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AUDITORA ADMINISTRATIVA
AUDITORIAS Y AUDITORA ADMINISTRATIVA
Temario detallado
1.1
1.2
Concepto de auditora
Clasificacin
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Introduccin
Este tema proporciona el marco de referencia dentro del cual se establecen las auditorias y
la auditora administrativa. Se brinda un panorama de todos los tipos de auditorias,
considerando los aspectos funcionales y normativos indispensables para su correcta
aplicacin. Tambin se sientan las bases metodolgicas que garantizan que la auditora
administrativa se inscriba en una lnea de actuacin seria y coherente, para lo cual se
proponen las etapas de planeacin, obtencin de informacin, evaluacin, informe y
seguimiento.
Todo organismo social, cualquiera que sea su tipo, requiere de una revisin y evaluacin para
determinar
los puntos que entraan un peligro potencial o por el contrario, hacer resaltar las posibles
oportunidades, reducir costos, eliminar desperdicios y prdidas innecesarias, observar los
desempeos y evaluar la eficacia de los controles, revisar planes generales y objetivos de la
empresa.
1.1.
Concepto de auditora
Examen metdico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobacin
de las operaciones registradas y la investigacin de todos aquellos hechos que puedan tener
relacin con los mismos, a fin de determinar su correccin.
1.2.
Clasificacin
1.2.1. Tipos: interna y externa
Interna: es aquella realizada por los empleados de una empresa que dependen de la
administracin de la misma
CLASE
Auditara
Financiera
Auditora
Interna
Auditora de
Operaciones
DEFINICIN
Es el examen de los estados financieros elaborados por un
contador pblico sobre
Libros de contabilidad, registros,
documentacin complementaria y transacciones de la entidad
examinada para determinar si los estados financieros
presentan razonablemente la situacin financiera y los
resultados de sus operaciones de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
La Auditora interna es una funcin consultiva, pues quienes la
llevan a cabo crean y evalan procedimientos financieros y
operativos, registran los registros financieros y contables, tanto
los mtodos como sus temas de operacin, evalan el sistema
de control interno existente, sumaran peridicamente los
resultados de una investigacin continua, emiten
recomendaciones para mejorar los procesos e informan a la
alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos.
Se ocupa de la calidad de las operaciones y procedimiento,
para lo cual revisa los registros de dichas operaciones,
inclusive contables, y analiza la eficiencia y eficacia, as como
los costos de las actividades y de problemas operativos.
Revisa la manera en que se realizan las actividades de una
funcin o de una unidad para evaluar si las operaciones y
procedimientos se han efectuado de acuerdo con las normas
establecidas en las empresas, es decir compara los resultados
contra las normas.
Auditoria
Administrativa
Auditora
Fiscal
Auditora de
Resultados de
programas
Auditora de la
legalidad
1.3.
Concepto de auditora administrativa
La auditora administrativa es la tcnica de control administrativo que examina sistemtica e
integralmente el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas
funciones de una entidad, as como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad
de las mismas.
1.4.
Antecedentes y propsitos
Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. En la bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizarn la
ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones cientficos
dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditora administrativa.
El maestro Joaqun Rodrguez Valencia seala:
"El padre de la administracin, Henry Fayol, mencion en una entrevista (que le hizo la
Cronique Social de Francia) en 1925, que el mejor mtodo para examinar una organizacin y
determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para
determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y el control estn
siendo atendidos", es decir, si la empresa est bien administrada.
El Doctor James Mckinsey en los aos de 1935 a 1940 lleg a la conclusin de que la
empresa debe peridicamente hacer una auditora, que consistira en una evaluacin de la
empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial.
En Mxico, un antecedente sobre la auditora administrativa lo tenemos en el libro El Anlisis
Factorial- gua para estudios de economa industrial - elaborado por Nathan Grabinsky y
Alfred W. Klein, publicado por el Departamento de Investigaciones Industriales del banco
de Mxico, S.A. en 1959.
En 1961, un ingeniero asesor en administracin de nombre William P. Leonard recoge todas
las corrientes en material de auditora administrativa, ms las suyas, y conforma un libro
denominado The Management Audt (La Auditora Administrativa), que es editado en
1962 en los Estados Unidos de Norteamrica. Es a partir de ese ao, en que los estudiosos e
investigadores de esta rama de especializacin de la auditora consideran como el
nacimiento formal y estructurado de la auditora administrativa.
La filosofa impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre
habrn de estar en alerta permanente, para percibir los cambios que se dan en los negocios,
la economa, la poltica y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en generaly
adecuar la administracin a ellos. Efecto que se captar por medio de un ordenado y
riguroso proceso de evaluacin, que incluye la medicin de la calidad de las decisiones,
denominado auditora administrativa.
