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ArchivoGeneraldelaNacin
delaRepblicaDominicana
Manual de procedimientos
para el tratamiento documental
MarthaMarinaFerriolMarchena
OlgaMaraPedierroValds
MarisolMesaLen
MercedesMazaLlovet
LaHabana
2008
ISBN(Cuba) 9789597196051
ArchivoNacionaldelaRepblicadeCuba
CalleCompostela,No.906esquinaaSanIsidro.
HabanaVieja.CiudaddeLaHabana, Cuba
Tel.(537)8629436Fax(537)8668089
Email: arnac@ceniac.inf.cu
ArchivoGeneraldelaNacin,20080902
CalleModestoDazNo.2,SantoDomingo,RepblicaDominicana
Tel.(809)3621111Fax(809)3621110
www.agn.gov.do
Contenido
Introduccin/ 7
Captulo1.Lossistemasdearchivos/ 9
Sistema institucional de archivos, componentes de un sistema dentro de una
organizacin.
Captulo2.Losarchivosdeoficina/13
Organizacin del archivo de oficina, su ubicacin, funciones, atribuciones,
competencias. Instrumentos de control. Transferencias documentales.
Captulo3.Losarchivoscentrales/17
Funciones y atribuciones que competen a un archivo central. Identificacin del
organismo productor, las series y tipos documentales.
Clasificacin: orgnica y funcional. Instrumentos de control.
Captulo4.Lavaloracindocumental/29
Valores primarios y secundarios de las series documentales. Ventajas de la valoracin
documental las Comisiones de Valoracin.
Captulo5.Descripcinarchivstica/34
Instrumentos de descripcin.
Bibliografa/39
Glosariodetrminosarchivsticos/40
Anexos/46
Introduccin
El colectivo de autores somete a consideracin de los interesados esta propuesta
con el objetivo de estandarizar el desempeo de los encargados de los procedimientos
archivsticos en las administraciones segn las nuevas tendencias del tratamiento
documental en cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos y de
acuerdo con las normas vigentes en la materia en el pas.
Ha motivado su realizacin la necesidad de capacitacin y entrenamiento de recursos humanos
idneosenlaesferaarchivsticayladegestionarlosdocumentosantesuincontrolableacumulacinen
los sistemas gubernamentales, teniendo en cuenta, aspectos tan definitorios como las transferencias
primarias y secundarias y los plazos de eliminacin y acceso, tratados a partir de nuestra tradicin
archivsticaperorelacionadosestrechamenteconotrosejemplos,reflejodelaexperticiadecadaunode
losespecialistasquehanintervenido.
Elmanualcontienediferentesconceptosdecarctertcnicoqueseempleanenlosprocedimientos
describecadaunadelasetapasporlaquetransitaeldocumentodesdequesegeneracomoresultadodela
gestin de la administracin, el conjunto de caractersticas y factores que intervienen en la creacin,
gestin,ubicacin,eliminacindelosdocumentoseincluyelosmodelosderegistroycontrolautilizar,
unglosariodetrminosarchivsticosylabibliografaconsultada.
Captulo1
LosSistemasdearchivos
Es el conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin,
seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin,
tratamiento y difusin del patrimonio documental. Lo componen: los archivos, los
servicios archivsticos, la administracin de archivos, la legislacin archivstica y el
personal. 1
Para entender ms fcilmente el concepto, debemos partir de dos consideraciones
elementales que constituyen su base. Por una parte, el documento es el mismo desde
que se produce en la oficina como soporte fsico de una gestin determinada hasta que
es depositado en un archivo histrico, donde es considerado testimonio al servicio de
los ciudadanos y fuente primaria de investigacin.
En apoyo a esta afirmacin la Ley No 1 de Proteccin al Patrimonio Cultural, en
su artculo 1 expresa la determinacin de los bienes que, por su especial relevancia en
relacin con la arqueologa, la prehistoria, la historia, la literatura, la educacin, el
arte, la ciencia y la cultura en general, integran el patrimonio cultural de la nacin2 y
establece medios idneos de proteccin de los mismos, as como el decretoLey
221/2001 de 8 de agosto De los archivos de la Repblica de Cuba, que considera
como integrantes del Fondo Estatal de Archivos de la Repblica de Cuba a los
documentos de valor histrico o permanente, independientemente de que su
conservacin est a cargo de personas naturales o jurdicas.
Definicindesistema
Es un todo compuesto por partes que interactan entre s con una misma
finalidad. Por tanto, los elementos, las relaciones y los principios constituyen de esta
forma las unidades fundamentales en la definicin de un sistema.
La integracin y operacin de todo sistema requiere de cuatro componentes
bsicos independientemente de la naturaleza de su objeto y propsitos:
La estructura orgnica
El funcionamiento y operacin
Los recursos (humanos, materiales, tcnicos y tecnolgicos)
El marco legal de operacin.
Sistemainstitucionaldearchivos
Es el conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos
asignadosalcontrol intelectual y materialde la informacinproducida yutilizadapor
los organismos, que posibilita la implantacin de un Sistema Integral de Gestin de
: Hacia un diccionario de Terminologa Archivstica, 1997. p. 114.
1 ArchivoGeneraldelaNacin
2
Ministerio deJusticia: Ley #1 de Proteccin al Patrimonio Cultural, Gaceta Oficial de la Repblica de Cuba,
Edic.OrdinariaNo.29,16,08,LaHabana,1977..
el momento en
que son creados hasta que son destruidos o transferidos a otros archivos y que
comprende las fases de:
1. Creacin de documentos desde su origen, dejando sentadas las bases legales
para la participacin activa de los gestores de la administracin.
2. Desarrollo de una red de archivos que debe estar conformada por archivos de
oficinas, el archivo central y el histrico.
A manera de ejemplo se especifica, en lo sucesivo, lo dispuesto para el caso
cubano en el DecretoLey No. 221 de 8 de agosto de 2001, que dispone:
[] Artculo 3: Se crea el Sistema Nacional de Archivos integrado por el Archivo Nacional
de la Repblica de Cuba y por los archivos histricos, los centrales, los de gestin los
particulares, cuyos titulares decidan integrar sus documentos a los mismos y otros que
tengan bajo su custodia materiales especiales.
