I.

PROCESOS MISIONALES

1. SERVICIO DE AGENCIAMIENTO MARTIMO

Global Shipping Agencies defini los procesos necesarios para garantizar la prestacin
del servicio y asegurar el mantenimiento y mejora del sistema de gestin integral. El
Mapa de Procesos de la compaa muestra la interaccin de todos los procesos,
teniendo en cuenta que los principales elementos de entrada son los requisitos legales y
reglamentarios del cliente; los cuales se cumplen a travs de la adecuada prestacin de
sus
servicios.
En primera instancia, se establece el proceso de Planificacin, el cual seala las
directrices y lineamientos para todas las actividades que se desarrollan en la
organizacin
y
es
considerado
de
carcter
Estratgico.
A partir de stas directrices se desprende la necesidad de disponer los recursos
necesarios para la adecuada prestacin de los servicios tales como: Infraestructura,
ambiente de trabajo, talento humano, servicios adquiridos y con la identificacin de
oportunidades de mejora necesarias para la prestacin del servicio de los procesos
misionales: Comercial GSA, Importaciones GSA, Exportaciones GSA y Proceso
Econmico del Servicio Martimo. Estas actividades se soportan mediante los procesos
de apoyo: Proceso Jurdico, Proceso Gestin del Talento Humano, Proceso Tecnologa
de la Informacin y Comunicaciones, Proceso Administrativo y Proceso Mejoramiento
Continuo.
De esta manera, se implementa el ciclo de planear, hacer, verificar y actuar, como
principio fundamental que garantiza la implementacin y mejora continua del Sistema de
Gestin Integral. Finalmente como elemento de salida posterior a la gestin del servicio,
la Organizacin vela por lograr la satisfaccin de sus clientes, verificando que las
operaciones se hayan ejecutado bajo el cumplimiento del marco legal y contractual.

1.1 COMERCIAL
El proceso tiene como objetivo garantizar la eficacia de la gestin comercial de GSA en el
mercado Colombiano de Transporte de Carga Martima, adicionalmente controla el ingreso y
seleccin de los clientes a travs de directrices de seguridad y calidad, estableciendo los
requisitos necesarios para la prestacin del servicio.
Ver caracterizacin Comercial GSA

1.2 IMPORTACIONES

Tiene como objetivo establecer una metodologa clara y eficaz para el desarrollo del proceso
de importacin de mercancas va martima, cumpliendo con los requisitos establecidos por su

representado EVERGREEN, los usuarios del servicio y con la normatividad vigente del pas,
dando el soporte y la asesora requeridos para el desarrollo de la operacin.
Ver caracterizacin Importaciones GSA

1.3 EXPORTACIONES
Tiene como objetivo establecer una metodologa clara y eficaz para el desarrollo del proceso de
exportacin de mercancas va martima, cumpliendo con los requisitos establecidos por su
representado EVERGREEN, los usuarios del servicio y con la normatividad vigente del pas,
dando el soporte y la asesora requeridos para el desarrollo de la operacin
Ver caracterizacin Exportaciones GSA

1.4

PROCESO ECONMICO DEL SERVICIO MARTIMO

Tiene como objetivo garantizar la facturacin, cobro y recaudo efectivo de los servicios prestados
por la compaa, mediante la atencin adecuada a los clientes, generando un servicio satisfactorio
para el cliente interno y externo.
Ver caracterizacin PES Martimo

4. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO

Los procesos Importaciones y Exportaciones administran y controlan los

proveedores operativose a travs del rea de Contenedores EQC, en las
Unidades de Negocio que necesiten de estos servicios, de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento Compras y Procedimiento Anlisis Financiero
Clientes y Proveedores de esta forma aseguran que los proveedores que prestan
sus servicios, cumplen con los requisitos de visita domiciliaria, acuerdo de calidad
y seguridad, verificacin en la Lista Clinton, documentos legales, entre otros,
necesarios para garantizar la confiabilidad del proveedor.
5. PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO

La metodologa para fortalecer el estudio de clientes que ingresan a la

Organizacin con el fin de prevenir, detectar, controlar y minimizar riesgos
comerciales, financieros, de servicio entre otros que puedan estar vinculados con
actividades ilcitas o que no brinden garantas financieras a la Organizacin se
encuentran
en
el
Procedimiento
Gestin
Comercial.
Los funcionarios conocen el Procedimiento Reportar Operaciones o Actividades
Sospechosas el cual establece el mecanismo para reconocer y reportar de forma
oportuna las operaciones o actividades sospechosas. El nombramiento del
Empleado de Cumplimiento de acuerdo a la Resolucin 285 de la UIAF se realiz
mediante acta de Asamblea General de Accionistas, con funciones definidas de
acuerdo al cargo. El Empleado de Cumplimiento realiza el reporte de actividades

sospechosas y reporte de operaciones en efectivo de acuerdo a lo establecido en

el Instructivo Reportes ante UIAF.
SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA, PROCEDIMIENTOS DE
SEGURIDAD

Desde el rea de Contenedores EQC, a travs de los controles que se

implementan con los proveedores operativos, se describen claramente en el
acuerdo de seguridad establecido con cada uno de ellos, los requisitos que se deben
tener en cuenta para el manejo de sellos de seguridad, entre ellos el cumplimiento de la
Norma ISO 17712, de la misma manera se describe la responsabilidad que tienen los
proveedores frente a la inspeccin de contenedores y dems requisitos necesarios para
garantizar y fortalecer la cadena de seguridad.

En los procedimientos Documentacin Importacin, Documentacin

Exportacin, Trfico, Contenedores Importacin y Contenedores Exportacin,
se describen las actividades de control para garantizar la seguridad de las
operaciones realizadas, as mismo se estipulan las actividades encaminadas a
la verificacin de informacin en todas las etapas de los procesos de
Importaciones y Exportaciones. Adicionalmente se cuenta con Sistemas
Tecnolgicos en done se conserva la identificacin de las operaciones por medio
de un nmero de BL que permite visualizar la trazabilidad y seguimiento de cada
uno de los procesos ejecutados. De esta manera tambin garantiza que la
informacin que se reporta a su representado Evergreen sea veraz de acuerdo a
los controles y revisiones efectuadas,