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RECIBO Y ENTREGA DE MERCANCIAS

MARTHA PAOLA GARCIA GAMARRA


LUZ HELENA MANTILLA
LIZ LAGARES
LIRIS LAGARES
JUAN CARLOS HERNANDEZ CONDE
BETZABE SUAREZ

PROCESOS DE MERCANCIAS II

Profesor
CESAR YVAN FACUNDO PUELLES
Ingeniero pesquero

INSTITUTO NACIONAL DEL PETROLEO


TECNICA EN PROCESOS LOGISTICOS Y PORTUARIOS
BARRANCABERMEJA
2015
7

CONTENIDO
Pg.
4
5
5
5

INTRODUCCION
1.
OBJETIVOS
1.1.
OBJETIVOS GENERALES
1.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
2.
3.
3.1
4
5.
6.
6.1.
6.2.
7.
8.
9.
10.
11.
12
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
12.4.1
12.4.2
12.4.3
12.4.4
12.4.5
12.4.6
12.4.7
12.4.8.
12.
13.1.
13.2.
13.3.
13.4.
14.

DESPACHO DE MERCANCIAS
RECIBO DE MERCANCIAS
Procedimientos para el recibo de mercancas
LAY OUT
CLASIFICACION DE LA MERCANCIA
TIPO DE DOCUMENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE LA
MERCANCIA
Recibo
Despacho
FUNCIONES DE RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCIAS
TRANSPORTE DE LA MERCANCIA
METODOS Y TECNICAS DE LA EXTRACCION DE LOS
OBJETOS
FLUJOS DE ENTRADA Y SALIDA
RECEPCION Y CONTROL
DOCUMENTOS PARA EL DESPACHO DE ADUANA
reas principales
Enlaces relacionados
Declaracin del valor en la aduana
Documentos de transporte de mercancas
Conocimiento de embarque (B/L)
Conocimiento de embarque FIATA
Carta de porte carretera
Conocimiento areo (AWB)
Carta de porte por ferrocarril (CIM)
Cuaderno ATA
Cuaderno TIR
Seguro de transporte de mercancas
ALCANCE NORMAL DE LA RESPONSABILIDAD
ESTABLECIDO EN LOS CONVENIOS INTERNACIONALES.
Transporte por carretera
Transporte por ferrocarril
Transporte martimo
Transporte areo
DOCUMENTO UNICO ADMINISTRATITIVO (DUA)
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22
22
22
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23
23
23
24
24
24
25
25
26

14.1.
14.2.
15.

El DUA puede presentarse de la siguiente manera


Documentos asociados al DUA
SERVICIOS DE ADMINISTRACIONES ENCARGADAS DEL
CONTROL HIGINICO-SANITARIO DE MERCANCAS E
INSTALACIONES. ADUANAS
ANEXOS
CONCLUSION
BIBLIOGRAFIA

11

26
27
27
28

INTRODUCCIN
.
Un buen despacho y entrega de mercancas est relacionado con el rea de
recepcin donde se realizan los procesos de negociacin y verificacin de los
elementos terminados(mercanca), donde se comprueba tanto lo material como
fsico; para estos procedimientos se necesita que est listo el personal y los
equipos necesarios con anticipacin para hacer los procesos de descargue de las
mismas, donde el rea debe estar descongestionada para realizar los trmites de
recepcin y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los
mismos de acuerdo al volumen de la mercanca y al tiempo de permanencia debe
ser lo ms corto para minimizar costos. Este diligenciamiento debe ir acompaado
de documentos tales como:
Lista de empaque
Nota de remisin
Facturas.
Solicitud de orden de compra entre otros
El transporte de mercancas, y el conjunto de las actividades logsticas asociadas,
constituyen un factor clave para la organizacin y funcionamiento del sistema
productivo. Hoy en da el Sistema de Transporte de Mercancas juega un papel
crucial dentro de cualquier estrategia de desarrollo de una sociedad.
.

13

1. OBJETIVOS

1.1.

OBJETIVO GENERAL

Identificar los controles para llevar a cabo las actividades, como son el proceso de
recibo y despacho de mercancas mediante tcnicas, metodologas y herramientas
con el fin de tener un desempeo eficiente y efectivo para el aumento de nivel de
servicio tanto en los clientes internos y externos

1.2.

OBJETIVOS GENERALES

Conocer las funciones de despacho y recibo de mercancas para cumplir con xito
las especificaciones de cantidad, calidad, oportunidad, tiempo de entrega, y
documentacin exigida por la compaa
Sealar los respectivos procesos
almacenamiento de la mercanca.

de

recibo,

descarga,

verificacin

Describir los documentos establecidos por la a Aduana para el despacho y recibo


de mercanca para los diferentes medios de transporte.

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17

19

2. DESPACHO DE MERCANCIA
El despacho de mercanca es vital en
una compaa, tiene Procedimientos de
recibo riguroso.
Se recibe a los proveedores acorde
vayan llegando uno por uno, no habr
favoritismos salvo en el caso de
necesidad extrema de cierta mercanca,
En caso de haber un error, tachar y
corregir en el documento la cantidad
errnea.
a) Se procede con la revisin del
documento y soporte del pedido con la mercanca se ha ce tanto revisin
visual y tangible.
21

