reas

clave
de
mejora
operativa en el proceso de
compras
Posted on 26/11/2012

Uno de los campos de mejora operativa ms importantes para la empresa se

encuentra seguramente en el rea de compras, con frecuencia generando
mejoras inmediatas en el negocio, no slo en el coste, sino tambin en la
calidad del producto y en la capacidad de atender al cliente. En momentos de
reestructuracin

generalizada,

estos

resultados

son

muy

bienvenidos,

permitiendo enfrentar con xito la crisis de la demanda y reforzar el modelo

de negocio. Por ello, creo que merece la pena reflexionar un poco sobre el
proceso de compras, y la oportunidad de mejora que ofrece en toda su
extensin.
Aunque existen diferentes formas de definir el alcance y los lmites del
proceso de compras en la empresa, es posible definir cuatro grandes grupos
de actividades, siempre presentes y muy diferentes entre s:
1.

Actividades de Informacin: el estudio del mercado de proveedores,

la definicin del producto y la especificacin de los requerimientos de
suministro;

2.

Actividades de Negociacin: el acercamiento de las condiciones de

suministro ofertadas por el proveedor a las necesidades de la empresa;

3.

Actividades de Pedido: el procesamiento del pedido formal, con los

filtros y niveles de aprobacin exigidos para su realizacin; y

4.

Actividades de Seguimiento: la supervisin del proceso de suministro,

asegurando la sincronizacin con la demanda y la satisfaccin de las
necesidades del cliente.

En mi opinin, un proyecto de mejora de compras debe dedicar atencin

adecuada a cada uno de estos cuatro grandes bloques de trabajo, que
pueden (y, con frecuencia, deben) estar distribuidos en diferentes reas de
responsabilidad en la organizacin. Hay de todo en este conjunto de
actividades, desde tareas que pueden ser mecanizadas, actividades que
pueden ser eliminadas y habilidades que pueden ser desarrolladas, hasta
nuevos proveedores que pueden ser identificados y seleccionados. En un

proyecto de mejora operativa, todas estas reas de mejora son atractivas, y

ofrecen mucho potencial para el aumento de la eficiencia.
Si analizamos en detalle estos cuatro grupos, tambin podemos reconocer el
potencial de aplicacin de varios de los modelos conceptuales ms
interesantes

que

han

sido

desarrollados

en

los

ltimos

aos.

El

cuestionamiento integral de la forma de trabajar, en el momento del

arranque del proyecto, es un buen primer paso en este sentido. A
continuacin, cada uno de los grupos de actividades analizadas introduce
tantas oportunidades especficas, que priorizar el esfuerzo se convierte en un
reto importante para el equipo de trabajo.
Informacin: Este es el campo de trabajo, por ejemplo, que ms se ha
beneficiado de la globalizacin que hemos vivido en las ltimas dcadas.
Conceptos como el global sourcing, para la prospeccin de nuevos
proveedores en cualquier parte del mundo, coordinada entre todas las reas
de compra de una empresa internacional, o la ingeniera simultnea, para
la mejora de la eficiencia en el diseo de nuevos productos, y la mejora de la
relacin coste-valor aportado al cliente, son algunas de las claves de la
mejora de resultados en esta fase del proceso. La mejora es ms limitada, si
no se puede tocar el producto, o buscar nuevos proveedores ms eficientes.
Este tambin es un campo de mejora tpicamente multidisciplinar, est
donde est la responsabilidad sobre esta parte del proceso global de
compras.
Negociacin: Aqu est el paso del proceso ms claramente asociado a las
habilidades del comprador, por lo que siempre se encuentra en el mbito
de responsabilidad de la funcin de compras. El nivel de conocimiento de las
diferentes categoras de productos comprados y de sus dinmicas especficas
de mercado, que es un condicionante para establecer lmites realistas de
negociacin, es uno de los factores de xito de esta fase, que normalmente
justifican la inversin en talento y la dedicacin de profesionales con mucha
experiencia y habilidad.
Pedido: Este es el paso del proceso que ms se beneficia de sistemas
integrados de informacin, dado que comprende la gestin del flujo de
informacin, desde la deteccin de la necesidad hasta la recepcin del
pedido.

La

automatizacin

de

tareas

repetitivas,

la

mejora

de

la

comunicacin y la simplificacin y agilizacin de la toma de decisin son

algunos de los cambios esperados en un proyecto de mejora del proceso de

pedido. Ya que traspasa las fronteras de las diferentes funciones, este es un

grupo

de

actividades

claramente

transversal,

con

la

responsabilidad

distribuida en la organizacin. Por este motivo, esta parte del proceso no

tiene necesariamente que estar bajo la responsabilidad de la funcin de
compras.
Seguimiento: Finalmente, esta parte del proceso normalmente est mejor
ubicada bajo la responsabilidad del rea funcional que tiene ms inters por
el producto, componente o material comprado. Es la parte del proceso ms
claramente definida, con frecuencia siendo objeto de un plan de entregas,
con hitos concretos de seguimiento y fechas previstas con ms o menos
precisin. Tambin puede ser soportado por sistemas de informacin, no solo
para la automatizacin de tareas, sino tambin para la generacin de avisos
y la realizacin de nueva planificacin en casos de retrasos y modificaciones.
Visto desde esta perspectiva, no debe ser muy difcil reconocer la
importancia de considerar el proceso de compras en toda su extensin,
dentro de un esfuerzo de mejora operativa. Hay mucho en juego, y todas las
reas de la empresa tienen su cuota de participacin en el resultado final.