I.

1.

2.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se

repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la
elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la
contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y,
finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el
registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las
transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las
transacciones implcitas. Es importante reconocer cmo los ajustes para las transacciones implcitas
en el perodo anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el perodo actual para las
transacciones explcitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del perodo
anterior, la primera nmina del periodo actual eliminar esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de
oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para
el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo
contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al pblico. Una
auditora le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos ms adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales
errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que
sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea
clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego
resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
Concepto
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en perodos
contables, y cada perodo es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las
transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobacin posterior al cierre. Para
comprender con ms exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que
cada paso se entienda y se visualice en su relacin con los dems.
Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del perodo reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobacin y
del mayor general del perodo anterior.
2.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los asientos consignados
en el diario.
4.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los
registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las
cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados,
procediendo por ltimo a determinar y comprobar la utilidad o prdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la informacin contenida en
la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro
mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado

7.- Elaboracin de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance
general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital,
procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o prdida neta a la
cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para
el perodo siguiente.
La prxima ilustracin puede resumir los pasos del Ciclo Contable anteriormente explicados:
1.

2.

1.

Pasos del ciclo contable

Con el fin de ilustrar el ciclo contable completo, la mayora de los libros de texto consultados
comnmente incluyen problemas e ilustraciones en los que un negocio opera con perodos contables
con duracin de un mes, lo que hace suponer que el negocio cierra sus cuentas y empieza un nuevo
ciclo de operaciones cada mes. En la vida real, sin embargo, son pocos los negocios que cierran sus
libros cada mes; la mayora de los negocios operan con perodos contables anuales y cierran sus
cuentas una vez al ao.
A cualquier perodo contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de perodo fiscal.
El ao natural comercial de una compaa se inicia y termina cuando su actividad comercial se
encuentra en el nivel ms bajo. Por ejemplo, en las tiendas por departamentos el ao natural
empieza el 1ro. De febrero, despus de las ventas navideas y las ventas de enero, y termina el 31
de enero del siguiente ao. Cuando los perodos contables coinciden con el ao natural del negocio,
los libros se cierran cuando los inventarios y las actividades se encuentran en su nivel ms bajo.
A continuacin presentamos los estados financieros de la compaa "Seccin I, C.A.", es un minorista
de productos de limpieza. Los vamos a utilizar para ilustrar los principales pasos del ciclo contable.
Este ejercicio representa tambin un resumen de la exposicin del equipo Nro. 01 donde se
mencionaron los registros de transacciones, ajustes de las cuentas, elaboracin de estados
financieros. En las ilustraciones I-2.2, I-2.3 y I-2.4 se muestra el balance general, el estado de
ganancias y prdidas, y el estado de utilidades acumuladas, respectivamente, de la compaa
"Seccin I, C.A.". El ciclo de Seccin I dura un ao, pero como lo explicamos anteriormente podra
ser de un mes, un trimestre o cualquier otro perodo, segn se desee. Los ejemplos contienen
estados financieros comparativos, que presentan datos para dos o ms perodos de reporte. Observe
que los datos ms recientes por lo general se muestran en la primera columna, como en el caso de
los datos de la Compaa "Seccin I". En una serie de aos. Los datos ms viejos aparecen en la
ltima columna a la derecha.

1.
2.

Ilustracin I-2.2

3.

Ilustracin I-2.3
4.

Ilustracin I-2.4
En nuestro ejemplo debemos considerar que el balance general de la "Seccin I" al 31 de diciembre
de 1998, como el comienzo del ciclo contable. A continuacin se enumeran las transacciones
realizadas por la empresa en el perodo de 1999:
a.- Adquisicin del inventario de mercanca a cuenta, Bs. 359.000,00
b.- Entrega de mercanca a clientes que anteriormente haban hecho un pago completo por
adelantado de Bs. 5.000,00
c.- Venta de mercanca (todas las ventas a cuenta y excluyendo la transaccin b) durante 1999
ascendieron a Bs. 994.000,00
d.- El costo de la mercanca vendida (incluyendo la de la transaccin b) durante 1999 fue de Bs.
399.000,00

e.- Efectivo cobrado a cuenta fue de Bs. 969.000,00

f.- El documento por cobrar perteneca a un cliente industrial clave. El principal de Bs. 288.000,00
ser pagadero el 1 de agosto de 2001. Los intereses al 12.5% anual se cobrarn cada 1 de agosto
(por calcular).
El efectivo se desembols de la manera siguiente por:
g.- Cuentas por pagar Bs. 34.000,00
h.- Salarios. Bs. 200.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 10.000,00 acumulada al 31 de diciembre
de 1998.
i.- Impuestos sobre la renta, 56.000,00 incluyendo la cantidad de Bs. 12.000,00 acumulada al 31 de
diciembre de 1998.
j.- Intereses sobre un documento por pagar, incluyendo la cantidad de Bs. 9.000,00 acumulada al 31
de diciembre de 1998. Intereses al 10% anual sobre el principal de Bs. 120.000,00 se pagan cada 31
de marzo (por calcular).
k.- Renta, Bs. 130.000,00 por trece meses, que se carg a renta pagada por adelantado.
l.- Gastos miscelneos, Bs. 100.000,00
m.- Dividendos, Bs. 80.000,00. Se cre una cuenta separada llamada Dividendos Decretados. Por
simplicidad, suponga que los dividendos se decretaron y se pagaron el mismo da.
No se elaboraron estados provisionales, por lo que no se hicieron partidas de ajuste hasta el 31 de
diciembre de 1999, cuando se reconoci lo siguiente:
n.- acumulacin de intereses por cobrar (por calcular)
o.- Los desembolsos hechos por la renta incluyeron la cantidad de Bs. 10.000,00 que se pag el 31
de diciembre de 1999, perteneciente al mes de enero de 2000.
p.- Acumulacin de salarios por pagar, Bs. 24.000,00
q.- acumulacin de intereses por pagar (por calcular)
r.- Depreciacin para 1999, Bs. 40.000,00
s.- Dos tercios del principal de un documento por pagar se transfieren a documentos por pagar,
porcin circulante, porque estos dos tercios vencen el 31 de marzo de 2000. El otro tercio ser
pagadero el 31 de marzo de 2002.
t.- Acumulacin de impuestos sobre la renta por pagar. El gasto total por impuestos sobre la renta
durante 1999 es del 40% de las utilidades antes del impuesto sobre la renta (por calcular).
Registros en el diario:

Anlisis detallado de las transacciones

Dividendos decretados
Una sociedad debe decretar un dividendo antes de pagarlo. El consejo de administracin por s solo
tiene la autoridad de decretar un dividendo. La sociedad no tiene ninguna obligacin de pagar un
dividendo, a menos que el consejo lo decrete; sin embargo, cuando se decreta, el dividendo se
convierte en una responsabilidad legal de la sociedad.
Algunas compaas reducen directamente las utilidades acumuladas cuando su consejo de
administracin decreta dividendos. Sin embargo, como se muestra en la transaccin m, otras
compaas prefieren utilizar una cuenta "temporal" diferente del capital en acciones (Dividendos
Decretados o simplemente Dividendos) para agrupar las cantidades acumulativas de dividendos
durante un ao dado.
La transaccin m resume el efecto global del pago de dividendos por la cantidad de 80.000 a lo largo
de todo el ao. En la realidad, Bs. 20.000 se hubieran decretado y pagado cada trimestre. Por lo
comn, los dividendos se decretan en una fecha y se pagan unas cuantas semanas despus de
haber sido decretados. La "Compaa Seccin I" hubiera hecho los siguientes registros durante el
primer trimestre, se suponen las fechas especficas:
10/02 Dividendos decretados ........................ 20.000
Dividendos por pagar ................ 20.000
Para registrar el decreto trimestral de dividendos
27/02 Dividendos por pagar ........................... 20.000
Efectivo ...................................... 20.000
Para registrar el pago de dividendos
Los Dividendos por Pagar son un pasivo circulante. Si se elabora un balance general entre la fecha
de decreto y la fecha de pago, los Dividendos por Pagar se incluirn en otros pasivos circulantes.
Considere otro ejemplo. El asiento en el diario para un dividendo trimestral recientemente decretado
por la Compaa SM sera:

2.
3.

Dividendos decretados ........................... XXXXX

Dividendos por pagar................... XXXXX
Para registrar la declaracin de dividendos iguales a
Bs XXX por accin sobre XXX acciones.
La cuenta Dividendos Decretados tendra un saldo normal al lugar de cargos. Este representa una
reduccin en las utilidades acumuladas y el capital en acciones.
Ejercicio Prctico Del Ciclo Contable
Cierre De Cuentas

IIEL CICLO CONTABLE

Una vez preparados los estados financieros, los contadores deben preparar las cuentas del mayor para
registrar las transacciones del siguiente perodo. Este proceso es el que se conoce como cierre de libros o
cierre de cuentas.
Cerrar los libros o las cuentas es el paso final del ciclo contable para actualizar las ganancias acumuladas y
facilitar el registro de las transacciones del siguiente ao. Este paso se conoce como cerrar, pero transferir y
resumir o depurar son ttulos ms adecuados. Todos los saldos en las cuentas "temporales" del capital en
acciones se resumen y se transfieren a una cuenta permanente del capital en acciones, Utilidades
Acumuladas. Las partidas de cierre transfieren los saldos de ingresos, gastos y dividendos decretados de sus
cuentas respectivas a la cuenta de utilidades acumuladas.
Cuando se terminan las partidas de cierre, las cuentas actuales de ingresos, gastos y dividendos decretados
tienen saldos igual a cero. El cerrar es un procedimiento de oficina. Est libre de cualquier teora contable
nueva. Su propsito principal consiste en volver a ajustar los medidores de ingresos y gastos a cero, para que
las cuentas se puedan usar de nuevo durante el ao siguiente. Por ejemplo, sin el proceso de cierre, la cuenta
de ventas de una compaa como Inelectra seguira acumulando ingresos, de tal manera que el saldo sera la
suma de muchos aos de ventas en lugar de la suma de un solo ao de ventas.
A continuacin presentamos un ejemplo de lo anterior:
1.
Generalmente se crea una cuenta de utilidades resumidas, que tiene una vida de un da (o un
instante). Como se muestra en el prximo ejemplo, la cuenta de Resumen de Utilidades se crea por
conveniencia. Esta facilita una secuencia ordenada de los eventos, y ayuda a los auditores a rastrear las
transacciones hasta su impacto sobre lo estados financieros. Sin embargo, no es absolutamente
necesaria; muchos contadores prefieren realizar todo el proceso de cierre mediante una partida
compuesta (masiva) a las Utilidades Acumuladas.

2.

Los saldos de crdito de las cuentas de ingresos se cargan en aquellas cuentas en la partida (letra u
del ejemplo). Ahora los saldos en Ventas e Ingresos por Intereses son iguales a cero. Estos se han
cerrado. Sus medidores se regresaron a cero, pero sus cantidades no han desaparecido. En su lugar,
estas cantidades ahora se han agregado como un crdito por la cantidad de Bs. 1.035 en la cuenta de
Resumen de Utilidades.

3.

Los saldos de cargo de las cuentas de gastos se acreditan a cada cuenta de gastos, como se
muestra en la partida v. Sus cantidades individuales tambin se han agregado en la forma de un cargo
por la cantidad de Bs. 945 en la cuenta de Resumen de Utilidades.

4.

Se calcula la utilidad neta y se transfiere de la Cuenta de Resumen de Utilidades a su residencia

permanente, Utilidades Retenidas, como se muestra en la partida w. As, la cuenta de Resumen de
Utilidades tiene un saldo igual a cero.

5.

La cuenta de Dividendos Decretados se cierra directamente en la Utilidad Acumulada, como se

muestra en la partida x. Observe que la cuenta de Resumen de Utilidades no se utiliza para cerrar la
cuenta de Dividendos, porque los dividendos no son gastos, y no afectan a la utilidad neta.

Al final del quinto paso, la cuenta de Utilidades Retenidas Acumuladas ya se ha actualizado. Los libros (el
diario y el mayor) ahora estn listos para el siguiente ao. El ejemplo mostrado presenta saldos igual a cero
para todas las cuentas temporales. En esencia, los medidores de ingresos y gastos se han regresado a cero.
Tipos de cuentas a cerrar
Las cuentas que se cierran peridicamente y con frecuencia se llaman cuentas temporales, a diferencia de las
cuentas permanentes. Como cuentas temporales podemos encontrar las de ingresos, gastos y dividendos
decretados. En realidad son fracciones del capital en acciones. Estas cuentas temporales se crean para
proporcionar una explicacin detallada de los cambios en la utilidad acumulada de un perodo al siguiente.
Son los ingredientes del estado de resultados y del estado de utilidades acumuladas.
En otro sentido, las cuentas llamadas permanentes son aquellas cuentas del balance general. No debemos
confundir el nombre de permanente con el saldo de la cuenta, ya que aunque se les denomine permanentes
su saldo puede variar. O pueden aparecer en el balance para un ao y para otro no.
Anlisis detallado de las transacciones de cierre
Debido a que el anlisis del ejemplo anterior no se mostraron los asientos formales en el diario registrados en
el diario general, el siguiente anlisis proporciona los registros en el diario de las transacciones de cierre.