La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos bsicos de la administracin
por l vista (planeacin, organizacin, coordinacin, direccin y control); evaluacin de los
mtodos y eficiencia administrativa y ejecutiva; conceptos fundamentales de la auditora
administrativa; preparacin, iniciacin, recopilacin, anlisis e interpretacin de informacin; y
preparacin, presentacin y seguimiento del informe de auditora administrativa.
Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditora administrativa entra en un proceso de
asimilacin, aceptacin y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamrica,
posteriormente en Mxico, durante la dcada de 1970, en la que instituciones, investigadores
y practicantes de la auditora han intervenido y coadyuvado en su evolucin.
*
*
*
7.4
7.5
PARA
REALIZAR
UNA
AUDITORA ADMINISTRATIVA
Temario detallado
2.1. Planeacin de la auditora
2.1.1. Investigacin preliminar
2.1.2. Entrevistas previas
2.1.3. Determinacin del rea a estudiar
2.1.4. Determinacin de los detalles a estudiar
2.1.5. Determinacin del tiempo a invertir
2.1.6. Evaluacin del control interno
2.2. Obtencin de la informacin
2.2.1. Entrevistas y cuestionarios
2.2.2. Observacin directa
2.2.3. Otras tcnicas para obtener informacin
2.3. Evaluacin cuantitativa
2.3.1. Ponderacin de funciones
2.3.2. Factores a evaluar
2.3.3. Determinacin de puntos entre los factores a evaluar
2.3.4. Determinacin de grados
2.4. Informe
2.4.1. General
2.4.2. Ejecutivo
2.4.3. Aspectos relevantes
2.5. Seguimiento
2.5.1. Lineamientos generales
2.5.2. Acciones especficas
Introduccin
La metodologa para realizar la auditora administrativa, tiene sus bases en la metodologa
para realizar estudios administrativos que aprendiste, en la asignatura de Administracin, y
que has aplicado en diferentes estudios administrativos en las materias que hasta ahora has
cursado. Como podrs ver, lo que vara, en el desarrollo de este tema, es el objeto de
estudio y algunos pasos.
El primer tema trata de la planeacin de la auditora administrativa, etapa en al que el auditor
realiza la investigacin preliminar, sta le permitir contar con informacin para determinar el
rea y los detalles a estudiar, as como elaborar el presupuesto y cronograma de
actividades, siendo estos ltimos la base del proyecto de la auditora que llevars a cabo.
Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrs la informacin mediante la
aplicacin de las diversas tcnicas que se explicarn en este tema como: la entrevista, la
encuesta y la observacin.
Despus de haber obtenido tanto la informacin documental como la de campo, debers
analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluacin
cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados
a evaluar.
Tomando como base los resultados que arroj la evaluacin cuantitativa, podrs elaborar las
conclusiones y recomendaciones, as como las observaciones que hars a la empresa,
procediendo a elaborar el informe final de la auditora. Este informe lo debers presentar a
las autoridades de la empresa para su discusin y en su caso para disear el programa de
implantacin de las recomendaciones sugeridas.
En todo sistema, proceso o cambio organizacional que se implante, se debe llevar a cabo un
seguimiento, ltima etapa de la metodologa para realizar la auditora administrativa.
Finalmente, aprenders que es necesario controlar y en su caso verificar que los cambios
que se implanten como
Planeacin de la auditora
La primera etapa para realizar la auditora administrativa es la etapa de la planeacin,
en esta etapa el auditor obtiene informacin que le permitir definir el objetivo, el
alcance, el programa de trabajo, el costo, los detalles a estudiar, entre otros aspectos
de la auditora, para ello, lo primero que necesitar el auditor es informacin general
del rea o empresa a auditar, sta la obtendr por medio de la investigacin
preliminar.
2.1.1.
Investigacin preliminar
Es la investigacin preliminar un reconocimiento general del rea o de la empresa a
auditar, para determinar la situacin administrativa y los estudios requeridos. Esto
implica tanto la revisin de la literatura relacionada con el problema como el contacto
directo con la realidad a estudiar. La investigacin preliminar puede provocar una
reformulacin de la auditora en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud
de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podran surgir durante el
estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar.
Por medio de la investigacin preliminar conoceremos la ubicacin, naturaleza y
extensin de la auditora, as como los conocimientos y habilidades que requieren los
auditores que la llevarn a cabo, el tiempo, as como el personal y recursos
materiales y financieros necesarios para realizarla.
