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ArchivoNacionaldelaRepblicadeCuba

ArchivoGeneraldelaNacin
delaRepblicaDominicana

Manual de procedimientos
para el tratamiento documental

MarthaMarinaFerriolMarchena
OlgaMaraPedierroValds
MarisolMesaLen
MercedesMazaLlovet

LaHabana
2008

Manua l de procedimientos pa ra el tra ta miento documenta l


MarthaMarinaFerriolMarchena,OlgaMaraPedierro Valds,
Marisol MesaLen,MercedesMazaLlovet,2008
Sobrelapresenteedicin,
ArchivoNacionaldelaRepblicadeCuba,2008
ArchivoGeneraldelaNacin,RepblicaDominicana,2008

ISBN(Cuba) 9789597196051

ArchivoNacionaldelaRepblicadeCuba
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www.agn.gov.do

Contenido

Introduccin/ 7
Captulo1.Lossistemasdearchivos/ 9
Sistema institucional de archivos, componentes de un sistema dentro de una
organizacin.
Captulo2.Losarchivosdeoficina/13
Organizacin del archivo de oficina, su ubicacin, funciones, atribuciones,
competencias. Instrumentos de control. Transferencias documentales.
Captulo3.Losarchivoscentrales/17
Funciones y atribuciones que competen a un archivo central. Identificacin del
organismo productor, las series y tipos documentales.
Clasificacin: orgnica y funcional. Instrumentos de control.
Captulo4.Lavaloracindocumental/29
Valores primarios y secundarios de las series documentales. Ventajas de la valoracin
documental las Comisiones de Valoracin.
Captulo5.Descripcinarchivstica/34
Instrumentos de descripcin.
Bibliografa/39
Glosariodetrminosarchivsticos/40
Anexos/46

Introduccin
El colectivo de autores somete a consideracin de los interesados esta propuesta
con el objetivo de estandarizar el desempeo de los encargados de los procedimientos
archivsticos en las administraciones segn las nuevas tendencias del tratamiento
documental en cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos y de
acuerdo con las normas vigentes en la materia en el pas.
Ha motivado su realizacin la necesidad de capacitacin y entrenamiento de recursos humanos
idneosenlaesferaarchivsticayladegestionarlosdocumentosantesuincontrolableacumulacinen
los sistemas gubernamentales, teniendo en cuenta, aspectos tan definitorios como las transferencias
primarias y secundarias y los plazos de eliminacin y acceso, tratados a partir de nuestra tradicin
archivsticaperorelacionadosestrechamenteconotrosejemplos,reflejodelaexperticiadecadaunode
losespecialistasquehanintervenido.
Elmanualcontienediferentesconceptosdecarctertcnicoqueseempleanenlosprocedimientos
describecadaunadelasetapasporlaquetransitaeldocumentodesdequesegeneracomoresultadodela
gestin de la administracin, el conjunto de caractersticas y factores que intervienen en la creacin,
gestin,ubicacin,eliminacindelosdocumentoseincluyelosmodelosderegistroycontrolautilizar,
unglosariodetrminosarchivsticosylabibliografaconsultada.

Captulo1

LosSistemasdearchivos
Es el conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin,
seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin,
tratamiento y difusin del patrimonio documental. Lo componen: los archivos, los
servicios archivsticos, la administracin de archivos, la legislacin archivstica y el
personal. 1
Para entender ms fcilmente el concepto, debemos partir de dos consideraciones
elementales que constituyen su base. Por una parte, el documento es el mismo desde
que se produce en la oficina como soporte fsico de una gestin determinada hasta que
es depositado en un archivo histrico, donde es considerado testimonio al servicio de
los ciudadanos y fuente primaria de investigacin.
En apoyo a esta afirmacin la Ley No 1 de Proteccin al Patrimonio Cultural, en
su artculo 1 expresa la determinacin de los bienes que, por su especial relevancia en
relacin con la arqueologa, la prehistoria, la historia, la literatura, la educacin, el
arte, la ciencia y la cultura en general, integran el patrimonio cultural de la nacin2 y
establece medios idneos de proteccin de los mismos, as como el decretoLey
221/2001 de 8 de agosto De los archivos de la Repblica de Cuba, que considera
como integrantes del Fondo Estatal de Archivos de la Repblica de Cuba a los
documentos de valor histrico o permanente, independientemente de que su
conservacin est a cargo de personas naturales o jurdicas.

Definicindesistema
Es un todo compuesto por partes que interactan entre s con una misma
finalidad. Por tanto, los elementos, las relaciones y los principios constituyen de esta
forma las unidades fundamentales en la definicin de un sistema.
La integracin y operacin de todo sistema requiere de cuatro componentes
bsicos independientemente de la naturaleza de su objeto y propsitos:
La estructura orgnica
El funcionamiento y operacin
Los recursos (humanos, materiales, tcnicos y tecnolgicos)
El marco legal de operacin.

Sistemainstitucionaldearchivos
Es el conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos
asignadosalcontrol intelectual y materialde la informacinproducida yutilizadapor
los organismos, que posibilita la implantacin de un Sistema Integral de Gestin de
: Hacia un diccionario de Terminologa Archivstica, 1997. p. 114.

1 ArchivoGeneraldelaNacin
2

Ministerio deJusticia: Ley #1 de Proteccin al Patrimonio Cultural, Gaceta Oficial de la Repblica de Cuba,
Edic.OrdinariaNo.29,16,08,LaHabana,1977..

DocumentosdeArchivos encargadodecontrolar losdocumento desde

el momento en
que son creados hasta que son destruidos o transferidos a otros archivos y que
comprende las fases de:
1. Creacin de documentos desde su origen, dejando sentadas las bases legales
para la participacin activa de los gestores de la administracin.
2. Desarrollo de una red de archivos que debe estar conformada por archivos de
oficinas, el archivo central y el histrico.
A manera de ejemplo se especifica, en lo sucesivo, lo dispuesto para el caso
cubano en el DecretoLey No. 221 de 8 de agosto de 2001, que dispone:
[] Artculo 3: Se crea el Sistema Nacional de Archivos integrado por el Archivo Nacional
de la Repblica de Cuba y por los archivos histricos, los centrales, los de gestin los
particulares, cuyos titulares decidan integrar sus documentos a los mismos y otros que
tengan bajo su custodia materiales especiales.
[]Artculo 20: Los archivos centrales son los correspondientes a las Asambleas del
Poder Popular, al Consejo de Estado, al Consejo de Ministros, a los Organismos y
rganos de la Administracin del Estado y al Tribunal Supremo Popular.
[] Artculo 23: Las instituciones relacionadas en el Artculo 20, que al momento de la
promulgacin de la presente norma no hubieren creado sus archivos centrales
dispondrn todo lo necesario para su establecimiento en el transcurso de un ao, con
posterioridad a la promulgacin del presente DecretoLey.

El sistema nacional de archivos se integra a partir de dos tipos de estructuras:


Estructura normativa: destinada a regular y coordinar la operacin integral del
Sistema. Disea las polticas, normas y procedimientos.
Estructura operativa: se integra a partir de diversas reas o unidades
documentales y archivsticas encargadas del funcionamiento del Sistema.
Este sistema estar constituido por todas las unidades que lo integran:
Ministros
Presidentes
Viceministros
Vicepresidentes
Direcciones
Departamentos
Empresas
Sucursales
Filiales
Delegaciones

Delosarchivosdelsistema
La teora archivstica habla de tres edades o etapas que integran el ciclo vital de
los documentos, desde que se producen en el archivo de oficina, hasta que se eliminan
o conservan permanentemente en los archivos histricos y que dan lugar a diferentes
categoras de archivos.
Estos documentos atraviesan distintas fases dentro del mismo proceso
(archivstico), segn su edad, en las que varan sus valores, el tratamiento que reciben
y el servicio que brindan. Este flujo constituye un sistema archivstico o un
subsistema, segn los casos. (Ver esquema No.1)

Edades o etapas:
La primera es de circulacin y tramitacin en que la documentacin est en el
archivo de gestin o de oficina, se guardan con carcter temporal cerca del funcionario
responsable de su manejo frecuente, mientras dure el trmite Su organizacin y
servicio forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
La segunda corresponde al archivo central en la que el documento o expediente
que testimonia la solucin del asunto tramitado sigue guardado pudiendo ser objeto
de consulta, pero no con la frecuencia de la etapa anterior.
La tercera corresponde al archivo histrico en la que el documento asume
categora de permanente por su valor cultural o informativo y es utilizado con fines de
investigacin.

EsquemaNo.1

EsquemaNo.2

10

Captulo2

Losarchivosdeoficina

Organizacindelarchivodeoficina
Los archivos de oficina dentro del ciclo se corresponden con la primera etapa de
vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dure la formacin de los
expedientes e incluso al terminar sta, si las necesidades de consulta son continuas.
Por norma general no deben ser custodiados por un perodo mayor de cinco aos.
El expediente es el documento principal de la administracin y constituye el
conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y
fundamento a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a
ejecutarla. Se forman mediante la agregacin sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias deban
integrarlos y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los funcionarios
encargados de su tramitacin.
Su organizacin, en esta primera etapa, determinar las posibilidades de
tratamiento de todas las dems y debe basarse en incluir como primer documento a la
instancia, solicitud u oficio que dio inicio al trmite administrativo o asunto a tratar,
los que se ordenarn siguiendo la cronologa de los hechos, de manera administrativa
(de abajo hacia arriba), es decir, el primer documento ser siempre el ms antiguo, las
comunicaciones deben ir junto a las respuestas y posteriormente se archiva la
documentacin que sirvi de base para resoluciones y rdenes. Los anexos de gran
volumen se agrupan en piezas separadas y los pequeos se unen a los documentos
con que se relacionan y se le adjuntan, adems, las hojas de trmite.
De igual manera se mantendrn diferenciados los distintos tipos de expedientes
en los que se materializan las competencias que tiene asignada la oficina productora,
unidos todos los documentos relativos al mismo asunto.
Para que una determinada unidad administrativa pueda ser considerada como
sujeto productor de documentos que forma un archivo de gestin, tiene que reunir los
siguientes requisitos:
1. Debe existir constancia de su creacin como unidad orgnica mediante
disposicin publicada ley, decretoley que establezca su
organizacin interna y el nivel jerrquico que posee dentro de la
estructura a la que pertenece, adems de competencias concretas que
determinen su actividad. Y contar, adems, con un funcionario
responsable (director, vicedirector, especialista).
2. Tener al frente una persona encargada de su organizacin y control
(secretaria).
La oficina llevar un control sobre los prstamos de documentacin a otras
dependencias de la organizacin con vistas a garantizar la integridad fsica de los
mismos.

Ubicacin
El lugar adecuado para el archivo de gestin se encuentra en la propia oficina,
mientras que la utilizacin de los documentos sea frecuente. Cuando las necesidades

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de consulta por parte de la administracin productora sean espordicas, podr


pensarse en el traslado al archivo central, en el que la documentacin permanecer
hasta que sus valores administrativos se atenen o se desarrollen otros que
determinen su conservacin permanente en un archivo histrico.
La documentacin debe conservarse en las unidades gestoras teniendo en cuenta las
siguientes condiciones:
Lugares que garanticen su custodia y confidencialidad.
En gavetas u otro mobiliario de archivo que responda al cuadro de
clasificacin.
En files que conforman un expediente de acuerdo a la serie documental.