[]Artculo 20: Los archivos centrales son los correspondientes a las Asambleas del
Poder Popular, al Consejo de Estado, al Consejo de Ministros, a los Organismos y
rganos de la Administracin del Estado y al Tribunal Supremo Popular.
[] Artculo 23: Las instituciones relacionadas en el Artculo 20, que al momento de la
promulgacin de la presente norma no hubieren creado sus archivos centrales
dispondrn todo lo necesario para su establecimiento en el transcurso de un ao, con
posterioridad a la promulgacin del presente DecretoLey.
Delosarchivosdelsistema
La teora archivstica habla de tres edades o etapas que integran el ciclo vital de
los documentos, desde que se producen en el archivo de oficina, hasta que se eliminan
o conservan permanentemente en los archivos histricos y que dan lugar a diferentes
categoras de archivos.
Estos documentos atraviesan distintas fases dentro del mismo proceso
(archivstico), segn su edad, en las que varan sus valores, el tratamiento que reciben
y el servicio que brindan. Este flujo constituye un sistema archivstico o un
subsistema, segn los casos. (Ver esquema No.1)
Edades o etapas:
La primera es de circulacin y tramitacin en que la documentacin est en el
archivo de gestin o de oficina, se guardan con carcter temporal cerca del funcionario
responsable de su manejo frecuente, mientras dure el trmite Su organizacin y
servicio forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
La segunda corresponde al archivo central en la que el documento o expediente
que testimonia la solucin del asunto tramitado sigue guardado pudiendo ser objeto
de consulta, pero no con la frecuencia de la etapa anterior.
La tercera corresponde al archivo histrico en la que el documento asume
categora de permanente por su valor cultural o informativo y es utilizado con fines de
investigacin.
EsquemaNo.1
EsquemaNo.2
10
Captulo2
Losarchivosdeoficina
Organizacindelarchivodeoficina
Los archivos de oficina dentro del ciclo se corresponden con la primera etapa de
vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dure la formacin de los
expedientes e incluso al terminar sta, si las necesidades de consulta son continuas.
Por norma general no deben ser custodiados por un perodo mayor de cinco aos.
El expediente es el documento principal de la administracin y constituye el
conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y
fundamento a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a
ejecutarla. Se forman mediante la agregacin sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias deban
integrarlos y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los funcionarios
encargados de su tramitacin.
Su organizacin, en esta primera etapa, determinar las posibilidades de
tratamiento de todas las dems y debe basarse en incluir como primer documento a la
instancia, solicitud u oficio que dio inicio al trmite administrativo o asunto a tratar,
los que se ordenarn siguiendo la cronologa de los hechos, de manera administrativa
(de abajo hacia arriba), es decir, el primer documento ser siempre el ms antiguo, las
comunicaciones deben ir junto a las respuestas y posteriormente se archiva la
documentacin que sirvi de base para resoluciones y rdenes. Los anexos de gran
volumen se agrupan en piezas separadas y los pequeos se unen a los documentos
con que se relacionan y se le adjuntan, adems, las hojas de trmite.
De igual manera se mantendrn diferenciados los distintos tipos de expedientes
en los que se materializan las competencias que tiene asignada la oficina productora,
unidos todos los documentos relativos al mismo asunto.
Para que una determinada unidad administrativa pueda ser considerada como
sujeto productor de documentos que forma un archivo de gestin, tiene que reunir los
siguientes requisitos:
1. Debe existir constancia de su creacin como unidad orgnica mediante
disposicin publicada ley, decretoley que establezca su
organizacin interna y el nivel jerrquico que posee dentro de la
estructura a la que pertenece, adems de competencias concretas que
determinen su actividad. Y contar, adems, con un funcionario
responsable (director, vicedirector, especialista).
2. Tener al frente una persona encargada de su organizacin y control
(secretaria).
La oficina llevar un control sobre los prstamos de documentacin a otras
dependencias de la organizacin con vistas a garantizar la integridad fsica de los
mismos.
Ubicacin
El lugar adecuado para el archivo de gestin se encuentra en la propia oficina,
mientras que la utilizacin de los documentos sea frecuente. Cuando las necesidades
11
Funcionesyatribucionesdelarchivodeoficina
a) Conocimiento de la estructura y funciones de la organizacin a la que sirven,
as como de las series documentales y tipos de documentos que producen sus
diferentes segmentos.
b) Organizacin y conservacin de la documentacin resultante de la gestin
administrativa sujeta a continua utilizacin y consulta de una oficina o de un
grupo de oficina.
c) Debe impedir la dispersin o eliminacin de documentos.
d) Suministro de la informacin que requiera la administracin a la cual
representan.
e) Suministro de la informacin requerida por los ciudadanos relacionada con los
documentos que custodia.
f) Preparacin de las tablas de retencin de los expedientes generados en la
unidad estructural a que pertenecen.
g) Cumplimiento de las normas establecidas por el archivo central en cuanto a
valoracin y transferencia documental.
h) Control del prstamo y recuperacin de los documentos o expedientes
solicitados mediante su registro.
i) Elaboracin de ficheros necesarios para recuperar fcilmente la informacin
j) Preparacin de las transferencias de acuerdo con las normas establecidas.
Elementosdequedebedisponerunarchivodeoficina
LibrosdeRegistrogeneraldeentradaysalida
Es obligacin de los rganos administrativos llevar el asiento de todo escrito o
comunicacin que sea presentado en cualquier unidad, as como de cualquier otro
documento que salga de ella, para lo cual habilitar un registro que recoja el nmero
de orden correlativo, con la fecha exacta en que se produce la recepcin o salida, el
tipo de documento, procedencia, destino y extracto del contenido. Concluido el registro
del documento se enviar por correo o reparto interno del organismo dando inicio al
trmite administrativo del expediente.
