Professional Documents
Culture Documents
01.01.2009
La Correspondance Diplomatique
421-0-F
01.01.2009
-2-
421-0-F
1. ENTRE TATS
1.1 La note
C'est la forme de correspondance la plus usite, tant pour les affaires administratives
de routine que pour des questions politiques majeures. La note est soit un instrument
de la correspondance diplomatique, soit un lment constitutif d'un accord
international, susceptible d'engendrer des droits et des obligations de droit
international. Dans les deux cas, la forme est gnralement la mme.
Les notes manant du MAE de l'Etat accrditaire sont adresses aux reprsentations
diplomatiques dont les chefs de mission sont accrdits auprs de l'Etat accrditant.
NB: Au DFAE, dans un souci de simplification,
les notes ne portent pas de titre et sont communment
appeles "notes", indpendamment de leur contenu.
La note est crite sur papier avec en-tte gauche. Elle est rdige en une seule
langue, dans un style impersonnel la troisime personne. La rfrence du dossier
figure sur loriginal de la note, mais seule les copies usage interne portent les
initiales de l'auteur.
01.01.2009
-3-
421-0-F
Le lieu et la date sont mentionns la fin du texte, gauche. Le sceau encre est
appos sur la dernire page, droite, sous le paraphe. Le nom du fonctionnaire qui
paraphe la note est indiqu, entre parenthses, uniquement sur les copies usage
interne.
Les notes des reprsentations diplomatiques et les notes circulaires du DFAE sont
numrotes.
1.2
La lettre (diplomatique)
Dans certains pays, les lettres officielles sont aussi appeles "lettres diplomatiques".
01.01.2009
-4-
421-0-F
La lettre est rdige la premire personne du singulier sur papier avec le logo de
la Confdration.
La lettre porte toujours le lieu, la date et la signature. Le titre de l'auteur (s'il diffre
de sa fonction officielle) peut tre repris avec son nom, sous la signature.
La lettre est envoye en un seul exemplaire, dans une enveloppe blanche,
mentionnant l'adresse postale complte du destinataire. Elle peut aussi tre dlivre
par messager spcial.
1.3
L'aide-mmoire
A la diffrence de la note et de la lettre, cette forme de correspondance est
rserve un usage bien prcis et limit. L'aide-mmoire est le moyen de
communication utilis par un gouvernement pour exposer des faits ou une
situation juridique. Il contient l'expos succinct de l'tat d'une question et la
01.01.2009
-5-
421-0-F
01.01.2009
-6-
1.4
421-0-F
Autres documents
1.4.2
Etant d'un usage fort restreint, ce document reste peu connu. Il s'agit de
nouvelles lettres de crance. Selon les usages locaux, elles peuvent tre
demandes par l'Etat accrditant lors de l'abdication ou du dcs du
souverain. Le dcs d'un chef d'Etat non couronn ou la fin du mandat
prsidentiel n'obligent pas les chefs des missions diplomatiques prsenter
des lettres de rcrance.
-7-
421-0-F
Il s'agit d'un document qui atteste la qualit officielle du chef de mission qui ne
porte pas le titre d'ambassadeur (Charg d'affaires en pied). Le contenu et le
style des lettres de cabinet sont moins formels que ceux des lettres de
crance. Elles sont gnralement signes par le Ministre des affaires
trangres de l'Etat accrditant et elles sont adresses au Ministre des
affaires trangres de l'Etat accrditaire.
Les lettres de cabinet ne sont soumises aucune forme reconnue sur le plan
international. Elles sont remises personnellement leur destinataire par le
nouveau Charg d'affaires en pied.
A titre informatif, il faut aussi faire mention de ces documents, qui sont utiliss
entre les pays du Commonwealth et qui attestent la qualit officielle du chef
de mission (haut-commissaire). Etant donn que ces pays ont le mme chef
d'Etat, les lettres de commission sont signes par le chef de gouvernement
de l'Etat accrditant et adresses au chef de gouvernement de l'Etat
accrditaire.
01.01.2009
-8-
1.4.6
421-0-F
Le haut reprsentant d'un Etat appel signer un trait sera muni de pleins
pouvoirs. Ce document mane du chef de l'Etat d'envoi et atteste le droit du
dtenteur engager son pays par ses dclarations et sa signature. Il s'agit
donc d'un mandat permettant de ngocier ou/et de conclure un trait ou/et de
prendre part une confrence et, le cas chant, de signer l'acte final de
ladite confrence.
Les pleins pouvoirs ne sont soumis aucune forme reconnue sur le plan
international et leur contenu rpondra aux rgles de l'Etat d'envoi.
Gnralement, ce document est sign par le chef d'Etat (dans certains pays
il est aussi contresign par le chef de gouvernement ou le Ministre des
affaires trangres) et il indique l'objet de la ngociation; les nom et prnom
du chef de la dlgation (le plnipotentiaire); l'autorisation donne au chef de
la dlgation d'engager l'Etat d'envoi par sa signature (suivant les cas, sous
rserve de ratification).
En rgle gnrale, les notes, les lettres et les aide-mmoire sont rdigs dans
la langue de l'expditeur. Dans les cas o il est notoire que la langue de
l'expditeur n'est pas comprise par le destinataire, la correspondance sera
accompagne d'une traduction inofficielle. Dans certains pays, on recourt
l'usage d'une 3e langue (par ex. l'anglais) pour les communications entre les
missions diplomatiques et le Ministre des affaires trangres. Il convient de
01.01.2009
-9-
421-0-F
Les rgles observer sont les mmes que celles qui sont dfinies sous le chapitre 1.
***********************
01.01.2009