b) Verificacin del pedido a la zona de entrega, segn las normas de la


organizacin, con esto se comprueba si son los artculos solicitados.
c) Es importante verificar los artculos en el orden en que se encuentran en el
documento, evitndose as equivocaciones. . En dado caso de que el
proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no ptimas para el
negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos, adems
que se levantara un acta de incidencia si as se requiere.
d) Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben
por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante
del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
e) Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el
almacn y ser capturada en el sistema.
3. RECIBO DE MERCANCIA
Este proceso est compuesto por, las
operaciones de recibo de documentos,
recibo del camin, descarga y verificacin
de la mercanca y almacenamiento de la
misma.
Al llegar al centro de distribucin del
comerciante; el conductor debe entregar
los documentos que acompaan la carga,
como la factura o la remisin. En la mayora de los almacenes la mercanca no
tiene horario de recepcin si no que el turno de la descarga se asigna segn el
orden de la llegada; aunque algunos almacenes asignan das, fechas y horas fijos
a los proveedores.
Generalmente se realiza un proceso de verificacin de las mercancas que llegan
al centro de distribucin. Esta operacin se realiza bajo la modalidad de conteo
ciego, en donde el operario recibe una lista de las referencias pedidas y procede a
realizar el conteo de las unidades que recibe, finalmente esta informacin es
ingresada al sistema que realiza la comparacin de las cantidades pedidas y una
vez que la mercanca es verificada se procede al almacenamiento en la bodega,
para lo cual los productos son estibados y transportados con ayuda de
montacargas al rea de almacenamiento.
3.1. Procedimientos Para El Recibo De Mercancas:
a) El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser
posible.
b) Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno.
23

c)
d)

e)
f)
g)
h)

El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas


cerradas, examinar que la mercanca venga en ptimas condiciones,
verificar peso de mercanca que lo requiera, chequear caducidades, etc
En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en
condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se
devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de incidencia
si as se requiere.
Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe
fsicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error,
tachar y corregir en el documento la cantidad errnea.
La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca.
Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben
por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante
del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el
almacn y ser capturada en sistema.

4. LAY OUT
Para muchas personas es una incgnita
Que significa la logstica y mucho ms
extrao en esta rea, el concepto de LAY
OUT, que integra la logstica en s.
A continuacin vamos a poder ver
algunos conceptos que nos aclararan de
manera ms concreta de que se trata
este trmino:
El LAY OUT es bsicamente la forma
grfica en la que se organiza por ejemplo una bodega, se distinguen las distintas
reas y secciones etc., es un plano de la organizacin de un espacio fsico.
El LAY OUT del Almacn:
Es la expresin grfica, de la disposicin lgica, que se da a los artculos que
conforman el inventario, tomando como base el rea fsica asignada para tal
propsito, y el sistema de almacenamiento fsico utilizado. Debe Mostrar de forma
clara y visual las reas que cubre el proceso, as como el flujo de los productos,
con lo cual tendremos los siguientes beneficio.
a)
b)
c)
d)

Contar con un espacio delimitado de cada proceso


Tener una base de ubicaciones referenciada en el sistema.
Establecer los puntos bsicos y crticos de control.
Administrar las capacidades fsicas y de operacin en base a los
requerimientos del proceso.
25

e) Capacitar al personal para optimizar sus desplazamientos y operaciones en


el rea.
f) Establecer condiciones de seguridad patrimonial e industrial.
g) Contar con un control documental que refleje el paso del producto por el
almacn.
5. CLASIFICACIN DE MERCANCAS
a) Volumen: Pequeo, mediano, grande.
b) Peso: 100g, 5kg, 1000kg, muy pesado.
c) Forma: Regular, encajable, irregular.
d) Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga: Carga unitaria,
10 unidades por carga, hasta 100, ms de 200.
e) Fragilidad: Robusto, frgil.
f) Necesidad de almacenamiento: Refrigerado, congelado, inflamable, normal.
g) Orden de flujo: FIFO, por orden de caducidad, Sin orden.
h) Frecuencia de manejo: Baja rotacin, alta rotacin.
i) Tamao de pedidos: Por cantidad de dicha referencia, mucha cantidad.
j) Capacidad de apilado: Con/sin capacidad
6. TIPO DE DOCUMENTO DE RECIBO Y ENTREGA
6.1. Recibo
En el rea de recepcin, se realizan los procesos de negociacin y verificacin de
los elementos terminados o mercancas, donde se comprueban tanto lo material
como lo fsico; para estos procedimientos se necesita que est listo el personal y
los equipos necesarios con anticipacin, para hacer los procesos de descargue de
las mismas, donde el rea debe estar descongestionada para agilizar los trmites
de recepcin y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los
mismos de acuerdo al volumen de la mercanca y el tiempo de permanencia en
ellos debe ser lo ms corto posible para minimizar costo. En los procesos de
recepcin, deben ir acompaados de los documentos tales como:
1. Lista de empaque: Es el documento que contiene toda la informacin
referente a el tipo y cantidad de mercanca en el envi al igual que sus
unidades de peso y mediadas con relacin a su almacenamiento y
empaquetado. Generalmente se adjunta una copia al envi mismo en un
sobre a plastificado y otra copia se enva al consignatario para revisar la
mercanca en su arribo.
2. nota de remisin: Documento que se utiliza casi excluyentemente a
instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la
entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deber ser
s o s firmado por el receptor de la mercanca hecho que dar constancia
que la mercadera ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las
condiciones convenidas.
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3. Factura: documento mercantil que refleja toda la informacin de una


operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en
una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un
servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a
pagar. Adems, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del
destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
4. Copia de solicitud o orden de compra: documento que emite el comprador
para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago y muchas cosas ms.
6.2. Despacho:
En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de despacho, el
jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se presente en una
hora, fecha y sitio donde ser llevada la carga; se despacha la carga de los
productos que estn en buen estado, y si se da de productos defectuosos se dar
el procesos de seleccin y recuperacin de los mismos, las estibas en los
vehculos de transporte deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones de
manipulacin y patrn de estiba correspondiente. Para los despachos de las
mercancas, debern ir acompaados de los siguientes documentos como:
a) Orden de despacho
b) Orden de venta
c) Remesa
d) Remisin, facturas respectiva
7. FUNCIONES DE RECIBO Y DESPACHO DE LA MERCANCIA
Funciones de Recibo y Despacho de Mercancas. Las actividades de recibo y
despacho se dan de manera continua en los almacenes, bodegas y centros de
distribucin. Los almacenes requieren de una coordinacin de actividades entre
proveedores y clientes manteniendo constantemente un flujo de informacin. Las
tareas de recibir las mercancas exigen cuidado y proteccin de las mismas,
puesto que stas permiten el desarrollo y gestin de la organizacin y dar
respuesta a los clientes en los procesos de distribucin. Dichas mercancas
recibirn un proceso interno de almacenamiento, control sobre las materias primas
e insumos para la fabricacin de productos, manejo de inventarios, alistamiento,
manipulacin, acondicionamiento entre otras. Los procesos de Recibo y despacho
inician con una orden de compra siendo esta una solicitud dirigida al proveedor
donde se especifica caractersticas, cantidades, adems de trminos de pago y de
entrega. Existen diversos tipos de almacenes de acuerdo a su naturaleza entre
ellos de materias primas, semielaborados, productos terminados, piezas de
recambio, materiales auxiliares, archivos de informacin. El almacenamiento de
las mercancas cuenta con diferentes tcnicas:
a) Convencionales, sistema clsico de almacenamiento con estanteras de
acceso manual por carretillas.
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b) Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya caracterstica principal es la de


