proceso de aprobacin ms complejo. En cualquier caso, el principal objetivo del proceso de revisin y aprobacin
es asegurar que el contenido del contrato describe los productos, servicios o resultados que satisfarn la necesidad
del proyecto identificada.
El equipo de direccin del proyecto debe buscar al inicio apoyo de especialistas en contratos, compras, legislacin
aplicable y aspectos tcnicos que afectan al contenido de la adquisicin. Esta implicacin puede estar establecida
de forma obligatoria por la poltica de compras de la organizacin.

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RESUMEN 2

GESTION DE ADQUISICIONES

Las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestin de las adquisiciones del proyecto forman el ciclo
de vida del contrato. Gestionando activamente el ciclo de vida del contrato y redactando cuidadosamente los
trminos y condiciones de las adquisiciones, algunos de los riesgos del proyecto pueden ser evitados, mitigados o
transferidos a un vendedor.
Salvo para casos en que el objeto de la adquisicin son compras de material, bienes o productos estndar, el
vendedor gestionar su trabajo como un proyecto y el comprador puede exigir que esta gestin se haga de
acuerdo a los procesos de gestin de proyectos de su organizacin.

planificar la gestin de adquisiciones
Este proceso tiene por objetivo documentar las decisiones de compras del proyecto, especificar el procedimiento y
mtodo e identificar proveedores potenciales. El principal beneficio es determinar de forma consistente si se van a
adquirir productos o servicios fuera de la organizacin y, de ser as, qu se va a adquirir, cmo se va a adquirir,
cunto se va a adquirir y cundo se va a adquirir para que se integre y no afecte al cronograma del proyecto-.
Este proceso identifica las necesidades de proyecto que deben o es mejor que se cubran adquiriendo productos o
servicios fuera de la organizacin y aquellas que se realizarn con personal y equipos de la propia organizacin.
Los requisitos del cronograma de proyecto pueden influir significativamente en la estrategia de compras durante el
proceso de planificar las adquisiciones de proyecto. De igual manera, las decisiones adoptadas al elaborar el plan de
gestin de adquisiciones pueden afectar al cronograma de proyecto.
Este proceso debe considerar tambin los riesgos que implica una decisin de hacer o comprar y una revisin del
tipo de contrato que se prev utilizar para mitigar y/o transferir esos riesgos al vendedor.

informacin til o necesaria para planificar la gestin de adquisiciones

Entre la informacin necesaria est el enunciado del alcance del proyecto que define qu est incluido y qu no en
el proyecto, la lista de entregables y sus criterios de aceptacin, otra informacin relevante relativa a aspectos
tcnicos, restricciones,-, la EDT que contendr los paquetes de trabajo con su descripcin y los criterios de
aceptacin y condiciones de integracin con el resto de paquetes de trabajo-, la documentacin de requisitos y
que pueden tener implicaciones legales y contractuales-, el registro de riesgos que dar informacin sobre riesgos
asociados a determinados paquetes de trabajo o entregables-, el cronograma del proyecto que condicionar o se
ver afectado por las decisiones de compras-, las estimaciones de costes de las actividades que darn informacin
sobre el precio objetivo de los elementos a adquirir externamente- y otros como los registros de partes interesadas
y los factores ambientales de la empresa.
Un apartado especial merecen los activos de los procesos de la organizacin como las polticas, procedimientos y
recomendaciones para la planificacin y gestin de compras de la organizacin, el sistema de precalificacin de
proveedores y los proveedores ya precalificados que garanticen una respuesta adecuada a las necesidades de la
organizacin y los tipos de contratos que puede o suele utilizar la organizacin ya sea de precio fijo, coste
reembolsable o tiempo y materiales con sus variantes por la inclusin de incentivos- dependiendo del grado de
definicin posible del enunciado del alcance del contrato.

