Professional Documents
Culture Documents
EXCEL INTERMEDIO
Frmulas y funciones5
Auditora de frmulas17
Validacin..34
Consolidacin de datos...40
Grficos..45
Tablas dinmicas,52
FRMULAS Y FUNCIONES
FRMULAS Y FUNCIONES
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las
caractersticas de las formulas en la hoja electrnica de clculo y
como incluir referencias externas, la utilidad de las formulas
matriciales, las funciones de base de datos y la ventaja de uso de
nombres de rango.
Objetivos especficos de aprendizaje.
Al finalizar el tema el participante:
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
Frmulas y funciones
Nombres de rango
Excel 2010 permite asignar nombres a una celda o a un rango de celdas, una
formula o una constante. El uso de nombres de rango permite crear frmulas
de una manera ms fcil y prctica. Dicho sea de paso, los nombres de celda o
rango son referencias absolutas.
Algunos nombres de rango son creados automticamente por Excel 2010 por
ejemplo cuando se crea una tabla de Excel (herramienta Dar formato como
tabla de la ficha Inicio en el grupo Estilos) o cuando se establece un rango de
impresin.
El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de subrayado
(_) o una barra invertida (\). Los dems caracteres del nombre pueden ser
letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
No se pueden utilizar como nombres de rango letras nicas como por ejemplo
"C", "c", "R" o "r" ya que se Excel 2010 usa estos como una abreviatura para
seleccionar columnas. Tampoco pueden ser idnticos a una referencia de
celda, como Z$100 o R1C1.
No se podrn usar espacios en los nombres aun que podemos usar el carcter
de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Un nombre puede contener hasta 255 caracteres. Y no habr diferencia entre
maysculas y minsculas.
Un primer mtodo para crear nombres de rango es
utilizando la opcin Definir nombre que aparece en
el botn Asignar nombre a un rango, este botn est
en el grupo Nombres definidos de la ficha Formulas.
Al utilizar esta opcin aparece el cuadro de dialogo
Nombre nuevo en donde solo tendremos que indicar
el nombre que queremos utilizar y a que celda o rango de celdas se lo
queremos asignar.
Tambin puede hacer referencia con el nombre a una
constante o a una formula.
Solo tiene que escribir en el cuadro Hacer referencia
a: el valor constante o la frmula que requiera.
Formulas matriciales
Las formulas matriciales pueden ejecutar varias operaciones y devolver un resultado o varios
resultados. Las formulas matriciales trabajan con conjuntos de valores conocidos como
argumentos
.
Con el mismo problema una solucin alternativa seria crear una sola frmula
matricial que genere varios resultados. En este caso deberemos seleccionar el
conjunto de celdas donde queremos que se muestren los resultados de la
formula matricial. Presionaremos la tecla F2 y escribiremos la formula en la
primera celda del rango seleccionado y terminaremos presionando las teclas
Control+Mayusculas+Enter.
Referencias externas
Cuando la referencia es a otra hoja de clculo deberemos anteponer a la
referencia el nombre de la hoja a la que pertenece uniendo ambos elementos
con el signo de admiracin (!) como por ejemplo Ventas!J15 o Enero 1!M14
(si el nombre de la hoja contiene espacios se requiere escribir este entre
apostrofes).
Si la referencia es hacia la hoja de otro libro debemos escribir el nombre de
este encerrado entre corchetes ([ ]) antes del nombre de la hoja por ejemplo
[Nominas.xls]Enero!B15 o [Ventas anuales]!Enero!D1 (si el nombre del
libro o de la hoja contienen espacios se requiere escribir el nombre del libro y
de la hoja entre apostrofes). Se pueden utilizar nombres de rango que se hayan
definido en las formulas con referencias externas por ejemplo
[Ventas]Importaciones!Europa.
Aunque las referencias externas se pueden escribir totalmente de forma
manual es ms prctico si utilizamos el mouse mientras creamos la frmula
para ir seleccionando los libros, las hojas y las celdas a las que aremos
referencia.