no tener espacios entre pasillos dentro de las estantera.
c) Dinmicos: Sistema de almacenamiento mvil, formado por bloques
compactos, sin pasillos. Su principal caracterstica es el deslizamiento de
los [pallets desde el punto de entrada a la estantera, hasta el de salida.
d) Mviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el movimiento
de toda la estructura de estanteras. Esto permite abrir un pasillo entre
cualquier de ellas, manteniendo el resto compacto.
e) Semiautomticos y Automticos: Estos sistemas se caracterizan por el
movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento. Ello permite el
acceso a cualquier producto almacenado desde el punto de control.
f) Autoportantes: Estos almacenes se caracterizan por la doble funcin de las
estanteras.
Una es la de almacenar los diferentes productos, y la otra es la de hacer de
soporte del edificio. Dentro del centro de distribucin encontramos diversas zonas
explicadas en el siguiente cuadro
MUELLES Y ZONA DE MANIOBRA.

Espacios destinados a las maniobras


deben realizar los vehculos para entrar, sa
posicionarse a su descarga.
El nmero de muelles puede determinarse
los costos de camiones que esp
operaciones de descarga y de los trabajad
adems de que afecta la
programaci
descarga.

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ZONA DE RECEPCION Y CONTROL

Dentro de la secuencia de actividade


despus del descargue es preciso proced
la comprobacin, verificar cantidade
clasificacin antes de ser almacenados.

ZONA DE STOCK RESERVA

Zona destinada a ubicar las mercan


durante un periodo de tiempo. Los espacio
dependen de los lugares para alojarlos sin
pasillos y elementos estructurales (Estan
de soporte), tambin de los elementos
manipulacin.

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ZONA DE PICKING Y PREPARACIN

Recuperacin de los productos de sus lug


de almacenamiento y su preparacin para
enviados adecuadamente, dependiendo
nivel de automatizacin. Se presentan
formas para recuperacin de productos:

Seleccin individual, recoger un


producto de una ubicacin concreta.
Denominada Ruta de Recogida
recuperan varios productos diferente
un mismo pedido antes de volver
zona de preparacin.
Asignar a cada trabajador una zon
recogida.

ZONA DE SALIDA Y VERIFICACIN

Antes de proceder a la carga, la consolida


de las mercancas y verificacin final
realizan tareas de paletizacin y estabiliza
por mtodos de enfajado con
Film estirable o termorretractil u otros.

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ZONA DE OFICINAS Y SERVICIOS

Espacios para el volumen y la organizaci


las operaciones, oficinas y servicios auxil
para personal administrativo y operativo.

ZONAS ESPECIALES

Cmaras Frigorficas.
Devoluciones.

Todos los centros de distribucin cuentan con Muelles de carga, este aspecto est
condicionado por la disposicin y el nmero de ellos. La correcta programacin de
la recepcin de mercancas est determinada por el conocimiento o
desconocimiento de los tiempos de llegada de los vehculos. Es aconsejable
contar con muelles para entrada y salida de mercancas.
La unidad de carga es la unidad de manipulacin al conjunto de mercancas que
se agrupan con el fin de facilitar su manejo, transporte o almacenamiento. Este
concepto exige conocer la unidad de volumen unidad de peso, cantidad de
producto, contenido, forma, resistencia, estabilidad, manejabilidad, medios de
manipulacin. Precisamente para la unitarizacin contamos con: cajas, bandejas,
bidones, sacos, rollos, paquetes, paletas entre otras las mercancas requieren ser
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manipuladas por diversos equipos entre ellos: Transpaletas manual, transpaleta


motorizada, montacargas contrapeso, transelevadores, puentes gra y otros.
En el centro de distribucin se descargan las mercancas que son proporcionadas
por los diferentes proveedores. En la descarga de un vehculo ser necesario
disponer de una zona, es decir, de un muelle o de una playa de descarga para
llevar a cabo el proceso.
Para optimizar los tiempos de utilizacin de los muelles, es necesaria una
programacin previa de las descargas. El mtodo que se utiliza de modo habitual
consiste simplemente en dar a cada vehculo unos mrgenes de tiempo para
realizar las descargas, que sern en funcin del nmero de vehculos, del nmero
de muelles y los medios disponibles, con lo que se consigue una buena
coordinacin en el funcionamiento de los muelles.
Se debe procurar mantener las mejores condiciones, si hay un almacenamiento
temporal mientras el descargue, se procurar ofrecer las condiciones que las
mercancas necesitan para que no se afecten.
Dichas condiciones ambientales van dirigidas a las mercancas, por ejemplo si es
un producto perecedero, se podra correr el riesgo de romper la cadena de fro. El
centro de distribucin cuenta con la definicin de una serie de tcnicas de
verificacin, que le permiten asegurarse que los productos que llegan mantienen
las condiciones de calidad exigidas por los clientes.
Muchas mercancas deben ingresar al proceso de desconsolidacin para seguir
las pautas dadas por las diferentes rdenes de pedido.
La tecnologa tambin empieza a tomar una importancia grande a la hora de
recibir las mercancas, siendo apoyo en el manejo de la informacin y en la
codificacin de los productos, la cual permite agilizar las tareas de recibo, conteo,
inventario y ubicacin. Esta codificacin es leda por diferentes equipos que
agilizan tanto los procesos que con solo ubicar los lectores en el cdigo podemos
alimentar todo un sistema.
8. TRANSPORTE DE LA MERCANCA
a) Debe recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.
b) Enva la Confirmacin de la Reserva e indica los datos del vehculo, del
funcionario, y la cantidad y tipos de vehculos a utilizar en el despacho.
c) El vehculo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercanca.
d) Se hace el conteo del nmero de empaques y se verifica la calidad de los
embalajes.
e) En el caso del transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de
seguridad teniendo en cuenta lo acordado con el cliente.
f) Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
g) Tramitar el documento de transporte: remesas, entre otros.
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h) En los casos en los que la mercanca no es despachada directamente hacia


