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El Archivo General de Protocolos

Es una institucin de naturaleza administrativa de la presidencia del


organismo judicial, que organiza, controla y supervisa el ejercicio del notario
en toda la repblica.
Archiva protocolos, expedientes de jurisdiccin voluntaria notarial y adems
documentos notariales, registra firmas y sello de los notarios, as como
poderes y notificaciones, constituyndose con ello en garante de la seguridad
jurdica y de la fe pblica documental.
Resea histrica
El Archivo General de Protocolos inicialmente fue creado para que en l se
depositaran los tomos de protocolos de notarios fallecidos, notarios que
fallecieron a partir de la emisin de dicho decreto, notarios suspendidos en el
ejercicio de la profesin y notarios que se encontraban fuera del territorio.
El Archivo General de Protocolos fue creado segn Decreto 257 que contena
la Ley Orgnica y Reglamentaria del poder Judicial emitida durante el
gobierno del General: Justo Rufino Barrios.
Su primera sede fue el archivo de salas de justicia de la ciudad de
Guatemala. Haba un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara
permaneciendo en el archivo los das y horas de audiencia ordinaria de la
primera sala de justicia, as mismo estaba de a cargo de llevar a control de
un libro de registro o ndice por orden alfabtico de cada protocolo
depositado.
La legislacin notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino
Barrios, estuvo vigente en nuestro pas por mucho tiempo, siendo el Decreto
No. 271 uno de los cuerpos legales que presenta tal caracterstica, al que
casi ninguna reforma se le asiera, hasta que abrogada por una nueva ley de
Notariado durante el gobierno del general Jorge Ubico, Decreto N0. 1563 del
20 de agosto de1934.
La nueva ley Notarial dedica el capitulo XIII al Archivo General de Protocolos
y dems registros notariales, comprendido de los artculos 59 al 62. El 8 de
octubre de 1935 el general Jorge ubico promulga una segunda Ley Notarial,
segn Decreto No. 1744; en el cual el capitulo decimoquinto es dedicado al
Archivo General de Protocolos en los Artculos del 60 al 64. Se establece que
el Archivo General de Protocolos a partir de esa fecha depende de la sala de
la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo judicial.

El 21 de abril de 1936 el Presidente Jorge Ubico emite nueva ley de


Notariado, segn Decreto 2154 de la asamblea Legislativa. El Archivo
General de Protocolos no sufre ningn tipo de reforma o innovacin. El 30 de
Noviembre de 1946 el honorable congreso de la repblica promulga el
decreto 314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan
Cdigo de Notariado, el cual fue promulgado por el Organismo ejecutivo el
10 de diciembre del mismo ao y entro en vigencia el 1 de enero de 1947.
El decreto no. 314 del Congreso de la Repblica es el que actualmente nos
rige, el cual regula en el titulo XI lo referente al Archivo General de
Protocolos.
Cuenta con asesora jurdica
En los casos en que el usuario necesite hacer una consulta relacionada a la
actividad y/o funciones de Archivo General de Protocolos, tanto en el rea
legal, como tcnica, podr consultar a los asesores jurdicos quienes le
atendern y orientaran.
Secretaria general
Presta los siguientes servicios:
1.- cobro de multa por presentacin extempornea de avisos traslativos de
dominio
2.- cobros de avisos prestados con forme tarifa segn acuerdo 12-2002
3.- tramites internos del personal del Archivo General de Protocolos

Cobro de multa por presentacin extempornea de avisos traslativos de


dominio:
Quien deba pagar multas por concepto de avisos presentados del plazo legal,
a la direccin general de Catastro y Avalu de Bienes Inmuebles y a las
oficinas de Catastro municipal sobre:
1.- contratos de enajenacin
2.- contrato de donaciones bienes inmuebles
3.- en los actos o contratos de unificacin de inmuebles u otros que no estn
afectos al pago del impuesto.

