INFORMATISER LA BIBLIOTHEQUE

INFORMATISER POUR FACILITER LA GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE

L'informatisation d'une bibliothque en milieu rural n'a de sens que si elle s'accompagne
d'une relle amlioration du service propos aux usagers. L'informatique doit tre avant tout
un outil au service du bibliothcaire et non pas l'inverse.
L'objectif premier est d'amliorer le travail du bibliothcaire et le service rendu au public, en
automatisant toutes les fonctions rptitives que sont le catalogage, la recherche, le prt, les
statistiques, l'dition de courriers de relance, de listes de nouveauts La gestion des prts
se trouvant acclre, le fonds connat une meilleure rotation et les usagers attendent moins
aux moments d'affluence ; les recherches sont plus faciles, plus rapides, plus compltes
(portant la fois sur le fonds propre de la bibliothque et les documents dposs par la
Mdiathque dpartementale), ce qui permet aux usagers de gagner en autonomie. Les
gains de temps donnent alors plus de disponibilit pour l'accueil du public ou l'animation.
Dure : 1
3 mois

1 3 mois

Analyse des Cahier des

besoins
charges

3 5 mois
Choix du Paramtrage,
logiciel
installation

8 j. 1 mois 2 mois
Mise en
Vrification
ordre de
d'aptitude
marche
Premier
paiement

Vrification
de service
rgulier
Second
paiement

PREMIERE ETAPE : ANALYSE DE L'EXISTANT ET ETUDE PREALABLE

Il convient d'abord d'entamer une rflexion centre sur les besoins de la bibliothque, actuels
et venir, et de dterminer prcisment quelles sont les fonctions informatiser.
L'analyse de l'existant concerne :
- Les locaux : superficie, espaces libres pour les postes, ramnagements possibles
- Les collections : nombre d'ouvrages (un minimum de 3 000 semble tre une base de dpart
convenable), supports disponibles et venir
- Le personnel : en nombre suffisant pour la pose des codes-barres et le catalogage du fonds
? Formation suffisante l'informatique et au catalogage ?
- Le budget : que peut-on raisonnablement demander l'lu, selon l'origine de la demande
d'informatisation ?
- Le paramtre temps : la mdiathque devra-t-elle fermer lors de la reprise du fonds et de la
formation ? Combien de temps ?
- Le public : quelle plus-value pour lui ? Il est important de communiquer sur les
dsagrments venir (fermeture au public) en prsentant les avantages futurs.
L'informatisation est envisageable si tout s'y prte : local agrable quip d'un mobilier
adapt, budget d'acquisition, personnel form au catalogage et l'indexation.

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L'informatisation est une opportunit pour repenser le fonctionnement de la bibliothque :

changements dans le classement et les cotes, utilisation d'une indexation matires,
dsherbage

L'tude pralable correspond une priode de rflexion qui permet de concrtiser le projet et
d'en dterminer l'opportunit, afin de l'argumenter auprs des lus.
C'est au cours de cette tape que sont dfinis les objectifs et les avantages attendus et qu'est
mise en place l'organisation gnrale de l'opration.
Le fonctionnement actuel de la bibliothque est mis plat afin de dterminer si des
changements sont ncessaires dans les mthodes de travail et d'organisation.
Dans le cadre de l'tude de faisabilit, il est intressant d'assister un certain nombre de
dmonstrations de logiciels, qui ne sont pas toujours admises ensuite dans certaines
procdures d'appel d'offres.
Les visites de bibliothques informatises ayant le mme profil peuvent tre bnfiques pour
essayer le systme dans des conditions relles de fonctionnement et changer avec d'autres
utilisateurs, condition de garder l'esprit quelques points importants :
- les priorits et les choix de fonctionnement sont diffrents d'une bibliothque l'autre
- la transmission des informations concernant le systme informatique peut parfois tre
dfaillante, aprs plusieurs annes de fonctionnement, quand le personnel n'est plus le
mme que celui qui a particip l'informatisation.
Il est galement recommand de consulter des sites Web de bibliothques donnant accs
leur catalogue.
Aprs la dcision de principe des lus, il est ncessaire de rdiger un cahier des charges afin
de choisir parmi les offres du march, la solution la plus proche des besoins dfinis.
Pour ce qui est des marchs, la procdure adapte concerne les montants infrieurs
193 000 HT. Attention : ces montants concernent l'ensemble des achats de matriel ou de
logiciels de la mairie, tous services confondus.
Pour les achats infrieurs 15 000 HT, la collectivit peut passer un march sans publicit
ni mise en concurrence, elle peut ainsi consulter un seul prestataire et ngocier le prix avec
lui. Toutefois, il est conseill de demander un devis plusieurs candidats pour slectionner
l'offre la plus avantageuse ou ngocier les diffrentes offres.
Pour les achats de plus de 15 000 HT, la collectivit doit lancer un avis d'appel public la
concurrence (affichage public, site web de la mairie, journal local, presse spcialise). Elle
doit y prciser les critres de jugement des offres (prix, valeur technique). La collectivit
choisit ensuite l'offre la plus avantageuse ou ngocie les diffrentes offres.

