REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO MUNICIPAL

CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1. El Archivo Municipal de Quertaro es la dependencia de la Secretara del
Ayuntamiento encargada de resguardar y difundir el acervo histrico y administrativo
existente en la misma, as como rescatar y recopilar aquellos documentos que deban
permanecer en l.
Artculo 2. El presente Reglamento regular la integracin, organizacin y funcionamiento
del Archivo Municipal, de conformidad con los siguientes objetivos:

I.

Integrar y vincular la documentacin a travs de un marco de organizacin

comn a todas las dependencias municipales dedicadas a la administracin
de servicios documentales, a fin de mejorar y organizar los servicios
archivsticos convirtindolos en banco de datos;

II.

Normalizar el flujo documental entre las Dependencias y el servicio del Archivo

tanto Administrativo como Histrico.

III.

Difundir y facilitar el uso de la informacin del Archivo Municipal.

IV.

Conservar en condiciones adecuadas los acervos del Archivo Municipal.

Para cumplir los objetivos anteriores, se podrn utilizar las tcnicas, sistemas o
procedimientos ms avanzados, capaces de modernizar y actualizar sus
actividades.
Artculo 3. Las dependencias del Municipio concentrarn en el Archivo Histrico
Municipal, la documentacin concluida en los meses de mayo a julio de cada ao,
debidamente clasificada y dentro del sistema propio del archivo, expidindose acuse de
recibo correspondiente.
Artculo 4. Para efectos del presente reglamento deber entenderse como
documentacin a los expedientes, legajos, mamotretos, recopilaciones, minutas,
paquetes, protocolos, apndices, libros de registro, peridicos, impresos, memorias,
informes, planos, fotografas; y lo que en su conjunto conlleve documentacin seriada,
epistolar, registral, legal, contable, administrativa, circunstancial y/o la prolongacin del
soporte original que por su naturaleza, caractersticas e importancia deban conservarse
en el Archivo Histrico Municipal.

Artculo 5. El acervo del Archivo Municipal es de carcter pblico, y est

constituido principalmente por la documentacin concentrada de las dependencias
del Municipio y las recibidas directamente del Estado o la Federacin.

Artculo 6. El acervo del Archivo Municipal es de carcter pblico, y est constituido

principalmente por la documentacin concentrada de las dependencias del Municipio y las
recibidas directamente del Estado o la Federacin.
Artculo 7. La documentacin ser depurada por la Comisin Dictaminadora de
Depuracin de Documentos, la cual al analizarla, decidir sobre su conservacin o
destruccin tomando en cuenta la siguiente informacin sobre la clasificacin de la
documentacin:

I.

Fondo Administrativo: su documentacin tiene una vida til de 3 a 10

aos a partir de su expedicin, dependiendo del documento de que se trate;
su consulta y utilizacin es necesaria para el trmite
de asuntos
relacionados con la gestin municipal. La consulta de este material queda
reservada para el personal de la Dependencia que lo gener.

II.

Fondo Histrico: est integrado por la documentacin que concluy su vida til
para la Administracin Municipal, su consulta queda abierta a investigadores,
servidores y pblico en general, no permitiendo la salida de ningn documento,
salvo en casos especiales como exposiciones o intercambios culturales. Este
fondo se enriquece con compras, donaciones y microfilms.

Adems de mencionar al Archivo Municipal como fuente de informacin, los autores de

investigaciones realizadas en base el material que aqu se localiza, debern donar dos
ejemplares de su publicacin al mismo Archivo, as como hacer constar en sus
publicaciones los crditos literarios correspondientes.
Artculo 8. Ninguna autoridad, empleado o particular podr destruir, adaptar, modificar,
aadir, sealar o alterar en cualquier forma la estructura o peculiaridades que distingan a
los documentos histricos que conforman el acervo del Archivo Municipal.

Artculo 9. Para el estricto cumplimiento de sus objetivos, el Archivo Municipal realizar

las siguientes actividades:
I.

Custodiar y administrar el acervo documental e histrico del Municipio de

Quertaro.

II.

Analizar, seleccionar y clasificar la documentacin existente en el mismo.

III.

Recopilar y rescatar la documentacin, que por su naturaleza deba permanecer en

el Archivo.

IV.

Brindar el servicio de consulta de su acervo documental a las diferentes

instituciones pblicas o privadas, investigadores, as como a los particulares que lo
manifiesten, con previa solicitud.

V.

Difundir por cualquier medio, el acervo existente y los servicios del propio archivo.

VI.

Efectuar la depuracin fsica de documentos analizados y aprobados de acuerdo a

los dictmenes emitidos por la Comisin Dictaminadora de Depuracin de
Documentos.

VII.

