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Cm
o
hacer
una
Auditor
Interna?
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Sistemas Integrados de Gestin en la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Mdulo VI
Cap
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Un Programa
de Auditora
puede
que
incluya una o
ms
Auditoras
segn
el
tamao,
la
naturaleza y
la
complejidad
de
la
organizacin.
Dichas
Auditoras
pueden contar
con
muchos
objetivos
y
pueden incluir
Auditoras
combinadas o
conjuntas.
Asimismo, un
programa de
estos incluye
todas
las
actividades
necesarias
para
planificar
y
organizar
el
tipo y nmero
de
la
Gestin
del
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3.1 Etapas de la
Auditora
Planear
Elaborar un Programa de Auditoras.
Iniciar la Auditora.
Definir los objetivos, el alcance y los criterios.
Definir los recursos.
Revisar el procedimiento.
Designar el auditor lder.
Determinar la viabilidad.
Revisar documentos.
Preparar la Auditora de campo.
Preparar los documentos de trabajo: Plan de Auditora, lista de verificacin y solicitud e
acciones correctivas.
Asignar trabajo al equipo auditor.
Hacer
Realizar la Auditora de Campo.
Efectuar la reunin de apertura.
Definir los canales de comunicacin.
Recolectar y verificar la informacin.
Generar los hallazgos de la Auditora.
Preparar las conclusiones de la Auditora.
Realizar la reunin de cierre.
Verificar
Preparar, aprobar y distribuir el informe.
Terminar la Auditora.
Seguimiento y revisin.
Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento.
Identificar las oportunidades de mejora.
Actuar
Realizar actividades complementarias.
Realizar mejoras al Programa de Auditora.
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Conceptos de Programa de
Auditora
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Sobre los criterios de Auditora, puede decirse que los mismos se utilizan como una
referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, objetivos,
procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del sistema de gestin, requisitos
contractuales, cdigos de conducta sectoriales u otros acuerdos planificados aplicables
Por otro lado, es relevante dar prioridad a la asignacin de recursos que pueda requerir
el Programa de Auditora para auditar los asuntos de importancia dentro del Sistema de
Gestin. Estos pueden incluir las caractersticas clave de la calidad de un producto o los
peligros relativos a la salud y la seguridad, o los aspectos ambientales significativos y su
control.
El programa debera incluir la informacin y los recursos necesarios para organizar y
llevar a cabo sus auditoras de forma eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo
especificados y tambin puede incluir lo siguiente:
Objetivos para el Programa de Auditora y para las Auditoras individuales;
Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicaciones/calendario de las Auditoras;
Procedimientos del Programa de Auditora;
Criterios de Auditora;
Mtodos de Auditora;
Seleccin de equipos auditores;
Recursos necesarios, incluyendo viajes y alojamiento;
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e. Requisitos legales y contractuales y otros requisitos con los que la organizacin est
comprometida;
f. Necesidad de evaluar a los proveedores;
g. Necesidades y expectativas de partes interesadas, incluyendo los clientes;
h. Nivel de desempeo del auditado, como se refleja en la ocurrencia de fallos o
incidentes o en quejas de clientes;
i. Riesgos para el auditado;
j. Resultados de auditoras previas;
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La seleccin del equipo auditor, por ejemplo, el equipo no tiene la competencia colectiva
para llevar a cabo Auditoras de manera eficaz;
Los registros y sus controles, por ejemplo, fallar al proteger adecuadamente los registros
de la auditora para demostrar la eficacia del Programa de Auditora;
El seguimiento, la revisin y la mejora del Programa de Auditora, por ejemplo, el
seguimiento ineficaz de los resultados del Programa de Auditora.