Funcionesyatribucionesdelarchivodeoficina
a) Conocimiento de la estructura y funciones de la organizacin a la que sirven,
as como de las series documentales y tipos de documentos que producen sus
diferentes segmentos.
b) Organizacin y conservacin de la documentacin resultante de la gestin
administrativa sujeta a continua utilizacin y consulta de una oficina o de un
grupo de oficina.
c) Debe impedir la dispersin o eliminacin de documentos.
d) Suministro de la informacin que requiera la administracin a la cual
representan.
e) Suministro de la informacin requerida por los ciudadanos relacionada con los
documentos que custodia.
f) Preparacin de las tablas de retencin de los expedientes generados en la
unidad estructural a que pertenecen.
g) Cumplimiento de las normas establecidas por el archivo central en cuanto a
valoracin y transferencia documental.
h) Control del prstamo y recuperacin de los documentos o expedientes
solicitados mediante su registro.
i) Elaboracin de ficheros necesarios para recuperar fcilmente la informacin
j) Preparacin de las transferencias de acuerdo con las normas establecidas.

Elementosdequedebedisponerunarchivodeoficina

Cuadro general de las competencias que tiene asignada la unidad


administrativa y los tipos documentales en las que se materializan stas.
Manual de normas de procedimientos en el que se reflejarn tambin los plazos
de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los
archivos del sistema, de manera que se conozca la documentacin a transferir
al archivo central. (Debe ser redactado por el archivo central de cada
organismo).
ndices de materias, nombres, lugares geogrficos, institucionales, entre otros,
para recuperar la informacin contenida en distintos expedientes.
Cuadro de clasificacin de la documentacin que genera la oficina.
Instrumentos de control: libros de registro de entrada y salida, registro
topogrfico, libro de registro de prstamos a la administracin productora,
modelo de previsin o calendario de transferencias, relacin de entrega y
registro de transferencias.

LibrosdeRegistrogeneraldeentradaysalida
Es obligacin de los rganos administrativos llevar el asiento de todo escrito o
comunicacin que sea presentado en cualquier unidad, as como de cualquier otro
documento que salga de ella, para lo cual habilitar un registro que recoja el nmero
de orden correlativo, con la fecha exacta en que se produce la recepcin o salida, el
tipo de documento, procedencia, destino y extracto del contenido. Concluido el registro
del documento se enviar por correo o reparto interno del organismo dando inicio al
trmite administrativo del expediente.

12

Se contempla la posibilidad de llevar registros auxiliares en las distintas oficinas


siempre y cuando se realicen las comunicaciones oportunas a ambos Registros
Generales. (Anexos 1 y 2)
En un archivo de oficina es fundamental el dato de la localizacin fsica de la
documentacin para conocer, en todo momento, qu es lo que se custodia y sobre
todo, dnde se encuentra, de ah la importancia de llevar el Registro Topogrfico que
debe contar con datos de localizacin fsica, tales como edificio, planta, ala,
habitacin. Para completar esta informacin se deben numerar tambin los muebles:
estanteras, armarios, ficheros (de izquierda a derecha y de arriba a abajo). (Anexo 3)
Libro Registro control de prstamo: La oficina tambin debe llevar un control sobre
los prstamos de documentos que realice con otras oficinas de la propia
administracin y siempre a travs de una Solicitud de Prstamo. (Anexos 4 y 5)

Lastransferenciasdocumentales
Concepto: Procedimiento habitual de ingreso de fondos a un archivo una vez que
stos han cumplido el plazo de permanencia en el archivo al que estn integrados.
Este proceso, naturalmente, supone un estudio previo que determine los plazos de
prescripcin administrativa y el ndice de frecuencia de consulta de cada serie
documental. Previsin o Calendario de transferencias. (Anexo 6)
Su objeto final es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas y lograr que
todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente.

Delastransferencias
Transferir, por qu?
Dado el desarrollo de las administraciones contemporneas, unido al aumento
progresivo de la actividad humana y a la excesiva burocratizacin de los
procedimientos se ha producido un crecimiento exponencial de la documentacin que
obliga, una vez cumplido el perodo de tiempo en que debe permanecer en cada etapa,
a su transferencia al archivo correspondiente.
Transferir, qu?
Todos los documentos que hayan cumplido sus plazos de permanencia en el
archivo correspondiente.
Transferir, cundo?
Cuando la documentacin se encuentre lista segn las normas de procedimiento
establecidas. En ningn caso podrn trasladarse documentos sin identificar ni
valorar.
Transferir, cmo?
Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar su
existencia.
Comprobar que no falte ningn documento dentro de cada expediente y que
estn perfectamente organizados.
Si faltara algn documento o un expediente completo, debe aparecer
constancia de la persona que se responsabiliz con su salida para proceder a
su reclamacin y devolucin a su sitio, pues una vez transferido al archivo
central ser muy difcil su recuperacin.
Los expedientes deben ser transferidos en carpetas, libres de presillas, ligas o
cualquier otro tipo de materiales que puedan degradar el papel.
Los expedientes deben colocarse en cajas normalizadas (de cartn y PH
neutro), procurando que no quede ninguno dividido en cajas distintas.
Dar un nmero de orden consecutivo a todas las cajas, lo que permitir
identificar cada una de estas unidades en la descripcin de contenido que
aparece en el modelo Relacin de entrega.
Ser obligatorio entregar junto a la documentacin todos los instrumentos de
descripcin elaborados en el archivo remitente ndices, inventarios relativos
a la documentacin que se remite y debern ser consignados en el modelo de

Relacin de entrega.

El modelo de Relacin de entrega se enviar por triplicado al archivo receptor


antes de la transferencia fsica de la documentacin, que dar la autorizacin

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definitiva, una vez comprobadas las mismas. (De stas relaciones una se
entregar al Registro General de Fondos, otra al Registro de Organismos y la
tercera se devolver al archivo remitente).

Registro de transferencias: Est formado con el ejemplar de las relaciones de


entrega que el archivo central devuelve al archivo de gestin.
Relacin de entrega: Es un modelo de recogida de aquella informacin que se
considera imprescindible para la correcta identificacin y localizacin fsica de la
documentacin. Cada transferencia debe llevar ese modelo. (Anexo 7)
Registro General de Entrada de Fondos: Es el primer instrumento de control de la
documentacin, formado por las relaciones de entrega que describen cada una de las
unidades de instalacin y ordenado cronolgicamente por fecha de entrada. Se
realizar un asiento por cada ingreso que servir de prueba legal.
Entre todos los archivos de gestin o de oficinas debe existir una estrecha relacin
funcional con el archivo central pues es donde se rene y controla orgnicamente toda
la masa documental procedente de los mismos. Es aqu donde varios autores
coinciden en que se unen por primera vez todos los documentos, pero sin perder por
ello el principio de procedencia y el orden original, principios bsicos sobre los que
descansa la teora y practica archivstica.

PrincipiodeProcedencia
Principio fundamental de la archivstica que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Derivados del principio de procedencia son:
El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de
un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u
organismo productor.
El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que
sta debe reflejar sus actividades, reguladas por el procedimiento
administrativo.

14

Captulo3

Losarchivoscentrales
Coordinan y controlan el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y
renen los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y
cuando la consulta no es constante. Los archivos centrales tienen como misin
fundamental el estudio y valoracin de las series documentales, que en su conjunto
conforman el fondo de la institucin u organismo productor. En virtud de la normativa
vigente custodian documentos por un plazo de hasta 25 aos.
Se corresponden con la segunda etapa de vida de los documentos, son el eje
fundamental de control de todo el sistema y responsables de la aplicacin de las
normas de procedimiento.
El archivo central debe poseer un rea de depsito ubicada en el mismo inmueble
o cerca de la institucin a la que pertenece, para facilitar tanto el traslado de la
documentacin como su consulta, debe contar adems con un espacio de trabajo
constituido, al menos, por un despacho cercano al depsito, as como otro dedicado a
la atencin a los usuarios.
De manera general se tendrn en cuenta las siguientes normas generales que
tienen su base en el conocimiento de las caractersticas fsicas del patrimonio
documental y de las causas de toda ndole que afectan su conservacin.

Ubicacin
La eleccin de la ubicacin de un archivo o depsito debe responder a las
siguientes condiciones:
Ocupar el sitio ms adecuado del edificio.
No situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo as se evitar el efecto
de la accin directa del sol, fluctuaciones de temperatura, condensaciones que
se provocan de forma natural en el ciclo da/noche. Tampoco debe situarse en
los stanos por el riesgo de inundaciones y de humedad por capilaridad que en
estos lugares es mucho mayor.
Espacio con capacidad suficiente para albergar las distintas reas y su
aumento previsible.
Zona carente de ruidos molestos y vibraciones nocivas.
Se considerarn factores excluyentes la proximidad a ncleos peligrosos:
fbricas e industrias con vertidos contaminantes, instalaciones con riesgo de
incendio o explosin y posibles objetivos blicos. Se excluirn, adems,
emplazamientos prximos al mar, zonas pantanosas, ros o cualquier otro
donde pueda producirse inundaciones.

Caractersticasarquitectnicas

Estructura preferiblemente de hormign armado en casos excepcionales de


acero laminado.
En locales adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, stos
sern consolidados y tratados con productos ignfugos e insecticidas.
Los cierres al exterior sern con preferencia de piedra natural o artificial, de
ladrillo visto u otro material de fcil conservacin.
Las cubiertas sern inclinadas, dejando cmara de aire, con elementos
impermeabilizantes.
Los bajantes se colocarn en el exterior, por fachadas o patios.

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Dimensionesdelosdepsitos

Por trmino medio los depsitos ocupan el 60 % de la superficie construida.


No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben
llevarse a cabo, tanto ambientales como de seguridad y antiincendio.
Las medidas, segn las recomendaciones internacionales de seguridad,
debern estar entre 200 y 250 metros cuadrados, que con estanteras fijas
podran albergar unos 1 500 metros de documentacin. Ahora bien, si se
necesitaran ms espacios, se podra disponer de depsitos contiguos de las
mismas medidas, separados por muros y puertas cortafuegos. La altura
mxima de estos locales no debe rebasar los 2,50 metros, para evitar as,
las grandes masas de aire que facilitan la combustin.

Recomendaciones

Los locales deben tener una fuerte resistencia mecnica, dada las cargas que
soportar la estructura bajo el peso de la documentacin: Preferentemente con
un sistema de estanteras fijas de resistencia de 750 kg/m2. En caso de
almacenamiento compacto con estanteras mviles ser de 1 250 kg/m2.
Deben estar provistos de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante
dos horas.
Deben contar con puertas metlicas cortafuegos, cerraduras antipnico, que
resistan al menos una hora antes de deformarse.
Los muros exteriores tendrn medidas de aislamiento trmico e higromtrico
por lo que sern muros dobles con cmara de aire, fibras aislantes.
Los suelos sern de hormign (mejor calidad), resistente e ignfugo, cubiertos
con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y cualquier
agente agresivo.
Los huecos de las ventanas se abrirn preferiblemente hacia las fachadas de
menor insolacin e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes
o humedad.
La carpintera de las ventanas ser de aluminio anonizado o lacado, con
elementos practicables y de mximo hermetismo.
El acristalamiento de vidrio debe cumplir las siguientes caractersticas:
inastillable, absorbente de radiaciones (rayos ultravioleta), aislante trmico y
acstico.
Para prevenir inundaciones, las instalaciones hidrulicas no deben atravesar
estos locales bajo ningn concepto.

