001 GuiaAuditoriaArchivistica

1
Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
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Gua para la
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Archivo General de la Nacin

Mercedes de Vega
Directora General
Claudia Lpez Iglesias
Directora del Sistema Nacional de Archivos
Mara Fernanda Trevio Campero
Directora de Publicaciones y Difusin
Marco Antonio Silva Martnez
Jefe del Departamento de Publicaciones
Primera edicin, Mxico, 2015

ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7
ISBN Volumen: 978-607-95901-5-4
D. R.Archivo General de la Nacin Mxico
Eduardo Molina 113
Colonia Penitenciara Ampliacin
Delegacin Venustiano Carranza
Cdigo postal 15350, Mxico, D. F.
Contenido
PRESENTACIN
OBJETIVOS
MBITO DE APLICACIN
MTODO DE APLICACIN
GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA
1.- rea coordinadora de archivos
2.- Unidad de correspondencia
11
3.- Archivo de trmite
11
4.- Archivo de concentracin
13
5.- Archivo histrico
14
MARCO NORMATIVO
15
GLOSARIO
18
ANEXOS
26
PRESENTACIN
El Archivo General de la Nacin (
) lleva a cabo una estrategia para incentivar
el cumplimiento normativo y de los procesos tcnicos de la gestin documental
en la Administracin Pblica Federal (
). Esto tiene como objetivo consolidar
los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las lneas de accin
del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las
instituciones de la
deben establecer modelos giles, sistemticos, ordenados y
eficientes para gestionar la informacin. Para ello es necesario:
Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo

y administracin de documentos
Lneas de accin
Tipo de lnea de accin
1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la

de los instrumentos.
1.7.2 Implementar un sistema unificado de
clasificacin archivstica que propicie un
lenguaje comn.
Coordinacin de la
estrategia.
1.7.3 Establecer un sistema institucional de

archivos fsicos y electrnicos.
1.7.4 Vincular los procesos de las
dependencias y entidades con la estructura
archivstica establecida en la Ley Federal
de Archivos (
).
Gua para la
General.
Entidad encargada del

seguimiento
Lneas de accin
Tipo de lnea de accin
1.7.5 Fortalecer una cultura archivstica en

los servidores pblicos de la
.
General.
1.7.6 Definir mecanismos de conservacin

a largo plazo de los documentos
electrnicos de la
.
Coordinacin de la
estrategia.
Entidad encargada del

seguimiento
OBJETIVOS
Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los rganos
Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la
clasificacin, organizacin, seguimiento, localizacin, transferencia, resguardo,
conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio,
emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.
Evaluar el cumplimento normativo y los procesos tcnicos archivsticos que
deben cumplir las dependencias y entidades de la
para garantizar la
integridad, accesibilidad y conservacin de los documentos a travs de sistemas
modernos de gestin documental.
Valorar las actividades desempeadas dentro del sistema institucional de
archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivsticos y
estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestin documental.
MBITO DE APLICACIN
Esta gua es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la
para la planeacin, ejecucin y documentacin de las revisiones de control que
en materia de archivos.
realicen los
Gua para la
MTODO DE APLICACIN
Se utilizarn cdulas analticas para la verificacin de los procesos archivsticos en
el rea coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos, de los sujetos obligados establecidos en el
artculo 4, fraccin
de la
.
En las cdulas de verificacin se deber anotar cumple, cumple parcialmente
o no cumple con las disposiciones, segn sea el caso. Asimismo, se debern
describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones
correspondientes.
La aplicacin de la presente gua se realizar de la siguiente forma:
Entrevista en sitio. Aplicacin del cuestionario de diagnstico al coordinador de
archivos y a los responsables del archivo de trmite, concentracin y, en su caso,
histrico.1
Inspeccin fsica. Realizar visitas de inspeccin a los archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos.
Revisin de documentos y registros. Se verificar que se d cumplimiento a la
normatividad en materia de archivos.
La informacin recopilada a travs de estos elementos debe ser analizada y
relacionada entre s, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los procesos archivsticos de la institucin.
1 Vase anexo A.
Gua para la
GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA

La metodologa empleada para la realizacin de la auditora archivstica se basa en las
mejores prcticas y estndares internacionales, reflejados en las cdulas analticas
que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento
de los siguientes niveles de la gestin documental:
Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos est formalmente
establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos,
financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo,
regular los procesos tcnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de
la institucin, el perfil de cada responsable y las condiciones fsicas en las que se
conservan los documentos de archivo.
Nivel documental. Comprobar la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de
control y consulta archivstica, establecidos en el artculo 19 de la
, para propiciar
la organizacin, la administracin, la conservacin y la localizacin expedita de los
archivos.
Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la
tendientes a regular la produccin, uso y control de la documentacin oficial,
de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad
interna de cada institucin, las cuales estarn vinculadas con la transparencia, acceso
a la informacin, clasificacin de la informacin y proteccin de datos personales.
El cumplimiento de estos niveles se ir observando de acuerdo con el orden
jerrquico y estratgico de los elementos que conforman el sistema institucional de
archivos:
Gua para la
1.
2.
3.
4.
5.
rea coordinadora de archivos

Unidad de correspondencia
Archivo de trmite
Archivo de concentracin
Archivo histrico
1.- rea coordinadora de archivos2

Objetivo. Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo, de manera conjunta con las
unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de garantizar la organizacin, la disponibilidad, la localizacin, la
integridad y la conservacin de los archivos.
1.1. Los sujetos obligados contarn con un rea coordinadora de archivos
encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos
archivsticos determinados en el marco de la
, su Reglamento y dems
disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre
las unidades administrativas.
1.2. El responsable del rea coordinadora de archivos formar parte del
Comit de Informacin de la dependencia o entidad, como asesor en materia
de archivos, con voz y voto.
1.3. Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin, o su
equivalente, el establecimiento de criterios especficos en materia de
organizacin y conservacin de archivos; as como de los expedientes
2 Vase anexo 1.
Gua para la
que contengan informacin y documentacin clasificada, reservada y/o

confidencial, a fin de asegurar su integridad.
1.4. Preparar o actualizar, en coordinacin con los responsables de los archivos
de trmite, de concentracin y, en su caso, histricos, el Cuadro general de
clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin documental, los inventarios
documentales y la Gua simple de archivos.
1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica
para el sujeto obligado.
1.6. Crear y presentar al Comit de Informacin, o equivalente, el Plan Anual
de Desarrollo Archivstico, en el que se contemplen las acciones a emprender
a escala institucional para la modernizacin y mejoramiento continuo de los
servicios documentales y archivsticos, el cual deber ser publicado en el portal
de internet de cada institucin, as como sus respectivos informes anuales de
cumplimiento.
1.7. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la
documentacin, con base en la normatividad vigente y las disposiciones
establecidas por el
, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la
autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables a los dems
sujetos obligados.
1.8. Organizar, con el rea de tecnologas de la informacin del sujeto obligado,
las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de
documentos electrnicos.
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Gua para la
2.- Unidad de correspondencia3

Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo,
entrega y recepcin de la correspondencia y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de
entrada y salida.
2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepcin de la
correspondencia y paquetera oficial, as como su entrega a las reas
responsables de su trmite y verificacin.
2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trmite.
2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia
y paquetera oficial.
3.- Archivo de trmite4
Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados
exista un archivo de trmite en el que se conservarn los documentos de uso
cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
3 Vase anexo 2.
4 Vase anexo 3.
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Gua para la
3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existir un

archivo de trmite.
3.2. El archivo de trmite contar con la infraestructura necesaria para
administrar, conservar y localizar los expedientes de archivo.
3.3. Los procesos archivsticos se realizan conforme a la normatividad vigente
y aplicable para la adecuada administracin del archivo de trmite.
3.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de
los expedientes que obran en el archivo de trmite.
3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentracin, de la
documentacin cuyo trmite haya concluido y se hayan cumplido los plazos de
conservacin previstos en el Catlogo de disposicin documental.
3.6. Realizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos, la
elaboracin o actualizacin del Cuadro general de clasificacin, del Catlogo de
disposicin documental, de los inventarios documentales y de la Gua simple
de archivos.
3.7. Llevar a cabo la valoracin y seleccin documental conforme al Catlogo
de disposicin documental.
3.8. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones
represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
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Gua para la
4.- Archivo de concentracin5

Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de
concentracin adscrito al rea coordinadora de archivos, donde se custodiar
aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones
administrativas, legales, fiscales o contables.
4.1. Cada sujeto obligado contar con un archivo de concentracin.
4.2. El archivo de concentracin contar con la infraestructura necesaria para
administrar y conservar los expedientes de archivo.
4.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y
aplicable para la adecuada administracin de los documentos.
4.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de
los expedientes transferidos al archivo de concentracin.
4.5. Ejecutar la valoracin y seleccin documental, de conformidad con los
plazos de conservacin y destino final establecidos en el Catlogo de disposicin
documental.
4.6. Realizar la transferencia secundaria al archivo histrico, de la documentacin cuyos plazos de conservacin hayan concluido, de conformidad con el
Catlogo de disposicin documental.
5 Vase anexo 4.
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Gua para la
4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,

el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, los inventarios documentales y la Gua simple de archivos.
4.8. En los casos de documentacin siniestrada o que por sus condiciones
5.- Archivo histrico6
Objetivo. Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con
valor histrico al
, de conformidad con las disposiciones que para ello se
establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
Revisar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos
y que se constituya como fuente de acceso pblico, encargado de divulgar la
memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
5.1. Cada sujeto obligado podr contar con un archivo histrico.
5.2. El archivo histrico tendr la infraestructura necesaria para administrar
y conservar los expedientes de archivo.
5.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y
aplicable para la adecuada administracin de la documentacin.
5.4. Facilitar el prstamo y consulta de los expedientes con valor histrico.
6 Vase anexo 5.
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Gua para la
5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,

el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, el Inventario general y la Gua simple de archivos.
5.6. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones
MARCO NORMATIVO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal Archivos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas
de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn, a la
Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a
su servicio cuando ya no les sea til, a ttulo gratuito.
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del
.
Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos
Abiertos de la Administracin Pblica Federal.
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Gua para la
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda,

custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental.
Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de
las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias de Transparencia
y de Archivos.
Norma General de Informacin Financiera Gubernamental 004. Disposiciones
aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
Normas Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de
Bienes Muebles de la Administracin Pblica Federal Centralizada.
Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes
Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite
de las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen
los particulares, as como en su resolucin y noti icacin, y la entrega de la
informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos
personales y su correccin.
Lineamientos generales para el acceso a la informacin gubernamental en la
modalidad de consulta directa.
Lineamientos generales para la clasi icacin y desclasi icacin de informacin
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para noti icar al Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados.
Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
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Gua para la
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las consultas,
informes, resoluciones, criterios, noti icaciones y cualquier otra comunicacin
que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica.
Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin
Pblica Federal.
Instructivo para el trmite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental.
Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasi icacin archivstica.
Instructivo para la elaboracin de la Gua simple de archivos.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel)
dictaminados con valor histrico al
.
Gua para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalizacin
de documentos de archivo.
Instructivo para la transferencia secundaria de la documentacin generada
por las dependencias y entidades respecto de los recursos pblicos federales
transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos
Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores.
Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los
archivos de concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogr icos.
Gua para la identi icacin de series documentales con valor secundario.
Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.
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Gua para la
GLOSARIO
Administracin de documentos. Metodologa destinada a planear, dirigir y
controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final
de los documentos de archivo, con el propsito de lograr eficiencia en el manejo de
los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creacin hasta su depsito definitivo en el archivo histrico o su eliminacin.
Archivo. Se consideran tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos
o recibidos por persona sica o moral, organismo pblico o privado en el
ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores
para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y
difusin de diversos archivos; por ejemplo el
.
Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos
de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
institucin. Resguarda la documentacin en etapa activa. Es tambin conocido como
archivo de gestin o primario.
Archivo de concentracin. Resguarda los documentos de consulta espordica
(semiactivos) que se reciben de los archivos de trmite y los conserva
precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. Tambin se le conoce
como archivo semiactivo, intermedio o secundario.
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Gua para la
Archivo histrico. Conserva la documentacin con valor permanente, que

previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentracin; es
la unidad responsable de conservar y divulgar la memoria documental de una
institucin. El archivo histrico puede recibir otros fondos en donacin, resguardarlos
en comodato o mediante la compra de archivos.
rea generadora/rea de procedencia del archivo. Se re iere a las diferentes
coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departamentos, o equivalentes, donde se generan o reciben los documentos de la institucin.
Asunto. Contenido espec ico de los documentos de archivo y expedientes de
una serie que permite la individualizacin dentro del conjunto de caractersticas
homogneas al que estn integrados. Tambin es el tema, motivo, argumento,
materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una accin administrativa.
Baja documental. Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, iscales, contables o tcnicos y que no contenga
valores histricos.
Catlogo de disposicin documental. Instrumento que establece las polticas y
criterios sobre la conservacin y vigencia de los documentos de archivo a lo largo
de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta el tratamiento que por ley o
disposicin jurdica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales,
los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasi icacin de reserva o
con idencialidad y el destino inal.
Clasificacin. Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las
categoras o grupos que re lejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organizacin. Consiste en separar los documentos en grupos
19
Gua para la
y categoras segn la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora, o

si se trata de un fondo particular segn las actividades del personaje que gener
los documentos o la temtica de los mismos en el caso de las colecciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica. Esquema que re leja las atribuciones
y funciones del organismo. Se utiliza para la organizacin del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
Depuracin. Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo
en los archivos de gestin.
Descripcin archivstica. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta
tales como la gua, el inventario, el catlogo y los ndices que faciliten el acceso y
conocimiento de los archivos. Para llevarla a cabo es necesario considerar al menos
los seis campos obligatorios de la norma internacional general de descripcin
- ,
as como cuidar la redaccin y la ortogra a.
Diagnstico de archivos. Proceso que permite obtener una visin integral de la
situacin y problemtica archivstica de una entidad mediante el anlisis y evaluacin
de las reas de archivo y clasi icacin de los documentos. Es necesario, sobre todo,
en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en sntesis,
es la primera etapa de la creacin de un sistema de administracin de documentos.
Entre otros aspectos, deber evaluarse:
El estado de organizacin de los tres tipos de archivo trmite, concentracin
e histrico para determinar las reas prioritarias con las que se dar inicio
al proyecto.
Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la
institucin.
El estado de conservacin de los documentos.
20
Gua para la
Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.

Las reas fsicas asignadas para el resguardo de los archivos.
El personal a cargo de los archivos y la deteccin de necesidades de capacitacin.
Los requerimientos de bienes muebles para la conservacin y guarda de
archivos.
Destino final de los documentos. Es la situacin en que se encuentran los

expedientes con sus documentos, una vez que han cumplido su plazo precautorio
de resguardo en los archivos de trmite y concentracin y estn listos para su baja
o conservacin de initiva en el archivo histrico, de acuerdo con el Catlogo de
disposicin documental.
Documentacin semiactiva. Documentacin de asuntos concluidos y cuya consulta
es espordica. Se resguarda en el archivo de concentracin.
Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio
de sus funciones, por instituciones o personas sicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera) y en lenguaje natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre ijado en un soporte.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documentos de comprobacin administrativa. Documentos creados o recibidos
por una institucin o individuo en el curso de trmites administrativos o ejecutivos.
Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato: vales de
fotocopias, registros de visitantes, listados de envos, facturas de correspondencia,
vales de papelera, tarjetas de asistencia, entre otros.
21
Gua para la
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados

orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo
asunto. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o
por varios.
Foliacin. Es la numeracin de todas y cada una de las fojas que integran el
expediente. La foliacin se har al trmino de la organizacin, es decir, una vez que
la clasi icacin y la ordenacin sean de initivas, iniciando en cada expediente con el
uno en la primera foja y hasta el nmero que se llegue dentro de ese expediente.
Fondo documental. Es el conjunto de documentos generados por una institucin
como resultado natural de su actividad, y conservado en el archivo de dicha institucin o de una institucin de archivos.
Gua simple. Proporciona informacin acerca del contenido de un fondo al consignar
los siguientes datos: clave del fondo o coleccin; nombre del fondo; descripcin
bsica de las series documentales de los archivos de trmite, de concentracin e
histrico; volumen por serie (cajas, metros lineales, expedientes, segn sea el caso);
direccin, telfono y correo electrnico de cada uno de los responsables de cada tipo
de archivo; as como el nombre y cargo del responsable o coordinador general de la
unidad de archivos.
Identificacin. Primera fase de la metodologa archivstica, de tipo intelectual,
cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido
el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos
documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin
del fondo, con el establecimiento del Cuadro general de clasi icacin archivstica
22
Gua para la
y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior

valoracin y descripcin.
Instrumentos de control y consulta. Trmino genrico que sirve para denominar
cualquier descripcin o instrumento de referencia, realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos: Gua general, Gua simple, inventario, Cuadro general de clasi icacin
archivstica, Catlogo de disposicin documental.
Inventario. Instrumento de consulta que describe un fondo, seccin o coleccin a
travs de sus series y expedientes documentales.
Nmero de expediente. Nmero consecutivo que, dentro de la serie documental,
identi ica a cada uno de sus expedientes.
Ordenacin. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organizacin y
consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales; puede ser cronolgica, alfabtica o numrica.
Organizacin. Operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes
agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica, con criterios
orgnicos o funcionales para revelar su contenido e informacin. Se divide en dos
etapas: clasi icacin y ordenacin. Proceso que, mediante las etapas de clasi icacin
y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identi icacin de la
estructura de un fondo. Organizacin = identi icacin + clasi icacin + ordenacin +
descripcin.
Seccin. Primera divisin en que se ordena un fondo, la cual se lleva a cabo acorde
con el principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan conforme
a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo.
23
Gua para la
Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo regular la

produccin, circulacin, acceso, uso, control, conservacin, preservacin y difusin
de los testimonios documentales de una institucin.
Seleccin. Proceso archivstico destinado a determinar cul ser la documentacin
que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histrico conforme a sus valores
primarios y secundarios.
Serie. Divisin de una seccin, corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa y regulados por la
misma norma de procedimiento. Se re iere a un tema espec ico.
Soporte. Material sico en el que se registra la informacin (papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera).
Transferencia. Procedimiento archivstico a travs del cual, y conforme al ciclo
vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados
del archivo de trmite al archivo de concentracin y, en su caso, de ste al archivo
histrico, de acuerdo con las polticas del Catlogo de disposicin documental.
Unidades administrativas. Se re iere a las diversas reas que integran la estructura
organizacional de una institucin. Tienen la responsabilidad de dejar constancia
documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su
naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la
responsabilidad de constituir en su rea el archivo de trmite.
Vale de prstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los
expedientes, en prstamo de los archivos de trmite, concentracin e histrico.
24
Gua para la
Valoracin. Actividad archivstica que consiste en el anlisis y establecimiento de

los valores primarios y secundarios de los documentos; permite establecer criterios
de disposicin y acciones de transferencia.
Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, iscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
25
Gua para la
ANEXOS
ANEXO A
Gua para la
Direccin de correo electrnico:
Cdigo postal:
Delegacin o municipio:
Colonia:
Calle:
Nombre de la institucin:
REA DE IDENTIFICACIN
Cuestionario de diagnstico para la auditora archivstica
Escriba los datos que se le solicitan
28
Gua para la
DATOS DEL RESPONSABLE DEL REA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como

responsable del rea coordinadora de archivos?
Cuenta con experiencia en el mbito de la archivstica?
Nivel mximo de estudios:
Unidad administrativa de adscripcin:
Direccin de correo electrnico:
Telfono y extensin:
Cargo:
Nombre:
No
No
Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan
29
Gua para la
I.
PRODUCCIN E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES
Total de expedientes que hay en el o los archivos de trmite:
Promedio de expedientes nuevos que genera, cada mes, la institucin

en sus archivos de trmite:
Total de expedientes que hay en el archivo de concentracin:
Total de expedientes que hay en el archivo histrico:
2.
3.
4.
30
31
En qu soportes se encuentran los documentos que genera la

