Benposta

PROYECTO
FORMULACIN Y
EVALUACIN DE
PROYECTOS
Amoros entre cielo y tierra Inspirado en las tradiciones, la
msica y la danza del pacifico Colombiano. Compaa de
Danza y Msica Benposta

PROYECTO FORMULACIN Y
EVALUACIN DE PROYECTOS

POR:
MARISOL SEGURA 0911340025

TUTOR
JOS JULIN MUOZ

POLITECNITO GRANCOLOMBIANO
BOGOTA, MAYO 31 DE 2014

BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS

TABLA DECONTENIDO
DESCRIPCIN SUMARIA..........................................................................................
Objetivos......................................................................................................................
Objetivo General:...............................................................................................
Objetivos Especficos:.........................................................................................
1) ESTUDIO DEL MERCADO...................................................................................
2) ESTUDIO TECNICO..
3)
4)
5)
6)
7)
8)

TAMAO Y LOCALIZACIN
ESTUDIO DE INGENIERA..
ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN.
ESTUDIO LOGISTICO
ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS...
EVALUACIN DEL PROYECTO

Conclusiones...............................................................................................................
Bibliografa...................................................................................................................

DESCRIPCIN SUMARIA

BENPOSTA , tiene como Misin formular, estudiar, ejecutar, evaluar y controlar

proyectos en las reas de la cultura, comunicacin, recreacin, medio ambiente
y deporte; igualmente facilitar y orientar los procesos educativos y de
mejoramiento de estilo de vida, para el fomento, promocin y desarrollo social y
econmico de la regin; a travs del talento humano y de los medios tcnicos,
tecnolgicos, financieros y econmicos de la comunidad en general; Siempre
buscando un crecimiento en el bienestar personal y familiar.
OBJETIVO GENERAL
Fomentar las races culturales de nuestra idiosincrasia, Incluyendo a los
individuos desde la identidad y valor cultural de las Danzas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Permitir desarrollar imaginacin y su creatividad, elaborando sus propias
coreografas, vestuario, escenarios, etc.
2. Fomentar la democracia y la participacin colectiva, en la toma de
decisiones, acerca de las danzas a practicar, las presentaciones etc.
3. Asimilar los conocimientos del lenguaje Artstico.
4. Valorar el trabajo cooperativo y el mejoramiento de aptitudes artsticas.
5. Adquirir el trabajo corporal como propio de una identidad.
6. Incorporar a la familia en cada en el desarrollo de las presentaciones
culturales.
7. Reflexionar sobre los estilos de danzas que dejaron huella en la sociedad.
8. Sentir la danza como propia del desarrollo social.
9. Evidenciar disposicin y capacidad para programar, organizar y ejercitar n
grupos de actividades artsticas.

JUSTIFICACIN

Gran parte de los eventos sociales, recreativos y culturales en nuestro pas

tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no
conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades
o las empresas. Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formacin
tcnica y profesional del personal que planea en el campo social, empresarial,
cultural, recreativo y turstico.
Se pretende suministrar principios, procesos y herramientas prcticas que
conduzcan a planificar, organizar, ejecutar y controlar ms tcnicamente el
espectculo recreativo con miras a lograr efectivos resultados, se busc el
evento que llegue a la mayora de pblico.
Para lograr el propsito de apreciar el proceso de planeacin e implementacin
del concierto, que dentro del proceso de formacin, se hace importante referir
algunos conceptos en cuanto al proceso de planificacin, organizacin,
ejecucin y control de los eventos recreativos y/o culturales.
Se pretende as, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los
mdulos virtuales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se
reviertan en la planeacin de diferentes actividades que se puedan
implementar, de tal manera que se pueda conocer el proceso lgico e integral
de la planeacin y operacin en el evento y as mismo que se pueda replicar
nuevamente para la generacin de otras propuestas que sirvan tanto para el
fortalecimiento de los conceptos para su propio desarrollo laboral.
Colombia es un pas rico en diversidad cultural y tnica. Hacemos parte de una
sociedad que a pesar de los diferentes conflictos internos, evoca acciones que
le permita ser y hacer feliz a otros y otras contagiando de esta magia a la
comunidad internacional. Lo anterior se ve reflejado en
las mltiples
celebraciones que se realizan durante todo el ao a lo largo y ancho del pas;
algunas cobrando tanta importancia y tradicin que han sido denominadas por
la UNESCO como patrimonio inmaterial de la humanidad.
La globalizacin
contina su camino en una de sus ramas hacia la
homogenizacin de la cultura, lo que pone en riesgo aquellas culturas y
expresiones que no estn posicionadas. En el caso de la regin pacifica la
situacin es preocupante puesto que muchas practicas ancestrales en el
mbito de tradicin oral, en lo gastronmico, lo folklrico, artstico, costumbres
entre otras, estn siendo amenazadas por la modernizacin. Y si no se
generan acciones concretas a mediano plazo estas riquezas ancestrales
podran desaparecer.

1. ESTUDIO DE MERCADO
El proyecto tendr acogida por parte de la poblacin que gusta del arte, como
expectativas para incrementar en parte sus necesidades Esto suceder cuando
haya sido ejecutado el proyecto con responsabilidad, con profesionalismo tico,
participativo y solidario.
Apunta integrar en un llamado nacional a los grupos, gestores culturales y
reinas de diferentes municipios y departamentos del pas, que son, quienes han
respondido a nuestro llamado.
Pretende que las danzas de la costa pacfica y todo el contenido histrico,
filosfico y antropolgico que posee, pueda viajar en las mochilas de quienes
participen, a partir de los espacios de intercambio que se propiciaran.
Se ha proyectado la llegada de 28 grupos de danzas y ms de 15 grupos, que
harn que durante cada presentacin se vea visitado por ms de 3500
personas (delegaciones acompaantes) en el marco del desarrollo de tres
presentaciones por da para 7000 promedio da.
En este propsito hemos convocado el apoyo de la Alcalda de Ideartes,
quienes han visto en la propuesta, una iniciativa sana, que posibilitar seguir
impulsando el trabajo desarrollado por los cultores de la zona y fortalecer las
dinmicas que contribuyen a la construccin de identidades.
PARTICIPACIONES NACIONALES

Festival Nacional del folklore - Ibagu Tolima

Reinado Nacional del Bambuco - Neiva Huila
Concurso Nacional de Aires Colombianos - Pereira Risaralda
CREA Encuentro de la cultura Colombiana - Santa Fe de Bogota.
Festival del Mono Nez - Ginebra Valle
Festival Nacional del Pasillo Colombiano - Aguadas Caldas
Carnaval de Blancos y Negros - Ipiales Nario
Festival Iberoamericano de Teatro - Santa Fe de Bogota.

