HABILIDADES GERENCIALES

ANALISIS ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y LIDERAZGO

Loriz Bayona. Cd 0921050008

Viviana Navarro
Margareth Robayo
Edwin Crdenas Lizarazo

Tutor: Carlos Vizcaya

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

MODALIDAD VIRTUAL
2015

INTRODUCCIN
La administracin del tiempo es uno

de

los recursos ms preciados. La

necesidad de administrar el tiempo es necesario ya que como un bien intangible

no se puede ahorrar, no retrocede y es imposible de recuperar.
Aprender a valorar el tiempo se debe mirar desde lo importante y lo urgente ya
que como un recurso finito, en nuestras metas y objetivos la productividad cuenta
con la medicin y el factor del tiempo. Una buena administracin del tiempo
permite ejecutar una actividad en menos tiempo y tener mejores resultados,
optimizar y mejorar los recursos.
Identificar metas, objetivos y prioridades hacen que tengamos claro que tareas
debemos realizar y planificar, teniendo un equilibrio entre el trabajo, la familia y el
ocio.

DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, poder

optimizar el tiempo que tenemos y aprender a manejar los factores internosexternos que hacen que no aprovechemos el tiempo de la mejor manera.
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms
importantes y crticos de los administradores.

CMO ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO

Establecer y definir objetivos y prioridades, clasificar las tareas como
"vitales, "importantes y "delegables en funcin.
Delegar o eliminar todas las actividades "no importantes.
La delegacin de manera efectiva es un aspecto muy importante teniendo en
cuenta que el tiempo invertido en tareas que no se ajustan a un rol de la persona o
personas se puede utilizar para para generar estrategias y desarrollar tareas muy
importantes y de alta prioridad para la organizacin. As mismo se debe contar con

el control de las funciones delegadas para optimizar el rendimiento y tiempo de las

mismas.

La planificacin debe ser la hoja de ruta a seguir en todas nuestras

actividades. Planificar, implica organizar las actividades en relacin a las
prioridades y a un horario. Los planes deben ser actualizados regularmente
e ir corrigiendo con base en la importancia de cada actividad.
En el momento de realizar la planificacin de las tareas debemos dejar tiempos de
holguras por si se presentan situaciones no previstas que pueden retardar las
actividades a realizar. Se debe prever y tener los denominados planes de
contingencia.
Establecer los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el
tiempo ms corto es fundamental para ser eficientes en la administracin del
tiempo. Para cumplir con los tiempos estimados se debe dar un seguimiento diario
de la lista de actividades importantes garantizando que no se presenten atrasos y
de ser as activar planes de contingencia a tiempo.
Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un
esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, ayuda mutua, y el
trabajo en equipo para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un Don, que se puede desarrollar por la
mayora de las personas que se lo propongan.

LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTIN

Ms all del tiempo, de lo que ms se habla en la actualidad es de cumplimiento, y
como el tiempo en algunas circunstancias puede ser limitado o escaso se debe
administrar adecuadamente.
Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros
modelos de gestin para cumplir con sus cronogramas de actividades en los
planes de trabajo.
Respecto al trabajo, expertos en gestin empresarial se han dado cuenta que la
falta de una planeacin y el manejo del tiempo dentro de algunas organizaciones,
ha generado estrs: (considerada actualmente como enfermedad que produce
reacciones en el organismo debido a la tensin fsica y emocional) que supone
para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que
hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A lo anterior han
salido al paso varias tesis o ideas de gurs en recursos humanos que apuntan
hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con
una planificacin adecuada para as poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, y de
otras actividades de esparcimiento.

MITOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El mito de la actividad: La persona con ms trabajo es el ms eficiente. Se

confunden los resultados con la actividad... Actividades inconclusas.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno
mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y
matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se
decide. No hay planificacin.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al
volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el
inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones
sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles,
tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo
que sali mal. Objetivos no especficos.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona a la persona: se le
echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones.
Circunstancialmente todos perdemos el tiempo, es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido en ocasiones puede ser constructivo ya que ayuda a relajarse o a
reducir la tensin; sin embargo, en otras ocasiones resulta algo frustrante, cuando
la cantidad de tiempo es llevado a inerte o sedentario.

