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Telefnica , 1999
MDULOS
BLOQUES
TEMTICOS
B.T. I
Compromiso de todos
con Telefnica
B.T.II
Compromiso con la
Profesin de Mando
B.T. III
Compromiso con la
participacin y el
equipo
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
UNIDAD DIDCTICA N 1. LA PLANIFICACIN EN LA DIRECCIN
Introduccin
Objetivos
1.- La planificacin. Definicin y caractersticas.
2.- Ventajas y limitaciones de la planificacin.
3.- Proceso de planificacin en la empresa.
3.1. Los planes estratgicos.
3.2. Los planes tcticos.
Prctica 1
Prctica 2
Prctica 3
Prctica 4
Prctica 5
Prctica 6
Prctica 7
Prctica 8
Prctica 9
Prctica 10
BIBLIOGRAFA
G
.#0+(+%#%+0
Al finalizar este mdulo usted podr:
Aprender a planificar con precisin y evitar as posibles errores.
Utilizar el control como un proceso de aprovechamiento de los
recursos disponibles para la consecucin de los objetivos.
Aplicar algunas herramientas de control de gestin.
Trazar planes para alcanzar los objetivos.
Conocer cules son los facilitadores del control de gestin.
\
[
La planificacin es una de las funciones ms importantes,
complejas y necesarias de la labor de direccin.
EN
ET
T
Podemos definir la planificacin como un proceso mediante el cul
(MHPSOR
(MHPSOR
EE
Ser flexible
La planificacin deber ser respetada en la medida de lo posible, pero en
muchos casos surgirn nuevos hechos que pueden modificarla, es una
herramienta para la gestin y la toma de decisiones.
EF
(MHPSOR
Ventajas
Simplifica el control al crear una base desde la cual medir los
resultados.
Reduce al mnimo los costes, porque permite un mayor
aprovechamiento de los recursos (humanos, de equipamiento,
instalaciones, recursos econmicos).
Facilita la delegacin porque establece objetivos, ordena
prioridades y determina fechas.
Crea una estructura para la toma de decisiones, evitando las
decisiones que no se coordinan, que no son sinrgicas con las
dems.
Limitaciones
Planificar es un trabajo duro y a veces frustrante. Necesita una
buena capacidad de anlisis, creatividad y constancia.
Requiere el empleo de mucho tiempo, pero luego ahorra ms
tiempo en las otras funciones del trabajo.
Aunque se disee un plan muy exhaustivo, ste no garantiza que
todo se vaya a desarrollar conforme a lo planificado. Por eso los
planes estn vivos, deben ser adaptados continuamente.
EG
EH
Vayamos a la prctica!
EI
2.-...........................................................................................................................
...............................................................................................................................
3.- ..........................................................................................................................
...............................................................................................................................
4.- ..........................................................................................................................
...............................................................................................................................
2.-...........................................................................................................................
...............................................................................................................................
3.- ..........................................................................................................................
...............................................................................................................................
4.- ..........................................................................................................................
...............................................................................................................................
EJ
Plan Estratgico
de la Organizacin
Plan tctico
rea X
Plan operativo
Departamento A
Plan tctico
rea Y
Plan operativo
Departamento B
Plan tctico
rea Z
Plan operativo
Departamento C
Vayamos a la prctica!
EK
Actividad 2:
Plan u Objetivo Tctico ............................................................................................
.......................................................................................................................................
Plan u Objetivo Estratgico......................................................................................
.......................................................................................................................................
Actividad 3:
Plan u Objetivo Tctico ............................................................................................
.......................................................................................................................................
.#07$,'6+81 564#6)+%1
EL
Como hemos apuntado en la introduccin del mdulo, para que la
planificacin sea eficaz debe seguir un proceso sistemtico y unos pasos. En
esta unidad didctica analizaremos las fases del proceso de planificar
centrndonos en los planes operativos.
Por qu es necesario seguir unos pasos a la hora de planificar?
Si tomamos como ejemplo de planificacin la construccin de un chalet,
resulta evidente que primero ser necesario preparar el terreno, a
continuacin hacer la cimentacin, etc. La instalacin de las puertas y
ventanas requerir que otras fases previas hayan finalizado. En ciertas etapas
ser necesario emplear una excavadora o una gra y en otras posteriores
intervendrn los fontaneros y los electricistas.
La consecucin del resultado final depende de la realizacin armnica
del conjunto de fases pertinentes con la ayuda de los medios materiales y
humanos requeridos en cada momento.
Las fases de todo plan operativo son las siguientes:
1.- Establecimiento de objetivos operativos.
2.- Diseo del plan de accin.
EM
FN
FE
(MHPSOR
FF
(MHPSOR
VH
JDVWH
WDQWR
SDSHO HQ OD
HO JDVWR
UHGXFLU
(MHPSOR
FG
(MHPSOR
2EMHWLYR LQWDQJLEOH
2EMHWLYR WDQJLEOH
0HMRUDU OD FRPXQLFDFLyQ
FH
Vayamos a la prctica!
VHPDQDO GH VHJXLPLHQWR
FRQ WRGRV PLV
FRODERUDGRUHV
,QFUHPHQWDU HQ KRUDV HO
KRUDULR GH DWHQFLyQ DO
S~EOLFR GXUDQWH ODV WDUGHV
GU
T
Siguiendo las indicaciones sobre definicin de objetivos operativos, redacte
varios objetivos operativos que se haya usted planteado a lo largo de este
ao con y para su equipo. Relacione cada objetivo con algn objetivo del
plan operativo de su rea y del plan estratgico de Telefnica. Para estos
ltimos puede utilizar el ejercicio anterior (Objetivos estratgicos y tcticos).
2.............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
3.............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
4.............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
5.............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
FI
operativo concreto.
En el plan de accin se incluyen los siguientes aspectos:
FJ
(MHPSOR
Descripcin de actividad
Actividad: Elaborar y entregar con dos das de antelacin
una convocatoria de la reunin.
Resultado de la actividad: Participantes informados
para asistir a la reunin preparados.
Descripcin:
1. Incluir en la convocatoria:
Cantidad
Tiempo
Coste
Elaborado ................................................................
Aprobado .................................................................
Fecha .........................................................................
Vayamos a la prctica!
FK
Objetivo:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Lista de actividades:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
FL
Descripcin de actividad
Actividad:
Resultado de la actividad:
Descripcin:
Responsable/s ............................................................
Fecha de inicio ..........................................................
Fecha de terminacin ...............................................
Presupuesto estimado ...............................................
Presupuesto lmite ....................................................
Recurso
Cantidad
Tiempo
Coste
Elaborado ................................................................
Aprobado .................................................................
Fecha .........................................................................
FM
GN
Una vez hecho esto, slo nos faltara un ltimo paso; analizar la
disponibilidad temporal de los responsables de cada actividad, por si su carga
de trabajo hiciera inviable la asignacin realizada y as tomar las medidas
oportunas (delegacin, liberarle de otras actividades menos importantes,
redistribuir actividades ...)
(MHPSOR
$FWLYLGDGHV
)RUPDFLyQ HQ
;;;
;;
;;
;;
;;
UHXQLRQHV
+RUDULR GH
UHXQLRQHV
;;;
;;
DOWHUQDWLYR
;;;
0RGHUDFLyQ
5HFRJLGD \
ILOWUDFLyQ
;;;
;;
;;;
OODPDGDV
(ODERUDFLyQ \
HQWUHJD GH
;;
FRQYRFDWRULD
Vayamos a la prctica!
GE
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Personas
Actividades
GF
muy
diversos
(ordenadores,
Por todo esto es importante prever con tiempo los recursos que
van a ser necesarios para la ejecucin del plan.
(MHPSOR
5(&85626
FRQYRFDWRULD
GXUDFLyQ
SHUVRQD
RUGHQDGRU
; IRWRFRSLDV SRU FDGD UHXQLyQ
,QIRUPDFLyQ GHO PDQGR \ GHO UHVWR
GH FRODERUDGRUHV
Vayamos a la prctica!
GG
GH
Actividades
Recursos
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
.....................................................
7LHPSR UHTXHULGR SDUD HODERUDU HO RUGHQ GHO GtD SUHYLR D ODV
UHXQLRQHV
(MHPSOR
(MHPSOR
$FWLYLGDGHV
6HPDQDV
UHXQLyQ
7LHPSR
GI
El tiempo de preparacin.
El tiempo de realizacin.
El tiempo no productivo: incluye el tiempo en el que el trabajo est
entre departamentos o pendiente de accin.
GJ
Vayamos a la prctica!
Actividades
Tiempo
GK
(MHPSOR
3DUD KDFHU OD FRQYRFDWRULD D ODV UHXQLRQHV OD SHUVRQD HQFDUJDGD GH
HOORV XWLOL]DUi KRUDV GH VX WLHPSR DO PHV UHFRJLGD GH GDWRV \
HODERUDFLyQ (O FiOFXOR GHO FRVWH GH HVDV KRUDV VHUi HO VLJXLHQWH
6L FREUD SWDV PHQVXDOHV EUXWDV SRU KRUDV GH WUDEDMR DO
PHV HO SUHFLR SRU KRUD GH WUDEDMR HV GH SWDV
6L HPSOHD KRUDV PHQVXDOHV HQ OD HODERUDFLyQ GH ODV FXDWUR
FRQYRFDWRULDV GH ODV UHXQLRQHV VHPDQDOHV HO FRVWH GH ODV
FRQYRFDWRULDV HQ KRUDV GH WUDEDMR GH HVD SHUVRQD VHUi GH
SWDVPHV
/XHJR KDEUtD TXH VXPDUOH HO FRVWH GH HOHFWULFLGDG SRU HO XVR GHO
RUGHQDGRU HO FRVWH GH ODV IRWRFRSLDV GHO SDSHO GH OD LPSUHVRUD HWF
As, el coste del plan de accin completo vendr dado por la suma de los
costes de las actividades previstas. En cualquier caso, el coste de un plan de
accin se obtiene mediante clculos simples a partir del encadenamiento de
actividades y de la estimacin de los recursos a emplear en cada actividad.
Estos dos aspectos, como se puede comprobar en los pasos anteriores, tienen
que ser previos a la estimacin de costes.
GL
(MHPSOR
(MHPSOR
de
(MHPSOR
GM
HN
Vayamos a la prctica!
ptas.
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
Costes indirectos
ptas.
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
......................................................................................
...............................
Total......................
HE
(MHPSOR
HF
Vayamos a la prctica!
MU
T
Continuando con la actividad elegida para realizar el ejercicio anterior,
establezca una relacin de problemas posibles, acciones preventivas y
acciones correctivas.
Problemas posibles:
1.-..................................................................................................................................
2.-..................................................................................................................................
3.-..................................................................................................................................
Problema 2:
1 accin ...................................................................................................
2 accin ...................................................................................................
3 accin ...................................................................................................
Problema 3:
1 accin ...................................................................................................
2 accin ...................................................................................................
3 accin ...................................................................................................
HG
Acciones correctivas para cada problema:
Problema 1:
1 accin....................................................................................................
2 accin....................................................................................................
3 accin....................................................................................................
Problema 2:
1 accin....................................................................................................
2 accin....................................................................................................
3 accin....................................................................................................
Problema 3:
1 accin....................................................................................................
2 accin....................................................................................................
3 accin....................................................................................................
HH
\ [
El control de gestin es un proceso continuo mediante el cual los mandos
comprueban la puesta en marcha y el desarrollo de sus planes de accin. Su
cometido fundamental es verificar si las actividades se ajustan a la
planificacin; en el caso de no ser as, se introducirn las acciones correctivas
necesarias.
(MHPSOR
HI
(MHPSOR
(MHPSOR
HJ
HK
HL
(MHPSOR
(MHPSOR
(MHPSOR
HM
alcanzando
los
objetivos
IN
IE
El colaborador le deber
informar para
IF
(MHPSOR
Actividades
Cambio
horario
Eleccin
moderador
Preparacin y envo
convocatoria
Semanas
3
Tiempo
IG
El control de costes.
Consiste en comprobar si se ha cumplido el presupuesto previsto o se han
producido desviaciones, en cuyo caso habra que analizar la causa de las
mismas.
IH
(MHPSOR
Evaluacin de
cerca
Vigilancia continua
Punto
de
control
Control por
excepcin
El colaborador
toma todas las
decisiones salvo las
ms importantes.
El colaborador
toma todas las
decisiones, salvo
las excepcionales.
Revisin peridica
Revisin ante
problemas o dudas
Delegacin
El colaborador
asume todas las
responsabilidades,
incluso las ltimas
de control e
informa al mando
Informe final
II
Para terminar esta unidad didctica, vamos a revisar los pasos para llevar
a cabo el control de gestin:
1. Por qu hacerlo: Justificar la existencia del control y la necesidad de
establecerlo como una herramienta til para el buen funcionamiento
del trabajo. Esta justificacin es necesario para usted mismo y para sus
colaboradores.
2. Qu hacer: El primer paso es determinar los objetivos que se pretenden
supervisar con el control de gestin.
3. Cmo hacerlo: Establecer las herramientas para realizar ese control de
gestin (evaluacin del rendimiento, control de costes, de resultados y
de tiempos).
4. Cundo hacerlo: Decidir el momento o momentos ms adecuados para
controlar los esfuerzos que se estn llevando a cabo hacia el objetivo.
5. Dnde hacerlo: Normalmente, el cotrol se realizar en el despacho del
evaluador por este mismo, as como la entrevista de evaluacin y
propuesta del plan de mejora, entre evaluado y evaluador.
A la hora de disear un proceso concreto de control de gestin usted
deber tener muy en cuenta la cultura de su empresa al respecto.
IJ
Vayamos a la prctica!
IK
IL
+$.+1)4#(#4'%1/'0&#&#
IM
JN
47'$#1$,'6+8#&''8#.7#%+00G
A continuacin, se presenta una prueba objetiva para comprobar si han
sido asimilados los contenidos de este mdulo, seale V (Verdadero) cuando
est de acuerdo con lo que se afirma y F (Falso) cuando no lo est.
V
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
plantear
JE
JF
1.7%+0#.#247'$#1$,'6+8#
&''8#.7#%+00G
PREGUNTA
SOLUCIN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
JG
JH