los puntos de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camin con los
avisos del despacho, haciendo lectura de los cdigos de barras en la
mercanca transportada. En los casos de despacho por paqueteo, el cdigo
de barras de la etiqueta de despacho (rtulo) incluye el nmero de
localizacin del punto de entrega.
i) Entrega las mercancas en los puntos de despacho de acuerdo con las
fechas y horas pactadas.
j) Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el
material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas etc.) y las
devoluciones.
k) Recibe copia del aviso de recibo del cliente, y la solicitud de acciones
correctivas, si es el caso.
l) Enva la factura de los servicios prestados al generador de carga.
9. MTODOS Y TCNICAS DE EXTRACCIN DE LOS OBJETOS
Manual Cargue: Descargue, carretillas- gatos hidrulicos
Mecanizado:
La utilizacin de montacargas, bandas transportadoras
Automatizado: Sistemas neumticos
En los centros de distribucin la preparacin de los pedidos implica la planeacin y
coordinacin de diversas actividades, entre ellas alistamiento, acondicionamiento,
cargue y descargue, entre otros. El sistema de recogida debe permitir el
cumplimiento de los objetivos del Centro de Distribucin, respuesta al cliente y
control del costo, lo que exige ahorro de tiempo, administracin del personal y
equipos, manejo adecuado de la informacin etc.
La preparacin de los pedidos comienza con tareas de clasificacin y agrupacin
de los pedidos recibidos de los clientes y la decisin de cmo deben prepararse
para su despacho. Para la extraccin de mercancas se puede hacer que el
operario se desplace hacia los productos o que los productos transportados estn
direccionados a donde se encuentran los operarios que permanecern en un lugar
fijo.
Dentro del almacn se disean actividades secuenciales y lgicas que permiten
dar respuesta a pedidos de los clientes. La actividad que nos permite la recogida
de los productos de acuerdo a la solicitud hecha por los clientes se ha definido
por rutas de reparto, zonas geogrficas y empresas de transporte.
La preparacin de pedidos exige las siguientes operaciones:
Recopilacin de pedidos (captura de datos).
Gestin de los pedidos (sistema de preparacin).
Elaboracin de los documentos de preparacin.
Extraccin (picking).
41

Traslado a la zona de expedicin.


Verificacin y acondicionamiento de los pedidos.
Las mercancas se someten a diferentes manipulaciones hasta que son
entregadas al cliente o direccionadas en el punto de venta:
Picking.
Embalado- Etiquetado pesado.
Consolidacin del pedido.
Traslado a la zona de expedicin.
Agrupamiento por destinos.
Verificacin.
En cuanto a las tcnicas de rotulado podemos encontrar:
Manual: sta se lleva a cabo por el operario encargado de la labor para el
alistamiento previo del tipo de rtulo que le corresponde al producto.
Mecnico: funciona mediante un programa que permite graduar la velocidad
de etiquetado, codificado o rotulado, tambin ajustar tamao de acuerdo a
lo que se desea indicar en el empaque del producto.
Para el manejo de la mercanca se utilizan los pictogramas, los cuales son
smbolos que dan a conocer la forma como deben manipularse:

Para
el

manejo de la informacin, las empresas han optado por contar con un Sistema
Logstico de Informacin que permite reunir, retener y manipular datos con el nico
objetivo de tomar decisiones frente a los requerimientos de los clientes en el
centro de distribucin.
Las actividades de almacenamiento exigen un manejo de informacin que debe
ser oportuna y real para poder conocer de manera ptima las cantidades,
43

ubicacin y caractersticas de las mercancas, dichas actividades requieren un


sistema de control para la gestin del centro de distribucin y para conocer el
record de cada una de sus actividades.
Para la ejecucin de los procesos en el centro de distribucin se utiliza el cdigo
de barras, el cual proporciona grandes ventajas como rapidez, seguridad, alta
densidad de informacin y posibilidad de lectura a distancia, caractersticas que lo
hacen adecuado para el control de mercancas, adems hoy en da se utiliza el
GPS y el RDFI.
Las compaas en la actualidad utilizan EDI (Intercambio electrnico de datos),
que es un conjunto de datos, estructurados de acuerdo a normas, que permiten
ser transmitidos por medios electrnicos. Estos formatos son ledos y procesados
dando seguridad total frente al manejo de la informacin all consignada. El EDI
funciona de modo de interfaz con datos locales y permite el intercambio
estructurado de informacin comercial.
Estos sistemas permiten manejar los procesos con base en informacin que
no
es susceptible de ambigedades. Las compaas que han decidido realizar sus
ventas a travs del internet para facilitar las transacciones de negocios, han
generado procesos internos muchos ms eficientes que les permitan dar
respuesta a las necesidades de clientes, proporcionadas por los proveedores.
Esta modalidad les ha exigido mantener y manejar una gran cantidad de
informacin, para tomar decisiones que aseguren los procesos, dando respuesta
rpida, oportuna y por ende haciendo que la cadena sea mucho ms
10. FLUJOS DE ENTRADA Y SALIDA
Entrada de Mercancas: Es una actividad que sigue a
un pedido de compra. Forma la base para actualizar los
mdulos de la contabilidad y la gestin de inventarios, y
puede lanzar procesos de gestin de almacn y de
gestin de la calidad. Con el sistema de gestin de
almacenes de SAP, se pueden controlar los procesos
de entrada y salida de mercancas a nivel fsico. Las
entradas de mercancas son posibles desde un pedido
de compra, una entrega entrante (aviso previo de
envo), una orden de transporte, o produccin. Las
entradas de mercancas inician el proceso de colocacin que es soportado por
diversas estrategias avanzadas.
Salida de mercancas: El albarn de salida es la base de la contabilizacin de las
salidas de mercancas. Los datos requeridos para la contabilizacin de la salida de
mercancas son copiados del albarn de salida al documento de salida de
mercancas, que no puede ser cambiado manualmente. Cualquier cambio debe
45