cmo proceder para planificar la gestin de las adquisiciones

El equipo de direccin del proyecto debe utilizar el juicio experto y reunirse con personal de la organizacin
conocedor de los aspectos tcnicos, legales, o externo -como potenciales proveedores- para tomar decisiones
sobre si se realiza internamente o se subcontrata un determinado trabajo teniendo en cuenta condicionantes como
la capacidad dentro de la organizacin, las restricciones de costes y plazos, la disponibilidad de recursos propios, el
riesgo asociado, la necesidad de proteger datos y procesos,

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el resultado de este proceso

Como resultado de este proceso se obtendrn principalmente cuatro importantes salidas:
En primer lugar se obtendr el plan de gestin de compras, componente del plan de direccin del proyecto del
rea de conocimiento de gestin de la integracin- que describir cmo se van a adquirir los bienes y servicios de
vendedores externos a la organizacin. Debe describir cmo se van a gestionar los procesos de compras desde la
elaboracin de los documentos de compras hasta la aceptacin formal y cierre del contrato.
El plan de gestin puede definir: los tipos de contratos a utilizar en cada adquisicin, identificar los riesgos
asociados al contrato (y a realizar los trabajos internamente), los precios objetivo y si tienen suficiente validez para
utilizarse, documentos estndar de adquisiciones, la necesidad de coordinacin con el cronograma del proyecto y
la necesidad de lanzar con antelacin los procesos de compra- , las necesidades de integracin con la
monitorizacin y reporte del desempeo del proyecto, las restricciones e hiptesis asociadas a las adquisiciones,
los procesos de gestin del contrato por parte del proveedorpara que sean similares a los de la propia
organizacin en aspectos como el mantenimiento de una EDT, la gestin de riesgos, la gestin del cronograma,-,
los proveedores precalificados y, muy importante, las mtricas para la evaluacin del desempeo en tiempo, coste,
alcance y calidad del contrato.
En segundo lugar se obtendr el enunciado del alcance de cada adquisicin que describe, de forma clara, completa
y concisa, el objeto de la compra con suficiente detalle para permitir a los potenciales proveedores determinar si
son capaces de proveer esos productos y servicios en las condiciones establecidas en el contrato. Este enunciado,
recogido en la EDT del paquete de trabajo objeto de subcontratacin, puede incluir las especificaciones, la cantidad
deseada, los niveles de calidad, los datos de desempeo necesarios, el inicio y fecha de entrega, Debe recoger
tambin aspectos asociados a la gestin del contrato como el reporte de desempeo y los servicios post-venta.
En tercer lugar se elaborarn los documentos de adquisicin que sern los que se enven a los potenciales
proveedores. Se deben estructurar los documentos de adquisicin para facilitar una respuesta exacta y completa
por parte de los proveedores y para facilitar la evaluacin por parte del comprador. Suelen incluir una descripcin
de la forma deseada de respuesta, el enunciado del alcance de la adquisicin que debe ser consistente pero
flexible para permitir propuestas del proveedor- y los trminos y condiciones del contrato ms relevantes.
En cuarto lugar, los criterios de seleccin que ayudarn a enfocar las propuestas por parte del proveedor y evaluar
las ofertas por parte del comprador. Entre los criterios ms habituales estn la comprensin de la necesidad, el
coste del ciclo de vida, la capacidad tcnica, el riesgo asociado y el grado de mitigacin y transferencia, el mtodo
de gestin del contrato por parte del proveedor, las garantas, la capacidad financiera, su desempeo en proyectos
anteriores, referencias, aspectos relativos a los derechos de propiedad intelectual y derechos propietarios de los
trabajos y procesos.

efectuar las adquisiciones
Este proceso tiene por objetivo obtener las respuestas de los potenciales proveedores, la seleccin de la oferta
ms ventajosa y firmar el contrato de la adquisicin. Para ello el equipo de direccin de proyecto recibe las ofertas y
aplica los criterios de seleccin previamente definidos para seleccionar uno o ms proveedores capaces de hacer el
trabajo para proceder a una fase de negociacin con el o los proveedores preseleccionados. El reto es lograr elegir
la oferta ms ventajosa y firmar el contrato que mejor defienda los intereses del proyecto.

informacin til o necesaria para efectuar las adquisiciones

Entre la informacin necesaria para efectuar las adquisiciones estn el plan de gestin de las adquisiciones, el
enunciado del alcance de las adquisiciones, los documentos de las adquisiciones y los criterios de seleccin todos
ellos salidas del proceso anterior-, los proveedores precalificados y las ofertas de los proveedores.

