You are on page 1of 11

SEPARATA

AUDITORA ADMINISTRATIVA
AUDITORIAS Y AUDITORA ADMINISTRATIVA
Temario detallado
1.1
1.2

Concepto de auditora
Clasificacin
1.2.1
1.2.2
1.2.3

1.3
1.4
1.5
1.6
1.7

Tipos: interna y externa


Naturaleza: total y parcial
Clases: auditora financiera, auditora interna, auditora
de operaciones, auditora administrativa, auditora fiscal,
auditora de resultados de programas y auditora de la
legalidad

Concepto de auditora administrativa


Antecedentes y propsitos
Objetivos y alcance
Limitaciones
Etapas de la auditora administrativa
1.7.1 Planeacin
1.7.2 Obtencin de informacin
1.7.3 Evaluacin
1.7.4 Informe
1.7.5 Seguimiento

Introduccin
Este tema proporciona el marco de referencia dentro del cual se establecen las auditorias y
la auditora administrativa. Se brinda un panorama de todos los tipos de auditorias,
considerando los aspectos funcionales y normativos indispensables para su correcta
aplicacin. Tambin se sientan las bases metodolgicas que garantizan que la auditora
administrativa se inscriba en una lnea de actuacin seria y coherente, para lo cual se
proponen las etapas de planeacin, obtencin de informacin, evaluacin, informe y
seguimiento.
Todo organismo social, cualquiera que sea su tipo, requiere de una revisin y evaluacin para
determinar
los puntos que entraan un peligro potencial o por el contrario, hacer resaltar las posibles
oportunidades, reducir costos, eliminar desperdicios y prdidas innecesarias, observar los
desempeos y evaluar la eficacia de los controles, revisar planes generales y objetivos de la
empresa.
1.1.
Concepto de auditora
Examen metdico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobacin
de las operaciones registradas y la investigacin de todos aquellos hechos que puedan tener
relacin con los mismos, a fin de determinar su correccin.
1.2.

Clasificacin
1.2.1. Tipos: interna y externa
Interna: es aquella realizada por los empleados de una empresa que dependen de la
administracin de la misma

Externa: es aquella que es efectuada por una persona independiente o firma de


contadores pblicos, es decir, el auditor no es un empleado del cliente. Su relacin con
la administracin es estrictamente profesional.
1.2.2. Naturaleza: total y parcial
Total: es aplicable a todo el organismo social. Su finalidad primordial es un
examen de eficiencia administrativa que se efecta a toda la empresa. Ejemplo: Grupo
Banamex-Accival.
Parcial: slo a una parte del organismo social. Se concreta un rea
exclusivamente, o aun departamento, procedimiento, funcin etctera. Ejemplo:
Departamento de nmina grupo Banamex Accival.

1.2.3. Clases: auditora financiera, auditora interna, auditora de operaciones,


auditora administrativa, auditora fiscal, auditora de resultados de
programas y auditora de la legalidad.

CLASE

Auditara
Financiera

Auditora
Interna

Auditora de
Operaciones

DEFINICIN
Es el examen de los estados financieros elaborados por un
contador pblico sobre
Libros de contabilidad, registros,
documentacin complementaria y transacciones de la entidad
examinada para determinar si los estados financieros
presentan razonablemente la situacin financiera y los
resultados de sus operaciones de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
La Auditora interna es una funcin consultiva, pues quienes la
llevan a cabo crean y evalan procedimientos financieros y
operativos, registran los registros financieros y contables, tanto
los mtodos como sus temas de operacin, evalan el sistema
de control interno existente, sumaran peridicamente los
resultados de una investigacin continua, emiten
recomendaciones para mejorar los procesos e informan a la
alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos.
Se ocupa de la calidad de las operaciones y procedimiento,
para lo cual revisa los registros de dichas operaciones,
inclusive contables, y analiza la eficiencia y eficacia, as como
los costos de las actividades y de problemas operativos.
Revisa la manera en que se realizan las actividades de una
funcin o de una unidad para evaluar si las operaciones y
procedimientos se han efectuado de acuerdo con las normas
establecidas en las empresas, es decir compara los resultados
contra las normas.