Recibir y conservar adecuadamente la documentacin histrica liberada por el

Archivo de Concentracin de la Dependencia Generadora a la que pertenezca.

VIII.

Las dems que el H. Ayuntamiento le encomiende.

Artculo 10. La documentacin del Archivo Municipal se clasificar y ordenar

segn su contenido y materia, mediante la Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica, ISAD; tomando en cuenta las instrucciones recibidas
por las Dependencias Generadoras de la misma, en las siguientes reas:
I.

De Concentracin.- Es el archivo que est formado de expedientes cuya consulta

es espordica y que han sido transferidos para su conservacin y administracin
mientras vence su periodo de vida y se decide su eliminacin o su paso al Archivo
Histrico.

II.

Histrica.- Es el lugar que conserva expedientes y documentos cuya vida

administrativa ha terminado pero que deben guardarse ya que su valor informativo
es de gran importancia para la historia de la institucin que lo produjo, adems de
servir como fuente primaria insustituible para el conocimiento de la sociedad a la
que esa institucin ha prestado sus servicios en un proceso histrico.

III.

De consulta: formada por la documentacin Bibliogrfica y/o Hemerogrfica.

Artculo 11. Para la entrega del Material Administrativo, las dependencias generadoras
debern cumplir con las disposiciones de la Ley que establece las Bases para la EntregaRecepcin de la Administracin Pblica del Estado de Quertaro.

CAPTULO II
DEL DIRECTOR DEL ARCHIVO MUNICIPAL

Artculo 12. Para el cumplimiento y ejecucin de sus funciones, el Archivo

Municipal contar con una Direccin, de la cual dependern las reas que se
requieran para su buen funcionamiento. Las reas debern contar con el personal
suficiente y capacitado para el buen desempeo de sus funciones y un
Coordinador por cada una de las reas.
Artculo 13. El Presidente Municipal nombrar un Director del Archivo Municipal, quien
ser responsable del mismo y depender del Secretario del Ayuntamiento.
Artculo 14. Son facultades y obligaciones del Director del Archivo Municipal:
I.

Dirigir en forma tcnica y administrativa el Archivo;

II.

Formular e implantar polticas, lineamientos, mtodos, tcnicas y procedimientos

aplicables a la Dependencia a su cargo;

III.

Coordinar y supervisar las actividades desarrolladas por medio de los

responsables de rea;

IV.

Vigilar que los empleados cumplan con las normas de higiene y seguridad para
evitar daos a su salud;

V.

Procurar la conservacin y seguridad del acervo documental del Archivo, as como

los bienes muebles que lo conforman;

VI.

Fomentar el acervo histrico en concordancia con el Archivo General de la Nacin

y el Archivo Histrico del Estado, por medio de convenios;

VII.

Proporcionar a la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos,

catlogos de los documentos que se conservarn en su rea de Concentracin;

VIII.

Formar parte de la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos;

IX.

Expedir copias simples de los documentos que debern tener la certificacin del
Secretario del H. Ayuntamiento;

X.

De conformidad con lo que seale la Comisin Dictaminadora de Depuracin de

Documentos, realizar peridicamente la depuracin de los acervos documentales
de las distintas Dependencias Municipales;

XI.

Por instrucciones del Secretario del Ayuntamiento, convocar a sesin a la

Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos;

XII.

Recibir el material administrativo cada ao, reservndose la facultad de recibirlo

segn sean las condiciones del edificio sede del Archivo en ese momento;

XIII.

Sancionar al que incurra en hacer anotaciones, destruya o sustraiga

cualquier documento que conforma el acervo del archivo Histrico
Municipal;

XIV.

Dar parte al Ministerio Pblico, cuando en ejercicio de sus funciones,

conozca de algn hecho dentro del archivo, que pudiera constituir delito;

XV.

Formular el proyecto de presupuesto de egresos anual para el Archivo Histrico

Municipal al Secretario del Ayuntamiento;

XVI.

Proponer el perfil para la contratacin de personal, para su rea de trabajo,

procurando que ste rena los conocimientos tcnicos y administrativos
necesarios;

XVII.

Proporcionar asesora tcnica, en asuntos de su especialidad, a funcionarios y

dems servidores pblicos de la Administracin Municipal;

XVIII. Realizar peridicamente, de acuerdo a las caractersticas y poltica administrativa

y/o legal de las dependencias de que se trate, la depuracin sistemtica de sus
acervos en coordinacin con las mismas;
XIX.

Informar en cualquier momento al Secretario del Ayuntamiento sobre el estado que

guarda la dependencia a su cargo;

XX.

Establecer relaciones de intercambio con instituciones nacionales e internacionales

dedicadas al estudio de la problemtica archivstica y el quehacer histrico.