1.

En la realizacin del ciclo contable los administradores o directores de la empresa tendrn la

responsabilidad de llevar a cabo cada uno de los pasos que lo componen hasta llegar a producir los
Estados Financieros formales. Si son empresas de carcter pblico, es decir, que sus acciones se

intercambian en las bolsas de valores, entonces los estados financieros deben ser publicados como parte
del informe anual de la compaa y se deben entregar a la Comisin Nacional de Valores. Debido a que
los administradores y propietarios de una determinada empresa tienen un inters personal en los
resultados reportados en los estados financieros, los accionistas, acreedores, funcionarios del gobierno y
otros usuarios externos a menudo, quieren estar seguros de que los estados financieros presentan
adecuadamente los resultados financieros de la empresa. De hecho, los administradores tambin quieren
asegurarle al pblico que los estados financieros no son engaosos. Esto con la finalidad de que los
inversionistas y los acreedores estn dispuestos a comprar acciones o a otorgarles prstamos a la
compaa cuando necesita capital adicional. Por tanto, a todos les conviene que se contraten los servicios
de una firma de auditora independiente.
Las Funciones principales de un contador pblico titulado se han extendido hasta exceder el concepto de
una auditora independiente solamente. En el concepto moderno de Auditora se extiende ms all del
dominio tradicional de la auditora independiente acostumbrada, hasta el examen de la direccin interna
moderna, la inspeccin de los registros contables compilados mecnicamente, la clasificacin y
evaluacin integral de datos y sus documentos afines y al uso de estadsticas en la seleccin y anlisis de
muestras de auditora. Como resultado de estos y otros numerosos procedimientos modernos, el trabajo
de detalle en una auditora independiente es considerablemente menor que el que se necesitaba
anteriormente.
Una auditora se lleva a cabo con la intencin de publicar estados financieros que constituyen
declaraciones de la gerencia y que presentan con equidad la situacin financiera en una fecha
determinada y los resultados de las operaciones durante un perodo que termina en esa fecha. Los
estados financieros deben prepararse bsicamente con uniformidad todos los aos y de acuerdo con los
principios aceptados en contabilidad.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad y competencia profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente
experta acerca de los resultados de la auditora, en el supuesto de que una opinin ha de acompaar al
informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la
veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se impongan restricciones al
auditor en su trabajo de investigacin. Un auditor profesional independiente es un crtico y su funcin
realizar una valorizacin crtica de los estados financieros de una empresa.
Los procedimientos a ser utilizados por un auditor pueden variar de una auditora a otra. El auditor debe
guiarse por las exigencias de cada situacin a medida que surjan. No pueden establecerse reglas exactas
de procedimiento, pus no podrn aplicarse en todas las auditoras. Un auditor podr en un caso
examinar ciertas partidas detalladamente; y en la siguiente auditora las mismas partidas podrn necesitar
nicamente un escrutinio rpido. El campo de una auditora variar para amoldarse a las necesidades de
un caso en particular, segn el diagnstico basado en una revisin del sistema de control interno en vigor.
Bajo cualquier circunstancia, un contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un
conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales
adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable. Hay solamente una auditora; la que llena las
exigencias de la obligacin contraida, juzgadas de acuerdo con las normas profesionales de trabajo.
Un auditor no revisa cada transaccin que es registrada en el sistema contable; revisa sistemticamente
una muestra de transacciones y al estudiar el sistema que registra y almacena los datos relativos a las
transacciones y elaborar los estados a partir de estos datos. En Inglaterra, los auditores emplean las
palabras "dar una visin verdadera y justa", en lugar de "presentar con imparcialidad", pero el efecto es el
mismo. La opinin, se publica junto con los estados financieros.
En Venezuela, los auditores son profesionales que tienen su licencia o ttulo y estn inscritos en el
Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela, esto con la finalidad de dar fe de la precisin de los
estados financieros. En casi todos los pases existe la profesin de auditor, y reglas para evaluar la
informacin financiera que proporciona la administracin. Sin embargo, en los pases de la antigua Unin
Sovitica, la profesin de auditor independiente no est tan bien establecida. Debido a que en el sistema
comunista no exista la propiedad externa que requiera que se asegurara la verdad de los reportes
financieros.
Debido a que los auditores slo revisan una muestra de las transacciones, no pueden asegurar al 100%
que los estados financieros son precisos. Adems, a pesar que los auditores tcnicamente son

2.
3.

contratados por el consejo de administracin, ellos trabajan en contacto estrecho con la administracin, y
pueden estar influenciados de manera indebida por la posicin de la administracin. Para evitar esto, los
auditores deben cumplir con altos estndares tcnicos y ticos. Los auditores slo son valiosos si el
pblico los considera altamente competentes e ntegros, por lo que siempre tienen cuidado de proteger su
reputacin. Para asegurarle al pblico que una auditora es completa, los auditores siguen procedimientos
de auditora estndares como los desarrollados por el Colegio de Contadores de Venezuela y otros, y se
aseguran de que los estados estn elaborados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, conforme lo establece la FASB.
La auditora es un servicio costoso, pero valioso. Una auditora puede costarle a una pequea
organizacin no lucrativa slo unos cientos de dlares, pero las grandes sociedades pagan millones de
bolvares. Por ejemplo, la cuota anual de auditora para una compaa como la empresa Polar puede ser
ms de 100 millones de bolvares. Pero sin la seguridad que proporcionan los auditores, la compra y
venta de las acciones de las compaas podra verse disminuida de manera radical.
Auditora de los Estados Financieros
Errores

Cuando los administradores o contadores de una empresa realizan los asientos correspondientes en los
diarios pueden cometerse errores en los registros, en consecuencia el registro puede modificarse, borrar,
tachar o corregir, estos si, el error se descubre de inmediato, sin embargo, si el error se consigue
posteriormente, que por lo general sucede despus de haberlo transferido al libro mayor, el contador hace una
contrapartida de correccin, a diferencia de un registro correcto. Aqu tenemos algunos ejemplos que nos
ayudarn a entender:
1.- Un gasto por reparacin se carg en forma errnea a Equipo el 27 de diciembre. El error se descubri el
31 de diciembre:
Registro errneo

Registro de correccin

El registro de correccin muestra un abono de equipo para cancelar o compensar el cargo incorrecto a
Equipo. Adems, el registro hace un cargo a Gasto por Reparacin correctamente.
2.- Un cobro a cuenta se abon en forma errnea a ventas el 2 de noviembre. El error se descubri el 28 de
noviembre:
Registro errneo:

Registro de correccin:

El cargo a Ventas en el registro de correccin compensa el abono incorrecto a Ventas en el registro errneo.
El abono a Cuentas por Cobrar en registro de correccin coloca la cantidad cobrada donde pertenece.
Errores que se compensan

Los errores que comenten los contadores afectan a diferentes partidas, incluyendo ingresos y gastos de un
perodo determinado. Algunos errores se pueden equilibrar por otros errores que los compensan, cometidos
en el proceso contable ordinario del siguiente perodo. Tales errores ocasionan que la utilidad neta en ambos
perodos est mal calculada, pero slo afectan el balance general del primer perodo, no del segundo.
Tenemos otro ejemplo para ilustrar a que se refiere la compensacin de un error, en este caso se debe
considerar la falta de hacer una ajuste por salarios acumulados al final de 1998:
Registro Incorrecto:

Registro Correcto:

Los efectos de este error compensatorio seran:

1.
El subvaluar el gasto por salarios durante el primer ao (que sobrevala la utilidad antes de
impuestos), y el de subvaluar los pasivos al final del ao por la cantidad de Bs. 1.000.000 y
2.

Sobrevaluar el gasto por salarios del segundo ao (que subvala la utilidad por la cantidad de Bs.
1.000.000).

Estos errores no tienen ningn efecto sobre los pasivos al final del segundo ao. El total de las utilidades
antes de impuestos incorrectas de los dos aos sera idntico al total de las utilidades antes de impuestos
correctas de los dos aos. El saldo en utilidades acumuladas al final del segundo ao sera correcto con
respecto a la utilidad antes de impuestos.
Errores que no se compensan
Los errores de los contadores que no son detectados afectan a diferentes cuentas. Como acabamos de ver,
algunos errores se pueden compensar en el curso ordinario de las transacciones del siguiente perodo. Sin
embargo, puede que otros errores no se compensen a lo largo del proceso contable ordinario. Hasta que se
hacen registros correctivos especficos, todos los balances generales subsiguientes tendrn un error.
Por ejemplo, si se pasa por alto un gasto por depreciacin de Bs. 2.000.000 tan solo en un ao afectara lo
siguiente:
1.
La utilidad antes de impuestos, los activos y la utilidad acumulada estara sobrevaluada por la
cantidad de Bs. 2.000.000 durante ese ao.
2.

Los activos y la utilidad acumulada se seguira sobrevalorando en los balances generales

subsiguientes durante la vida del activo fijo. Pero debe considerarse que la utilidad antes de impuestos
para cada ao subsiguiente no se vera afectada, a menos que se cometiera el mismo error de nuevo.

1.
2.

Registros Incompletos

En algunas oportunidades que los contadores deben proyectar los estados financieros de una determinada
empresa, se consiguen con que parte de los datos se encuentran incompletos ya sea por robos, siniestros,
etc. En estos casos las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento de los contadores, y son tiles para
descubrir las cantidades desconocidas. Por ejemplo, supongamos que el propietario de una tienda deportiva

local solicita la elaboracin del estado de ganancias y prdidas para 1998, y se proporciona la siguiente
informacin:
Relacin de clientes que deben dinero:
31 de diciembre de 1997 Bs. 4.000.000
31 de diciembre de 1998 Bs. 6.000.000
Entradas de efectivo de clientes durante 1998 correctamente
Acreditadas a las cuentas de los clientes Bs. 280.000.000
Se pide calcular los ingresos (ventas) usando la base de acumulacin. Supongamos que todas las ventas se
hicieron a cuenta. Pueden existir mtodos, pero los siguientes pasos muestran un mtodo general para
reconstruir las cuentas incompletas:

1.
2.

3.

Registrar todas las partidas conocidas en la cuenta T clave. Es esencial que se tenga conocimiento
de los componentes usuales de tal cuenta. V es igual a ventas en cuenta. Ya sabemos que las ventas a
crdito se cargan a cuentas por cobrar:
Encontrar la incgnita. Por lo general ser suficiente la aritmtica sencilla; sin embargo, reciente
solucin ilustra la naturaleza algebraica de las relaciones en una cuenta en el activo:

Movimiento deudor - Movimiento acreedor = Saldo

(4.000.000 + V) - 280.000.000 = 6.000.000
V = 6.000.000 + 280.000.000 - 4.000.000
V = 282.000.000
La demostracin anterior sirve como ejemplo pero en la medida que existan mas registros que afecten a una
cuenta en particular se complica un poco ms. Sin embargo, la idea clave es la de llenar la cuenta con todos
los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar la incgnita.
1.
2.

Hoja de Trabajo

Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de
registrar todas las transacciones se procedi, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario,
pasndolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborndose un balance de comprobacin ajustado, el cual a
su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance general. Los anteriores se consideran
procedimientos satisfactorios para un negocio pequeo; sin embargo, una compaa tiene mayor nmero de
cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboracin de los estados
financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo
constituye la elaboracin de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le
permite:
1.
Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
2.

3.

Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribucin del
objetivo que persiga: la elaboracin del estado de resultado o del balance general.
Calcula y prueba la exactitud matemtica de la utilidad neta.

La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al
gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para l. Generalmente elabora se elabora a
lpiz, 1o que facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboracin. Una vez que la termina, el

contador la utiliza en la elaboracin del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos
de ajuste y de cierre.
Elaboracin de una hoja de trabajo
Para un mejor entendimiento de la elaboracin de una hoja de trabajo vamos a ilustrarlo con un ejemplo de
una empresa con pocas cuentas, como puede ser un despacho jurdico.
Durante el mes de julio el despacho jurdico Edgar Fernndez realiz diversas transacciones y al, 31 de julio,
despus de que estas transacciones fueron registradas, pero antes de elaborar algn asiento de ajuste y se
pasara al libro de mayor, se elabor un balance de comprobacin que incluye las cuentas del libro mayor con
sus respectivos saldos, tal como aparece en la ilustracin I-8.1.
Observe que el balance de comprobacin ilustrado es un balance de comprobacin no ajustado. Las cuentas
no han sido ajustadas en lo relativo a renta expirada, artculos consumidos, depreciacin, etc.. Sin embargo,
este balance de comprobacin no ajustado es el punto de partida para la elaboracin de la hoja de trabajo; de
este documento se toman los saldos de las cuentas y se anotan en las primeras dos columnas de la hoja de
trabajo, destinadas para valores.
Estructura de la hoja de trabajo
La hoja de trabajo no tiene una estructura estndar. El nmero de columnas depender del alcance del trabajo
que deseamos, registrar y analizar.

