ACTAS

Qu es un acta?
Un acta es un relato sucinto de lo que acontece en la reunin de un rgano social
cualquiera.- Un relato breve de los temas que se tratan, de lo que se propone, se
discute y se resuelve.Lo que no qued registrado en el acta no existi: ni se propuso, ni se discuti ni se
resolvi.Entonces, y como consecuencia, el saber redactar un acta es de suma importancia
para nosotros, los cooperativistas pero tambin para cualquier organizacin social,
asociacin civil o sociedad.Quin levanta un acta, quien es el encargado de hacerlo?: el secretario del rgano o
el secretario de actas de un rgano o la persona a la cual se le solicita por una razn
especial que lo haga.Dnde se registra esa acta? En el Libro de Actas respectivo: ya sea de Asambleas,
de Consejo Directivo, de Comisin Fiscal ( que son los Libros de Actas obligatorios) o
en el libro o cuaderno o cuadernola del rgano que sea ( Comisin de fomento
cooperativo, de obra, de finanzas, electoral).Imaginemos, entonces que estamos reunidos, todos los socios de Cooperativa
COVITRUCO en una Asamblea, y ac no importa si es ordinaria o extraordinaria.Cmo da comienzo el acta?
"/7 Montevideo, el 19 de julio de 2010, a la hora 20, en la Sala Yarzabal

de Fucvam, sita en Eduardo Vctor Haedo 2219 se rene en Asamblea la

Cooperativa COVITRUCO con la presencia de los socios cuya firma luce en
el Libro Registro de Asistencia a Asambleas, acta en la presidencia Daniel
Forln y en la Secretaria Sebastin Abreu....
" Este es el acpite de toda acta de asamblea:
a) lugar en el pas, obviamente, Montevideo, Ro Branco, Rivera, la ciudad o pueblo
en la cual se produce la reunin.b) fecha de la reunin: el da tal de tal mes de tal ao. Vamos a dejarnos de bobadas
y no poner ms la vieja redaccin:

a los diecinueve das del mes de julio" .- A los

19 das del mes de Julio de 2010, es el 19 de julio.-

c) La hora en que comienza la sesin, y podemos poner si es en primer o segundo

llamado.- con eso acreditamos el cumplimiento de esa parte de la formalidad: ni en
cualquier hora ni en cualquier lugar; en el lugar y hora a la que se cit.d) rgano que sesiona: Asamblea, se puede agregar si es ordinaria o extraordinaria.si lo consignan que sea en forma correcta, y si no lo ponen no hace a la cosa.d) Quienes participan: los socios cuya firma luce en el Libro Registro de Asistencia a
Asambleas.- Aunque la nueva Ley lo desconoce es de buena prctica y previene
conflictos posteriores tenerlo y usarlo cuando corresponde.-Cmo sigue el acta? Es
importante el para qu: "para tratar el siguiente orden del da:.Debemos tener presente que cuando citamos a los socios para esa asamblea
debimos poner lugar, fecha y hora de la asamblea, pero tambin debimos establecer
con claridad el orden del da (artculo 30 de la Ley 18407). Lo que no se incluy en el orden del da no puede tratarse, y ms all de la
soberana de la Asamblea a la cual recurren para justificar los mamarrachos que a
veces hacen la Ley 18407 establece la nulidad de las resoluciones sobre temas
ajenos al orden del da.-Pongamos por ejemplo:
Que tenemos siempre y como primer punto en toda acta, del rgano que sea:

1 ) Lectura del acta anterior.

-Luego los otros puntos:
2o) Afiliacin a Fucvam.
3o) Informe de la Comisin de tierra.
4) Informe de Tesorera.Con posterioridad se desarrolla punto por punto ese orden del da, a cuyos efectos
pueden adoptarse dos mecanismos.Uno de los mecanismos es la transcripcin casi textual del desarrollo de cada tema.Por ejemplo:

1) Lectura del acta anterior.- Se da lectura al acta anterior. Los

compaeros AA y BB dicen que se omiti incluir el informe de los
honorarios que cobr la escribana para hacer todo el trmite de la
personera, as como que se incluy los comentarios realizados a efectos

del rol de I A T, cuando en realidad ese estudio no estaba incluido en el

orden del da, observacin que formula CCEl otro mecanismo es, simplemente, plantear el tema y resumido establecer que
pas.En la misma hiptesis:

