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NORMAS CONTABLES
Antes del 2008 la creacin de una empresa presentaba serios retos para los
emprendedores: por ejemplo encontrar socios para cumplir con el mnimo requerido
para el tipo de sociedad elegida, o realizar una gran cantidad de trmites. Con la Ley
1258 de 2008 se cre la figura de las sociedades por acciones simplificadas (SAS).
Brindando muchas ventajas y facilidades al proceso de constitucin.
Adems, otras normas se han unido al apoyo del emprendimiento, haciendo que
establecer una empresa sea bastante simple.
2. Preparar la papelera
Los documentos necesarios para la constitucin son:
PRE-RUT
NORMAS CONTABLES :
quienes van dirigidos o los objetivos especficos que los originan, los estados
financieros se dividen en: Balance general Estado de resultados Estado de
cambios en el patrimonio Bsicos Estado de cambio en la situacin financiera
Estados financieros de propsito general Estado de flujos de efectivo
Consolidados 8 Balance inicial Estados financieros de perodos intermedios
Estados financieros Estado de inventario de propsito especial Estados
financieros extraordinarios Estados de liquidacin Estados de costos 1. Estados
financieros de propsito general Son aquellos que se preparan al cierre de un
perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados. Su objetivo principal
es satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente
econmico para generar flujos favorables de fondos. Se caracterizan por su
concisin, claridad, neutralidad y fcil consulta. a. Estados financieros bsicos:
-balance general -estado de resultados -estado de cambios en el patrimonio
-estado de cambios en la situacin financiera -estado de flujos de efectivo b.
Estados financieros consolidados: Son aquellos que presentan: la situacin
financiera de un ente matriz y los resultados de las operaciones sus
subordinados, o un los cambios en el patrimonio ente dominante y los los
cambios en la situacin financiera dominados como si fuesen los de una sola
empresa 2. Estados financieros de propsito especial Son aquellos que se
preparan para satisfacer las necesidades especficas de ciertos usuarios de la
informacin contable. Se caracterizan por tener una circulacin o uso
limitados y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u
operaciones. 9 a. Balance inicial: Al iniciar sus actividades, todo ente
econmico debe elaborar un balance general que permita conocer, de manera
clara y completa, la situacin inicial de su patrimonio. b. Estados financieros de
perodos intermedios: Son los estados financieros bsicos que se preparan
durante el transcurso de un perodo. Su objetivo es satisfacer, entre otras,
necesidades de los administradores del ente econmico o de las autoridades
que ejercen inspeccin, vigilancia y control. Deben ser confiables y oportunos.
Se deben elaborar bajo las mismas normas y principios de la contabilidad
generalmente aceptados, as no sean del cierre del periodo. Se presentan en
cualquier fecha (pueden ser presentados a mi mitad del periodo contable o
cada 3 meses). c. Estados de costos: Son aquellos que se preparan para
conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes
o prestar los servicios de los cuales un ente econmico ha derivado sus
ingresos. Ejemplo las empresas del sector del calzado, confecciones,
NORMAS FINANCIERAS
NORMAS TRIBUTARIAS
Funcionamiento
La ley SAS (artculo 17) otorga plena libertad a los accionistas para organizar
la sociedad a su conveniencia. Si no se establece otra cosa en los estatutos, las
funciones de Organizacin de la sociedad estarn a cargo de la asamblea, y
las funciones deAdministracin estarn a cargo del representante legal.
FUNCIONAMIENTO DE LA ASAMBLEA.
Segn el artculo 419 del cdigo de comercio, la asamblea general la
constiturn los accionistas reunidos con el qurum y en las condiciones
previstas
en
los
estatutos.
Es obligatorio realizar por lo menos una reunin al ao, lo que se conoce como
reuniones
ordinarias.
Tambin es posible celebrar reuniones extraordinarias (artculo 423 C.Co)
cuando lo exijan las circunstancias, la cual debe ser convocada por la junta
directiva, el representante legal, el revisor fiscal o la superintendencia de
sociedades.
En lo que hace relacin con las reuniones ordinarias, el artculo 422 del C. C.
las
reglamenta
de
la
siguiente
manera:
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarn por lo menos una vez al
ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de
los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la
situacin de la sociedad, designar los administradores y dems funcionarios de
su eleccin, determinar las directrices econmicas de la compaa, considerar
REFORMAS ESTATUTARIAS.
NORMAS COMERCIALES
ARTCULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES Es
obligacin de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro
mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos,
libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios
conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a
la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con
sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente
la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Consultas virtuales
Consulta de marca.
Recuerde que:
El Formulario Registro nico Empresarial y Social (RUES) consta de dos
pginas ms anexos, en las que usted puede efectuar:
2Diligenciamiento
3Formalizacin
||||
Nombre del establecimiento: confirme aqu que el nombre que quiere usar
no se encuentre matriculado.