Cualquiera que sea el mobiliario que se adopte para el archivo, tendr que cumplir
determinadas caractersticas para la buena conservacin de los documentos:
Solidez, ya que la documentacin suma excesivos kilos de peso. En caso
contrario los estantes se curvan con el peso.
Acabado fsico: se ha de procurar que no tengan clavos, ngulos metlicos, ni
cualquier otro tipo de elemento que pueda producir agresiones a los
documentos.
Acabado qumico: lo ideal es que el mobiliario se pinte con anticorrosivo,
repelente de insectos y resistente al fuego. Hoy se recomienda el acero cromado
para las estanteras. En caso de que sean de madera (que no es recomendable
porque son fcilmente atacables por los insectos xilfagos) se aplicar algn
tipo de producto sellador para evitar los problemas derivados de las pinturas,
barnices y afectaciones por insectos.
Ventilacin: es fundamental para evitar la condensacin del aire en su interior.
Para ello se procurarn pequeos orificios en las cajas y estantes que permitan
dejar pasar el aire, pero que queden cubiertos por un filtro muy fino que
impida la entrada de insectos y roedores. Las estanteras fijas acostumbran a
estar abiertas y en el caso de los compactos, debe exigirse un modelo que tenga
aberturas para facilitar la ventilacin.
Comodidad: ha de ser cmodo y de fcil acceso.

16

En la determinacin del personal necesario para el funcionamiento de un archivo


central debe tenerse en cuenta el volumen total de sus fondos, as como la perspectiva
de crecimiento anual de ste y de su utilizacin.

Segn su volumen documental los archivos


pueden ser de tres grupos:
(en metros lineales de documentacin)
1. Conmsde500

2.

Entre250y500

3.

Hasta250

Personal tcnico segn volumen


documental en los archivos centrales

Ununiversitario
Dostcnicosdenivelmedio
Dosauxiliares
Un universitario
Dos tcnicos de nivel medio
Un auxiliar
Un universitario
Un tcnico de nivel medio
Un auxiliar

Instalacindeladocumentacinenelarchivocentral

Las cajas o legajos se ubican en el depsito segn el orden de ingreso para


aprovechar el espacio. Se colocarn de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.
Las cajas que contienen documentacin de conservacin permanente deben
colocarse separadas de las que contienen documentacin de conservacin
temporal.

Funcionesy atribucionesquecompetenaunarchivocentral
a) Coordina y controla el funcionamiento de sus sistemas de archivo. Sus fondos
constituyen fuentes de completamiento de los archivos histricos provinciales y
municipales y del Archivo Nacional de la Repblica de Cuba.
b) Recibe y registra la documentacin remitida por los archivos de gestin u
oficinas al vencerse los plazos de conservacin establecidos en las tablas de
retencin.
c) Recibe y registra los documentos provenientes de instituciones antecesoras,
instituciones liquidadas, organizaciones de subordinacin nacional, y de las
personalidades y otras instituciones vinculadas a los organismos con el fin de
conservarlas y utilizarlas como testimonio.
d) Garantiza el control, preservacin, valoracin y utilizacin de los documentos
hasta que sean trasladados al archivo histrico correspondiente.
e) Aplica principios prcticos y tcnicos de valoracin para que, transcurrido el
tiempo previsto en las tablas de retencin, proceda a la seleccin de los
documentos que se conservarn permanentemente en los archivos histricos y
a la eliminacin de aquellos que no poseen valores patrimoniales.
f) Vela por la conservacin de los fondos en adecuadas instalaciones atendiendo
al tipo de soporte que preservan, tanto en las oficinas, como en los depsitos
de archivos.
g) Organiza el trabajo para la creacin, conservacin y control del fondo de
seguridad de aquellos documentos de valor especial que tienen bajo su
custodia.
h) Orienta y controla el tratamiento archivstico de los fondos documentales.
i) Vela porque el jefe de la institucin apruebe los plazos de permanencia.
j) Elabora las actas de depuracin de expedientes por plazos de permanencia.
k) Confecciona un inventario para los documentos de ms de 10 aos de
permanencia.
l) Presenta las actas de propuestas de depuracin a las comisiones centrales y
nacionales de valoracin para su aprobacin.

17

m) Autoriza la destruccin de la documentacin segn los plazos previamente


autorizados.
n) Debe llevar los siguiente instrumentos de control:
Libro Registro general de entrada de fondos: formado por el ejemplar
original de las relaciones de entrega que describen cada una de las
unidades de instalacin, ordenado cronolgicamente por fecha de
ingreso (Anexo 8).
Registro de procedencias: Formado por la copia de la Relacin de
Entrega y agrupado dentro de cada procedencia segn orden
cronolgico de ingreso.
Registro topogrfico de los instrumentos de descripcin (Anexo 9)

Registro topogrfico del fondo documental (Anexo 10)

Solicitud de prstamo (Anexo 11)

Libro Registro de prstamos a la administracin, siempre a travs de una


ficha de solicitud. (Anexo 12)

Libro Registro de consultas a los investigadores, siempre a travs de una


ficha de solicitud (Anexo 13)

Repertorio (registro) de series documentales: Da a conocer cundo han


ingresado los diferentes fragmentos cronolgicos de cada serie,
signaturas de la ubicacin en los depsitos, volumen que tienen,
cundo se han transferido al archivo histrico, etc. (Anexo 14)
Relacin de entrega (Anexo 15).

Libro Registro general de salida (Anexo 16).

FasesdelTratamientoDocumental
Identificacindefondos
Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y
sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo, es decir, la primera fase intelectual de la metodologa
archivstica en que se profundiza en el estudio del sujeto productor y del tipo
documental.
Para ello es necesario conocer:
Fecha de creacin de la unidad administrativa.
Cambios de estructura.
Instituciones que le han precedido en el desempeo de la funcin.
El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del
cuadro de clasificacin y la ordenacin de sus series documentales, sentando las
bases para las fases de valoracin y descripcin.
1. Identificacin del organismo productor: Una entidad es o no generadora de un
fondo, en funcin de su grado de autonoma, para ello es necesario que cumpla las
condiciones siguientes:
Poseer estructura orgnica completa e independiente y personalidad
jurdica.
Competencias estables y bien definidas por reglamento o texto legal.
Posicin jerrquica administrativa definida con precisin en el texto
legal de creacin.
Creacin por disposicin jurdica especfica y fechada.
Existencia de un responsable con nivel de decisin en los asuntos de su
competencia.
Organigrama conocido.
La documentacin generada por un organismo, institucin o entidad ser
considerada fondo nico e independiente. En las grandes organizaciones, con
numerosas divisiones administrativas y relaciones muy complejas es importante
definir cules son susceptibles de ser generadoras de fondos.

18

Estas actividades deben ser realizadas por los especialistas de mayor nivel, pues
requiere conocer a travs de una investigacin la historia institucional del productor o
de los productores. Para ello, se recogern datos sobre el origen, evolucin, funciones,
estructuras y desarrollo de la entidad que permita situar la documentacin en su
contexto.
1.1 Fuentes de informacin de obligada consulta:
Boletines Oficiales
Gacetas Oficiales
Repertorios legislativos
Enciclopedias Jurdicas
Memorias
Publicaciones peridicas
Pginas web
El estudio de la propia documentacin es fuente de informacin
primaria para extraer datos del sujeto productor, ya sea de los
membretes de los documentos oficiales como de los pies de firma.
1.2 Con toda la informacin recopilada se proceder a la elaboracin de diferentes
organigramas que permitan conocer de forma grfica los cambios estructurales
del organismo.
En cada organigrama se sealarn las fechas de actuacin del sujeto productor,
as como las normas de aprobacin de cada reorganizacin.
1.3 Con esta informacin se podr confeccionar un Repertorio de organigramas
(Anexo 17).
2. Definicin de serie documental: Es el conjunto de documentos producidos por un
mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin
administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental.
La serie documental de una organizacin est formada por el conjunto de
documentos que responden a un mismo procedimiento, pero que se refieren a
asuntos, contenidos o personas diferentes, por ejemplo: serie Expedientes personales.
En este caso, estar conformada por la suma de los expedientes de los recursos
humanos de la organizacin.
Las series las definen el sujeto productor como elemento orgnico y el tipo
documental, como elemento funcional. Pueden ser:

Series abiertas: Las generadas por un organismo que contina en el ejercicio


de sus funciones.

Series cerradas: Aquellas que dejan de producirse debido a la desaparicin del


sujeto productor.

Series nicas: Cuando el organismo es el nico que las produce y estn


relacionadas con funciones especficas.

Series paralelas: Aquellas que reflejan actividades dentro de las funciones


administrativas comunes y son producidas por distintas oficinas en cada
organismo (gestin econmica, recursos humanos, nombramientos).

Ser ie=sujetopr oductor +funcin+tipodocumental


Cuando cambia uno de estos tres elementos, tambin lo hace la serie. De manera que
las series documentales puedan ser infinitas, dependiendo de las actividades y
funciones desarrolladas por los organismos.
Ejemplo:
Serie

productor

Expedientes
Laborales

Departamento de
Personal

Libros de
Contabilidad

Departamento de
Recursos econmicos

funcin

Gestin de
personal

Contabilidad

Tipo documental
Expediente
personal

Libro mayor

19

3. Identificacin del elemento funcional


Es importante que las funciones y competencias estn bien identificadas en el
momento de confeccionar el cuadro de clasificacin, ya sea orgnico, funcional o
funcional, teniendo en cuenta que las funciones son ms estables a lo largo del
tiempo que la propia estructura.
Se deben diferenciar varios niveles en esta fase:
Conocimiento de las funciones de la administracin que producen la
estructuracin de la misma, en grandes organismos.
Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que
son su verdadera razn de ser y permanecen en el tiempo.
Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un organismo de la
administracin.
El resultado final ser la identificacin de cada uno de los elementos que
determinan la existencia de un tipo documental.
4. Identificacin del tipo documental: El Diccionario de terminologa archivstica lo
define como: unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogneos. 3
El tipo documental se concreta en una actividad que puede ser ejercida por
organismos distintos, as el tipo documental Informes puede encontrarse en
documentos de municipios, bancos, empresas privadas, mientras que las series
documentales son el resultado de la actividad de un organismo concreto. Ejemplo:
Serie Expedientes de revisin de presupuestos municipales de la hacienda pblica.
En todos los pases la administracin pblica es la fuente que ms genera tipos
documentales y las leyes determinan quines deben producirlos, para qu han de
crearse, cmo deben utilizarse y cules han de ser sus caracteres externos e internos.
Una unidad documental ser el elemento indivisible de una serie documental que
puede estar constituida por un solo documento o por varios que formen un
expediente. El tipo documental es uno de los elementos bsicos que configuran las
series documentales. Ejemplo: la serie Expedientes personales estar conformada por
la suma de diferentes tipos documentales:
contrato laboral
evaluacin del desempeo
titulo acadmico

NuevosTiposDocumentales
Aunque no es precisamente objeto de trabajo del presente manual los nuevos tipos
documentales que han surgido producto del desarrollo de las nuevas tecnologas
merecen un parntesis para dar a conocer su existencia y por dems su estructura,
tanto diplomtica como jurdica y fsica.
Ejemplos:
Documentos electrnicos autorizados con firma digital.
Mensajes resultantes del correo electrnico.
Metadatos de carcter tcnico para su identificacin. No basta, como en el caso
del papel, decir el tipo de soporte. Hay que dar informacin precisa de la
descripcin del sistema, caractersticas fsicas y tcnicas de los ficheros
incluyendo la estructura de los campos de informacin (diccionario de datos),
descripcin de las relaciones entre los elementos de datos del fichero.
Libros electrnicos.
Resultados de la etapa de identificacin:

Ministerio de Cultura: Diccionario de Terminologa Archivstica., 2 ed., Madrid, 1995.


p.62

20

Conocimiento exhaustivo de los elementos que constituyen cada serie


documental, que permitir establecer criterios de clasificacin y ordenacin.
La organizacin del fondo.
La elaboracin del cuadro de clasificacin.
La ordenacin de las series de acuerdo con su jerarqua.
La ordenacin de los documentos teniendo en cuenta que el archivero no
decide la misma, sino que debe respetar el orden original en el que se ha
producido sta. Slo en el caso de fondos totalmente desorganizados se optar
por uno de los tipos de ordenacin existentes.
Como regla general la denominacin de la serie coincide con el nombre del tipo
documental y ste con el de la actividad que se realiza.
Todos los datos obtenidos deben recogerse en una ficha de identificacin y
valoracin de series (Anexo 18), con las que se formar el Repertorio general de series
(Anexo 14) del fondo en cuestin. Los datos bsicos que debe incluir la ficha son:
Tipo documental
Organismo productor
Funcin
Fechas extremas
Legislacin que afecte al trmite de la serie
Documentos bsicos que componen el expediente
Ordenacin de la serie
Antecedente de la serie
Continuacin de la serie
Signaturas del archivo
Una vez que se dispone del Repertorio General de Series, del conocimiento de las
funciones, as como de los organigramas que plasman la evolucin orgnica del
productor, se podr elaborar un cuadro de clasificacin que se utilizar como punto
de partida para la organizacin de la documentacin.
Aspectos que se deben tener en cuenta en la formacin de las series:
En la organizacin de las series deben respetarse los principios de
procedencia y el orden original de los documentos.
Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser
individualizados, puesto que cada uno se refiere a la resolucin de un
asunto concreto.
La correspondencia que mantiene la unidad administrativa con otros
organismos o con particulares, forma una o varias series documentales
totalmente distintas.
No se debe organizar la correspondencia por entrada o salida, cada
respuesta debe ir unida al documento que la origin.
La correspondencia que forma parte de un trmite administrativo y se
encuentra formando parte de un expediente no debe ser considerada de
manera aislada, por lo que no se puede desligar del mismo,
independientemente de que haya sido producida por la propia entidad o
proceda de otros organismos o de particulares relacionados con el trmite.
El control de la correspondencia quedar asentado en Libros generales de
registros de entrada y salida (Anexos 8 y 16). Estos registros tienen valor
jurdico y a travs de ellos podr certificarse la existencia de documentos.
Es importante que estn libres de tachaduras y enmiendas para que
mantengan las garantas jurdicas.
Aquella documentacin necesaria para el correcto desarrollo de la gestin
administrativa textos legales, publicaciones, informes, circulares que no
ha sido producida por las oficinas, no formar parte del archivo de gestin
son documentos de apoyo informativo y no integrantes de los expedientes,
aunque la informacin que proporcionen sea imprescindible para
resolverlos.
Nunca se dejarn documentos sueltos, dado que la administracin no
desarrolla su actividad de forma aislada sino en un contexto determinado a
travs de normas de procedimiento. Si esto ocurre slo puede deberse a

21

que el documento est fuera de su expediente o bien que se trata de un


expediente incompleto que no ha seguido su desarrollo normal por alguna
razn. Hay que tener presente que cuando un documento es sacado de
contexto pierde en gran parte su razn de ser.
Los documentos de un expediente estn unidos entre s por una relacin
causaefecto, son eslabones de una cadena que se forma con un fin
determinado: la resolucin administrativa de un asunto.
A manera de ejemplo se pueden considerar como series, las siguientes:
Expedientes del Consejo de Direccin
Resoluciones de Nombramientos emitidas por el Ministro
Circulares emitidas por el Director
Informes de Cumplimiento de Planes de Trabajo
Cifras Directivas Anuales
Expedientes Personales
Contratos de Trabajo
El resultado de la fase de identificacin ser fundamentalmente el conocimiento
exhaustivo de los elementos que constituyen cada serie documental, lo que permitir
establecer criterios para las siguientes fases de tratamiento archivstico: clasificacin y
ordenacin. (Anexo 20).

Clasificacin
Concepto:Es la accin de identificar y agrupar los documentos bajo conceptos que
reflejan las funciones generales y las actividades concretas dentro de una estructura
jerrquica y lgica.
Consiste en agrupar jerrquicamente las series documentales en torno a los
rganos o funciones desarrolladas por la institucin a lo largo de su gestin. Los
documentos nos vienen dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y
divisiones administrativas que los tramitan en el desempeo de sus funciones. En tal
sentido, la clasificacin est implcita en su origen.
La clasificacin, siguiendo el principio de procedencia precisa su plasmacin
material en un esquema o cuadro que permite sistematizar cada fondo en sus
secciones y series y en un archivo de oficina viene ya determinada por la misma
produccin del documento, puesto que cada tipo documental producido, responde a
una actividad especfica de la misma, por lo tanto se produce de forma natural.
El archivero necesita establecer un sistema de clasificacin vlido para todos los
documentos de un fondo, independientemente de las estructuras, funciones y
procedimientos de la entidad que los ha creado.
Clasificar, por qu?
Las principales ventajas que ofrece son:
Aceleracin y sistematizacin para organizar los documentos activos.
Eficacia de la recuperacin de la informacin para la toma de decisiones.
Proteccin de la informacin administrativa.
Estabilidad y continuidad administrativa.
Optimizacin de los recursos econmicos y racionalizacin de los espacios.
Clasificar, qu?
Es imprescindible identificar, mediante un sistema de clasificacin nico todos los
documentos administrativos producidos y recibidos por las diferentes unidades de la
entidad con el fin de organizarlos y tratarlos a partir de los mismos criterios y por
medio de mtodos iguales.
Clasificar, cundo?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad administrativa se
debern clasificar y por tanto asignarles el cdigo y el ttulo del cuadro de clasificacin
que les corresponda (codificarles), desde el mismo momento de su creacin o
recepcin.
Clasificar, cmo?
La clasificacin de un documento parte de las funciones principales del cuadro de
clasificacin y llega hasta las actividades concretas, que se materializan en la unidad
bsica de archivo, el expediente.

22

La clasificacin es una herramienta importante para:


Establecer vnculos entre documentos concretos que, agrupados, suministren
una informacin continua de la actividad.
Garantizar que los documentos sean nombrados de forma apropiada en el
tiempo.
Permitir la recuperacin de todos los documentos relacionados con una
funcin general o actividad concreta.
Determinar la proteccin de seguridad y el acceso adecuado para conjuntos de
documentos.
Distribuir responsabilidades para gestionar determinados conjuntos de
documentos.
Determinar perodos de retencin y acciones de disposicin adecuadas para los
documentos.

Niveles de clasificacin
El primer nivel corresponde a las categoras.
En cualquier entidad coexisten dos categoras de documentos:
1. Los documentos de gestin de actividades administrativas comunes a
cualquier organismo.
2. Los documentos de gestin de actividades especficas, que corresponden a las
funciones precisas que tiene encomendadas la institucin.
Cada categora se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las
funciones que desempea cada unidad administrativa.

MODELODENIVEL ESDE CL ASIFICACIN YORDENACINDEUNFONDO


FONDO

SECCI N DE
FONDO
FONDO

SECCI N DE
FONDO

SECCI N DE
FONDO

SERIE

SERIE

SERIE

EXPEDIENTE

Uni dad
doc umental

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

Uni dad
documental

23

Tiposdecdigos
Para facilitar la identificacin y agrupacin fsica o intelectual de los documentos,
se hace corresponder un cdigo a cada ttulo del cuadro de clasificacin.
Los cdigos utilizados en el cuadro de clasificacin pueden ser numricos o
alfanumricos, que identifican a cada clase, seguida de tres nmeros, que son
consecutivos dentro de la misma.
Para clasificar un documento debe determinarse primeramente a cul de las clases
pertenece.
A partir de esta primera eleccin, habr que localizar una subclase que responda a
la actividad a que hace referencia el documento, hasta encontrar la divisin precisa
del asunto que trata.

Eleccindelsistema

Debe ser un sistema lo ms estable posible, para que perdure en el tiempo.


Objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa de la percepcin del
archivero.
Sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

Orgnica
La clasificacin puede ser
Funcional
En la clasificacin orgnica las series se agrupan de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas o estructura orgnica de la entidad, en niveles jerrquicos
(Ministros, Viceministros, Direcciones, Departamentos, Oficinas, etc.). Decimos series
porque los expedientes se agrupan segn la actividad de la que son resultado.
Es ms rgida, ya que no recoge los cambios que haya podido sufrir. Se
recomienda para organismos poco complejos en su estructura o de poca duracin.

5. Viceministro

5.1 Direccin de
administracin

5.1.1 Departamento de
recursos humanos

En la clasificacin funcional se toman en cuenta las funciones de la entidad que


ha generado el fondo de archivo. Se agrupa la documentacin de acuerdo con las
actividades de las que son resultado.
En general, las funciones permanecen en el tiempo y permiten lograr una
clasificacin ms segura y estable. Este mtodo resulta ms complicado y requiere un
estudio profundo de la institucin, pero resulta ms flexible, debido a que no se
estanca en las denominaciones de las dependencias administrativas de un momento
determinado.

24

Seempleaparaorganismosdelargaduracineneltiempo,confuncionesmuyestables
yquehayanvariadoamenudosuestructura. Ejemplo:
23 Gestin de Recursos Humanos
23.1

Pla ntilla de persona l

23.1.1 Dirigentes
23.1.1.1 Nombramientos del personal dirigente
23.1.1.2 Expedientes de cuadros
23. 1. 2

Persona l administra tivo y de servicios

23.1.2.1
23.1.2.2

Expedientes del personal administrativo


Expedientes del personal de servicios

23.1. 3 Personal tcnico


23.1.3.1 Expedientes de tcnicos de nivel universitario
23.1.3.2 Expedientes de tcnicos de nivel medio
(Anexos 5 y 6).

Clasificacinorgnicofuncional
Combinacin de ambos modelos, partiendo de la estructura, se le hacen
corresponder las funciones o actividades implcitas en cada caso.
Ordenacin: Operacin archivstica del proceso de organizacin, que consiste en
establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas dentro de las categoras y
grupos, definidos en la clasificacin. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
tratamiento archivstico denominado identificacin.
Cronolgico

Tipos de ordenacin:

Alfabtico

Topogrfico

Cronolgico: En la ordenacin cronolgica de las series se seguir el siguiente


orden para los expedientes que la integran (ao, mes, da). Los expedientes se
ordenarn de manera administrativa, se ubicarn de abajo hacia arriba en el orden en
que fueron creados. Se presentan excepciones cuando existen anexos en que estas
fechas no se tendrn en cuenta, es decir, sern incluidos en el lugar que le
corresponde.
Alfabtica: Se ordena siguiendo el alfabeto, ya sea por materias, nombres de
personas (onomstico). Se colocan primeramente los apellidos y luego el nombre o de
lugares (geogrfico o toponmico), donde se pueden reflejar barrios, calles, avenidas,
plazas, fincas, etc.
Topogrfico (numrico): Atae a las unidades de instalacin, para depsitos,
fondos, estanteras y anaqueles. (Anexo 10)
Ordenar, por qu?
Para lograr la mejor y ms rpida localizacin de los documentos.
Ordenar, qu?
Los documentos relativos a las funciones administrativas especficas de
cada organismo.