ser hecho en el propio albarn de salida. De esta manera, se puede estar seguro
de que el documento de salida de mercancas es un reflejo exacto del albarn de
salida. Cundo se contabiliza la salida de mercancas para una entrega de salida,
las funciones siguientes se llevan a cabo por el documento de salida de
mercancas:
a) El stock de material en el almacn es reducido por la cantidad de la
entrega.
b) Los cambios del valor son contabilizados a la cuenta del balance en la
contabilizacin de inventario.
c) Los requerimientos son reducidos por la cantidad de entrega.
d) El estatus de nmero de serie es actualizado.
e) Las salidas de mercancas contabilizadas es automticamente grabada en
el flujo de documentos.
f) La determinacin de stock es ejecutada para el stock en consigna de
proveedor.
g) Se genera una lista de trabajo como prueba de la entrega.
h) Despus que las salidas de mercancas son contabilizadas para una
entrega de salida, el alcance para cambiar el documento de entrega es muy
limitado. Esto previene cualquier discrepancia entre el documento de salida
de mercancas y el albarn de salida.

FLUJO DE ENTRADA Y SALIDA DE LA MERCANCIA

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11. RECEPCIN Y CONTROL

49

El flujo rpido del material que entra, para que


est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin
y de su ptima utilizacin. La recepcin es el
proceso de planificacin de las entradas de
unidades, descarga y verificacin tal y como se
solicitaron mediante la actualizacin de los
registros de inventario.
El objetivo al que debe tender una empresa en
su proceso de recepcin de mercancas es la
automatizacin tanto como sea posible para
eliminar o minimizar burocracia e intervenciones
humanas que no aaden valor al producto. Otra
tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que
reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que
no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una
previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y
que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin,
este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas,
plataformas moviles, rampas, entre otros.
12. DOCUMENTOS PARA EL DESPACHO DE ADUANA
12.1 reas principales
Factura comercial
Declaracin del valor en aduana
Documentos de transporte de mercancas
Seguro de transporte de mercancas
Lista de bultos
Documento nico Administrativo
12.2. Enlaces relacionados
Mapa electrnico de movimientos de transito
Factura comercial
La factura comercial es un documento o prueba de la transaccin entre el
exportador y el importador. El exportador la expide al importador para el cobro de
las mercancas cuando estas estn disponibles.
51

La factura comercial contiene la informacin bsica sobre la transaccin y siempre


es necesaria para el despacho de aduana.
Aunque incluye algunos datos que son especficos de las operaciones de
importacin y exportacin, es similar a una factura de venta corriente. En general,
se incluyen los datos mnimos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

Datos del exportador y el importador (nombre y direccin)


Fecha de expedicin
Nmero de factura
Descripcin de las mercancas (denominacin, calidad, etc.)
Unidad de medida
Cantidad de mercancas
Valor unitario
Valor total
Valor facturado total y moneda de pago. Debe indicarse la cantidad
equivalente en una moneda libremente convertible a euros o a otra moneda
de curso legal en el pas de la UE importador
Condiciones de pago (modo y fecha de pago, descuentos, etc.)
Condiciones de entrega segn el correspondiente Incoterm
Medios de transporte
No hay un impreso especfico. La factura comercial debe expedirla el
exportador segn la prctica comercial habitual y debe presentarse el
original y al menos una copia. En general, no es necesario que vaya
firmada pero, en la prctica, tanto el original como la copia se suelen firmar.
Puede presentarse en cualquier lengua pero se recomienda una traduccin
al ingls.

12.3. Declaracin del valor en aduana


Debe presentarse una declaracin del valor en aduana a las autoridades
aduaneras si el valor de las mercancas importadas supera los 10 000 . La
declaracin del valor en aduana deber estar redactada de conformidad con el
modelo DV 1 [segn lo establecido en el Reglamento (UE) n 2454/93]. Este
impreso debe presentarse junto con el Documento nico Administrativo (DUA).
La finalidad principal de este requisito es establecer el valor de la transaccin para
fijar el valor en aduana (valor imponible) y aplicar los derechos arancelarios.
El valor en aduana corresponde al valor de las mercancas, incluidos todos los
costes (por ejemplo: precio comercial, transporte y seguro), hasta el primer punto
de entrada en la Unin Europea. Para establecer el valor en aduana se utiliza
habitualmente el valor de transaccin (precio pagado o pagadero por las
mercancas importadas).