Consulta de marca.
Estructura
2.
Fijar el monto del dividendo, as como la forma y plazos en que se
pagar.
3.
Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores,
funcionarios directivos o el revisor fiscal.
4.
Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designacin le
corresponda.
5.
Disponer que determinada emisin de acciones ordinarias sea colocada
sin sujecin al derecho de preferencia, para lo cual se requerir el voto
favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la
reunin.
6.
Adoptar las medidas que exigiere el inters de la sociedad.
7.
Las dems que le sealen la ley o los estatutos, y las que no
correspondan a otro rgano.
EL REPRESENTANTE LEGAL
En cunto al representante legal se refiere, puede ser un accionista o
designarse una persona partcular. La norma general dice que debe elegirlo la
asamblea de socios, pero estatutariamente se puede establecer algo distinto.
Por
ejemplo
que
lo
elija
la
junta
directiva.
Es conveniente que en el contrato social se establesca sus funciones. De lo
contrario se aplicar lo indicado en el artculo 26 de la ley 1258: "A falta de
estipulacin se entender que el representante legal podr celebrar o ejecutar
todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se
relacionen directamene con la existencia y funcionamiento de la sociedad. A
falta de previsin estatutaria frente a la designacin del representante legal, su
eleccin
le
corrresponder
a
la
asamblea
o
accionista
nico".
Tal como la misma ley 1258 lo establece, la representacin legal puede estar a
cargo de una o varias personas . De todos modos en este sentido la norma
tambien es muy flexible, permitiendole la posibilidad a los accionistas que
definan estatutariamentes todo lo relacionado con quin nombra al
representante legal, sus funciones, periodo, remuneracin, casales de
remocin etc.
JUNTA DIRECTIVA.
Segn el artculo 25 de la ley SAS, la creacin de de este rgano no es
obligatorio. Pero si los accionistas deciden contar con l, la normatividad lo
permite, y adems es mucho ms laxa que para el caso de la sociedad
annima, al no exigir tanto requisito para su creacin y funcionamiento. En el
caso de la SAS, no se exigen tantas formailidades: No es obligatorio elegir
suplencias y los socios son autnomos al decidir cantos miembros la
componen,
su
forma
de
eleccin,
sus
funciones
etc.
Inclusive se acepta junta directiva de una sola persona. Este podra ser alguien
con altas calidades personales y profesionales, con una gran visin de los
negocios y que bajo la modalidad de honorarios, aporte todo su conocimiento y
experiencia
a
la
empresa.
La existencia de la junta directiva se justificara en el caso que la
administracin de la compaa se quiera compartir con el representante legal,
y cuando los accionistas quieran establecer un mecanismo de control sobre los
administradores. En las sociedades con pocos accionistas su existencia no es
muy
frecuente.
Si se decide crear una junta directiva, esta debe ser dinmica, de modo que
juegue un papel relevante al interior de la sociedad. Que sea la que dicte las
directrices generales para que el representante legal las ejecute. Asi mismo se
deben definir mecanismos para evaluar su desempeo. No se debe por lo tanto
crear un rgano inoperante que sea una carga burocrtica para la empresa,
sino todo lo contrario, el motor que junto al gerente lleve a la sociedad a
alcanzar las metas propuestas.
REVISORIA FISCAL.
La existencia de revisor fiscal en la SAS, anque es una sociedad por acciones,
no es obligatorio. Solo lo es (segn el decreto reglamentario 2020 /2009),
cuando sus activos brutos a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior
excedan los cinco mil salarios mnimos mensuales , o cuyos ingresos brutos
durante el ao inmediatamente anterior excedan el equivalente a tres mil
salarios
mnimos
mensuales.
La mayora de expertos estan de acuerdo en que es un rgano intil, que
encarece los costos de funcionamiento, pues el revisor fiscal en la mayora de
los casos carece de independencia para adelantar una labor de fiscalizacin
imparcial. De modo que si no es obligatorio, no es aconsejable crear esta
figura dentro de la sociedad, pues sera aumentar innecesariamente la
burocracia
OTROS RGANOS.
Los rganos mencionados anteriomente, son los mas comunes. Sin embargo,
dependiendo del tamao del negocio y de las circunstancias, se pueden crear
otros, si as lo consideran conveniente los socios. Como contralor, auditor,
cmite de contratacin etc.
