PROPUESTA

DE

MEJORAMIENTO

LOS

PROCEDIMIENTOS

DE PAGADURIA DE LA DIRECCION REGIONAL DE

EDUCACION JUNIN

La Direccion Regional de Educacion Junin, es una institucin pblica que maneja

recursos el estado y especficamente la oficina de pagaduria, es el encargado de
recaudar dinero y dems servicios a los que tienen acceso los usuarios.
Por este motivo, es necesario mejorar los procesos que se realizan diariamente, en
esta oficina, para cumplir con los objetivos de la institucin que se enfocan en
atender a los docentes activos y cesantes de igual manera a los proveedores de la
DREJ.
Se enfocar bsicamente en mejorar cada uno de los procesos existentes,
logrando disear procedimientos bien definidos para la oficina de Pagaduria de las
actividades diarias para el desempeo de las funciones que Sean de manera
eficiente, efectiva y eficaz.

ESENCIA DE LA PROPUESTA
El presente proyecto tiene Como finalidad proponer alternativas de mejoramiento a
los problemas encontrados en el diagnstico., en disear el organigrama
estructural y posicional de oficina de Pagaduria, proponer la misin y visin,
describir

las

funciones

que

tienen

cada

uno

de

los

empleados,

los

procedimientos que se utilizan para efectuar las recaudaciones segun el TUPA

(texto unico de procediemiento admintrativos), pagos (cheques), la emision de los
duplicados de boleta de pagos, el proceso que se efecta en el manejo de caja
chica.
La propuesta de mejoramiento a los procedimientos tiene un enfoque directo sobre
la oficina de pagadura y ventanilla de recaudadcion.
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
CONTROL INTERNO PROPUESTO PARA PAGADURIA
Bsicamente voy a describir los aspectos fundamentales que comprende la
investigacion realizada y a la aplicacin del mtodo cuestionario de evaluacin
del control interno, y que a travs de esta herramienta, pude concluir, existen
deficiencias administrativas de la oficina de Pagaduria, las cuales pueden mejorar
con la aplicacin de nuevos controles y en base a lo que est estipulado en las
Normas de Control Interno para el sector pblico.
A continuacin mencionar la esencia de la Propuesta de Mejoramiento del Control
Interno:
Disear la reestructuracin del Organigrama Estructural y de Posicin de
la oficina de pagaduria.
Describir las funciones y responsabilidades de la jefa de Pagaduria,
encargado de ventanilla de Recaudaciones, Pagador y el Archivador.

 Describir los procedimientos que se efectan en la ventanilla de Recaudacin de la oficina de pagaduria:

Recaudacin segun el TUPA, vigente de la DREJ.

Deposito del dinero recaudado a la cuenta bancaria de la DREJ.

Emision las boletas de pago a los docentes activos, cesantes y otros.

Describir los procedimientos que se efectan en el rea de Pagadura

Recepcin, anlisis e ingreso al sistema i n t e g r a d o de administracion financier (fase pagado), de Comprobantes de

Pago

Revisin del Comprobante de pago adjunto las boletas de venta y facturas de los proveedores de la DREJ.

Control de cheques.

Pago de Obligaciones de servicio de energia, servicio de internet, obligaciones sociales AFP, ONP.

Pago de Remuneraciones al personal CAS de la DREJ.

9
5

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA OFICINA DE PAGADURIA.

OFICINA DE PAGADURIA

ARCHIVO

VENTANILLA DE
RECAUDACIONES

EMISION DE
DUPLICADOS DE
BOLETAS DE PAGO

PAGADOR

9
6

O RGANIGRAMA DE POSICIN PROPUESTO PARA LA OFICINA DE PAGADURIA

OFICINA DE PAGADURIA
1 Jefe (a)

ARCHIVO
1 Archivador

VENTANILLA DE
RECAUDACIONES

1 Asistente de recaudacion
1 P racticante

EMISION DE
DUPLICADO DE
BOLETAS DE PAGO

2 Practicantes

PAGADOR
1 Pagador

Funciones y Responsabilidades
Como resultado de las investigaciones realizadas y a la evaluacin del control
interno, pude concluir que es necesario que los empleados de la oficina de
Pagaduria conozcan este documento ya que en el se encuentran, en forma
detallada, la misin, sus funciones, su responsabilidad y nivel jerrquico el perfil de
puesto y su competencia como profesional.
JEFA DE LA OFICINA DE PAGADURIA
Tiene Como misin dirigir y supervisar los procesos de recaudacin, vigilando la
aplicacin de la normativa legal vigente a fin de garantizar un eficiente y eficaz
servicio a los usuarios.
Sus funciones esenciales son:

Administrar la documentacin de la oficina

Efectuar arqueos de Caja.