1.
2.
1.

Ilustracin I-8.1
Observe que la hoja de trabajo de la Ilustracin I-8.2 tiene cinco pares de columnas para valores y
que las primeras dos columnas se titulan balance de comprobacin. A estas primeras dos columnas se
pasan los saldos de las cuentas que aparecen en la balanza de comprobacin no ajustada del despacho
jurdico de Fernndez. A veces, durante la elaboracin de una hoja de trabajo, el balance de
comprobacin se elabora por primera vez cuando se preparan las primeras dos columnas de la hoja de
trabajo.
Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan "ajustes", los cuales se registran en estas
columnas. En la hoja de trabajo que se muestra en la Ilustracin I-8.2 los ajustes son, salvo con una
excepcin, los mismos que fueron contabilizados en el diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de
la elaboracin de los estados financieros. El ltimo ajuste (e) constituye la nica excepcin, debido a que
los dos ajustes que afectan a la cuenta de honorarios legales ganados se han combinado en uno
compuesto, ya que ambos originan abonos para la misma cuenta.
Observe que los ajustes que aparecen en la hoja de trabajo ilustrada pueden identificarse por tener letras
comunes. Despus de concluir la hoja de trabajo, una vez que sta y los estados financieros se han

terminado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal
efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la
hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos. A continuacin procedemos a dar
una explicacin del porque de los ajustes que aparecen en la hoja de trabajo ilustrada:

1.
2.
2.

Ilustracin I-8.2
La hoja de Trabajo ilustrada

Ajuste (a): Para ajustar lo concerniente a la renta expirada.

Ajuste (b): Para ajustar lo relacionado con los artculos de oficina consumidos.
Ajuste (c): Para correr el ajuste por la depreciacin del equipo de oficina.
Ajuste (d): Para ajustar lo relativo a los sueldos devengados por pagar a favor de la secretaria.
Ajuste (e): Para contabilizar el ajuste referente a ingresos devengados y no devengados.
Cada ajuste en la hoja de trabajo del despacho jurdico de Fernndez requiri que se anotaran una o dos
cuentas nuevas en la parte inferior del balance de comprobacin original. Estas cuentas no tenan saldos
cuando la balanza de comprobacin se elabor y, por lo tanto, no fueron incluidas en dicho documento. Con
frecuencia, cuando se elabora la hoja de trabajo, se prevn los efectos de los ajustes, por lo que se procede a
incluir dentro del cuerpo del balance de comprobacin los nombres de las cuentas, sin cantidades.
Cuando se elabora una hoja de trabajo, despus de registrar los ajustes en las columnas de ajustes, se
totalizan dichas columnas, para comprobar su igualdad.

El tercer par de columnas incluidas dentro de la hoja de trabajo balance de comprobacin ajustado. Al
preparar la hoja de trabajo de trabajo cada cantidad incluida en las columnas de comprobacin se combina
con sus ajustes en las columnas de ajustes (si hubiere ajuste), para proceder a anotar la cantidad resultante
en las columnas balance de comprobacin ajustado. Por ejemplo, en la Ilustracin I-8.2 la cuenta de renta
pagada por adelantado tiene un saldo deudor de Bs. 600.000,00 en las columnas balance de comprobacin;
este saldo deudor de Bs. 600.000,00 se combina con el abono de Bs. 200.000,00 que aparece en las
columnas ajustes, para darnos el saldo deudor de Bs. 400.000,00, cantidad con la que aparece dicha cuenta
en las columnas balance de comprobacin ajustado. La cuenta de gastos por renta no tena saldo dentro de
las columnas balance de comprobacin; sin embargo, aparece con un cargo de Bs. 200.000,00 dentro de las
columnas ajustes; por lo tanto, su saldo de cero combinado con un cargo de Bs. 200.000,00 nos da un gasto
por renta de Bs. 200.000,00, saldo deudor que aparece en las columnas balance de comprobacin ajustado.
Las cuentas de caja, de equipo de oficina y otras que tienen saldos dentro del balance de comprobacin no
incluyen ajuste alguno; como resultado, en las columnas balance de comprobacin ajustado aparece con el
mismo saldo que en el balance de comprobacin. Observe que el resultado de combinar las cantidades que
aparecen en las columnas balance de comprobacin con las cantidades que aparecen en las columnas
ajustes es un balance de comprobacin ajustado, en las columnas balance de comprobacin ajustado
Una vez que las cantidades incluidas dentro de las columnas "balance de comprobacin" se combinan con las
cantidades que aparecen en las columnas "ajustes" y su resultado se incluye en las columnas "balance de
comprobacin ajustado", se procede a sumar estas columnas, para comprobar que coinciden ambos totales.
Despus de comprobar dicha igualdad, las cantidades que aparecen en estas columnas son distribuidas en
las columnas apropiadas "balance general" o en las del estado de resultados, dependiendo del documento en
que van a aparecer. Esto constituye una tarea sencilla que slo implica tomar dos decisiones:
1.
Es la partida que se va a clasificar de naturaleza deudora o acreedora? Y,
2.

En que estado deber aparecer?

Con respecto a la primera decisin, una cantidad que aparezca en el "debe" del balance de comprobacin
ajustado tendr que registrarse bien sea en la columna del "debe" del estado de resultados o en la columna
de "debe" del balance general; por su parte, una cantidad acreditada en dicho balance tendr que pasarse
como crdito tanto en el estado de resultados como en el balance general. En otras palabras, los dbitos
siguen siendo dbitos y los crditos siguen siendo crditos al pasar las cantidades a las columnas de los
estados apropiados. Respecto a la segunda decisin, nicamente basta recordar que al pasar los saldos de
las cuentas, las de ingresos y gastos aparecern era el estado de resultados, en tanto que las partidas de
activos, pasivos y capital contable se habrn de traspasar al balance general.
Despus de que se hayan distribuido los saldos en las columnas apropiadas, se totalizan las columnas. La
diferencia entre los totales de la columna de dbitos y de la columna de crditos de las columnas "estado de
resultados" constituyen la utilidad o la prdida neta. Se hace la anterior aseveracin en virtud de que los
ingresos se registran en la columna de crditos y los gastos en la columna de dbitos. Si el total de la
columna de crditos excede el total de la columna de dbitos, la diferencia constituir una utilidad neta; si el
total de la columna de cargos es superior al total de la columna de abonos, a la diferencia se le considerar
como prdida neta. En la hoja de trabajo que se ha presentado como ilustracin, el total de la columna de los
abonos fue superior al total de la columna de cargos, dando como resultado una utilidad neta de Bs.
400.0000.
En la hoja de trabajo del despacho jurdico de Fernndez, una vez que se determina la utilidad neta en las
columnas estado de resultados, este se aade al total de la columna de abono del balance general. La razn
para esto es que, salvo el saldo de la cuenta de capital, las cantidades que aparecen en las columnas balance
general constituyen saldos "de fin de perodo". Por lo tanto, es necesario agregar la utilidad neta al total de la
columna de abono del balance general, de manera que sus columnas coincidan. Aadir la utilidad a esta
columna tiene el efecto de aumentar la cuenta de capital precisamente por esta utilidad.
Si hubiera habido una partida, seria necesario sumarla a la columna de dbitos. La razn para ello es que las
prdidas disminuyen el capital contable y el sumar la prdida a la columna de dbitos tiene el efecto de
restarla a la cuenta de capital.

La concordancia entre las columnas balance general, una vez que agregada la utilidad o prdida neta,
constituye la prueba de la exactitud con que se ha elaborado la hoja de trabajo. Si despus de aadir la
ganancia o la prdida a la columnas balance general stas todava coinciden, se presumir que no se han
cometido errores en la elaboracin de la hoja de trabajo. Sin embargo, si con tal adicin las columnas no
coinciden, esto es indicio de que se han cometido uno o varios errores, los cuales pueden ser de carcter
matemtico o debido a que una cantidad se ha pasado a la columna equivocada.
Si bien la concordancia de las columnas balance general, despus de incluida la utilidad o la prdida neta
sirve como prueba de la exactitud con que la hoja de trabajo se ha elaborado, no constituye la prueba
absoluta Estas columnas podran coincidir an cuando se hayan cometido errores, si los errores son de cierto
tipo. Por ejemplo, si un gasto se pas a la columna de cargos del balance general o bien un activo se pas a
la columna de cargos del estado de resultados, esto provocar que ambas columnas tengan totales
incorrectos. La utilidad neta, por lo tanto, tambin habr de ser incorrecta. Sin embargo, cuando se cometan
errores de este tipo, las columnas balance general todava coinciden, pero con una cantidad equivocada de
utilidad. Por lo tanto, al elaborar la hoja de trabajo, es necesario dedicar particular atencin al pase de los
saldos que aparecen en la balanza de comprobacin ajustada alas columnas apropiadas de estado de
resultados o de balance general.
1.
2.

La hoja de trabajo y los Estados Financieros

Tal como se mencion anteriormente, la hoja de trabajo es una herramienta para el contador y no est
destinada a la administracin ni a fines de publicacin. Sin embargo, tan pronto como se termina, el contador
la utiliza para preparar el estado de resultados y el balance general que se entregan a la administrador. Para
poder hacer esto, el contador reagrupa las partidas que aparecen en las columnas de la hoja de trabajo
tituladas "estado de ganancias y prdidas", si desea elaborar un estado de resultados formal; si desea
elaborar un balance general formal, reagrupa las partidas que aparecen en las columnas "balance general".
La hoja de trabajo y los asientos de ajuste
El hecho de que se registren los ajustes en las columnas de ajustes de la hoja de trabajo no implica que tales
movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de
trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste, deben registrarse en el diario general, para luego
pasarse al libro mayor. Lo anterior no significa que la hoja de trabajo no simplifique este trabajo, ya que sus
columnas de ajustes proporcionan la informacin necesaria para correr estos asientos, necesitndose
nicamente contabilizar en los libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.
En cuanto a los asientos de ajuste de la hoja de trabajo de la Ilustracin I-8.2, estos son los mismos
sealados anteriormente excepto por el asiento (e). Para este efecto se utiliza un asiento compuesto, en el
cual se cargan Bs. 50.000,00 a honorarios legales no devengados y Bs. 75.000,00 a cuentas por cobrar,
abonando Bs. 125.000,00 a la cuenta de honorarios legales ganados.
La hoja de trabajo y los asientos de cierre
La hoja de trabajo, adems de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza tambin como fuente de
informacin para los asientos de cierre, los cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos
y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero).
Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas respectivas del libro
mayor.
Justificacin de los asientos de cierre
Las cuentas de ingresos y de gastos se cancelan y se cierran al finalizar cada periodo contable, transfiriendo
sus saldos a una cuenta puente de resumen titulada "ganancias y prdidas", en donde se resumen los saldos.
Las cantidades de la cuenta de ganancias y prdidas, que reflejan la utilidad o prdida neta del periodo, son
transferidas a la cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son necesarias porque:
a.
Los ingresos realmente aumentan el capital contable, en tanto los gastos lo disminuyen.
b.

A travs del perodo contable estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas de ingresos y
gastos, no dentro de la cuenta de capital del propietario.

c.

Los asientos de cierre al final de cada perodo contable transfieren el efecto neto de estos aumentos
y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de capital del propietario.

Adems, los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los
nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto tambin es necesario porque:
a.
El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurri durante un periodo
contable y se elabora con base en la informacin registrada en las cuentas de ingresos y gastos.
b.

Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero, si se desea que los
saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho perodo.

Los asientos de cierre ilustrados

Al final de julio, despus de que su hoja de trabajo y estados fueron elaborados, y despus de que fueron
efectuados los pases de los asientos de ajuste al libro mayor, pero antes de que las cuentas afectadas fueran
canceladas y cerradas, las cuentas de capital contable del despacho jurdico de Fernndez arrojaban los
saldos que se muestran era la Ilustracin I-10.1, presentada a continuacin. (Como regla general, los
encabezados de las columnas de las cuentas no indican la naturaleza de su saldo. Sin embargo, en la
Ilustracin I 10.1 y en las ilustraciones que le siguen, la naturaleza del saldo de las cuentas se muestran
mediante color, para auxiliar de esa manera al estudiante).
Observe en la Ilustracin I 10.1 que la cuenta de capital de Fernndez nicamente refleja el saldo al 1ro. de
julio, el cual es de Bs. 2.500.000,00. Este saldo no representa el capital contable de Fernndez al 31 de julio
ser necesario correr los asientos de cierre para que esta cuenta refleje el monto del capital, en dicha fecha.
Observe tambin la tercera cuenta de la Ilustracin I 10.1, denominada ganancias y prdidas. Esta cuenta
solo se utiliza al final. del periodo contable, para resumir y cancelar las cuentas de ingresos y gastos.
1.

2.
Ilustracin I-10.1
1.

Antes de efectuar los pases de los asientos de cierre, las cuentas de ingresos tienen saldo acreedor;
por lo tanto, para cancelar y cerrar cuentas de esta clase, se requiere un asiento que incluya un cargo
para ellas y un abono para la cuenta de ganancias y prdidas.
El despacho jurdico de Fernndez solo tena una cuenta de ingresos y el asiento necesario para cerrar y
cancelar dicha cuenta es el siguiente:

1.