institucin?
La integracin de los expedientes de archivo en soporte papel se

realiza:
Se han establecido criterios especficos para la produccin de

documentos electrnicos relacionados con las funciones de la
institucin?
5.
6.
7.
Gua para la
No sabe
No
No sabe
Por el rea que genera el

documento
Por diversos temas
Por diversos asuntos
Por tema
Por asunto
Otro
Visual
Sonoro
Electrnico
Papel
Los documentos electrnicos que se producen en la institucin, se

incorporan a expedientes electrnicos?
Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, indique si en la

institucin se lleva un control de los expedientes y documentos
electrnicos que se generan.
10.
11.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 7 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin oficial
que establece los criterios para el control de la produccin documental en soporte electrnico y quin la emiti.
En la institucin se difunden las disposiciones que establecen los

criterios para el control de la produccin documental en soporte
electrnico?
8.
Gua para la
9.
32
Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, mencione si en la

institucin los expedientes electrnicos se guardan en las computadoras
asignadas al personal.
Los documentos electrnicos que se producen, se imprimen y se

integran a un expediente de archivo en soporte papel?
13.
Gua para la
12.
33
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
II.
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVSTICOS
La institucin cuenta con un Cuadro general de clasificacin

archivstica para la clasificacin de los expedientes de archivo?
Qu autoridad elabor el Cuadro general de clasificacin archivstica?
14.
15.
No sabe
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
Unidad administrativa
rea coordinadora de
archivos de la institucin
Archivo General de la Nacin

(AGN)
Instituto Federal de Acceso a

la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)
No sabe
No
34
El Cuadro general de clasificacin archivstica que se utiliza en la

institucin es:
Los expedientes de archivo estn organizados de acuerdo con el

Cuadro general de clasificacin archivstica?
La institucin cuenta con un Catlogo de disposicin documental

validado por el AGN?
17.
18.
Gua para la
16.
35
No sabe
No
No sabe
Parcialmente
No
Otro
Orgnico-funcional
Por organigrama
Por funciones
Qu autoridad elabor el Catlogo de disposicin documental?
La institucin refleja en el Catlogo de disposicin documental los

valores documentales y la vigencia de los expedientes de archivo?
La institucin cuenta con la Gua simple de archivos actualizada?
20.
21.
Gua para la
19.
36
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas
Cada unidad administrativa

elabor su parte
rea coordinadora de
AGN
Los archivos de la institucin elaboran inventarios generales de los

expedientes de archivo para el control de los mismos?
Si la respuesta de la pregunta 22 es afirmativa, seale en qu formato

se realiza el inventario general de expedientes de archivo.
23.
Gua para la
22.
37
Formato en Word o Excel

diseado por el personal de
la institucin
Formato oficial de inventario

del AGN
No sabe
No
24.
38
Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza

en los archivos de la institucin.
Gua para la
Nmero consecutivo
Nmero de caja
Serie
Seccin
Valor primario
rea de procedencia
Dependencia o entidad
Ubicacin topogrfica
Nmero de transferencia
Fecha de transferencia
Nmero de pgina
Tipo de inventario
Ttulo
24.
39
Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza

en los archivos de la institucin.
Gua para la
Observaciones
Vigencia documental
Periodo de trmite
Descripcin del expediente

o asunto
Nmero de expediente
Gua para la
III.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
25.
Los expedientes de archivo cuentan con la cartula o guarda exterior?

No sabe
Parcialmente
No
40
26.
41
Si la respuesta de la pregunta 25 es afirmativa, seale los elementos

que contiene la cartula del expediente de archivo.
Gua para la
Maneja cdigo de barras
Ubicacin topogrfica
Cantidad de fojas tiles
Vigencia documental
Valor documental
Asunto del expediente
Fecha de cierre
Fecha de apertura
Nmero del expediente
Subserie
Serie
Subseccin
Seccin
Fondo documental
Los expedientes de archivo cuentan con el marbete (ceja) en la

cartula o guarda exterior?
Si la respuesta de la pregunta 27 es afirmativa, seale los elementos

que contiene el marbete (ceja) del expediente de archivo.
La descripcin de los expedientes de archivo se realiza de acuerdo con:
28.
29.
Gua para la
27.
42
No sabe
Normatividad emitida por

el AGN
Manual de descripcin del

archivo de trmite
Norma Internacional ISAD-G
Cdigo de barras
Nombre del expediente
Nmero del expediente
Subserie
Serie
Seccin
No sabe
Parcialmente
No
Gua para la
IV.
VALORACIN Y DISPOSICIN DOCUMENTAL
Los expedientes de archivo se sujetan a un proceso de valoracin

documental que determine los plazos de vigencia en el archivo de
trmite?
En el o los archivos de trmite se da cumplimiento a los plazos de

conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el
Catlogo de disposicin documental?
La institucin cuenta con un programa y calendario de transferencias

primarias y secundarias emitido por el archivo de concentracin?
En el archivo de concentracin se da cumplimiento a los plazos

de conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el
Catlogo de disposicin documental?
30.
31.
32.
33.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
43
El o los archivos de trmite realizan transferencias primarias de los

expedientes al archivo de concentracin?
Las transferencias primarias se realizan con base en plazos de vigencia

establecidos en el Catlogo de disposicin documental?
Se toman en cuenta los periodos de reserva correspondientes a la

informacin clasificada?
Las transferencias primarias de los expedientes de archivo se realizan

mediante la elaboracin de:
35.
36.
37.
Gua para la
34.
44
No sabe
Una relacin simple
El inventario oficial del AGN
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las transferencias secundarias se realizan con base en plazos de

vigencia establecidos en el Catlogo de disposicin documental?
El archivo de concentracin realiza la transferencia secundaria de

los expedientes al archivo histrico de la institucin o al AGN, segn
corresponda?
Las transferencias secundarias de los expedientes de archivo se realizan

mediante la elaboracin de:
En la institucin se han establecido criterios especficos para la

valoracin documental?
39.
40.
41.
Gua para la
38.
45
No sabe
No
No sabe
Una relacin simple
El inventario oficial del AGN
No sabe
No
No sabe
No
La coordinacin de archivos difunde las disposiciones oficiales de

valoracin documental para dictaminar la baja documental de los
expedientes de archivo?
En la institucin se realizan bajas documentales de los expedientes de

archivo?
Las bajas documentales se efectan elaborando:
44.
45.
Una relacin simple
Inventario oficial del AGN
No sabe
No
No sabe
No
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 41 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin que
establece los criterios para la valoracin documental y quin la emiti.
Gua para la
43.
42.
46
46.
47
Ante quin solicita la autorizacin para realizar una baja documental?
Gua para la
Unidad de Contabilidad
Gubernamental-SHCP
rea coordinadora de
AGN
Instituto Federal de Acceso a

la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)
Gua para la
V.
DE LA CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE ARCHIVOS
En la institucin se cuenta con un programa de restauracin de los

En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique

quin realiza las acciones de restauracin.
En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique

si se llevan controles o bitcoras de restauracin de los expedientes de
archivo.
47.
48.
49.
No sabe
No
No sabe
Se contrata el servicio
El archivo histrico
Personal de la institucin
No sabe
No
48
49
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 50 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
51.
No sabe
No
En la institucin existe un criterio especfico para la conservacin,

restauracin y preservacin de los expedientes de archivo?
50.
Gua para la
Gua para la
VI.
DE LA TECNOLOGA
La institucin cuenta con equipos de cmputo para la administracin

de los expedientes de archivo?
La institucin cuenta con equipo para digitalizar los expedientes de

archivo?
La institucin cuenta con equipo para la reproduccin (fotocopiadoras)

de los expedientes de archivo?
52.
53.
54.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
50
En la institucin existen programas para la digitalizacin de los

En la institucin se han establecido criterios especficos para la

digitalizacin de los expedientes de archivo?
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 57 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.
56.
57.
58.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
En la institucin se digitalizan los expedientes o documentos de

archivo?
Gua para la
55.
51
60.
59.
52
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema

informtico se registran y describen:
La institucin cuenta con un sistema informtico para la

administracin documental de los expedientes de archivo basado en los
instrumentos de control y consulta archivsticos?
Gua para la
Los expedientes y los

documentos que los integran
de los tres tipos de archivo:
trmite, concentracin y, en
su caso, histrico
El Cuadro general de
clasificacin archivstica y
el Catlogo de disposicin
documental
El fondo, subfondo, las

secciones, subsecciones, las
series y subseries
No sabe
No
61.
60.
53
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes

genera el sistema informtico.
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema

informtico se registran y describen:
Gua para la
Inventario general por

expedientes
Gua simple de archivos
Gua general de fondos

documentales
Catlogo de disposicin
documental
Cuadro general de
clasificacin archivstica
Expedientes con documentos

clasificados como reservados
o que contienen datos
confidenciales
Fechas extremas
Documentos en cualquier
tipo de formato electrnico
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules formatos