Las referencias externas incluirn la ruta del archivo en caso de que este se
encuentre cerrado al momento de trabajar con dicha frmula. Una referencia
como=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25) se mostrar as si el libro
10
ver
como
11
12
Funciones lgicas
Adems de la funcin Si() Excel cuneta con otras funciones dentro de la categora de
funciones lgicas que podemos utilizar para el manejo de valores y resultados lgicos.
Y(): devuelve Verdadero si todos los argumentos especificados (hasta 255) son
verdaderos de lo contrario devuelve Falso.
Sintaxis: Y(valor_logico1,valor_logico2...)
Valor_logico1, valor_logico2, son entre 1 y 255 argumentos que se pueden evaluar
como verdadero o falso
13
14
15
FIN.MES(): devuelve la fecha del fin del mes tantos meses posteriores (valores
positivos) o anteriores (valores negativos) a partir de la fecha indicada.
Sintaxis: FIN.MES(fecha_inicial,meses).
Fecha inicial es un argumento vlido de fecha.
Meses es un numero de meses a futuro si el valor es positivo o hacia atrs si el valor es
negativo.
16
AUDITORIA DE FRMULAS
AUDITORIA DE FRMULAS
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la funciones
que pueden ayudarle a revisar y auditar las formulas existentes en
las hojas de clculo.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
celdas dependientes y errores en las formulas.
Ventana de inspeccin y Evaluar formula
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
celdas precedentes, dependientes y con error
formulas
para usa mostrar, inspeccionar y evaluar formulas
17
Auditoria de formulas
Precedentes y dependientes
Las herramientas del grupo Auditoria de frmulas en la ficha Formulas
permiten revisar las formulas existentes en las hojas de Excel. El botn
Rastrear precedentes
permite cada vez que le damos clic
ver cul es el origen de un valor generado por una formula. En otras palabras
cada que le damos clic muestra que celdas esta involucradas de forma directa
o indirecta con la frmula que se est auditando colocando flechas de color
azul a partir de ella (solo se puede aplicar en celdas que contengan frmulas).
El botn Rastrear dependientes permite por su parte ver en que formulas est
involucrado el valor de la celda actual. Cada vez que le damos clic agrega un
nivel ms de flechas azules que indican hasta donde influye el valor de la
celda. En una frmula intermedia se puede aplicar el rastreo de
precedentes y dependientes al mismo tiempo.
El botn Quitar flechas permite quitar todas las flechas de auditora que se
hayan colocado si le damos clic directamente. Si le damos clic en su botn de
opciones se podrn quitar uno por uno los niveles de precedentes o
dependientes que hayamos puesto
18
Mostrar formulas
Este botn activa la funcin que permite que todas las celdas de la hoja
muestren su contenido real y no el valor que producen. Es decir las formulas se
mostraran tal cual estn escritas en lugar del valor que se genera a partir de
ellas. Trabajando de esta manera se pueden seguir escribiendo y modificando
frmulas pero solo se mostrar su resultado cuando desactivemos esta funcin.
Daremos de nuevo clic en la herramienta si queremos desactivar la funcin y
regresar al modo normal.
19
Ventana de inspeccin
Mediante el botn Ventana de inspeccin Excel 2010pone a nuestra
disposicin una herramienta mediante la cual podremos ir recabando
informacin de diferentes celdas de cualquier hoja y de cualquier libro para
concentrarla en un solo lugar desde donde poder consultarla la Ventana de
inspeccin. Generalmente usamos esta herramienta cuando creamos
frmulas que involucran valores de otras hojas e incluso en otros libros y
queremos tenerla a la mano. En la ventana se mostrara para cada inspeccin
el nombre de la celda, el nombre de rango que pudiera tener asignado, el
valor que muestra o contiene, el valor real en el caso de las formulas y el
nombre del libro y hoja a la que pertenece cada inspeccin. Adems un doble
clic encada inspeccin nos permite ir la celda referida.