DEUXIEME ETAPE : LE CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges ou cahier des clauses techniques particulires (CCTP) prsente :
- les raisons pour lesquelles la bibliothque dsire s'informatiser,
- la commune, la bibliothque et les volutions qu'elle prvoit,
- les ventuelles contraintes techniques prendre en compte : cblage, configuration,
- les principales fonctionnalits logicielles requises,
- les modalits de maintenance et garantie, les conditions de mise jour, les formations,
- une srie de questions auxquelles le soumissionnaire rpondra ; elles doivent tre cibles
sur quelques points importants qui permettront de faire la diffrence entre les offres...
- une date limite de retour des dossiers et un chancier idal .

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Prsentation de la ville et de la BM : nombre dhabitants, nombre de lecteurs, nombre de

documents (dtail diffrents supports), nombre de prts, budget dacquisitions, surface et
disposition du lieu. Evolution des donnes prendre en compte sur une priode dau moins 5
ans.

Pour ce qui est des fonctionnalits du Systme Intgr de Gestion de Bibliothque (SIGB), il
faut savoir que les informations gres par un SIGB sont organises autour de quatre fichiers
principaux :
Le fichier des notices bibliographiques avec les fonctionnalits suivantes :
- catalogage de l'ensemble des types de documents,
- rcupration de notices dans des bases bibliographiques en ligne (Moccam-en-ligne) ddoublonnage systmatique des documents par leur ISBN ou par des cls auteur, titre, paramtrage de la saisie des notices l'aide de grilles.
Il ne faut pas ignorer que le catalogage informatis demande autant d'attention et de
comptences techniques que le catalogage manuel. En ne respectant pas une certaine
normalisation, la bibliothque s'expose postrieurement, des cots supplmentaires en cas
de changement de systme (re-catalogage, conversion...). Ces normes servent fixer des
rgles communes de structuration et d'changes des donnes et permettent ainsi aux
donnes bibliographiques de survivre aux systmes informatiques en tant indpendantes du
systme utilis :
- les ISBD constituent un ensemble de normes valides au niveau international, pour la
description bibliographique des documents existant dans les bibliothques.
- l'UNIMARC est un format d'change de notices informatises permettant d'importer des
notices ou d'en exporter en cas d'changes de notices ou de rinformatisation.
- la recommandation 995 sur l'change des donnes exemplaire au format UNIMARC a pour
objectif de faciliter les changes de donnes lies au prt d'exemplaires, notamment dans les
bibliothques dpositaires de documents des BDP.
- l'ISO2709 dfinit un format d'change informatique de notices bibliographiques.
Le systme choisi par la bibliothque devra galement reconnatre les codes barres de ses
documents bien sr mais aussi ceux de la BDP.
Le fichier des notices autorits avec les fonctionnalits suivantes :
- gestion des listes ou des notices d'autorit
- gestion des renvois d'exclusion et d'orientation vers des formes retenues ou associes.
Le fichier des exemplaires
La gestion des exemplaires utilise les champs n d' exemplaire, bibliothque, section, cote
Le fichier des lecteurs
Il doit prendre en compte les diffrentes catgories d'adhrents (personnes physiques ou
collectivits) et les diffrents types d'inscription selon les tarifs et autres conditions
dtermins dans le rglement d'adhsion.
La circulation des documents avec les fonctionnalits suivantes :
- Prts et retours : il faut pouvoir paramtrer les rgles de prt (dure du prt et nombre
maximum de documents prter) en fonction des catgories d'emprunteurs, du type de
documents, de la localisation et du statut.
- Rservations : le SIGB paramtre les rservations selon le nombre, la dure, le type de
documents Un message d'alerte doit s'afficher au retour des documents. - Retards : dition
automatique des lettres de rappel.
La recherche documentaire

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Les logiciels de gestion de bibliothque offrent souvent un niveau de recherche