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Lastransferenciasdocumentales
Concepto: Procedimiento habitual de ingreso de fondos a un archivo una vez que
stos han cumplido el plazo de permanencia en el archivo al que estn integrados.
Este proceso, naturalmente, supone un estudio previo que determine los plazos de
prescripcin administrativa y el ndice de frecuencia de consulta de cada serie
documental. Previsin o Calendario de transferencias. (Anexo 6)
Su objeto final es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas y lograr que
todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente.
Delastransferencias
Transferir, por qu?
Dado el desarrollo de las administraciones contemporneas, unido al aumento
progresivo de la actividad humana y a la excesiva burocratizacin de los
procedimientos se ha producido un crecimiento exponencial de la documentacin que
obliga, una vez cumplido el perodo de tiempo en que debe permanecer en cada etapa,
a su transferencia al archivo correspondiente.
Transferir, qu?
Todos los documentos que hayan cumplido sus plazos de permanencia en el
archivo correspondiente.
Transferir, cundo?
Cuando la documentacin se encuentre lista segn las normas de procedimiento
establecidas. En ningn caso podrn trasladarse documentos sin identificar ni
valorar.
Transferir, cmo?
Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar su
existencia.
Comprobar que no falte ningn documento dentro de cada expediente y que
estn perfectamente organizados.
Si faltara algn documento o un expediente completo, debe aparecer
constancia de la persona que se responsabiliz con su salida para proceder a
su reclamacin y devolucin a su sitio, pues una vez transferido al archivo
central ser muy difcil su recuperacin.
Los expedientes deben ser transferidos en carpetas, libres de presillas, ligas o
cualquier otro tipo de materiales que puedan degradar el papel.
Los expedientes deben colocarse en cajas normalizadas (de cartn y PH
neutro), procurando que no quede ninguno dividido en cajas distintas.
Dar un nmero de orden consecutivo a todas las cajas, lo que permitir
identificar cada una de estas unidades en la descripcin de contenido que
aparece en el modelo Relacin de entrega.
Ser obligatorio entregar junto a la documentacin todos los instrumentos de
descripcin elaborados en el archivo remitente ndices, inventarios relativos
a la documentacin que se remite y debern ser consignados en el modelo de
Relacin de entrega.
13
definitiva, una vez comprobadas las mismas. (De stas relaciones una se
entregar al Registro General de Fondos, otra al Registro de Organismos y la
tercera se devolver al archivo remitente).
PrincipiodeProcedencia
Principio fundamental de la archivstica que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Derivados del principio de procedencia son:
El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de
un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u
organismo productor.
El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que
sta debe reflejar sus actividades, reguladas por el procedimiento
administrativo.
14
Captulo3
Losarchivoscentrales
Coordinan y controlan el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y
renen los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y
cuando la consulta no es constante. Los archivos centrales tienen como misin
fundamental el estudio y valoracin de las series documentales, que en su conjunto
conforman el fondo de la institucin u organismo productor. En virtud de la normativa
vigente custodian documentos por un plazo de hasta 25 aos.
Se corresponden con la segunda etapa de vida de los documentos, son el eje
fundamental de control de todo el sistema y responsables de la aplicacin de las
normas de procedimiento.
El archivo central debe poseer un rea de depsito ubicada en el mismo inmueble
o cerca de la institucin a la que pertenece, para facilitar tanto el traslado de la
documentacin como su consulta, debe contar adems con un espacio de trabajo
constituido, al menos, por un despacho cercano al depsito, as como otro dedicado a
la atencin a los usuarios.
De manera general se tendrn en cuenta las siguientes normas generales que
tienen su base en el conocimiento de las caractersticas fsicas del patrimonio
documental y de las causas de toda ndole que afectan su conservacin.
Ubicacin
La eleccin de la ubicacin de un archivo o depsito debe responder a las
siguientes condiciones:
Ocupar el sitio ms adecuado del edificio.
No situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo as se evitar el efecto
de la accin directa del sol, fluctuaciones de temperatura, condensaciones que
se provocan de forma natural en el ciclo da/noche. Tampoco debe situarse en
los stanos por el riesgo de inundaciones y de humedad por capilaridad que en
estos lugares es mucho mayor.
Espacio con capacidad suficiente para albergar las distintas reas y su
aumento previsible.
Zona carente de ruidos molestos y vibraciones nocivas.
Se considerarn factores excluyentes la proximidad a ncleos peligrosos:
fbricas e industrias con vertidos contaminantes, instalaciones con riesgo de
incendio o explosin y posibles objetivos blicos. Se excluirn, adems,
emplazamientos prximos al mar, zonas pantanosas, ros o cualquier otro
donde pueda producirse inundaciones.
Caractersticasarquitectnicas
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Dimensionesdelosdepsitos
Recomendaciones
Los locales deben tener una fuerte resistencia mecnica, dada las cargas que
soportar la estructura bajo el peso de la documentacin: Preferentemente con
un sistema de estanteras fijas de resistencia de 750 kg/m2. En caso de
almacenamiento compacto con estanteras mviles ser de 1 250 kg/m2.
Deben estar provistos de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante
dos horas.
Deben contar con puertas metlicas cortafuegos, cerraduras antipnico, que
resistan al menos una hora antes de deformarse.
Los muros exteriores tendrn medidas de aislamiento trmico e higromtrico
por lo que sern muros dobles con cmara de aire, fibras aislantes.
Los suelos sern de hormign (mejor calidad), resistente e ignfugo, cubiertos
con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y cualquier
agente agresivo.
Los huecos de las ventanas se abrirn preferiblemente hacia las fachadas de
menor insolacin e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes
o humedad.
La carpintera de las ventanas ser de aluminio anonizado o lacado, con
elementos practicables y de mximo hermetismo.
El acristalamiento de vidrio debe cumplir las siguientes caractersticas:
inastillable, absorbente de radiaciones (rayos ultravioleta), aislante trmico y
acstico.
Para prevenir inundaciones, las instalaciones hidrulicas no deben atravesar
estos locales bajo ningn concepto.