Durante la investigacin preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios
para realizar la planeacin de la auditora, como son los manuales administrativos,
como el manual de organizacin, el manual de calidad, manual o catlogo de
puestos, manual de procesos, entre otros, as como documentos de carcter tcnico
con que cuente la empresa.
2.1.2. Entrevistas previas
Antes de dar inicio a la auditora, con el propsito de contar con informacin de
primera mano. El auditor se entrevistar, con el cliente, si la auditora es externa, o
con los jefes de rea, si los auditores forman parte de la empresa. En estas
entrevistas el auditor complementar los datos de la investigacin preliminar, acerca
de las reas que integran la organizacin, como estn estructuradas, el personal con
que cuentan, sus funciones, los procesos que llevan a cabo, su problemtica, entre
otros puntos a considerar, con esta informacin el auditor podr elaborar un
diagnstico que le permita contar con elementos suficientes para determinar el rea y
los detalles a estudiar.
2.1.3. Determinacin del rea a estudiar
Una vez recabada la informacin preliminar y realizado el diagnstico administrativo,
el auditor est en posibilidad de determinar el rea a estudiar,
"puede ser desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de
una funcin especfica, o bien un departamento o seccin, lo ideal es que la revisin
abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea ms clara de los
problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En
estos caso, es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una
relacin directa con las dems reas auditadas.
Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se toma
como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace
con base en las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo,
combinaciones de los anteriores."
2.1.4. Determinacin de los detalles a estudiar
Una vez definida el rea a estudiar, con base en el diagnstico y su experiencia
profesional, el auditor determinar los detalles a estudiar definiendo cules son los
factores de mayor importancia que hay que examinar, por ejemplo, si se va hacer una
revisin del control interno, de los procesos, y/o de las reas funcionales,
cuestionndose por qu es necesario estudiar cada uno de estos elementos, tambin
es importante considerar las causas que dieron origen a la auditora en el momento
de determinar los detalles a estudiar. Una vez definido el alcance, las reas y los
detalles a estudiar, de la auditora se define el tiempo para llevarla a cabo.
2.1.5. Determinacin del tiempo a invertir
Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditora y del alcance de
la misma se proceder a elaborar el programa de trabajo, mediante la elaboracin de
un cronograma, el cual deber incluir todas y cada una de las actividades que llevar
a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la
auditora, as como asignar a cada una de las actividades, el tiempo estimado en el
que se van a realizar cada una. El cronograma, adems de determinar el tiempo del
proyecto, nos permitir darle seguimiento a la auditora, mediante el registro de los
tiempos reales de cada una de las actividades.
2.1.6. Evaluacin del control interno
Como ya aprendiste al inicio de esta materia el concepto, la importancia, el proceso y
la evaluacin del control interno, en este momento es cuando vas a aplicar esos
conocimientos, para realizar la auditora administrativa es necesario considerar:
El establecimiento del control para evaluar sistemticamente.
La operacin del control para medir los resultados reales contra los
previstos.
La interpretacin de resultados para conocer las causas que producen
desviaciones.
Y, por ltimo la retroalimentacin para decidir sobre las medidas de
correccin.
En este caso, la auditora debe revisar: los registros del control, los reportes, el
procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y polticas de la empresa en
materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisin, la capacidad del personal,
lugar de existencia fsica de las plizas, etc.
2.2. Obtencin de la informacin
Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal
que llevar a cabo la auditora administrativa, hemos terminado la etapa de planeacin, y lo
que prosigue es dar paso a la etapa de obtencin de informacin, en esta etapa el auditor
levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar como se est aplicando el proceso
administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las polticas, los
diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.
La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal
manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con
bases slidas.
A continuacin se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la
obtencin de informacin.
2.2.1.
Entrevistas y cuestionarios
Las entrevistas y los cuestionarios son tcnicas que nos permiten recopilar
informacin de campo. Entrevistas: "consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas orientadamente para obtener informacin."24 Para ello el auditor
elaborar una gua de entrevista, la cual contendr preguntas bsicas sobre la
informacin que se desea obtener de determinada rea u puesto de la empresa, la
base del diseo de cada entrevista depender del objetivo que el auditor quiera
alcanzar y la informacin que desea obtener.
Cuestionarios: "se emplean para obtener informacin deseada en forma homognea.
Estn constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos y temticas"25
2.2.2. Observacin directa
El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a
los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los
debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro
de la observacin lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditora de
instalaciones por medio de lista de checado o checklst, en donde escribiremos
mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las
instalaciones de la empresa para ir "palomeando" el estado fsico en que se
encuentran las instalaciones.