Supervisar el trabajo en equipo.

Ingresar al Sistema Integrado de Administracion Financiera Fase Ingreso

Proponer y efectuar polticas de procesos de recaudacin y servicio al usuario

Efectuar depsitos bancarios

Elaborar informes tcnicos

Adicional a estas funciones tiene la responsabilidad de administrar la documentacin

de la oficina, supervisar a los practicantes, controlar los procesos, movilidad de
equipos de oficina y depsitos bancarios, de todo lo efectuado por el asistente de
recaudacion debe ser reportado a la oficina de planificacion y presupuesto.
9
8

PAGADOR
Tiene Como misin efectuar pagos de la institucin, brindando un eficiente servicio a
los proveedores y aplicando la normativa vigente relacionado al area.
Sus funciones esenciales son:

Administrar el proceso de pagos

Atender a clientes internos y externos

Custodiar dinero y caja fuerte de la institucin

Efectuar y supervisar el proceso de transferencias

Archivar la documentacin

Al igual que los dems servidores pblicos debe existir comunicacin de todos los
procesos con el

Administrador y

personal de la oficina de planificacion y

presupuesto incluso realizar gestiones con los usuarios y proveedores, Banco de la

nacion, AFP y ONP.

ASISTENTE DE RECAUDACION.
La misin del asistente d e recaudador es efectuar la recaudacin de dinero
para trmites administrativo segun del TUPA y el sistema tecnolgico establecidos
a fin de brindar un eficiente servicio a los usuarios.
Sus funciones esenciales son:

Atender a clientes internos y externos

Analiza el texto unico de procedimientos administrativos (TUPA), apara el

cobro de tasas por servicios tcnicos y administrativos.

10
1

 Aplicar la tabla de descuentos para el cobro de duplicado de boleta de pagos.

Informar a los usuarios de los procedimientos administrativos que tipo de

trmite desea realizar.
Informar a los proveedores que deben hacer antes de Recepcionar sus
cheques de pago.
Analizar

las

resoluciones

directoriales

para

que

conozca

de

las

exoneraciones de pago y quines son los beneficiados.

Efectuar procesos de aperturas y cierres de caja

La actividad que desempea el asistente de recaudacion es: el 100% en la oficina;

debe existir comunicacin acerca de los procesos que l realiza con la jefe (a) de
pagaduria y personal de planificacion y presupuesto,
Su principal responsabilidad est en el proceso de recaudacin, mobiliario, equipos
informticos, dinero, cheques, entrega de boletas de pago.

PRACTICATE.
Su misin es mantener actualizada la base de datos del Sistema de duplicado de
boletas de pagos para que coordine con el Jefa (a), de Pagaduria esta informacin
realizada para los procesos de tramite de documentos.
Sus funciones esenciales son:

Atencion a los docentes activos y cesantes en la orientacion para que soliciten

duplicado de sus boletas de pago.
Mantener informacin actualizada sobre la cartera de cheques de los
diferentes proveedores.
10
2

 Entregar d e los duplicados de boletas de pago personalmente, en cada

usuario, previo presentacion de DNI vigente.
Recepcion de expeciente atraves del Sistema de documentos (SISGEDO).

10
3

ARCHIVADOR.
Su misin es dirigir, supervisar y controlar procesos de recepcin de la
documentacin existente, contribuir al control de la secuencia lgica de los archivos.
Sus funciones esenciales son:

Mantener un archivo fsico y automatizado de toda la documentacin

Llevar un control del ingreso de toda clase de documentos

Administrar de manera eficiente estos documentos ya que son el respaldo de

los procesos que ingresan a la oficina

de Pagaduria para efectuar los

pagos
Emitir de manera oportuna la documentacin solicitada por cualquiera de los
funcionarios de la oficina de pagaduria.
Custodiar toda la documentacin existente y las planillas de pago.