PARTICIPACIONES INTERNACIONALES
Festival Internacional de Teatro Callejero - Santa fe de Bogota
Encuentro Colombo Venezolano de cultura - Maracaibo Venezuela
Reinado Indgena la SARAUSTA -Otavalo Ecuador
Taller de intercambio cultural Escuela Politcnico Nacional de Quito Ecuador.
Encuentro internacional de folclor en Arequipa Per.

2. ESTUDIO TCNICO

BENPOSTA NACION DE MUCHACHOS, es una organizacin no

gubernamental de desarrollo social y cultural, sin nimo de lucro, que tiene
como propsito fortalecer y difundir las expresiones culturales propias de la
regin norte caucana y de la regin pacfico en general (Choc, Valle, Cauca,
Nario), contenidas en la cotidianidad de la poblacin, buscando tambin
puedan ser valoradas como elementos para el desarrollo social, econmico,
poltico y ambiental.
AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, Cuenta con elementos como la
celebracin de Navidad en el Pacfico, labores cotidianas como pescar y lavar
ropa a orillas del ro; la muerte de un ser querido y la alegra por el retorno de
alguien.
La celebracin de la Navidad en el Pacfico, las labores cotidianas de pescar y
lavar ropa en las orillas de los ros, la muerte de un ser querido y la alegra por
el retorno de un familiar. Todos estos elementos forman parte de la obra
Amoros entre cielo y tierra, montaje de la Fundacin Benposta, que se
presenta en el Teatro Jorge Elicer Gaitn.
La creacin colectiva se present por primera vez en 1993, gracias a la beca
de creacin que les otorg en ese entonces Colcultura. Durante cuatro aos, el
grupo compuesto por 40 actores, bailarines y msicos recorri los escenarios
del pas para mostrar el montaje.
Desde hace diez aos no se presenta la obra, pues el elenco tom diferentes
rumbos. "La mayora ingres a prestigiosas agrupaciones de danza como la de
Delia Zapata y el Ballet de Colombia", comenta el anterior director del montaje,
el bailarn Juan Carlos vila y la nueva directora Luz Mery Galeano.
'Amoros entre cielo y tierra' se presenta de nuevo al pblico para rescatar el
trabajo de investigacin y montaje, que les tom a los creadores ms de dos
aos. "El 80 por ciento de los protagonistas de hace diez aos estn
actualmente. Ahora, todos tienen ms experiencia", seala vila.
Durante una hora y media, el pblico disfrutar de la historia de amor entre
Amaury y Rosala, a travs de la cual se presentan los bailes de ritmos
tradicionales, como el bunde, la juga, el abozao, el chigualo, el makerule, la jota
chocoana, el bamabaz,la mazurka, el saporrond, el barr y el famoso
currulao. Una de las protagonistas del relato es la Tunda, uno de los mitos ms
famosos de la zona.

FICHA TECNICA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA

NOMBRE DEL

BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS

SOLICITANTE:
DIRECCIN Y DATOS
GENERALES DE LA

Teatro Jorge Eliecer Gaitn

Evento: Los consentidos

ORGANIZACIN
PROPONENTE:

Av. Carrera 7 # 22-47, Bogot, D.C. 3346800

http://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecergaitan

REPRESENTANTE LEGAL:

JOS PROSCOPIO ROS CRDOBA

COORDINADOR:

JOSE LUIS CAMPO ALIAS PEQUENO

OBJETIVO GENERAL DEL

PROYECTO:

Promover, difundir, posicionar, conservar y enriquecer el prcticas

culturales y artsticas de cada regin colombiana participante en el
encuentro; por medio de la danza folklrica, as como favorecer la
apertura de espacios para el reconocimiento del Currulao a nivel
nacional, estrechando lazos de unin entre el pacifico colombiano y el
resto del pas a travs la realizacin del CONCURSO NACIONAL DE
DANZAS FOLCLORICAS PROGRAMA CONSENTIDOS

GRUPOS TNICOS:

Afrodescendientes

APOYAN

ALCALDIA MUNICIPAL DE BOGOT

CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA
SECRETARIA DE EDUCACIN DE BOGOTA
MINISTERIOS DE CULTURA IDEARTES
ASOCIACIN DE COMERCIANTES DE BOGOTA
ASOCIACINES FOLCLRICAS

Se tiene una fecha especfica para la realizacin del concierto

soportado por el contrato firmado directamente con la Alcalda de
1.
Bogot en el cual se estima una asistencia de 70.000 personas,
ORGANIZACIN razn por la cual implementaremos un montaje especial para esta
clase de eventos masivos. De igual forma la Polica Nacional ser
la encargada de brindar la seguridad en este evento.
2. LEGALIDAD
(PERMISOS E
IMPUESTOS)

Por ser un contrato firmado directamente con la Alcalda nos

facilitan el espacio y los permisos requeridos.

3.DIVULGACION
En conjunto con la alcalda, la Empresa ser la encargada de
, PUBLICIDAD Y
divulgar el evento por medio de volantes, afiches publicitarios,
PROMOCION

radio, televisin y redes sociales en Internet.