20
Evaluar formula
Mediante el botn Evaluar formula se mostrar el cuadro de dialogo del mismo
nombre. Antes de usar esta herramienta nos debemos colocar en la celda que
contiene la formula a evaluar. La herramienta nos permite ver paso a paso
como se va calculando una formula hasta llegar a su resultado final.
Deberemos de dar clic en el botn Evaluar para que cada referencia se
convierta en el valor que representa y para que cada operacin se aplique
segn la secuencia que le corresponda.
Se puede de esta manera revisar con calma como se genera cualquier valor en
forma progresiva.
El botn Paso a paso para entrar mostrara cual es el
contenido de la referencia que est a punto de ser auditada. Si est es una
formula el botn Evaluar se aplicara sobre este contenido.
Usaremos el botn Paso a paso para salir para regresa a la
formula principal.
21
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las funciones
de las diferentes herramientas que posee Excel 2010
especializadas para el manejo de datos.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
las diferentes opciones para ordenar la informacin
los datos en Excel 2010
Formulario
ales
los Filtros avanzados
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:
Subtotales
22
23
Subtotales
Mediante la herramienta Subtotal del grupo Esquema en la ficha
Datos se podrn obtener rpidamente resultados desde una lisa o
tabla de datos. La herramienta abre el cuadro de dialogo
Subtotales en el cual estableceremos los parmetros para que
Excel 2010 calcule los subtotales que requerimos.
En el cuadro combinado Para cada cambio en
seleccionamos el nombre de la columna que
contiene los elementos o grupos por los que desea
realizar el subtotal de los valores de las dems
columnas. Normalmente antes de aplicar la
herramienta Subtotales ordenamos la tabla o lista
de datos y usamos en este parmetro el nombre
de la columna que usamos como primer criterio al
ordenar.
En
el
cuadro
combinad
Usar
funcin
seleccionamos la (suma, promedio, mximo, etc.)
funcin que desea utilizar para realizar el subtotal
o clculo de los valores.
En Agregar subtotal a activaremos una o ms casillas para especificar las
columnas que contienen los valores de los que desea obtener el subtotal.
Al dar clic en el botn Aceptar se crearan y agregaran a los datos los
resultados de los subtotales y se estructurara el esquema resultante.
24
25
26
Formulario
Un Formulario de datos puede ser utilizado para ver, buscar, cambiar,
agregar y eliminar los registros(filas) de una lista o una base de datos (tabla
o lista de datos).
Para hacer uso de un Formulario haga clic una celda de la lista o base de
datos en la que desee manipular los registros y presione las teclas Alt+T y
despus F.
El Formulario se abre y ya podremos manipular los datos. Haremos clic en el
botn Nuevo para ingresar un nuevo registro, escriba la informacin para el
nuevo registro, use la tecla Tabulador y la combinacin de teclas
Maysculos+Tabulador para moverse entre los campos. Al terminar presione
la tecla Enter para agregar el registro.
Puede usar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para moverse
entre los registros y el botn Eliminar para eliminar el registro actual.
El botn Criterios muestra el formulario en blanco y permite establecer criterios
de bsqueda o valores de filtro para que solamente se muestren los registros
encontrados bajo ese criterio. Con el botn Formulario regresamos a la vista
normal del formulario para revisar los registros bajo los criterios establecidos.
27
Bajo esta modalidad con el botn Borrar se desaparecen todos los criterios y
se deja en blanco el formulario listo para volverse a usar.
Filtros
Mediante los filtros podremos obtener de una tabla o un lista de datos solo
aquella informacin que nos interese. En otras palabras filtrar es seleccionar
mediante criterios o condiciones la informacin que queremos ver. Excel 2010
permite aplicar dos tipos de filtros, el Filtro (conocido tambin como Autofiltro)
y los Filtros avanzados.