Cualquiera que sea el mobiliario que se adopte para el archivo, tendr que cumplir
determinadas caractersticas para la buena conservacin de los documentos:
Solidez, ya que la documentacin suma excesivos kilos de peso. En caso
contrario los estantes se curvan con el peso.
Acabado fsico: se ha de procurar que no tengan clavos, ngulos metlicos, ni
cualquier otro tipo de elemento que pueda producir agresiones a los
documentos.
Acabado qumico: lo ideal es que el mobiliario se pinte con anticorrosivo,
repelente de insectos y resistente al fuego. Hoy se recomienda el acero cromado
para las estanteras. En caso de que sean de madera (que no es recomendable
porque son fcilmente atacables por los insectos xilfagos) se aplicar algn
tipo de producto sellador para evitar los problemas derivados de las pinturas,
barnices y afectaciones por insectos.
Ventilacin: es fundamental para evitar la condensacin del aire en su interior.
Para ello se procurarn pequeos orificios en las cajas y estantes que permitan
dejar pasar el aire, pero que queden cubiertos por un filtro muy fino que
impida la entrada de insectos y roedores. Las estanteras fijas acostumbran a
estar abiertas y en el caso de los compactos, debe exigirse un modelo que tenga
aberturas para facilitar la ventilacin.
Comodidad: ha de ser cmodo y de fcil acceso.
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2.
Entre250y500
3.
Hasta250
Ununiversitario
Dostcnicosdenivelmedio
Dosauxiliares
Un universitario
Dos tcnicos de nivel medio
Un auxiliar
Un universitario
Un tcnico de nivel medio
Un auxiliar
Instalacindeladocumentacinenelarchivocentral
Funcionesy atribucionesquecompetenaunarchivocentral
a) Coordina y controla el funcionamiento de sus sistemas de archivo. Sus fondos
constituyen fuentes de completamiento de los archivos histricos provinciales y
municipales y del Archivo Nacional de la Repblica de Cuba.
b) Recibe y registra la documentacin remitida por los archivos de gestin u
oficinas al vencerse los plazos de conservacin establecidos en las tablas de
retencin.
c) Recibe y registra los documentos provenientes de instituciones antecesoras,
instituciones liquidadas, organizaciones de subordinacin nacional, y de las
personalidades y otras instituciones vinculadas a los organismos con el fin de
conservarlas y utilizarlas como testimonio.
d) Garantiza el control, preservacin, valoracin y utilizacin de los documentos
hasta que sean trasladados al archivo histrico correspondiente.
e) Aplica principios prcticos y tcnicos de valoracin para que, transcurrido el
tiempo previsto en las tablas de retencin, proceda a la seleccin de los
documentos que se conservarn permanentemente en los archivos histricos y
a la eliminacin de aquellos que no poseen valores patrimoniales.
f) Vela por la conservacin de los fondos en adecuadas instalaciones atendiendo
al tipo de soporte que preservan, tanto en las oficinas, como en los depsitos
de archivos.
g) Organiza el trabajo para la creacin, conservacin y control del fondo de
seguridad de aquellos documentos de valor especial que tienen bajo su
custodia.
h) Orienta y controla el tratamiento archivstico de los fondos documentales.
i) Vela porque el jefe de la institucin apruebe los plazos de permanencia.
j) Elabora las actas de depuracin de expedientes por plazos de permanencia.
k) Confecciona un inventario para los documentos de ms de 10 aos de
permanencia.
l) Presenta las actas de propuestas de depuracin a las comisiones centrales y
nacionales de valoracin para su aprobacin.
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FasesdelTratamientoDocumental
Identificacindefondos
Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y
sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo, es decir, la primera fase intelectual de la metodologa
archivstica en que se profundiza en el estudio del sujeto productor y del tipo
documental.
Para ello es necesario conocer:
Fecha de creacin de la unidad administrativa.
Cambios de estructura.
Instituciones que le han precedido en el desempeo de la funcin.
El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del
cuadro de clasificacin y la ordenacin de sus series documentales, sentando las
bases para las fases de valoracin y descripcin.
1. Identificacin del organismo productor: Una entidad es o no generadora de un
fondo, en funcin de su grado de autonoma, para ello es necesario que cumpla las
condiciones siguientes:
Poseer estructura orgnica completa e independiente y personalidad
jurdica.
Competencias estables y bien definidas por reglamento o texto legal.
Posicin jerrquica administrativa definida con precisin en el texto
legal de creacin.
Creacin por disposicin jurdica especfica y fechada.
Existencia de un responsable con nivel de decisin en los asuntos de su
competencia.
Organigrama conocido.
La documentacin generada por un organismo, institucin o entidad ser
considerada fondo nico e independiente. En las grandes organizaciones, con
numerosas divisiones administrativas y relaciones muy complejas es importante
definir cules son susceptibles de ser generadoras de fondos.
18
Estas actividades deben ser realizadas por los especialistas de mayor nivel, pues
requiere conocer a travs de una investigacin la historia institucional del productor o
de los productores. Para ello, se recogern datos sobre el origen, evolucin, funciones,
estructuras y desarrollo de la entidad que permita situar la documentacin en su
contexto.
1.1 Fuentes de informacin de obligada consulta:
Boletines Oficiales
Gacetas Oficiales
Repertorios legislativos
Enciclopedias Jurdicas
Memorias
Publicaciones peridicas
Pginas web
El estudio de la propia documentacin es fuente de informacin
primaria para extraer datos del sujeto productor, ya sea de los
membretes de los documentos oficiales como de los pies de firma.
1.2 Con toda la informacin recopilada se proceder a la elaboracin de diferentes
organigramas que permitan conocer de forma grfica los cambios estructurales
del organismo.
En cada organigrama se sealarn las fechas de actuacin del sujeto productor,
as como las normas de aprobacin de cada reorganizacin.
1.3 Con esta informacin se podr confeccionar un Repertorio de organigramas
(Anexo 17).
2. Definicin de serie documental: Es el conjunto de documentos producidos por un
mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin
administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental.
La serie documental de una organizacin est formada por el conjunto de
documentos que responden a un mismo procedimiento, pero que se refieren a
asuntos, contenidos o personas diferentes, por ejemplo: serie Expedientes personales.