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cmo proceder para efectuar las adquisiciones

Para llegar a firmar el contrato con el proveedor que presente la oferta ms ventajosa se pueden mantener
conferenciar de licitantes, mantener negociaciones con los proveedores preseleccionados buscando acuerdos en
aspectos como el alcance y presupuesto, responsabilidades, autorizaciones para realizar cambios, legislacin
aplicable, gestin del proyecto y el contrato (seguimiento y reporte, entre otros),-, utilizar estimaciones
independientes para obtener precios objetivos y contrastar las propuestas recibidas. Conviene que, para contratos
importantes, el project manager y las personas del equipo de direccin afectadas participen en la negociacin y
adjudicacin final del contrato.

el resultado de este proceso

Como salidas de este proceso se obtendrn los proveedores seleccionados y el acuerdo establecido en forma de
contrato en el que se recojan los productos o servicios a suministrar y los trminos y condiciones del contrato
(tanto en lo que se refiere al producto como al proyecto y a resultados del contrato como a la gestin del mismo).
Entre los principales componentes de un contrato se encuentran el enunciado del alcance de la adquisicin y los
entregables, la lnea de base del cronograma, el reporte de desempeo, la fecha de entrega, los roles y
responsabilidades, el precio, los trminos de pago, el punto de entrega, las inspecciones (cules, cuntas y dnde)
y los criterios de aceptacin, las garantas, las fianzas, las penalizaciones, los incentivos, los seguros, la aprobacin
de subcontratistas, la gestin de cambios, el procedimiento de terminacin del contrato y resolucin de
reclamaciones,...
Asimismo se pueden obtener propuestas de cambios al alcance, tiempo, coste, y actualizaciones a los
documentos de proyecto y planes de gestin del proyecto.

controlar las adquisiciones
Este proceso tiene por objetivo gestionar las relaciones del contrato de adquisicin, monitorizar el desempeo del
contrato y realizar los cambios y correcciones que sean necesarias. Busca asegurar que el desempeo del
proveedor cumple los requerimientos de la adquisicin tanto en la gestin como en el resultado final- y que el
proveedor realiza su trabajo de acuerdo a lo establecido en los trminos y condiciones del contrato.
Tanto el proveedor como el comprador deben asegurarse de que ambas partes cumplen sus obligaciones
contractuales y que sus derechos se ven protegidos. La naturaleza legal de la relacin contractual hace necesario
que el equipo de direccin del proyecto sea consciente de las implicaciones legales de las acciones llevadas a cabo
en el control y gestin del contrato.
El control de compras incluye la aplicacin de los procesos adecuados de gestin de proyectos a la relacin
contractual y a la integracin de los resultados del contrato en el proyecto global. Entre los procesos que deben
integrarse estn los de dirigir y gestionar los trabajos del contrato como si fueran los del resto del proyecto en
trminos de plazo muy especialmente-, el control de la calidad, la realizacin del control integrado de cambios y el
control de riesgos.
Este proceso tiene por objeto primordial revisar y documentar cmo est siendo el desempeo del proveedor,
establece medidas correctivas o preventivas para integrarlo en la gestin general del proyecto y tenerlas en cuenta
en procesos de seleccin futuros.

informacin til o necesaria para controlar las adquisiciones

Como elementos de entrada estarn el plan de gestin de adquisiciones, los documentos de la adquisicin, el
contrato, las propuestas de cambio aprobadas que pueden afectar al contrato o que, habindose producido en el