53

En algunos casos, el valor de transaccin de las mercancas importadas puede


estar sujeto a un ajuste que implique incrementos o deducciones. Por ejemplo:
Pueden aadirse al precio comisiones o cnones; debe deducirse el transporte
interno (desde el punto de entrada hasta el destino final en el territorio aduanero
comunitario).Las autoridades aduaneras deben dispensar total o parcialmente de
presentar la declaracin del valor en aduana cuando:
El valor en aduana de las mercancas importadas no sea superior a 10 000 por
envo, siempre que no se trate de envos fraccionados o mltiples expedidos por
un mismo remitente al mismo destinatario, se trate de importaciones que no
tengan carcter comercial, la presentacin de los elementos de que se trate no
sea necesaria para la aplicacin del Arancel Aduanero de las Comunidades
Europeas o cuando los derechos de aduana establecidos en el arancel no deban
percibirse por la aplicacin de una normativa aduanera especfica.
12.4. Documentos de transporte de mercancas
1. Conocimiento de embarque (B/L)
2. Conocimiento de embarque FIATA
3. Carta de porte por carretera (CMR)
4. Conocimiento areo (AWB)
5. Carta de porte por ferrocarril (CIM)
6. Cuaderno ATA
7. Cuaderno TIR
8. Documentos de transporte de mercancas
En funcin de los medios de transporte utilizados, para despachar las mercancas
es necesario cumplimentar los siguientes documentos y presentarlos a las
autoridades aduaneras del pas importador de la Unin Europea:
12.4.1. Conocimiento de embarque (B/L)
Lo emite la compaa de transporte martimo al transportista efectivo y por l se
confirma que las mercancas han embarcado correctamente. Sirve de acuse de
recibo de las mercancas por parte del transportista, que queda obligado a
entregarlas al destinatario. Menciona los datos de las mercancas, el buque y el
puerto de destino. Atestigua el contrato del medio de transporte y la titularidad de
las mercancas, lo cual significa que el portador del conocimiento es el
responsable de las mismas.
El conocimiento de embarque puede ser un documento negociable. Hay varios
tipos de conocimiento de embarque. Los conocimientos de embarque limpios
atestiguan que las mercancas se han recibido en buenas condiciones aparentes.
Los conocimientos de embarque con reservas indican que las mercancas estn
daadas o en desorden. En tal caso, la entidad financiera puede negarse a
aceptar los documentos del remitente.
55

12.4.2. Conocimiento de embarque FIATA


Se trata de un documento pensado para ser utilizado como un documento de
transporte multimodal o combinado con estado negociable. Ha sido diseado por
la Federacin Internacional de Asociaciones de Expedidores de Carga (FIATA).
12.4.3. Carta de porte por carretera (CMR)
Es un documento en el que constan los datos del transporte internacional de
mercancas por carretera, establecido por el Convenio relativo al contrato de
transporte internacional de mercancas por carretera de 1956 (Convenio CMR).
Permite que el remitente tenga las mercancas a su disposicin durante el
transporte. Debe emitirse por cuadruplicado y estar firmado por el remitente y el
transportista. La primera copia es para el remitente, la segunda queda en poder
del transportista, la tercera acompaa a las mercancas y se le entrega al
destinatario, y la cuarta debe estar firmada y sellada por el destinatario y debe
devolverse al remitente. Normalmente se emite una CMR para cada vehculo.
La carta CMR no es un ttulo de propiedad ni es negociable.
12.4.4. Conocimiento areo (AWB)
Se trata de un documento que atestigua el contrato de transporte entre el
remitente y la compaa area. La emite el agente del transportista y se rige por el
Convenio de Varsovia (Convenio para la unificacin de ciertas reglas relativas al
transporte areo internacional, de 12 de octubre de 1929). Un conocimiento de
embarque areo puede utilizarse para transportes mltiples de mercancas; consta
de tres originales y varias copias extra. Cada uno de los interesados (remitente,
destinatario y transportista) conserva un original. Las copias pueden requerirse en
el aeropuerto de salida o en el de destino para la entrega y, en algunos casos,
para otros transportistas. El conocimiento areo atestigua el contrato de transporte
y la recepcin de las mercancas.
Un tipo especfico de conocimiento areo es el llamado conocimiento areo
normalizado IATA, que utilizan todas las compaas pertenecientes a la Asociacin
de Transporte Areo Internacional (IATA) y que rene las caractersticas acordes al
Convenio de Varsovia en un formato normalizado.
12.4.5. Carta de porte por ferrocarril (CIM)
Es un documento para el transporte de mercancas por ferrocarril que est
regulado por el Convenio relativo a los transportes internacionales por ferrocarril
de 1980 (COTIF-CIM). El transportista lo emite por quintuplicado. El original
acompaa a las mercancas, una copia se entrega al remitente y las otras tres las
conserva el transportista a efectos internos. Equivale al contrato de transporte por
ferrocarril.
12.4.6. Cuaderno ATA
57

Los cuadernos Admission Temporaire/Temporary Admission son documentos


aduaneros internacionales que expiden las cmaras de comercio de la mayora de
los pases industrializados para permitir la importacin temporal de mercancas
con exencin de derechos de aduana y gravmenes. Los cuadernos ATA pueden
emitirse para las siguientes categoras de mercancas: muestras comerciales,
material profesional y artculos para presentacin o uso en ferias comerciales,
demostraciones, exposiciones y similares. Ms informacin: Cmara de Comercio
Internacional: cuadernos ATA
12.4.7. Cuaderno TIR
Son documentos de trnsito aduanero para los transportes internacionales de
mercancas que se efectan, al menos en parte, por carretera. Permiten el
transporte de mercancas mediante el procedimiento TIR, establecido en el
Convenio TIR, firmado en 1975 bajo los auspicios de la Comisin Econmica para
Europa de las Naciones Unidas (CEPE/ONU).
El sistema TIR requiere que las mercancas vayan en vehculos o contenedores
seguros, que todos los derechos y gravmenes exigibles en el viaje estn
cubiertos por una garanta con validez internacional, que las mercancas vayan
acompaadas de un cuaderno TIR y que se apliquen en el pas de salida unas
medidas de control aduanero aceptadas por los pases de trnsito y de destino.
12.4.8. Seguro de transporte de mercancas
El seguro no solo cubre riesgos comunes durante la manipulacin,
almacenamiento, carga o transporte de la mercanca, sino tambin riesgos menos
comunes como disturbios, huelgas o terrorismo.
El seguro de transporte de mercancas no es lo mismo que el seguro de
responsabilidad del transportista. En el contrato de seguro de transporte se dejan
a discrecin del titular los riesgos cubiertos, la compensacin o la indemnizacin.
El seguro de responsabilidad del transportista, en cambio, est regulado por otras
disposiciones. En funcin del medio de transporte, la indemnizacin viene limitada
por el peso y el valor de la mercanca, y solo entra en juego cuando el
transportista no es el responsable del siniestro. Al efectuar el despacho de
aduana, la factura del seguro solo se exige cuando en la factura comercial no
aparecen los datos de la prima pagada para asegurar la mercanca.
13.
EL ALCANCE
NORMAL
DE
LA
TRANSPORTISTA
EST
ESTABLECIDO
INTERNACIONALES SIGUIENTES