CAPTULO III
DE LA CONSULTA Y PRSTAMO
DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 15. Para la consulta de documentos del acervo, el usuario proporcionar por
escrito los datos necesarios sobre los mismos, as como de la Institucin Pblica o
Privada de la cual proceda. La consulta se realizar conforme a lo siguiente:
I.

La solicitud para la consulta del documento de referencia, expediente o cualquier

otro, se har a travs de una cdula, donde se consignarn los datos relativos a la
investigacin.

II.

Est prohibido hacer anotaciones, destruir o sustraer cualquier documento que

conforma el acervo del Archivo Histrico. A la persona que incurra en lo anterior,
se le sancionar con amonestacin y/o multa equivalente de uno a cincuenta das
de salario mnimo vigente en el Municipio de Quertaro.

III.

La consulta o investigacin deber hacerse forzosamente en el rea destinada

para tal efecto, quedando estrictamente prohibido sacar del Archivo Municipal el
acervo documental, salvo por acuerdo del C. Secretario del H. Ayuntamiento, o por
la presentacin de algn documento debidamente firmado por autoridad judicial.

IV.

Referente al Archivo Administrativo, las solicitudes de prstamo de documentacin

debern formularse por medio de vale que el Archivo Municipal proporcionar, el
cual deber contener la descripcin exacta del documento requerido, la firma del
Titular de la Dependencia solicitante y la de quien lo recibe.

V.

La documentacin que se proporcione a las diversas Dependencias deber ser

devuelta en un plazo mximo de 7 das hbiles a partir de la fecha de la entrega,
salvo pedimento de ampliacin de plazo razonable y de no hacerlo podr iniciarse
en contra del Servidor Pblico solicitante el procedimiento de responsabilidad,
aplicndosele las sanciones y recomendaciones administrativas a que se refieren
la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de
Quertaro.

VI.

El horario de funcionamiento para la consulta o investigacin del acervo, ser de

9:00 a 14:30 horas y de las 18:00 a 19:30 horas de lunes a viernes.

VII.

Est prohibido introducir alimentos o bebidas en el rea destinada para la consulta.

VIII.

Est prohibido fumar en el rea de consulta de documentos.

IX.

Debern dejarse con el encargado cualquier tipo de bolsos o paquetes.

X.

Est prohibido hablar en voz alta.

CAPTULO IV
DE LA COMISIN DICTAMINADORA

DE DOCUMENTOS
Artculo 16. La Comisin Dictaminadora de Documentos es el rgano tcnico auxiliar
cuya funcin consiste en el estudio y anlisis del acervo documental que se requiera
depurar.
Artculo 17. La Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos se integra de la
siguiente manera:
I.

El Secretario del H. Ayuntamiento, como Presidente;

II.

El Director del Archivo Municipal, como Secretario;

III.

Los Regidores Integrantes de la Comisin de Educacin y Cultura, como Vocales;

IV.

Titular de la Dependencia Generadora, como Vocal;

V.

Secretario de la Contralora Municipal, como Vocal.

Artculo 18. El procedimiento para la depuracin de documentos, se sujetar a los

siguientes lineamientos:
I.

El Director del Archivo Municipal elaborar una relacin que contenga la propuesta
de la documentacin a depurar, en la que incluir el asunto, ao y volumen de la
misma y la anexar a la Convocatoria en la que se cite a la Comisin
Dictaminadora de Depuracin de Documentos, a fin de poder cotejar con sta lo
asentado en el Acta a que se hace referencia en la fraccin siguiente.

II.

Durante la deliberacin de la Comisin Dictaminadora de Depuracin de

Documentos, se levantar un Acta en la que har constar una relacin de aquellos
documentos que se le autorizar al Director del Archivo Municipal depurar.

III.

En caso de empate durante la votacin de los integrantes de la Comisin

Dictaminadora de Depuracin de Documentos, el Presidente tendr voto de
calidad.

IV.

Concluida la revisin y conformado el cotejo, el personal del Archivo Municipal

proceder a la destruccin fsica de la documentacin acordada.

Artculo 19. Son funciones y obligaciones de la Comisin Dictaminadora de Depuracin

de Documentos:
I.

Seleccionar, analizar, estudiar y determinar el valor del acervo documental

concentrado en el Archivo Municipal de Quertaro.

Por lo que se refiere a los testimonios creados por la sociedad, se actuar

bajo la premisa de guardar noticia de todos aquellos a los que se tenga
acceso, y que de conformidad a los ordenamientos legales aplicables, el
Archivo Municipal pueda conservar.
Derivado de lo anterior, para la conservacin de los documentos que forman parte
del acervo del Archivo Municipal, la Comisin Dictaminadora de Depuracin de
Documentos tomar en cuenta los siguientes puntos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Los motivos y objetivos de la entidad, objeto de la depuracin.