"professionnel" et un niveau de recherche adapt au public. La recherche doit pouvoir se
faire sur les principaux champs de la notice et permettre de croiser plusieurs critres. Le
SIGB doit offrir la possibilit de sauvegarder un historique de sa recherche et de sauvegarder
les rsultats dans un panier.
Les acquisitions
Les suggestions d'acquisitions doivent faire l'objet d'un ddoublonnage avec les ouvrages
prsents dans le fonds et dj en commande.
La gestion des commandes comprend la cration de bons de commandes (par fournisseur),
la rception des commandes (pointage, intgration dans le catalogue, possibilit de
rception de documents hors commande), le suivi des bons de commandes (dition de la
liste des ouvrages restant livrer, dition de relances).
Le logiciel comprend enfin d'autres fonctionnalits telles que :
- rcolement
- statistiques (impression des statistiques demandes par la BDP et la DLL)
- ditions notamment pour les mailings (retards, animations, informations.).
- OPAC
- Portail ou site Internet de la bibliothque
Ce cahier des charges doit tre envoy plusieurs diteurs, afin d'obtenir au moins 3 devis.
Il existe des logiciels propritaires et des logiciels libres.
Liste de logiciels de bibliothques :
http://www.biblioannuaire.fr/annuaire/consulter-l-annuaire-2/logiciels-de-bibliotheques-sigbopen-source-et-proprietaires
Etude annuelle du cabinet Tosca consultants :
http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaig
n=tosca-consultants-les-logiciels-metier-destines-aux-bibliotheques
http://www.toscaconsultants.fr/articles/cadretechniquedesprogiciels.pdf
http://www.toscaconsultants.fr/articles/listedesclientsZ3950.pdf
Nombre de postes et fonctionnalits : Tout dpend de lobjectif
- Poste de travail professionnel,
- Poste public de consultation de lOPAC (catalogue en ligne qui permet aux usagers de
consulter le catalogue sur Internet, d'effectuer des recherches, de rserver des documents,
de consulter leurs emprunts).
Ce poste public, avec ou non accs Internet, des ressources numriques, des logiciels de
bureautique, la possibilit ou non dimprimer.
Le nombre de postes dpend de la taille et de la configuration de la Mdiathque.
- si la mdiathque comprend plusieurs niveaux, compter un OPAC par niveau
- sil y a volont de crer un espace multimdia, il semble plus appropri de rassembler les
postes sur un mme espace.
Organiser une architecture du rseau en collaboration avec les services informatiques de la
commune :
- Logiciel de forme traditionnelle (cession de licence et installation sur serveur) : implique
dans la bibliothque une installation client / serveur

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- Logiciel Full Web (Saas : Software as a service) : service distance gr grce une
connexion Internet. Cette configuration se gnralise, cest la consquence du nouveau
modle conomique de linformatique.
Choix du matriel
Certains diteurs proposent des packs logiciel/matriel, d'autres ne vendent que leur logiciel.
Il faut alors prvoir l'achat de :
- 1 ou plusieurs ordinateur neuf et performant : renouveler tous les 5 ans environ.
- 1 imprimante laser ou jet d'encre couleur.
- 1 lecteur de codes barres lecture optique.
- 1 accs Internet via une box par exemple.
- 1 onduleur pour protger les postes et la base de donnes des surtensions.
- 1 priphrique de sauvegarde (zip, graveur de CD, DAT) pour rcuprer la base en cas
de problme (vol de matriel par exemple).
- 1 antivirus sur le(s) poste(s) de travail.
- connectique et cblage du rseau
- codes barres pour les documents et les cartes de lecteurs

TROISIEME ETAPE : LE CHOIX

A rception des offres, la commission procde d'abord l'ouverture des dossiers
administratifs des candidatures puis l'examen des offres elles-mmes. En cas de dossier
administratif incomplet, l'offre sera limine sans tre examine.
Le dpouillement des offres ncessite la collectivit d'tablir diffrents tableaux comparatifs
selon ses critres de choix :
- tableau comparatif des situations commerciales et financires des socits, ainsi que de
ses rfrences
- tableau comparatif des offres financires par lots
- tableaux comparatifs par module du systme : les possibilits de chaque offre sont
classer par ordre d'importance en fonction des priorits choisies par la bibliothque.
- tableaux comparatifs des matriels proposs
- tableaux comparatifs concernant le calendrier de l'opration, l'assistance (notamment
dure la mise en uvre), la formation (contenu, dure, planning, cot, lieu), la
documentation, la garantie, les diffrents types de maintenance (sur site et tlmaintenance :
intervention sur incident, mode de traitement des anomalies, cot, dlai d'intervention), les
nouvelles versions du logiciel (cadre prcis d'installation, dlai d'installation et cot).
Une fois le choix arrt, le Conseil municipal doit rendre une dlibration et voter un budget.
La dlibration permet de passer la commande de matriel et logiciel et doit tre jointe une
ventuelle demande de subvention.