13.1. Transporte por carretera


59

RESPONSABILIDAD
DEL
EN
LOS
CONVENIOS

El transporte internacional de mercancas por carretera se rige por el Convenio


relativo al contrato de transporte internacional de mercancas por carretera
(Convenio CMR), firmado en Ginebra en 1956.
Con arreglo a este Convenio, el transportista por carretera no es responsable de
las prdidas o los daos ocasionados a las mercancas si prueba que obedecen a:
1.
2.
3.
4.

vicio propio de la mercanca;


casos de fuerza mayor;
una falta imputable al cargador o al destinatario.
No existe ninguna norma de la UE sobre indemnizaciones relacionadas con
el transporte de mercancas por carretera.

13.2. Transporte por ferrocarril


El transporte internacional de mercancas por ferrocarril est regulado en el
Convenio relativo a los transportes internacionales por ferrocarril (Convenio CIM),
firmado en Berna en 1980.
La compaa ferroviaria no es responsable de las prdidas o los daos
ocasionados en las mercancas si prueba que obedecen a:
a)
b)
c)
d)

vicio propio de la mercanca;


casos de fuerza mayor;
una falta imputable al cargador o al destinatario.
No existe ninguna norma de la UE sobre indemnizaciones. La
indemnizacin suele limitarse a un importe mximo por kilo bruto perdido o
daado. En la mayora de los casos, por tanto, es poco probable que la
compaa reciba ninguna compensacin por el valor de sus mercancas.

13.3. Transporte martimo


El Convenio internacional para la unificacin de ciertas reglas en materia de
conocimiento de embarque de 1968, conocido como Reglas de La Haya o
Convenio de Bruselas, establece las responsabilidades del transportista que
efecta un transporte martimo internacional de mercancas.
La compaa naviera no es responsable de las prdidas o los daos ocasionados
en las mercancas si prueba que obedecen a:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

vicios propios de la mercanca y prdida de peso durante el transporte


negligencia o falta de la tripulacin
incendio
inaptitud del buque para navegar
casos de fuerza mayor
huelgas o cierres patronales
negligencia del cargador
defectos latentes a bordo, no descubiertos en el ejercicio de una inspeccin
rigurosa
61

i) salvamento o tentativa de salvamento de vidas o bienes en el mar.


j) No existe ninguna armonizacin de la UE en materia de indemnizaciones.
Normalmente, estn limitadas a una cierta cantidad por kilo de mercancas
prdidas o daadas. Este sistema plantea problemas anlogos a los del
ferrocarril, y el exportador est expuesto a perder gran parte del valor de las
mercancas.
13.4. Transporte areo
Segn el Convenio de Varsovia de 1929 y el Protocolo de Montreal de 1975, el
transportista areo no es responsable de los daos o prdidas de mercancas si
se demuestra que:
a) tanto l como sus comisionados han tomado todas las medidas necesarias
para evitar el dao o les ha sido imposible tomarlas (fuerza mayor);
b) el dao proviene de una falta de pilotaje, conduccin de la aeronave o
navegacin;
c) la persona lesionada ha sido causante del dao o ha contribuido al mismo.
d) No existe ninguna unificacin de la UE sobre la indemnizacin de la
persona lesionada. Normalmente, est limitada a una cierta cantidad por
kilo bruto de mercancas prdidas o daadas.
En el momento de aceptar la mercanca, el transportista puede establecer
condiciones especficas. Estas condiciones deben hacerse constar en la carta de
porte areo (conocimiento o contrato de transporte areo), que tiene valor
probatorio. No obstante, las compaas areas pueden negarse a aceptar bultos
dudosos o no correspondientes a la carta de porte.
13.5. Lista de bultos
La lista de bultos (P/L) es un inventario de la mercanca que se va a importar
exigido para el despacho de aduana y que acompaa a la factura comercial y los
documentos de transporte.
Suele incluir la siguiente informacin:
a) el exportador, el importador y la empresa de transporte
b) fecha de expedicin
c) nmero de la factura de transporte
d) tipo de embalaje (bidn, jaula, cartn, caja, tonel, bolsa, etc.)
e) nmero de bultos
f) contenido de cada bulto (descripcin de las mercancas y nmero de
artculos en cada bulto)
g) marcas y numeracin
h) peso neto, peso bruto y dimensiones de los bultos
i) No hay un impreso especfico. La lista de bultos debe compilarla el
exportador segn la prctica comercial habitual y debe presentarse el
original y al menos una copia. En general, no es necesario que vaya
63

firmada pero, en la prctica, tanto el original como la copia se suelen firmar.