En este caso, estar conformada por la suma de los expedientes de los recursos
humanos de la organizacin.
Las series las definen el sujeto productor como elemento orgnico y el tipo
documental, como elemento funcional. Pueden ser:
productor
Expedientes
Laborales
Departamento de
Personal
Libros de
Contabilidad
Departamento de
Recursos econmicos
funcin
Gestin de
personal
Contabilidad
Tipo documental
Expediente
personal
Libro mayor
19
NuevosTiposDocumentales
Aunque no es precisamente objeto de trabajo del presente manual los nuevos tipos
documentales que han surgido producto del desarrollo de las nuevas tecnologas
merecen un parntesis para dar a conocer su existencia y por dems su estructura,
tanto diplomtica como jurdica y fsica.
Ejemplos:
Documentos electrnicos autorizados con firma digital.
Mensajes resultantes del correo electrnico.
Metadatos de carcter tcnico para su identificacin. No basta, como en el caso
del papel, decir el tipo de soporte. Hay que dar informacin precisa de la
descripcin del sistema, caractersticas fsicas y tcnicas de los ficheros
incluyendo la estructura de los campos de informacin (diccionario de datos),
descripcin de las relaciones entre los elementos de datos del fichero.
Libros electrnicos.
Resultados de la etapa de identificacin:
20
21
Clasificacin
Concepto:Es la accin de identificar y agrupar los documentos bajo conceptos que
reflejan las funciones generales y las actividades concretas dentro de una estructura
jerrquica y lgica.
Consiste en agrupar jerrquicamente las series documentales en torno a los
rganos o funciones desarrolladas por la institucin a lo largo de su gestin. Los
documentos nos vienen dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y
divisiones administrativas que los tramitan en el desempeo de sus funciones. En tal
sentido, la clasificacin est implcita en su origen.
La clasificacin, siguiendo el principio de procedencia precisa su plasmacin
material en un esquema o cuadro que permite sistematizar cada fondo en sus
secciones y series y en un archivo de oficina viene ya determinada por la misma
produccin del documento, puesto que cada tipo documental producido, responde a
una actividad especfica de la misma, por lo tanto se produce de forma natural.
El archivero necesita establecer un sistema de clasificacin vlido para todos los
documentos de un fondo, independientemente de las estructuras, funciones y
procedimientos de la entidad que los ha creado.
Clasificar, por qu?
Las principales ventajas que ofrece son:
Aceleracin y sistematizacin para organizar los documentos activos.
Eficacia de la recuperacin de la informacin para la toma de decisiones.
Proteccin de la informacin administrativa.
Estabilidad y continuidad administrativa.
Optimizacin de los recursos econmicos y racionalizacin de los espacios.
Clasificar, qu?
Es imprescindible identificar, mediante un sistema de clasificacin nico todos los
documentos administrativos producidos y recibidos por las diferentes unidades de la
entidad con el fin de organizarlos y tratarlos a partir de los mismos criterios y por
medio de mtodos iguales.
Clasificar, cundo?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad administrativa se
debern clasificar y por tanto asignarles el cdigo y el ttulo del cuadro de clasificacin
que les corresponda (codificarles), desde el mismo momento de su creacin o
recepcin.
Clasificar, cmo?
La clasificacin de un documento parte de las funciones principales del cuadro de
clasificacin y llega hasta las actividades concretas, que se materializan en la unidad
bsica de archivo, el expediente.
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Niveles de clasificacin
El primer nivel corresponde a las categoras.
En cualquier entidad coexisten dos categoras de documentos:
1. Los documentos de gestin de actividades administrativas comunes a
cualquier organismo.
2. Los documentos de gestin de actividades especficas, que corresponden a las
funciones precisas que tiene encomendadas la institucin.
Cada categora se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las
funciones que desempea cada unidad administrativa.
SECCI N DE
FONDO
FONDO
SECCI N DE
FONDO
SECCI N DE
FONDO
SERIE
SERIE
SERIE
EXPEDIENTE
Uni dad
doc umental
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
Uni dad
documental
23
Tiposdecdigos
Para facilitar la identificacin y agrupacin fsica o intelectual de los documentos,
se hace corresponder un cdigo a cada ttulo del cuadro de clasificacin.
Los cdigos utilizados en el cuadro de clasificacin pueden ser numricos o
alfanumricos, que identifican a cada clase, seguida de tres nmeros, que son
consecutivos dentro de la misma.
Para clasificar un documento debe determinarse primeramente a cul de las clases
pertenece.
A partir de esta primera eleccin, habr que localizar una subclase que responda a
la actividad a que hace referencia el documento, hasta encontrar la divisin precisa
del asunto que trata.
Eleccindelsistema
Orgnica
La clasificacin puede ser
Funcional
En la clasificacin orgnica las series se agrupan de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas o estructura orgnica de la entidad, en niveles jerrquicos
(Ministros, Viceministros, Direcciones, Departamentos, Oficinas, etc.). Decimos series
porque los expedientes se agrupan segn la actividad de la que son resultado.
Es ms rgida, ya que no recoge los cambios que haya podido sufrir. Se
recomienda para organismos poco complejos en su estructura o de poca duracin.
5. Viceministro
5.1 Direccin de
administracin
5.1.1 Departamento de
recursos humanos
24
Seempleaparaorganismosdelargaduracineneltiempo,confuncionesmuyestables
yquehayanvariadoamenudosuestructura. Ejemplo:
23 Gestin de Recursos Humanos
23.1
23.1.1 Dirigentes
23.1.1.1 Nombramientos del personal dirigente
23.1.1.2 Expedientes de cuadros
23. 1. 2
23.1.2.1
23.1.2.2
Clasificacinorgnicofuncional
Combinacin de ambos modelos, partiendo de la estructura, se le hacen
corresponder las funciones o actividades implcitas en cada caso.
Ordenacin: Operacin archivstica del proceso de organizacin, que consiste en
establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas dentro de las categoras y
grupos, definidos en la clasificacin. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
tratamiento archivstico denominado identificacin.