25

Los documentos producidos por una unidad administrativa en el ejercicio


de una misma competencia y regulados por la misma norma de
procedimiento.
Ordenar, cundo?
Dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada organizacin, una vez
concluida la clasificacin.

26

CAPTULO4

LaValoracinDocumental
Concepto: Es la fase del tratamiento archivstico en que se analizan y determinan
los valores primarios y secundarios de las series documentales, entonces se fijan los
plazos de transferencia, acceso, conservacin o eliminacin total o parcial.
Valor primario: Va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha
producido por la institucin. Este valor puede ser: Administrativo, legal, fiscal y
contable.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores sobre la informacin
retrospectiva. Se alcanza una vez agotado el valor inmediato o primario. Estos pueden
ser establecidos convencionalmente: informativo e histrico.
Administrativo: Aquel que tienen los documentos para la
administracin que los ha producido, como testimonio de
sus procedimientos y actividades.

Legal: Aquel que pueden tener los documentos para servir


como testimonio ante la ley

Valores
primarios

Fiscal: Aquel que tienen los documentos que puede servir


de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias
Contable: Aquel que tienen los documentos que puede
servir de explicacin o justificacin de operaciones
destinadas al control presupuestario

Valores
secundarios

Informativo: Aquel que sirve de referencia para


reconstruccin de las actividades de la Administracin.

la

Histrico: Aquel que posee un documento como fuente


primaria para la historia.

Ventajasdelavaloracindocumental

Simplifica las transferencias documentales.


Adecua los calendarios de conservacin a la realidad organizativa de cada
organismo.
Asegura la conservacin de los documentos realmente esenciales, lo que
ayudar a explicar la evolucin de un territorio en el tiempo.
Facilita y hace ms operativo el acceso a los documentos.
Racionaliza el gasto destinado a equipos e infraestructura.
Planifica de manera ms detallada las operaciones de sustitucin de
soportes documentales

27

Criteriosdeconservacindeladocumentacindurantelaetapade
valoracin
Preservar la documentacin que:
Explique el origen y evolucin de un organismo, su actuar e interpretacin
de la realidad social.
Permita conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos.
Contenga datos significativos de personas, acontecimientos, lugares, entre
otros.
Contenga datos significativos sobre ciencia, tcnica, acontecimientos
importantes, movimientos o tendencias de la historia poltica, econmica y
social.
Permita valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades del
organismo.
Posea datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles,
financieros, jurdicos u otros de derechos de individuos e instituciones.
Complete la informacin de otros fondos o series documentales.
Responda a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia
cuantitativa.

Otroscriterios

Criterio de procedencia y evidencia: Son ms valiosos los documentos que


proceden de una institucin de rango superior en la jerarqua
administrativa y los de unidades administrativas de rango inferior, cuando
reflejan su propia actividad.
Criterio cronolgico: Fecha determinada para cada pas a partir de la cual
no se puede realizar ninguna eliminacin, por ejemplo en Cuba, no se
deben eliminar documentos del perodo colonial.

Valorar, por qu?


La aplicacin de una correcta seleccin y valoracin impide que el crecimiento del
volumen de los documentos dificulte la labor del archivero y sobre todo, que se pierda
informacin valiosa para la reconstruccin de nuestra memoria colectiva.
La valoracin es la tarea ms difcil que debe enfrentar el archivero por lo que necesita
manejar una serie de principios y criterios:
Del historicismo, del valor integral y multilateral de los documentos.
De las leyes fundamentales del desarrollo de la sociedad y las leyes de la
dialctica.
Del anlisis de lo general a lo particular.
De lo lgico con lo histrico.
De la unidad de la teora con la prctica.
Del contenido de los documentos (criterio de procedencia y proteccin de
los derechos civiles, financieros, jurdicos u otros de los individuos,
instituciones o de la propia entidad)
Del criterio cronolgico (Importancia de los documentos, tiempo de
formacin y lugar de procedencia)
Peculiaridades externas
El criterio diplomtico
Estado fsico
Fuerza jurdica
Duplicidad
Valorar, cundo?
La valoracin se realizar solamente en el archivo central con estudios sobre la
propia documentacin, en la que se analizar:
Los valores primarios y secundarios estudio del trmite y procedimiento
que generan los expedientes.
La conservacin de los documentos bsicos que conforman cada tipo
documental.

28

Cada serie documental con expresin de sus plazos de transferencia y


acceso, conservacin y/o eliminacin.

Los archivos de oficina nicamente realizan tareas de limpieza documental
(eliminacin de duplicados, fotocopias).
Valorar, cmo?
Desde el punto de vista de la estructura decidir si se estudia la produccin
completa del organismo, o por series documentales.

Pasosaseguir
1. Estudio desde el punto de vista
orgnico
y
cronolgico
del
organismo, decidiendo si se
estudia la produccin completa,
una serie documental o series
documentales
de
varias
dependencias.
2. Identificacin del organismo u
organismos productores.
3. Identificacin de series
documentales.

Esta informacin viene dada por la fase


de identificacin. De no ser as se
proceder a su realizacin.

4. Elaboracin de cuadros de
clasificacin.

5. Confeccin del Repertorio General


de Series.
6. Anlisis
de
cada
serie
documental,
determinando
valores primarios y secundarios,
estudio
del
trmite
y
procedimiento que generan los
expedientes y documentos bsicos
que
conforman
cada
tipo
documental.

La informacin obtenida en cada una de


estas tareas nos llevar a la confeccin de
los cuadros de valoracin y seleccin
donde se indica el plazo de transferencia
y el de permanencia y la fecha a partir de
la cual se puede acometer la eliminacin
7. Estudio comparativo de las series
de la documentacin por haber caducado
complementarias y paralelas de
los valores primarios y carecer de
los
distintos
organismos,
secundarios. En el caso que se aconseje
indicando donde se encuentran.
eliminacin parcial se indicar la tcnica a
Se compara la informacin que
seguir.
tiene cada uno de los expedientes
generados por cada una de las
unidades que intervienen en un
procedimiento concreto.

8. Valoracin
de
cada
serie
documental, con expresin de sus
plazos
de
transferencia,
permanencia y/o eliminacin y
plazos de acceso.
Con la informacin obtenida se confeccionar la Tabla de retencin (Anexo 19).
Durante esta actividad se confeccionan dos listas: la de documentos a conservar la de
documentos propuestos para depurar.

29

El inventario de depuracin se confeccionar de la forma que se indica en el anexo


20.

SobrelaComisincentraldevaloracin
Las organizaciones debern crear, por resolucin de su mxima autoridad la
Comisin central de valoracin, que es el rgano consultivo que aprueba el proceso de
valoracin de los documentos y que estar presidida por el jefe de la misma,
asesorada, adems, por archiveros que por su funcin conozcan el carcter de los
fondos.

Con posterioridad se somete el resultado del trabajo a la Comisin nacional de


valoracin que ser la encargada de autorizar la depuracin de la documentacin de
archivos, as como de controlar y acreditar la validez del trabajo realizado por las
ComisionescentralesdevaloracindelosarchivosdelSistemaNacional.
Una vez aprobada la propuesta de eliminacin se confeccionar un acta de
eliminacin en la que aparecern los siguientes datos:
No. de acta
No. de acuerdo
Nombre del organismo productor
Descripcin de la serie que se va a eliminar (ya sea total o parcial)
Nmero de unidades que van a eliminarse
Fechas extremas de la documentacin que se va a eliminar
Referencia a la muestra que se va a mantener y su localizacin
Fecha de autorizacin de eliminacin de la Comisin nacional de
valoracin
Nombre y firma de los miembros de la Comisin central
Fecha y lugar de la eliminacin fsica de los documentos

Documentosqueproducenlascomisionesdevaloracin

Inventario de depuracin
Acta de depuracin
Listas de plazos de transferencia
Listas de plazos de seleccin y eliminacin
Listas de plazos de acceso

Establecimiento de los plazos de transferencia


Establecimiento de los plazos de seleccin y depuracin
Establecimiento de los plazos de acceso

Resultados

Las transferencias documentales hacia el archivo histrico se realizarn teniendo


en cuenta el procedimiento seguido en el Captulo 1 para archivos de oficina.

Laeliminacin
Concepto: Es el proceso de destruccin fisica de documentos.

CriteriosdeEliminacin

Eliminacin de documentacin duplicada.


Eliminacin de series documentales recogidas
recapitulativas.

en

series

relacionadas,

Listadedocumentosquepuedendestruirsebajoelconceptodeprctica
administrativanormal

Manuales o instrucciones derogados (excepto los originales que contienen las


partes derogadas).
Material editado (excepto aquellos ejemplares de los que se haya perdido la
posesin).

30

Catlogos y revistas comerciales.


Copias de informaciones de dossiers de prensa, declaraciones de prensa o
publicidad.
Cartas de agradecimiento o simpata, siempre que no tengan una rbrica
relevante o no constituyan parte del expediente.
Copias y material de propaganda u otra informacin en stock.
Copias de directorios y notificaciones de cambios de direcciones.
Calendarios, diarios oficiales y libros de notas (slo los identificados por las
autoridades de evaluacin pueden tener un valor adicional).
Borradores de informes preliminares, de correspondencia o de clculos.
Estadsticas rutinarias e informes de evolucin compilados y duplicados en
otros informes.
Extractos o copias de documentos financieros oficiales conservados como
referencia.
Mensajes telefnicos.

Criteriosparalaseleccindocumental

Conservacin de piezas significativas de la serie.


Normalmente corresponden a casos singulares, extraordinarios.
Vaciado selectivo de expedientes: eliminacin de ejemplares repetidos,
tipologas documentales de bajo valor.

Accesoaladocumentacin
Especificar si el acceso es restringido o libre.
Debe valorarse qu sucede cuando la documentacin se encuentra en archivos
de carcter histrico y prever las posibles solicitudes de ciudadanos o de
investigadores.
Los acuerdos deben estar indicados en las bases de datos de control y
descripcin: campos 3.4.1. (Condiciones de acceso) y 3.4.2. (Condiciones de
reproduccin) de la norma ISAD (G).
Posibilidad de marcar directamente las unidades de instalacin o el inventario
general con un aviso: documentacin no accesible.
Una vez concluida la tramitacin y depositada la documentacin en los archivos
correspondientes, sta tendr un carcter general y de libre acceso con las siguientes
excepciones:
La consulta de aquellos documentos que afecten a materias clasificadas de
acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales, o cuya difusin pueda entraar
riesgos para la seguridad y defensa del Estado.
La consulta de aquellos documentos que contengan datos de carcter personal,
cuyo conocimiento por terceros pueda suponer una injerencia en el honor o la
intimidad de las personas.

31

CAPTULO5

DescripcinArchivstica
La descripcin, como parte culminante del trabajo archivstico tiene la finalidad de
proporcionar informacin a los usuarios y facilitar el control archivstico fsico e
intelectual de los documentos a partir de informacin precisa sobre su contenido.
Es la fase de tratamiento archivstico en la que se elaboran los instrumentos de
informacin que facilitan el conocimiento y consulta de los fondos documentales, a
partir de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso de las
partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de
la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido.
La descripcin tiene que ser exacta en sus referencias a los caracteres internos y
externos, suficiente, sin ofrecer ms de lo necesario, y oportuna, al reflejar una
programacin que marque una jerarqua de la informacin.
La Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD (G) constituye una gua
general para la elaboracin de descripciones archivsticas.