62.
Gua para la
61.
54
Solicitud de consulta
de expedientes que se
encuentran en el archivo de
concentracin
Ceja del expediente
Portada del expediente
Catlogo de caducidades
Inventario del prstamo de

expedientes, devoluciones y
vencidos
Inventario de expedientes
consultados
ndices de los expedientes

reservados y con datos
confidenciales
Bajas documentales
Inventarios de transferencia
primaria y secundaria
63.
55
Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique con cules

funciones cuenta el sistema informtico.
Gua para la
Admite modificaciones
de los datos capturados
para corregir errores,
mediante la autorizacin del
administrador del sistema
Permite la bsqueda de
expedientes y documentos
Registra las unidades

administrativas generadoras
de los archivos de trmite,
para posteriormente
configurar los reportes
Emite alertas cuando hay

expedientes para transferir
de un archivo a otro
Permite el alta de usuarios a

diferentes niveles de acceso
En la institucin se cuenta con programas para la conservacin a largo

plazo de los documentos de archivo en formato electrnico?
En la institucin se ha dado validez jurdica a los expedientes de

archivo que se conservan en formato electrnico, con la finalidad de
constituirlos como documentos probatorios?
En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 65 sea afirmativa,

especifique el nombre completo de la disposicin oficial y quin la
emiti.
65.
66.
Gua para la
64.
56
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
VII.
ORGANIZACIN ESTRUCTURAL
En la institucin existe un rea coordinadora de archivos?
El rea coordinadora de archivos de su institucin organiza y

determina las polticas o procedimientos de operacin de los archivos
de trmite, concentracin y, en su caso, histrico?
El rea coordinadora de archivos de su institucin est representada

dentro del Comit de Informacin?
67.
68.
69.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
57
Cuntas unidades administrativas existen en la institucin?
Cuntos archivos de trmite existen en su institucin? (Seale la

cantidad por oficina).
71.
Gua para la
70.
58
Total
Otras
Subdirecciones
Direcciones de rea
Direcciones generales
adjuntas
Direcciones generales
Subsecretaras
Oficina
Nm. de
archivos
En la institucin, el o los archivos de trmite son una oficina

formalmente establecida para la administracin de los documentos?
Si la respuesta de la pregunta 72 es afirmativa, indique si el archivo de

trmite figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
Si la respuesta a la pregunta 73 es afirmativa, indique cul es el nivel

jerrquico de los archivos de trmite.
73.
74.
Gua para la
72.
59
Otro
Operativo
Enlace
Jefatura de departamento
Subdireccin
Direccin de rea
No sabe
No
No sabe
No
Los archivos de trmite de su institucin estn integrados

formalmente al Sistema Institucional de Archivos?
El o los archivos de trmite de la institucin tienen relaciones de

coordinacin y cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los

archivos de trmite de la institucin.
76.
77.
Gua para la
75.
60
Conservacin
Descripcin
Ordenacin
Clasificacin
Identificacin
Integracin de expedientes
No sabe
No
No sabe
Parcialmente
No
Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los

archivos de trmite de la institucin.
La institucin cuenta con achivo de concentracin?
En cuntas sedes est distribuido el archivo de concentracin?
En la institucin, el archivo de concentracin es una oficina

formalmente establecida para la administracin de los documentos?
78.
79.
80.
Gua para la
77.
61
No sabe
No
No sabe
No
Transferencia documental
primaria
Valoracin con base en el

documental
Si la respuesta de la pregunta 80 es afirmativa, indique si el archivo de

concentracin figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
Si la respuesta a la prengunta 81 es afirmativa, indique cul es el nivel

jerrquico del o los archivos de concentracin.
El archivo de concentracin de su institucin est integrado

formalmente al Sistema Institucional de Archivos?
El archivo de concentracin tiene relaciones de coordinacin y

cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
82.
83.
84.
Gua para la
81.
62
No sabe
No
No sabe
No
Otro
Operativo
Enlace
Subdireccin
Direccin de rea
No sabe
No
Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo de

concentracin de la institucin.
La institucin cuenta con archivo histrico?
En la institucin, el archivo histrico es una oficina formalmente

establecida para la administracin de los documentos?
Si la respuesta de la pregunta 87 es afirmativa, indique si el archivo

histrico figura oficialmente en el organigrama de la institucin.
86.
87.
88.
Gua para la
85.
63
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Transferencia documental
Valoracin documental con

base en el Catlogo de
disposicin documental
Conservacin
Descripcin
Elaboracin de inventarios
Cul es el nivel jerrquico del archivo histrico?
El archivo histrico de su institucin est integrado formalmente al

Sistema Institucional de Archivos?
El archivo histrico de la institucin tiene relaciones de coordinacin y

cooperacin con el rea coordinadora de archivos?
El archivo histrico cuenta con un registro central en el que estn

descritos los fondos documentales?
90.
91.
92.
Gua para la
89.
64
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Otro
Operativo
Enlace
Subdireccin
Direccin de rea
El archivo histrico cuenta con una cdula de registro en el Registro

Nacional de Archivos Histricos del AGN?
Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo

histrico de la institucin.
94.
Gua para la
93.
65
Restauracin
Expurgo
Conservacin
Descripcin
Elaboracin de inventarios
No sabe
No
Gua para la
VIII.
RECURSOS HUMANOS
Sealar la cantidad de personal que desempea las tareas de archivo

en la institucin:
El personal que trabaja en el rea coordinadora de archivos

desempea otras labores adems de las actividades de coordinacin de
archivos?
95.
96.
No sabe
No
Otro (especifique)
Personal contratado a travs

de una empresa
(outsoursing)
Personal de prcticas
profesionales
Personal contratado por

honorarios
Personal de confianza
Personal operativo
66
Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal del rea

coordinadora de archivos en las actividades propias de la coordinacin
de archivos?
Adems del coordinador de archivos, cuntas personas trabajan en la

coordinacin de archivos?
98.
Gua para la
97.
67
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Slo una persona
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en

la coordinacin de archivos (sealar el nmero de empleados por cada
nivel).
El personal que labora en los archivos de trmite desempea otras

labores adems de las actividades del archivo?
Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los

archivos de trmite en las actividades propias del archivo?
100.
101.
Gua para la
99.
68
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Nm.
Adems de los responsables, cuntas personas trabajan en los archivos

de trmite?

el o los archivos de trmite (sealar el nmero de empleados por cada
nivel).
103.
Gua para la
102.
69
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Slo una persona
Nm.
El personal que labora en el o los archivos de concentracin

desempea otras labores adems de las actividades del archivo?
Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los

archivos de concentracin en las actividades propias del archivo?
Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el o los

archivos de concentracin?
105.
106.
Gua para la
104.
70
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Slo una persona
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No

el o los archivos de concentracin (sealar el nmero de empleados por
cada nivel).
El personal que labora en el archivo histrico desempea otras labores

adems de las actividades del archivo?
Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de archivo

histrico en las actividades propias del archivo?
108.
109.
Gua para la
107.
71
81 - 100 %
51 - 80 %
21 - 50 %
10 - 20 %
No sabe
No
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Nm.
Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el archivo

histrico?

el archivo histrico (sealar el nmero de empleados por cada nivel).
111.
Gua para la
110.
72
Posgrado
Licenciatura
Carrera tcnica
Bachillerato
Secundaria
Primaria
Escolaridad
Ms de 50 personas
41 a 50 personas
31 a 40 personas
21 a 30 personas
11 a 20 personas
5 a 10 personas
2 a 4 personas
Slo una persona
Nm.
El personal que labora en los archivos de la institucin recibe cursos de

capacitacin en materia de gestin de documentos y administracin de
archivos?
En la institucin se ha establecido un programa de capacitacin en

materia de archivos?
Si la respuesta a la pregunta 113 es afirmativa, indique quin imparte

los cursos de capacitacin en materia de archivos a los servidores
pblicos de la institucin.
113.
114.
Gua para la
112.
73
Otro
Empresa especializada
Otro personal de la
institucin
Coordinador de archivos
No sabe
No
No se ha recibido en los
ltimos tres aos
No sabe
No
Gua para la
IX.
RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA
Los archivos de trmite disponen de mobiliario suficiente y adecuado

para el resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?
Los archivos de trmite disponen de instalaciones suficientes y

adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?
Los inmuebles de los archivos de trmite cuentan con instalaciones

elctricas adecuadas?
El sistema de ventilacin es:
115.
116.
117.
118.
No cuenta con ventilacin
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
74
Las instalaciones de los archivos de trmite renen las condiciones

de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
En los archivos de trmite existen plagas que pudieran afectar las

condiciones para la conservacin de los documentos de archivo?
En los archivos de trmite existen agentes qumicos que pudieran

afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de
los documentos de archivo?
Las instalaciones de los archivos de trmite cuentan con equipo contra

incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o
expedientes?
120.
121.
122.
Gua para la
119.
75
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las reas de trabajo de los archivos de trmite estn debidamente

separadas de las reas de resguardo de los expedientes?
El archivo de concentracin dispone de mobiliario suficiente y

adecuado para el resguardo y conservacin de los expedientes de
archivo?
El archivo de concentracin cuenta con instalaciones suficientes y

adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?
El o los inmuebles del archivo de concentracin cuentan con

instalaciones elctricas adecuadas?
124.
125.
126.
127.
Gua para la
123.
76
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las instalaciones del archivo de concentracin renen las condiciones

de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
En el archivo de concentracin existen plagas que pudieran afectar las

En el archivo de concentracin existen agentes qumicos que pudieran

afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de
los documentos de archivo?
Las instalaciones de los archivos de concentracin cuentan con

equipo contra incendios u otras contingencias para la proteccin de los
documentos o expedientes?
129.
130.
131.
Gua para la
128.
77
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las reas de trabajo del archivo de concentracin estn debidamente

El archivo histrico dispone de mobiliario suficiente y adecuado para el

resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?
El archivo histrico cuenta con instalaciones suficientes y adecuadas

para el resguardo de los expedientes de archivo?
El o los inmuebles del archivo histrico cuentan con instalaciones

elctricas adecuadas?
133.
134.
135.
136.
Gua para la
132.
78
Ventanas
Aire acondicionado
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las instalaciones del archivo histrico renen las condiciones de

temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
En el archivo histrico existen plagas que pudieran afectar las

En el archivo histrico existen agentes qumicos que pudieran afectar

las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de los
documentos de archivo?
Las instalaciones del archivo histrico cuentan con equipo contra

incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o
expedientes?
138.
139.
140.
Gua para la
137.
79
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Las reas de trabajo del archivo histrico estn debidamente

