Solucin Actividad de Aprendizaje 2

Administracin Documental en el Entorno Laboral

Daniela lvarez Tabarez

3.1 Actividades de reflexin inicial

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia
y funciones de los siguientes elementos en un proceso
archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
Dato: Representacin simblica (numrica, alfabtica,
algortmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los
datos describen hechos empricos, sucesos y entidades.
Informacin: La informacin est constituida por un grupo
de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para
construir un mensaje basado en un cierto fenmeno o ente.
La informacin permite resolver problemas y tomar
decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base
del conocimiento.
Documento: Documento es todo objeto que ofrece
informacin. se entiende por documento toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin
grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informticos.
Todo elemento de conocimiento o fuente de informacin
registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para
consulta, estudio o prueba.

Importancia de los archivos:

La verdad es que no es tarea fcil si se reconoce la
importancia y vitalidad de estos documentos y archivos,
entendidos como el lenguaje natural de la Administracin
Pblica, como elementos necesarios para la participacin
ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el
control de la gestin pblica y garanta de los derechos
individuales y colectivos.
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin
de conocimientos necesarios para el aprendizaje
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la
siguiente situacin y justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos
desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas,
cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes
rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros.
A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su
supervisor de Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior,
determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados
segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe
entregar a su supervisor.

Cinta:
videos, cinta magntica

DOCUMENTOS NO
TEXTUALES
cinta magnticas,
mapas, dibujos, planos
fotografas, cuadros,
videos, disco duro

Grficos:
mapas, dibujos, planos, cuadros, fotografas

Clasificacin de
los documentos

DOCUMENTOS
TEXTUALES
nota, borradores,
apuntes rpidos

Otros soportes:
disco duro

Clasifique los documentos en textuales y no textuales segn

su soporte ya que segn la manera que podemos acceder a
la informacin es de manera distinta es decir unos los
podemos leer y otros debemos obsrvalos y escucharlos.
3.3 Ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

a. Explique con sus palabras cul es el procedimiento que se
evidencia en la misma.
En mi opinin podemos ver cmo llegan los datos al rea
de archivo en la empresa, llegan datos de todas las dependencias
sin ningn orden y es ah donde se hace la Recoleccin de los
datos, despus se hace el procesamiento que es la
clasificacin, darle un orden a los mismos ya sea por
glosario, numricamente, etc. Y finalmente se hace la
transformacin que es la obtencin de informacin til y
necesaria que se requiere en la empresa.
B Escriba las cuatro tipologas documentales que se
presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una
de ellas, en el proceso de la Administracin Documental.
Correspondencia comercial:
Son necesarias ya que con ellas tenemos registros de actividades
dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a
conocer asuntos importantes de la misma.

Documentos contables:

Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con

las actividades comerciales, es donde se ve reflejado la
situacin financiera de la empresa. En algunas entidades se
utiliza un libro contable pero ahora esa informacin se
guarda en programas de contabilidad.
Documentos especiales:
Son los documentos que debemos archivar consuma
responsabilidad por lo mismo de la importancia del
documento lo hace especial el hecho de contener datos
considerados confidenciales y esencial para el
funcionamiento de la empresa.
Documentos legales:
Son los documentos de mayor importancia dentro de la
empresa, ya que son los que le dan la legalidad y el buen
proceder dentro de la misma.
c. Describa dos aportes generales que le brindara a
la temtica de este contenido y explique el porqu de sus
aportes.
La importancia de conocer y aplicar todos estos trminos de
la Administracin Documental son fundamentales en
nuestro entorno laboral, en el rea de archivo llegan todos los
das documentos sin ningn orden y somos nosotros los que
debemos darle una RECOLECCION, PROCESAMIENTO Y
TRANSFORMACION a los mismos para darle un apoyo a la
gestin administrativa a la entidad. Una buena rea de
archivo ser de gran utilidad para la empresa si se tiene
un buen manejo, rapidez y eficacia en la organizacin de los
documentos, manejado siempre por una persona capacitada que
pueda manejar los procedimientos, trmites y consultas de
los mismos