1) Lectura del acta anterior.- Se da lectura al acta anterior, la que es

aprobada con las siguientes observaciones: se omiti informe sobre los
honorarios que se abonaron a la escribana y se incluy cometarios sobre
IATS que no estaban en el orden del da. A efectos de ser grficos: la primera forma de redactar el acta es como si
ingresramos a la sesin con una filmadora, filmamos del principio al fin de la sesin,
todo queda en la cinta.- El otro mecanismo es como si ingresamos con una mquina
fotogrfica: la presentacin de las mociones es una foto, y la otra es la resolucin
que se toma con cada mocin.De esta manera se procede con cada punto del orden del da, hasta terminarlos.Qu ocurre cuando llegamos al final del desarrollo de la asamblea?
" Siendo la hora 23:30 y no habiendo ms puntos por tratar se levanta la

sesin ".Pero de pronto, llegamos a las 23:30 horas y nos quedan temas por tratar, pero no
vamos a poder terminarlos, entonces debe plantearse el pasaje a "cuarto
intermedio".El llamado cuarto intermedio es una instancia que se plantea para una fecha posterior,
en la cul se terminar el anlisis del orden del da establecido para la Asamblea.Se debera consignar:

'Siendo la hora 23:30 y quedando dos puntos para analizar an, se pasa al
cuarto intermedio, el que queda fijado para dentro de 15 das, a la misma
hora y en el mismo lugar". El pasaje a cuarto intermedio no lo resuelve la Mesa, por s, sino que se pone a
consideracin de la Asamblea y esa es la que resuelve continuar o pasar.- El artculo
32 de la Ley 18.407 establece que ese cuarto intermedio deber realizarse dentro de
los 30 das corridos siguientes a la Asamblea reunida y que solo

podrn participar aquellos socios que estuvieron presentes en la primera

convocatoria.Por cierto, ninguno de nosotros ha tomado nunca un acta en forma directa en el
Libro de Actas sino que tenemos un cuardenito, borrador en el que anotamos y luego
pasamos en limpio.- No debemos olvidar que el acta es la memoria de la .
Cooperativa, que perdura ms all de quien fue el redactor: le ponemos la mejor
letra que podemos y si en cursiva se lee mal pues que se escriba en imprenta, pero
debe hacerse prolijamente.Aun as, e incluso en secretarios de actas experientes, pueden suceder cosas, uno
se equivoca, le falta alguna palabra o tiene que enmendar algo que qued mal
escrito.- Eso pasa, hay que tener claro que hacemos entonces: "....contamos con la
presencia

del

compaero

Peteco,

secretario

de

la

Cooperativa

COVIRUMMY, quien ha pedido autorizacin para trasladarnos el siguiente

planteo...".Pero resulta que el compaero no se llamaba Peteko sino Joaqun.- Cmo se arregla?
Deber testarse e interlinear:
"....contamos con la presencia del compaero Peteco, secretario de la
Cooperativa COVIRUMMY, quien ha pedido autorizacin para trasladarnos
el siguiente planteo...".Al final del acta, luego que ponemos: "Siendo la hora 23:30 y no habiendo ms

temas para tratar se levanta la sesin", establecemos Testado: Peteko no

vale.- Interlineado: Joaqun, vale.-

La primer acta del Libro de Asambleas

Hemos tratado de explicar el desarrollo de un acta en el Libro de actas de
Asambleas.Pero desde la entrada en vigencia de la Ley 18407 tenemos una novedad: debemos
transcribir el acta de fundacin.- la razn de esto solo puedo encontrarla en el
desconocimiento de lo que es el proceso de gestacin de una cooperativa, o pero
an el desconocimiento de que, desde el 29 de octubre de 1991 los fundadores de
las sociedades cooperativas debern inscribir y un testimonio notarial del acta de
constitucin y de los estatuto sociales en el Registro Pblico y General de comercio,
hoy Registro de las Personas Jurdicas, seccin Cooperativas.- Desde hace buen
tiempo, desde bastante antes de comenzar a pensar en la aprobacin de la Ley el
acta de fundacin y el estatuto aprobado se protocolizan.- Esto es el documento se
incorpora a un registro de los que llevan los escribanos y queda all su matriz, de
donde es absolutamente innecesaria la trascripcin del acta fundacional.- pero la Ley
lo manda y hay que hacerlo.-Debera establecerse as:

En Montevideo, el 19 de julio de 2010, a efectos de dar cumplimiento a lo

establecido en el artculo 12 de la Ley 18407 se procede a transcribir el
acta fundacional de Cooperativa de Vivienda COVITRUCO que dice as: "En
Montevideo, el........ de... ..... de ........ ., comparecen: (los nombres de todos
los

socios

como

resultan

del acta

de

fundacin) y

resuelven:

I).Fundar. ......; II) .suscribir e integrar una parte social.....III) aprobar el

estatuto .... IV) Integrar los rganos estatutarios de la siguiente
manera: ........................ V) Realizacin de elecciones... ... "
Hasta all pues esta acta que se trascribe en el Libro de Actas de asambleas ser
firmada exclusivamente por el Presidente y el Secretario del Consejo directivo.-