El archivo histrico cuenta con un rea destinada al prstamo y

consulta de expedientes?
La institucin cuenta con un programa para la adquisicin,

mantenimiento y administracin del mobiliario, as como del equipo
contra incendios y seguridad para la proteccin, tanto de las personas
que laboran en los archivos, como de los expedientes de archivo?
142.
143.
Gua para la
141.
80
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
X.
PLANEACIN DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO
Cul es la situacin de la planeacin del desarrollo archivstico en la

institucin?
Indique la periodicidad con que se realiza el plan o programa de

desarrollo archivstico.
144.
145.
No sabe
Sexenal
Trianual
Bianual
Anual
No sabe
No cuenta con estrategia de

planeacin archivstica
Cuenta con programa de

desarrollo archivstico
Cuenta con plan de

desarrollo archivstico
81
146.
82
Indique qu estrategias cubre el plan o programa de desarrollo

archivstico.
Gua para la
Otro
Calidad en los servicios de

archivo
Procesos tcnicos
Gestin de riesgos
Desarrollo tecnolgico
Infraestructura
Profesionalizacin
Gua para la
XI.
PRSTAMO Y CONSULTA DE LA INFORMACIN
El acceso a los expedientes en los archivos de trmite, por parte del

rea generadora, es:
Se llevan a cabo historiales de acceso y prstamo de los expedientes

de archivo de trmite?
Se ha emitido alguna norma, lineamiento o procedimiento para

regular el acceso a los expedientes de archivo de trmite?
147.
148.
149.
No sabe
No
No sabe
No
No hay acceso
Bajo
Medio
Alto
83
Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)

que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o
confidencial en el archivo de trmite?
La consulta de los expedientes en el archivo de concentracin es:
Existen controles para regular la consulta de los expedientes en el

archivo de concentracin?
Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes

del archivo de concentracin?
151.
152.
153.
Gua para la
150.
84
No sabe
No
No sabe
No
No hay acceso
Baja
Media
Alta
No sabe
No
Se ha emitido alguna norma, criterio o procedimiento para regular la

consulta de los expedientes del archivo de concentracin?
Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)

que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o
confidencial que se encuentran en el archivo de concentracin?
El archivo histrico brinda servicios de prstamo y consulta de

expedientes para usuarios externos?
Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes

del archivo histrico?
155.
156.
157.
Gua para la
154.
85
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
Gua para la
XII.
NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA
Para la organizacin documental y administracin de archivos en su

institucin se aplica la Ley Federal de Archivos (LFA)?
En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la LFA?
En los archivos de la institucin se aplica la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental?
En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales

para la organizacin y conservacin de los archivos de la dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Federal?
158.
159.
160.
161.
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
86
En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental?
En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales

para la clasificacin y desclasificacin de la informacin de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal?
En los archivos de la institucin se aplica el Manual administrativo de

aplicacin general en materia de transparencia y de archivos?
En la institucin se aplica el artculo 8, fraccin V de la Ley Federal de

Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, publicada
en la Diario Oficial de la Federacin el 13 de marzo de 2002?
163.
164.
165.
Gua para la
162.
87
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
En la institucin, para el archivo contable gubernamental, se aplica lo

establecido en la Norma de Archivo Contable Gubernamental, emitida
por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica de Hacienda y Crdito Pblico?
En los archivos de la institucin se aplica el Acuerdo por el que se

establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y
plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental, publicado
en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998?
En la institucin se aplica el Acuerdo por el que se establecen las

disposiciones que debern observar los servidores pblicos al separarse
de su empleo, cargo o comisin, para realizar la entrega-recepcin
del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan
asignados, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 13 de
octubre de 2005?
En la institucin se aplican las Recomendaciones para la organizacin

y conservacin de los correos electrnicos institucionales de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal,
publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 10 de febrero de
2009?
167.
168.
169.
Gua para la
166.
88
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
No sabe
No
ANEXO 1
Gua para la
MM
AAAA
Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo,
de manera conjunta con las unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de
garantizar la organizacin, disponibilidad, localizacin, integridad y conservacin de los archivos.
DD
Objetivo:
Fecha:
1.- rea coordinadora de archivos
CDULA ANALTICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE

OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
Rubro:
Nm. de revisin:
rgano Interno de Control en:
90
1.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Los sujetos obligados

contarn con un
rea coordinadora de
archivos encargada
de elaborar y aplicar
las normas, criterios
y lineamientos
archivsticos
determinados en
el marco de la Ley
Federal de Archivos
(LFA), su Reglamento y
dems disposiciones
aplicables, a efecto de
lograr homogeneidad
en la materia
entre las unidades
administrativas.
91
Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un rea
coordinadora de
archivos.
Actividad
LFA.
Lineamiento sexto,
prrafo 1 de los
Lineamientos generales
para la organizacin
y conservacin
de los archivos de
las dependencias
y entidades de la
Administracin Pblica
Federal (LGOCADEAPF).
Artculo 10 de la
Fundamento
legal
Cumple
1.1.
Nm.
92
Procedimiento
Gua para la
Verificar que el titular

de la dependencia
o entidad nombre
al responsable del
rea coordinadora de
archivos.
Actividad
Numeral 17,
fraccin I del Manual
Administrativo de
Aplicacin General
en las Materias de
Transparencia y de
Archivos (MAAGMTA).
Lineamiento sexto,
prrafo 2 de los
LGOCADEAPF.
Artculo 11 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.1.
Nm.
93
Procedimiento
Gua para la
En caso de que el sujeto

obligado cuente con
un archivo histrico,
verificar que el titular del
rea coordinadora de
archivos tenga un nivel
mnimo de direccin de
rea o su equivalente.
Actividad
Artculo 9, fraccin II,

prrafo segundo del
Reglamento de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.2.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
El responsable del
rea coordinadora
de archivos formar
parte del Comit de
Informacin de la
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.
94
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
estudios de nivel
licenciatura.
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos forme parte del
Comit de Informacin,
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.
Actividad
Artculo 9, fraccin I del

Artculo 8 del
Fundamento
legal
Cumple
1.2.
Nm.
95
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se
notifique al AGN la
designacin del titular
del rea coordinadora
de archivos.
Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
conocimientos en
archivstica.
Actividad
Artculo 9, fraccin
II, prrafo tercero del
LGOCADEAPF.
Lineamiento sexto de los
Artculo 9, fraccin I del

Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que se elaboren

y presenten, al Comit
de Informacin, los
criterios especficos en
materia de organizacin
y conservacin de
archivos.
Procedimiento
Elaborar y someter
a autorizacin del
o su equivalente, el
establecimiento de
criterios especficos en
materia de organizacin
y conservacin de
archivos; as como de
los expedientes que
contengan informacin
y documentacin
clasificada como
reservada y/o
confidencial, a fin de
asegurar su integridad.
1.3.
Gua para la
Nm.
96
Numeral 17, fraccin III

del MAAGMTA.
Lineamiento sexto,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 7 del
Artculo 12, fraccin II

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.3.
Nm.
97
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se elaboren

y presenten, al Comit
de Informacin,
los procedimientos
archivsticos para
facilitar el acceso a
la informacin en la
dependencia o entidad.
Actividad
Lineamiento sexto,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que la
cuente con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.
Procedimiento
Elaborar o actualizar,
en coordinacin con
los responsables de los
archivos de trmite,
de concentracin y,
en su caso, histrico,
el Cuadro general de
clasificacin archivstica,
el Catlogo de
disposicin documental,
los inventarios
documentales y la Gua
simple de archivos.
1.4.
Gua para la
Nm.
98
Numeral 3 del MAAGMTA.
Lineamientos
sexto, fraccin III;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Artculos 12, fraccin

III, y 19, fraccin I, de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
99
Procedimiento
Gua para la
Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con el
documental.
Actividad
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.
Lineamientos
sexto, fraccin III;
II y decimosptimo,
prrafo primero de los
LGOCADEAPF.

III, y 19, fraccin II, de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
100
Procedimiento
Gua para la
Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con los
inventarios generales
de expedientes, de
transferencia y de baja.
Actividad
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
Lineamiento
sexto, fraccin III y
III de los LGOCADEAPF.

III, y 19, fraccin III, de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.4.
Nm.
101
Procedimiento
Gua para la
Verificar que el
documental est
validado y registrado por
el AGN.
Verificar que la
cuente con la Gua
simple de archivos.
Actividad
Lineamientos
II, y decimosptimo,
prrafo primero, de los
LGOCADEAPF.
Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
Lineamientos sptimo y
IV de los LGOCADEAPF.

III, y 19, fraccin IV, de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Establecer y desarrollar
un programa de
capacitacin y asesora
archivstica para el
sujeto obligado.
1.5.
Gua para la
Nm.
102
Verificar que la
cuente con un programa
de asesora archivstica
para los responsables de
los archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.
Verificar que la
de capacitacin para
los responsables de los
archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.
Actividad
Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.
Artculo 10, fraccin III

del Reglamento de la
LFA.
Artculo 12, fraccin V

de la LFA.
Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.
Artculo 10, fraccin

VI del Reglamento de
la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que la
cuente con el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico.
Procedimiento
Elaborar y presentar al
o equivalente, el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico, en el que
se contemplen las
acciones a emprender
a escala institucional
para la modernizacin
y mejoramiento
continuo de los
servicios documentales
y archivsticos, el cual
deber ser publicado
en el portal de internet
de cada institucin, as
como sus respectivos
informes anuales de
cumplimiento.
1.6.
Gua para la
Nm.
103
Artculo 2, fraccin IV
LFA.
Artculo 12, fraccin VI

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
104
Procedimiento
Gua para la
Verificar que el Plan

Anual de Desarrollo
Archivstico se presente
para aprobacin del
Comit de Informacin
de la dependencia o
entidad.
Actividad
LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
105
Procedimiento
Gua para la
Verificar que en el Plan

Anual de Desarrollo
Archivstico estn
contempladas las
acciones a emprender
a escala institucional
para la modernizacin
y mejoramiento
continuo de los servicios
documentales y
archivsticos.
Actividad
LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.6.
Nm.
106
Procedimiento
Gua para la
Verificar que el Plan

Anual de Desarrollo
Archivstico est
publicado en el
portal de internet
de la dependencia
o entidad, as como
los informes anuales
de cumplimiento en
materia de archivos.
Actividad
LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Verificar que el rea

coordinadora de
archivos ejerza los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin
con base en el
documental.
Procedimiento
Coordinar los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin,
con base en la
normatividad vigente
y las disposiciones
establecidas por el AGN,
en el caso del Poder
Ejecutivo Federal; o
bien, por la autoridad
que determine
las disposiciones
secundarias aplicables
a los dems sujetos
obligados.
1.7.
Gua para la
Nm.
107
LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.7.
Nm.
108
Procedimiento
Gua para la
Verificar que la institucin o entidad

realice el trmite de
baja documental
de conformidad
con lo establecido
en el Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Actividad
Lineamientos
sexto, fraccin VII y
decimonoveno de los
LGOCADEAPF.
Artculo 12, fraccin VII