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QUATRIEME ETAPE : RECEPTION, VERIFICATION, MISE EN SERVICE

Le fournisseur doit alors suivre l'chancier prcis qu'il avait propos dans son offre pour
l'installation du logiciel.
Aprs la rception, l'installation et le paramtrage des matriels et logiciels, se tient la
formation de l'quipe. Elle dure de 1 7 jours et a lieu dans les locaux de la bibliothque. Il
est alors souvent indispensable de fermer celle-ci pendant une certaine priode ou au moins
de rduire les heures d'ouverture.
Il peut aussi tre ncessaire d'obtenir du personnel supplmentaire pour la saisie des
documents dans le logiciel. La tche est lourde (catalogage, exemplarisation, quipement des
documents d'un code-barres), mme si de plus en plus de fournisseurs de logiciels proposent
une base de donnes pour rcuprer des notices bibliographiques. Dans ce cas, il suffit de
bipper les ISBN de tous les documents et de communiquer le fichier obtenu au fournisseur
qui livre alors le logiciel avec les notices correspondantes !
Le fichier des lecteurs doit aussi tre saisi. Il doit tre dclar auprs de la Commission
nationale de l'informatique et des liberts sur le site http://www.cnil.fr .
En parallle, il peut tre intressant de raliser des statistiques de saisie afin d'informer les
lus et le public de la progression de l'informatisation du fonds. Sans oublier de former
succinctement les usagers.
L'ouverture du prt informatis peut se faire avant mme que tous les documents aient t
saisis : une fonction de catalogage express permet souvent de prter un document
partiellement trait.
Une fois mis en service, le logiciel est couvert par des garanties contractuelles.
Le fournisseur doit indiquer la dure, le contenu et les conditions d'application de ces
garanties durant lesquelles matriels et logiciel bnficient dans leur intgralit d'une garantie
totale sous la forme d'une maintenance gratuite. Cela implique que les essais, contrles et
vrifications des matriels et des logiciels soient effectus afin de s'assurer que l'quipement
est en bon tat de marche.
Les garanties contractuelles sont en rgle gnrale d'une dure d'un an compter de la date
de mise en ordre de marche, chaque fournisseur disposant d'un mois compter de la date
contractuelle de livraison pour effectuer la mise en ordre de marche.
A partir de la date de mise en ordre de marche, la collectivit procde, dans un dlai de 8
jours, la vrification d'aptitude (VA). Elle a pour but de constater que le matriel et les
logiciels prsentent les caractristiques techniques qui les rendent aptes remplir les
fonctions prcises par le march.
Si la vrification d'aptitude est positive, la collectivit procde au paiement de 45% de la
facture globale.
Intervient ensuite, pendant une dure de 2 mois, la vrification de service rgulier (VSR). La
vrification de service rgulier a pour but de constater que le matriel et les logiciels sont
capables d'assurer un service rgulier dans les conditions normales d'exploitation.
Si au cours de cette priode, la bibliothque constate le bon fonctionnement simultan de
toutes les fonctions sur tous les postes connects, les bonnes performances du systme
(temps de rponse, qualit de rcupration de notices...) la collectivit peut signer la
vrification de service rgulier, prononcer l'admission des prestations et procder au
paiement de 50 % de la facture globale.
En revanche, si au cours de cette priode la bibliothque constate des dysfonctionnements,
la collectivit peut bloquer la procdure de vrification de service rgulier et reporter d'autant
le dlai de 2 mois.
Les 5% restants seront pays dans le courant de l'anne de garantie.
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MAINTENANCE ET EVOLUTIONS
Ds l'acquisition du systme, des contrats de maintenance sont tablis afin d'assurer le suivi
du systme aprs la priode de garantie. Le principe de base d'un contrat de maintenance
est de maintenir la configuration en tat de marche.
Pour le matriel, plusieurs possibilits s'offrent la bibliothque :
- La bibliothque confie toute la maintenance du matriel informatique au Service
informatique de la collectivit dont elle dpend.
- La bibliothque confie le contrat de maintenance au fournisseur du matriel ou dcide de
lancer un nouvel appel d'offres ddi la maintenance.
- La bibliothque choisit de partager, selon le niveau d'incident, la maintenance entre le
fournisseur et le service informatique de la collectivit. Les diffrents niveaux d'intervention
sont alors stipuls dans le cahier des charges.
Le type de contrat de maintenance dtermine le contenu des interventions. Cela peut tre
une maintenance sur site avec remise en tat ou change standard de l'lment dfaillant.
Pour le logiciel, plusieurs types de maintenance sont envisageables. Ils sont dcrits avec
prcision dans le CCTP. Il faut veiller ce que le fournisseur du logiciel s'engage assurer la
maintenance du logiciel dans un dlai de 5 ans aprs la dernire commercialisation du
logiciel. En cas de disparition du fournisseur du logiciel, le recours au programme source
permet la bibliothque de se tourner, pour la maintenance, vers une autre entreprise. En
demandant une proposition chiffre pour chaque type de maintenance, la bibliothque se
rserve la possibilit de ne retenir dans le contrat que le type de maintenance de son choix.
La maintenance de dpannage comprend :
- la tlmaintenance, procdure permettant au fournisseur d'effectuer distance un
diagnostic ou une rparation
- l'assistance tlphonique o le client suit les indications donnes par tlphone l'intervention sur place.
La maintenance volutive comprend :
- les amliorations lies aux volutions de l'environnement technique ou de la normalisation ;
- l'installation de nouvelles fonctionnalits qui ne figuraient pas dans le cahier des charges.
Participer un club d'utilisateurs du logiciel choisi permet de grouper des demandes et
d'obtenir ainsi des volutions particulires.
Nouvelle version, nouveau produit ?
La difficult rside dans le fait de dfinir avec le fournisseur ce qu'est une nouvelle version
logicielle par rapport une volution de version en place. En principe, le changement de
numro majeur de version correspond une refonte du logiciel (version 3, version 4...), le
changement de numro mineur de version correspond des corrections d'erreurs ou des
ajouts de fonction (version 3.1, version 3.2).
Les fournisseurs peuvent tre amens prsenter comme un nouveau produit une nouvelle
version comportant des changements significatifs. Cela peut concerner l'ajout de
fonctionnalits importantes ou des changements lis l'environnement technique
(changement de systme d'exploitation, environnement Windows, full Web). C'est une
question difficile qu'il convient de rgler par un accord au moment de la signature du march
entre le fournisseur et le client.