4.
AMBIENTACION,
RENTABILIDAD
VALOR
APROXIMADO
DE LA
INVERSION

5. LOGISTICA Y
LOCACIONES

Para este evento ser necesaria la adecuacin de una tarima, dos

pantallas de gran dimensin, parlantes y amplificadores. La
inversin para el pago de artistas es por un valor de $100.000.000.
El contrato firmado con la Alcalda es de $210.000.000 que da
como resultado una utilidad de $110.000.000
El evento se realizar en el Teatro Jorge Eliecer Gaitn situado en
la ciudad de Bogot, por ser un evento cultural, para los usuarios el
costo del espacio es asumido por Ideartes y nosotros seremos
encargados de realizar el montaje de sonido, tarimas y luces.
Contamos con amplia experiencia para el montaje de eventos

6. CALIDAD DEL
masivos con equipos de la tecnologa ms avanzada y un conjunto
SERVICIO

de personas capacitadas en el tema.

7.
CONTRATACION
Y
FINANCIACIN

8. CAPACIDAD
TECNOLOGICA

9. TALENTO
HUMANO
REQUERIDO

10. MEJORA
CONTINUA

Nuestra Empresa se encargar directamente de realizar los

contratos con los artistas invitados y nosotros a su vez haremos un
contrato con la Alcalda de Bogot, quien ser la encargada de
cancelar el valor facturado por nosotros, cabe resaltar que dichos
contratos estn soportados con la debidas plizas de cumplimiento.
La Alcalda delegar las funciones de seguridad por medio de la
Polica Nacional.
Contamos con los equipos ms avanzados a nivel tecnolgico
para la realizacin de eventos masivos.
El personal de nuestra compaa est capacitado para brindar un
excelente servicio en la realizacin de este gran evento. De esta
forma el equipo de trabajo que estar encargado de realizar el
Evento Los consentidos la presentacin amoros entre cielo y
tierra ser: 3 publicistas encargados de gestionar la pauta
publicitaria, el Dpto. Logstico se encargar de la asistencia tcnica
del evento (montaje de tarima, parlantes, amplificadores, luces,
pantallas, etc.). La contratacin con la Alcalda y artistas estar
liderada por la Gerencia.
Culminado el evento el equipo de trabajo de Global Eventos y
Promociones solicitar a la Alcalda una evaluacin de los
aspectos anteriormente mencionados con el fin de mejorar para
seguir brindando un excelente servicio en futuros eventos.

DEBILIDADES
Falta de recursos estatales y privados para el desarrollo de la cultura.
Falta de espacio de participacin ciudadana para el acceso a los bienes
culturales.
Falta de infraestructura para la realizacin de actividades culturales.
AMENAZAS
Flagelos como la drogadiccin, desempleo, delincuencia del entorno.
Bajo nivel de cultura
Mnimas fuentes de arte.
Escasos recursos por el estado para actividades artsticas y culturales.
FORTALEZAS
Profesionales en cada una de las reas (Danza, Msica y Teatro).
Credibilidad, confianza, idoneidad en el montaje Amoros entre cielo y tierra
La trayectoria de 37 aos en el medio artstico como investigadores,
capacitadores y difusores.
OPORTUNIDADES
Espacios ganados en Colcultura
Pocas ONG culturales brindando espacios de formacin en Bogot.
Inclusin de Benposta dentro del plan de desarrollo cultural.
Nios, nias y jvenes sin actividades de ocupacin del tiempo no escolar.
AMORIOS
ENTRE
CIELO Y TIERRA

FORTALEZAS
Hay zonas del pas que
conservan
y
se
especializan
en
no
perder
sus
races
culturales,
en
instituciones
de
educacin tienen en su
pensum
danzas
y/o
grupos de danzas y
msica.
OPORTUNIDADES
Es una pasin de
muchos
artistas
la
expresin y talentos de
los sentidos, en la
actualidad hay variedad
de grupos que se estn

DEBILIDADES
Culturalmente los eventos
de
danza
y
msica
folclrica no son llamativos
para
todo
tipo
de
poblacin, corriendo el
riesgo de no llenar las
expectativas del pblico.

AMENAZAS
El
folclor
no
es
muy
patrocinado en Colombia, el
pblico que acompaa los
escenarios es para poblacin
especfica o que conoce del
tema o artistas en este
gnero.

Las nuevas generaciones

se inclinan por races
culturales
urbanas
o
extranjeras y ven la danza
folclrica como parte del
pasado. Podra no ser un
evento llamativo para la
poblacin que no est
inclinada por el arte.

Se conserva la esperanza por

inculcar
a
las
nuevas
generaciones
al
talento
artstico como expresin de
arte para el desarrollo cultural
y as darnos a conocer a otros
pases. Aunque no hay
inversin y apoyo de la cultura
en nuestro pas.

Dar a conocer a la mayora

de poblacin
nuestras
muestras de danza y
msica
que
muchos
artistas de este gnero
tenga la oportunidad de

Hay ferias de arte, fiestas y

fechas donde hay bastante
que est a la expectativa de
este tipo de eventos tanto
para participar como para
visualizar y ver otro tipo e

dando
a
conocer
internacionalmente
complementan la danza
y msica con el Ballet,
afro y folclor.

lanzar el arte.

experiencias
para
poder
conceptualizar y tener una
proyeccin, criterio o crtica
constructiva para mejorar o
innovar

3. TAMAO Y LOCALIZACIN
3.1 La labor de Benposta
La Fundacin Benposta lleg a Colombia en 1977, con el objeto de educar a
jvenes con problemas econmicos y conflictos familiares, no solo en sus
estudios bsicos, sino para formarlos en distintas artes. En la actualidad, en la
sede de la fundacin, nios, entre los 7 y 14 aos, aprenden danza, teatro y
msica, a bajo costo y excelente nivel.
3.2.