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Coordinar, con el
rea de tecnologas
de la informacin del
sujeto obligado, las
actividades destinadas
a la automatizacin
de los archivos y a la
gestin de documentos
electrnicos.
1.8.
Gua para la
Nm.
109
Verificar que el sistema

informtico para
la administracin
documental se base
en los instrumentos de
control archivstico.
Verificar que la
cuente con un sistema
informtico para la
administracin de los
documentos de archivo.
Actividad
Artculo 12, fraccin VIII

de la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
1.8.
Nm.
110
Procedimiento
Gua para la
Verificar que la
para la automatizacin
de los archivos y la
gestin de documentos
electrnicos.
Verificar que la
cuente con criterios
especficos para la
produccin y control
de documentos
electrnicos.
Actividad

de la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
111
Revis
Nombre, firma y cargo.
Recomendaciones del OIC
Elabor
Gua para la
ANEXO 2
Gua para la
MM
AAAA
Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo, entrega y recepcin de la correspondencia
y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
DD
Objetivo:
Fecha:
2.- Unidad de correspondencia
Unidad administrava:

Rubro:
Nm. de revisin:
113
Actividad
Verificar si se tiene un
sistema informtico
para el registro, control,
seguimiento y despacho
de la correspondencia.
Procedimiento
Garantizar el registro,
seguimiento y despacho
de la correspondencia
de entrada y salida.
2.1.
Gua para la
Nm.
114
Numeral 5.2.3.1 del

Manual administrativo
de aplicacin general
en materia de recursos
materiales y servicios
generales (MAAGMRMSG).
Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.1.
Nm.
115
Procedimiento
Gua para la
Verificar si el sujeto
obligado cuenta
con unidades de
correspondencia
descentralizadas
por cada unidad
administrativa.
Verificar si se tiene una

Oficiala de Partes para
la recepcin, distribucin
y despacho de la
correspondencia.
Verificar que se cuente

con un rea destinada
para la unidad de
correspondencia y
control de gestin.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Numeral 5.2.3.1 del

MAAGMRMSG.
LGOCADEAPF.
Lineamiento octavo,
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Proporcionar, en
tiempo y forma, el
servicio de recepcin
y paquetera oficial, as
como su entrega a las
reas responsables de su
trmite y seguimiento.
2.2.
Gua para la
Nm.
116
Verificar que los

datos del destinatario
y remitente estn
correctos y completos.
Verificar que se reciba

la correspondencia de
entrada y se acuse de
recibo mediante sello
oficial, fecha, hora y
folio.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Artculo 18, fraccin I de

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
117
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se generen

fichas de control para
la correspondencia
de entrada, las cuales
debern contener, al
menos:
-Nmero identificador
-Asunto
-Fecha y hora de
recepcin
-Generador y receptor
del documento.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
118
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se entregue

con mayor rapidez
la correspondencia
urgente.
Verificar que los anexos

estn completos y
correspondan con lo
que se menciona en
el documento; de no
ser as, se realizar la
observacin de manera
verbal y por escrito en el
acuse de recibo.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.2.
Nm.
119
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se
enven, relacionados,
los documentos para
expedientarlos en el
archivo de trmite.
Verificar que existan

controles para el manejo
de la correspondencia de
entrada clasificada como
reservada o confidencial,
as como para el de
aquella que contenga
valores o riesgos.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Dar seguimiento a los

asuntos en trmite.
120
Verificar que se
establezcan tiempos
mximos de atencin,
tomando en cuenta la
prioridad del trmite.
Verificar que el
seguimiento de los
asuntos en trmite se
realice mediante las
fichas de control de la
correspondencia.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del

de la LFA.
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.4.
2.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Proporcionar en tiempo
y forma el servicio
de despacho de la
correspondencia y
paquetera oficial.
121
Verificar que se acuse

de recibo a la unidad
responsable del
trmite, con sello, firma
autgrafa, fecha y hora.
Verificar que la unidad

de correspondencia
revise que los datos del
destinatario, remitente
y anexos estn correctos y
completos.
Verificar que se revisen

diariamente las fichas
de control que registran
vencimiento en su
atencin, para que se
notifique el retraso al
servidor pblico.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.2 del
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.2 del
los LGOCADEAPF.
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.1 del
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
2.4.
Nm.
122
Procedimiento
Gua para la
Verificar que existan

controles para el manejo
de la correspondencia de
salida, clasificada como
reservada o confidencial,
as como aquella que
contiene valores o
riesgos.
Verificar que se lleve

a cabo el registro de
la correspondencia de
salida en el sistema
informtico y se genere
el formato de envo/
recepcin.
Actividad
MAAGMRMSG.
Numeral 5.2.3.2 del
Numeral 5.2.3.2 del

MAAGMRMSG.
Lineamiento octavo,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
123
Revis
Elabor
Gua para la
ANEXO 3
Gua para la
MM
Verificar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trmite, en el que
se conserven los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
DD
Objetivo:
Fecha:
3.- Archivo de trmite
Unidad administrava:

Rubro:
Nm. de revisin:
125
AAAA
3.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
En cada unidad
administrativa de
las dependencias y
entidades existir un
archivo de trmite.
126
Verificar que en cada

unidad administrativa
exista un archivo de
trmite formalmente
establecido.
Actividad
Lineamiento dcimo de
los LGOCADEAPF.

LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.1.
Nm.
127
Procedimiento
Gua para la
El responsable del
archivo de trmite
recibe capacitacin
permanente para el
cumplimiento de sus
funciones.
Verificar que cada sujeto

obligado nombre a un
responsable del archivo
de trmite.
Actividad
Artculo 14, prrafo

segundo de la LFA.
Lineamiento dcimo,
prrafo segundo de los
LGOCADEAPF.
Numeral 6.6 del

MAAGMTA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo de trmite
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar,
conservar y localizar los
expedientes de archivo.
3.2.
Gua para la
Nm.
128
Las instalaciones renen

las condiciones de
temperatura y humedad
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.
Cuenta con mobiliario

suficiente y adecuado
para el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.2.
Nm.
129
Procedimiento
Gua para la
Cuenta con equipo

de cmputo para
administrar los
documentos.
Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los documentos.
Cuenta con sistemas de

mitigacin de riesgos
para la proteccin de
los documentos y del
personal.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.2.
Nm.
130
Procedimiento
Gua para la
El rea de trabajo est

debidamente separada
del rea de resguardo de
los documentos.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo

para la digitalizacin de
documentos.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculo 9, prrafo
primero y 20 de la LFA.
Cuenta con un sistema

informtico para
la administracin
documental.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
3.2.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Los procesos
archivsticos se
realizan conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin del
archivo de trmite.
131
Se recibe y clasifica la
documentacin con
base en el Cuadro
archivstica.
Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.
Actividad
Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.
Artculo 11, fraccin I

LFA.
LFA.
Artculos 14 y 18 de la
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
132
Procedimiento
Gua para la
Los expedientes
estn ordenados de
acuerdo con el Cuadro
archivstica.
Actividad
la LFTAIPG.

LFA.
LFA.
Artculo 14 y 18 de la
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
133
Procedimiento
Gua para la
La integracin de
los expedientes se
realiza por asunto y de
acuerdo con el Cuadro
archivstica.
Actividad
la LFTAIPG.
Artculo 11, fracciones I

y VIII del Reglamento de
la LFA.

y III de la LFA.
Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
134
Procedimiento
Gua para la
Se realiza la glosa del

expediente con los
documentos generados
o recibidos y, en su
caso, se crea un nuevo
expediente.
Actividad
Lineamiento dcimo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

LFA.

la LFA.
Lineamiento dcimo,
fracciones I y III de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
135
Procedimiento
Gua para la
Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.
Lineamientos
decimoquinto y
decimosexto de los
LGOCADEAPF.
Los expedientes cuentan

con la portada o
guarda exterior para su
identificacin.
La portada o guarda
exterior del expediente
contiene:
- Unidad administrativa
- Fondo
- Seccin
- Serie
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
136
Procedimiento
Gua para la
En la ceja o marbete
del expediente se
sealan los siguientes
elementos:
- Seccin
- Serie
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
- Asunto
- Asunto
- Valores documentales
- Vigencia documental
- Nmero de fojas al
cierre del expediente
- Leyenda de
clasificacin de la
informacin.
Actividad
Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
137
Procedimiento
Gua para la
La unidad administrativa
entrega al archivo
de trmite el o los
expedientes y el
inventario documental
de requisito.
Se elaboran
los inventarios
documentales generales,
de transferencia y de
baja.
Actividad

y VII del Reglamento de
la LFA.

I, y 19, fraccin III de
la LFA.
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
III, de los LGOCADEAPF.

LFA.
Artculos 14, fraccin I y,

19, fraccin III de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.3.
Nm.
138
Procedimiento
Gua para la
Se reciben los
expedientes junto con el
inventario documental y
se realiza el cotejo de la
informacin.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin I, y

LFA.
Artculos 14, fraccin I y

Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
3.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Facilitar a los servidores

pblicos autorizados
el prstamo y consulta
de los expedientes que
obran en el archivo de
trmite.
139
Se solicita, a travs
de los servidores
pblicos autorizados, el
prstamo o consulta de
expedientes.
Se cuenta con controles

para la localizacin
expedita de los
expedientes.
Lineamiento dcimo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 11, fracciones

III y XII del Reglamento
de la LFA.

de la LFA.

VIII y XIII del Reglamento
de la LFA.
Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
140
Procedimiento
Gua para la
Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.
Se lleva una bitcora

del prstamo de
expedientes.
Actividad
Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

III, IX y XII del

de la LFA.
los LGOCADEAPF.

III y XII del Reglamento
de la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
141
Procedimiento
Gua para la
Cuando el expediente
es devuelto, se verifica
su integridad y el total
de fojas.
Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.
Actividad

III, IX y XII del

de la LFA.
los LGOCADEAPF.