Separar documentos que sean emitidos por contabilidad, de los documentos

externos emitidos por los diferentes proveedores

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
Para describir en forma detallada los procedimientos que se realizan tenderemos
Como base las funciones especficas que se realizan Como son: Oficina de Pagadura
y ventanilla de Recaudacin,
PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PAGADURIA

PROCEDIMIENTO: Ventanilla de Recaudacin cobros de acuerdo al TUPA.

RESPONSABLE
Asistente Recaudador

ACTIVIDAD
Emitir opinion de acuerdo al trmite
que vaya a realizar el usuario.
Apertura y cierre de la Caja es de
08:00 a 13:00 horas y de 14:30 a
15horas, durante todo del ao.
Por

la

usuarios

gran

afluencia

que

se acercan

de
a

pagar sus tasas administrativas para su

respective tramite
. Con respecto al Cobro e s acuerdo
al

TUPA

de

la

DREJ,

cumplimiento depago
de

para

el

por parte

los usuarios.

Establecer descuentos a los usuarios

que se aparan a la resolucion
directorial

para

la

exoneracion

parcial y total durante el ao.

Emite boletas de pago una vez que se
haya cobrado las remuneraciuones de
los a los docentes activos u cesantes
del ambito de la DREJ.

Flujograma del procedimiento

PROCEDIMIENTO: Ventanilla de Recaudacin cobros de acuerdo al TUPA.
VENTANILLA DE
RECAUDADORES

USUARIOS

JEFE (a) DE PAGADURIA

INICIO
Recaudar, entrega
y
cobrar
segun
del
TUPA.

Ventanilla
Recepcionar
los 1diferentes documentos
Emitir la boletas de
pago y firmas de
planillas.
Ventanilla 2, 3
Realiza
toda
Aperturar la Caja de
clase
de
tramites
08:00 a 15:30 horas
internos.
todos los meses del
ao.
Otorgar exoneraciones
segun las
Acudirde
a lapago
oficina
resoluciones
Pagaduria
directorales.

Emitir el
comprobante
de pago.

Recepciornar los
c/p

Recaudar en efectivo
Paga
del
dinero diario.

Finalizar las
activi dad es de
ventanilla.

Emitir informacin de lo
recaudado

Revisar la informacin

FIN

PROCEDIMIENTO: Entrega de los valores recibidos por cada una de las cajas
al Jefe de Recaudacin.

RESPONSABLE
Recaudadores

ACTIVIDAD
Otorgar un formulario denominado ENTREGA
DE CAJA. (Ver anexo 14), en el que se
detalla

los

billetes,

monedas,

recaudados en el da, as

como

cheques
tambin

valores de garantas las mismas que son

depositados
Jefe de Recaudacin

en

forma

separada

la

recaudacin.
Realizar el cuadre de la caja, se imprime el
reporte RECAUDACIN. (Ver anexo 15), y se
establecen diferencias en sobrante, faltante o
cuadre.
Imprimir el reporte INGRESO DE TTULOS
COBRADOS POR CONCEPTO. (Ver anexo
16),
en el que se detalla los ttulos cobrados en

Recaudadores

cada una de las cajas, este reporte cuadra

con el de RECAUDACIN.
En el caso de cobro de impuestos con tarjeta
de crdito se imprime tambin el reporte
RESUMEN DE TTULOS COBRADOS. (Ver
anexo 17),
(tarjetas de crdito) y se adjunta una copia de
los vouchers del da.
En el caso de cobrar garantas se adjunta
una copia del ttulo generado. (Ver anexo 18).
Para la recaudacin de la caja de especies
se
imprime el reporte VENTA DE FORMULARIOS.
Como reportes generales para el cuadre