Alcance del mercado

El mbito del mercado inicialmente ser la demanda proveniente de las mismas

organizaciones capacitadas en arte; y segn la demanda de la oferta del
proyecto, sta podr orientarse al mercado regional, sin dejar de lado la
promocin, difusin y potenciacin del sistema de comercializacin de parte del
equipo de trabajo que maneja la publicidad de Benposta.
3.3.

Anlisis de la Oferta

Se ha constatado que existe muy pocas ONG brindan capacitacin y formacin

en artes pues esta formacin es de alto costo o difcil acceso, sin embargo la
demanda actual excede ampliamente a la oferta, inclusive la presencia de
turistas permite aumentar la oferta actual. Otro indicador seala que en pocas
de fiestas patronales (locales y regionales) y los meses de Mayo, Junio
(andinismo), Julio (fiesta nacional), Setiembre, Octubre (Festival teatro, Danza
y msica), Noviembre (visita de promociones de colegios) y Diciembre, en
estas pocas los eventos requeridos se incrementan en ms del 40%.
Existe a la fecha, falta de informacin, promocin y capacitacin para hacer
que los pobladores se orienten a fomentar y activar el arte como alternativa de
desarrollo cultural.
3.4 Localizacin.
La produccin del proyecto se realizara cerca de los eventos culturales del
centro de Bogot, los ensayos en el teatro Benposta a 15 minutos del centro a
pie, donde se concentra los teatros como la candelaria, el Colon, el Jorge
Eliecer Gaitn etc. Por facilidad de desplazamiento, bajos costos de alquiler y
facilidad de ubicacin del mercado objetivo y transporte de los clientes.

3.5 Poblacin beneficiaria

La ejecucin del presente proyecto, estara beneficiando a grupos de jvenes,
adultos de ambos sexos (en forma directa a 10 grupos al inicio) a turistas
nacionales e internacionales, instituciones educativas, instituciones pblicas y
privadas, centros parroquiales, centros de salud, organizaciones comunales,
partidos polticos, organizaciones etc. y concretamente a Benposta que son
aproximadamente ms de 80,000 habitantes.
3.6 Muestra
El mtodo de muestreo utilizado es el aleatorio simple, de tal modo que las
unidades que conforman la muestra fueron elegidas al azar. Dada que la
poblacin de Quito es grande, y no tenemos certeza sobre la proporcin del
nmero de consumidores de bebidas no alcohlicas, pero sabemos que es
grande, utilizamos la frmula para calcular el tamao de la muestra para
proporciones cuando N es muy grande:
k P(1 Q) n
= e donde,
k = 1,96 (asociada a un nivel de confianza del 95%)
P = Q = 0,50 (valor elegido para maximizar el tamao de la muestra)
E = 5%
Dando como resultado un tamao de muestra de aprox. 3850 participantes.
3.7 Antecedentes
Sin embargo pese a estos importantes avances, se ha tenido las siguientes
limitaciones:

Recursos econmicos insuficientes para cubrir ptimamente los costos

en cuanto se refiere a los servicios tcnicos sobre Arte y folclor.
Limitada programacin de Ferias artsticas, (una vez por ao)
Falta ampliar nuestros mbitos de accin en ms comunidades
campesinas
Y el ms lgido, el de no contar con asesoramiento permanente con
profesionales en escenografa, msica, Difusin publicitaria,
nutricionista.

3.8 Contexto
En la ltima dcada la importancia al arte, al folclor, han sido muy escasos,
esto a raz de la poca informacin brindada por las autoridades de gobierno, a
los miembros integrantes de la sociedad, e inclusive por la notoria
discriminacin y marginacin, especialmente en lo concerniente a la educacin.

En tal sentido Benposta asumi la responsabilidad de promover el proceso

formativo de nuevos grupos, centrados en la formacin y conocimiento de los
deberes y derechos de la sociedad y tomar conciencia de que el arte y la
erradicacin del analfabetismo son base importante como alternativa de
desarrollo.

4. ESTUDIO DE INGENIERA
4.1 Disposicin general
El mbito de accin en cuanto se refiere a las capacitaciones y ensayos de
arte, al monitoreo, seguimiento, instalacin de un teatro en la finca de
Benposta.
4.2 Coordinacin
Para una labor fructfera y seria, es necesaria la coordinacin respectiva con
las autoridades de cada comunidad Benposta y al Instituto Nacional de Cultura)
para poder realizar el montaje de Amoros entre cielo y tierra.
4.3 Capacitacin
Luego de la aprobacin del proyecto, el segundo paso a tomar es
especficamente referente a la capacitacin, que estar a cargo de los mismos
bailarines de la antigua escuela de Benposta para continuar con un grupo de
formacin, en aras de Promocin Social y Comunicacin, compuesto por un
Tcnico en luces, un director artstico, un nutricionista y cuatro promotores en
publicidad que estarn a completa disposicin del proyecto.
Adems se contar con colaboradores de las propia comunidad; aclarando que
el 90% de las capacitaciones se realizaran con ensayos rutinarios organizados
y miembros integrantes del cuerpo de baile, percusin y msica que ya no
vivimos en Benposta, al inicio toda capacitacin y prcticas se harn con sus
propias herramientas y materiales de cada uno de los participantes; esto para
bajar costos.
4.4 Tiempo de Ejecucin
De 02 aos a partir de su aprobacin y de acuerdo a la disponibilidad del
presupuesto, prolongar el contrato del tcnicos por un ao ms, esto para
continuar con las orientaciones tcnicas y asesoramiento.
4.5 Actividades

Elaboracin del proyecto

Gestin de financiamiento
Adquisiciones de material logstico
Adquisicin de materiales e insumos
Contratacin de tcnico en luces y tramoya, Dr. (artstico), nutricionista.
Contactos y Coordinacin con convocatorias

El arte hace parte del folclore de nuestra cultura Colombiana, pero ha sido el
que menos difusin ha merecido, por lo tanto, es menester de los profesores de
danzas, bailarines, cantores y dems cultores, encontrar en este proyecto, la
posibilidad de dar un salto ms ambicioso a que se conozca, escuche, baile y
cante en todos los rincones del pas.

5. ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN
LOGO:

MISION:
Brindar un excelente y completo servicio en la organizacin
de eventos de carcter cultural, donde la seriedad y
cumplimiento son la garanta para lograr la satisfaccin de
nuestros clientes.
VISION:
En al ao 2015 ser una empresa lder, difundiendo cultura artstica por medio
del profesionalismo de quienes la integran, ostentando la calidez humana como
virtud principal, consolidando nuestra organizacin como una de las mejores a
travs de sus distintos programas y eventos culturales a lo largo del pas.
ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL:

El objetivo o funcin del cargo es brindar el direccionamiento administrativo,

operativo y logstico estableciendo objetivos claros, realizando control con el
propsito de medir en forma cualitativa y cuantitativa la ejecucin de los planes
y el xito de la empresa.
DIRECTOR COMERCIAL:
Es la persona responsable del cumplimiento de los objetivos, diseando con su
equipo las estrategias para conseguir resultados previstos, las comunicaciones,
los procesos de decisin, ya sea logstico o de infraestructura
DEPARTAMENTO FINANCIERO:
Este departamento tiene como responsabilidad la recepcin y verificacin de
los documentos, llevando registros contables con bases acumulativas para
poder determinar los costos, facilitando as la formulacin, ejercicio y
evaluacin de los presupuestos y sus programas, con objetivos, metas y
unidades responsables de su ejercicio. Es el encargado de administrar y
gestionar los eventos con que cuenta Benposta. Se basa en las mejores formas
de obtencin de recursos y la forma ms eficiente para canalizarlos mejorando
su rendimiento. Es decir controla las utilidades de estos eventos a lo largo de la
ciudad.
DEPARTAMENTO DE RELACIONES PBLICAS:
Es el encargado de la publicidad institucional (folletos del evento, boletera,
organizacin y distintas actividades.

En los medios de comunicacin prensa, radio, tv, internet, videos

informativos.
Protocolo organizacin de eventos.
Exhibiciones y muestras.
Disertaciones.

DEPARTAMENTO LOGISTICO:
Tiene como objetivo llevar a cabo el control de todo aquello que se requiere
para el funcionamiento del evento, en cantidades especficas, para la fecha
sealada, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud, calidad,
seguridad y disposicin as como la custodia de todos los materiales, atender
los requerimientos del usuario, encargndose de la entrega de la mercadera.
DEPARTAMENTO CULTURAL
Encargado de coordinar, planificar, y desarrollar los diferentes y variados
eventos culturales, que apruebe la gerencia general y comercial, presentar las
propuestas a desarrollar por la empresa en los distintos eventos.

6. ESTUDIO LOGISTICO
6.1 TIPO DE ESPECTACULO:
CULTURAL.
Obras de teatro, canto, espectculo circense, danza folclrica, danza afro,
danza contempornea, teatro infantil y juvenil, cuenteros (egresados ASAB).
NOMBRE DEL EVENTO
AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA.
LEMA
VIVE TU CULTURA CON BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS S.A.S
BOGOTA.
TAMAO DEL EVENTO
Para 7.000 personas
Lugar: Centro Cultural Teatro Jorge Eliecer Gaitn Bogot

Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y

especificar sus y a quien tienen que pedir autorizacin. Crear las cartas para
los patrocinios y permisos.
Nombre del evento: El evento seleccionado para este proceso de planeacin
es el AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, el cual servir como herramienta para los
procesos de planeacin, ejecucin y proyeccin de eventos recreativos.
Fecha: Este evento se desarrollar el 27 de septiembre del ao 2014.
Lugar: En el Teatro Jorge Eliecer Gaitn.

Boletas: $10.000, $20.000, $ 25.000, $ 30.000, $35.000

Se consiguen en la taquilla del Jorge Elicer Gaitn
Hora: 7:00 p.m.
Capacidad: Para este concierto se estima una asistencia aproximada de
70.000 espectadores.
Patrocinio y financiacin: La Empresa realizar un contrato directamente con
la Alcalda de Bogot, quienes a su vez sern los encargados de cancelar el
valor total facturado por nuestra Empresa.
Pagos locales: Es hacer el contrato con el IDRD y definir los das para hacer
los pagos.
IMPUESTOS Y PERMISOS
Trmites Legales: Es comenzar hacer todos los trmites para el concierto y
sacar todos los permisos para el conciertos. (Documento 1)
La Direccin Administrativa de la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante el decreto
539 de 2006, tiene asignada adems de las funciones propias de apoyo a las reas
misionales, las funciones relacionadas con rifas, juegos, concursos y espectculos, de
acuerdo con la normatividad vigente.

http://www.gobiernobogota.gov.co/servicio/DA/formulario_espectaculos.php

Elaboracin de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los

permisos y otras solicitudes para realizar el concierto.
Otras Solicitudes

Solicitud de presencia de efectivos de la cruz roja (Documento 2)

Solicitud de presencia de efectivos de bomberos (Documento 3)
Solicitud de presencia de la Polica Nacional (Documento 4)
Solicitud de utilizacin del Pabelln Municipal al IDRD (Documento 5)

Notas De Requerimiento (Anexo IV):

Nota de requerimiento de instalacin elctrica para concierto barra de

barra y presencia electricista de servicio durante el da del concierto
(Documento 6)
Notas de requerimiento de solicitud a empresa concesionaria
recogida residuos slidos de barriles para el depsito de residuo
solidos (Documento 7)

Entrega definitiva de trmites: La entrega de todos los trmites que se

necesita para el concierto.
Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y
autoricen los boletos.
Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y
despus otra para que la prensa hable con la artista.
Elaboracin del libro de logstica y produccin del concierto
Buscar informacin sobre cmo se realiza la documentacin referente a
conciertos para realizar los registros de las evidencias.
6.2 LA BSQUEDA DEL CONTRATO
En la actualidad, el panorama artstico es amplio, heterogneo y competido, en
evolucin y en busca de apoyar el talento colombiano a la hora de invitar que
se identifiquen con la finalidad del presente evento genera buenos contactos y
credibilidad al evento el cual se realizar en el festival de verano muy popular
en Bogot en esta fecha.
6.3 PUBLICIDAD Y PROMOCIN
Elaboracin de cuas de radio: Es hacer dos cuos de radio para la
publicidad del concierto y fijar el tiempo de cada cua que se usa al aire para la
publicitar el concierto.