III, IX y XII del

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.4.
Nm.
142
Procedimiento
Gua para la
Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan fojas, se
notifica al titular de la
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.
Actividad
los LGOCADEAPF.

III, IX y XII del

de la LFA.
los LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar la transferencia
primaria, al archivo de
concentracin, de la
documentacin cuyo
trmite haya concluido
y se hayan cumplido los
plazos de conservacin
previstos en el
documental.
3.5.
Gua para la
Nm.
143
Se elaboran
los inventarios
documentales de
transferencia, en original
y copia, agrupados por
series documentales y
ao.
Se identifican los
expedientes cuyo plazo
de conservacin ha
concluido de acuerdo
con el Catlogo de
Actividad
Artculo 11, fraccin

XIV del Reglamento de
la LFA.

de la LFA.
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
Artculo 11, fraccin

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.5.
Nm.
144
Procedimiento
Gua para la
Se cuenta con un
formato oficial
para los inventarios
documentales general,
de transferencia y de
baja.
Actividad
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
Artculo 11, fraccin

la LFA.

de la LFA.
Artculo 11, fraccin

la LFA.

de la LFA.
Lineamientos dcimo,
Fundamento
legal
Cumple
3.5.
Nm.
145
Procedimiento
Gua para la
En caso de existir, en el
de transferencia,
expedientes que deban
permanecer en el
archivo de trmite, la
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente al
de trmite.
Se solicita al titular de
la unidad administrativa
productora de la
documentacin,
que otorgue el visto
bueno del inventario
documental de
transferencia.
Actividad
Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
Artculo 11, fraccin

la LFA.

de la LFA.
Lineamientos dcimo,
Artculo 11, fraccin

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Actualizar, colaborando
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
3.6.
Gua para la
Nm.
146
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
documental.
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
archivstica.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
II, y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.
Artculo 19 del
Artculo 14, fraccin III;

y 19, fraccin II de la LFA.
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
I, y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.
Artculo 19 del
Artculos 14, fraccin III;

y 19, fraccin I de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.6.
Nm.
147
Procedimiento
Gua para la
Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin III;
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.
Artculo 19 del

III; y 19, fraccin IV de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.7.
3.6.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Llevar a cabo la
valoracin y seleccin
documental, conforme
al Catlogo de
148
Se realiza la solicitud
de baja documental
ante el AGN, mediante
la intervencin del
rea coordinadora de
archivos.
Se elabora el
inventario de baja
documental conforme
a lo establecido en el
Instructivo para el trmite
de baja documental de
archivos del gobierno
federal, emitido por el
AGN.
Los expedientes de
archivo se sujetan a
procesos de valoracin
documental, de
acuerdo con los plazos
de conservacin
establecidos en el
documental.
Actividad
Artculo 11, fraccin

XVI del Reglamento de
la LFA.

III, y 19, fraccin IX, de
la LFA.
Artculo 11, fraccin

la LFA.

III, y 19, fraccin IX de
la LFA.
Artculo 11, fraccin

la LFA.

III, y 19, fraccin IX, de
la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
3.7.
Nm.
149
Procedimiento
Gua para la
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa con la
intervencin del rgano
Interno de Control y se
notifica al AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa mediante
el levantamiento del
acta administrativa
correspondiente.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
3.7.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
representa un
riesgo sanitario, se
realizarn las acciones
correspondientes.
150
Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.
La baja de
documentacin
contable se realiza con
previa autorizacin de la
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
151
Procedimiento
Gua para la
En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza el
levantamiento del acta
participacin del rgano
Interno de Control.
En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
152
Procedimiento
Gua para la
En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin
siniestrada, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
153
Procedimiento
Gua para la
En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
En el caso de
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
3.8.
Nm.
154
Procedimiento
Gua para la
Los casos de
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
155
Revis
Elabor
Gua para la
ANEXO 4
Gua para la
MM
AAAA
Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de archivos,
donde se custodie aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas,
legales, fiscales o contables.
DD
Objetivo:
Fecha:
4.- Archivo de concentracin
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
Rubro:
Nm. de revisin:
rgano Interno de Co
157
Procedimiento
Cada sujeto obligado

contar con un archivo
de concentracin.
4.1.
Gua para la
Nm.
158
El responsable
del archivo de
concentracin
deber contar con
conocimientos
y experiencia en
archivstica.

obligado nombre a un
de concentracin.
Verificar que el sujeto

obligado cuente
con un archivo
de concentracin
formalmente
establecido.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.
Artculo 15, prrafo

segundo de la LFA.
Lineamiento
LGOCADEAPF.
Artculo 15, prrafo

segundo de la LFA.
MAAGMTA.
Numeral 6.8 del
Lineamiento
LGOCADEAPF.
Artculo 12 del
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo de
concentracin contar
con la infraestructura
necesaria para
administrar y conservar
los expedientes de
archivo.
4.2.
Gua para la
Nm.
159

para el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Cuenta con
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
160
Procedimiento
Gua para la

los expedientes y del
personal.

las condiciones de
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
161
Procedimiento
Gua para la
Cuenta con equipo

de cmputo para
administrar los
expedientes.
Cuenta con
de los expedientes.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.2.
Nm.
162
Procedimiento
Gua para la
Cuenta con el
personal suficiente
documental.

del rea de resguardo
de los expedientes.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo

documentos.
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.

informtico para
la administracin
documental.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Realizar los procesos

archivsticos conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin de los
documentos.
163
Se recibe la
documentacin del
archivo de trmite y se
coteja con el inventario
de transferencia
primaria.
Actividad
la LFTAIPG.
Artculo 12, fraccin

VII del Reglamento de
la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
164
Procedimiento
Gua para la
Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados,
foliados e identificados
con la portada o guarda
exterior del expediente.
Actividad
Lineamiento quinto de
los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.
Artculo 12, fraccin

VII del Reglamento de
la LFA.

de la LFA.
decimoprimero, fraccin
I de los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
165
Procedimiento
Gua para la
Registrar en el
la ubicacin topogrfica
de cada expediente,
comunicndolo al
de trmite.
Actividad
Lineamientos
I, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.
Artculo 12, fraccin

VIII del Reglamento de
la LFA.
Artculo 19, fracciones III

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
166
Procedimiento
Gua para la
Son colocados los

expedientes en el
mobiliario de acuerdo
con su clasificacin
topogrfica.
Actividad
Lineamiento
II de los LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.

y VIII del Reglamento de
la LFA.

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
167
Procedimiento
Gua para la
Efectuar los
movimientos necesarios
para evitar la
acumulacin excesiva de
documentacin.
Actividad
Lineamiento
Artculo 44 del
la LFTAIPG.

y XIII del Reglamento de
la LFA.

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.3.
Nm.
168
Procedimiento
Gua para la
Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.
Se elaboran los
inventarios generales de
transferencia secundaria
y de baja.
Actividad
Lineamiento

LFA.
Lineamientos
dcimoprimero, fraccin
V, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.

LFA.
Artculo 15, fraccin II, y

Fundamento
legal
Cumple
4.4.
4.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la

pblicos autorizados
el prstamo y consulta
de los expedientes
transferidos al archivo
de concentracin.
169

pblicos autorizados el
prstamo o consulta de
expedientes.

para la localizacin
expedita de los expedientes.
Actividad
MAAGMTA.
Numeral 6.8.1 del
Lineamiento
Artculo 12, fraccin X

LFA.

y IV de la LFA.

LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
170
Procedimiento
Gua para la
del expediente y se
Se lleva una bitcora

del prstamo de
expedientes.
Actividad
MAAGMTA.
Numeral 6.8.1 del
Lineamiento
Decimoprimero, fraccin

LFA.

y IV de la LFA.
MAAGMTA.
Numeral 6.8.1 del
Lineamiento
Decimoprimero, fraccin

LFA.

y IV de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
171
Procedimiento
Gua para la
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo, y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.
Actividad
MAAGMTA.
Numeral 6.8.2 del
Lineamiento

LFA.

y IV de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.4.
Nm.
172
Procedimiento
Gua para la
Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan folios, se
notifica al titular de la
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.
Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.
Actividad
MAAGMTA.
Numeral 6.8.1 del
Lineamiento

LFA.

y IV de la LFA.
MAAGMTA.
Numeral 6.8.1 del
Lineamiento

LFA.

y IV de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Actividad
Identificar la
documentacin de
baja cuyo plazo
de conservacin
ha concluido, de
conformidad con el
documental.
Procedimiento
Realizar la valoracin y
seleccin documental,
de conformidad
con los plazos de
conservacin y destino
final establecidos en el
documental.
4.5.
Gua para la
Nm.
173
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones VI de los
LGOCADEAPF.

III, IX, XIII del

y III de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
174
Procedimiento
Gua para la
Elaborar el inventario
de baja documental
conforme a lo
establecido en el
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Identificar la
documentacin con
valor histrico, de
conformidad con el
documental.
Actividad
Lineamiento
V de los LGOCADEAPF.

III y XIII del Reglamento
de la LFA.

de la LFA.
Lineamiento
VI de los LGOCADEAPF.

III, IX, XIII del

y III de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
175
Procedimiento
Gua para la
Elaborar el inventario
de documentacin con
valor histrico, para
realizar la transferencia
secundaria.
Actividad
Lineamiento

III, IX, XIII del

de la LFA.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.5.
Nm.
176
Procedimiento
Gua para la
Realizar la baja de
documentacin
de comprobacin
administrativa, mediante
acta administrativa
correspondiente, con la
intervencin del rgano
Interno de Control, y
notificar al AGN.
Realizar la solicitud de
baja documental ante
el AGN, por conducto
del rea coordinadora
de archivos, anexando
declaratoria de prevaloracin, ficha tcnica
de prevaloracin e
inventario de baja
documental.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Lineamientos
III, y decimonoveno de
los LGOCADEAPF.