Auditoria
Administrativa

Auditora
Fiscal

Auditora de
Resultados de
programas

Auditora de la
legalidad

Puede definirse como un examen completo y constructivo de


la estructura organizativa de una empresa, institucin o
departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de
sus mtodos de control, medios de operacin y empleo de sus
recursos humanos y materiales..
Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los
diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los
contribuyentes, desde el punto de vista fisco, Secretaria de
Hacienda y Crdito Pblico, direcciones o tesoreras de
hacienda estatales o tesoreras municipales.
Esta auditora es la eficacia y congruencia alcanzadas en el
logro de los objetivos y las metas establecidas en relacin con
el avance del ejercicio presupuestal. El anlisis de la eficacia
se obtendr revisando que realmente se alcanzarn las metas
establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridas.
La congruencia se determinar al examinar la relacin lgica
que exista entre el logro de los objetivos y las metas de los
programas y el avance del ejercicio presupuestal.
Este tipo de auditora tiene como finalidad revisar si la
dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha
observado el cumplimiento de las disposiciones legales que
sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos, circulares, etc.).

1.3.
Concepto de auditora administrativa
La auditora administrativa es la tcnica de control administrativo que examina sistemtica e
integralmente el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas
funciones de una entidad, as como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad
de las mismas.
1.4.
Antecedentes y propsitos
Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. En la bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizarn la
ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones cientficos
dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditora administrativa.
El maestro Joaqun Rodrguez Valencia seala:
"El padre de la administracin, Henry Fayol, mencion en una entrevista (que le hizo la
Cronique Social de Francia) en 1925, que el mejor mtodo para examinar una organizacin y
determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para
determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y el control estn
siendo atendidos", es decir, si la empresa est bien administrada.
El Doctor James Mckinsey en los aos de 1935 a 1940 lleg a la conclusin de que la
empresa debe peridicamente hacer una auditora, que consistira en una evaluacin de la
empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial.
En Mxico, un antecedente sobre la auditora administrativa lo tenemos en el libro El Anlisis
Factorial- gua para estudios de economa industrial - elaborado por Nathan Grabinsky y
Alfred W. Klein, publicado por el Departamento de Investigaciones Industriales del banco
de Mxico, S.A. en 1959.
En 1961, un ingeniero asesor en administracin de nombre William P. Leonard recoge todas
las corrientes en material de auditora administrativa, ms las suyas, y conforma un libro
denominado The Management Audt (La Auditora Administrativa), que es editado en

1962 en los Estados Unidos de Norteamrica. Es a partir de ese ao, en que los estudiosos e
investigadores de esta rama de especializacin de la auditora consideran como el
nacimiento formal y estructurado de la auditora administrativa.
La filosofa impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre
habrn de estar en alerta permanente, para percibir los cambios que se dan en los negocios,
la economa, la poltica y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en generaly
adecuar la administracin a ellos. Efecto que se captar por medio de un ordenado y
riguroso proceso de evaluacin, que incluye la medicin de la calidad de las decisiones,
denominado auditora administrativa.
La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos bsicos de la administracin
por l vista (planeacin, organizacin, coordinacin, direccin y control); evaluacin de los
mtodos y eficiencia administrativa y ejecutiva; conceptos fundamentales de la auditora
administrativa; preparacin, iniciacin, recopilacin, anlisis e interpretacin de informacin; y
preparacin, presentacin y seguimiento del informe de auditora administrativa.
Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditora administrativa entra en un proceso de
asimilacin, aceptacin y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamrica,
posteriormente en Mxico, durante la dcada de 1970, en la que instituciones, investigadores
y practicantes de la auditora han intervenido y coadyuvado en su evolucin.

El propsito de la auditora administrativa radica en el hecho de que proporciona a los


directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada
por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de
aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados, exijan una mayor o pronta
atencin.
1.5.
Objetivos y alcances
El objetivo primordial de la auditora administrativa es verificar la organizacin de una
empresa, de un departamento, de una seccin, etctera, con el fin de:
*
Eliminar desperdicios y prdidas.
*

Mejorar los procedimientos y sistemas administrativos.

*
*
*

Vigilar que se cumplan los planes y objetivos de la empresa.


Estudiar nuevas ideas, innovaciones de equipo y realizacin de utilidades.
Utilizar mejor los recursos de que se dispone tanto fsicos como humanos.

Su alcance, est dado por el mbito de aplicaciones de la auditora administrativa, es


decir, en donde se puede aplicar. En este sentido pude aplicarse en: toda la empresa, un
departamento, una funcin o en una subfuncin de la misma.
1.6.
Limitaciones
Como factores limitantes en el desarrollo de la auditora administrativa, tenemos aquellas
actividades que por su naturaleza no permitan evaluaciones objetivas.
1.7.
Etapas de la auditora administrativa
Las etapas de auditora administrativa tienen como propsito servir como marco de
actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en
forma programada y sistemtica, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se
revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo, para garantizar el manejo
oportuno y objetivo de los resultados. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha
dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que
debern observarse para su realizacin. Las etapas que integran la metodologa son:
7.1
Planeacin
La planeacin de la auditora es la funcin donde se define el desarrollo
secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as
como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de
sus etapas.
7.2
Obtencin de informacin
En esta etapa se da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la
ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria, es donde
se aplican las tcnicas de investigacin (encuestas de opinin, cuestionarios y
observaciones directas) para la captacin y anlisis de la informacin.
7.3
Evaluacin
Terminada la obtencin de informacin, el auditor proceder a:

7.4

7.5

Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin


Clasificacin de los datos
Evaluacin de resultados
Determinacin de la solucin.
Informe
Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que de
esta forma queda constancia de su labor, requiere que su presentacin cause
el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.
Seguimiento
Se integran las observaciones y recomendaciones, para lo cual se precisa un

objetivo, lineamientos generales y acciones especficas para examinar el


grado de avance en la implementacin de los cambios sugeridos y sentar las
bases para la auditora de seguimiento.
METODOLOGA

PARA

REALIZAR

UNA

AUDITORA ADMINISTRATIVA

Temario detallado
2.1. Planeacin de la auditora
2.1.1. Investigacin preliminar
2.1.2. Entrevistas previas
2.1.3. Determinacin del rea a estudiar
2.1.4. Determinacin de los detalles a estudiar
2.1.5. Determinacin del tiempo a invertir
2.1.6. Evaluacin del control interno
2.2. Obtencin de la informacin
2.2.1. Entrevistas y cuestionarios
2.2.2. Observacin directa
2.2.3. Otras tcnicas para obtener informacin
2.3. Evaluacin cuantitativa
2.3.1. Ponderacin de funciones
2.3.2. Factores a evaluar
2.3.3. Determinacin de puntos entre los factores a evaluar
2.3.4. Determinacin de grados
2.4. Informe
2.4.1. General
2.4.2. Ejecutivo
2.4.3. Aspectos relevantes
2.5. Seguimiento
2.5.1. Lineamientos generales
2.5.2. Acciones especficas
Introduccin
La metodologa para realizar la auditora administrativa, tiene sus bases en la metodologa
para realizar estudios administrativos que aprendiste, en la asignatura de Administracin, y
que has aplicado en diferentes estudios administrativos en las materias que hasta ahora has
cursado. Como podrs ver, lo que vara, en el desarrollo de este tema, es el objeto de
estudio y algunos pasos.
El primer tema trata de la planeacin de la auditora administrativa, etapa en al que el auditor
realiza la investigacin preliminar, sta le permitir contar con informacin para determinar el
rea y los detalles a estudiar, as como elaborar el presupuesto y cronograma de
actividades, siendo estos ltimos la base del proyecto de la auditora que llevars a cabo.
Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrs la informacin mediante la
aplicacin de las diversas tcnicas que se explicarn en este tema como: la entrevista, la
encuesta y la observacin.
Despus de haber obtenido tanto la informacin documental como la de campo, debers
analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluacin
cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados
a evaluar.
Tomando como base los resultados que arroj la evaluacin cuantitativa, podrs elaborar las
conclusiones y recomendaciones, as como las observaciones que hars a la empresa,
procediendo a elaborar el informe final de la auditora. Este informe lo debers presentar a
las autoridades de la empresa para su discusin y en su caso para disear el programa de
implantacin de las recomendaciones sugeridas.
En todo sistema, proceso o cambio organizacional que se implante, se debe llevar a cabo un
seguimiento, ltima etapa de la metodologa para realizar la auditora administrativa.
Finalmente, aprenders que es necesario controlar y en su caso verificar que los cambios
que se implanten como

resultado de la auditora administrativa se estn realizando en forma eficaz y eficientemente,


de acuerdo con lo expuesto en el informe final.
2.1.

Planeacin de la auditora
La primera etapa para realizar la auditora administrativa es la etapa de la planeacin,
en esta etapa el auditor obtiene informacin que le permitir definir el objetivo, el
alcance, el programa de trabajo, el costo, los detalles a estudiar, entre otros aspectos
de la auditora, para ello, lo primero que necesitar el auditor es informacin general
del rea o empresa a auditar, sta la obtendr por medio de la investigacin
preliminar.
2.1.1.
Investigacin preliminar
Es la investigacin preliminar un reconocimiento general del rea o de la empresa a
auditar, para determinar la situacin administrativa y los estudios requeridos. Esto
implica tanto la revisin de la literatura relacionada con el problema como el contacto
directo con la realidad a estudiar. La investigacin preliminar puede provocar una
reformulacin de la auditora en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud
de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podran surgir durante el
estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar.
Por medio de la investigacin preliminar conoceremos la ubicacin, naturaleza y
extensin de la auditora, as como los conocimientos y habilidades que requieren los
auditores que la llevarn a cabo, el tiempo, as como el personal y recursos
materiales y financieros necesarios para realizarla.
Durante la investigacin preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios
para realizar la planeacin de la auditora, como son los manuales administrativos,
como el manual de organizacin, el manual de calidad, manual o catlogo de
puestos, manual de procesos, entre otros, as como documentos de carcter tcnico
con que cuente la empresa.
2.1.2. Entrevistas previas
Antes de dar inicio a la auditora, con el propsito de contar con informacin de
primera mano. El auditor se entrevistar, con el cliente, si la auditora es externa, o
con los jefes de rea, si los auditores forman parte de la empresa. En estas
entrevistas el auditor complementar los datos de la investigacin preliminar, acerca
de las reas que integran la organizacin, como estn estructuradas, el personal con
que cuentan, sus funciones, los procesos que llevan a cabo, su problemtica, entre
otros puntos a considerar, con esta informacin el auditor podr elaborar un
diagnstico que le permita contar con elementos suficientes para determinar el rea y
los detalles a estudiar.
2.1.3. Determinacin del rea a estudiar
Una vez recabada la informacin preliminar y realizado el diagnstico administrativo,
el auditor est en posibilidad de determinar el rea a estudiar,
"puede ser desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de
una funcin especfica, o bien un departamento o seccin, lo ideal es que la revisin
abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea ms clara de los
problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En
estos caso, es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una
relacin directa con las dems reas auditadas.
Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se toma
como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace
con base en las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo,
combinaciones de los anteriores."
2.1.4. Determinacin de los detalles a estudiar
Una vez definida el rea a estudiar, con base en el diagnstico y su experiencia
profesional, el auditor determinar los detalles a estudiar definiendo cules son los
factores de mayor importancia que hay que examinar, por ejemplo, si se va hacer una
revisin del control interno, de los procesos, y/o de las reas funcionales,
cuestionndose por qu es necesario estudiar cada uno de estos elementos, tambin
es importante considerar las causas que dieron origen a la auditora en el momento

de determinar los detalles a estudiar. Una vez definido el alcance, las reas y los
detalles a estudiar, de la auditora se define el tiempo para llevarla a cabo.
2.1.5. Determinacin del tiempo a invertir
Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditora y del alcance de
la misma se proceder a elaborar el programa de trabajo, mediante la elaboracin de
un cronograma, el cual deber incluir todas y cada una de las actividades que llevar
a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la
auditora, as como asignar a cada una de las actividades, el tiempo estimado en el
que se van a realizar cada una. El cronograma, adems de determinar el tiempo del
proyecto, nos permitir darle seguimiento a la auditora, mediante el registro de los
tiempos reales de cada una de las actividades.
2.1.6. Evaluacin del control interno
Como ya aprendiste al inicio de esta materia el concepto, la importancia, el proceso y
la evaluacin del control interno, en este momento es cuando vas a aplicar esos
conocimientos, para realizar la auditora administrativa es necesario considerar:
El establecimiento del control para evaluar sistemticamente.
La operacin del control para medir los resultados reales contra los
previstos.
La interpretacin de resultados para conocer las causas que producen
desviaciones.
Y, por ltimo la retroalimentacin para decidir sobre las medidas de
correccin.
En este caso, la auditora debe revisar: los registros del control, los reportes, el
procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y polticas de la empresa en
materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisin, la capacidad del personal,
lugar de existencia fsica de las plizas, etc.
2.2. Obtencin de la informacin
Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal
que llevar a cabo la auditora administrativa, hemos terminado la etapa de planeacin, y lo
que prosigue es dar paso a la etapa de obtencin de informacin, en esta etapa el auditor
levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar como se est aplicando el proceso
administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las polticas, los
diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.
La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal
manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con
bases slidas.
A continuacin se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la
obtencin de informacin.
2.2.1.
Entrevistas y cuestionarios
Las entrevistas y los cuestionarios son tcnicas que nos permiten recopilar
informacin de campo. Entrevistas: "consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas orientadamente para obtener informacin."24 Para ello el auditor
elaborar una gua de entrevista, la cual contendr preguntas bsicas sobre la
informacin que se desea obtener de determinada rea u puesto de la empresa, la
base del diseo de cada entrevista depender del objetivo que el auditor quiera
alcanzar y la informacin que desea obtener.
Cuestionarios: "se emplean para obtener informacin deseada en forma homognea.
Estn constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos y temticas"25
2.2.2. Observacin directa
El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a
los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los
debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro
de la observacin lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditora de
instalaciones por medio de lista de checado o checklst, en donde escribiremos
mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las
instalaciones de la empresa para ir "palomeando" el estado fsico en que se
encuentran las instalaciones.

Tambin el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas


"cdulas", en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando.
2.2.3. Otras tcnicas para obtener informacin
El auditor puede obtener informacin acerca de la empresa o rea auditada mediante
la utilizacin del intranet, ese sistema de informacin mediante la utilizacin de redes
de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a
informacin sobre: la operacin de la empresa, capital mano, proveedores, clientes,
acreedores, servicio al cliente, entre otros.
2.3. Evaluacin cuantitativa
El auditor cuando disea las entrevistas, los cuestionarios, las cdula o las listas de checado,
que aplicar para levantar la informacin, predetermina indicadores que le permitan llevar a
cabo una evaluacin, ya no slo cualitativa sino cuantitativamente. A continuacin se
explicar la ponderacin de funciones, mediante la cual, t como auditor podrs llevar a cabo
la evaluacin cuantitativa de las evidencias y hallazgos encontrados.
2.3.1.
Ponderacin de funciones
La ponderacin de funciones es "...es la asignacin que se hace a cada una de ellas
de un valor que tcnicamente se conoce como peso, a fin de establecer su
importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa.
No todas las funciones tienen la misma importancia en las empresas. La ponderacin
de funciones establece la relacin existente y la importancia de cada una de ellas.
Por lo anterior, entendemos como peso la importancia que una funcin tiene, en
relacin con las dems de la empresa, expresada en un porcentaje.
No se trata de establecer la importancia que en absoluto pueda tener cada
funcin; sino la relacin que guarde respecto a las dems, al ser comparadas con
ellas. El peso o importancia que se asigne a una funcin sobre las dems, vale
exclusivamente para una empresa y puede ser diferente en otras. Por ejemplo, la
ponderacin de funciones puede ser:
Ventas
40 %
Finanzas
25 %
Produccin 20 %
Personal
15 %
2.3.2. Factores a evaluar
"Dentro de cada funcin habr diversos factores por evaluar, y para su determinacin
habr que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada
empresa. As encontramos factores que apenas si tienen importancia en una funcin
y que pueden ser preponderantes en otra. Algunos factores bsicos a evaluar son:
1. Objetivos y planes
2. Polticas y prcticas
3. Estructura orgnica
4. Sistemas y procedimientos
5. Mtodos de control
6. Medios de operacin
7. Potencial humano y elementos fsicos empleados
2.3.3. Determinacin de puntos entre los factores a evaluar
Los pesos sealados para las funciones podran servir directamente para medir la
eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de
los auditores administrativos y mayor flexibilidad a la auditora, sugiero la utilizacin
de puntos.
Entendemos por punto, una unidad sin valor y arbitrariamente escogida que sirve
para medir con mayor precisin la importancia de los factores o categoras por
evaluar, de cada funcin especfica de la empresa.
Cuando decimos que un factor o categora tiene ms puntos que otro, queremos dar
a entender que es ms importante para la obtencin de la eficiencia en su funcin y
en qu proporcin vale ms.
La cantidad de puntos que se asigna a cada factor o categoras a evaluarse, y el que
corresponda a cada funcin, generalmente vara de una empresa a otra, ya que
estos factores tienen una influencia diferente en cada empresa. Por ejemplo los
puntos a evaluarse seran:

1. Ventas 40% de importancia (40x10)= 400 puntos


2. Finanzas 25 % de importancia (25x10) = 250 puntos
3. Produccin 20% de importancia (20 x10) = 200 puntos
4. Personal 15 % de importancia (15 x 10) = 150 puntos
2.3.4.
Determinacin de grados
"Los factores o categoras evaluar propuestos anteriormente corresponden a
aspectos cualitativos y su representacin numrica variar de acuerdo a una escala
de valores, cuya validez ir de acuerdo con la investigacin realizada y el criterio
utilizado en la determinacin de grados.
Entendemos por grado, cada uno de los nmeros convencionales representativos de
una escala de valores. Se puede aceptar que ciertos grados correspondan a un
estado de eficiencia, y que los grados superiores corresponden a una elevada
eficiencia en la forma de operar una funcin.
Con el fin de preparar la mecnica de los datos de la auditora par cada una de las
preguntas formuladas, se propone la escala siguiente:
APRECIACIN
GRADOS DE CUMPLIMIENTO
Excelente
5 o 50
90 a 100
Buena
4 o 40
80 a 89
Regular
3 o 30
60 a 79
Deficiente
2 o 20
40 a 59
Mala
1 o 10
O a 39
El valor de cada grupo servir para ponderar los puntos asignados a cada factor,
segn su realizacin ms o menos mala o buena.
2.4. Informe
Al finalizar la auditora administrativa el auditor tiene que elaborar un informe, en el cual se
plasme el objetivo de la auditora, el alcance, la metodologa que se aplic, recursos
empleados en el transcurso de la misa, los hallazgos, las conclusiones y las
recomendaciones, propuesta y en su caso programa de implantacin entre otros elementos.
La clasificacin que propone el maestro Benjamn Franklin para el informe de auditora es la
siguiente:
2.4.1. General
El informe general incluye.
Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Introduccin. Breve descripcin de por qu surgi la necesidad de aplicar la
auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo,
duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido.
Antecedentes. Exposicin histrica de la organizacin, es decir, los cambios, y
sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que
influyeron en le decisin de llevar a cabo la auditora.
Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de
resultados en funcin del objetivo.
Diagnstico. Definicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas que
justifican los cambios o modificaciones posibles.
Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que
pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados.
Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos o etapas previstas para
obtener y aplicar los resultados.
Seguimiento. Determinacin de los mecanismos de informacin, control y
evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.
Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos,
problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la
consecucin real de las propuestas.
Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis
administrativo, que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y
fundamentacin del estudio.
2.4.2.
Ejecutivo
El informe ejecutivo contiene:
Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Perodo de revisin. Tiempo que comprendi el examen.


Objetivos. Propsitos que se pretenden lograr con la auditora.
Alcance. Profundidad con la que se examin la organizacin.
Metodologa. Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de
captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora.
Sntesis. Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y
propuestas de atraccin.
2.4.3.
Aspectos relevantes
Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos que
reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditora, as
como la fundamentacin de cada observacin as como sus causas y efectos,
consecuencias de las observaciones. Algunas de estas observaciones relevantes
son: falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias, polticas y
programas en relacin con las condiciones establecidas, y / o la inobservancia del
marco normativo aplicable
2.5. Seguimiento
"Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un
estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin
a evitar su recurrencia, el seguimiento aporta elementos de crecimiento a la organizacin lo
que hace posible:
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del rea funcin, proceso,
programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados
esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado
y forma como estas se atendieron
2.5.1. Lineamientos generales
A continuacin se mencionarn los lineamientos que se seguirn en la implantacin y
seguimiento de las recomendaciones:
Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios
propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditora y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin.
Considerar la participacin de especialistas, cuando se estime que la
aplicacin de las recomendaciones as lo requiere.
Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener
evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor.
Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado
control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas
establecidos.
Brindar el apoyo a las reas involucradas durante el proceso de
seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones.
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las
modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas
2.5.2. Acciones especficas
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos
y sentar bases para una auditora de seguimiento, se requiere que el auditor verifique
como se efecta, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las
recomendaciones se han implantado conforme al programa y si tal implantacin se
ha realizado fuera de ste.

You might also like