Principios
1. De acuerdo con el principio de procedencia la descripcin se dispone y exhibe
de lo general a lo particular.
2. Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de vida, estos principios
han sido concebidos para documentos seleccionados y organizados, es decir,
de conservacin permanente.
3. La unidad de descripcin ms amplia es el fondo, cuyas partes constituyen
niveles subsecuentes.
4. Se establece un modelo jerrquico de los niveles de organizacin del fondo y las
partes que lo constituyen, los cuales son a su vez niveles de descripcin.

LanormaISAD(G)seestructuraen7reasdeinformacindescriptiva
1. rea de identificacin (identifica la unidad de descripcin).
2. rea de contexto (contiene informacin relativa al origen y custodia de la
unidad de descripcin).
3. rea de contenido y estructura (contiene informacin relativa al objeto y
organizacin de la unidad de descripcin).
4. rea de acceso y utilizacin (contiene informacin relativa a la accesibilidad de
la unidad de descripcin).
5. rea de documentacin asociada (contiene informacin relativa a
documentacin que tiene una relacin significativa con la unidad de
descripcin).
6. rea de notas (contiene informacin especial y otra que no ha podido incluirse
en las restantes reas).
7. rea de control de la descripcin (contiene informacin relativa al cmo, cundo
y quin ha elaborado la descripcin archivstica).

32

DescripcinMultinivel
Cmo proceder?
Describir de lo general a lo particular, partiendo del fondo pero permitiendo
utilizar como herencia toda la informacin de cada nivel anterior.
Qu son niveles de descripcin?
Es el nivel de organizacin al que se le va a aplicar la descripcin archivstica.
Existen 17 niveles de descripcin, pero la tradicin archivstica cubana reconoce los
siguientes:

Nivel de
Nivel de
Nivel de
Nivel de
Nivel de

fondo
subfondo/seccin de fondo
serie
unidad documental compuesta (expediente)
unidad documental simple (documento)
Si se describe a nivel de fondo se deben utilizar los siguientes elementos de

descripcin:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Nombre del o de los productores
Historia institucional/ Resea biogrfica
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
Condiciones de reproduccin
Lengua(s)/ escritura(s)
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Instrumentos de descripcin
Unidades de descripcin relacionadas
Nota de publicaciones
Nota del archivero
Fechas(s) de la(s) descripcin(es).
A nivel de subfondo:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones
Historia institucional/ Resea biogrfica
Alcance y contenido
Organizacin.
A nivel de serie:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Alcance y contenido
Organizacin.

33

A nivel de unidad documental compuesta:

Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones
Alcance y contenido.

A nivel de unidad documental simple:

Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Autor
Alcance y contenido
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Nota de Publicaciones.

Instrumentosdedescripcin
Como resultado final de la descripcin archivstica se elaboran los instrumentos de
informacin que facilitan el conocimiento y la consulta de la documentacin, los que
varan de un tipo de archivo a otro segn la edad de los documentos.
Los instrumentos de descripcin son obras de referencia que identifican, resumen y
localizan fsica e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes los fondos, las
series y las unidades documentales existentes en los archivos.

Tipos de instrumentos

Unidad archivstica

Guas

Archivo, Fondo, Seccin

Inventarios

Serie

Catlogos

Expedientes/Documentos

ndices Auxiliares

Unidad Documental

Gua: Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica del


conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Su funcin es la de informar
panormicamente sobre el conjunto documental.
Pueden ser de diversos tipos: general, especiales, de fuentes, de archivo, entre
otras:
Gua general. Ofrece informacin sobre el archivo, sus fondos y la relacin
completa de los instrumentos de descripcin en existencia.
Gua especial. Brinda informacin sobre la historia de la institucin productora
de los documentos del fondo o de la seccin y sus series. Pueden ser sumarias
o descriptivas, en funcin de la amplitud con que se describan.
Gua de fuentes. Tiene por objeto recopilar datos de todos los fondos
documentales que contengan informacin relativa a un tema o a un rea
geogrfica determinada.
Censo gua. Ofrece informacin acerca de un gran nmero de archivos, pueden
ser de un pas o de una regin. Abarca informacin amplia, tanto por el mbito
geogrfico como por la cantidad de aspectos que recoge.

34

El catlogo: Es un instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar


sobre una materia u objetivo especfico, se describen unidades documentales
relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica o por un
criterio establecido de antemano.
Describe de forma ordenada e individualizada las unidades documentales de una
serie o de un conjunto documental que guardan relacin por responder a una misma
tipologa documental o temtica.
Es el instrumento de bsqueda ms exhaustivo y profundo, al tomar como unidad
de descripcin la pieza documental. Cuando hablamos de la unidad de descripcin
nos referimos al documento individualizado (Real Cdula, Real Orden, mandamiento,
poder, carta, acta.)
Incluye los siguientes datos:
Fecha completa: ao, mes, da, lugar del documento.
Tipologa documental
Tradicin documental: el documento puede ser original o copia.
Autor/ destinatario
Contenido: debe resumirse de forma breve, con precisin, indicando el tema
central. No usar abreviaturas, ni prrafos del texto documental entre comillas.
Signatura: son imprescindibles las siglas pertenecientes al archivo.

Fondo o seccin.

Unidad de instalacin (libro, legajo).

Nmero de orden (nmero en caso de legajo y folios o pginas


en caso de libros).

Ejemplo: A. N. C. Consejo Consultivo. Legajo. 14, exp. 80.


Datos externos o fsicos:

Cantidad de folios.

Medidas: se establece para los mapas, planos, grabados o


estampas.

Materia escriptoria: se especificar siempre que no sea papel


(pergamino, tela, cinta).

Conservacin: se utiliza (B R M) y permite destacar el deterioro


de los mismos.
Como complemento indispensable requiere de un ndice alfabtico.
Los instrumentos bsicos en un archivo de gestin y/o central son:
Inventarios.
Guas.
ndices (en forma de fichas manuales o de bases de datos).
Inventario: Instrumento de bsqueda que relaciona o puede describir todas y cada
una de las unidades documentales (serie, expediente, legajo, libro) que forman un
fondo o coleccin y que refleja la sistematizacin y localizacin de los mismos.
Representa mediante dgitos los documentos desde el punto de vista intelectual en el
cuadro de clasificacin del fondo al cual pertenecen y fsicamente por medio de la
signatura.
Tiene una funcin de control para el archivero y de orientacin para el
investigador.
Es el instrumento bsico de descripcin de todo archivo y debe estar integrado por
los siguientes datos:
Signatura de cada una de las unidades documentales (legajo, libro,
carpeta).
Entrada descriptiva (indica la tipologa de la serie, autor,
destinatario, si es original o copia y fechas extremas referidas a la
primera y ltima).
Dgitos del cuadro de clasificacin que destaca la relacin de la serie
con su origen.
La entrada descriptiva y los dgitos no sufrirn variacin al ofrecer la serie
completa ordenada en el inventario pero s los datos de la signatura y de las fechas.

35

Tiposdeinventarios:Someroyanaltico

El

inventario

somero. Incluye los elementos mnimos obligatorios.


Fundamentalmente, su utilidad est dada en su uso interno como instrumento
de control sobre las existencias de documentos en el archivo. Sin embargo,
para los usuarios el inters es mnimo, ya que la informacin que le ofrece es
excesivamente genrica.
Lleva los siguientes datos:
Nmero
Signatura
Codificacin
Descripcin
Fechas
Observaciones
El inventario analtico. Describe los fondos con mayor profundidad al descender
hasta los expedientes. Ofrece suficiente informacin a los usuarios.
Debe incluir los siguientes datos obligatorios:
Signatura
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen

rea de contexto y contenido:


Resumen de alcance y contenido
Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin.
rea de control de acceso y utilizacin:
Condiciones de accesibilidad
Instrumentos de descripcin

rea de materiales relacionados:


Unidades de descripcin relacionadas
El cuadro de clasificacin es un elemento indispensable en un inventario y debe
antecederle siempre.

ndices
Los ndices constituyen puntos de acceso a la informacin. El trabajo con las
fichas permite actualizar los movimientos de la documentacin, tanto los aumentos
por ingreso, como la disminucin por eliminacin.
El fichero debe reflejar el organigrama de la institucin equivalente a la
clasificacin aparecern primero los dgitos, luego la entrada descriptiva, las fechas y
la signatura.
ndices auxiliares de los instrumentos de descripcin. Conjunto de referencias
ordenadas de encabezamientos onomsticos, toponmicos, de materia, cronolgicos y
de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de
referencia y descripcin. Son imprescindibles para los inventarios y catlogos, y su
elaboracin puede responder a distintos criterios.
Para los archiveros la indizacin consiste en vincular a un documento o a un
instrumento con palabras claves (descriptores a travs de los cuales podemos llegar a
ellos y a su contenido).
Es un listado alfabtico de nombres de personas, nombres geogrficos, nombres de
instituciones y nombres de materias contenidas en un documento de archivo con
referencia a los registros en que se encuentran.
Se recomienda revisar el Manual de indizacin para archivos confeccionado por el
Grupo de Normalizacin del Archivo Nacional de Cuba.

36

Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN: Hacia un diccionario de Terminologa Archivstica, Grupo
Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativo (GITAA), Santa fe de Bogot
D.C., Colombia, 1997.
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CAYETANO MARTN, CARMEN: La Clasificacin como Descripcin. Cuadros de Clasificacin.
Descripcin documental e influencia de factores extraarchivsticos: La influencia del
medio administrativo en los modelos y sistemas de descripcin, Revista IRARGI,
Volumen (IV), Madrid: 1991.
CONDE VILLAVERDE, MA. LUISA: Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, Direccin de
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CORTS ALONSO, VICENTA: Organizacin de los fondos documentales. El servicio de los
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DE

MADRID: Manual de Tipologa Documental de los

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JUNTA

CASTILLA Y LEN: Manual de Descripcin Multinivel. Propuesta de adaptacin de las


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Y MERCEDES MARTNPALOMINO Y BENITO: Metodologa para la


Identificacin y Valoracin de fondos documentales, Ministerio de Educacin, Cultura y

LA TORRE MERINO, JOS LUIS

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LLANS I SANJUN, JOAQUIM: Gestin de Documentos. Definicin y anlisis de modelos. IRARGI,
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MINISTERIO DE CULTURA: Diccionario de Terminologa Archivstica (2da Edicin). Subdireccin
General de los Archivos Estatales, Madrid, 1995.
NEZ FERNNDEZ, EDUARDO: Archivstica y los principios metodolgicos de la Archivstica., Edic.
Trea, Madrid, Espaa, 1999.

37

Glosariodetrminosarchivsticos
Acceso a los documentos
Posibilidad y condiciones de utilizacin de los documentos de archivo, previsto en los
actos normativos.
Acta de depuracin
Documento que atestigua las unidades documentales eliminadas en el expurgo.

Acta de recepcin
Documento de control que formaliza el ingreso de los documentos en el archivo.
Archivo central
Archivo que pertenece a los rganos de gobierno, organismos de la administracin
central que guarda los documentos transferidos por los archivos de gestin de su
organizacin, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. Son
fuente de completamiento de los archivos histricos.
Archivo de gestin
Archivo de la oficina productora de los documentos en los que se rene la
documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin
y consulta
administrativa por las mismas oficinas. Con carcter general y salvo excepciones no
podrn custodiar documentos que superen los cinco aos de antigedad.
Archivo histrico
Archivo que conserva los documentos de valor permanente.
Catlogo
Instrumento de bsqueda que describe con mayor profundidad todos y cada uno de
los documentos seleccionados, de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado. Los catlogos pueden ser onomsticos, geogrficos, cronolgicos.
Censo gua de archivo
Documento de control y difusin, actualmente automatizado que recoge datos sobre
la historia del archivo,
los fondos,
la cantidad, estado y condiciones de
almacenamiento de los expedientes, composicin del aparato de bsqueda
informativa, los servicios que se prestan as como el personal del archivo, y sobre su
accesibilidad, entre otros.
Ciclo vital de los documentos
Etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en el
archivo de oficina hasta que se eliminan o conservan permanentemente en los
archivos histricos.