III y XIII del Reglamento
de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
4.5.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Realizar la transferencia
secundaria, al archivo
histrico, de la
documentacin cuyos
plazos de conservacin
han concluido, de
conformidad con el
documental.
177
Elaborar los inventarios

documentales
de transferencia
secundaria.
Realizar la baja de
documentacin
contable con la previa
autorizacin de la
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
Actividad
Lineamiento

III, IX, XIII del

de la LFA.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
Nm.
178
Procedimiento
Gua para la
En caso de existir, en el
de transferencia,
expedientes que
deban permanecer
en el archivo de
concentracin, la
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente.
Solicitar al rea
coordinadora de
archivos el visto
bueno de la unidad
administrativa
generadora de la
documentacin,
la liberacin de los
expedientes para
determinar su destino
final.
Actividad
Lineamiento

III, IX, XIII del

de la LFA.
Lineamiento

III, IX, XIII del

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.6.
Nm.
179
Procedimiento
Gua para la
Transferir al archivo
histrico de la
o, en su caso, al AGN,
la documentacin
con valor histrico
debidamente
identificada, organizada
y con el inventario
documental.
Enviar al archivo
histrico de la
o, en su caso, al AGN,
el inventario de baja
documental para su
validacin.
Actividad
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.

III, IX, XIII del
Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.

III, IX, XIII del
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar, en colaboracin
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
4.7.
Gua para la
Nm.
180
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
documental.
Participar en la
elaboracin y
archivstica.
Actividad
Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.

de la LFA.
Lineamientos
decimoprimero,
fraccin IV;
LGOCADEAPF.

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
4.7.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.
181
Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
evento.
Participar en la
elaboracin y
simple de archivos.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
182
Procedimiento
Gua para la
En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza el
levantamiento del acta
participacin del rgano
Interno de Control.
En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza
Ministerio Pblico.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
183
Procedimiento
Gua para la
En el caso de
En los casos de
documentacin
siniestrada se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
184
Procedimiento
Gua para la
En el caso de
documentacin que,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
En el caso de
con la participacin
Control.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
4.8.
Nm.
185
Procedimiento
Gua para la
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
186
Revis
Elabor
Gua para la
ANEXO 5
Gua para la
Objetivos:
Rubro:
Nm. de revisin:
ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
Fecha:
DD
MM
AAAA
Verificar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de
acceso pblico, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valores histricos al AGN, de conformidad con las
disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
5.- Archivo histrico
rgano Interno de Co
188
5.1.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Cada sujeto obligado

podr contar con un
archivo histrico.
189

obligado nombre al
histrico.
Verificar que el sujeto

obligado cuente con un
archivo histrico.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 14, fracciones I
y IV del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 17, prrafo

segundo de la LFA.
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
segundo del MAAGMTA.
Lineamiento
LGOCADEAPF.
Fundamento
legal
Cumple
5.1.
Nm.
190
Procedimiento
Gua para la
Verificar que el archivo

histrico se encuentre
inscrito en el Registro
Nacional de Archivos
Histricos (RNAH).
Verificar que el
histrico cuente con
conocimientos en
historia y archivstica.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Artculo 57, fraccin

VI del Reglamento de
la LFA.
Lineamiento
LGOCADEAPF.
Artculo 17, prrafo

segundo de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
El archivo histrico
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar
y conservar los
expedientes de archivo.
5.2.
Gua para la
Nm.
191

para el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Cuenta con
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.
Verificar que el archivo

histrico tenga inscritos
en el RNAH documentos
con valor histrico.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.
Artculo 57 del
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
192
Procedimiento
Gua para la

los expedientes y del
personal.

las condiciones de
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
193
Procedimiento
Gua para la
Cuenta con equipo

de cmputo para
administrar los
expedientes.
Cuenta con
de los expedientes.
Actividad
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.2.
Nm.
194
Procedimiento
Gua para la

del rea de resguardo de
los expedientes.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Cuenta con equipo

documentos.
Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.

informtico para
la administracin
documental.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Realizar los procesos

archivsticos conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin de la
documentacin.
195
Se recibe la
documentacin
del archivo de
concentracin y se
coteja con el inventario
de transferencia
secundaria.
Cuenta con el
personal suficiente
documental.
Actividad
Artculo 13 del

la LFA.
Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.
Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
196
Procedimiento
Gua para la
Actividad
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica
Gubernamental (LFTAIPG).
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
197
Procedimiento
Gua para la
Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados
e inventariados.
Actividad
Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fracciones II y III de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.
Artculo 13 del

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
198
Procedimiento
Gua para la
Verificar que se registre,

en el inventario
documental, la
ubicacin topogrfica
de cada expediente.
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG
la LFTAIPG.
Artculo 13, del

Artculo 19, fraccin III,

inciso a, de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
199
Procedimiento
Gua para la
Son colocados los

expedientes en el
mobiliario de acuerdo
con su ubicacin
topogrfica.
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.
Artculo 13, del


III, inciso a; y 9, prrafo
primero, de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.3.
Nm.
200
Procedimiento
Gua para la

para la localizacin
expedita de los expedientes.
Se tienen controles de
acceso a los expedientes
clasificados como
histricos confidenciales.
Actividad

I y II del Reglamento de
la LFA.
Artculos 17, fraccin II;

y 19, fraccin III, inciso
a, de la LFA.
Artculos 16, 17, 18 y

21 del Reglamento de
la LFA.
Artculos 26, 27, 28 y

29 de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
Facilitar el prstamo
y consulta de los
expedientes con valor
histrico.
201
Verificar que se cuente

con instrumentos de
consulta.
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
LGOCADEAPF.
Artculo 44 del
la LFTAIPG.
Artculo 13 del
Artculo 19, fraccin III,

inciso a, de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
202
Procedimiento
Gua para la
Facilitar el prstamo o
consulta de expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
203
Procedimiento
Gua para la
Se lleva un registro
del prstamo de
expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
LGOCADEAPF.

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
204
Procedimiento
Gua para la
del expediente y se
Actividad
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
LGOCADEAPF.

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
205
Procedimiento
Gua para la
del prstamo de
expedientes.
Actividad
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
LGOCADEAPF.

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.4.
Nm.
206
Procedimiento
Gua para la
Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.
Actividad
Artculo segundo,
del MAAGMTA.
Lineamiento
decimosegundo,
LGOCADEAPF.

la LFA.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
Procedimiento
Realizar, en colaboracin
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.
5.5.
Gua para la
Nm.
207
Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
documental.
Participar en la
elaboracin y
archivstica.
Actividad
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.

de la LFA.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
LGOCADEAPF.

la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
5.5.
Nm.
Procedimiento
Gua para la
En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.
208
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se notifica
evento.
Participar en la
elaboracin y
simple de archivos.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
IV, y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.

de la LFA.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
209
Procedimiento
Gua para la
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
En los casos de
por siniestros, se realiza
Ministerio Pblico.
En los casos de
por siniestros, se realiza
acta administrativa
con la participacin
Control.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
210
Procedimiento
Gua para la
En el caso de
documentacin que por
sus condiciones implica
En los casos de
por siniestros, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.
Actividad
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Fundamento
legal
Cumple
5.6.
Nm.
211
Procedimiento
Gua para la
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
Instructivo para
el trmite de baja
emitido por el AGN.
En el caso de
con la participacin
Control.
En el caso de
documentacin que,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
Los casos de
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.
Actividad
Fundamento
legal
Cumple
212
Revis
Elabor
Gua para la
SIGLAS
Archivo General de la Nacin.
Administracin Pblica Federal.
Diario O icial de la Federacin.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de
Datos.
(General International Standard Archival Description, por sus

siglas en ingls), Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica.
Ley Federal de Archivos.
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin
de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de
Recursos Materiales y Servicios.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias
de Transparencia y de Archivos.
rgano Interno de Control.
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
213
Gua para la
Directora de la Coleccin Guas e Instructivos

Mercedes de Vega
Elaboracin de textos
Fernando Brenes Snchez y Claudia Lpez Iglesias
Diseo y formacin
Elisa Cruz Cabello
Correccin de estilo
Roberto Del Vecchyo Calcneo
Mara del Carmen Gutirrez Haces
Francisco Javier Gonzlez Ruiz
El ibro Gua para la auditora archivstica, versin electrnica,

fue editada en julio de 2015.

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La presente obra est bajo licencia de:

Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

No comercial- No puede utilizar el material para una finalidad comercial.

En los casos que sea usada la presente obra

Archivo General de la Nacin

Primera edicin, Mxico, 2015

GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA

1.- rea coordinadora de archivos

2.- Unidad de correspondencia

3.- Archivo de trmite

4.- Archivo de concentracin

5.- Archivo histrico

Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo

Tipo de lnea de accin

1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la

1.7.3 Establecer un sistema institucional de

Entidad encargada del

Tipo de lnea de accin

1.7.5 Fortalecer una cultura archivstica en

1.7.6 Definir mecanismos de conservacin

Entidad encargada del

GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA

rea coordinadora de archivos

1.- rea coordinadora de archivos2

que contengan informacin y documentacin clasificada, reservada y/o

2.- Unidad de correspondencia3

3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existir un

4.- Archivo de concentracin5

4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,

5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda,

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la

Archivo histrico. Conserva la documentacin con valor permanente, que

y categoras segn la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora, o

Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.

Destino final de los documentos. Es la situacin en que se encuentran los

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados

y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior

Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo regular la

Valoracin. Actividad archivstica que consiste en el anlisis y establecimiento de

Direccin de correo electrnico:

Cuestionario de diagnstico para la auditora archivstica

Escriba los datos que se le solicitan

DATOS DEL RESPONSABLE DEL REA COORDINADORA DE ARCHIVOS

Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como

Cuenta con experiencia en el mbito de la archivstica?

Nivel mximo de estudios:

Unidad administrativa de adscripcin:

Direccin de correo electrnico:

PRODUCCIN E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES

Total de expedientes que hay en el o los archivos de trmite:

Promedio de expedientes nuevos que genera, cada mes, la institucin

Total de expedientes que hay en el archivo de concentracin:

Total de expedientes que hay en el archivo histrico:

En qu soportes se encuentran los documentos que genera la

La integracin de los expedientes de archivo en soporte papel se

Se han establecido criterios especficos para la produccin de

Por el rea que genera el

Por diversos temas

Por diversos asuntos

Los documentos electrnicos que se producen en la institucin, se

Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, indique si en la