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El precio justo y la calidad del producto sern vitales para captar la atencin de los
eventuales clientes. El documento debe tambin definir muy claramente los productos
que ofrecer. Los datos facilitados por los empresarios con sus ofertas y/o demandas
en la solicitud de entrevistas, servirn para hacer el matchmaking y por consiguiente la
concertacin de citas.
Matchmaking es un trmino en ingls que refiere a la mediacin que una empresa o
institucin realiza entre oferentes y demandantes para la identificacin y seleccin de
empresas, en la programacin y concertacin de citas o entrevistas de negocios.
Todos los datos de la empresa quedarn en el catlogo como gua mercantil para los
participantes antes, durante y despus del evento. Al momento de las citas ser de
gran utilidad contar con muestras de los productos, y con suficiente material de
promocin y divulgacin de los mismos: catlogos, afiches, trpticos, tarjetas de
presentacin, mapas, promocionales, etc., por lo que es muy recomendable hacerlo
saber a las empresas a la hora de inscribirse.
4 Preparacin empresarial : Es recomendable que quienes participan y representan
a las empresas sean dos, ya que as pueden apoyarse y complementarse durante la
negociacin. Preferiblemente, uno de ellos debiera ser el gerente o propietario de la
empresa. Deben ser personas bien comprometidas con los objetivos de la empresa,
sus productos y conocer su manejo.
Lo ideal es que tengan buenas relaciones interpersonales, capacidad de cerrar
negocios, de tomar decisiones, y hablar dos idiomas en caso de participar en ferias
internacionales. Es vital tener un muy buen manejo del catlogo y otros materiales de
exposicin.
Previo a la realizacin del evento, los organizadores generalmente planifican temas de
capacitacin para preparar a los empresarios de manera que puedan realizar
contactos exitosos, por lo que es muy recomendable tomar en cuenta y participar de
dichas capacitaciones. Se les brindan tcnicas de marketing, mercadeo, y de manejo
efectivo del tiempo, que pueden emplear al momento de hacer negocios.
5 Inauguracin: Dado que la rueda de negocios demanda una jornada completa de
actividades, se sugiere que el acto de inauguracin se realice la noche antes, con el
debido protocolo. Seguido del acto en el que se presentan los objetivos de la rueda de
negocios, se dan los agradecimientos a los entes cooperantes, la bienvenida a los
participantes, y una breve explicacin de la metodologa que se emplear durante la
jornada de negocios.
Seguidamente se ofrece un cctel, que ayudar a crear un ambiente favorable para
que los empresarios entren en contacto y se conozcan. Es importante contar con la
mayor cobertura periodstica posible.
6 Jornada de Rueda de Negocios
Registro de participantes: Se realiza al ingresar al evento y se le proporciona al
participante una identificacin, el instructivo, la boleta de evaluacin, el catlogo y la
agenda de citas con los contactos ms apropiados, segn sus requerimientos.
Agenda de citas: Con los datos consignados en las inscripciones y solicitudes de
entrevistas, el programa determina las citas de negocio para cada empresario. En el
listado de citas aparecer la hora, el cdigo de la empresa con quien se rene y el
nmero de la mesa donde se llevar a cabo la cita.
Ubicacin en mesa designada: A cada oferente se le asignar una mesa donde
deber ubicar toda la informacin y las muestras. Debe esperar all a los clientes, de
acuerdo a las citas y horas programadas. Es recomendable tener para las citas una
computadora porttil, para una breve presentacin de la empresa y de los productos.
Desarrollo de la agenda de citas: Las empresas demandantes comienzan a buscar
las mesas numeradas, de acuerdo a su agenda de citas, e inician con una seal de un
timbre o llamado por micrfono. Al trmino del tiempo programado, el participante
deber estar atento a su prxima entrevista.
Durante toda la jornada de citas debe velarse por mantener el horario y orden pre
establecido, y debern ser idealmente entre 15 y 30 minutos para cada una, y lograr
as el mayor nmero de contactos. Para que los empresarios puedan concretar
negocios en tan corto espacio de tiempo, deben ir muy bien preparados, por lo que es
tan recomendable una capacitacin previa.
El apoyo y servicio del equipo de edecanes y supervisores es sumamente importante.
Cada uno tendr asignado a su cargo un grupo de empresas participantes, conociendo
a la perfeccin la oferta y demanda de ellas, y las citas que tienen programadas a lo
largo de la rueda de negocios.
Si por alguna razn el empresario no tiene contraparte, el edecn puede asistirle y
buscar una nueva cita efectiva.
Registro de los contactos: Es muy importante llevar un registro de contactos, para
no perder ninguna informacin de los contactos hechos y de futuros clientes.
El mismo debe tener al menos la siguiente informacin: nombre de la empresa
demandante, persona de contacto, cargo, telfono, email, pgina web, el producto en
el que puso inters, compromiso generado por la empresa oferente, esto puede ser el
envi de cotizacin, listado de otros productos, cotizacin de precios CIF, como
ejemplos.
Evaluacin de las citas realizadas: Se entregar una hoja de evaluacin, y un
tiempo para que el empresario evale cada cita de negocios, sea oferente o
demandante. Debe ser una evaluacin muy concreta y sutil para no perder tiempo y
seguir con la siguiente cita, y para no violentar reservas propias de los negociadores
Definicin del producto
La Rueda de Negocios se podra definir como un mecanismo simple y de accin
directa, que consiste en reuniones de empresarios, instituciones y organizaciones, de
uno o ms pases, que desean celebrar entrevistas y promover contactos entre s, con
el propsito de realizar negocios y relaciones asociativas.
La Rueda de Negocios es un instrumento que permite lograr transacciones
interempresariales en servicios y/o bienes para el desarrollo de aquellas empresas que
participan en ella. Permite a las empresas iniciar actividades internacionales; realizar
estudios de mercado a costos reducidos; conocer y acceder a nuevos mercados; a
nuevas oportunidades de negocio; descubrir que se pueden realizar distribuciones
cruzadas, inclusive con empresas competidoras; conocer las adaptaciones que
debern realizarse a los productos.
Entre las metas que se pueden conseguir a travs de la aplicacin de la Rueda de
Negocios, se tiene las siguientes:
1. Dinamizar la integracin econmica entre los diferentes pases que participan
en la Rueda.
2. Incentivar que la pequea y mediana empresa latinoamericana multiplique su
inters y gestin en los negocios internacionales.
3. Propiciar el mejor conocimiento sobre su mercado actual, potencial y nivel de
competitividad internacional.
los datos (empresa, cdigo, sector y pas) de su empresa y de las empresas con las
que desea entrevistarse. Adems se recomienda una priorizacin que facilite al
programa la relacin de entrevistas.
8. Aplicacin de programa para concertacin de citas. (1 da)
Con los datos consignados en la solicitudes de entrevistas, el programa determina las
citas de negocio para cada empresario que las ha solicitado. En este listado aparecer
la hora, el cdigo de la empresa con quien se rene y el nmero de la mesa donde se
llevar a cabo la cita. Debe entenderse que cuando son pocos empresarios las citas
se pueden concertar sin ayuda del programa.
9. Realizacin de las citas concertadas.
Se requiere un trabajo personalizado para atender a los empresarios y ayudarlos en el
proceso de ubicacin de su mesa y posibles alternativas si no asistiera su contraparte.
(otras citas o videos y/o charlas motivadoras). El tiempo debe ser cumplido a cabalidad
pues de ello depende la marcha normal de la Rueda.
10. Evaluacin de las citas realizadas.
Se da el tiempo necesario para que el empresario evale su cita de negocios. Se debe
ser sutil en las preguntas de evaluacin y no violentar reservas propias de los
negociadores.
11. Elaboracin de un segundo catlogo de ofertas y demandas y directorio de
participantes.
Los empresarios cuya inscripcin se realiz tardamente deben ser incluidos en un
nuevo catlogo y directorio que servir para las entrevistas del segundo (y/o tercer da
si tiene esa duracin).
12. Solicitudes de entrevistas para el segundo (y/o tercer da).
Se podr insistir en aquellas citas que por motivos de mucha demanda no pudieron
concretarse. De la misma forma con aquellas empresas que recin se han inscrito.
13. Aplicacin de programa para concertacin de citas. (2 da)
Al igual que para el primer da se cruzaran las demandas de citas y se sacar un
listado para el segundo y/o tercer da (si tuviera esa duracin).
14. Realizacin de las citas concertadas.
Al igual que el primer da se desarrollan las entrevistas solicitadas.
15. Evaluacin de las citas realizadas.
Proceso similar al del primer da.
16. Encuesta para evaluar el resultado final de la Rueda.
Aplicada bien sea en forma general a todos los participantes o a una muestra de ellos,
evaluando entrevistas solicitadas vs. concertadas, resultados comerciales obtenidos,
una estimacin de los resultados en montos (US$). Igualmente aspectos referidos a la
organizacin, a su participacin, el inters, la opinin sobre el evento, el cmo se
enter del evento y sugerencias y comentarios.
17. Anlisis de resultados.
De parte del Comit organizador en base al nmero programado y real de los
asistentes, el logro de los objetivos planteados y de las expectativas de los asistentes
en funcin a su evaluacin y la encuesta aplicada.
18. Informe final.
Referido tanto a la evaluacin cualitativa como cuantitativa. Se consignarn los
informes econmico-financieros, los logros y las limitaciones obtenidos.