Elaboracin de cuas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la

publicidad del concierto y fijar el tiempo del comercial.
Pautaje cuas de radio venta 1: Es hacer una planificacin para pasar el
comercial en la radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.
Pautaje cuas de radio venta 2: Es hacer una planificacin para pasar el
comercial desde la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el da del
concierto.
Pautaje cuas de TV: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la
tele hasta el da del concierto.
Prensa anuncios: Es hacer un boletn de prensa y mandar a todos los medios
para anunciar el concierto.
Artes grficas del concierto: Son los posters, entradas, gafetes, hojas
volantes, etc.
Elaboracin de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.
6.4 PBLICIDAD Y MERCADEO
Definicin paquetes: Es hacer propuestas diferentes para conseguir
auspiciantes para el concierto.
Bsqueda de Clientes: Es comenzar a enviar propuestas a empresas que
sean posibles auspiciantes.
Cierre de auspicios: Es definir el pblico del concierto y firmar los contratos.
Entrega de material publicitario: Es entregar la publicidad de lo ofrecido en
las propuestas.
6.5 PRODUCCIN Y LOGISTICA
EQUIPO TCNICO: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en
el concierto.
Entrega de raider tcnico: Es crear el raider tcnico y entregar a las
empresas que van hacer todo lo elctrico.
Definicin de iluminacin y sonido: Es definir con que empresas se va hacer
la iluminacin y sonido.
Firma contratos iluminacin y sonido: Es firmar los contratos con las
empresas la iluminacin y sonido.
Coordinacin transporte areo: Es coordinar la llegada de la artista y su
grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.

Aduanas trmites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas
hasta todo lo que usa en su presentacin para que todas las cosas entren al
pas sin problema.
Contrato Artistas Invitados: Es coordinar la participacin y llegada
permanencia en nuestro pas de los artistas.
Comunicaciones celulares: Es la coordinacin de tal forma que se va a
comunicar la produccin desde el primer da hasta el ltimo a travs de
celulares, etc.
Definicin local de venta de boletos: Es la coordinacin de los lugares en
donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los
locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya
en lugares definidos.
Definicin seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y
definir los lugares que necesitan seguridad.
Alquiler de sala apropiada: Tramitar el espacio fsico y de tiempo el concierto
en el festival de verano como lugar usual para dicha actividad, el cual ser en
el tercer da del Festival de Verano que corresponde al concierto dirigido a los
amantes de la msica Balada Romntica, con amplia experiencia accesibilidad
y caractersticas geogrficas y artsticas del lugar.
6.6 MONTAJE DE LA PRESENTACIN
Todos estos trabajos se llevan a cabo durante no menos de 12 horas de
montaje y con la implicacin de unas 20 personas y deben ser trabajados
para la comodidad delos organizadores y artistas.

Decoracin
Luces e iluminacin
Equipos y amplificadores
Sonido

Medios Hay que destacar el material y clasificarlo para luego realizar el

montaje. Paralelamente se est montando el escenario que previamente ha
elegido el personal especializado.
Mantenimiento y seguridad.
Si el concierto dura ms de un da y el recinto donde se celebra no es cerrado
se suele contratar seguridad durante esos das para un funcionamiento
correcto y evitar males mayores y disgustos con el pblico en general.

Equipo Tcnico: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas del

teatro como acomodadores, taquilleros etc.
Tcnicos que manejan la escenografa, las luces, el sonido, el cableado y la
multimedia.
6.7 PRUEBAS
Tambin los auxiliares de limpieza empiezan a preparar el escenario para
cuando los artistas quieren hacer el simulacro del concierto.

Pruebas de Luces.
Prueba de multimedia.
Prueba de Sonido.
Prueba de puesta en escena.
Ensayo general.

Son necesarias las pruebas para ultimar detalles.

6.8

DESMONTAJE DE LA PRESENTACIN: Esta fase se prepara y se

dispone de personal para evitar fatigas de ltima hora por la prisa del cierre
del concierto y situaciones indeseadas.

CRONOGRAMA DE LA PRESENTACIN AMORIOS ENTRE CIELO Y

TIERRA
Fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el concierto y ponerles
fecha. (Vea Archivo en Excel)
ACTIVIDAD/MES
ELABORACIN DE LA PROPUESTA
Elaboracin del proyecto
Diseo de imagen (logo, afiches, pendones,

1
2
3

4
5
6
7

pasacalles)
Impresin y difusin de publicidad
Envo de Publicidad a departamentos, grupos

X
X X X

X
X

X X

culturales.
Socializacin de la propuesta
Comits de trabajo
Reuniones comits de trabajo

X
X

X X X

Convocatorias a los diferentes departamentos,

X
X X

municipios y grupos culturales.