El pase de este asiento a las cuentas de libro mayor tendr el siguiente efecto en las
cuentas:

2.

Asiento (1)

3.

Asie
nto (2)

2.

Observe que el asiento (1) cancela el saldo de la cuenta de ingresos, transfirindolo al lado acreedor de la
cuenta de ganancias y prdidas, permitiendo (2) que la cuenta de ingresos empiece el nuevo perodo
contable con saldo de cero.
Cierre de las cuentas de ingresos
Antes de que los asientos de cierre se pasen al libro mayor, las cuentas de gastos tienen saldos
deudores; por lo tanto, para cancelar y cerrar dichas cuentas, se requiere un asiento compuesto, en el
cual se anota un cargo para la cuenta de ganancias y prdidas y un abono para cada una de las cuentas
de gastos. La firma "Edgar Fernndez" tiene seis cuentas de gastos el asiento compuesto para cancelar y
cerrar tales cuentas ser el siguiente:

El pase a las cuentas del libro mayor tendr el efecto sealado en la Ilustracin I-11.1. Observe que el
efecto es doble: (1) cancela los saldos de las cuentas de gastos, transfirindolos, sumados, al lado del
debe de la cuenta de Ganancias y Prdidas, permitiendo (2) que las cuentas de gastos inicien el nuevo
perodo con saldos de cero.

1.
2.
3.

Ilustracin I-11.1
Cierre de las cuentas de gastos

Cierre de la cuenta de ganancias y prdidas

Despus de que las cuentas de ingresos y gastos de una negociacin se han cerrado y sus saldos se han
transferido a la cuenta de ganancias y prdidas, el saldo de esta ltima debe reflejar la utilidad o prdida neta.
Cuando los ingresos son superiores a los gastos habr una utilidad neta y la cuenta de ganancias y prdidas

tendr un saldo acreedor. Por el contrario, cuando los gastos superan a los ingresos, existir una prdida y la
cuenta arrojar saldo deudor. Pero, independientemente de la naturaleza de su saldo, la cuenta habr de
cancelarse y su saldo, refleje utilidad o prdida neta, se transferir a la cuenta capital.
El despacho jurdico de Fernndez obtuvo una utilidad neta de Bs. 400.000,00 durante el mes de julio; por lo
tanto, despus de que las cuentas ingresos y gastos se cancelen, su cuenta de Ganancias y prdidas tendr
un saldo acreedor de Bs. 400.000,00 el cual se transferir a la cuenta "Edgar Fernandez, cuenta de capital",
mediante el siguiente asiento:

El pase de este asiento a las cuentas de libro mayor habr de tener el siguiente efecto en las cuentas:

Observe que el asiento sirve para cancelar la cuenta de ganancias y prdidas, transfiriendo su saldo la
cantidad de utilidad neta en este caso a la cuenta de capital.
Cierre de la cuenta de retiros
Al final del perodo contable el saldo deudor de la cuenta de retiros muestra la cantidad en que el capital
contable se redujo durante el perodo, por retiros de efectivo y otros activos para uso personal; este saldo
deudor es transferido a la cuenta capital mediante un asiento como el siguiente:

El efectuar el pase del asiento tiene el siguiente efecto sobre las cuentas:

Despus de que el asiento que cancela y cierra la cuenta de retiros haya sido pasado al libro mayor,
observar que las dos razones para hacer asientos de cierre se habrn cumplido:
1.
Todas las cuentas de ingresos y gastos tendrn saldos de cero y,
2.

El efecto neto de las transacciones de ingresos, gastos y retiros del perodo, sobre el capital contable
se vern reflejadas en la cuenta de capital.

Fuentes de informacin para contabilizar los asientos de cierre

Despus de pasar los asientos de ajuste a las cuentas del libro mayor, se tendr disponible la informacin
necesaria para correr los asientos de cierre directamente de las cuentas de ingresos y de gastos; sin
embargo, la hoja de trabajo proporciona esta informacin de una manera ms apropiada. Por ejemplo, si se
examina la hoja de trabajo del despacho jurdico de Fernndez, se puede observar que todas las cuentas
cuyos saldos pasan a la columna debe del estado de resultados, tienen saldo acreedor en el libro mayor por lo
tanto, deben abonarse para cerrarla. Ahora compare las cantidades de esta columna con el siento de cierre
compuesto que aparece en la hoja de trabajo y observe cmo las cantidades de la columna y el nombre de

sus cuentas constituyen una fuente de informacin para el asiento. Observe tambin que se utiliza el asiento,
no es necesario sumar las cantidades individuales de abonos para determinar el total del cargo que se debe
hacer, debido a que dicho cargo puede tomarse del total de la columna de la hoja de trabajo.
Finalmente, observe que tambin las columnas de crdito ganancias y prdidas de la hoja de trabajo,
constituye una fuente de informacin bastante apropiada para contabilizar el asiento que cancele y cierre la
cuenta de ingresos.
Las cuentas despus del cierre
Despus de pasar los asientos de ajuste y de cierre al libro de mayor, las cuentas del despacho jurdico de
Fernndez. All se vern que las cuentas de activo, pasivo y capital contable muestran sus saldos de final de
perodo, adems que las cuentas de ingresos y de gastos tienen saldos de cero y se encuentran listas para
que se registren en ellas los ingresos y gastos del nuevo perodo contable.
El balance de comprobacin despus del cierre (balance post-cierre)
Es sumamente fcil el cometer errores al ajustar y cerrar las cuentas. Por lo tanto, despus de que se hayan
pasado al libro mayor todos los asientos de ajuste y de cierre, se deber elaborar un nuevo balance de
comprobacin, para volver a verificar la igualdad de las sumas de las cuentas deudoras y acreedoras. A este
nuevo balance de comprobacin, que se elabora despus de contabilizar los asientos de cierre, se le
denomina balance de comprobacin despus del cierre y, la del despacho jurdico de Edgar Fernndez, se
presenta en la ilustracin I-11.3.
Comparando la ilustracin I-11.3 con las cuentas con saldo de la Ilustracin I-11.2 . Se puede observar que
slo las cuentas de activo, pasivo y capital contable tienen saldos en la Ilustracin I-11.2, siendo tambin las
nicas que aparecen en el balance de comprobacin despus del cierre de la ilustracin I-11.3. Las cuentas
de ingresos y gastos se han cancelado y tienen saldos de cero en este momento.

1.

2.

Ilustracin I-11.2

3.

Ilustracin I-11.2

4.

Ilustracin I-11.2

5.

Ilustracin I-11.3

Cuentas temporales de capital

A las cuentas de ingresos, gastos, prdidas y ganancias y retiros se les denomina cuentas temporales de
capital, ya que, en cierto sentido, las partidas que se consignan en estas cuentas se registran slo
temporalmente en ellas. Para mejor comprensin, recordemos que todas las transacciones de ingresos,
gastos y retiros aumentan o disminuyen el capital contable; sin embargo la cuenta de capital del propietario no
es cargada ni acreditada al registrar tales transacciones; en lugar de hacerse esto, los efectos de los cargos y
abonos de estas transacciones se registran en primer trmino en las cuentas de ingresos, gastos y retiros,
transfirindose posteriormente su efecto neto a la signadas en estas cuentas se registran en cierto sentido
slo en su forma temporal, pues, a travs de los asientos de cierre, sus saldos son transferidos a la cuenta de
capital del propietario, al finalizar cada perodo contable.
I.
1.

Los administradores o dueos de un comercio o de una empresa que se dedica a la venta

de productos, prefieren reconocer los ingresos por ventas tan pronto como sea posible, ya que
quieren estar seguros de que los beneficios econmicos de las ventas estn garantizados antes de
reconocer los ingresos. Debido a estas perspectivas diferentes, los contadores deben evaluar con
cuidado el momento en que se debe reconocer un ingreso. Bajo la contabilidad a base de efectivo,
los contadores reconocen un ingreso cuando cobran efectivo por la venta de bienes o servicios. Sin
embargo, bajo la contabilidad a base de acumulaciones, se requiere pasar una prueba doble para el
reconocimiento de los ingresos: (1) los bienes o servicios deben haberse entregado a los clientes (es
decir, el ingreso se ha ganado); y (2) se debe haber recibido efectivo o un activo cuya conversin a
efectivo est virtualmente asegurada (es decir, el ingreso se ha realizado).
La mayor parte de los ingresos se reconocen al momento de la venta. Suponga que usted compra un
libro. Por lo general se cumplen ambas pruebas para el reconocimiento al momento de la compra.
Usted recibe la mercanca, y la tienda recibe el efectivo, un cheque o un vaucher de tarjeta de crdito
se convierten con facilidad a efectivo, la tienda puede reconocer un ingreso al momento de la venta,
independientemente de cul de estos tres mtodos de pago use.
En algunas oportunidades no se cumplen las dos pruebas para el reconocimiento de un ingreso al
mismo tiempo. En tales casos, el ingreso por lo comn se le reconoce slo cuando ya se hayan
cumplido ambas pruebas. Considere las suscripciones a revistas. La prueba de la realizacin se
cumple cuando el editor recibe el efectivo. Sin embargo, los ingresos no se ganan hasta que se
entregan las revistas. Por tanto, el reconocimiento del ingreso se pospone hasta el momento de la
entrega.
Algunas veces los contadores deben usar su propio juicio al decidir cundo se han cumplido los
criterios para el reconocimiento. Por ejemplo la contabilizacin de contratos a largo plazo podra
requerir de tales juicios. Suponga que "Seccin I" firma un contrato por Bs. 40 millardos con PDVSA
para la Ingeniera, procura y construccin de una planta de Propano Propileno. El contrato se firma,
y el trabajo comienza el 02 de enero de 1998. La fecha de terminacin es el 31 de diciembre de 2008.
Los pagos se harn contra la entrega de la planta. Seccin I espera completar un cuarto del proyecto
cada ao. Los ingresos se van reconocen conforme se va realizando el trabajo. Debido a que es
virtualmente seguro que se reciban estos cobros, puede decirse que la realizacin ha ocurrido porque
el trabajo ya se ha hecho y porque PDVSA tiene una obligacin. En el caso de otros clientes, donde
el pago de contratos es incierto, puede que no se cumpla la prueba de la realizacin hasta que se
haya entregado el producto y se haya enviado la factura. En tal caso, puede que todos los ingresos
se reconozcan hasta que el proyecto se haya terminado.
Otro ejemplo puede ser un urbanizador de terrenos que tiene un tramo de terreno desrtico de
quinientas hectreas que est subdividiendo para venderlo en lotes vacacionales de una hectrea. La
oficina de ventas tiene una maqueta a escala que muestra los lotes que estn "disponibles" o
"vendidos". Tambin muestra el parque municipal (futuro), las calles pavimentadas y banquetas
(futuras), el edificio comunitario (futuro), la alberca (futura) y as sucesivamente. El cliente que queda
satisfecho con la maqueta, el precio de Bs. 5 millones por cada lote y los pagos de Bs. 200.000 al
mes (durante mucho tiempo) firma un contrato, pagando una inicial mnima de Bs. 400.000.
El propietario puede pensar que al ingresar la inicial se registra como vendido en la maqueta a
escala. Esto se hace tambin para impresionar a otros compradores.

2.
3.
II.