Cronolgico
Tipos de ordenacin:
Alfabtico
Topogrfico
25
26
CAPTULO4
LaValoracinDocumental
Concepto: Es la fase del tratamiento archivstico en que se analizan y determinan
los valores primarios y secundarios de las series documentales, entonces se fijan los
plazos de transferencia, acceso, conservacin o eliminacin total o parcial.
Valor primario: Va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha
producido por la institucin. Este valor puede ser: Administrativo, legal, fiscal y
contable.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores sobre la informacin
retrospectiva. Se alcanza una vez agotado el valor inmediato o primario. Estos pueden
ser establecidos convencionalmente: informativo e histrico.
Administrativo: Aquel que tienen los documentos para la
administracin que los ha producido, como testimonio de
sus procedimientos y actividades.
Valores
primarios
Valores
secundarios
la
Ventajasdelavaloracindocumental
27
Criteriosdeconservacindeladocumentacindurantelaetapade
valoracin
Preservar la documentacin que:
Explique el origen y evolucin de un organismo, su actuar e interpretacin
de la realidad social.
Permita conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos.
Contenga datos significativos de personas, acontecimientos, lugares, entre
otros.
Contenga datos significativos sobre ciencia, tcnica, acontecimientos
importantes, movimientos o tendencias de la historia poltica, econmica y
social.
Permita valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades del
organismo.
Posea datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles,
financieros, jurdicos u otros de derechos de individuos e instituciones.
Complete la informacin de otros fondos o series documentales.
Responda a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia
cuantitativa.
Otroscriterios
28
Pasosaseguir
1. Estudio desde el punto de vista
orgnico
y
cronolgico
del
organismo, decidiendo si se
estudia la produccin completa,
una serie documental o series
documentales
de
varias
dependencias.
2. Identificacin del organismo u
organismos productores.
3. Identificacin de series
documentales.
4. Elaboracin de cuadros de
clasificacin.
8. Valoracin
de
cada
serie
documental, con expresin de sus
plazos
de
transferencia,
permanencia y/o eliminacin y
plazos de acceso.
Con la informacin obtenida se confeccionar la Tabla de retencin (Anexo 19).
Durante esta actividad se confeccionan dos listas: la de documentos a conservar la de
documentos propuestos para depurar.
29
SobrelaComisincentraldevaloracin
Las organizaciones debern crear, por resolucin de su mxima autoridad la
Comisin central de valoracin, que es el rgano consultivo que aprueba el proceso de
valoracin de los documentos y que estar presidida por el jefe de la misma,
asesorada, adems, por archiveros que por su funcin conozcan el carcter de los
fondos.
Documentosqueproducenlascomisionesdevaloracin
Inventario de depuracin
Acta de depuracin
Listas de plazos de transferencia
Listas de plazos de seleccin y eliminacin
Listas de plazos de acceso
Resultados
Laeliminacin
Concepto: Es el proceso de destruccin fisica de documentos.
CriteriosdeEliminacin
en
series
relacionadas,
Listadedocumentosquepuedendestruirsebajoelconceptodeprctica
administrativanormal
30
Criteriosparalaseleccindocumental
Accesoaladocumentacin
Especificar si el acceso es restringido o libre.
Debe valorarse qu sucede cuando la documentacin se encuentra en archivos
de carcter histrico y prever las posibles solicitudes de ciudadanos o de
investigadores.
Los acuerdos deben estar indicados en las bases de datos de control y
descripcin: campos 3.4.1. (Condiciones de acceso) y 3.4.2. (Condiciones de
reproduccin) de la norma ISAD (G).
Posibilidad de marcar directamente las unidades de instalacin o el inventario
general con un aviso: documentacin no accesible.
Una vez concluida la tramitacin y depositada la documentacin en los archivos
correspondientes, sta tendr un carcter general y de libre acceso con las siguientes
excepciones:
La consulta de aquellos documentos que afecten a materias clasificadas de
acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales, o cuya difusin pueda entraar
riesgos para la seguridad y defensa del Estado.
La consulta de aquellos documentos que contengan datos de carcter personal,
cuyo conocimiento por terceros pueda suponer una injerencia en el honor o la
intimidad de las personas.
31
CAPTULO5
DescripcinArchivstica
La descripcin, como parte culminante del trabajo archivstico tiene la finalidad de
proporcionar informacin a los usuarios y facilitar el control archivstico fsico e
intelectual de los documentos a partir de informacin precisa sobre su contenido.
Es la fase de tratamiento archivstico en la que se elaboran los instrumentos de
informacin que facilitan el conocimiento y consulta de los fondos documentales, a
partir de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso de las
partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de
la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido.
La descripcin tiene que ser exacta en sus referencias a los caracteres internos y
externos, suficiente, sin ofrecer ms de lo necesario, y oportuna, al reflejar una
programacin que marque una jerarqua de la informacin.
La Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD (G) constituye una gua
general para la elaboracin de descripciones archivsticas.
Principios
1. De acuerdo con el principio de procedencia la descripcin se dispone y exhibe
de lo general a lo particular.
2. Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de vida, estos principios
han sido concebidos para documentos seleccionados y organizados, es decir,
de conservacin permanente.
3. La unidad de descripcin ms amplia es el fondo, cuyas partes constituyen
niveles subsecuentes.
4. Se establece un modelo jerrquico de los niveles de organizacin del fondo y las
partes que lo constituyen, los cuales son a su vez niveles de descripcin.
LanormaISAD(G)seestructuraen7reasdeinformacindescriptiva
1. rea de identificacin (identifica la unidad de descripcin).
2. rea de contexto (contiene informacin relativa al origen y custodia de la
unidad de descripcin).
3. rea de contenido y estructura (contiene informacin relativa al objeto y
organizacin de la unidad de descripcin).
4. rea de acceso y utilizacin (contiene informacin relativa a la accesibilidad de
la unidad de descripcin).
5. rea de documentacin asociada (contiene informacin relativa a
documentacin que tiene una relacin significativa con la unidad de
descripcin).