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contrato, pueden afectar al resto del proyecto- o los informes de desempeo del trabajo que se integren en los
informes de desempeo del proyecto y permitan evaluar su afeccin al cumplimiento de los objetivos del proyecto-
.

cmo proceder para controlar las adquisiciones
Para lograr controlar adecuadamente el contrato de adquisicin se establecer un sistema de control de cambios
del contrato que incluye la documentacin, sistemas de seguimiento, procedimientos de resolucin de disputas y
niveles de aprobacin necesarios para aprobar los cambios- as como revisiones del desempeo del contrato
revisiones estructuradas del progreso del vendedor en lo que a alcance, calidad, plazos y costes se refiere-,
inspecciones y auditoras de acuerdo a lo establecido en el contrato y para verificar que el proveedor cumple con
los trminos y condiciones del contrato y en los entregables- que permitan asegurar que se cumplen los hitos y se
puede proceder a los pagos establecidos por contrato y que permitan tener la informacin necesaria para
gestionar las reclamaciones de unos y otros.

el resultado de este proceso

Como resultado de este proceso se obtendr informacin de desempeo del trabajo que servir de base para
identificar problemas actuales o futuras que den lugar a reclamaciones- y que permitir a la organizacin
incrementar su conocimiento del desempeo de la adquisicin y mejorar la proyeccin, la gestin de riesgos y la
toma de decisiones-, propuestas de cambios para su revisin mediante el proceso de control integrado de
cambios- y la actualizacin de documentos de proyecto, planes y activos de los procesos de la organizacin
registro de correspondencia asociada al contrato, evaluacin del desempeo del proveedor,-.

cerrar las adquisiciones
Este proceso tiene por objetivo aceptar formalmente el producto o servicio del proveedor y cerrar adecuadamente
el contrato. Busca documentar los acuerdos y la documentacin asociada al contrato para un uso futuro. Implica
actividades administrativas como cerrar reclamaciones pendientes, actualizar los registros para reflejar los
resultados finales y archivar esa informacin para su uso futuro.
Los trminos y condiciones del contrato suelen, deben, prescribir procedimientos especficos para el cierre o
terminacin por incumplimiento de alguna parte o inters del comprador- del contrato.

informacin til o necesaria para cerrar las adquisiciones

Para cerrar el contrato de adquisicin se utilizar el plan de gestin de adquisiciones -que debe incluir detalles y
recomendaciones para cerrar los contratos de adquisicin- y los documentos del contrato toda la documentacin
recogida, indexada y archivada relativa al desempeo del contrato, registros de pago, resultado de
inspecciones,- que deber guardarse para lecciones aprendidas a aplicar en futuros contratos y evaluar futuros
proveedores.

cmo proceder para cerrar las adquisiciones

En el cierre de las adquisiciones se procede a evaluar el proceso de compras se deben realizar auditoras de
compras revisiones estructuradas cuyo objetivo no es evaluar al proveedor sino identificar puntos fuertes y reas
de mejora en el proceso de compras desde la decisin de adquirir productos y servicios hasta su cierre-, cerrar los
contratos y recoger toda la documentacin y registros del contrato en un sistema que integre sta con la
informacin general del proyecto.

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GESTION DE ADQUISICIONES

el resultado de este proceso

De este proceso se obtienen lgicamente la aceptacin formal del comprador y actualizaciones del fichero de la
adquisicin, lecciones aprendidas del proceso y la transferencia e integracin de su producto o servicio con el resto
de paquetes de la EDT del proyecto.

Propiedad intelectual PMI

El presente documento forma parte de un Curso de preparacin a los exmenes de las certificaciones
Project Management Professional (PMP) y Certified Associate in Project Management (CAPM),
certificaciones otorgadas por el Project Management Institute. Derivado de ello, en el documento se
incluyen parfrasis, figuras y trminos de glosario recogidos en A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide)- Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMBOK, PMI, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute.

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