COMO OCUPAR EL "TIEMPO MUERTO".

Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo,
con un poco de planeacin y organizacin, se puede realizar varias actividades
dentro de los minutos que se gasta esperando al jefe, al mdico, haciendo filas en
bancos o en entidades gubernamentales. A lo anteriormente descrito, una forma
prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros siempre una agenda, un
libro o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo
muerto" en aumentar nuestros conocimientos, en planear el trabajo de maana,
escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete.
Aos atrs expertos en administracin del tiempo proponan el manejo de las
actividades dndole una clasificacin en el corto, mediano, largo plazo. Uno de
ellos Ross Weber, quien propuso el uso de carpetas, con distincin de color:
1. Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas
por contestar o informes por revisar.
2. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo,
etc.
3. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando
se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Analizando lo anterior consideramos que si era una buena tcnica, ya que
conlleva a una mejor organizacin y control de las actividades y en un mejor
uso del tiempo, pero dichas tcnicas han sido sustituidas en el transcurso
del tiempo ya que la ciencia y la tecnologa han desarrollado otros modelos
que desde nuestro punto de vista mejoran la administracin del tiempo,
tales como:
Internet: Este recurso ha sido esencial en la evolucin de las
empresas, como en la vida individual del ser humano, ya que
podemos mejorar el nivel de vida a travs del conocimiento, pues la

herramienta nos permite conocer todo tipo de informacin que se

requiera en un menor tiempo.
E-mail: por este medio actualmente toda organizacin mantiene la
comunicacin, y la interaccin entre sus colaboradores, lo que
permite que toda informacin que se brinde en este medio, sea
entregada y recibida en el menor tiempo posible.
Chats: a travs de este recurso, muchas organizaciones que tienen
dependencias con sedes nacionales o internacionales, optimizan el
tiempo a travs de teleconferencias, reuniones, donde no solo
acortan las distancias y el tiempo, sino en presupuesto y dinero.

LOS ENFOQUES TRADICIONALES DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn

orientados por una lgica de corto plazo. Estos enfoques generan hbitos de
comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas
tienen en nuestra cultura familiar, escolar, empresarial y comunitaria. Sus mtodos
terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Estas son
algunas de sus principales premisas y limitaciones:

Eficiencia: La eficiencia consiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el

supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente las
cosas nos precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado
que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al lugar
equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor
parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo nico que tenamos
era la "ilusin de tener el control" y que lo nico que logramos fue generar
desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener
una relacin personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el
control unilateral.
Chronos: la administracin tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos,
vocablo griego que define al tiempo cronolgico, lineal y secuencial. Ningn
segundo vale ms que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave est en el
tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en
el valor que se obtiene de l. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La
idea de tiempo kairos, tambin deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los
griegos definan al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las
competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las
oportunidades que se nos presentan para nuestra superacin personal y
aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medicin
secuencial del tiempo chronos.
Valores: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras
cosas que tambin nos rodean. Los valores guan nuestras elecciones porque
creemos en ellos, pero deben ir acordes a los principios para garantizar una
calidad de vida. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser

objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la

justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad,
la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios
funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Cuando ms en sintona estn nuestros valores con estos principios, mayor
felicidad y significado tendrn nuestras vidas. Contrastando esta afirmacin con el
absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sera de
una organizacin gobernada sin valores ni principios como la injusticia, la mentira,
la bajeza, la inutilidad, el engao o la mediocridad.
Administracin: El modelo tradicional se ocupa de la administracin, pero como
en toda administracin se requiere de ejercer un liderazgo. La administracin es
til cuando no debemos salirnos del camino trazado, pero se requiere que en
todas los objetivos y metas trazadas haya un lder para conseguir los resultados
esperados.
Mtodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee formas de realizar
bien las cosas. Seguir un mtodo es bastante til y prctico, pero ceirse al
mismo, disminuye ejercer una creatividad e innovar dentro del mismo u otros
mtodos. A la falta de innovacin lo llamamos el "efecto paradigma". Sobre todo si
se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solucin
que nos proporcion.