Autofiltros
Podemos aplicar los Autofiltros colocando nuestro cursor en
cualquier celda del rango de datos a utilizar y desde la
herramienta Ordenar y filtrar del grupo Modificar en la ficha de
Inicio haciendo clic en la opcin Filtro o mediante la herramienta
Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Cualquier de
las dos opciones agregara en la primera fila de nuestros datos los
botones de filtro.
28
La opcin Filtrar por color muestra las opciones disponibles para filtrar usando
colores de fuente, clores de celda o iconos que se hayan aplicado a los
datos de la columna.
Cuando el dato a filtrar sea un texto se podrn utilizar los caracteres comodines
*y? para establecer los criterios. Para los datos numricos estar disponible la
opcin Diez mejores que permite filtrar los valores seleccionando cierta
cantidad o porcentaje de los mismos ya se los ms altos o los ms bajos.
29
Avanzados
Para realizar filtros ms complejos que no se puedan lograr con los Autofiltros
utilizaremos los Filtros avanzados. Para utilizar los Filtros avanzado
previamente deberemos de preparar un rango de criterios. Criterios es el
rango que condiciona el filtro. Debe incluir al menos dos celdas (una sobre la
otra). En la celda superior se especifica el nombre de la columna que usaremos
para condicionar el filtro y en la celda inferior se indica el valor o criterio que
usaremos como condicin.
Deberemos de hacer clic en la herramienta Avanzadas del grupo Ordenar y
filtrar de la ficha Datos para abrir el cuadro de dialogo Filtro avanzado. En el
deberemos de indicar cul es el rango que ocupa nuestra informacin en el
cuadro de texto Rango de lista (si colocamos previamente el cursor sobre
alguno de los datos la herramienta detecta todo el rango automticamente). En
el cuadro Rango de criterios indicaremos cual es el rango que ocupan los
criterios previamente preparados. Al hacer clic en el botn Aceptar los datos
sern filtrados usando la opcin que est activa de forma predeterminada
Filtrarla lista sin moverla.
Los criterios del Filtro avanzado pueden incluir ms de un dato para realizar el
filtro. Cada dato que se agregue hacia abajo acta como una condicionante O.
30
31
el
Vistas personalizadas
Las Vistas personalizadas permiten guardar un conjunto de valores de
visualizacin e impresin a los que se puede dar un nombre y se pueden
aplicar a un libro.
Se pueden crear ms de una vista del mismo libro para guardar una
configuracin de presentacin especfica como por ejemplo el ancho de
columnas, la altura de las filas, filas y columnas ocultas, selecciones de celdas,
configuracin de filtros y de ventana y la configuracin de impresin como por
ejemplo la configuracin de pgina, los mrgenes, encabezados y pies de
pgina y configuracin de la hoja de una hoja de clculo para poder aplicar
dicha configuracin rpidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario.
Tambin puede incluir un rea de impresin especfica en una vista
personalizada.
Puede crear varias vistas personalizadas por hoja de clculo, pero slo se
puede aplicar una vista personalizada a la hoja de clculo que estaba activa
cuando cre la vista personalizada. Si ya no necesita una vista personalizada,
puede eliminarla.
32
33
VALIDACIN
VALIDACIN
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la forma de
aprovechar la herramienta Validacin.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
validacin.
validaciones.
en las validaciones.
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
plicar validaciones en la hoja de
clculo.
34
Validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional en el sentido de
que nos permite detectar ciertas caractersticas en los datos. La validacin
permite definir cuales datos sern aceptados como vlidos o cuales de los
datos ya existentes son vlidos. Incluso puede mostrar un mensaje de entrada
y de error si un dato entrante no es vlido.
Para aplicar una validacin seleccionamos la celda o celdas que queremos
validar y accedemos a la ficha Datos y hacemos clic en el botn Validacin de
datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos. Un clic en su
parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Validacin de datos,
si damos clic en su parte inferior muestra una serie de opciones.
Tipos de validacin
En el cuadro de dilogo Validacin de datos podremos elegir entre varios
tipos de validacin. El cuadro combinado Permitir muestra las opciones
Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y Personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo
permitir nmeros enteros en las celdas que se estn validando, si el usuario
intenta escribir un nmero con fraccin decimal, se producir un error.
35
36
Mensaje de error
La ficha Mensaje de error nos permite establecer un mensaje personalizado
que deseamos se muestre al usuario cuando introduzca en las celdas un valor
incorrecto (en lugar del mensaje preestablecido)
.
En realidad la parte importante de esta ficha es la opcin Estilo que permite
cambiar el estilo Grave que hace que la validacin sea estricta por los estilos
Advertencia o Informacin que permiten que las validaciones sean flexibles.
En el mensaje de error no solo cambiara el cono del aviso sino que adems
cambian los botones del mensaje de error.
37
38
39
CONSOLIDACIN DE DATOS
CONSOLIDACION DE DATOS
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la forma de
obtener una consolidacin.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
Excel 2010.
consolidacin por formulas.
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:
Consolidacin.
consolidar.
40
Consolidacin de datos
Consolidacin por posicin
Para consolidar datos de diferentes hojas del mismo libro
o incluso desde otros libros podremos usar la herramienta
Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Herramientas de datos.
El cuadro de dialogo que abre la herramienta nos permite
especificar qu operacin queremos aplicar al momento de
realizar el consolidado. En el cuadro combinado Funcin
se sugiere Suma como la operacin predefinida pero se
puede cambiar por alguna de las funciones de uso ms frecuente. Puede usar
cualquiera de las funciones Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto,
Contar nmeros, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
Con la herramienta Consolidar puede combinar informacin procedente de
hasta 255 hojas de clculo de apoyo en una hoja maestra.
En el cuadro de texto Referencia deberemos especificar uno a uno los rangos
que queremos consolidar y los iremos agregando al cuadro de lista Todas las
referencias mediante el botn Agregar. De sr necesario se eliminaran los
rangos especificados con el botn Eliminar.
41
Excel buscara cada dato numrico en las todas hojas identificndolo por los
rtulos que le acompaen (primera fila y/o primera columna del rango).
42
Vale la pena aclarar que en este tipo de frmulas se puede aplicar cualquier
tipo de operacin y que los datos que tomamos pueden ser de diferentes
celdas en cada hoja. Por otra parte este tipo de frmulas es ms fcil crearlas
apoyndonos con el mouse para ir seleccionando los libros, hojas y celdas
que contienen los datos.
Consolidacin con frmulas 3D
Otro tipo de frmula que nos puede ayudar a realizar consolidaciones es la que
incluye referencias de tipo3D. Esta referencia la utilizamos para hacer
referencia a celdas que ocupan la misma posicin en un rango de hojas. La
referencia 3D se puede hacer a una celda o a un rango de celdas y siempre
va precedida de un rango de hojas (hoja inicial y hoja final) que se unen
mediante dos puntos (:) y esto se une a la referencia de celdas con el signo de
admiracin
(!)
por
ejemplo
=SUMA(Hoja1:Hoja10!B15)
o
=PROMEDIO(ENERO 1:ENERO5!D5:D32) (si el nombre de la hoja inicial o
la hoja final contienen espacios se requiere escribir este entre apostrofes).
Generalmente usamos este tipo de referencias en combinacin con algunas
funciones de Excel 2010 (SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR,
CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA,
DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA).
43
Para poder usar este tipo de referencia es necesario que se cumplan dos
condiciones. Que la formula opere (por lmenos en su parte 3D) en la misma
celda en todas las hojas a las que se har referencia
Para escribir este tipo de formula o referencia 3D daremos clic en la hoja inicial
que contiene el dato a operar y a continuacin daremos clic en la celda que
contiene el dato. Presionaremos la tecla mayscula mientras seleccionamos la
ltima hoja que vamos a operar. Terminaremos presionando la tecla Enter.
Las hojas para la referencia 3D se deben colocar juntas. Si movemos alguna
hoja dentro de este grupo tambin se incluir en el clculo de la formula 3D. Si
se mueve fuera del grupo sus valores dejan de tomarse en cuenta.
44
GRAFICOS
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las
caractersticas de los diferentes tipos de grficos que se pueden
agregar a las hojas de Excel 2010.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
GRFICOS
Excel 2010
aplicar a los grficos en Excel 2010
usar en Excel 2010
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:
2010
Excel 2010
45
Grficos
Creacin de grficos
Una de las principales tareas que realizamos en Excel 2010 es la creacin de
grficos. Cualquier conjunto de datos numricos se puede mostrar de una
manera visual que permita mostrar de forma fcil y directa las ideas que
queremos transmitir. Cualquier rango de valores puede ser la base para
nuestros grficos. Adicionalmente puede agregarse una fila y/o una columna de
textos que se utilizaran para rotular las diferentes partes del grfico.
Al crear grficos en Excel es importante que identifiquemos a los elementos
que los integraran. Estos elementos pueden ser diferentes entre los distintos
tipos de grfico.
: Elemento
rea del grafico
rea de trazado
Eje horizontal (Categoras)
Titulo
Leyenda
Serie(s)
Funcin
Es el rea total que ocupara el grafico, sobre
esta rea se encuentran todos los elementos
que lo integran.
Es el rea sobre la cual se dibuja el grafico
Eje que se encuentra en la parte inferior
sobre el cual se distribuirn los puntos u
ocurrencias del grafico (Categoras).
Eje que se encuentra en la parte izquierda.
Muestra la escala que se utiliza para medir
la informacin. Da valor a cada elemento de
los datos que queremos graficar. (Series).
El ttulo principal del grfico.
Nombre de cada serie de datos que se
muestra sobre el grafico.
Conjunto de datos a mostrar en el grfico.
46
47
Las herramientas del grupo Datos por su parte permiten convertir las series en
categoras y viceversa con el botn Cambiar entre filas y
columnas y redefinir la seleccin de datos del grfico con
el botn Seleccionar datos. El grupo Diseos de grafico
nos ofrece una serie de diseos preestablecidos como
sugerencias de formato mientas que el grupo Estilos de
diseo presenta una serie de formatos o estilos que podemos aplicar al
grfico.
48
49
Minigrficos
Una novedosa innovacin en la versin 2010 de Excel es
la aparicin de los Minigrficos. Mediante los
minigrficos se pueden mostrar en una sola celda o en
un conjunto de celdas grficos simplificados de los datos.
Para crear minigrficos deberemos seleccionar los datos
que queremos graficar y haremos clic en cualquiera de las tres herramientas
Lnea, Columna o Ganancia o perdida del grupo Minigrficos en la ficha
Insertar.
En el cuadro de dialogo que aparece deberemos de seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos que queremos graficar y el rango de celdas que
contendrn los Minigrficos.
50
Finalmente
el
grupo
Agrupar
contiene las herramientas Agrupar,
Desagrupar, Borrar y Eje (para
configura los ejes vertical y horizontal de los minigrficos).
51
TABLAS DINMICAS
TABLAS DINAMICAS
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las ventajas de
utilizar las Tablas Dinmicas en Excel 2010.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
Identificara las caractersticas que se pueden configurar en los
campos de la Tabla dinmica en Excel 2010
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
2010
Tablas dinmicas.
dinmicas.
Los conocimientos para crear grficos dinmicos
52
Tablas dinmicas
Crear Tablas dinmicas
Una Tabla dinmica consiste en un resumen interactivo de un conjunto de
datos, que se agrupan y organizan automticamente generando resultados y
con opcin a ser filtrados. Es una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de datos.
Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...
En la ficha Insertar dentro del grupo Tablas est el botn Tabla
dinmica. Un clic en su parte inferior nos muestra un men con
dos opciones Tabla dinmica y Grafico dinmico lo que nos
permite elegir qu es lo que queremos crear (todo grafico
dinmico est ligado y de pende de una tabla dinmica). En su
parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Crear tabla
dinmica. El cuadro de dialogo muestra los parmetros necesarios para crear
la Tabla dinmica. Los datos a analizar pueden ser de alguna fuente externa
de datos y la tabla se podr colocar en una hoja nueva o en una ya existente.
53
Tambin podremos arrastrar cada campo a los recuadros que estn en la parte
inferior del panel Lista de campos de tabla dinmica que representan a las
cuatro reas de la tabla dinmica.
Si preferimos trabajar en la Tabla dinmica con la modalidad de versiones
anteriores para arrastrar los campos directamente a la Tabla dinmica
deberemos habilitar la opcin Diseo de tabla dinmica clsica en la ficha
Mostrar en el cuadro de dialogo Opciones de tabla dinmica que podemos
abrir desde el botn Opciones que se encuentra en el grupo Tabla dinmica
de la ficha Opciones en las Herramientas de tabla dinmica.
54
55
Nombre de la Tabla
Dinmica
Opciones
Tabla Dinmica
Muestra el nombre de la Tabla
Campo Activo
Dependiendo donde este el cursor muestra la informacin del campo como es
su frmula o simplemente su nombre
56
Configuracin de Campo
Agrupar Seleccin
Desagrupar
Agrupar Campos
Ordenar y filtrar
Ordenar
Ordena la informacin en forma ascendente
o descendente y permite aplicar la
segmentacin de datos
Datos
Actualizar
57
Acciones
Borrar
Seleccionar
Mover Tabla Dinmica
Clculo
Resumir valores por
Mostrar valores como
Campos elementos y conjuntos
Herramientas
Grfico dinmico
Mostrar
58
Mostrar
Lista de Campos
Botones
Encabezados de Campos
Subtotales
Totales generales
Diseo de informe
Filas en blanco
59
Conjunto de estilos
predefinidos para
aplicar a la tabla
Configuracin de campos
Todos los campos que se integran en la Tabla dinmica se podrn ajustar o
configurar para que la informacin mostrada se adapte a nuestras necesidades.
Esto sobre todo se aplica en los campos del rea de valores. En el rea de
valores como en cualquier otra rea de la Tabla dinmica se pueden colocar
varios campos cada uno de los cuales mostrara automticamente un
resultado. Estos resultados, su apariencia y la interpretacin que le
queremos dar se puede modificar si configuramos el campo. Para configurar
cada campo podremos:
Configuracin de campo de la seccin Campo activo en la
ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla dinmica.
Resumir valores por y Mostrar valores como de la
seccin Clculos en la ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla
dinmica.
Entre los cambios que principalmente aplicamos a los campos en el rea de valores
estn el cambio de la funcin u operacin que aplica, cambio en su nombre y el
cambio en el formato numrico que muestran lao valores.
60
Al poder hacer los cambios en los campos se podr colocar un mismo campo
tantas veces como queramos para que sobre l se muestren diferentes caculos
y/o interpretaciones.
Agregar campos calculados
Una funcin sumamente importante en las
Tablas dinmicas es la posibilidad de agregar
campos calculados. Los campos calculados
son campos creados por el usuario en donde
se puede especificar alguna frmula adicional
para reflejar en la Tabla dinmica.
Para crear un campo calculado usaremos la
opcin Campo calculado que muestra el botn Campos, elementos y
conjuntos que est en el grupo Clculos de la ficha Opciones del conjunto de
Herramientas de tabla dinmica.
Deberemos de signar el nombre que tendr el Campo calculado o aceptar el
que aparece sugerido y en el cuadro de dialogo que aparece deberemos de
escribir la frmula que deseamos aplicar. Como cualquier frmula dentro de
Excel esta inicia con el signo e igual (=) y a continuacin se establece la
operacin. Para agregar a esta campos de la Tabla dinmica bastara con
escribir el nombre del campo requerido o tomarlo de la lista de Campos (doble
clic directo o se selecciona y clic en el botn Insertar campo).
61