Clasificacin
Distribucin de un conjunto de unidades (documentos, expedientes, legajos, fondos)
de acuerdo con un sistema de clasificacin, que toma en consideracin las
caractersticas de dichas unidades.
Coleccin documental
1. Reunin artificial de documentos formada por un individuo, familia o institucin.
2. Documentos agrupados por el archivo procedente de distintos formadores de fondo,
a partir de un criterio y que constituye una unidad de registro.

38

Comisin nacional de valoracin


rgano del Sistema Nacional de Archivos facultado para controlar y acreditar la
validez del trabajo realizado por las Comisiones Centrales de Valoracin de las otras
instituciones de archivo del pas.
Conservacin de documentos
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. La
conservacin puede ser preventiva o curativa.
Control de autoridades
Control de los trminos normalizados, que incluyendo nombres propios (personales,
de entidades, geogrficos y de familias) usados como puntos de acceso
Control de fondos
Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento,
comprobacin e inspeccin fsica, administrativa e intelectual de los fondos.
Copia de seguridad
Reproduccin en microformas de los documentos de valor permanente, por si estos se
perdieran o daaran.
Cuadro de clasificacin
Esquema grfico que muestra la clasificacin y jerarquizacin dada a la
documentacin de un archivo. Instrumento tcnico que refleja la estructuracin de los
grupos documentales, aporta los datos esenciales sobre dicha estructura, al contener
divisiones clasificatorias por las cuales se distribuyen los documentos y la informacin
contenida en ellos.
Depsito
1. Local especialmente equipado y destinado para la conservacin de los documentos
de archivo.
2. Almacn.
Depuracin
Destruccin del documento al cumplirse los plazos de conservacin y carecer ste de
significacin histrica.
Descripcin de documentos
Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de
informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales.
Descripcin multinivel
Conjunto coherente de descripciones relacionadas ente s como parte de una
estructura descriptiva y que, basada en el principio de procedencia, organiza la
informacin en niveles.

Documento
1. Representacin de la informacin sobre los objetos de la realidad objetiva y la
actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica, la fotografa, la
grabacin u otro medio en cualquier portador.
2. Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurdico el
documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que
establece la ley y que tiene por fin un acto jurdico.
Documento de valor permanente

39

Documento que por su valor pertenece al Fondo Estatal de Archivo y no puede ser
destruido.

Documento de valor temporal


Documento cuyo plazo de conservacin se encuentra limitado en el tiempo y que
vencido ste se destruye.
Expediente
Unidad de conservacin formada por un conjunto de documentos generados orgnica
y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
Expurgo
Vase depuracin, eliminacin.
Fechas extremas
La fecha ms antigua y ms reciente del expediente o fondo.
Fichero de autoridades
Conjunto organizado de registros de autoridad de un archivo o sistema de archivos.
Folio
1. Hoja de libro, cuaderno, expediente. A cada folio corresponden dos pginas.
2. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.
Fondo documental
Conjunto de documentos que se forman durante el proceso de la actividad de una
organizacin, persona o familia.
Fondo se seguridad
Conjunto de copias de los documentos de valor permanente, generalmente en
microformas, creado con la finalidad de conservar la informacin documental en caso
de extravos o daos.
Fondo personal
Conjunto de documentos que se forman durante el proceso de actividad de una
persona, familia o generacin.
Gestin documental
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

Gua
Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica del conjunto o
parte de los fondos de uno o varios archivos.
Identificacin
Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de
las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
ndice
Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomsticos, toponmicos, de
materia, cronolgicas y de conceptos contenidos, tanto en los propios documentos,
como en instrumentos de referencia y descripcin.
Indizacin

40

Proceso tcnico que consiste en la representacin del contenido de un documento


mediante un trmino y que se expresa en un lenguaje de bsqueda informativa.
Instrumento de descripcin
Presentacin de un conjunto de unidades de descripcin que se muestran
normalmente impresas de manera secuencial, dispuestas de una forma determinada y
aplicando criterios de seleccin, agregacin, ordenacin, formalizacin y presentacin.
Inventario
Instrumento de bsqueda que relaciona o puede describir todos y cada uno de los
elementos (expediente, legajo, libro) que forman un fondo o coleccin y que refleja la
sistematizacin y localizacin de los mismos.
Ordenacin
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en
establecer secuencia dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series
naturales, cronolgicas y/o alfabticas.
Organizacin
Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez
realizado el proceso intelectual de identificacin. Incluye las fases de clasificacin y
ordenacin.
Valoracin documental
Estudio de los documentos sobre la base de los principios y criterios de la
Archivologa, con el fin de determinar su importancia y su conservacin temporal o
permanente en los archivos. La valoracin puede realizarse simultneamente a varios
fondos de instituciones subordinadas o relacionadas.
Plazos de retencin
Tiempo que los documentos deben permanecer en las instituciones formadoras antes
de su destruccin o envo a los archivos histricos.
Principio de orden original
Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante su servicio activo.
Principio de procedencia
Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenece. Establece que los documentos producidos por una institucin u organismo
no pueden mezclarse con los de otras.
Punto de acceso
Nombre, palabra clave, trmino de indizacin, etc. que puede ser usado para buscar,
identificar y recuperar una descripcin.
Recepcin de los documentos
1. Ingreso de los documentos en los archivos.
2. Ingreso de los documentos a los archivo estatales al vencer los plazos de
conservacin en los archivos administrativos, en correspondencia con los inventarios
aprobados por la Comisin de Control y Peritaje y que se formaliza mediante un acta.
Registro de documentos
Anotacin de los datos del documento en los modelos de control.

Registro general de entrada

41

Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven
de prueba legal de su entrada en un archivo.
Registro general de salida
Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas
de fondos que sirve de prueba legal de su salida.
Registro topogrfico
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las
unidades de conservacin de un depsito de archivo.
Restriccin de consulta
Limitacin temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las
disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusin
puede afectar la intimidad de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la
averiguacin de los delitos y la propiedad intelectual, entre otros.
Serie
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.
Signatura topogrfica
Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin
de un depsito.
Tipo documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogneos.
Transferencia de documentos
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, una vez que stos han
cumplido el plazo de permanencia en el archivo al que estn integrados.
Tratamiento archivstico
Conjunto de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los
fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos
Unidad documental
Elemento bsico de una serie documental que puede estar constituida por un solo
documento o por varios que formen un expediente.
Sujeto productor
Institucin, organismo o dependencia que en el desempeo de sus funciones y
actividades es la productora o generadora de los documentos de los archivos.
Valor administrativo
Aquel que posee un documento para la administracin de origen o aquella que le
sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valoracin documental
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
Valor histrico
Aquel que posee el documento como fuente primaria para la Historia.

42

Valor primario
Valor que tiene un documento mientras se haya en las fases activa y semiactiva de su
ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora, como instrumento y
referencia para el desarrollo de la gestin institucional.
Valor secundario
Valor que tiene un documento (serie o grupo) para la investigacin o la historia, una
vez agotado el inters que presentaba para la entidad productora. Este valor
caracteriza la utilidad social que contiene la informacin con fines de investigacin y
consulta pblica.
Valor testimonial
Valor secundario que tiene un documento que testimonia la evolucin y cambios ms
trascendentes que desde el punto de vista legal sufren las instituciones.

43

Anexo1

Lleva los siguientes datos:


Nmero de entrada. Se consignar el nmero en orden consecutivo.
Fecha. Se consignar el da, mes y ao en que se efectu la entrada de la
documentacin en la oficina.
Tipo de documento. Se expresar el tipo de documento al que se le da entrada.
Puede ser carta, informe, resolucin, dictamen, entre otros.
Remitente. Se reflejar el nombre del Organismo o persona que remite el
documento.
Extracto del contenido. Se describir de manera breve el asunto, remitente,
destinatario del documento.
Observaciones. Cualquier otra informacin que se entienda debe aparecer.

44

Anexo2

Lleva los siguientes datos:


Nmero de salida: Se consignar el nmero en orden consecutivo.
Fecha: Se registrar el da, mes y ao en que se efectu la salida de la
documentacin de la oficina.
Tipo de documento: Se expresar el tipo de documento al que se le da
salida, puede ser carta, informe, resolucin, dictamen, entre otros.
Destinatario: Se consignar el nombre del organismo o persona a la que se
le remite el documento.
Extracto del contenido: Se describir de manera breve el asunto.
Observaciones: Cualquier otra informacin que se entienda debe aparecer.

45

Anexo3

Lleva los siguientes datos:


Cdigo y Nombre de la oficina. Se asignar el mismo cdigo del cuadro de
clasificacin.
Serie documental. Se consignar el ttulo de la serie.
Fechas extremas. Se registrar la fecha ms antigua y la ms reciente.
Datos de localizacin fsica. Se reflejar el nmero del depsito, estante y anaquel
donde se encuentra la documentacin.
Tipo de ordenamiento. Se especificar el ordenamiento aplicado a la
documentacin.

46

Anexo4

Lleva los siguientes datos:


Nmero de prstamo. Se asignar el nmero de prstamo segn el registro.
Organismo. Nombre del Organismo o de la unidad administrativa que
solicita el documento.
Nombre de la persona. Nombre del solicitante.
Fecha. Da, mes y ao en que se solicita el documento.
Documento solicitado. Se especificar el tipo de documento que se solicita.
No. de Registro general. Nmero que tiene asignado el documento en el
registro general.
Signatura. Nmero que tiene asignada la unidad de conservacin.
Expediente. Nmero del documento, expediente, caja, legajo.
Fecha de devolucin. Se especificar la fecha en la que debe ser devuelta a
la unidad de conservacin.
Firma del solicitante. Firma de la persona que solicita la unidad de
conservacin.

47

Anexo5

Lleva los siguientes datos:


Nmero de orden. Se consignar el nmero en orden consecutivo,
partiendo cada ao desde el nmero 1.
Fecha de prstamo. Se especificar el da, mes y ao en que se realiza el
prstamo.
Oficina solicitante. Se reflejar el nombre de la oficina que solicita el
prstamo de la documentacin.
Signatura en el archivo de oficina. Se consignar el nmero que tiene la
documentacin en el archivo de oficina.
Signatura en el archivo central. Se registrar el nmero que tiene la
documentacin en el archivo central. Esta columna no se utiliza en este
archivo.
Descripcin del documento: Se escribir el ttulo del documento o serie
Fecha de devolucin. Se registrar el da, mes y ao en que se realiza la
devolucin de la documentacin.
Consignar lo que proceda.
Firma de la persona que entreg la unidad de conservacin.

48

Anexo6

Lleva los siguientes datos:


Nmero total de hojas. Se especificar el nmero de hojas.
Fecha. Se reflejar el da, mes y ao en que se efecta la transferencia
Sujeto productor. Se especificar el nombre de la oficina productora.
Depsito de procedencia. Se especificar si la transferencia se produce del
archivo de oficina o del archivo central.
Estado de conservacin. Se consignar el estado de conservacin de las
series que se transfieren.
Caducidad. Se reflejar el nmero de aos en que las series deben
permanecer en cada archivo.
Frecuencia de la consulta. Si la consulta es frecuente o espordica.