La persona responsable de la gestin del Programa de Auditora debera establecer uno o
ms procedimientos, tratando lo siguiente, cuando sea aplicable:
La planificacin y elaboracin del calendario de las auditoras considerando los
riesgos relacionados con el Programa de Auditora;
El aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la informacin;
El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos
auditores;
La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y
responsabilidades;
La realizacin de las Auditoras, incluyendo el uso de mtodos de muestreo apropiados;
La realizacin del seguimiento de la Auditora, si es aplicable;
La comunicacin a la Alta Direccin de los logros globales del Programa de Auditora;
La conservacin de los registros del Programa de Auditora;
El seguimiento y la revisin del desempeo y de los riesgos, y la mejora de la eficacia del
Programa de Auditora.
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Y por otro lado, si hablamos sobre los recursos, estos deben considerar:
Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar
las actividades de Auditora;
Los mtodos de Auditora;
La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia
apropiada para los objetivos particulares del Programa de Auditora;
El alcance del Programa de Auditora y los riesgos relacionados con el Programa de Auditora;
El tiempo y costos de transporte, alojamiento y otras necesidades de la Auditora;
La disponibilidad de tecnologas de la informacin y comunicacin.
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El
Plan de Auditora tambin puede cubrir lo siguiente, cuando sea apropiado:
La identificacin del representante del auditado en la Auditora;
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El idioma de trabajo y del Informe de la Auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor o del auditado;
Los temas del Informe de la Auditora;
Los preparativos logsticos y de comunicaciones, incluyendo los preparativos
especficos para las ubicaciones que se van a auditar;
Las medidas especficas a tomar para tratar el efecto de la incertidumbre en el
logro de los objetivos de la Auditora;
Los asuntos relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la informacin;
Las acciones de seguimiento a partir de una Auditora previa;
Las actividades de seguimiento de la Auditora planificada;
La coordinacin con otras actividades de Auditora, en el caso de una Auditora conjunta.
El auditor lder, consultando con el equipo auditor, debera asignar a cada miembro del
equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades, funciones o lugares especficos.
Vale decir que tales asignaciones deberan tener en cuenta la independencia y la
competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos, como tambin las diferentes
funciones y responsabilidades de los auditores, los auditores en formacin y los expertos
tcnicos.
El auditor lder debera celebrar reuniones informativas del equipo auditor, cuando lo
considere pertinente, para realizar coordinaciones, asignar trabajo y decidir los posibles
cambios. Los cambios en las asignaciones de trabajo pueden hacerse a medida que la
Auditora se va llevando a cabo para asegurarse del logro de los objetivos de la Auditora.
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REUNIN DE APERTURA
La reunin de apertura tiene como finalidad:
Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el
Plan de Auditora,
Presentar al equipo auditor, y
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de Auditora planificadas.
Debera celebrarse una reunin de apertura con la direccin del auditado y, cuando sea
apropiado, con los responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar.
Durante la reunin, debera proporcionarse la oportunidad de realizar preguntas.
El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso
de Auditora. En muchos casos, por ejemplo, en Auditoras Internas en una organizacin
pequea, la reunin de apertura puede que se limite solo a comunicar que se est
realizando una Auditora y se procede a explicar la naturaleza de esta.
Para otras situaciones de Auditora, la reunin puede ser formal y se debera contar con
un registro de los asistentes. El lder del equipo auditor debera presidir la reunin, y
deberan considerarse los siguientes puntos, cuando sea apropiado:
Presentacin de los participantes, incluyendo los observadores y los guas, y una
descripcin general de sus funciones;
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la Auditora;
Confirmacin del Plan de Auditora y de otras disposiciones pertinentes con el
auditado, como la fecha y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin
intermedia entre el equipo auditor y la direccin del auditado, y cualquier cambio
de ltima hora;
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Presentar los mtodos que se van a utilizar para llevar a cabo la Auditora,
incluyendo la aclaracin al auditado de que la evidencia de la Auditora se basar en
una muestra de la informacin disponible;
Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos para la organizacin que
pueden resultar de la presencia de los miembros del equipo auditor;
Confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado;
Confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la Auditora;
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Aclaracin de dudas.
