Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

19

TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin:
Fernando Fernndez. ed-Libros. Tomares. Sevilla
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales antes del 15 de junio de 2016.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos

para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

ArchiDOC: Diseo conceptual para la

gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 227-232

ArchiDOC: Diseo conceptual para la

gestin archivstica integrada y unificada.

Margarita Vzquez de Parga

Consultora Senior de Archivos. Informtica El Corte Ingls.

Informtica El Corte Ingls, ha diseado un modelo de e-Gobierno en el que se

contempla el ciclo de vida continuo de los documentos. Las aplicaciones de Registro
de Entrada/Salida de documentos, de Tramitacin y de Archivo, estn diseadas y
desarrolladas de forma que contemplan los procesos archivsticos que deben aplicarse
desde el inicio del ciclo, se integran entre s, y con otras aplicaciones corporativas, al
tiempo que pueden integrarse con aplicaciones de otros proveedores, garantizando la
reutilizacin de los datos y la interoperabilidad con otras administraciones.
Al ser una aplicacin modular puede implantarse en su totalidad o por mdulos.
El mdulo de Gestin de Archivo, ArchiDOC se basa en dos conceptos fundamentales:

Gestin unificada de documentos fsicos y documentos electrnicos.

Con la implantacin de la administracin electrnica, se configura un nuevo

escenario con sistemas mixtos de gestin electrnica y en papel, y consecuentemente las series documentales cuentan con expedientes fsicos y electrnicos, tanto las producidas antes de la Ley 11/2007 como las posteriores a sta,
e incluso hay expedientes con documentos fsicos y documentos electrnicos,
independientemente de la poltica de digitalizacin de los documentos fsicos
de la institucin. Los archiveros son responsables de gestionar ambos tipos de
documentos, debiendo participar en el diseo del sistema de gestin documental y la definicin de la poltica de conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos. Teniendo en cuenta que los procesos del tratamiento
archivstico son bsicamente los mismos para ambos tipos de documentos,
como se establece en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
gestin de documentos electrnicos : clasificacin, contexto, descripcin y
metadatos, identificacin y valoracin de series, eliminacin, transferencia,
consulta, acceso, recuperacin, es oportuno gestionar ambos tipos de do-

ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada

Margarita Vzquez de Parga

cumentos con una nica aplicacin informtica, adaptada para cumplir los
protocolos para la gestin de ambos tipos de documentos.

Con frecuencia las instituciones cuentan con una aplicacin de gestin archivstica para los documentos fsicos y un gestor documental para los documentos electrnicos, orientado a almacenar los documentos en fase de tramitacin, que se administra por informticos sin participacin de los archiveros
y ni cuenta con funciones archivsticas ni cumple los requisitos y normas
para la gestin de los documentos electrnicos de archivo, (MoReq, ISO
14721, ISO 32081, ISO 19005-PDFA, ISAD(G),ISAAR-CPF, ISDF, EAD,
EAC, ENI-NTI).

Gestin integrada del ciclo continuo:

El concepto del ciclo continuo de los documentos defiende la gestin de los

documentos como un todo continuo desde el momento de su diseo y produccin hasta su eliminacin o transferencia a un archivo histrico, mediante
la transferencia automtica de los datos entre los distintos mdulos que gestionan las fases del ciclo.

En la fase de diseo del sistema se realiza el anlisis de los requisitos, se definen los criterios, normas, la arquitectura del sistema de gestin, se definen las
funciones de las aplicaciones para las distintas fases del ciclo documental.

En la fase de creacin se define la estructura de los documentos y metadatos, se establece el catlogo de procedimientos y de series documentales y su
equivalencia, se instalan las aplicaciones de Registro de E/S de documentos
y de tramitacin, se crean las bases de datos corporativas que se consideren
necesarias.

En la fase de produccin y vida activa de los documentos, se guardan y gestionan los documentos fsicos en archivadores y los electrnicos en gestores
de documentos.

En la fase de archivo, finalizada su vida activa, los documentos se transfieren

al archivo, los fsicos al depsito fsico y los electrnicos se almacenarn en
el repositorio de documentos electrnicos de archivo, que deber cumplir
los requisitos establecidos en las normas internacionales mencionadas anteriormente, pero ambos se gestionarn con un nico sistema de gestin de
archivo.

Con respecto a la creacin, produccin y conservacin de los documentos

electrnicos, aunque las normas recomiendan que los gestores documentales
incorporen funciones propias de los sistemas de gestin archivstica, se man-

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

228

ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada

Margarita Vzquez de Parga

tienen diferencias importantes entre los sistemas de gestin de documentos

electrnicos en fase activa, SGDE, y los Sistemas de Gestin de documentos
electrnicos de Archivo SGDEA, como se ve en la tabla siguiente.

PROPIEDAD

SGDE- ISO 16175

SGDEA- MoReq

Modificacin de Documentos

Permitido

Impedido

Borrado de documentos

Permitida

Impedido

Normas de conservacin

Opcionales

Obligatorias

Estructura de clasificacin y
almacenamiento

Opcionales

Obligatorias

Mantenimiento del contexto

Opcional

Obligatorio

Orientacin

Documentos en trmite

Documentos de
archivo

Las Normas Tcnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad son un gran

avance al establecer los criterios a seguir para la creacin, validacin, conservacin y
gestin de los documentos electrnicos, entre las que destacamos las siguientes:
De estructura y composicin del documento y del expediente electrnicos.
De Metadatos que deben incorporarse tanto en los documentos como en los
expedientes electrnicos.
De tipos de firma y de certificados electrnicos aceptados para la validacin
de documentos.
De formatos aceptados para la conservacin a largo plazo de los documentos
electrnicos.
Normas para la digitalizacin de los documentos fsicos manteniendo el valor
probatorio, en sustitucin del original fsico.
Del procedimiento de copiado autntico y conversin de formatos.
De poltica de gestin de los documentos electrnicos.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

229

ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada

Margarita Vzquez de Parga

230

El esquema anterior representa el modelo funcional de ArchiDOC, que cumple

las Normas mencionadas y se integra mediante servicios web con las aplicaciones de
tramitacin para la realizacin de las transferencias, servicios a la administracin y
ciudadanos, prstamos consultas y con las bases de datos corporativas.
Con respecto a la gestin de los documentos electrnicos, adems de las funciones representadas en el esquema, es necesario cumplir los protocolos siguientes:

Transferencia: desde el sistema de tramitacin se crear el Paquete de Informacin de Transferencia, (PIT) que contendr los datos del expediente,
ndice electrnico de los documentos que contiene y metadatos de identificacin y contexto, los datos de los documentos, para su remisin al Sistema de
Archivo, conversin a formato y fichero aceptados.

Captura en el sistema de Archivo: Cotejo del contenido de la transferencia

con la descripcin del envo, comprobacin de la calidad de los documentos
(legibilidad, no contienen virus), creacin del Paquete de Informacin de
Archivo (PIA) incorporacin de metadatos administrativos y de preservacin,
sello de tiempo, chek-sum,

Administracin: Formatos y ficheros aceptados, Poltica de preservacin, y

migracin de formatos, poltica de gestin de firma electrnica, poltica de
recuperacin de desastres, copia de seguridad,

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada

Margarita Vzquez de Parga

Consulta y difusin: Creacin del Paquete de informacin de consulta

(PIC), seleccin de metadatos a incluir, formato de visualizacin de los datos

Conclusin:
ArchiDOC es una aplicacin de gestin archivstica que se integra con las aplicaciones de tramitacin y gestores documentales, actualmente con Documentum,
Alfresco e invesdoc, para garantizar la gestin de datos nicos durante el ciclo continuo de los documentos, y permite la gestin unificada de los documentos fsicos y
electrnicos.
Cumple la normativa internacional para la gestin de los documentos de archivo
fsicos y electrnicos, y las Normas Tcnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad:
Incorpora los certificados de firma electrnica aceptados
Estructura y composicin del documento y expediente
Incorpora metadatos PREMIS en el PIA
Permite adaptar los metadatos a los requisitos definidos por el usuario
Incorpora el formato PDF-A como formato de preservacin a largo plazo
TRIA N 19. 2015
I.S.S.N. 1134-1602

231

 Incorpora imgenes digitales de documentos con sello de tiempo

En desarrollo el conector de conversin de formatos
Auditoria exhaustiva de acciones

ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada

Margarita Vzquez de Parga

Facilita el cumplimiento de la LOPD.

TRIA N 19. 2015

I.S.S.N. 1134-1602

232