PRODUCTO 1

BASES DE LA ARCHIVISTICA EN COLOMBIA

YULIZA FERNANDA OVALLE ZARATE

ANGELICA MARIA CONTRERAS RAMIREZ

Tutor (a)

GESTIN JUDICIAL Y CRIMINALSTICA

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
BARBOSA
2015

LEY 594 DE 2000

OBJETO:
AMBITO DE APLICACIN:

Tiene por objeto establecer las reglas y

principios generales que regulan la
funcin archivstica del estado, se centra
en buscar maneras de almacenamiento,
conservacin
y
restauracin
de
documentos fsicos, pero con la llegada
de los medios digitales, la archivstica
tuvo que replantearse para dar cabida a
las nuevas formas de almacenar y
gestionar informacin.

Comprende a la administracin pblica en

sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas y
los dems organismos regulados por la
presente ley.

DEFINICIONES
ARCHIVO es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma y soporte material son
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada.
ARCHIVO PUBLICO son documentos pertenecientes a entidades oficiales.
ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES PBLICO Aquel que por su valor para la historia es de inters
pblico.
ARCHIVO TOTAL es un proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO es informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada.
FUNCION ARCHIVISTICA
eliminacin.

es la que comprende desde la elaboracin de un documento hasta su

GESTION DOCUMENTAL actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y

organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades.
PATRIMONIO DOCUMENTAL documentos conservados por su valor histrico o cultural.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

PRINCIPIOS GENERALES
FINES DE LOS ARCHIVOS: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma
que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la
historia.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: son importantes para la administracin y la cultura porque los documentos que lo
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.
INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la
administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
RESPONSABILIDAD son responsables de la organizacin conservacin uso y manejo de los documentos.
DIRECCIN Y COORDINACIN DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA es la entidad del estado encargada de orientar y coordinar la
funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte
integral de la riqueza cultural de la nacin.
ADMINISTRACION Y ACCESO es obligacin del estado la administracin de los archivos pblicos.
RACIONALIDAD actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin publica y como agentes
dinamizadores de la accin estatal.
MODERNIZACION propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos.
MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la
naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad.
INTERPRETACIN. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la
constitucin poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el estado colombiano.