LO URGENTE DE LO IMPORTANTE

Estas premisas tambin se adecuan a las organizaciones, ms all del tipo de

organizacin que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos
estatales. Porque la nocin de organizacin presupone un doble significado:
Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan
para desarrollar tareas a travs de las cuales esperan transformar la realidad.
Segundo, la propia distribucin y coordinacin de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organizacin debe tomar decisiones
sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de
equilibrio. Uno de esos aspectos es la atencin de lo Urgente. Lo Urgente est
dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata.
Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que
ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos
presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados
cotidianos de una organizacin.
El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las
actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a
largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual
de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta

Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra

realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es
toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura
a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza
podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre
entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
PRIVILEGIAR LO IMPORTANTE SOBRE LO URGENTE

Habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender

slo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos
esquemas de interpretacin de la realidad. Particularmente, aquel que entiende
que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas
"exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo
y recursos suficientes para hacerlo.

Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los trminos. Porque el

xito de una persona u organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que
ms bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y
si

observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que

dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de
atender lo urgente.

Otra de las grandes desventajas de no tener claro lo urgente de lo importante son:

-

La inexistencia de objetivos previamente definidos

No distinguir lo importante de lo urgente
La incorrecta gestin de la agenda de trabajo
No delegar adecuadamente funciones y tareas.
Incurrir en irresponsabilidad al creer que todo lo podemos hacer
Consultando otras fuentes de investigacin y en otros estudios de la
administracin del tiempo en la actualidad, es que en el mundo laboral
actual, lo urgente a reemplazado lo importante. Esto ha llevado a que
los trabajadores se les dificulten hacer un buen manejo del tiempo y
siempre estar improvisando. Expertos actuales y contemporneos estn de
acuerdo que para optimizar la administracin del tiempo se deben tener en
cuenta estos pasos bsicos:

Establecer objetivos de forma clara y planificada

Organizar la vida personal y profesional

Evitar interrupciones

Aprender a delegar

Saber decir no a las visitas inesperadas

Concentrarse nicamente en una tarea y no en cientos al mismo tiempo

En entrevistas realizadas por expertos a empresarios y trabajadores, uno

de las herramientas que se llevan actualmente son el uso de la agenda
electrnica, y telfonos inteligentes, que gracias a la tecnologa se
implementaron para mejorar y optimizar las actividades y en administrar el
manejo del tiempo.
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo
importante."
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es
responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.

CONCLUSIONES

1. La vida es un espacio de tiempo limitado que va pasando de manera

silenciosa, siempre estamos soando y planificando lo que queremos y
adonde queremos llegar, pero en momentos desistimos de nuestros
objetivos porque no sabemos gestionar el tiempo.
2. Despus de haber analizado varios aspectos importantes sobre que es la
administracin del tiempo podemos concluir que es un factor

muy

importante

usar

en

nuestras vidas

y que

debemos aprender

adecuadamente, y queda claro que se debe establecer prioridades,

clasificar lo importante Vs urgente ya que el tiempo est sujeto a
modificaciones en nuestra vida diaria.
3. Controlar y aprender cmo administrar el al tiempo y el buen uso del mismo
es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores. Si
como individuos activos de una sociedad
manera

organizada

administracin

del

establecer

tiempo

se

nos concentramos de una

innovar

reducira

programas

tanto

para

la

incumplimiento

desorganizacin en nuestro mbito familiar, laboral, personal.

4. Vemos que en la administracin del tiempo, el uso de nuevas tecnologas y
el buen uso de las mismas permiten realizar una o varias actividades en
menos tiempo, de igual manera la optimizacin del mismo permite llegar a
un mejor logro de resultados.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
WWW.Google.

ADMINISTRACIN

DE

TIEMPO.

ARQUITECTURA DE ADMINISTRACIN DE TIEMPO.

Material de Apoyo Facilitado por el Profesor Carlos Vizcaya.
Enciclopedia ENCARTA.

MONOGRAFA.