4.- en los casos de desmembracin de inmuebles que se formen nuevas


fincas.
Pagos: cuando deba de efectuarse un pago por los servicios que presta el
Archivo General de Protocolos deber hacerse en las cajas de Banrural.
Delegaciones del Archivo General de Protocolos.
Huehuetenango: creado por medio del acuerdo No. 8-2003 de la Honorable
Corte Suprema de justicia, inaugurada el 02 de mayo del 2003. Con sede y
competencia en Huehuetenango.
Nororiente: con sede en la ciudad de Chiquimula creada por el acuerdo
No.40-2003 de la Honorable Corte Suprema de justicia, inaugurada el 2 de
octubre del 2003. Tiene competencia para los departamentos de Zacapa,
Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Peten, Izabal y el Progreso.
Cobn, Alta Verapaz: creada por medio del acuerdo No. 2-2004 de la
Honorable Corte Suprema de justicia, inaugurada el 28 de mayo del 2004,
tiene competencia para los departamentos de Alta Verapaz y Baja Verapaz
Occidente; con sede en la ciudad de Quetzaltenango creada por medio del
acuerdo N0. 16-2004 de la Honorable Corte Suprema de justicia, tiene
competencia para los departamentos de Quetzaltenango, San Marcos,
Quiche, Totonicapn, Solol y Huehuetenango.
Sur: con sede en la ciudad de Escuintla. Creada por medio del acuerdo 302007 dicha delegacin tiene competencia para los departamentos de
Escuintla, Suchitepquez, y Retalhuleu.
Obligaciones que el Notario debe cumplir ante el Archivo General de
Protocolos:
1.- Pagar el Archivo General de Protocolos Q50.00 cada ao por derecho de
apertura de protocolo. (Art. 11 del Cdigo de Notariado)
2.- remitir al Archivo General de Protocolos dentro de los 25 das hbiles
siguientes de cada escritura pblica, testimonio especial de la misma Art. 37
literal a) cdigo de Notariado.
3.- cuando se trate de testamentos o de donaciones por causa de muerte, as
como sus modificaciones o revocaciones, el testimonio especial se entregara
en plica firmada y sellada por el notario Artculo. 37 literal a) del Cdigo de
Notario.

Unidad de Archivo General de Protocolos y servicios que prestan:


El Archivo General de Protocolos est organizado administrativamente en las
siguientes unidades:
1.
2.
3.
4.
5.

Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad

de
de
de
de
de

registro electrnico de Notarios


registro electrnico de poderes
archivo de protocolos
testimonios especiales
supervisin notarial

Registro de Notarios
Si algn usuario desea obtener informacin sobre algn Notario, referente al
nmero de clave, nmero de colegiado, oficina profesional, telfono de la
misma u otro dato para su localizacin, podr solicitarlo verbalmente o por
escrito en esta unidad.
El Registro de Notarios presta los siguientes servicios:
1. Inscripcin de firma y sello
2. Apertura de protocolo
3. Autentica de firmas de notario
4. Recepcin de avisos
5. Certificaciones y constancias
6. Control de notarios fallecidos y posterior requerimiento de entrega de
tomos de protocolos
Registro de poderes presta los siguientes servicios
1.
2.
3.
4.

Registro de poderes y sus modificaciones


Emisin de certificaciones de poderes registrados
Informacin verbal de poderes registrados
Asesora

La unidad de protocolos notariales presta los siguientes servicios


1.
2.
3.
4.

Recepcin de protocolos
Consulta y exhibicin de protocolos
Reproduccin de instrumentos pblicos notariales
Extiende testimonios de escritura publicas

Unidad de testimonios especiales


1. Recepcin de testimonios especiales
2. Recepcin de avisos de cancelacin de instrumentos pblicos
3. Recepcin de avisos trimestrales

4.
5.
6.
7.

Recepcin de testimonios especiales de los ndices


Expedir certificaciones
Recepcin de testimonios especiales en plica
Apertura de plicas

Unidad de supervisin notarial


Unidad encargada de examinar el protocolo a cargo del notario, con el objeto
de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, cuyas
emociones se documentan en acta.

Clases de inspecciones y revisiones


Ordinaria:
Las que se practican cada ao por el director del Archivo General de
Protocolos, por las delegaciones regionales y departamentales del mismo, en
los departamentos que no estn practicadas por los jueces de primera
instancia y en su caso en toda la repblica por los notarios colegidos activos
nombrados para el efecto por la presidencia del organismo Judicial
Extraordinaria:
La que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia.
Especial:
La ordenada por juez competente o el Ministerio Publico para averiguacin de
la comisin de un delito.
Posmortem:
La que se practica en los protocolos y sus comprobantes que son entregados
al archivo general de protocolos o al tribunal de primera instancia civil, por
motivo del fallecimiento del notario.

Mario Roberto Ambrocio Aguirre.


Carnet 201141757