Pero no es tan sencillo as, ya que pueden existir clientes con problemas econmicos que olviden su
inicial y dejar de cumplir con su contrato de pago. El urbanizador puede no terminar las comodidades
prometidas y los dueos de lotes existentes pueden demandarlo para que les reembolse el dinero o
termine el proyecto. Dadas estas condiciones y otras que pueden evitar el cumplimiento del contrato
ya sea por parte del cliente o del vendedor, el reconocimiento de una venta con base en un pequeo
depsito no es una prctica inteligente. Los acreedores, los inversionistas potenciales en una
compaa urbanizadora y los compradores de lotes pueden ser engaados por lo estados financieros
que reportan los contratos de venta con iniciales mnimos como si fueran ventas completas.
Reconocimiento de las ventas
Medicin de los ingresos por ventas
VENTAS, EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR

Ventas en efectivo y a crdito

Despus de decidir cundo se debe reconocer un ingreso, el contador debe decidir cunto ingreso debe
registrar. En otras palabras, los contadores estiman el valor neto realizable de la entrada de un activo de un
cliente. Es decir, el ingreso se mide en trminos del valor presente en su equivalente en efectivo del activo
que se recibe.
En el caso de las ventas en efectivo, los ingresos que se registran son iguales a la cantidad que se recibe en
efectivo:
Efectivo .................................................................. XXXXX
Ingresos por venta .................................... XXXXX
Del asiento anterior podemos observar que una venta en efectivo aumenta los ingresos por ventas una cuenta
del estado de resultados, y aumenta tambin la cuenta de efectivo, una cuenta del balance general.
Una venta a crdito en cuenta corriente se registra de una manera muy similar a como se registra una venta
en efectivo, excepto que la cuenta del balance general, cuentas por cobrar, es la que aumenta en lugar de la
cuenta de efectivo.
Cuentas por cobrar ..................................................... XXXXX
Ingresos por venta .................................... XXXXX
Sin embargo, el valor realizable de una venta a crdito casi siempre es menor que el de una venta en efectivo,
ya que existe la posibilidad de que nunca se cobren algunas cuentas por cobrar.
Devoluciones de mercanca y rebajas
Supongamos que se reconoce un ingreso al momento de la venta, pero que luego el cliente decide devolver la
mercanca. El o ella podran haber quedado insatisfechos con el producto por muchas razones. El proveedor
se refiere a esto como una devolucin de venta; el cliente lo llama una devolucin de compra. Tales
devoluciones de mercanca son menores para los fabricantes y mayoristas, pero mucho mayores para las
tiendas o minoristas.
Supongamos que en lugar de devolver la mercanca, el cliente exige una reduccin en el precio de venta (el
precio original acordado con antelacin). Por ejemplo un cliente puede quejarse porque encontr en el aparato
que compr un rayn en la superficie. Este articulo tena un precio de Bs. 40.000 el da que lo compro. Un da
despus en la misma tienda costaba Bs. 35.000. El vendedor suele resolver tales quejas otorgando una
rebaja en la venta, que es en esencia una reduccin del precio de venta. El comprador le llama rebaja en la
compra a esta reduccin del precio.
La cantidad de devoluciones y rebajas deber restarse de los ingresos por ventas brutas que son iguales al
precio de venta para as obtener las ventas netas. Pero en lugar de reducir directamente la cuenta de ingresos
una contracuenta, llamada devoluciones y rebajas en una sola cuenta. Los administradores utilizan una
contracuenta para que puedan vigilar los cambios en el nivel de devoluciones y rebajas. Por ejemplo, un
cambio en el porcentaje de devoluciones de mercanca de moda puede ser una seal anloga, un comprador
de mercanca de moda podra llevar un registro de las devoluciones de comprar para poder evaluar la calidad
de los productos y servicios de varios proveedores.
A continuacin explicaremos un ejemplo de cmo contabilizar las ventas y las devoluciones y rebajas en
ventas. Supongamos que una Tienda por departamentos como Beco tiene Bs. 900 millones de ventas brutas

a crdito y Bs. 80 millones en devoluciones y rebajas en ventas. El anlisis de las transacciones se mostrara
de la siguiente manera:

Ventas a crdito a cuenta corriente

Devoluciones y rebajas

Los registros en el diario sera:

Cuentas por cobrar ............................................. Bs. 900
Ventas ..................................................... Bs. 900
Devoluciones y rebajas en ventas ...................... Bs. 80
Cuentas por cobrar ................................... Bs. 80
El estado de resultados comenzara de la siguiente manera:
Ventas brutas
Deducir: Devoluciones y rebajas en ventas
Ventas netas

Ventas, despus de deducir Bs. 80 por devoluciones y rebajas

Descuentos en los precios de venta
Existen dos tipos principales de descuentos sobre ventas: los descuentos comerciales y los descuentos en
efectivo. Los descuentos comerciales aplican una o ms reducciones al precio bruto de venta para un tipo
particular de cliente de acuerdo con la poltica administrativa de la compaa. Estos descuentos son
concesiones en el precio y maneras de cotizar los precios reales que se les cobran a diferentes clientes. Un
ejemplo es un descuento por grandes volmenes de compra. Puede que el vendedor no ofrezca ningn
descuento por los primeros Bs. 100.000 de mercanca al ao, pero si un descuento del 2% para los siguientes
Bs. 100.000 y del 3% para todas las ventas al cliente que sean por ms de Bs. 200.000.
Las compaas fijan los plazos de los descuentos comerciales por varias razones. Si son comunes en la
industria, puede que el vendedor ofrezca descuentos comerciales para ser competitivo. Los descuentos
tambin pueden utilizarse para fomentar cierto tipo de comportamiento en el cliente. Por ejemplo, los
fabricantes con productos estacionales (artculos para jardinera, palas para la nieve, ventiladores, regalos
navideos, etc.) pueden ofrecer descuentos en el precio para pedidos y entregas tempranos para distribuir la
produccin a lo largo del ao y as minimizar el costo de almacenamiento e inventarios. La cantidad de
ingresos reconocida por una venta hecha con un descuento comercial se registra como ventas brutas el
precio recibido despus de restarle el descuento.
Al contrario de los descuentos comerciales, los descuentos en efectivo son premios por pago oportuno. Los
plazos del descuento pueden cotizarse de varias maneras en la factura:
Plazos de crdito
N/30
1/5, n/30
15 F.D.M.
Observemos este ejemplo: Un fabricante de juguetes le vende a un minorista, tal como Makro, por la cantidad
de Bs 30 millones. Si los plazos indicados en la factura son 2/10, n/60, Makro puede remitir Bs. 30 millones
menos un descuento en efectivo de 0.02 x Bs. 30 millones, o Bs. 30 millones 600 mil = 29.400 millones, si

hace el pago dentro de un plazo de diez das a partir de la fecha de la factura. De otra manera, el total de Bs.
30 millones se hace pagadera en sesenta das.
El descuento en efectivo se ofrece para alentar el pago oportuno, que reduce la necesidad de efectivo del
fabricante. El cobro temprano tambin reduce el riesgo de tener deudas incobrables. Por otra parte, el
otorgamiento de plazos de crdito favorables con atractivos descuentos en efectivo es una manera de
competir con toros vendedores. Es decir, si un vendedor otorga tales plazos, sus competidores tienden a
hacer lo mismo.
Los compradores deberan aprovechar este tipo de descuentos, pero la decisin depende de los costos
relativos por intereses. Suponiendo que Makro decide no pagar la factura por Bs. 30 millones a sesenta das.
Puede usar la cantidad de Bs. 29.400 millones durante cincuenta das adicionales (60-10) por un pago de
intereses de Bs. 600 mil. Con base en un ao de 365 das, esta es una tasa real de intereses de
aproximadamente:
600 / 29.400 = 2.04% por 50 das, 14.9% por 365 das (14.9% es igual a 2.04% multiplicado por 365 / 50,
7.3 perodos de 50 das cada uno)
La mayora de las compaas bien administradas, tales como Makro, Beco, por lo general pueden obtener
fondos a una tasa anual de intereses menor del 45%, por lo que sus sistemas contables estn diseados para
aprovechar automticamente todos los descuentos en efectivo. Sin embargo, algunos minoristas no utilizan
estos descuentos, porque tienen dificultades para conseguir prstamos u otros tipos de financiamiento a tasas
de inters menores que las tasas anuales implicadas por los plazos de los descuentos en efectivo que ofrecen
sus implicadas por los plazos de los descuentos en efectivo varia en el tiempo y de una industria a otra.
Contabilizando los ingresos netos por ventas
Los descuentos en efectivo y las devoluciones y rebajas en ventas se registran como deducciones de las
ventas brutas. Como consecuencia, un estado de resultados detallado con frecuencia incluir:
Ventas brutas
Deducir:
Devoluciones y rebajas en ventas
Descuentos en efectivo sobre ventas
Ventas Netas
Los informes para los accionistas a menudo omiten los detalles y solo muestran los ingresos netos. Por
ejemplo, cuando una empresa muestra "Ingresos ... Bs. XXXX" en su estado de resultados, la cifra se refiere a
sus ingresos netos. Tambin debe observarse que en muchos pases fuera de los Estados Unidos, la palabra
rotacin se utiliza como sinnimos de ventas e ingresos.
Una caracterstica importante del estado de resultado es el hecho de que las devoluciones, las rebajas y los
descuentos por lo comn son deductivas de las ventas brutas. La administracin puede disear un sistema
contable que utilice una sola cuenta, ventas, o varias cuentas, devoluciones, las rebajas y los descuentos en
efectivo son deducciones directas de la cuenta de ventas. Si se utiliza una cuenta diferente para los
descuentos en efectivo sobre ventas, se hace el siguiente anlisis, usando nmeros de nuestro ejemplo:

1.- Vender a plazos de 2/10, n/60

2.- Ya sea, cobrar 29.4 (Bs. 30 menos el 2%)

bien, cobrar 30

A continuacin se muestra los registros en el diario:

1. Cuentas por cobrar ........................................... 30
Venta .......................................................... 30
2. Efectivo ............................................................. 29.4
Descuento en efectivo sobre ventas ................. 0.6
Cuentas por cobrar..................................... 30

Efectivo .............................................................. 30
Cuentas por cobrar .................................... 30
Registrando los cargos hechos la tarjeta de crdito
Los descuentos en efectivo tambin ocurren cuando los minoristas aceptan tarjetas de crdito bancarias tales
como Visa, Master Card u otras tarjetas similares. Los minoristas las aceptan por tres razones:
Para atraer a los clientes a crdito que de otra manera compraran en toro lugar.

Para recibir el efectivo de inmediato en lugar de esperar que los clientes paguen a su debido tiempo,
y

Para evitar el costo de llevar un registro de las cuentas de muchos clientes.

Los minoristas pueden depositar todos los das los vauchers de Visa en sus cuentas bancarias (como si
fueran efectivo). Pero este servicio cuesta dinero; y este costo debe incluirse en los clculos para determinar
los ingresos netos por ventas. Los cargos por el servicio de tarjetas de crdito bancarias por lo general est
entre el 7% y el 12% de las ventas brutas, aunque los minoristas que venden grandes volmenes llevan un
costo menor como porcentaje de ventas.
Con una tasa del 8%, las ventas a crdito por Bs. 10.000, resultaran en la cantidad en efectivo de Bs.
10.000,00 0.08, Bs. 10.000 800, 9.200. La cantidad de Bs. 800 se puede tabular por separado para
propsitos de control administrativo:

Ventas utilizando las tarjetas de crdito

Efectivo........................................................ ........ 9.200

Descuentos en efectivo por tarjetas de crdito... 300
Ventas ........................................................... 10.000
1.
En trminos generales los ingresos van acompaados de un aumento ya sea en el efectivo, o bien,
en las cuentas por cobrar. Esta seccin habla del efectivo, y la siguiente habla de las cuentas por cobrar.
El efectivo tiene el mismo significado para las organizaciones que para las personas. El efectivo engloba
todos los conceptos que son aceptados en depsito en un banco, sobre todo papel moneda y moneda,
giros y cheques. Los bancos no aceptan estampillas postales (que en realidad son gastos pagados por
adelantado), documentos por cobrar y cheques post-fechados como si fueran efectivo. De hecho, a pesar
que los depsitos con frecuencia se acreditan a las cuentas de los clientes del banco en la fecha en que
se recibe, tal vez el banco no proporciones efectivo por un cheque hasta que lo "autorice" a travs del

sistema bancario. Si el cheque no se autoriza porque su suscriptor tiene fondos insuficientes, su importe
se deduce de la cuenta del cuentahabiente.
Muchas compaas combinan el efectivo y los equivalentes de efectivo en sus balances generales. Los
equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo altamente lquidas que se pueden convertir a
efectivo con facilidad y en poco tiempo. Por ejemplo, el balance general de 1991 de Nike, Inc., comienza
con "Efectivo y equivalentes ... $ 119.804.000", Nike describe sus equivalentes de efectivo como
"inversiones a corto plazo, altamente liquidas, con fechas de vencimiento esencialmente de tres meses o
menos". Algunos ejemplos de equivalentes de efectivo incluyen fondos del mercado de dinero y
certificados de la tesorera.
Saldos Compensatorios
Algunas veces todo el saldo en efectivo de una cuenta bancaria no est disponible para su uso no
restringido. Los bancos requieren casi siempre que las compaas conserven saldos compensatorios, que
son los mnimos requeridos que se deben mantener en depsito para compensar los prstamos
otorgados por el banco. El importe del saldo mnimo con frecuencia depende de la cantidad pedida en
prstamo o de la cantidad de crdito disponible, o de ambas.
Los saldos compensatorios aumentan la tasa efectiva de intereses pagada por el prestatario. Al pedir Bs.
100,000 en prstamo a una tasa del 30% al ao, los intereses anuales sern por la cantidad de Bs.
30.000 con un saldo compensatorio del 10%, el prestatario solo puede Bs. 70,000 del prstamo, elevando
la tasa efectiva de intereses sobre fondos utilizables al 31.1% (Bs. 100,000 + Bs. 70,000).
Para evitar cualquier tipo de informacin engaosa con respecto al efectivo, los informes anuales deben
revelar el estado de cualquier saldo compensatorio. Por ejemplo, una nota al pie de pagina en un informe
anual de North Carolina Natural Gas Corporation revel que mantener un saldo compensatorio del "10%
anual del prstamos insolutos".
Administracin del efectivo
Por lo comn, el efectivo es una pequea parte de los activos totales de una compaa. An as, los
administradores ocupan mucho de su tiempo administrando el efectivo. Por que? Por muchas razones.
Primero, no obstante que el saldo de efectivo puede ser pequeo en un momento dado, el flujo de
efectivo puede ser enorme. Las entradas y salidas semanales de efectivo pueden ser muchas veces
mayores que el saldo de efectivo. Segundo, porque el efectivo es el activo ms lquido, y es atractivo para
los ladrones y los malversadores de fondos. Son necesarias las salvaguardas. Tercero, una cantidad
adecuada de efectivo es esencial para el funcionamiento uniforme de las operaciones. Los
administradores deben planear la adquisicin y el uso del efectivo con cuidado. Por ltimo, el efectivo en
si no proporciona utilidades, por lo que es importante no conservar un exceso de efectivo.
La mayora de las organizaciones tiene procedimientos detallados y bien especificados para la recepcin,
el registro y el desembolso de efectivo. El efectivo por lo general se coloca en una cuenta bancaria, y los
libros de la compaa se concilian peridicamente con los registros bancarios. El conciliar un estado de
cuenta bancario significa verificar que el saldo del banco y de los registros contables concuerdan. Los dos
saldos rara vez son idnticos. El contador de una compaa registra el depsito al hacerlo y el pago del
cheque se escribe. Sin embargo, el banco puede recibir o registrar el depsito varios das despus que el
contador lo registr, por retrasos debidos al sistema postal, porque el depsito se hizo en un da festivo
del banco o durante el fin de Semana, y as sucesivamente. El banco tambin puede procesar un cheque
das, semanas o hasta meses despus que se gir.
Adems de conciliar el saldo del banco, se establecen otros procedimientos de control interno para
salvaguardar el efectivo. Brevemente, los procedimientos principales incluyen los siguientes:
1. Los individuos en una organizacin que reciben el efectivo no lo desembolsan tambin.
2. Los individuos que manejan el efectivo no tienen acceso a los registros contables.
3. Todas las entradas de efectivo se registran y depositan y no se utilizan directamente para hacer pagos.
4. Los desembolsos se hacen mediante cheques foliados, previa autorizacin de alguien que no sea la
persona que lo est exhibiendo.
5. Las cuentas bancarias se reconcilian cada mes.
Tales controles son necesarios pues si consideramos a una persona que maneja efectivo y que lo registra
en los registros contables. Esta persona podra tomar efectivo y cubrirlo haciendo el siguiente registro en
los libros:

2.

Gastos operativos xxx

Efectivo xxx
Adems de proporcionar proteccin contra acciones deshonestas, estos procedimientos ayudan a
asegurar que los registros contables sean precisos. Suponga que se gira un cheque pero no se registra
en los libros. Sin cheques foliados, no habra manera de descubrir el error antes que se recibiera un
estado de cuenta bancario mostrando que se pag el cheque. Pero si los cheques estn numerados, se
puede identificar un cheque no registrado y se pueden descubrir errores a tiempo.
Efectivo
Cuentas por cobrar comnmente se refiere a las cifras que los clientes deben como resultado de la
entrega de artculos o servicios y del otorgamiento de un crdito en el curso ordinario del negocio.
Las cuentas por cobrar se deben diferenciar de los depsitos, acumulaciones, documentos y otros activos
que no surgen por las ventas diarias. Ms an, las cantidades includas en el rubro de cuentas por cobrar
deben poder cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la compaa.
Las cuentas por cobrar provenientes de letras de ejecutivos y empleados deben mostrarse por separado.
Sin embargo, las ventas a empleados que son reacudables bajo los trminos ordinarios de venta deben
ser includas como una parte de las cuentas por cobrar regulares.
Las empresas que venden mercancas en abonos normalmente reciben de sus clientes documentos
firmados, como constancia de su deuda. Asimismo, cuando el periodo de crdito es largo, como sucede
con la venta de maquinaria agrcola, tambin se exigen documentos. Los proveedores tambin solicitan a
sus clientes que firmen documentos cuando se les ampla el plazo para pagar sus cuentas vencidas. En
todos estos casos, los proveedores prefieren tener un documento por cobrar que una cuenta abierta,
debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontndolo en un
banco. Se prefieren tambin los documentos debido a que, en caso de ser necesario un juicio para cobrar
la cuenta, la posesi6n de un documento implica tener un reconocimiento escrito, tanto de la extienda de la
deuda como de su importe. Por ltimo, conviene tener documentos por cobrar debido a que,
generalmente ganan intereses.
Pagar
Un pagar es una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en
una fecha futura determinada.
Clculo de intereses
Supongamos que un pagar devenga un inters del 49 %. El inters es un cargo por el uso del dinero.
Para un deudor, el inters es un gasto; para un prestamista, es un ingreso. Un pagar puede o no
devengar intereses. Si un documento denvenga intereses, el porcentaje o la cantidad de intereses se
debe manifestar en l.
Valor del documento
Por ejemplo, el inters sobre un documento de Bs. 1.000.000,00, a una tasa de inters del 49% y con
vencimiento a un ao, se calcula de la siguiente manera:
Bs. 1.000.000,00 X 49/100 X 1 = Bs. 490.000,00
En los negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos involucran un perodo
menor de un ao, y este perodo generalmente se expresa en das. Cuando el plazo del documento se
expresa en das, es necesario contar con precisin el nmero real de das que transcurren desde el da
siguiente a la expedicin del documento hasta el da de su vencimiento, incluyendo ste. Por ejemplo, un
documento se calcula de la siguiente manera:
Nmero de das del mes de julio 31
Menos, la fecha del documento 10
Nmero de das de vigencia del documento durante el mes de julio 21
Suman los das del mes de agosto 31
Suman los das del mes de septiembre 30
Total hasta el 30 de septiembre 82
Das del mes de octubre necesarios para que se complete el plazo
del documento (90 das) y que tambin es la fecha de su

vencimiento 8
Total de vigencia del documento, expresado en das 90
Contabilizacin de la recepcin de un documento
Ocasionalmente, el plazo de un documento se expresa en meses. En tales casos, el documento vence y
es pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo da del mes en que fue expedido. Por ejemplo, un
documento expedido el 10 de julio y pagadero a tres meses de esa fecha vencer el 10 de octubre.
Para el clculo de inters los negocios normalmente consideran el ao de 360 das. Esto simplifica el
clculo de los intereses en la mayora de los casos. Para un documento de Bs. 1.000.000, con
vencimiento a 90 das y con inters del 49%, se efectan los siguientes clculos:
Capital

Bs. 1.000.000,00
Los documentos por cobrar pueden registrarse en una sola cuenta "Documentos por cobrar". Cada uno
de los documentos podr identificarse en la cuenta, anotando el nombre del suscriptor en la columna
"Concepto", del rengln en que se registra su recepcin o pago. Una sola cuenta es suficiente, ya que se
tienen a la mano los documentos, la tasa de inters, la fecha de vencimiento, etc.
Cuando se recibe un documento, al momento de efectuar una venta, se contabiliza de la siguiente forma:

Cuando el proveedor exige un documento al cliente, por haberle ampliado el plazo de crdito de su
cuenta vencida, lo que pretende es cobrar parte de la cuenta vencida en efectivo. Esto reduce la deuda y
requiere que se acepte un documento por una cantidad menor. Por ejemplo, "La Sucesora C.A." est de
acuerdo en recibir Bs. 232.000 en efectivo y un documento por valor nominal de Bs. 500.000 con
vencimiento a 60 das e intereses del 40%, del Sr. Luis Fernandez, para saldar su cuenta vencida de Bs.
732.000. Cuando "La Sucesora C.A." recibe el efectivo y el documento, contabiliza el siguiente asiento de
diario general:

Observese que este asiento transfiere el adeudo de Luis Fernandez de una cuenta por cobrar "abierta" a
una cuenta por cobrar documentada.
Cuando Fernandez pague el documento, se contabilizar el siguiente asiento de diario general:

Examinando de nuevo los ltimos dos asientos. Si "La Sucesora C.A." utilizar diarios tabulares, el
asiento del 4 de diciembre se registrara en el Diario de Entradas de efectivo y se registraran dos
renglones, uno para el abono a "Ingresos por Intereses" y otro para el abono a "Documentos por Cobrar".
La transaccin del 5de octubre necesitara dos asientos, uno en el Diario de Entradas de Efectivo, por el
efectivo recibido y el fin de simplificar las ilustraciones, presentamos asientos de diario general.
Imposibilidad de cobro de un documento
En algunas ocasiones, el suscriptor de un documento no puede o no quiere pagar su documento al
vencimiento; cuando esto ocurre, se procede al protesto de dicho documento. El hecho que un

documento no sea pagado no libera al suscriptor de su obligacin, por lo que se puede recurrir a la va
legal para su cobro. Sin embargo, la cobranza puede requerir un proceso legal muy prolongado.
El saldo de la cuenta "Documentos por Cobrar" slo debe revelar el importe de los documentos que no
han vencido; por lo tanto, un documento vencido y no liquidado deber eliminarse de esta cuenta y
cargarse de nuevo a la cuenta de su suscriptor. Por ejemplo, "La Sucesora, C.A." posee un documento
suscrito por el Sr. Carlos Russi, por valor de Bs. 700.000 intereses del 6% y vencimiento en 60 das. A su
vencimiento el Sr. Russi no liquid el documento. Para eliminar el documento no cobrado de la cuenta de
Documentos por Cobrar, la compaa correr el siguiente asiento:

Volver a cargar la cuenta de un cliente, por concepto de un documento no cobrado a su vencimiento,

persigue dos objetivos. Por una parte elimina el importe del documento de la cuenta de Documentos por
Cobrar, dejando en sta slo los no vencidos; por otra parte, registra en la cuenta del suscriptor el
documento no pagado. Lo segundo es importante, porque, si en un futuro el suscriptor de un documento
no pagado hace una solicitd de crdito, su cuenta habr de reflejar su insolvencia.
Observe que en el asiento en que se carga el documento no cobrado a la cuenta de Carlos Russi, la
cuenta "Intereses Ganados" es acreditada por los intereses ganados, an cuando el documento no fue
cobrado. La razn para esto es que Russi debe tanto el principal de su deuda como los intereses, y su
cuenta debe reflejar el importe total adeudado.
El descuento de los documentos por cobrar
Tal como se seal anteriormente, se prefiere un documento por cobrar para respaldar una cuenta por
cobrar, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, mediante su
descuento en un banco. Al descontar un documento, su dueo lo endosa y lo entrega al banco a cambio
de efectivo. El banco conserva el documento hasta su vencimiento, para luego cobrar su valor total al
suscriptor.
Para ilustrar el descuento de un documento por cobrar, supongamos que el 28 de mayo "La Sucesora,
C.A." recibe un documento con valor de Bs. 1.200.000,00, con vencimiento a 60 das e intereses del 6%
anual. Dicho documento fue suscrito por Carlos Russi, el 27 de mayo. Conserv el documento hasta el 2
de junio, fecha en que lo descont en su banco, a la tasa de descuento del 7% anual. Puesto que la fecha
de vencimiento de este documento es el 26 de julio, el banco tendr que esperar 54 das para cobrarlo al
Sr. Russi. A estos 54 das se les denomina perodo de descuento y se determina de la siguiente manera:
Plazo del documento, expresado en das 60
Menos el tiempo que "La Sucesora" conserv el documento:
Nmero de das en mayo 31
Menos la fecha del documento 27
Das que se conserv durante mayo 4
Das que se conserv durante junio 2
Total de das que se ha conservado el documento 6
Perodo de descuento, expresado en das 54
Al final del perodo de descuento, el banco espera cobrar el valor total de este documento a Russi y, como
es costumbre, calcula el descuento sobre el valor total que tendr el documento a su vencimiento, de la
siguiente manera:
Valor nominal del documento ..Bs. 1.200.000,00
Intereses sobre Bs. 1.200.000,00 al 6% por 60 das ... 12.000,00
Valor nominal total al vencimiento ..Bs. 1.212.000,00
En este caso hemos supuesto que la tasa de descuento del banco, o tasa de inters es del 7%; por lo
tanto, al descontar. El documento habr que deducir 54 das de inters, al 7% anual, de su valor al
vencimiento, entregndole a "La Sucesora, C.A." el resto. A esta diferencia se le denomina el neto del

documento; al importe de los intereses deducidos se le denomina descuento bancario. El importe del
descuento bancario y el neto del documento se calculan de la siguiente manera:
Valor del documento al vencimiento ......Bs. 1.212.000,00
Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 por 54 das, al 7% Bs. 12.730,00
Importe neto Bs. 1.199.270,00

Obsrvese que en este

caso el neto recibido, Bs. 1.199.270,00 es Bs. 730,00 menor que el principal del documento: Bs.
1.200.000,00.
Al registrar la transaccin, "La Sucesora, C.A." en realidad ompensa los Bs. 12.000,00 de inters que
habra cobrado reteniendo el documento hasta su vencimiento con los Bs. 12.730,00 de descuento que le
carga el banco y registra slo la diferencia, como gasto.
En la situacin antes descrita, el valor nominal del documento descontado era superior al neto recibido.
Sin embargo, en muchos casos, por no decir que en la mayora de ellos, el neto recibido es superior al
principal o valor nominal del documento; cuando esto ocurre, la diferencia se acredita a la cuenta
"Intereses Ganados". Por ejemplo, supongamos que en lugar de descontar el documento de Carlos Russi
el 2 de junio, "La Sucesora, C.A." lo conserva hasta el 26 junio. Si el documento se descuenta el 26 de
junio, a la tasa de descuento bancario del 7%, el perodo de descuento ser de 30 das y Bs. 707.000,00
su importe; el importe neto del documento ser Bs. 1.204.930,00, el cual se calcula de la siguiente
manera:
Valor del documento al vencimiento........ Bs. 1.212.000,00
Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 al 7% por 30 das Bs. 1.070,00
Importe Neto ..Bs. 1.204.930,00
Y, puesto que el importe neto supera al valor nominal o principal del documento, la transaccin se habr
de registrar de la siguiente manera:

3.

Como y cuando se debe otorgar un crdito

La competencia y la prctica de industria afectan la decisin de las compaas de otorgar un crdito y
cmo hacerlo. El ofrecer un crdito implica costos tales como la administracin del crdito y las cuentas
incobrables. Las compaas ofrecen crditos slo cuando las ganancias adicionales por ventas a crdito
exceden tales costos. Suponga que las deudas incobrables equivalen al 5% de las ventas a crdito, que
los costos administrativos de un departamento de crdito son de Bs. 5.000.000 al ao, y se obtienen Bs.
20.000.000,00 por ventas a crdito (con ganancia de Bs. 8.000.000) antes de los costos del crdito de Bs.
6.000.000,00 (5% x 20.000.000 + 5.000.000), entonces, vale la pena ofrecer el crdito.
Cuentas por Cobrar
El otorgamiento de un crdito trae consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago potencial
de sus deudas por algunos de los clientes a crdito. El beneficio es el incremento en ingresos y en
utilidades globales que de otra forma se perderan si no se otorgara crdito, y que muchos clientes
potenciales no compraran si no se otorgara crdito. El contador a menudo denomina este costo principal
como "gastos por deudas malas" y el beneficio como utilidad bruta adicional en ventas a crdito.
El grado de no pago de las deudas vara de industria a industria. Es una funcin del riesgo crediticio que
los gerentes estn dispuestos a aceptar. Por ejemplo, muchos establecimientos pequeos de venta al
detal aceptarn un nivel de riesgo ms alto que los grandes almacenes como Makro. Junto con los
riesgos estn los gastos de recaudo correspondientes.
El problema de las cuentas incobrables parece especialmente difcil en el campo de la salud. Por ejemplo,
el centro mdico Bayfront de San Petersburgo, en Florida, soport deudas malas iguales al 21 por ciento
de los ingresos brutos. En 1979, la administracin decidi recaudar sus propias cuentas por cobrar con

problemas en lugar de pagar honorarios a una agencia de cobros. El problema de la gerencia en este
caso es tambin el de sopesar costos y beneficios. Excedern los ahorros hechos por honorarios de
cobro la reduccin en los ingresos por recaudos? As algunos hospitales y mdicos con cuentas dudosas
siempre contratan una agencia de cobros con honorarios sobre la base de los recaudos alcanzados,
mientras que otros no delegan la persecucin de sus deudores morosos.
Medicin de las cuentas incobrables o malas
La medicin de la utilidad se hace debido a que el mundo tiene algunos deudores que no pueden o no
quieren pagar sus deudas. Tales "deudas malas" o "cuentas incobrables" o "cuentas de cobro dudoso" se
registran en una diversidad de formas.
Supongamos que un vendedor al detal ha alcanzado ventas a crdito por Bs. 100.000,00 (mil clientes de
1.000 cada uno) ya al final de 1998 y cree por su experiencia que Bs. 2.000,00 nunca sern recaudados
(pero no sabe cules son los clientes especficos que no pagarn).
Existen dos formas bsicas de contabilizar esta situacin, el mtodo de cancelacin especfica (tambin
llamado el mtodo de descargo especfico) y el mtodo de las provisiones. Suponiendo que durante el
segundo ao, 1999, se identifican clientes especficos que no se espera que paguen Bs. 2.000,00 que
deben correspondientes a las ventas del primer ao, 1998. El anlisis siguiente explica mejor los dos
mtodos:

Mtodo de cancelacin especfica

Ventas de 1998
Cancelacin en 1999
Mtodo de las provisiones
Ventas de 1998
Provisin para 1998
Cancelacin en 1999

Mtodo de la cancelacin especfica

Para contabilizar las cuentas incobrables, una compaa que rara vez se encuentra con una deuda
incobrable puede usar el mtodo de cancelacin especfica, el cual supone que todas las ventas son
totalmente cobrables hasta que se compruebe lo contrario. Cuando una cuenta de un cliente especifico se
identifica como incobrable, se resta la cuenta por cobrar. Debido a que ninguna cuenta de algn cliente
especifico se considera como incobrable al final de 19X1, el balance general de Compuport al 31 de
diciembre de 19X1 mostrara la cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas por cobrar.
Ahora, suponga que durante el segundo ao, 19X2, el minorista identifica a Jones y a Monterro como
clientes de los que no se espera un pago. Cuando las posibilidades de cobrar de clientes especficos
disminuyen, las cantidades mostradas en las cuentas especficas se cancelan y se reconoce un gasto por
deudas incobrables o "gasto por cuentas incobrables":
Gasto por deudas incobrables 2,000
Cuentas por cobrar, Jones 1,400
Cuentas por cobrar, Monterro 600
Los efectos del mtodo de cancelacin especifica sobre la ecuacin del balance general en 19X1 y 19X2
son (ignorando el cobro de las cuentas por cobrar):
Mtodo de cancelacin especfica
Ventas de 19X1

Cancelacin en 19X2

Cancelacin en 1999
El mtodo de cancelacin especifica ha sido justificadamente criticado porque no aplica el principio de
igualacin de la contabilidad a base de acumulaciones. El gasto por deudas incobrables de Bs. 2,000 en
19X2 est relacionado con (o causado por) la cantidad de Bs. 100.000 por ventas realizadas durante
19X1. La igualacin requiere del reconocimiento del gasto por deudas incobrables al mismo tiempo en
que se reconoce el ingreso correspondiente, es decir, en 19X1 y no en 19X2. El mtodo de la cancelacin
especifica produce dos errores. Primero, las utilidades de 19X1 estn sobrevaluadas por la cantidad de
Bs. 2.000 porque no se cobra ningn gasto por deudas incobrables. Segundo, las utilidades de 19X2
estn subvaluadas por la cantidad de Bs. 2.000. Por que? Porque el gasto por deudas incobrables de
19X1 de Bs. 2.000 se cobra en 19X2. Compare el mtodo de la cancelacin especfica con la igualacin
correcta de ingresos y gastos:

Los argumentos principales en favor del mtodo de la cancelacin especifica se basan en el costobeneficio y la relevancia. El mtodo es sencillo. Adems, no ocurre ningn gran error en la medicin de la
utilidad si los importes de las deudas incobrables son pequeos.
Mtodo de la estimacin
La mayora de los contadores se oponen al mtodo de la cancelacin especfica porque viola el principio
de igualacin. Un mtodo alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables que se pueden
igualar de mejor manera al ingreso relativo. Suponga que Compuport sabe por experiencia que el 2% de
las ventas nunca se van a cobrar. Por tanto, se puede estimar que 2% Bs. 100,000 = Bs. 2.000 de las
ventas realizadas durante 19X1 sern incobrables. Sin embargo, las cuentas especficas de clientes que
no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre de 19X1. (Por supuesto, los Bs. 2.000 deben estar
entre los Bs. 40.000 de las cuentas por cobrar porque los otros Bs. 60.000 ya se han cobrado) El gasto
por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1, antes que se identifiquen las cuentas incobrables
especficas, usando el mtodo de la estimacin, que consiste de dos elementos bsicos: (1) una
estimacin de la cantidad de ventas que en ltima instancia sern incobrables y (2) una contracuenta que
registra esta estimacin y que se deduce de las cuentas por cobrar. Por lo general, la contracuenta se
conoce como estimacin para cuentas incobrables. Esta mide la cantidad de cuentas por cobrar que se
estima sern incobrables de clientes que an no se han identificado. A continuacin mostramos los
efectos del mtodo de la estimacin sobre la ecuacin del balance general:
Mtodo de las provisiones
Ventas de 19X1
Provisin para 19X1
Cancelacin en 19X2

Los registros en el diario correspondiente son:

Ventas
En 19X1 Cuentas por cobrar 100.000
Ventas 100.000
Estimaciones
para 19X1 Gasto por deudas incobrables 2.000
Estimacin para cuentas incobrables 2.000
Cancelaciones
En 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 2.000
Cuentas por cobrar, Jones 1.400
Cuentas por cobrar, Monterro 600
El argumento principal a favor del mtodo de la estimacin es su superioridad en la medicin de las
utilidades mediante la contabilidad por acumulaciones en cualquier ao dado. Es decir, la cantidad de Bs.
2.000 de las ventas de 19X1 que se estima nunca ser cobrada debe registrarse en 19X1, el perodo en
que los ingresos por ventas de Bs. 100.000 se reconocieron.
El mtodo de la estimacin da como resultado la siguiente presentacin del balance general de
Compuport, al 31 de diciembre de 19X1.

Otros formatos para presentar el mtodo de la estimacin en los balances generales de compaas reales
incluyen:

COMPUTADORAS APPLE (en miles):

Cuentas por cobrar, menos la estimacin para cuentas dudosas de Bs. 49.426
Black & Decker (en miles):
Cuentas comerciales por cobrar, menos las estimaciones de Bs. 54.397
Los mtodos de la estimacin se basan en la experiencia histrica y suponen que el ao actual es similar
a los aos anteriores en trminos de circunstancias econmicas (crecimiento contra recesin, niveles de
las tasas de inters y dems) y en trminos de la composicin de la cartera de clientes. Las estimaciones
se revisan cuando cambian las condiciones. Por ejemplo, si un patrn local cerrara o redujera
drsticamente el nmero de empleados, Compuport podra aumentar las deudas incobrables esperadas.
Aplicacin del mtodo de la estimacin usando el porcentaje de ventas
Una cuenta deductiva del activo se crea bajo el mtodo de la estimacin debido a la incapacidad de
cancelar la cuenta de un cliente especfico al tiempo en que se reconoce el gasto por deuda incobrable. El
mtodo del porcentaje de ventas basado en las relaciones histricas entre las ventas a crdito y las
cuentas incobrables es un mtodo utilizado para estimar la cantidad que se registra en esta contracuenta.
En nuestro ejemplo, al final de 19X1, el minorista tiene la cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas
por cobrar. Con base en su experiencia, se reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2%
del total de las ventas a crdito, es decir, 0.02 x Bs. 100.000, o Bs. 2.000.
Visualice la relacin que existe entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y sus detalles de
apoyo al 31 de diciembre de 19X1. La suma de los saldos de todas las cuentas de clientes en un mayor
subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar en el mayor general.

En 19X2, despus de agotar todos los medios prcticos para el cobro el minorista considera que las
cuentas de Jones y Monterro son incobrables. El registro de la cancelacin de Bs. 2.000 por Jones y
Monterro en 19X2 tiene el siguiente efecto:

Debemos convencernos de que la cancelacin final no tiene ningn efecto sobre los activos totales:

Cuentas por cobrar

Estimacin para cuentas incobrables
Valor en libros (valor neto realizable)
Aplicando el mtodo de la estimacin usando el porcentaje de cuentas por cobrar
Al igual que con el mtodo del porcentaje de ventas, el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar
utiliza la experiencia histrica, pero la estimacin de cuentas incobrables se basa en las relaciones
histricas que existen entre las cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin de ao, y no las
ventas.
Las cantidades sumadas a la estimacin por deudas incobrables se calculan para lograr el saldo deseado
en la cuenta de estimacin. Esta adicin a la estimacin es igual al gasto por deudas incobrables, como
se muestra continuacin. Consideremos la experiencia histrica en la siguiente tabla:

Al final de 19X7, suponga que el saldo en cuentas por cobrar es de Bs. 115,000. La adicin a la
estimacin por deudas incobrables para 19X7 se calcula de la siguiente manera:
1. Determine el promedio de perdidas como un porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar,
como se muestra. El promedio de prdidas por deudas incobrables es de Bs. 3.400. Divida Bs 3.400 entre
Bs. 102.000, para obtener 3.333%.
2. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el
saldo que debera mostrarse en la cuenta de estimacin al final del ao: 3.333% x Bs. 115.000 en cuentas
por cobrar al final de 19X6 es igual a Bs. 3.833.
3. Elabore una partida de ajuste para llevar la estimacin a la cantidad apropiada. Suponga que los libros
muestran un saldo de Bs. 700 en la cuenta de estimacin al final del 19X7. As, la partida de ajuste para
19X7 es de Bs. 3.833 Bs. 700, o Bs. 3.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. El registro en
el diario es:
Gasto por deudas incobrables 3.133
Estimacin para cuentas incobrables 3.133
Para llevar la estimacin para cuentas incobrables
al nivel justificado por la experiencia con deudas
incobrables durante los ltimos seis aos.
El mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al mtodo del
porcentaje de ventas: (1) el porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las
ventas y (2) la cantidad en bolvares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimacin,
no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese ao. Los auditores internos prefieren el mtodo del
porcentaje de cuentas por cobrar finales por ser un mtodo razonable para aplicar el mtodo de
acumulaciones para la contabilizacin de las deudas incobrables.
Aplicando el mtodo de la estimacin usando la antigedad de las cuentas por cobrar
Un refinamiento del mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar es el mtodo de la antigedad de las
cuentas por cobrar, que considera la
composicin de las cuentas por cobrar al final del ao. Conforme pasa el tiempo
despus de realizar una venta, el cobro se torna cada vez menos
probable. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo treinta das
despus al comprador, un segundo recordatorio despus de sesenta das,
hacer una llamada telefnica, despus de noventa das, y colocar la cuenta en una agencia de cobranzas
despus de 120 das. Las compaas que analizan la antigedad de sus cuentas por cobrar para efectos
de la administracin del crdito naturalmente incorporan esta evidencia en los clculos para determinar la
estimacin para cuentas incobrables. Por ejemplo, el saldo de Bs. 115,000 en cuentas por cobrar al 31 de
diciembre de 19X7 podra analizarse, con respecto a su antigedad, de la manera siguiente:
Nombre
Omny Suc.
Avila Spa

San C.A.
Celulares X
Otras cuentas
Total
Porcentajes histricos de deudas incobrables
Estimacin para deudas incobrables que se debe proporcionar

4.

Esta tabla de antigedad produce un saldo blanco diferente para la cuenta de estimacin que el que se
obtuvo mediante el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. 3.772 contra Bs. 3.833. De manera
similar, el registro en el diario es ligeramente diferente. Dado el mismo saldo de Bs. 700 en la cuenta de
estimacin, el registro en el diario para registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 3.772 Bs.
700, o Bs. 3.072:
Gasto por deudas incobrables Bs. 3.072
Estimacin para cuentas incobrables Bs. 3.072
Para llevar la estimacin para cuentas
incobrables al nivel justificado por la
experiencia previa usando el mtodo
de la antigedad.
Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o el
mtodo de la antigedad para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimacin para cuentas
incobrables, la contabilizacin subsiguiente para las cancelaciones es la misma una reduccin en las
cuentas por cobrar y una reduccin en la estimacin para las cuentas por cobrar.
Cuentas incobrables
La clasificacin de las cuentas por vencimiento es un anlisis de las cuentas por cobrar individuales de
acuerdo al tiempo que ha transcurrido desde la fecha de facturacin. La clasificacin por vencimiento se
hace para propsitos de control gerencial como tambin para la elaboracin de los informes financieros.
La tecnologa de computadores facilita para los gerentes de crdito la clasificacin de las cuentas por su
vencimiento. En esta forma, los gerentes pueden detectar fcilmente las cuentas que merecen
seguimiento en el proceso de recaudo. Por ejemplo, un saldo de Bs. 112.000 en cuentas por cobrar al 31
de diciembre de 1998, podra ser clasificado por vencimientos como sigue:
Nombre
Herramientas slidas
Fundiciones Bogot
Gonzlez S.A.
Tuberas Medelln
Padilla & Hnos.
Otras cuentas
(cada una detallada)

Porcentajes de deudas malas

Provisin a hacerse para deudas malas
La experiencia con la clasificacin de las deudas por su vencimiento puede llevar a que sta se use como
la base principal para estimar las deudas malas. Las cuentas con los saldos corrientes ms viejos deben
haber sido sometidas a esfuerzos de cobro extraordinarios. Como lo indica la tabulacin, la perspectiva

5.

de recaudo es menos optimista a medida que el vencimiento del saldo de la cuenta aumenta. La
experiencia lleva a los porcentajes ilustrados. En este caso, el 90 por ciento de los saldos con ms de 90
das no se espera que puedan ser recaudados.
Los auditores externos examinan la tabla de vencimientos como un medio de obtener una evaluacin
especfica del valor neto realizable de las cuentas. Es difcil confiar solamente en un porcentaje global. En
particular, se hacen comparaciones en cuanto a qu proporciones de las cuentas por cobrar pasan de 90
das este ao comparado con los aos anteriores.
A los auditores no les gustan las sorpresas. Los porcentajes basados en experiencia anterior no ayudan a
calcular una provisin para deudas malas cuando un cliente grande interrumpe o demora inusitadamente
sus pagos. Por ejemplo, Estar el saldo de 22.000 de Tuberas Bogot dirigindose a la categora de
ms de 90 das? Estar Tuberas Bogot dirigindose a la quiebra? Estas son preguntas especficas que
el gerente de crdito y los auditores deben hacerse (en lugar de usar ciegamente los porcentajes
anteriores).
Otra ventaja de la tabulacin de vencimientos es que los gerentes de crdito pueden hacer juicios
particulares de la tabulacin de vencimiento es que los gerentes de crdito pueden hacer juicios
particulares acerca de la calidad de sus clientes. Por ejemplo, supongamos que Herramientas Slidas
compr bastante mercanca pero habitualmente ha sido un cliente de "lento pago". Las tabulaciones de
vencimientos siempre mostraron saldos sustanciales en las columnas de 60 a 90 y ms de 90 das.
debera el gerente de crdito apretarle los tornillos a Herramientas Slidas? Muchas compaas toleran
clientes de pago lento (especialmente si son clientes grandes) como una forma de competir. Si es as, la
clasificacin de ms de 90 das debera ser dividida en dos grupos, una para los clientes de lento pago
que son tolerados por razones competitivas legtimas y otra para aquellos que es probable que nunca
paguen.
Clasificacin de las cuentas por vencimiento

6.

Algunas cuentas se cancelan como incobrables, pero luego su cobro ocurre a una fecha posterior.
Cuando ocurre tal recuperacin de deudas incobrables, la cancelacin debe revertirse, y el cobro debe
manejarse como una entrada normal a cuenta. De esta manera, una compaa ser ms capaz de llevar
un registro del verdadero historial de pago de un cliente. Regrese al ejemplo de Compuport y suponga
que la cuenta de Monterro por Bs. 600 se cancel en febrero de 19X2 pero que luego se cobr en octubre
de 19X2. Los siguientes registros en el diario producen un registro completo de las transacciones en la
cuenta individual de cuentas por cobrar de Monterro.
Febrero de 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 600
Cuentas por cobrar 600
Para cancelar la cuenta incobrable de Monterro,
Un cliente especfico.
Octubre de 19X2 Cuentas por cobrar 600
Estimacin para cuentas incobrables 600
Para revertir la cancelacin hecha en febrero de
19X2 de la cuenta de Monterro.
Efectivo 600
Cuentas por cobrar 600
Para registrar el cobro de esta cuenta
Es de hacer notar que estos registros hechos en 19X2 no tienen ningn efecto sobre el gasto por deudas
incobrables de 19X1. Al final de 19X1, los registros en el diario crearon un gasto por deudas incobrables
con base en el nivel esperado de cuentas incobrables. Brevemente, en 19X2 Compuport pens que
Monterro seria un cliente que no pagara. En ltima instancia este no fue el caso, y ahora los registros
reflejan el pago que hizo Monterro.
Recuperacin de deudas incobrables

7.

Evaluando El Nivel De Cuentas Por Cobrar

Los analistas administrativos y financieros evalan la capacidad de la empresa para controlar las cuentas por
cobrar. Puede la empresa generar ventas sin un crecimiento excesivo en sus cuentas por cobrar? Una
medida de esta capacidad es la rotacin de cuentas por cobrar, que se calcula dividiendo las ventas a crdito
entre el promedio de cuentas por cobrar para el perodo durante el cual se realizaron las ventas:
Rotacin de cuentas por cobrar = Ventas a crdito / Promedio de cuenta por cobrar
Rotacin de cuentas por cobrar = 1.000.000 / 0.5 (115.000 + 112.000) = 8.81
Los administradores de crdito, los funcionarios bancarios encargados de prestamos y los auditores evalan
las tendencias que sigue esta razn. Ellos pueden negar a compararlas con las razones de compaas de
tamao similar de la misma industria. Por lo comn no son bienvenidas las reducciones en la rotacin de
cuentas por cobrar.
Altenativamente, las cuentas por cobrar se pueden evaluar con respecto a cuanto tiempo transcurre hasta que
se cobran. Aqu, el perodo de recuperacin de las cuentas por cobrar o el perodo promedio de cobro se
calcula dividiendo 365 entre la rotacin de cuentas por cobrar. En nuestro ejemplo:
Periodo de recuperacin de las cuentas por cobrar (en das) = 365/ Rotacin de cuentas por cobrar
= 365 / 8.81
= 41.4 das
La siguiente tabla ilustra la variabilidad que existe en los niveles de rotacin de cuentas por cobrar entre
diferentes industrias.

Distribuidor de automviles
Tiendas departamentales
Minorista de muebles
Minorista de joyera
Empresas de consultora
Fuente: Robert Morris Associates, Fiancial Statement Studies for 1990.
Las rotaciones altas de cuentas por cobrar para los minoristas de automviles y las tiendas departamentales
corresponden a la manera en que los clientes financian sus compras. En el caso de los automviles, los
clientes por lo general obtienen financiamiento a travs de bancos o a travs de los planes de crdito del
fabricante de automviles. En el caso de las tiendas departamentales, el crdito se esta obteniendo cada vez
ms a travs de las tarjetas de crdito nacionales, tales como Visa o Master Card. En ambas industrias, el
vendedor recibe efectivo en forma rpida. Las otras tres industrias involucran con mayor frecuencia el
otorgamiento directo de crdito por la compaa vendedora.
CONCLUSIONES
Los principales objetivos planteados en este trabajo han sido profundizar en que es el Ciclo Contable, y su
importancia. Vimos en detalle cada uno de los pasos que lo conforman en un perodo determinado y realizado
por cualquier empresa, para finalizar con la elaboracin de los Estados Financieros que son el espejo de su
situacin econmica.
El ciclo contable se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades
registradas del diario al libro mayor, la elaboracin de a balanza de comprobacin, la hoja de trabajo, los
estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del
libro mayor y finalmente la balance de comprobacin posterior al cierre.
Dentro de este ciclo encontramos, la hoja de trabajo. Su importancia, radica en que sirve de ayuda al contador
para elaborar los estados financieros, ya que es un formato que agrupa de manera ordenada toda la
informacin necesaria para su elaboracin.
En la hoja de trabajo tambin se reflejan los asientos de ajustes y el cierre de las cuentas. Los asientos de
ajustes es donde se contabilizan los ingresos al perodo en que se ganan y para hacer una adecuada
confrontacin de ingresos y gastos y los asientos de cierre son los que se realizan para cerrar y cancelar las
cuentas de ingresos y gastos y para transferir la cantidad de utilidad neta a la cuenta de capital del propietario.

La segunda parte de nuestro trabajo lo dedicamos a los ingresos por ventas y las cuentas por cobrar, temas
muy puntos importantes, en la vida de un negocio, ya que de su anlisis y registros dependen las grandes
decisiones de una empresa.
Los principales mtodos para la estimacin de las cuentas incobrables o malas, ayudan al contador para
presentar al final del perodo contable, la parte de las ventas que probablemente resultarn incobrables.
Nuestro inters es el ampliar desde el punto de vista financiero la importancia de los conceptos del Ciclo
contable, Ingresos por Ventas y las Cuentas por cobrar, su aplicacin y el significado que representan en la
vida de un negocio.
BIBLIOGRAFA
Gran Enciclopedia del Mundo, Tomo 5, Publicada por Durvan, S.A. de Ediciones, Bilbao, Espaa.

Arthur W. Holmes, Auditora, Tomo I, Principios y Procedimientos, Unin Tipogrfico Editorial,

Hispano-Americano, segunda edicin en espaol, Impreso en Espaa, 1979, pag. 1-29.

Finney Miller, Curso de contabilidad, Tomo 1, Teora y materia de prctica, Unin Tipogrfico
Editorial, Hispano-Americano, Impreso en Espaa, 1978, pag. 1-42, 187-205.

Willian W. Pyle, John Arch White, Kermit D. Larson, Principios Fundamentales de Contabilidad,
Compaa Editorial Continental, S.A. de C.V., Octubre 1985. Pag. 101-180.

Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Contabilidad Intermedia, Editorial Limusa, 1986, Impreso en
Mexico, pag. 85-110.

Charles T.Horngren, Gary L. Sundem, John A. Elliott, Introduccin a Contabilidad Financiera,

Quinta Edicin, 1994, publicada por Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Pag. 187-290.

Charles T. Horngren, Contabilidad Financiera Introduccin, Impreso en Mxico 1984, Pag. 147-183,
247-294.
DATOS DEL AUTOR:
Nombre: Omar C. Rissone F. - riss1234[arroba]telcel.net.ve
Edad: 31 Aos
Estudios: Tcnico Superior en Seguros
Actualmente: Estudiante de Especializacin en Finanzas - Universidad Santa Mara - Venezuela.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos/ciclocontable/ciclocontable.shtml#ixzz3So8jrclz