49

Anexo7

50

Relacindeentrega
Se recoge en este modelo aquella documentacin que se considera imprescindible
para la correcta identificacin y localizacin fsica de los mismos.
Lleva los siguientes datos:
Nmero de Registro general: Se consignar el nmero asignado en el Registro
General de entrada de la documentacin del Archivo correspondiente.
Nmero de hojas. Se consignar el nmero de hojas de forma consecutiva.
Cdigo del archivo remitente. Se reflejar el cdigo asignado a la unidad
administrativa.
Fecha. Se registrar el da, mes y ao en que se ha efectuado la transferencia
al archivo correspondiente.
Nmero de Registro del organismo. Cdigo asignado por el Sistema Nacional a
cada organismo.

Datossobrelaserie

Organismo productor. Se consignar el nombre de la unidad administrativa


que ha producido la documentacin.
Nmero del Cuadro de clasificacin. El nmero que tiene asignada la serie en
el Cuadro de clasificacin del organismo.
Tipo documental. Se especificar el tipo de documento que constituye la serie.
Nmero de orden. En el orden correlativo comenzando por el 1 de las cajas que
se remitan.
Fechas extremas. Se reflejar la fecha ms antigua y la ms reciente de los
expedientes contenidos en cada caja.
Contenido. De manera sucinta se relacionar el contenido de las series:
nombres, asuntos, lugares y nmero de expedientes.
Signatura del archivo remitente. Se impondr la signatura de cada caja que
corresponde a la que tena la serie en el archivo remitente.
Signatura. Nmero de expediente, caja, legajo.
Baja: Se consignar el motivo de la baja.

Al final llevan las firmas de las personas que entregaron y recibieron la


documentacin. Se llena por triplicado una de ellas se devuelve a la oficina que
realiz el envo.
Con estas relaciones devueltas se forma el Registro de transferencias con el que se
podr conocer la documentacin que se ha producido y cmo localizarla.

51

Paraarchivoscentrales.

Anexo8

En l se identifican los siguientes datos:


Registro de entrada
Fecha de entrada
Organismo remitente
Series ingresadas
Fechas de los mismos
Volumen o nmero total de unidades de conservacin
Forma de ingreso
Organismo remitente

52

Anexo9
Registrotopogrfico(numrico)deinstrumentosdedescripcinenviados
porlosarchivosdeoficina
Su funcin es controlar la existencia de determinados instrumentos de descripcin que
en algunas ocasiones acompaan los ingresos documentales.

Este registro debe recoger:


Nmero de registro de entrada
Fecha de ingreso
Nombre del organismo productor
Serie documental
Fechas extremas
Signatura del fichero

53

Anexo10

Debe recoger los siguientes datos:


Nmero de registro de entrada
Organismo remitente
Serie documental
Fechas extremas
Estante
Anaquel

54

Anexo11

Debe llevar los siguientes datos:


Nmero de prstamo: Se asignar segn el registro.
Organismo. Nombre del Organismo o de la unidad administrativa que
solicita el documento.
Nombre de la persona. Nombre del solicitante.
Fecha: Da, mes y ao en que se solicita el documento.
Documento solicitado: Se especificar el tipo de documento que se solicita.
Nmero del Registro General. Nmero que tiene asignado el documento en
el registro general.
Signatura. Nmero que tiene asignada la unidad de conservacin.
Expediente. Nmero del documento, expediente, caja, legajo.
Fecha de devolucin. Se especificar la fecha en la que debe ser devuelta la
unidad de conservacin.
Firma del solicitante. Firma de la persona que solicita la unidad de
conservacin.

55

Anexo12

Lleva los siguientes datos:


Nmero de orden. Se consignar el nmero en orden consecutivo, partiendo cada
ao desde el nmero 1.
Fecha de prstamo. Se especificar el da, mes y ao en que se realiza el prstamo.
Oficina solicitante. Se especificar el nombre de la oficina que solicita el prstamo
de la documentacin.
Signatura en el archivo de oficina. Se consignar el nmero que tiene la
documentacin en el archivo de oficina.
Signatura en el archivo central. Se consignar el nmero que tiene la
documentacin en el archivo central.
Descripcin del documento. Se consignar el ttulo del documento o serie
Fecha de devolucin. Fecha en que se realiza la devolucin de la documentacin.
Observaciones. Consignar lo que proceda.
Firma del que entrega. Firma de la persona que entreg la unidad de conservacin.

56

Anexo13

Lleva los siguientes datos:


Nmero de orden. Nmero en orden consecutivo, partiendo cada ao
desde el 1.
Nmero del fondo. Se consignar el nombre del fondo o la serie
documental.
Caja o legajo. Se reflejar el nmero de la caja o el legajo, segn el caso.
Expediente. Se registrar el nmero de expediente que se presta.
Entrega y fecha. Se consignar el nombre de la persona que realiza el
prstamo y la fecha en que se realiza.
Guarda y fecha. Se consignar el nombre de la persona que guarda el
documento devuelto y la fecha en que se realiza la devolucin.
Nombre del usuario: Se anotarn nombre y apellidos de la persona que
solicita el prstamo.

57

Anexo14

Lleva los siguientes datos:


Serie documental. Ttulo de la serie.
Organismo productor. Se consignar el sujeto productor y la oficina
productora.
Nmero de Registro general de entrada. Se reflejar el nmero de entrada
que tiene la serie en el Libro General de Entrada.
Signaturas. Ubicacin topogrfica de la serie en el estante.
Fecha de la baja por transferencia. Fecha en que se realiza la transferencia.
Fecha de baja por eliminacin: Si ste fuera el caso se pondra la fecha en
que se realiza.
Observaciones: Cualquier otro dato de inters.

58

Anexo15

59

Lleva los siguientes datos:


Nmero de Registro general: Se consignar el nmero asignado en el
Registro general de entrada de la documentacin del archivo
correspondiente.
Nmero de hojas: Se reflejar el nmero de hojas de forma consecutiva.
Cdigo del archivo remitente. Cdigo asignado a la unidad administrativa.
Fecha. El da, mes y ao en que se ha efectuado la transferencia al archivo
correspondiente.
Nmero Registro de organismo. Cdigo asignado por el Sistema Nacional a
cada organismo.

DatossobrelaSerie

Organismo productor. Se consignar el nombre de la unidad administrativa


que ha producido la documentacin.
Nmero del Cuadro de clasificacin. Se consignar el nmero que tiene
asignada la serie en el Cuadro de Clasificacin del Organismo.
Tipologa documental. Se consignar el tipo de documento que constituye la
serie.
Nmero de orden. Se consignar en orden correlativo comenzando por el 1 de
las cajas que se remitan.
Fechas extremas. Se consignar la fecha ms antigua y la ms reciente de los
expedientes contenidos en cada caja.
Contenido. Se refleja de manera sucinta el contenido de las series: nombres,
asuntos, lugares y nmero de expedientes.
Signatura del archivo remitente. Se consignar la signatura de la caja que
tena la serie en el archivo remitente.
Signatura. Nmero de expediente, caja, legajo, etc.
Baja. Se consignar el motivo de la baja.

60

Anexo16

Lleva los siguientes datos:


Nmero de salida. Se consignar el nmero en orden consecutivo.
Fecha. Se consignar el da, mes y ao en que se efectu la salida de la
documentacin de la oficina.
Tipo de documento. Se expresar el tipo de documento al que se le da
salida, puede ser carta, informe, resolucin, dictamen, entre otros.
Destinatario. Se consignar el nombre del organismo o persona a la que se
le remite el documento.
Extracto del contenido. Se consignar de manera breve el asunto.
Observaciones. Cualquier otra informacin que se entienda debe aparecer.

61

Anexo17

Fichadeidentificacinyvalor acindeser ies


Seriedocumental:

Fechaylugar

Organismoproductor:

Funcin:

Legislacin:

Documentosbsicos:

Ordenacindelaserie:

Caracter esexternos:

Instrumentosdedescripcin:

Valor:

Accesibilidadsino

Conservacin:
Depuracin:
Ao:

Parcial

Total

Fechadeacceso

62

Lleva los siguientes datos:


Serie documental. Ttulo de la serie.
Fecha y lugar. Se consignar la fecha y lugar de produccin de la serie.
Organismo productor. Se consignar el sujeto productor y la oficina
productora.
Funcin. Se consignar la funcin que desarrolla la oficina productora.
Documentos bsicos. Se consignarn los documentos que se utilizaron
para conocer las funciones de la oficina productora.
Ordenacin. Se consignar el sistema de ordenacin utilizado para la serie
documental.
Caracteres externos. Se consignar la clase (documentos textuales, grfico,
fotogrficos, sonoros, audiovisuales, informticos) el soporte (documentos
en papel, en soporte fotogrfico, en soporte magntico, en soporte ptico) el
formato (expedientes, volmenes, legajos, cajas) cantidad (nmero de
unidades, metros lineales) la forma (borrador, original, copia) el tipo
(oficio, cartas, acuerdos, decretos, actas, informes).
Instrumentos de descripcin. Se especificar si se han elaborado ndices,
inventarios.
Valor. Se especificar si la serie es de valor temporal o permanente.
Conservacin. Se especificar el perodo de retencin de la serie.
Depuracin. Se especificar la fecha en que fue eliminada la serie.
Accesibilidad. Si la serie tiene libre acceso o si ste es restringido.
Fecha. Se especificar la fecha en la que se determin si el acceso es total o
parcial.
Al dorso del modelo pueden aadirse las observaciones.

63

Anexo18
Actadedepuracin
No.deActa________________No.deAcuerdo_________________
Nombredelsujetoproductor

Descripcindelaseriequesevaadestruir(totaloparcial)

Nmerodeunidadesquevanadestruir(enletrasynmeros):

Fechasextremasdeladocumentacin:

Referenciaalostestigosquesevanadejarysulocalizacin:

FechadeautorizacindeeliminacinporlaComisinNacionalde
ControlyPeritaje______________________________
MiembrosdelaComisin______________________________________
____________________________________________________________
Nombreyfirmadelresponsabledelaeliminacin
____________________________________________________________
Fechaylugardelaeliminacinfsicadelosdocumentos__________
____________________________________

64

Lleva los siguientes datos:


Organismo. Se anotar el nombre del organismo o entidad
Oficina productora. Se especificar la denominacin de la unidad
administrativa
Descripcin de la serie. Se escribir de manera sucinta informacin sobre la
serie
Cantidad de unidades de conservacin. Se escribir el nmero de unidades que
se eliminan.
Observaciones. Se consignar lo que proceda.

65

Anexo19

Tabladeretencin

No.dehoja

Organismo:_______________________________________
Oficinaproductora: ______________________________
Seriesdocumentales

Valor de
laserie

Plazode
Retencin

Aprobacin
Observaciones
Delacomisin
decontroly
peritaje

Lleva los siguientes datos:


Nmero de hoja. Debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo
un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas.
Organismo. Se escribir el nombre de la entidad u organismo.
Oficina productora. Se especificar el nombre de la unidad administrativa.
Valor de la serie. Se especificar si la serie es de valor temporal o permanente.
Plazo de conservacin. Se especificar el plazo en trminos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central.
Aprobacin de la Comisin de valoracin. Se especificar la fecha en que se
aprobaron los plazos de retencin.
Observaciones. Se consignar lo que proceda.

66

Anexo20

Inventariodedepuracin
No.de
Orden

Fechas
extremas

Descripcindelos
expedientes

Cantidadde
expedientes

Observaciones

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