Entrega formatos de inscripcin
Recepcin de inscripciones (confirmacin de
participacin)
Solicitudes de apoyo
Confirmacin de apoyos

Elaboracin de programacin
Recepcin de participantes, desarrollo y
evaluacin del evento

7. ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

X
X

X X
X
X

Con todos los gastos e ingresos que va a ver por la realizacin del
concierto, despus van todos los gastos uno por uno y lo ltimo es un
punto de equilibrio. Finalmente las Ganancias (Vea Archivo en Excel)

COSTOS Y GASTOS
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
- Produccin pre-evento, gastos de personal designado y papelera.
- Difusin, promocin del evento, publicidad y rueda de prensa.
- Diseo, impresin y costo de envo de invitaciones.
- Locacin, el lugar dnde se har el evento. Ocupar un importante porcentaje
de los costos totales del evento.
- rea y servicio de estacionamiento.
- Equipamiento tcnico, sonido, proyeccin, decoracin, fotografa y video.
- Viticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
- Traductores si fuera necesario.
- Sistema de inscripcin y acreditacin.
- Contratacin de show o actividades, extra al evento.
- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

Costos Variables
Los costos variables estn determinados por la cantidad de asistentes o
invitados, entre ellos:
- Material de acreditacin, credenciales, programas, etc
- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
- Personal temporario.
- Estacionamiento.
- Computadoras y mobiliario.
- Gastos bancarios.
- Personal de seguridad y limpieza
Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o

contingencias durante la organizacin del evento, por lo que es bueno contar
con un monto extra para poder cubrirlos.
Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales.
Esto nos dar la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del
evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

ITE
M

ACTIVIDAD

CANTIDA DESCRIPCI
D
N

1 CONVOCATORIA
Papelera
(evento y pre
1,1 lanzamiento)
Publicidad
(evento y pre
1,2 lanzamiento)
1,3 Transporte
Internet
y
1,4 Llamadas

VALOR
UNITARI
O

VALOR
TOTAL

1.500.000

1.500.000

Global
1
Global
50 Unidad
1
Global

10.000.00 10.000.000
0
100.000
1.000.000

5.000.000
1.000.000

SUBTOTAL CONVOCATORIA 17.500.000

2 LOGSTICA Y ADECUACIN DE ESCENARIOS
Alquiler
de NOMIN 5 Das
2.000.000 10.000.000
VEN COMP
equipos
por
TAS RAS
A
cinco1000 40000
das 100000
septiem
bre incluyendo
0000
el00
0
octubre
pre 1200 30000 120000
0000
0
0
2,1 lanzamiento
noviem
8000
60000
130000
Alquiler
de
4 Das
2.000.000 8.000.000
bre tarima000 por 0
0
2,2 cuatro das
Alquiler
de
4 Das
2.500.000 10.000.000
BALANCE
PRESUPUESTO
PRESUPUESTOS
GraderaINICIAL
por
MAYO
DE VENTAS
COSTOS ADM
2,3 cuatro das
(NOMINA)
alquiler
de
3 Das
2.000.000 6.000.000
VENTA
90000
MES VENTAS
CON SEP OC NOV
S2,4 pasarela
00
TOTALES
CEPT TIEM TU IEM
SUBTOTAL O
L. A. EBRE34.000.000
TOTAL
BR BRE
CONSENTIDOS
3
ES
E
Transporte
50
200.000
10.000.000
DEUDORES
45000 SEP
10000000
PAGO 1000 120 1300
Persona
3,1 Nacional
POR
VENTAS
00 TIEM
NOMI
000 000 000
Decoracin y
150.000 3.750.000
(30 DIAS)
BRE 25
NA
0
OCT
12000000
alquiler
de
carrozas
UBR
3,2 carrozas
E 150
Hospedaje por
30.000 4.500.000
SALDO
FINAL
50000
NOVI
8000000
tres das por
Das
0 EMB
3,3 persona
RE
Alimentacin
150
21.000 3.150.000
por tres das
Das
3,4 por persona
PRESUPUESTO DE
FINANCIACION DE
COMPRA
Premiacin
1
10.200.00 10.200.000
COMPRAS
VENTAS
ESCENOGRAFIA
3,5 efectivo
0
MES
VALOR
MES VEN CON 30
VALOR
1000
Gastos
de
3 TAS TAD DIA 1.000.000 3.000.000 0
Persona
3,6 jurados
O
S
Premiacin
6
300.000 1.800.000
(50% (50
reconocimiento
Premios)
%)
SEPTIE
4000000
AGO 9000 4500 450
CUOTAS
3,7 s
MBRE
STO
000 000
000
SUBTOTAL C. N. C 36.400.000
CONCURSO
NACIONAL
DE
DANZAS
4
Gastos
de
3
1000000 3.000.000
Persona
4,1 jurados
Hidratacin y
1
1.600.000 1.600.000
global
4,2 refrigerios

OCTUB
RE
NOVIE
MBRE

3000000
60000

SEP
TIEM
BRE
OCT
UBR
E
NOVI
EMB
RE
TOT
AL

5000
1000
000
0000
6000
1200
000
0000
4000
8000
000
000
3900 1950
0000 0000

PRESUPUESTO DE
CAJA

SALDO
INICIAL
INGRESOS
VENTAS
DE
CONTADO
COBRANZ
AS
OTROS
INGRESO
S

TOTAL
INGRESO
S
EGRESOS
COM
PRA
S
PAGO
NOMINA
PAGO

SEP OCT NOV

TIEM UBR IEM
BRE
E
BRE
5000 7000 1030
00
0
00

5000 6000 4000

000 000 000
4500 5000 6000
000 000 000
0

1000 1107 1010

0000 0000 3000

4000 3000 6000

0
0
0
1000 1200 1300
000 000 000
0 2500 2500

0
500
000
0
600
000
0
400
000
0
195
000
00

OCTUBRE

2500
000

NOVIEMB
RE

2500
000

DICIEMBR 2500
E
000
2500
ENERO
000
1000
TOTAL 0000

COMPRA
UTILERA
OTROS
EGRESOS

TOTAL
EGRESOS

UTLIDAD NETA

000

000

1040 3730 3860

000 000 000
8960 7340 6243
000 000 000

DA COMO RESULTADO UTILIDAD

POSITIVA EN TODOS LOS PERIODOS
PRESUPUESTADOS

8. EVALUACIN DEL PROYECTO

Es evaluar la efectividad y repercusin de Global Eventos y Promociones S.A.
en la eficiencia del concierto de los enamorados el da 03 de Agosto del 2013.
Los puntos a evaluar son los siguientes:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Cumplimiento de Objetivos.
Cronograma del evento.
Calidad.
Presupuestos.
Alcance.
Impacto.
Liquidacin final.