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del Impuesto a las Ventas (bimestral), la cual puede ser en medio litogrfico o
como las denominadas declaraciones electrnicas. Declaracin del
Impuesto de Patrimonio (una vez al ao) (litogrfica o virtual). Declaracin
informativa de precios de transferencias (slo virtual). Declaracin
consolidada de precios de transferencia (slo virtual). Gravamen a los
Movimientos Financieros (semanal). Declaracin del Impuesto de Industria y
Comercio (en algunos municipios bimestral, y en la mayora de acuerdo a la
Ley 14 de 1983, una vez al ao). Declaracin de retencin en la fuente del
impuesto de renta y timbre (mensual). Declaracin de Retencin en la Fuente
del impuesto de Industria y Comercio en algunos municipios del Territorio
nacional (mensual). Declaracin del Impuesto Predial Unificado (en algunos
municipios se declara una vez al ao). Declaracin del Impuesto Unificado de
Vehculos (una vez al ao). Declaraciones del impuesto al consumo de
cigarrillos, tabaco y licores. Regulados por los departamentos. Como obligacin
especial, aunque no se denomina declaracin, s es la de suministrar
informacin exgena en medios magnticos segn el artculo 631 del ET. Para
el cumplimiento de la obligacin de declarar, el Estado ha reglamentado dos
formas de hacerlo: las declaraciones en medios litogrficos y las declaraciones
electrnicas. La informacin en medios magnticos, que se debe presentar a la
DIAN, incluye a todas las entidades e inclusive las del Sector Solidario, siempre
y cuando sean personas jurdicas calificadas como grandes contribuyentes
obligados a presentar declaracin de renta independientemente del monto de
los ingresos obtenidos. En cuanto al impuesto sobre las ventas o Impuesto
sobre el Valor Agregado conocido como IVA, es un impuesto al consumo de
carcter nacional, indirecto, de naturaleza real, de causacin instantnea, que
recae en general sobre la venta de bienes corporales muebles gravados, la
prestacin de servicios gravados en Colombia y la importacin de bienes
corporales muebles, no excluidos expresamente por la ley. Debe ser cobrado o
liquidado por los responsables del Rgimen Comn, bien sea productores,
importadores, comerciantes de bienes gravados y por quienes presten los
servicios gravados. El hecho generador de esta obligacin tributaria lo
constituye, en 164 Universidad Libre Rgimen legal, tributario, contable y
social de las Sociedades por Acciones Simplificadas SAS forma general: la
venta de bienes corporales muebles en el territorio nacional que no hayan sido
expresamente excluidos; la prestacin de servicios salvo los exentos o
excluidos, la importacin de bienes corporales muebles que no hayan sido
excluidos expresamente, la produccin de bienes exentos, y la circulacin,
venta u operacin de juegos de suerte y azar con excepcin de las loteras.
Para este hecho generador se debe tener en cuenta que existen bienes y
servicios gravados, excluidos y exentos; estos dos ltimos estn expresamente
enumerados en el Estatuto Tributario. Las SAS como las dems empresas y
personas naturales son responsables de este impuesto cuando realizan el
hecho generador del impuesto, so pena de incurrir en sanciones de tipo
administrativo y/o de tipo penal. Impuesto al patrimonio es un gravamen
los asientos; y Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros. Desde este punto de vista, por los hechos irregulares en la contabilidad,
el responsable incurrir en multas impuestas por la Cmara de Comercio o las
respectivas Superintendencias, adems de las sanciones penales
correspondientes (C. de Co., art. 58). 5.3. Laa legislaci legislacinn tributaria
tributaria considera considera como como hechos hechos irregulares No
llevar libros de contabilidad, existiendo la obligacin de hacerlo; No tener
registrados los libros principales de contabilidad, si existiere la obligacin de
registrarlos; No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades
tributarias lo exigieren; Llevar doble contabilidad; No llevar los libros de
contabilidad en forma que permita verificar o determinar los factores
necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o
retenciones; y Existir ms de cuatro (4) meses de atraso entre las ltimas
operaciones registradas y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se
solicite su exhibicin (Legis para la pequea empresa). Los entes econmicos
deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas,
de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. En cuanto a
su conservacin, el artculo 28 de la Ley 962 de julio 8 de 2005, conocida como
Ley Antitrmites, derog el primer inciso del artculo 60 del Cdigo de
Comercio y seala que Los libros y papeles del comerciante debern ser
conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del
ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio
tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta.
Contina el artculo 60 del citado cdigo, que Transcurrido este lapso, podrn
ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico
adecuado garantice su reproduccin exacta.... 173 Criterio Libre / Ao 7 / No.
10 / Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth
Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero El
liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles
por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la
cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta
de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de
Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio
de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles
destruidos. El artculo 135 del Decreto 2649 de 1993 seala el procedimiento a
seguir en caso de prdida de los libros y papeles contables y la forma de
reconstruirlos. Los libros y papeles del comerciante tienen el carcter de
reservados. Al respecto, el artculo 61 del C. de Co. ordena que Los libros y
papeles del comerciante no podrn examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en
la Constitucin Nacional y mediante orden de autoridad competente, adems
no se restringir el derecho de inspeccin que confiere la ley a los asociados, ni