Actas del Consejo Directivo.Los comentarios en rasgos generales para las actas, en cuanto a formalidades, forma
de escribir, testar, enmendar o interlinear se aplica tambin a las actas del Consejo
Directivo.Vara el acpite, que deber decir:

"En Montevideo, el 19 de julio de 2010, a la hora 20, en la secretaria de

COVITRUCO, sita en Camino del Redoblante No 800 se rene el Consejo
Directivo de COVITRUCO con la presencia de los seores AA;BB;CC;DD, EE,
bajo la presidencia de FF, actuando en secretaria de actas MM, para tratar
el siguiente orden del da:
Ia) Lectura del acta anterior.2o) Asuntos entrados. 3o) Asuntos salidos. 4o) Informe por ingreso de ZZ. 5o) Informe de Tesorera.6o) Informe de comisin de fomento Cooperativo.7o) Informe de Comisin de obras.As como en el acta de la asamblea vamos desarrollando uno a uno los temas
tambin lo hacemos en el acta del Consejo Directivo y en el acta de la Comisin
Fiscal.Una de las diferencias en cuanto al tenor del contenido es, por ejemplo, que el orden
del da de cada sesin de la Comisin directiva as como de la Comisin Fiscal se
arma, fija o establece previamente a Ir reunin entre el Presidente y el secretario y
un poco tambin se est a si hay integrantes de otras comisiones que viene a
informar.- No se cita notificando el orden del da, como se hace en las asambleas,
sino que simplemente se cita a la reunin.-

CARTA TIPO, PARA DESIGNACIN DE REPRESENTANTE EN LOS CARGOS

ELECTIVOS.Lugar, fecha.Sr. Presidente de .......................................
Presente.De mi consideracin:
Al amparo de lo dispuesto por el artculo 122 del TOLVI, en la
redaccin dada por el artculo 634 de la Ley 17.296, vengo a proponer como mi
representante para actuar en cargos electivos que sern objeto de eleccin del
prximo da.....de .................de..... a NN, integrante de mi ncleo familiar.Declaro conocer y aceptar que las consecuencias econmicas y sociales
de su buen o mal accionar recaern sobre mi patrimonio, y asumo la responsabilidad
que entraa con total conocimiento.En seal de conformidad con lo expresado y aceptacin de su calidad
representante mo en los cargos electivos suscribe el presente conjuntamente
conmigo
Sin otro particular, saludan a Ud.
AA,

NN ,

Esta nota la suscribe el socio y adems el designado representante, quien acepta,

presta su consentimiento a la designacin.-

MODELO DE ACTA-DE ESCRUTINIO, ELECCIN MEDIANTE LISTAS:

Acta de

ESCRUTINIO.- En Montevideo, el ...........de .................de........., a la

hora..... en el local sito en ............ se rene la Comisin Electoral de la

Cooperativa .......... , con la presencia de los seores .............. , a efectos de asistir al
acto eleccionario convocado para el da de hoy.- Dicho acto se realiza con toda
normalidad desde la hora ............ - Siendo la hora ............... se procede a clausurar
la recepcin de votos.- Consta en el Libro Registro de Asistencia la firma de los
asociados que sufragaron.- Se presentaron ..............socios a votar de un total de
........... socios habilitados del total del padrn social, que est
compuesto
de ......... socios.Se efecta la apertura de la urna y dentro de ella se constatan la existencia
de ........ sufragios, de los cuales resultan:
..............votos para la lista ....................................votos para la lista .....................................votos anulados............. votos en blanco.La Presidencia del Consejo Directivo corresponde a ................., por ser el
primer titular de la lista ms votada.- Los dems cargos sern repartidos en la
primera sesin de los rganos sociales, que se convoca para el da ................ Siendo la hora ...............se cierra el escrutinio.FIRMA: integrantes de la Comisin Electoral, Presidente y Secretario salientes y
fiscales, si estuvieron.-

MODELO DE ACTA DE ESCRUTINIO.- ELECCIN A PADRN ABIERTO.Acta de

ESCRUTINIO.- En Montevideo, el .......... de................. de....... , a la

hora......en el local sito en ............ se rene la Comisin Electoral de la

Cooperativa .......... , con la presencia de los seores.............. , a efectos de asistir al
acto eleccionario convocado para el da de hoy.- Dicho acto se realiza con toda
normalidad desde la hora ........... - Siendo la hora............... se procede a clausurar
la recepcin de votos.- Consta en el Libro Registro de Asistencia la firma de los
asociados que sufragaron.- Se presentaron .............. socios a votar de un total de
........... socios habilitados del total del padrn social, que est
compuesto
de......... socios.Se efecta la apertura de la urna y dentro de ella se constatan la existencia
de........ sufragios, de los cuales resultan:
PARA CONSEJO DIRECTIVO:
A) paraAA........... VOTOS.B) ParaBB...........VOTOS.C) ParaCC.......... VOTOS.D) .............................E)............................. F).............................. _
A los socios AA, BB, y CC corresponden los tres cargos titulares.- La reunin de ese
rgano determinar la asignacin de cargos.- Los votos D), E) F) corresponden
cargos de suplentes por ser los que siguen por orden de votos.-PARA COMISIN
FISCAL