La lista de bultos puede elaborarse en cualquier lengua, aunque se
recomienda una traduccin al ingls.
14. DOCUMENTO NICO ADMINISTRATIVO (DUA)
Todas las mercancas importadas en la UE deben ser declarados a las autoridades
aduaneras del pas de la UE respectiva mediante el Documento nico
Administrativo (DUA), que es la forma de declaracin de importacin comn para
todos los pases de la UE, establecidos en el REGLAMENTO (CE) n 2286/2003.
Consulte la informacin ms detallada en las directrices DUA.
La declaracin debe extenderse en una de las lenguas oficiales de la UE aceptada
por las autoridades aduaneras del pas de la UE en el que se cumplan las
formalidades.
14.1 El DUA puede presentarse de las siguientes maneras
a) a travs de un sistema informatizado conectado a las autoridades
aduaneras;
b) en las oficinas de aduanas designadas.
c) Los principales datos que deben declararse son los siguientes:
d) identificacin de los participantes en la operacin (importador, exportador,
representante, etc.)
e) destino aduanero (despacho a libre prctica, despacho a consumo,
importacin temporal, trnsito, etc.)
f) datos de identificacin de las mercancas (cdigo TARIC, peso, unidades),
localizacin y embalaje
g) medio de transporte
h) pas de origen, pas exportador y destino
i) informacin comercial y financiera (Incoterms, valor facturado, moneda de
facturacin, tipo de cambio, seguro, etc.)
j) lista de documentos asociados al DUA (licencias de importacin,
certificados de inspeccin, documento de origen, documento de transporte,
factura comercial, etc.)
k) declaracin y modo de pago de los impuestos de importacin (derechos
arancelarios, IVA, impuestos especiales, etc.)
l) El DUA consta de ocho copias; el agente debe cumplimentar todas o una
parte de las hojas en funcin del tipo de operacin.
Para las importaciones suelen utilizarse tres copias: una queda en poder de las
autoridades del pas de la UE en el que se formalizan los trmites de entrada, el
segundo va al pas de la UE de destino a efectos estadsticos y el tercero se
entrega al destinatario despus de sellarlo la autoridad aduanera.

65

14.2. Documentos asociados al DUA


Segn la operacin y el carcter de las mercancas importadas, deben
presentarse con el DUA algunos documentos. Los ms importantes son:
a) prueba de origen, normalmente utilizada para aplicar las preferencias
arancelarias
b) certificado de la naturaleza especfica del producto
c) documento de transporte
d) factura comercial
e) declaracin del valor en aduana
f) certificados de inspeccin (sanitaria, veterinaria y fitosanitaria)
g) licencias de importacin
h) documento de vigilancia comunitaria
i) certificado CITES
j) justificantes de una solicitud de inclusin en un contingente arancelario
k) documentos a efectos de los impuestos especiales
l) justificantes de una solicitud de exencin del IVA
15. SERVICIOS DE ADMINISTRACIONES ENCARGADAS DEL CONTROL
HIGINICO-SANITARIO DE MERCANCAS E INSTALACIONES. ADUANAS
En caso de que el buque transporte mercancas es necesario presentar una
declaracin de importacin/exportacin en la que se recoja la cantidad de
mercanca transportada para su registro en el Ministerio de Economa y Hacienda
(del que depende Aduanas). Segn sea el tipo de mercanca transportada, se
iniciarn los trmites para la inspeccin fsica (alimentos, animales...), en el resto
de los casos suele tratarse nicamente de una inspeccin administrativa segn la
documentacin entregada. Los trmites ante este organismo los realiza siempre el
Agente de Aduanas.
La organizacin aduanera acta mediante las Dependencias Provinciales de
Aduanas e Impuestos Especiales, situadas normalmente en la capital de la
respectiva, de las cuales, en ocasiones, dependen una o varias Administraciones
de Aduana de mbito competencial inferior. Las Dependencias Provinciales de
Aduana son parte de la organizacin de la agencia estatal de Administracin
tributaria, la cual se encuentra adscrita al Ministerio de Hacienda y, en el mbito de
comercio exterior, desarrollan entre otras las siguientes funciones:
La tramitacin, comprobacin y control de las obligaciones formales
y materiales correspondientes al despacho de mercancas sometidas
a los diferentes regmenes aduaneros.
La comprobacin de los tributos, gravmenes y restituciones
originados con ocasin del despacho de mercancas en las
operaciones de comercio exterior.

67

La liquidacin, contraccin y recaudacin, en va voluntaria, de la


deuda aduanera y otros tributos gestionados por el servicio de
aduanas con ocasin de las operaciones de despacho y sanciones.
El control de los establecimientos autorizados conforme a la
normativa aduanera.
La tramitacin y resolucin de los expedientes por infraccin
administrativa de contrabando, tal y como se establece en las
disposiciones del desarrollo de la Ley Orgnica de Represin del
Contrabando.

69

ANEXOS

71

ORDEN DE COMPRA
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

FACTURA
Describe las mercancas que han sido compradas, sus precios, sus montos y la
forma en que se embarcaron y facturaron

REMISION
Describe el tipo y cantidad de cada artculo de un embarque

73

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE

75

CONOCIMIENTO AEREO.

77

CARTA DE PORTE POR CARRETERA

79

CARTE DE PORTE POR FERROCARRIL

81

CUADERNO ATA

CUADERNO TIR

83

CONCLUSION

85

Se ha determinado que para que haya una excelente entrega y despacho de


mercancas se deben cumplir con todos los requerimientos de ley, adems de
efectuar los procesos de negociacin y verificacin de la misma.
Realizar la correcta clasificacin, manipulacin y el debido almacenamiento de los
productos lo cual garantizara minimizar costos.
Cada uno de los diferentes medios de transporte deber soportar de acuerdo a la
ley los documentos que le permitan trasladar la mercanca, para evitar prdidas
por retencin de la misma.

BIBLIOGRAFIA

87

Gestin logstica Sena.Actualizada:19 Junio 2010.(Fecha de consulta 27 Agosto


2015.)Disponible en: http://gestionlogistica-sena.blogspot.com/2010/06/recibo-de
mercancias.html

Recibo y Despacho de mercancas: 3 Diciembre 2012.(Fecha de consulta 27


Agosto 2015.)Disponible en:
http://mercanciareciboydespacho.blogspot.com/2012/12/tipos-de-documentos-derecibo-y-de.html

Manual Proceso salida de mercancas: Septiembre 2011(Fecha de consulta 27


Agosto2015.) Disponible en:
http://www.dian.gov.co/descargas/salidamercancias/salida_mercancias.pdf

89

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