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Qu?
Por qu?
Cundo?
Cmo?
Dnde?
Quin?
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Cerradas.
Aclaratorias.
Para la recopilacin de evidencias se deben considerar lo siguiente:
El auditor mantiene el control.
Lista de participantes.
Auditar dentro de la actividad planeada.
Tomar notas.
Recabar evidencias objetivas en todas sus formas.
Investigar todo lo necesario.
Seguir la pista de Auditora.
Tomar muestras representativas.
Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad.
Verificar lo expuesto durante las entrevistas.
Comunicar al auditado las No Conformidades.
Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas.
Registrar las No Conformidades.
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GENERACIN DE HALLAZGOS
La evidencia de la Auditora debera evaluarse frente a los
criterios de Auditora para determinar los hallazgos de la
Auditora.
El hallazgo de Auditora entindase como un hecho relevante
que se constituye en un resultado determinante en la
evaluacin de un asunto en particular, al compararse la
condicin [situacin detectada- SER] con el criterio [deber
ser]. Igualmente, es una
situacin determinada al aplicar pruebas de Auditora que se complementar
estableciendo sus causas y efectos.
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Ejemplo:
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REUNIN DE CIERRE
En la reunin de cierre, facilitada por el auditor lder, se presentan los hallazgos y las
conclusiones de la Auditora. Entre los participantes en dicha reunin tendramos a:
Representantes de la direccin del auditado y, cuando sea apropiado, a aquellos
responsables de las funciones o procesos que se han auditado, y tambin puede incluirse
al cliente de la Auditora y otras partes interesadas.
El auditor lder debera prevenir al auditado de aquellas situaciones encontradas durante
la Auditora que pudieran restar confianza en las conclusiones de la Auditora. Si est
definido en el Sistema de Gestin o por acuerdo con el cliente de la Auditora, los
participantes deberan acordar el periodo de tiempo para un plan de accin que trate los
hallazgos de la Auditora.
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EL INFORME DE AUDITORA
El Informe de Auditora debera proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de
la auditora, y debera incluir o hacer referencia a lo siguiente:
Los objetivos de la Auditora;
El alcance de la Auditora, especialmente la identificacin de las unidades de la
organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados;
La identificacin del cliente de la Auditora;
La identificacin del equipo auditor y de los participantes del auditado en la Auditora;
Las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de Auditora;
Los criterios de Auditora;
Los hallazgos de la Auditora y las evidencias relacionadas;
Las conclusiones de la Auditora;
Una declaracin del grado en el que se han cumplido los criterios de la Auditora;
El Informe de la Auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, cuando sea
apropiado:
El Plan de Auditora, incluyendo el horario;
Un resumen del proceso de Auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado
que pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la Auditora;
La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la Auditora dentro del
alcance de la auditora, de acuerdo con el Plan de Auditora;
Cualquier rea dentro del alcance de la Auditora no cubierta;
Un resumen cubriendo las conclusiones de la Auditora y los principales hallazgos
de la Auditora que las apoyan;
Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
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El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso
de Auditora. Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser formal y las
actas, incluyendo los registros de asistencia, deberan conservarse. En otras situaciones, por
ejemplo, en Auditoras Internas, la reunin de cierre es menos formal y puede consistir
solo en comunicar los hallazgos de la Auditora y las conclusiones de la misma.
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Informe de Auditora:
Los informes verbales van dirigidos a:
* Auditados directos.
* Representante de la direccin.
* Direccin.
* Alta Direccin de los auditados.
Cada uno quiere la informacin relacionada con l.
Ajuste su presentacin verbal a las necesidades de su audiencia.
Los informes escritos son dirigidos a las personas designadas por el cliente pudiendo incluirse:
Auditados directos.
Direccin de los auditados.
Auditores internos.
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Debera verificarse si se completaron las acciones y su eficacia. Esta verificacin puede ser parte
de una auditora posterior.