CONCEPTO en el que se desglosa a nivel

general los ttulos; as tambin el RESUMEN DE
RECAUDACIN DIARIA. (Ver anexo 19), por:
Jefe de Recaudacin

ttulos tributarios, ttulos no tributarios, fondos

ajenos, especies.
Con estos formularios se procede al llenado del
formulario

RESUMEN

GENERAL

DE

RECAUDACIN. (Ver anexo 20), en el que se

detalla la distribucin de los fondos y los valores
de caja entregados.
Se llena un formulario llamado MUNICIPIOS.
(Ver anexos 21 y 22), EXCEPTO IESS emitido
por el Banco Central del Ecuador y las papeletas
de depsito del banco depositario.
Inmediatamente de la recaudacin se procede a
efectuar el depsito en el Produbanco, para lo
cual no posee un servicio de transporte de
valores, sino que la Jefe de Recaudacin lo hace
Tesorero

personalmente.
Recepta las papeletas emitidas por el banco y
todos

los

documentos

que

respaldan

las

recaudaciones diarias el Tesorero revisa, y una

vez efectuado este proceso se envan los mismos
al departamento contable para la respectiva
contabilizacin.

Flujograma del procedimiento

PROCEDIMIENTO: Entrega de dinero recibidos por cada una de las ventanillas para del deposito
al banco.
RECAUDADOR

INICIO

ASIST. DE
RECAUDACIN

JEFE (a) DE
PAGADURIA

Receptar el formulario
Entrega de Caja.

Efectuar un arqueo de Caja,

analizar los cheques.

Imprimir el Reporte
RECAUDACIN.

Establecer diferencias
Cuadre de
Caja?

NO

SI
Imprime el reporte:
INGRESO DE DINERO
COBRADOS SEGUN EL
TUPA.

Detallar ingresos
cobrados en
caja.
Si el cobro es por
certificado de estudios de
centos educativo hace lo
siguente:

REPORTES DE VENTA DE
FORMULARIOS Y
FORMATO DE ESTUDIOS
COBRADOS.
Formatocertificados de
esturdios generado1

Analizar el cobro pagados

por diferentes conceptos.

Con los formularios.

Resumen de
dinero
cobrados,
Resumen
de
ingresos cobrados por conceptos
diferentes
y
Resumen
de
recaudacin diaria se procede al
llenado del formulario.

RESUMEN GENERAL DE
RECAUDACIN.

Llenar el formulario denominado

depsito
para
DREJ
y
las
papeletas de depsito al banco de la
nacion.

Revisar
la
informacin

FIN

PROCEDIMIENTO: Recepcin, anlisis e ingreso al Sistema Integrado de

Administracion Financiera de los COMPROBANTES DE PAGO fase pagado
RESPONSABLE

Contabilidad

Pagadura

Administracion

ACTIVIDA
D
Emiten toda la documentacin
de
Respaldo que soporta el pago.
Desde que ingresa la factura hasta
el pago, el proceso se demora una
semana aproximadamente.
Receptar los Comprobantes de
Pago.
Antes de proceder a ingresar
los pagos en el Sistema
Integrado de
Administracion Financiera
la pagadora revisa que todos los
pagos a
procesar estn
debidamente soportados caso
contrario devuelve a Contabilidad
Para
las correcciones necesarias
y se observa la entrega de
comprobantes de pago para tener
constancia de la devolucin de los
documentos.
E l Sistema de Pagos, e s una
para el registrador que en este
caso est emitido para el Tesorero
y otra para la jefa de lam oficna de
pagadruia.
Una vez revisado y con la
conformidad en la documentacin
de los pagos, se procede al
ingreso de cada uno al SIAF. Fase
pagado
Recibe mediante correo electrnico
la informacin emitida por el
Pagador
para
que
tenga
conocimiento y apruebe los pagos.
Si en el da no aprueba los mismos
son reversados y se debe ingresar
nuevamente para la aprobacin de

Flujograma del procedimiento

Recepcin, anlisis e ingreso al Sistema Integrado de Administracion
Financiera de los COMPROBANTES DE PAGO fase pagado

CONTABILIDA
D

PAGADURA

ADMINISTRADOR

INICIO

Emitir toda la
documentacin
de respaldo que
soporta el pago

Receptar los
comprobantes de pago.