6. rea de notas (contiene informacin especial y otra que no ha podido incluirse
en las restantes reas).
7. rea de control de la descripcin (contiene informacin relativa al cmo, cundo
y quin ha elaborado la descripcin archivstica).
32
DescripcinMultinivel
Cmo proceder?
Describir de lo general a lo particular, partiendo del fondo pero permitiendo
utilizar como herencia toda la informacin de cada nivel anterior.
Qu son niveles de descripcin?
Es el nivel de organizacin al que se le va a aplicar la descripcin archivstica.
Existen 17 niveles de descripcin, pero la tradicin archivstica cubana reconoce los
siguientes:
Nivel de
Nivel de
Nivel de
Nivel de
Nivel de
fondo
subfondo/seccin de fondo
serie
unidad documental compuesta (expediente)
unidad documental simple (documento)
Si se describe a nivel de fondo se deben utilizar los siguientes elementos de
descripcin:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Nombre del o de los productores
Historia institucional/ Resea biogrfica
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
Condiciones de reproduccin
Lengua(s)/ escritura(s)
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Instrumentos de descripcin
Unidades de descripcin relacionadas
Nota de publicaciones
Nota del archivero
Fechas(s) de la(s) descripcin(es).
A nivel de subfondo:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones
Historia institucional/ Resea biogrfica
Alcance y contenido
Organizacin.
A nivel de serie:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Alcance y contenido
Organizacin.
33
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones
Alcance y contenido.
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)
Autor
Alcance y contenido
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Nota de Publicaciones.
Instrumentosdedescripcin
Como resultado final de la descripcin archivstica se elaboran los instrumentos de
informacin que facilitan el conocimiento y la consulta de la documentacin, los que
varan de un tipo de archivo a otro segn la edad de los documentos.
Los instrumentos de descripcin son obras de referencia que identifican, resumen y
localizan fsica e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes los fondos, las
series y las unidades documentales existentes en los archivos.
Tipos de instrumentos
Unidad archivstica
Guas
Inventarios
Serie
Catlogos
Expedientes/Documentos
ndices Auxiliares
Unidad Documental
34
Fondo o seccin.
Cantidad de folios.
35
Tiposdeinventarios:Someroyanaltico
El
inventario
ndices
Los ndices constituyen puntos de acceso a la informacin. El trabajo con las
fichas permite actualizar los movimientos de la documentacin, tanto los aumentos
por ingreso, como la disminucin por eliminacin.
El fichero debe reflejar el organigrama de la institucin equivalente a la
clasificacin aparecern primero los dgitos, luego la entrada descriptiva, las fechas y
la signatura.
ndices auxiliares de los instrumentos de descripcin. Conjunto de referencias
ordenadas de encabezamientos onomsticos, toponmicos, de materia, cronolgicos y
de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de
referencia y descripcin. Son imprescindibles para los inventarios y catlogos, y su
elaboracin puede responder a distintos criterios.
Para los archiveros la indizacin consiste en vincular a un documento o a un
instrumento con palabras claves (descriptores a travs de los cuales podemos llegar a
ellos y a su contenido).
Es un listado alfabtico de nombres de personas, nombres geogrficos, nombres de
instituciones y nombres de materias contenidas en un documento de archivo con
referencia a los registros en que se encuentran.
Se recomienda revisar el Manual de indizacin para archivos confeccionado por el
Grupo de Normalizacin del Archivo Nacional de Cuba.
36
Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN: Hacia un diccionario de Terminologa Archivstica, Grupo
Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativo (GITAA), Santa fe de Bogot
D.C., Colombia, 1997.
ARCHIVOS MUNICIPALES: Propuestas de Cuadros de Clasificacin de Fondos de Ayuntamientos, Ed.
ANABAD, 1996.
CAYETANO MARTN, CARMEN: La Clasificacin como Descripcin. Cuadros de Clasificacin.
Descripcin documental e influencia de factores extraarchivsticos: La influencia del
medio administrativo en los modelos y sistemas de descripcin, Revista IRARGI,
Volumen (IV), Madrid: 1991.
CONDE VILLAVERDE, MA. LUISA: Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, Direccin de
Archivos Estatales, 1993.
CORTS ALONSO, VICENTA: Organizacin de los fondos documentales. El servicio de los
documentos. Descripcin, Biblioteca Municipal, Boletn ANABAD, Madrid, 1989.
CRUZ MUNDET, JOS RAMN: Manual de Archivstica, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Ed.
Sntesis, Madrid, 2000.
DE ARCHIVOS ESTATALES: Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos
Documentales de las Administraciones Pblicas. Primeras Jornadas 20, 21, 22 de Marzo,
DIRECCIN
Madrid de 1991.
DUPL
DEL
DE
TRABAJO
DE
ARCHIVEROS MUNICIPALES
DE
DE
37
Glosariodetrminosarchivsticos
Acceso a los documentos
Posibilidad y condiciones de utilizacin de los documentos de archivo, previsto en los
actos normativos.
Acta de depuracin
Documento que atestigua las unidades documentales eliminadas en el expurgo.
Acta de recepcin
Documento de control que formaliza el ingreso de los documentos en el archivo.
Archivo central
Archivo que pertenece a los rganos de gobierno, organismos de la administracin
central que guarda los documentos transferidos por los archivos de gestin de su
organizacin, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. Son
fuente de completamiento de los archivos histricos.
Archivo de gestin
Archivo de la oficina productora de los documentos en los que se rene la
documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin
y consulta
administrativa por las mismas oficinas. Con carcter general y salvo excepciones no
podrn custodiar documentos que superen los cinco aos de antigedad.
Archivo histrico
Archivo que conserva los documentos de valor permanente.
Catlogo
Instrumento de bsqueda que describe con mayor profundidad todos y cada uno de
los documentos seleccionados, de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado. Los catlogos pueden ser onomsticos, geogrficos, cronolgicos.