POST- EVENTO (AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA)

Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para
saber cuntos boletos se vendieron.
Liquidacin final: Para saber cmo nos fue en el Evento si hay ganancia o
prdida.
Cumplimiento de Objetivos.
Si se encuentra participacin, creatividad, capacidad receptiva y aprendizaje de
esquemas secuencias o pasos, comprensin de consignas, integracin del
esquema corporal y uso de la imagen corporal como herramienta de expresin.
Seguimiento del ritmo y uso del espacio.
Cronograma del evento.
Se evala el indicador Dar respuesta oportuna a Convocatorias
Calidad
Se evala el indicador Optimizar Calidad y Cumplimiento
Alcance e Impacto
Se evala el indicador Determinar y Satisfacer requisitos y necesidades.
Liquidacin final. Se evala si se cumpli el estudio de costos y presupuestos
y si el PYG es favorable y hay utilidades.

INDICADORES DE GESTIN
PROCE INDICA
OBJETIVO
SO
DOR

Dar
respuesta
PUBLIC Satisfac
oportuna a
IDAD
cin
Convocator
ias

Optimizar PRODU
Calidad y CCIN Cumpli
Cumplimie ARTIST miento
nto
ICA

INDICADORES DE
GESTIN

FRE
CUE RESPON FUEN
META
NCI
SABLE
TE
A

NDICE (formula)
Resultado
convocatorias
Conformes

x1
00

No. Convocatorias
postuladas

Eventos con no
conformidades
Eventos Planeados

Jefe de
Producci
n

Repor
te de
NC
Intern
as

Jefe de
Talento
Artstico

Crono
grama
Regist
ros de
asiste
ncia

Sem
Mnim
estra
o 95%
l
No. ensayos
realizados
No. Ensayos
programados

Determinar ESCEN Cumpli

y satisfacer OGRAF miento
requisitos y
IA
en la
necesidade
entrega
s

Base
de
datos

x1 mxim Men
00 o 5% sual

Cumpli
Selecciona
miento
r, Vincular TALENT
de
y mantener
O
cronogr
personal ARTIST
ama de
competent
ICO
ensayo
e
s

Eficacia
de las
Capacit
aciones

Asistente
Prome
Anua
de
dio 4.0
l
Publicida
d

1
00

No de evaluaciones
Frec
no efectivas
1
uenci
00 Mxim a de
Total No. de
o
evaluaciones
Eval
0.5%
uacio
nes

No de Requerim No
cumplidos
1 Mxim
00 o 8%
Total
Requerimientos

Fecha Acordada

Mnim
x1 o 90%
00

Men
sual

Evalu
acion
es
Regist
ros de
Plan
de
trabaj
o
Jefe de
Requ
Escenogr erim.
afa
Satisf
echos
Progr
amaci
n de
Requ
erimie

Fecha Real
ntos
Eficacia
del
proceso
compra
s
ESCEN
OGRAF
IA

Confiab
ilidad
proveed
ores

NC causadas por
Compras.
total No. Compras
mes

x1
00

Repor
te de
NC

Mxim Men
o 1% sual

Resultado de
Calificaciones

1
00 Prome Sem
dio
estra
No. de proveedores
90%
l
evaluados durante
el semestre

Jefe de
Escenogr
afa

INDICADORES FINANCIEROS
1. NIVEL DE
ENDEUDAMIENTO
formula

Nivel de endeudamiento= Total pasivo

con terceros
Total Activos

2. ENDEUDAMIENTO
FINANCIERO
formula

Endeudamiento financiero=
Obligaciones financieras
Ventas Netas

Evalu
acion
es de
dese
mpe
o de
prove
edore
s

FLUJOGRAMA CLASE
INICIO

Planeacin

Lista de Chequeo

Registro de asistencia

Alistamiento

Acondicionamiento y
Vestuario

Lista de Chequeo

Preparacin musical

IYC

V.B
NO

SI
Calentamiento
NO
V.B
IYC
SI

FIN

Rutina danzas, msica, teatro

y ensayo

IYC
Almacenamiento y entrega

Msica teatro y Danzas.

NO
V.B
Evidencia de anlisis

SI
Guardar vestuario

CONCLUSIONES

Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este
medio porque hay mucha gente informal.
Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que
presupuesto contamos.
Fecha: Definir el alcance con fechas y responsables.
Plaza: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay y escoger el ms
apropiado.
Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos
en medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colocar;
Tambin es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos,
realizar el diseo, la impresin y distribucin de la publicidad, etc.
Bsqueda de patrocinadores: Elaboracin y envo de propuestas de patrocinio
a empresas, cierre de ofertas.
Produccin: Definir las personas encargadas de la iluminacin y el sonido.
Personal de seguridad que controlar a la gente en las entradas al concierto.
Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer
contratos con empresas de seguridad.
Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para
llevar a cabo el concierto.
Rueda de prensa, elaboracin y difusin de notas de prensa (bien redactada,
estructurada y sin faltas de ortografa): Hacer una rueda de prensa para lanzar
el evento y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa
especializada. Tanto antes del evento para su comunicacin como despus con
las conclusiones sacadas tras el evento.
Liquidacin final: Para saber cmo nos fue en AMORIOS ENTRE CIELO Y
TIERRA si hay ganancia o prdida.
Para concluir diremos que organizar un concierto no tiene por qu ser muy
difcil, aunque parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa, es
conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseado con
anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada
que nos gestione todo esto es ms sencillo puesto que en la misma, todos
saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien

BIBLIOGRAFIA:

http://www.culturarecreacionydeporte.gov.co
http://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecer-gaitan