PARA COMISIN DE FOMENTO COOPERATIVO:

Resultaron anulados.: .............. votos.Se produjeron.................... votos en blanco.

Siendo la hora ........... se culmina el recuento de los votos.- Para constancia firman
la presente la Comisin Electoral y Presidente y Secretario del Consejo directivo
saliente, Fiscales si estuvieron.No ha sido determinado el Libro de Actas en el cual se efecta o se registra el acta
de escrutinio.- Vlidamente podra ser tanto en el Libro de Actas de Asambleas como
en el Libro de actas del Consejo directivo.Resulta ms lgico, a mi juicio, que se registre el acta de escrutinio en el
Libro de Actas de Asambleas, pues es en ese registro social que quedan asentadas
las manifestaciones de voluntad del rgano mayor, del soberano.- Luego en el Libro
de Actas del Consejo directivo quedar asentada la distribucin de los cargos y
posterior toma de posesin de los mismos por ios compaeros designados.- No
alcanza con que se tome razn de la realizacin del acto eleccionario y se asiente el
escrutinio.- Debemos tambin asentar en el Libro de Actas del Consejo Directivo la
primera sesin del rgano con los nuevos integrantes y la distribucin de los cargos,
as como que se tom posesin de dichos cargos.Es luego de la toma de posesin que el Consejo Directivo saliente har
entrega inventariada al nuevo consejo directivo de los bienes y materiales que obren
en su poder.- Esa es la oportunidad de dejar constancia en un acta del Consejo
Directivo, por ejemplo si se entregan libros con las actas al da, si estn al da las
cuentas corrientes de los socios, si se entregan todos los contratos y Estatuto, as
como reglamentos, mquinas, sellos, papel membretado etc.- Es conveniente que
asista a esa entrega la Comisin Fiscal pues puede llegar a ser competente su
intervencin a efectos de dejar constatadas las omisiones o los excesos.-

MODELO DE CARTA DE DESIGNACIN DE REPRESENTANTE COMN.Montevideo, fecha.... Sr, Presidente de.............

Presente.De nuestra consideracin:
Los abajo firmantes nos presentamos a efectos de designar representante
comn.1) como es de su conocimiento el da ........falleci intestado ...........2) El ( o la) mismo era de estado civil ( por ejemplo casado en primeras nupcias con
BB).3) Son llamados a heredarle sus tres hijos legtimos, aa, bb, y ce, sin perjuicio de los
derechos que corresponden a la cnyuge suprstite por sus gananciales.4) La sucesin no ha sido tramitada an. No obstante, a efectos de representar a la
indivisin , para que desempee la funcin social inherente a la calidad de
cooperativista, proponemos como representante comn a ce, con plenitud de
facultades, excepto el de presentar renuncia.4bis) Lo expuesto resulta asimismo del certificado de resultancias de autos que
adjuntamos.- En mrito a no estar en condiciones ( o en mrito a no interesarnos)
poner fin al estado de indivisin proponemos como representante comn, fungiendo
como asociado a COSin otro particular saludan a Ud.
FIRMAN VIUDA, HIJOS.
-Corresponde que se adjunte certificado notarial' de firmas y de los hechos
relacionados, del cual surja si la sucesin es testada o intestada, y quienes son los
presuntos nicos herederos, as como la razn por la cual el escribano conoce los
hechos.-

MODELO DE COMUNICACIN ACTO ELECCIONARIO.Lugar fecha.

Sr.
Por este medio notificamos a Ud. que ha sido prevista la realizacin de acto
eleccionario a efectos de renovar parcialmente el Consejo Directivo, elegir Comisin
Fiscal y Comisin de Fomento Cooperativo el da ............., en .................... Dicho acto eleccionario se extender de la hora .......... a la hora ...... Se adjunta a la presente, copia de los padrones de habilitados, y de la lista ( o en su
caso de la hoja electoral).Las impugnaciones y observaciones a ambos padrones podrn ser
formuladas, por escrito hasta el da............... - Transcurrido dicho plazo sin que las
mismas se formulen el padrn se considerar firme.- FIRMAS