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REINFORMATISER LA BIBLIOTHEQUE :
Faire migrer toutes les donnes de l'ancien systme vers le nouveau systme dans des
conditions permettant la fois un dlai minimum d'arrt du service public et une scurit
maximum constitue la base d'un processus de rinformatisation.
Dans tous les cas, le fournisseur est dans l'obligation contractuelle de reprendre les donnes
bibliographiques et d'autorit, les notices d'exemplaire, les donnes du bulletinage, le
systme de codes barres de l'ancien systme, les fichiers des lecteurs, les transactions de
prt en cours.
Concernant la conversion des notices bibliographiques, des dgradations sont possibles en
cas de changement de format et en cas de catalogue dfaillant (notices incompltes). Il faut
donc prvoir, pour vrification, des tests et procdures de contrle avant le chargement
dfinitif des donnes et une fois le chargement ralis.
Le fournisseur tablira de manire prcise le temps ncessaire au basculement des donnes
de l'ancien systme sur le nouveau.
LE COUT D'UNE INFORMATISATION
Le budget d'investissement couvre le matriel, le logiciel, l'installation et le paramtrage, la
formation. Le budget de fonctionnement couvre la maintenance ( partir de la 2me anne)
du matriel et du logiciel (en gnral 10-15 % du cot d'achat), diverses fournitures (codes
barres, cartes de lecteurs).
Subventions :
Le Conseil Dpartemental subventionne les communes du dpartement pour
l'informatisation de la gestion des bibliothques (uniquement sur linvestissement).
Les documents fournir la Direction des Interventions Dpartementales sont :
- Une dlibration du Conseil Municipal dcidant l'informatisation de la Bibliothque
Municipale, prsentant le montant, un plan de financement, et sollicitant l'aide du Conseil
Dpartemental.
- Le devis du fournisseur de logiciel de gestion de bibliothque (prix HT et TTC) et son
attestation de conformit Iso 2709 et recommandation 995.
- Le devis du fournisseur de matriel.
- Une notice explicative du projet.
- Le cas chant et ultrieurement, les arrts attributifs de subvention des autres
partenaires financiers sollicits.

Plus de dtails dans le dossier normes et subventions
L'Etat, par l'intermdiaire de la DRAC, peut, selon certains critres, subventionner une partie
des licences et du matriel.
De plus, l'ATD (agence technique dpartementale) de la Haute-Garonne assiste les
communes adhrentes en matire d'informatique : conseils, choix techniques, audits, etc.
A consulter en particulier pour les solutions type Cloud
Pour plus de renseignements : http://www.atd31.fr/

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