Revisar que los pagos

estn con todos los
documentos de respaldo

Sirve Como constancia

en el caso de devolucin
de documentos al Ofic.
de contabilicad

NO
Documentacin
completa?
SI
Ingresar la informacin al
sistema de pagos del
Banco de la nacion.
Existen
dos
coordenadas para el
ingreso al sistema de
pagos
el
primero
emitido al pagador y
el
otro
para
el
autorizador que es el
administrador.
Analizar
la
Documentacin y se procede al ingreso de c/u al
Sistema SIAF fase pa

Receptar la
informacin
Aprobar los
pagos?
SI

Efectuar el pago
FIN

PROCEDIMIENTO: Revisin del Comprobante de cargas sociales AFP ONP

RESPONSABLE
Administracion

ACTIVIDA
D
Receptar los requerimientos que
tenga cada unidad de la institucion
Solicitar mediante memorando a la
oficina

de

presupuesto

la

disponibilidad presupuestaria.
Presupuesto

Emitir

la

confirmacin

de

la disponibilidad
presupuestaria y enva el nmero
Contabilidad

de partida presupuestaria. Recibir

todos los

documentos

de respaldo de cualquier
proceso. En el que consta la
Disponibilidad Presupuestaria,
titek, elabora el Comprobante de
cargas socilaes y elActa
Pagadura

Entrega

Recepcin.
Receptar toda la documentacin,
para

legalizar

los

formularios,

verificar que todo est completo.

Recibir todos los respaldos del
proceso de adquisicin, analiza que
todo

est

completo

que

el

Comprobante de c a r g a s sociales
este con la respectiva informacin,
legaliza la documentacin con la
firma

del encargado de PDT y

procede
finalmente

efectuar
archiva

autorizaciones de pago.

el pago y
todas

las

Flujograma del procedimiento

PROCEDIMIENTO: Revisin del Comprobante de cargas sociales AFP

ONP
ADMINISTRATIV
A

PRESUPUESTO

CONTABILIDA
D

PAGADURA

INICIO

Solicitar disponibilidad
presupuestaria

Emitir
un
Memorando
con
respecto
a
lo
solicitado

Receptar la
documentacin

Obtener
totales
por
cada
Llenar
formularios de
pago de
cargas soc.

Recibi
r
formulari
os

Legalizar
formularios

NO
Documentacin
completa?

SI
Revisar
documentacion

Llamar al
proveedor

Legalizar
documentaci
n con la
firma

Efectuar
el
pago
FIN

Misin Propuesta
Contribuir con el desarrollo integral de la institucion mediante la aplicacin de la
normativa legal vigente, logrando un ptimo recaudo de tasas administrativas
segun el TUPA y brindando un servicio de calidad la usuario.
Visin Propuesta
Hasta el 2016 la Oficina de Pagaduria contar con talento humano capacitado,
personal involucrado con los objetivos institucionales y con el desenvolvimiento de
sus funciones de forma eficiente, eficaz y efectiva.

CONCLUSIONES
1. La oficina de pagaduria constituye una de las reas ms importantes dentro
DREJ, porque desempean funciones elementales que dan por terminado un
proceso, y prcticamente est en el recaudo de los diferentes conceptos que
se paga, revisin y anlisis de la documentacin utilizando como elemento la
informacin y control, efectuar los pagos, mantener una comunicacin con los
diferentes proveedores, custodia de cheques,. Adems la oficina de pagaduria
debe establecer una comunicacin constante con el administracion, tesoreria,
contabiliadad con la finalidad de establecer polticas respecto a cada una de sus
funciones, controles que respalden la informacin financiera y optimicen recursos
econmicos, materiales y humanos.

Solamente a travs de esta evaluacin se puede precisar los errores, identificar

a los responsables y corregir las fallas, con el propsito de que la institucin se
encuentre encaminada de manera Segura y que cada uno de los controles sea
de utilidad para alcanzar los objetivos planteados.

La propuesta que se realiz a la Estructura Orgnica y de Posicin de la oficna de

pagaduria, fue con la finalidad de que cada uno de los funcionarios tenga
conocimiento del cargo que desempean y de la posicin jerrquica que ocupan
dentro de la oficina

2. La propuesta de la misin y la visin, ser de utilidad en pagaduria, porque

cada uno de los funcionarios ejecutar sus actividades en base a la razn de ser
de la insrtitucion, proyectndose siempre a alcanzar las metas planteadas con
relacin al beneficio de la comunidad.

16
0

16
1