Censo gua de archivo
Documento de control y difusin, actualmente automatizado que recoge datos sobre
la historia del archivo,
los fondos,
la cantidad, estado y condiciones de
almacenamiento de los expedientes, composicin del aparato de bsqueda
informativa, los servicios que se prestan as como el personal del archivo, y sobre su
accesibilidad, entre otros.
Ciclo vital de los documentos
Etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en el
archivo de oficina hasta que se eliminan o conservan permanentemente en los
archivos histricos.
Clasificacin
Distribucin de un conjunto de unidades (documentos, expedientes, legajos, fondos)
de acuerdo con un sistema de clasificacin, que toma en consideracin las
caractersticas de dichas unidades.
Coleccin documental
1. Reunin artificial de documentos formada por un individuo, familia o institucin.
2. Documentos agrupados por el archivo procedente de distintos formadores de fondo,
a partir de un criterio y que constituye una unidad de registro.
38
Documento
1. Representacin de la informacin sobre los objetos de la realidad objetiva y la
actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica, la fotografa, la
grabacin u otro medio en cualquier portador.
2. Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurdico el
documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que
establece la ley y que tiene por fin un acto jurdico.
Documento de valor permanente
39
Documento que por su valor pertenece al Fondo Estatal de Archivo y no puede ser
destruido.
Gua
Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica del conjunto o
parte de los fondos de uno o varios archivos.
Identificacin
Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de
las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
ndice
Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomsticos, toponmicos, de
materia, cronolgicas y de conceptos contenidos, tanto en los propios documentos,
como en instrumentos de referencia y descripcin.
Indizacin
40
41
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven
de prueba legal de su entrada en un archivo.
Registro general de salida
Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas
de fondos que sirve de prueba legal de su salida.
Registro topogrfico
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las
unidades de conservacin de un depsito de archivo.
Restriccin de consulta
Limitacin temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las
disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusin
puede afectar la intimidad de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la
averiguacin de los delitos y la propiedad intelectual, entre otros.
Serie
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.
Signatura topogrfica
Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin
de un depsito.
Tipo documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogneos.
Transferencia de documentos
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, una vez que stos han
cumplido el plazo de permanencia en el archivo al que estn integrados.
Tratamiento archivstico
Conjunto de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los
fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos
Unidad documental
Elemento bsico de una serie documental que puede estar constituida por un solo
documento o por varios que formen un expediente.
Sujeto productor
Institucin, organismo o dependencia que en el desempeo de sus funciones y
actividades es la productora o generadora de los documentos de los archivos.
Valor administrativo
Aquel que posee un documento para la administracin de origen o aquella que le
sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valoracin documental
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
Valor histrico
Aquel que posee el documento como fuente primaria para la Historia.
42
Valor primario
Valor que tiene un documento mientras se haya en las fases activa y semiactiva de su
ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora, como instrumento y
referencia para el desarrollo de la gestin institucional.
Valor secundario
Valor que tiene un documento (serie o grupo) para la investigacin o la historia, una
vez agotado el inters que presentaba para la entidad productora. Este valor
caracteriza la utilidad social que contiene la informacin con fines de investigacin y
consulta pblica.
Valor testimonial
Valor secundario que tiene un documento que testimonia la evolucin y cambios ms
trascendentes que desde el punto de vista legal sufren las instituciones.
43
Anexo1
44
Anexo2
45
Anexo3
46
Anexo4
47
Anexo5
48
Anexo6
49
Anexo7
50
Relacindeentrega
Se recoge en este modelo aquella documentacin que se considera imprescindible
para la correcta identificacin y localizacin fsica de los mismos.
Lleva los siguientes datos:
Nmero de Registro general: Se consignar el nmero asignado en el Registro
General de entrada de la documentacin del Archivo correspondiente.
Nmero de hojas. Se consignar el nmero de hojas de forma consecutiva.
Cdigo del archivo remitente. Se reflejar el cdigo asignado a la unidad
administrativa.
Fecha. Se registrar el da, mes y ao en que se ha efectuado la transferencia
al archivo correspondiente.
Nmero de Registro del organismo. Cdigo asignado por el Sistema Nacional a
cada organismo.
Datossobrelaserie
51
Paraarchivoscentrales.
Anexo8
52
Anexo9
Registrotopogrfico(numrico)deinstrumentosdedescripcinenviados
porlosarchivosdeoficina
Su funcin es controlar la existencia de determinados instrumentos de descripcin que
en algunas ocasiones acompaan los ingresos documentales.
53
Anexo10
54
Anexo11
55
Anexo12
56
Anexo13
57
Anexo14
58
Anexo15
59
DatossobrelaSerie
60
Anexo16
61
Anexo17
Fechaylugar
Organismoproductor:
Funcin:
Legislacin:
Documentosbsicos:
Ordenacindelaserie:
Caracter esexternos:
Instrumentosdedescripcin:
Valor:
Accesibilidadsino
Conservacin:
Depuracin:
Ao:
Parcial
Total
Fechadeacceso
62
63
Anexo18
Actadedepuracin
No.deActa________________No.deAcuerdo_________________
Nombredelsujetoproductor
Descripcindelaseriequesevaadestruir(totaloparcial)
Nmerodeunidadesquevanadestruir(enletrasynmeros):
Fechasextremasdeladocumentacin:
Referenciaalostestigosquesevanadejarysulocalizacin:
FechadeautorizacindeeliminacinporlaComisinNacionalde
ControlyPeritaje______________________________
MiembrosdelaComisin______________________________________
____________________________________________________________
Nombreyfirmadelresponsabledelaeliminacin
____________________________________________________________
Fechaylugardelaeliminacinfsicadelosdocumentos__________
____________________________________
64
65
Anexo19
Tabladeretencin
No.dehoja
Organismo:_______________________________________
Oficinaproductora: ______________________________
Seriesdocumentales
Valor de
laserie
Plazode
Retencin
Aprobacin
Observaciones
Delacomisin
decontroly
peritaje
66
Anexo20
Inventariodedepuracin
No.de
Orden
Fechas
extremas
Descripcindelos
expedientes
Cantidadde
expedientes
Observaciones
67