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[Julio 2013]
INDICE
AGRADECIMIENTOS
......................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 4
INFORMACIN CIENTFICA........................................................................................................ 15
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SECCIN 7.1.
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AGRADECIMIENTOS
Dedico este trabajo en primer lugar a todos mis profesores. Sin ellos
sencillamente no hubiera sido posible la realizacin de este proyecto final de
carrera. A todos sin excepcin, pues uno a uno todos han ido moldeando mi
formacin, mi experiencia didctica y acadmica. Dedicarlo en segundo lugar a
todos mis compaeros que han formado parte de este periodo lectivo y vital de
nuestras vidas, con los que he podido interactuar para lo bueno y para lo malo.
Agradecer y dedicar tambin a todas aquellas personas de la comunidad
universitaria, con las que he podido compartir momentos importantes para m, el
personal de cafetera, el de servicios, los compaeros de la biblioteca donde he
podido realizar la beca de colaboracin.
Por ltimo y en especial dedicrselo a mi hermana y mis padres.
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INTRODUCCIN
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Gestor de procesos internos. (de la sigla del trmino en ingls customer relationship management)
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durante los 365 das del ao, sin restricciones geogrficas, tanto desde las
instalaciones de la Institucin como desde el domicilio de los usuarios.
El personal necesario para el desarrollo y mantenimiento del sistema. Una Unidad
de informacin que realice las funciones de Centro de recursos.
Valor financiero
Se determina al alcance del proyecto previsto y si financieramente es viable
teniendo en cuenta el costo de los gastos ocasionados en la implantacin. Se
garantiza unos requisitos mnimos legales y reglamentarios para la puesta en
marcha.
Viabilidad tcnica
Los objetivos que pretendemos conseguir y los objetivos mnimos que debe
proporcionar el sistema de archivo son:
Proporcionar a la organizacin, capacidad para obtener diferentes clases de
productos documentales integrando herramientas de gestin a un sistema
automatizado basado en la recuperacin, clasificacin, conservacin y difusin de
contenidos.
La propuesta tcnica factible abarata los costes econmicos que conlleva la
implantacin del sistema y la mayora del software seleccionado es libre y open
source, repositorio, catlogo, CRM, sistema operativo, portal web institucional y
servidor web.
La unidad de Informacin ofrece al usuario, con gran rapidez, la informacin
almacenada en otras redes situadas en cualquier lugar del mundo, a travs de la
transferencia de informacin tecnolgica y fuentes dispares.
El sistema de gestin documental permite a la organizacin:
gestionar sus actividades de forma ms eficiente y productiva
disponer de un soporte continuo para la toma de decisiones
garantizar la continuidad de la organizacin en caso de desastre o
prdida accidental de documentos
cumplir los requisitos de legalidad y disponer de proteccin de los
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a usuarios externos.
Estos fenmenos han dificultado el acceso a la informacin cientfica mdica ms
pertinente y determina una mayor especializacin en los centros de
documentacin que tienen que cubrir unas necesidades de usuarios especficas de
una determinada temtica o inters cientfico.
En 1992, el grupo de trabajo de MBE, formado por internistas y epidemilogos
clnicos de la canadiense McMaster University, publica un artculo en la revista
Journal of the American Association donde se propugna un nuevo paradigma para
la prctica de la medicina, destacando la importancia de basar las decisiones
clnicas en las evidencias halladas en la investigacin (Evidence Based Medicine
Working Group, 1992).
En la actualidad es definida como el uso consciente, juicioso y explcito de la
mejor evidencia actual para tomar decisiones sobre el cuidado del paciente
individual. Su prctica consiste en la integracin de la competencia clnica con la
mejor evidencia clnica externa disponible a partir de la investigacin sistemtica
(Sackett, 1996). Por mejor evidencia clnica externa disponible se entiende la
investigacin clnicamente relevante, especialmente la que se centra en el
paciente y que estudia la exactitud y precisin de tests diagnsticos, la potencia
de indicadores pronsticos as como la eficacia y seguridad de procedimientos
teraputicos, preventivos y rehabilitadores.
Su incorporacin a la prctica clnica est relacionada directamente con el
proceso de bsqueda de informacin, donde se interroga al sistema con una
definicin de las preguntas clnicamente relevantes. Consiste en identificar la
necesidad de informacin y traducirla al lenguaje de recuperacin del sistema que
se vaya a utilizar, es decir, disear la mejor estrategia de bsqueda de la mejor
evidencia mediante la ejecucin de la consulta en las fuentes de informacin
apropiadas.