Su organizacin, procedimiento y polticas.
Su desarrollo.
Su legislacin y normas.
Sus recursos humanos y personalidades.
La importancia cultural, histrica, administrativa y patrimonial.

II.

Revisar peridicamente, la vigencia de los documentos a fin de solicitar al Director

del Archivo Municipal, el anlisis y depuracin de aquellos que haya prescrito su
utilidad.

III.

Elaborar las actas de baja o destruccin de documentos.

IV.

Prestar asesora a las diferentes dependencias de la Administracin Pblica

Municipal en materia de depuracin de documentos.

V.

Salvo orden judicial, la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos

ser la nica que podr destruir, adaptar, modificar, aadir, hacer sealamientos o
alterar en cualquier forma la estructura o peculiaridades que distingan a un
documento del acervo.

VI.

Reunirse por lo menos una vez al ao.

VII.

Las dems que le encomiende el H. Ayuntamiento de Quertaro.

CAPTULO V
DE LA CONSERVACIN DE LOS
DOCUMENTOS
Artculo 20. Queda estrictamente prohibido al personal que preste sus servicios en el
Archivo Municipal la sustraccin, alteracin o destruccin de todo tipo de documentos, de
conformidad a las disposiciones de la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Pblicos del Estado de Quertaro.
Los servidores pblicos que manejen, generen, utilicen o administren documentos de
carcter oficial en el desempeo de las funciones de su empleo, cargo o comisin quedan
sujetos a los siguientes lineamientos:
I.

Bajo ningn concepto se considerar propiedad de quien los produjo.

II.

Debern de registrar los documentos en los archivos de trmite.

III.

Una vez dado de baja el documento en el archivo de trmite, ste deber

inventariarse e integrarse en el Archivo Municipal a efecto de garantizar su control,
carcter de propiedad de inters pblico.

Artculo 21. El buen estado y conservacin de los documentos ser responsabilidad de

quien los use o los tenga bajo su custodia o posesin; por tanto se evitarn todos aquellos
actos que propicien su dao o destruccin, para lo cual se debern establecer los lugares
y las condiciones idneas de salvaguarda, a efecto de evitar su deterioro.
Artculo 22. La restauracin de documentos se realizar estrictamente cuando sea
necesario, siendo responsabilidad del Director del Archivo Municipal encomendar esta
labor a personal especializado en la materia.
Artculo 23. Los documentos que por su estado de deterioro no puedan ser sometidos a
restauracin, y ante la inminente desaparicin de los mismos, debern ser reproducidos
de manera similar, en la medida que lo permita su condicin de degradacin.

TRANSITORIOS
PRIMERO. El Reglamento Interno del Archivo Municipal entrar en vigor el da siguiente
al de su publicacin en el Peridico Oficial del Gobierno del Estado La Sombra de
Arteaga.
SEGUNDO. Se deroga el Apartado Sptimo del Libro Tercero del Cdigo Municipal de
Quertaro.
TERCERO. Cualquier aspecto no previsto en el presente documento ser resuelto por el
H. Ayuntamiento de Quertaro.

Publicado en el Peridico Oficial del Gobierno del Estado La Sombra de

Arteaga, Tomo CXXXIII, N 24 de fecha 16 de junio del 2000 y en la Gaceta
Municipal, Ao IV, N 32 de fecha 25 de junio del 2000.

REFORMA AL REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO MUNICIPAL

(Publicado en la Gaceta Municipal No. 33, el 22 de agosto del 2002)

TRANSITORIOS
PRIMERO. La presente reforma entrar en vigor el da siguiente al de su publicacin en la
Gaceta Municipal.

REFORMA AL REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO MUNICIPAL

(Publicado en la Gaceta Municipal No. 03 de fecha 11 de enero de 2004)

ARTCULOS TRANSITORIOS
PRIMERO. Publquese la presente reforma por una sola ocasin en la Gaceta
Municipal.
SEGUNDO. La presente reforma entrar en vigor el da siguiente al de su
publicacin en la Gaceta Municipal.
En cumplimiento a lo dispuesto en la fraccin I del artculo 31 de la Ley Orgnica
Municipal del Estado de Quertaro y para su debida observancia, promulgo la presente
reforma de Reglamento en el edificio sede de la Presidencia Municipal de Quertaro, en la
Ciudad de Santiago de Quertaro, Qro., a los 10 diez das del mes de diciembre de 2003
dos mil tres.

LIC. ARMANDO RIVERA CASTILLEJOS

PRESIDENTE MUNICIPAL DE QUERTARO

LIC. ARTURO MOLINA ZAMORA

SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO