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FORECASTING
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
INDICE
1.
INTRODUCCIN
2.
EL FORECASTING
2.1
DEFINICIN Y ALCANCE
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
BUENAS PRCTICAS
10
11
3.
ORGANIZACIN Y RECURSOS
12
4.
14
4.1
NUEVAS TECNOLOGAS
17
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
1. INTRODUCCIN
El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los principales aspectos y
parmetros a considerar con relacin al forecasting, de manera que permita a las empresas
adscritas al Plan PILOT gestionar los resultados obtenidos en el autodiagnstico logstico.
El manual incluye aspectos de las cinco dimensiones o reas fundamentales de toda
organizacin: estrategia, procesos, organizacin, personas y cultura y sistemas de informacin.
A continuacin, se desarrollan los principales aspectos relacionados con el forecasting, su
alcance e importancia, los beneficios que comporta, las diferentes tcnicas de elaboracin y una
serie de buenas prcticas actuales.
2.
2.1
EL FORECASTING
DEFINICIN Y ALCANCE
El Forecasting consiste en la estimacin y el anlisis de la demanda futura para un producto en
particular, componente o servicio, utilizando inputs como ratios histricos de venta,
estimaciones de marketing e informacin promocional, a travs de diferentes tcnicas de
previsin.
En este sentido, el forecasting en logstica abarca la prediccin de la demanda con el objetivo de
mejorar el flujo de informacin en la cadena de suministro de las empresas y por tanto preparar
a la organizacin en el sentido de medios tcnicos, humanos y financieros para soportar las
operaciones futuras de la empresa: estimacin de compras, produccin, necesidades de
almacenaje, transportes, etc.
2.2
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
I M P O R T A N C I A DEL FORECASTING
FORECASTING
almacenes
Proveedores
GESTIN DE STOCKS
GESTIN DE
Y ALMACENES
APROVISIONAMIENTO
Planificacin de
nivel de stocks.
compras.
Determinacin del
transporte
Gestin de
Fabricacin
proveedores
Planificacin de
necesidades de
almacenamiento.
(negociacin).
GESTIN DE
FABRICACIN
TRANSPORTE
Planificacin de
la produccin.
Planificacin de
medios
humanos y
materiales.
Debido a las interrelaciones del forecasting con el resto de actividades de la compaa, se debe
considerar la gestin de la demanda como un factor fundamental para el xito de toda empresa.
2.3
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
Los datos histricos de ventas (no los datos en tiempo real de los puntos de
venta) se suelen utilizar para generar el forecast utilizando modelos
estadsticos, con muy poca visi n de futuro.
a u m e n t a n el p r o b l e m a d e . . .
A L T O S C O S T E S D E G E S T I N D E S T O C K S Y O B S O L E S C E N C I A !
I N C R E M E N T O D E L C I C L O D E L A C A D E N A D E S U M I N I S T R O !
B A J O S N I V E L E S D E S E R V I C I O A L C L I E N T E !
P O C O
S E I G N O R A E L I M P A C T O C O M P L E T O D E U N A V A R I A C I N A L O L A R G O
D E
L A
C O M P R O M I S O
C O N
L A S
C I F R A S .
C A D E N A
M A L D I M E N S I O N A M I E N T O D E L A C A P A C I D A D
2.4
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
4C o m p r o m i s o .
4D i m e n s i o n a m i e n t o .
4C a p a c i d a d d e r e a c c i n .
4M e d i c i n d e l a e f i c i e n c i a
real.
4D i s m i n u c i n d e v e n t a s p e r d i d a s .
4C o n t r o l d e p r e c i o s , p r o d u c t o s .
4C o n t r o l d e l a s p r o m o c i o n e s d e p r o d u c t o s .
4R e q u e r i m i e n t o s d e l a s a t i s f a c c i n d e l c l i e n t e .
GESTIN DE STOCKS
4D i s m i n u c i n
4D i s m i n u c i n
4D i s m i n u c i n
GESTIN DE APROVISIONAMIENTO
4F i a b i l i d a d
4M e j o r a d e
GESTIN DE PRODUCCIN
4P l a n i f i c a c i n
GESTIN DE PEDIDOS
4O p t i m i z a c i n
la demanda.
SERVICIO AL CLIENTE
4M e j o r a
en el servicio al cliente.
CONTROL ECONMICO
4G e s t i
n econmica controlada.
2.5
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
Asimismo, debe establecerse el horizonte temporal del mismo: mensual, trimestral o anual, con
independencia del grado de actualizaciones a realizar: cada 3 das, semanalmente, etc.
A continuacin se relacionan algunos de los mtodos ms utilizados facilitando una breve
descripcin de cada uno de ellos:
TCNICAS DE ELABORACIN DE FORECASTS
CUALITATIVAS
Informaci n de la red de
ventas
Informaci n de las
direcciones de marketing
Investigaciones de
mercado
Mtodo Delphi
CUANTITATIVAS
Medias mviles
R e g r e s i n simple
R e g r e s i n mltiple
(Modelos economtricos)
Alisados exponenciales
A R I M A . M t o d o Box &
Jenkins
COEXISTENCIA
Consenso de panel de expertos: Esta tcnica est basada en la asuncin de que varios
expertos pueden llegar a elaborar mejores forecasts que un solo individuo. No obstante, los
forecasts pueden estar influenciados por factores sociales y pueden no reflejar la realidad.
Medias mviles: Cada punto de una media mvil de una serie temporal es la media
aritmtica de un nmero de puntos consecutivos de la serie, donde el nmero de puntos es
elegido de tal manera que los efectos estacionales y / o irregulares son eliminados.
Modelo de regresin simple: Relaciona la demanda con otras variables que causan o
explican su nivel. La disponibilidad de programas informticos de regresin hace esta
tcnica bastante popular.
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Alisados exponenciales: Esta tcnica es similar a las media mviles, excepto en que a los
puntos ms recientes se les asigna ms peso especfico.
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Cada compaa debe utilizar el mtodo que mejor se adapte a sus procesos y sistemtica. No
obstante, el mtodo utilizado para calcular y elaborar el forecasting, no debe basarse
nicamente en el instinto, el conocimiento del mercado y la experiencia de individuos, sino en la
sistematizacin del tratamiento de todas las variables bajo las cuales se ven afectados:
macroeconmicas, sectoriales, marketing, comerciales (por producto, por canal, por marca), del
equipo comercial, estacionalidad, incidencias, etc.
2.6
BUENAS PRCTICAS
2.6.1
DEFINIR EL PROCESO
Las compaas deben tener definido el proceso de elaboracin de forecasts, de manera que
permita establecer y conocer con exactitud:
Los proveedores del proceso, es decir, quin aporta la informacin de partida para la
elaboracin de forecasts.
Los outputs o informacin de reporte, elementos generados por el proceso y que aportan
valor aadido: indicadores de gestin, forecast, documentacin de reporting.
Los clientes del proceso, es decir, quin recibe el output del proceso (responsable de
logstica, direccin general, comercial, produccin, etc.)
PROCESO DE ELABORACIN DEL FORECASTING
1. G e n e r a r f o r e c a s t s
estadsticos a
Input
Planes E s t r a t g i c o s
Demanda Histrica
partir de la
Informacin de
Ventas
I n t e g r a r la
demanda actual
al forecast
realizado
Pedidos conocidos
nuevos productos
2.
Finalizar
clientes
lanzamiento d e
histrica
forecasts
Obligaciones c o n
Calendario d e
Output
demanda
6.
5.
Visi n a L a r g o Plazo
Actualizar mensualmente
Revisar semanalmente
Forecast elaborado
Planes de P r o d u c c i n
Reportes de
cumplimiento d e
3.
Incorporar
Revisar
informacin
forecasts
cualitativa
Forecastings
P r o y e c c i n del
cumplimiento del
forecasting en Planes
Estratgicos
4.
Identificar y
resolver
excepcione
s
Indicadores d e
Gestin
MANUAL DE CONSULTA
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ELABORAR EL PROCEDIMIENTO
Asimismo, las compaas deben disponer, calcular y analizar indicadores de gestin de manera
que permitan a la direccin la toma de decisiones. Algunos de los principales indicadores de
gestin en relacin con el forecasting son:
N revisiones al ao.
Horizonte temporal.
Grado de desviacin.
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N de reuniones de coordinacin.
Segn un estudio elaborado por Marshall L.Fisher, Ananth Raman y Anna Sheen McClelland, las
empresas pueden mejorar significativamente la precisin de sus forecasts mediante la
realizacin de las siguientes actividades:
CMO MEJORAR LA PRECISIN DEL FORECAST?
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los
promotores de ventas
primeras semanas
Demanda actual
Demanda actual
Demanda pronosticada
Demanda pronosticada
2.6.5
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MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
2.6.6
Las nuevas tecnologas permiten la mejora en los procesos, lo que supone una mayor calidad en
la informacin, reduccin de costes y ahorro de tiempo para la realizacin de tareas. Las
principales mejoras que nos proporcionan los sistemas de informacin actuales en relacin con
la gestin de la demanda son las siguientes:
PRINCIPALES MEJORAS PARA LA REDUCCIN DE COSTES
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resto de la cadena de
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3. ORGANIZACIN Y RECURSOS
Histricamente las previsiones de demanda han sido responsabilidad nica de los
departamentos comerciales de las empresas y se basaban en mtodos ms o menos subjetivos
en las que participaban numerosos responsables, suponan gran cantidad de tiempo y el
consenso implicaba, en numerosas ocasiones, la adopcin de previsiones sin una base slida.
En la actualidad, existen cada vez ms compaas que han optado por la integracin en un
mismo puesto de trabajo de perfil logstico de la planificacin de la demanda, mediante la
revisin y aprobacin de forecasts, y de la planificacin del suministro, mediante la elaboracin
de los planes de reaprovisionamiento.
De esta manera, los forecasts son generalmente realizados por el Departamento Comercial o de
Marketing y revisados por un Departamento de Operaciones o de Planificacin y estn basados
en mtodos de clculo ms o menos automatizados e integrados con las distintas funciones de
la organizacin y con clientes y proveedores, con la inclusin de distintas variables que, de una
manera racional, se han detectado como influyentes en la demanda de un producto.
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PERFIL Y HABILIDADES
C o n o c i m i e n t o d e l m e r c a d o ( c a r a c t e r s t i c a s , t e n d e n c i a s , c o m p e t i d o r e s , etc )
Gesti n de aprovisionamiento.
G e s t i n d e s t o c k s.
Gesti n de almacenes.
C a p a c i d a d d e a n l i s i s y d e c i s i n , e n b a s e a l o s d a t o s q u e r e f l e j a e l f o r e c a s t y a la
experiencia adquirida.
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MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
Este efecto puede ser minimizado con el uso de la planificacin integrada de la cadena de
suministro, la cual incluye la utilizacin de ERPs o el e-business. Esta tecnologa permite la
transferencia de informacin a todos los componentes de la cadena de suministro manteniendo
sincronizada de ese modo toda la planificacin de la cadena.
El soporte informtico para la elaboracin de forecasts vara en funcin del grado de desarrollo
tecnolgico que disponga la compaa.
Los forecasts pueden elaborarse en numerosos soportes informticos, desde herramientas
sencillas, por ejemplo, hojas de clculo, hasta complejos sistemas integrados de gestin
basndose en modelos estadsticos, de manera que la captacin de los datos de la demanda se
realiza automticamente en los puntos de venta permitiendo as la actualizacin de los forecasts
en tiempo real.
Asimismo, existen empresas especializadas en implantacin de soluciones informticas que
proporcionan mdulos exclusivos de gestin de la demanda, facilitando una herramienta de
clculo y de generacin de forecasts con mayor o menor complejidad, en base a las necesidades
especficas del cliente.
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Actualmente, los sistemas de informacin estn cada vez ms orientados y focalizados hacia el
cliente, considerando la cadena de suministro como un conductor de la demanda.
2000
76%
72%
66%
2001
54%
50%
30%
34%
30%
20%
4%
Inventory
and capacity
Demand history
and forecasts
Order
status
Product design
and specs
Financial
information
datos
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16
MANUAL DE CONSULTA
FORECASTING
4.1
NUEVAS TECNOLOGAS
Las nuevas tecnologas se basan en la utilizacin de Internet como medio de integracin e
intercambio de informacin para lograr maximizar los beneficios y reducir los costes entre
empresas.
La tecnologa basada en Internet permite la comunicacin en tiempo real, lo que posibilita la
planificacin de las principales actividades entre los agentes de la cadena logstica. Uno de los
principales objetivos que persigue es la sincronizacin del flujo de materiales y la optimizacin
de la distribucin de los recursos:
INTEGRACIN EN INTERNET
Distribuidor
Fabricante
Planning
Cliente final
Proveedor
Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.
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M e j o r a d e l a precisin d e l forecast.
C o m p l e m e n t a la e v a l u a c i n de la post-p r o m o c i o n e s para m e j o r a r la
planificacin d e futuros acontacimientos .
M e j o r a d e l proceso
d e entrega mediante
la reduccin d e l ciclo d e
F
Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.
Esta estrategia es de muy reciente implantacin, habindose realizado pruebas piloto entre
compaas de gran dimensin.
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Ejemplo del flujo del proceso ANTES de la implementacin del Collaborative Forecasting-to-Replenishment
Fuente: CPFR 2001, Voluntary Interindustry Commerce Standards (VICS) Association. http://www.cpfr.org
Ejemplo del flujo del proceso DESPUS de la implementacin del Collaborative Forecasting-to-Replenishment
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FORECASTING
Fuente: CPFR 2001, Voluntary Interindustry Commerce Standards (VICS) Association. http://www.cpfr.org
Existen diversos proveedores de software (Baan, Manugistics Group, Peoplesoft) que ofrecen
soluciones relativas a la elaboracin y gestin del forecasting y planificacin de la produccin.
Los nuevos productos permiten a las compaas reaccionar instantneamente ante cambios en
la demanda, a travs del ajuste automtico de sus cadenas de suministro.
Algunas de las funcionalidades que proporcionan son las siguientes:
Intercambio en tiempo real de informacin entre cliente, empresa y proveedor, por ejemplo,
captacin de la informacin en el punto de venta (POS).
Mejora del flujo de informacin entre los datos del forecast y el proceso de
reaprovisionamiento.
Supplier network
20
C
C uu ss tt oo m
m ee rr
network
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