Esto ha supuesto un cambio en el papel y en el uso de la informacin por parte del
profesional de la salud que se ha enfrentado siempre, para tomar decisiones
basadas en la mejor evidencia, a la gran dificultad de localizar y conseguir toda la
informacin relevante, analizarla y sintetizarla. Proporcionar informacin de
calidad que ya ha sido contrastada por expertos, en la que se analiza la validez
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fundamentales:
Mentalizacin a todos los niveles de la organizacin. Todos tienen claro
hacia dnde dirigir sus esfuerzos para mantener y superar continuamente la
calidad de los productos y servicios documentales.
La calidad orientada al cliente y la sociedad.
Se trata de, por un lado, documentar en manuales, procedimientos, instrucciones
lo que se va a hacer y, por el otro, de generar registros que prueben que se ha
hecho. El mtodo implica a todo el personal de la Fundacin y le hace partcipe
de demostrar que en realidad su trabajo influye en el objetivo final de la
organizacin. Una vez descrito de manera genrica lo que pretendemos a la hora
de gestionar por procesos, as como las principales ideas de lo que entenderemos
por la gestin por procesos, situamos a la Unidad de archivo en una posicin
concreta en lo que se refiere a la organizacin. Es uno de los principios bsicos
sobre los que tendr tambin que trabajar desde su puesta en marcha y les
permitir identificar los problemas derivados de las deficiencias de la
implantacin o del mal establecimiento de protocolos y procedimientos.
Todas estas peculiaridades hacen pensar que como primer esfuerzo desde la
Unidad de Archivo y servicio documental a la hora de gestionar, vamos a tener
que poner una especial atencin en la primera fase de la gestin de la calidad: la
planificacin. En la prestacin del servicio de gestin en el sector cientfico
sanitario se ha de tener en cuenta la variabilidad de los procesos, ya que las
variables que rodean sus actividades son innumerables y en muchos casos
impredecibles, por lo que definir quien, como cuando y donde se deben hacer las
cosas, evitar muchos problemas y discrepancias a la hora de analizar los
resultados y las causas del xito o fracaso de los mismos. Es importante tener
claro cules son nuestras necesidades y la de nuestros clientes internos de la
Institucin como los externos, traducirlas en requisitos concretos, determinar
funciones y responsabilidades, y un proceso preciso que sistematice los trabajos
sin que generen dudas para el personal encargado de llevarlos a cabo.
Es necesario realizar un estudio previo que aporte datos sobre la problemtica
existente en una empresa de este tipo de forma que puedan proponerse soluciones
concretas para adaptar e implantar un sistema de archivo. En esta fase inicial de
implantacin contamos con que la gestin de documentos y el archivo de la
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archivo.
Se seguir la Norma ISO 15489 (apartado 7.2) y las cuatro caractersticas
principales de los documentos: autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad, que quedarn garantizadas implementando medidas de seguridad
con un control de acceso seguro tanto a la intranet del portal institucional como al
repositorio web y el catlogo.
Tambin se integrarn metadatos en los archivos y se protegern de cambios no
autorizados. Los metadatos recogen de forma exhaustiva lo que ha ocurrido con el
documento desde el momento de su produccin y garantizan el vnculo entre el
documento y la operacin en el curso de la cual fue producido, as como el
vnculo entre los documentos relacionados (es decir, los documentos del mismo
asunto) por lo que las posibilidades de identificacin y conservacin quedarn
tambin garantizadas. Los documentos se irn incorporando a las aplicaciones
tecnolgicas implementadas que los almacenarn en el servidor de archivo
mediante un procedimiento automtico.
La Unidad de Archivo de la Fundacin tendr la capacidad de generar productos
documentales diversos, desde la elaboracin y compilacin de bibliografas,
traducciones de artculos cientficos y boletines electrnicos, boletines de alerta,
boletines bibliogrficos, tablas de contenido, hasta productos de alto valor
agregado, como la difusin selectiva de la informacin y entrega habitual de
solicitudes personalizadas conforme perfil y necesidades de usuario.
empresarial hay que destacar varios aspectos: el fin que se persigue y en el marco
de trabajo e implantacin.
Los trabajadores del servicio documental de la Fundacin deberan tratar de
influir en la Organizacin para mejorar el tratamiento archivstico de los
documentos en lo que respecta al desarrollo tecnolgico y su ciclo de vida.
Debern manejarse en el rea tecnolgica o hacer causa comn con los
responsables de la misma que se ocupen de las normas de interoperabilidad de
sistemas, de la normalizacin de la gestin de datos y de iniciativas similares.
Entre las cuestiones comunes que pueden ser objeto de especial atencin por parte
de los gestores documentales de la Fundacin se encuentra el conocer la
arquitectura comn de informacin. Un sistema automatizado que integra
software, aplicaciones de conversin de documentos y portabilidad, herramientas
para compartir conservar y difundir informacin siguiendo un tratamiento
archivstico que exigir un mayor impulso para garantizar la autenticidad y la
fiabilidad de los documentos.
Las tecnologas de informacin nos permiten aplicar tcnicas de captura,
digitalizacin, almacenamiento, tratamiento y por ltimo difusin de los
contenidos. La informtica, esencialmente, se ha convertido en elemento esencial
para el desempeo de los procesos archivsticos.
Este proyecto se configura bajo el diseo de una arquitectura tecnolgica que nos
proporciona un sistema automatizado de flujo de trabajo y nos posibilita el acceso
y la gestin de datos de forma rpida y segura, una gestin simultnea de la
informacin por parte de diversos usuarios, mediante la implantacin de medios y
herramientas que permiten la comunicacin entre sistemas homogneos en un
intercambio electrnico de datos de diferentes formatos.
La tecnologa empleada debe garantizar la proteccin de los documentos que se
almacenan y garantizar la cadena documental.
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siguientes funciones:
Organice racionalmente los directorios de forma que quede claramente
definido donde se deben encontrar los documentos de los distintos
temas.
Gestionar quien puede acceder a los documentos, y que puede hacer
sobre ellos, as podr haber documentos que solo se podrn leer, otros
que se podrn modificar dependiendo del perfil del usuario.
Controlar las versiones de un mismo documento de forma que evite la
duplicidad.
Garantice la seguridad e integridad.
Establecer un sistema de bsqueda eficiente que permita encontrar los
documentos deseados en poco tiempo.
Gestin de Estados o Workflow.
Descripcin de archivo y metadatos asociados.
Tanto el catlogo, como el repositorio, como el CRM y el gestor de contenidos
sern tratados como entes activos de la Organizacin que puedan reforzar
internamente el valor de la gestin documental y participen en las actividades
programas y servicios de conservacin y difusin de contenidos as como
garantizar la integridad y fiabilidad de los documentos del Sistema de Archivo.
Una de las dificultades a las que se enfrenta la Unidad de Archivo es la de
mantener operativo los ciclos de mantenimiento en un sistema automatizado
como el que se propone implantar y que conllevan un proceso de comprensin en
un entorno tcnico complejo. Los elementos bsicos de un sistema gestor de
recursos electrnicos permiten conservar la memoria corporativa y difundir sus
contenidos y se convierte en una herramienta fundamental en la realizacin de los
procesos y servicios. El sistema propuesto gestiona los ciclos de vida de los
documentos y configura el software instalado para recoger, difundir y almacenar
los datos en una cadena de informacin donde intervienen diferentes actores.
Cada elemento gestiona un aspecto concreto del sistema que se convierte en un
escenario interoperable de flujos de trabajo donde se generan muchas interfaces
de entrada y salida de los datos. Aqu reside parte del xito de la puesta en marcha
del Sistema y su correcto funcionamiento y una de las claves del trabajo de la
Unidad de servicio documental de la Fundacin.
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Segn Jos Ramn Cruz Mundet 2 , los archivos de empresa son la divisin
logstica encargada de gestionar los documentos producidos y recibidos por la
empresa en el desempeo de sus actividades, de modo que sean un instrumento
eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.
El conocimiento en una organizacin es mucho ms que simples datos e
informacin, es el recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y por
ello, uno de sus principales activos estratgicos. Administrar el conocimiento en
una empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en
la organizacin y colocarlo a disposicin de sus usuarios.
Los investigadores de la Fundacin se encontrarn un entorno en el que podrn
aprovechar las oportunidades que ofrece la incorporacin del conocimiento a una
estructura coherente en la que la gestin de la informacin que influye en la
organizacin se convierte en un factor esencial para sus actividades.
El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacin
est determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los
problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y
perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin del
conocimiento.
La informacin se ha convertido en una herramienta imprescindible para la
supervivencia y el xito de las empresas. Cualquier empresa, ya sea de carcter
privado o pblico realiza una gestin documental eficaz para aprovechar el
mximo los recursos de los que dispone. Aun as en la mayora se ejerce como
una actividad secundaria.
En el trnsito de la Sociedad de Informacin a la Sociedad del conocimiento y en
la necesidad de buscar una gestin ms racional de los recursos y con el fin de
optimizar sus resultados, est llevando a las empresas a concebir la gestin del
conocimiento como un elemento indispensable en la cultura organizativa,
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CRUZ MUNDET, Jos Ramn, NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Los archivos de empresa y el patrimonio documental
industrial y mercantil como patrimonio cultural. En INCUNA - Asociacin de Arqueologa Industrial: Estudio bsico sobre el
patrimonio documental industrial asturiano: los archivos industriales y mercantiles. Gijn: Trea, 2000. pp. 99-128.
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Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo, editado por el Ministerio de Administraciones
Pblicas.
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Se configura por tanto una normalizacin de los aspectos funcionales del sistema
mediante el empleo de una serie de normas para el desarrollo del trabajo. La
identificacin de estos requisitos nos permite estimar la disponibilidad real y
potencial de la produccin documental de la Unidad de Archivo y en
consecuencia de la Fundacin. Una serie normas tiles para demostrar la
conformidad con los requisitos de control de documentos y registros son:
- UNE-ISO 30300 Sistema de gestin para los documentos. Define el
vocabulario o terminologa que se va a utilizar en el resto de las normas y
presenta la justificacin y enfoque de toda la serie.
- UNE-ISO 30301 Sistema de gestin para los documentos. Requisitos. Propone
un sistema muy concreto de gestin basado en la mejora continua y en la
utilizacin de tcnicas y conocimientos de lo que habitualmente se conoce como
gestin documental.
- UNE-ISO 30302 - Sistema de gestin para los documentos. Gua para la
implementacin.
- UNE-ISO 30303 - Sistema de gestin para los documentos. Requisitos para los
organismos que rechazan la auditora y la certificacin.
- UNE-ISO 30304 - Sistema de gestin para los documentos. Gua de evaluacin.
Es una gua para la auditora del sistema de gestin para los documentos.
Estas normas internacionales especifican los requisitos que debe cumplir un
Sistema de Gestin para los Documentos con el fin de apoyar a una organizacin
en la consecucin de sus fines, misin, estrategia y metas. Trata del desarrollo y
la implantacin de una poltica y objetivos de gestin documental y facilita
informacin sobre la medicin y supervisin de sus resultados.
Al aplicar esta norma la organizacin se asegurar que se crea, gestiona, y hace
accesible la informacin y evidencia fiable y autorizada sobre las actividades de
la organizacin a los que la necesitan y por el tiempo necesario. Implementar un
Sistema de Gestin Documental tambin garantiza la transparencia y trazabilidad
de las decisiones tomadas por la direccin y el reconocimiento de su
responsabilidad.
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Por otro lado la Norma UNE-ISO 31000 nos proporcionar los principios y las
directrices genricas sobre la gestin del riesgo. Esta norma internacional se
puede aplicar a lo largo de toda la vida de una organizacin, y a una amplia gama
de actividades, incluyendo estrategias y decisiones, operaciones, procesos,
funciones, proyectos, productos, servicios y activos.
Se pretende que esta norma internacional se utilice para armonizar los procesos
de gestin del riesgo establecidos en las normas existentes o futuras. Proporciona
un enfoque comn en el apoyo de las normas que tratan riesgos y/o sectores
especficos, y no sustituye a dichas normas. Ayuda a identificar, analizar, evaluar
y tratar los potenciales riesgos, contribuyendo a minimizar las reas de
incertidumbre y a la mejora del desempeo. Proporciona las directrices para
gestionar eficazmente cualquier tipo de riesgo de una manera sistemtica,
transparente y fiable. Ayuda a desarrollar un marco de trabajo para integrar la
gestin del riesgo en el resto de procesos de la empresa.
En cuanto al resto de normativas aplicables a la gestin documental tenemos un
conjunto de normativas de la ISO:
ISO 690 y 690-2: Documentacin. Referencias bibliogrficas. Documentos
electrnicos o parte de los mismos. Contenido, forma y estructura. Citada en
ISAAR (CPF) y ISAAF.
ISO 9000, 9001 y 9706: Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y
vocabulario. Esencial para conocer terminologa ISO de calidad. Requisitos.
Informacin y documentacin.
ISO 14721: Sistema abierto de archivado de informacin (Open Archival
Information System (OAIS). Preservar la informacin, la documentacin y los
expedientes en ambiente digital y hacerlos accesibles.
ISO 15489-1, 15489-2 y la 15489-3: Informacin y documentacin. Gestin de
documentos: Generalidades. Directrices
ISO 15801: Imgenes electrnicas. Almacenamiento electrnico de informacin.
Recomendaciones para la informacin de valor y su fiabilidad.
ISO 15836: El conjunto de elementos de metadatos Dublin Core (The Dublin
Core Metadata Element Set).
ISO 17799: Cdigo de buena prctica para la gestin de la seguridad de la
informacin. Muy difundida en sector de las TIC.
ISO 18492: Conservacin a largo plazo de informacin basada en documentos
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electrnicos.
ISO 19005-1: Gestin de documentos-Formato de fichero de documentos
electrnicos para una conservacin a largo plazo.
ISO 23081: Informacin y documentacin. Procesos de gestin de registros.
Metadatos para los registros.
ISO 26300: Tecnologas de la informacin. Formato de documentos abierto para
aplicaciones de oficina (Open Document). Especificaciones tcnicas del primer
formato de documentos estndar en abierto basado en XML. Facilita la
interoperabilidad entre sistemas, eliminando barreras que impiden el intercambio
de documentos electrnicos.
El sistema est enfocado a la recuperacin de informacin, a la difusin y
conservacin y hacia al apoyo a los procesos de trabajo de la organizacin.
Integrado en un entorno de red distribuido basado en la idea de un entorno
cliente-servidor en el cual se compartirn aplicaciones y servicios mediante
estaciones de trabajo descentralizadas.
generan condiciones ptimas de acceso a los recursos y que participa con otros
agentes de la Fundacin, en el anlisis y diseo de los proyectos de gestin
documental.
El gestor de la Unidad de archivo aporta una visin de conjunto de toda la
organizacin y dispone de mtodos y conocimientos especficos en aspectos
como:
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GONZLEZ PEDRAZA, Jos Andrs. Informe sobre los Archivos de Empresas en Espaa. 2008 [En lnea]
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GIL PECHUAN, Ignacio. Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la Gestin. Madrid: McGraw-Hill, 1997, p. 2728.
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Fundacin.
Los servicios del repositorio, del catlogo, Recuperacin documental,
Informacin y Referencia del Sitio Web de la Fundacin, as como el sistema de
Difusin Selectiva de la Informacin y el gestor CRM, se nutren a partir del
mismo servidor que suministra las aplicaciones de trabajo de los profesionales
de la Unidad de Archivo. El diseo del sistema propuesto comunica de forma
efectiva la informacin necesaria al usuario, minimiza cargas de trabajo y
dinamiza el flujo informativo.
La aportacin de este proyecto se concentra en definir los parmetros de
seguridad e integridad del sistema, los cuales garantizan el valor evidencial de
la informacin generada. En un entorno interoperable, un sistema que
interacta en la red con otros sistemas usando los mismos protocolos y
estndares donde se garantiza los parmetros de conexin con servidores
remotos con el objetivo de iniciar bsquedas federadas, actividad propia de los
sistemas de recuperacin de informacin y sistemas automatizados. Interfaces
que enlazan y enrutan datos de diferentes sistemas.
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Para implantar un gestor documental hay que tener bien claro dos cosas, los
objetivos que pretendemos conseguir y los objetivos mnimos que debe
proporcionar el sistema de archivo. Entre los primeros est el proporcionar a la
organizacin, capacidad para obtener diferentes clases de productos y
proporcionar visibilidad y recursos mediante la instalacin del repositorio, del
catlogo, del CRM y del gestor de contenidos o portal web. Abaratar los costes
econmicos que conlleva la implantacin del sistema con el empleo de
tecnologas open source y de cdigo abierto y ofrecer al usuario, con gran
rapidez, la informacin almacenada en otras redes situadas en cualquier lugar
del mundo, a travs de la tecnologa interoperable.
El mbito de aplicacin y metodologa de puesta en marcha del proyecto ser la
web, nuestra herramienta de difusin de contenidos y el espacio donde fluye la
mayora de la informacin que recuperamos, conservamos y suministramos. El
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CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de los documentos electrnicos como funcin archivstica, 2003.
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BEARMAN, David. The physical archives and the virtual archives, en Archivum , XLIII, 150-167. COMMITTEE ON
ELECTRONIC RECORDS (1997). Para ms informacin sobre las tesis de Bearman vase Item Level Control and
Electronic Recordkeeping. En Archives and Museums Informatics, vol. 10.
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CLAYTON, P.; GORMAN, G. E. (2002). Updating conspectus for a digital age. in: Library collections,
acquisitions, and technical services; Vol. 26, N 3 (2002), p. 253-258.
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CAPTULO
GESTOR.
7.
EVALUACIN
DE
LAS
HERRAMIENTAS
DEL
SISTEMA
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SECCIN 7.1.
La norma ISO 15489 define los objetivos principales que deber cumplir un
software de gestin documental:
Captura.
Registro.
Clasificacin.
Controles de seguridad.
Identificacin del destino (valoracin y seleccin).
Almacenamiento.
Utilizacin y seguimiento (trazabilidad).
Implantacin de la valoracin y seleccin.
Procesos de tramitacin:
Generacin de documentos.
Recuperacin, bsqueda de los documentos.
Modificaciones, nuevas versiones.
Firmas.
Workflow, gestin del proceso de tramitacin por control de cambios
de estado.
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tcnicas.
El acceso abierto a la comunicacin cientfica mejora la calidad de los datos y
minimiza los casos de duplicaciones en la investigacin, al tiempo que facilita la
lucha contra el fraude y acelera el progreso cientfico.
Para conseguir ese acceso libre y gratuito en la red no basta con que la
informacin est en internet sino que se ha de ser fcilmente localizable. Para
ello, se habla de dos vas para alcanzar el acceso abierto, el depsito en revistas
que permiten el Open Access, o va dorada, y el depsito en repositorios, la
llamada va verde o auto-archivo considerada como la va ptima para lograr el
100% de acceso abierto. El auto-archivo de las publicaciones en repositorios, se
considera que es la va ptima para lograr el 100% de acceso abierto ya que no
depende de ningn cambio en el modelo editorial y puede estar sujeto a mandato
por parte de las instituciones.
El depsito de las publicaciones en un repositorio significa que los autores
ponen disponibles en acceso abierto una versin de los artculos que han
publicado en revistas, tradicionales o de acceso abierto. Depositar no debe
confundirse con publicar. El depsito en los repositorios es una manera de
comunicar pblicamente, aumentando la visibilidad y la difusin de los trabajos
de los investigadores.
Desde las diferentes administraciones pblicas se est apoyando el movimiento
Open Access desde el convencimiento de las ventajas que este sistema tiene para
el crecimiento cientfico y, por tanto, para el desarrollo y la competitividad.
La Agenda Digital Europea con el plan Horizonte 2020, ser el marco que
regir las polticas de innovacin e investigacin de Europa en los prximos
aos, con el Open Access como elemento vehculo de expresin.
La fundacin y la Unidad de Archivo adoptan polticas de acceso abierto. La
Unidad de Servicio documental como miembro de la comunidad cientfica, debe
ser conocedor de las implicaciones que esta poltica tiene a la hora de difundir el
conocimiento generado en la Fundacin y participar en este proceso de manera
activa velando por la preservacin, el acceso, la interoperabilidad, los derechos
de autor y la propiedad intelectual, la edicin de revistas cientficas de acceso
abierto desde la plataforma web institucional y promoviendo y difundiendo los
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tres capas:
Presentacin: una interfaz, generalmente grfica que reside en los clientes.
El ejemplo tpico es un navegador.
Lgica de negocio: donde reside el servidor de aplicaciones y el conjunto
de programas a los que da soporte.
Almacenamiento: generalmente una base de datos.
Los servicios aadidos al servidor de aplicaciones de la Fundacin es el de
generacin de cdigo HTML o XML, trabajar con las bases de datos del
repositorio, del catlogo y del gestor de contenidos as como interactuar en el
almacenamiento con el servidor de discos, gestin de transacciones,
funcionamiento multiproceso para atender a distintas peticiones, establecimiento
de distintas sesiones para acceso de usuarios, mecanismos de seguridad y
autentificacin, monitorizacin para evitar fallos, etc.
El servidor de aplicaciones no manipula documentos, sino que manipula
registros de entrada y de salida, bases de datos relacionales que almacenan la
informacin en tablas organizadas lgicamente. Generalmente las bases de datos
manejan transacciones que deben cumplir una serie de propiedades, a las que,
comnmente, se les suele denominar como propiedades ACID (Atomicity,
Consistency, Isolation, Durability). El acceso a datos en los servidores de
aplicaciones ha conducido a muchos fabricantes de sistemas de gestin de datos
a integrar y ofrecer el servidor con aplicaciones especficas en un solo producto
que contiene lo que buscamos para ponerlo en marcha. Es el caso de LAMMP
un paquete integrado de herramientas para sistemas operativos Linux que hacen
posible generar un escenario de trabajo operativo en red. Disponemos por tanto
de:
Equipo Servidor
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PHP:
Uno de los sistemas operativos que continan en uso desde los aos 80 es Unix,
que es un sistema estable, enfocado a la seguridad de procesos, y que permite el
uso de varios procesadores y arreglos de discos. Linux es el kernel o ncleo de
un sistema operativo conocido como GNU/Linux.
El Proyecto GNU se inici en 1984 para desarrollar el sistema GNU. El nombre
GNU (que significa u en ingls) es un acrnimo recursivo de GNU No
es Unix! y en espaol se pronuncia fonticamente como una slaba sin vocal
entre la g y la n.
Los sistemas operativos similares a Unix se construyen a partir de un conjunto
de aplicaciones, bibliotecas y herramientas de programacin, adems de un
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En estos grficos podemos ver como las Organizaciones se han declinado por la
solucin de Dspace como repositorio Institucional, tanto en Espaa como a nivel
mundial
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compartir metadatos.
Esta aplicacin al ser cdigo abierto significa que podremos adaptar y
personalizar su presentacin, bien mediante la clasificacin por materias de los
documentos, como pueda ser la CDU, establecer un control de autoridades para
los nombres de los autores y las instituciones; implementar las bsquedas por
tipo de documento, y realizar un mdulo de estadsticas personalizados,
mediante pluggins que se ofrecen con DSpace.
Su arquitectura est formada por tres capas, la de almacenamiento donde se
guarda la informacin de los grupos de usuarios, organizacin y metadatos del
contenido; flujos de trabajo; autorizaciones, ndices y los objetos digitales en el
sistema de gestin de archivo. Una capa lgica de gestin o administracin de la
plataforma. Proporciona los medios para leer o modificar los contenidos de la
capa de almacenamiento y un sistema de autorizacin que provee el flujo de
entradas y salidas. Por ltimo una capa de aplicaciones o interfaz de usuario
donde los usuarios acceder va navegador. Es el componente principal en esta
capa y su presentacin de cara al exterior.
La captura de un documento y su integracin en el sistema de gestin
documental se consolidan mediante el proceso de registro. Del mismo modo en
que en la entrada y la salida de documentos pblicos en un organismo pblico se
hacen constar en un registro general, todo sistema de gestin documental debe
dejar constancia de la creacin o el ingreso de nuevos documentos.
Si el documento ha sido creado dentro de la organizacin, se considerar un
borrador hasta que no haya ingresado en el sistema de gestin documental.
Durante el proceso de captura el documento ser registrado, descrito, clasificado
y almacenado en un repositorio que permita acceder a l. Desde esta ubicacin,
el documento continuar su tramitacin y podr acumular nuevas firmas,
metadatos o informacin que se considere pertinente.
La norma ISO 15489 establece que todo registro debe contener, como mnimo,
los siguientes elementos de informacin:
un identificador nico, asignado a ser posible de forma automtica;
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La gestin de las relaciones con el cliente (CRM) es la forma que tienen las
empresas de interactuar con sus clientes. Y no es nada nuevo en la teora del
management, ya en 1954, Peter Drucker escribi: "el verdadero negocio de
cualquier compaa es crear y mantener a sus clientes", pero lo que realmente ha
otorgado protagonismo a ese concepto desde hace unos aos es la capacidad que
nos ofrecen las tecnologas de la informacin actuales para poder relacionarnos
individualmente con cada cliente.
Desde la Unidad de archivo se pretende tener una gestin cercana a los clientes.
Usuarios internos de la comunidad cientfica de la fundacin y socios
colaboradores externos.
Gracias a los avances tecnolgicos de los ltimos treinta aos y especialmente a
la disminucin de los costes de comunicacin, procesamiento y almacenamiento
de la informacin (ley de Moore), se han creado nuevos canales de informacin
accesibles a todas las personas, de tal forma que vivimos en la llamada era de la
informacin 16. Los objetivos a lograr por la Fundacin pasan por disponer de
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Smart Storage est diseada para eliminar los cuellos de botella y reforzar el
rendimiento de aplicaciones que hacen un uso intensivo de datos para acelerar
las cargas de trabajo.
Seleccionado por su rendimiento, eficiencia y un acceso ms fcil. Las
configuraciones de servidor con certificacin ENERGY STAR ilustran el
compromiso continuo de HP de ayudar a los clientes a conservar energa y
ahorrar dinero.
Este servidor admite la instalacin de mquinas virtuales por lo que podremos
virtualizar una instalacin de Windows. En realidad est usando los recursos de
nuestro ordenador real, pero hace de intermediario para que se puedan instalar y
ejecutar otro sistema operativo (llamado husped) sobre otro que es el que
estamos usando (anfitrin). Esto nos posibilita utilizar los programas instalados
en dicha particin sin reiniciar el sistema. Aplicaciones de Windows que
seguramente muchos usuarios de la comunidad cientfica de la Fundacin
usarn.
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Ada L. Mendoza Navarro. Gerente General de CEPDESA (Centro Estratgico para El Desarrollo Empresarial)
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consideracin hacia los archivos por parte de los legisladores a los que se
atribuye la paternidad de nuestra carta magna), todas las comunidades
autnomas los ha incluido entre sus competencias estatutarias.
mnimo:
Su mbito de aplicacin, con especificacin detallada de los recursos
protegidos.
Medidas, normas, procedimientos de actuacin, reglas y estndares
encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido.
Funciones y obligaciones del personal en relacin con el tratamiento de
los datos de carcter personal incluidos en los ficheros.
Estructura de los ficheros con datos de carcter personal y descripcin de
los sistemas de informacin que los tratan.
Procedimiento de notificacin, gestin y respuesta ante las incidencias.
Los procedimientos de realizacin de copias de respaldo y de
recuperacin de los datos en los ficheros o tratamientos automatizados.
Las medidas que sea necesario adoptar para el transporte de soportes y
documentos, as como para la destruccin de los documentos y soportes, o
en su caso, la reutilizacin de estos ltimos.
La identificacin del responsable o responsables de seguridad.
Los controles peridicos que se deban realizar para verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en el propio documento
A pesar de ello, el reglamento slo dedica de manera explcita al archivo el
artculo 106 dedicado a los criterios de archivo, restringiendo su mbito de
actuacin a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir, a la
documentacin en papel. Por otra parte, el reglamento en ningn momento
menciona a la figura del archivero, ni siquiera al hacer referencia al
establecimiento de criterios de archivo.
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CAPTULO 9. CONCLUSIONES
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Open Archival Information System. En: El profesional de la informacin, 2005, septiembreoctubre, v. 14, n. 5, pp. 365-380.
BUENO DE LA FUENTE, Gema. (coord.) La Iniciativa de Archivos Abiertos (OAI):
situacin y perspectivas en Espaa y Latinoamrica. Bogot: Rojas Eberhard, 2008, 350 p.
Portal de Gestin documental CMS Spain. [Online]. Available: http://www.cmsspain.com/
Pgina oficial de DSpace [Online]. Available: http://www.dspace.org/
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oficial
del
Ministerio
de
Cultura
[Online].
Disponible:
http://www.mcu.es/archivos/index.html
Electronic records: a workbook for archivists. Internacional Council of Archives. Committee
on Current Records in an Electronic Environment, April 2005
Directrices para proyectos de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico, en
particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Marzo de 2002 Estas directrices
son el resultado del trabajo de un grupo de expertos de IFLA e ICA (International Council on
Archives) invitados a elaborarlas por la UNESCO
Estudios ICA; Documentos Electrnicos: Manual para Archiveros. Consejo Internacional de
Archivos. Comit de Archivos de Gestin en Entorno Electrnico. Catlogo general de
publicaciones oficiales del Ministerio de Cultura. ABRIL 2005.
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